Communicatieplan Van Hall Larenstein als voorbeeld

Communicatietraject Hogeschool VHL
m.b.t. NSE 2014
Van
Aan
C.c.
Datum
Betreft
\
Eva Verschoor
College van Bestuur
Opleidingsdirecteuren
4 december 2013
Een overzicht van de communicatie(uitingen) voor, tijdens en na de
afname van de Nationale Studenten Enquete (NSE)
De Nationale Student Enquête (NSE) is het meest grootschalige jaarlijkse onderzoek in Nederland naar de
kwaliteit van opleidingen aan hogescholen en universiteiten. De resultaten van de NSE worden onder andere
gebruikt voor de studentenoordelen in de factsheets van de onafhankelijke vergelijkingssite studiekeuze123.nl,
een initiatief van het hoger onderwijs (HBO-raad, NRTO en VSNU) en de studentenorganisaties ISO en LSVb.
Ook Studie in Cijfers en de Elsevier gebruiken de resultaten van de NSE.
De NSE geeft ons als hogeschool inzicht in de studenttevredenheid over alle verschillende aspecten van de
opleiding en het studeren bij VHL. De resultaten van de NSE stelt Van Hall Larenstein in de gelegenheid om de
kwaliteit van het onderwijs continue te verbeteren. Van Hall Larenstein voert jaarlijks verbeteringen uit op
centraal- en opleidingsniveau . Uit de jaarlijkse resultaten van de NSE blijkt of de verbeteringen het gewenste
effect hebben gehad.
Het is van groot belang dat zoveel mogelijk studenten deelnemen aan de NSE, want dan worden de resultaten
representatiever. Uit onderzoek is gebleken dat het verplicht laten invullen van een vragenlijst een negatief
effect heeft op de resultaten. Om die reden kiest VHL voor een enigszins aangepaste communicatiestrategie in
vergelijking met 2013. VHL wil studenten stimuleren om de NSE in te vullen door de studenten objectief te
informeren over het belang en de inhoud van de enquête.
Dit communicatieplan beschrijft hoe VHL studenten wil informeren over de NSE. Het communicatieplan is
verdeeld in twee fases aangezien de boodschap in de twee fases enigszins verschilt:
1. Communicatie voor en tijdens de NSE afnameperiode
2. Communicatie wanneer de resultaten bekend zijn
1. Communicatie voor en tijdens de NSE afnameperiode
1.1 Informatie over de afnameperiode van de NSE
De afnameperiode van de NSE 2014 duurt 8 weken: van 13 januari 2014 tot en met 9 maart 2014. Op 3 januari
weet VHL op welke dag de studenten van VHL de eerste uitnodiging ontvangen met een link naar de vragenlijst.
Na de eerste uitnodiging stuurt Studiekeuze123 nog vijf reminders in week 3, 5, 7, 8. Voor 9 maart krijgen de
studenten die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld een ‘laatste kans mail’.
De NSE wordt digitaal naar het wur-emailadres van de studenten verzonden, zodat studenten de vragenlijst
onafhankelijk van tijd en plaats kunnen invullen. Studenten kunnen ook de vragenlijst onderbreken en later
weer hervatten. In de mail ontvangen studenten een persoonlijke link. De gegevens over de opleiding en
instelling zijn al ingevuld. De student wordt gevraagd deze gegevens te controleren en waar nodig te wijzigen.
Wanneer studenten de reminders niet willen ontvangen kunnen zij zich afmelden via een link in de
uitnodigingstekst.
VHL heeft er voor gekozen om een extra tekstregel aan te leveren. Deze zin wordt aan de uitnodigingsmail
toegevoegd. De uitnodigingstekst van de NSE wordt ondertekend door de directeur van Studiekeuze123 en
door CvB-voorzitter Peter van Dongen. In de eerste week van januari krijgen de studenten een brief van VHL
thuisgestuurd waarin de NSE wordt aangekondigd. Deze brief is ondertekend door de opleidingsdirecteur. De
promoteams krijgen deze brief via de mail, zodat zij weten welke informatie de studenten hebben ontvangen.
Als studenten vragen hebben kunnen ze contact opnemen met Studiekeuze123 via [email protected]. De
contactpersoon binnen VHL is Eva Verschoor. Eva Verschoor is beleidsmedewerker kwaliteitszorg.
1.2 Communicatiedoelstellingen NSE promotie
-
Studenten bewust maken van de rol van de NSE in de kwaliteitsverbetering van de opleiding en dat
het daarom belangrijk is dat ze de NSE invullen.
Studenten bewust maken dat VHL de resultaten van evaluaties serieus neemt.
Docenten bewust maken van de rol van de NSE in de kwaliteitsverbetering van de opleiding en m.b.t.
het realiseren van de prestatieafspraak onderwijskwaliteit (algemeen oordeel 3.8).
Docenten bewust maken dat het belangrijk is om aan studenten te communiceren hoe
opleidingen/docenten de input van studenten gebruiken bij onderwijsverbetering of
onderwijsontwikkeling.
1.3 Uitgangspunten voor de communicatie
Studenten informeren over de kwaliteitszorg binnen VHL
De NSE geeft VHL de gelegenheid om met studenten te praten over de kwaliteitszorg binnen VHL. We willen
aan studenten laten zien dat hun mening telt en dat we ook iets doen met de input van studenten. De
opleidingen kunnen studenten informeren over de verbeteringen die zijn doorgevoerd of opgepakt binnen de
opleiding(en) naar aanleiding van de NSE resultaten. In 2014 zetten alle opleidingen zich in om de
studenttevredenheid te verbeteren over het VHL-brede speerpunt ‘tijdig bekendmaken van cijfers en
roosters’. VHL scoorde een 2.7 op het tijdig bekendmaken van cijfers en een 2.9 op het tijdig bekendmaken van
roosters. De voorgestelde verbetermaatregelen zijn 6 november 2013 in het opleidingsdirecteurenoverleg
besproken.
Daarnaast biedt de NSE ons de mogelijkheid om studenten te vertellen hoe de NSE zich verhoudt tot de andere
evaluaties die in het onderwijs worden gebruikt (module evaluaties, programma evaluaties,
aansluitingsmonitor in Leeuwarden). Het is goed om voorbeelden te noemen hoe de module-evaluaties
worden gebruikt om het onderwijs te verbeteren. Op het terugkoppelen van evaluaties scoren de opleidingen
van VHL relatief laag in de NSE. Dit is een kans om gelijk verbeteringen uit te voeren.
Promoten zonder de antwoorden te beïnvloeden
De opleidingen en M&C informeren de studenten over de NSE zonder dat daarbij invloed wordt uitgeoefend
op de antwoorden die de studenten invullen. Opleidingen gebruiken geen incentives om de response te
verhogen. Dit jaar kiest VHL ervoor om het invullen van de NSE niet in te roosteren.
Centrale en decentrale communicatie
Centraal de kanalen gebruiken om studenten te informeren en te stimuleren om de NSE in te vullen. In
berichten op Studentnet en intranet geeft VHL informatie over de inhoud en het doel van de NSE.
Decentraal willen we inzetten op een eigenschap van VHL, namelijk het persoonlijke contact tussen
docenten en studenten. Docenten hebben een actieve en faciliterende rol in het promoten van de NSE
onder studenten.
1.4 Communicatie activiteiten
Promoteams
Elke opleiding stelt een promotieteam aan om de promotie van de NSE te organiseren. In het promoteam
zitten docenten die de studenten informeren over het belang en de inhoud van de NSE. De promoteams zijn
verantwoordelijk voor het promoten van de NSE onder bachelor-, ad-, master- en deeltijdstudenten.
Centrale promotie
Marketing en Communicatie zal samen met Eva Verschoor van het Stafbureau de centrale communicatie
coördineren. Posters, flyers, berichten op Studentnet en intranet worden gebruikt om de NSE onder de
aandacht te brengen. Wanneer opleidingen flyers of posters over de NSE nodig hebben, graag z.s.m. aangeven
bij Eva Verschoor zodat zij dit tijdig kan regelen.
Studiekeuze123 verloot onder de studenten die de NSE 2014 hebben ingevuld de volgende prijzen:
 5 iPhones 5
 5 iPads Air
 265 bol.com bonnen (t.w.v. €25,-)
Eens in de twee weken wordt de response via intranet en Studentnet bekend gemaakt.
1.5 Communicatie naar de opleidingsdirecteuren en CvB (a.i.)
In het opleidingsdirecteurenoverleg (ODO) zijn de opleidingsdirecteuren en het CvB aanwezig. In elk ODO
tussen 13 januari en 9 maart wordt de response besproken. Daarnaast krijgen opleidingsdirecteuren en het
CvB elke week een email met informatie over de response per opleiding en van VHL als geheel.
1.6 Communicatiedraaiboek
Wat
Wanneer
Wie
De opleidingsdirecteur wijst een promoteam aan. Het
promoteam organiseert de promotie van de NSE onder de
studenten van de opleiding(en).
19 december
OD
VHL stuurt een brief naar alle studenten om de NSE aan te
kondigen.
6 januari
M&C en SSC
Vooraankondiging NSE 2014 op Studentnet en intranet
7 januari
M&C
Posters en flyers NSE verspreiden op VHL locaties
7 januari
M&C
Promoteams beginnen met hun promotie (let op de datum dat
VHL-studenten de eerste mail krijgen)
7 januari
Promoteams
Verzenden persoonlijke mail met enquête naar VHL studenten
Vanaf 13 januari
NSE
Wekelijkse terugkoppeling opleidingsdirecteuren en CvB
Vanaf 13 januari
Beleid
Tweewekelijkse terugkoppeling intranet en Studentnet.
Vanaf 13 januari
M&C
Herhaalde oproep Studentnet en intranet
Week 5 (11-15 februari)
M&C
Reminders om de vragenlijst in te vullen
Week 3, 5, 7, 8
NSE
2. Communicatie NSE resultaten
De resultaten worden op 16 mei 2014 aan VHL bekendgemaakt. Op 22 mei maakt StudieKeuze123 de
benchmarkbestanden openbaar in NSE Online. Vanaf 22 mei is het toegestaan om over de resultaten te
communiceren. De algemene instellingsrapportage komt zo snel mogelijk op Studentnet en intranet te staan.
Begin juni zal het Stafbureau CvB de VHL-brede resultaten analyseren en terugkoppelen naar de
opleidingsdirecteuren en het CvB. De kwaliteitszorgmedewerkers worden gevraagd om een analyse te maken
van de opleidingsresultaten. Elke kwaliteitszorgmedewerker maakt eenzelfde rapportage, zodat de resultaten
vergeleken kunnen worden.

Download Report