Het notariaat en de elektronische snelweg

HET NOTARIAAT EN DE
ELEKTRONISCHE SNELWEG
BART VAN OPSTAL, NOTARIS
MAURICE ZWARTS, CHANGE MANAGER
AGIV – GENT
27/11/2014
AGENDA

Inleiding

Vereisten/uitdagingen voor het notariaat

Wat is onze aanpak ?

Een paar concrete voorbeelden :




Oprichting van een bedrijf (eDepot)
Sociale en fiscale berichten (SFB)
Neerlegging voor registratie en hypothecaire formaliteiten
(eRegistration)
e-Voorkoop
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
2
INLEIDING
EEN PAAR ASPECTEN VAN HET BEROEP VAN NOTARIS

De voornaamste opdracht van de notaris is
rechtszekerheid bieden (en zijn klanten daarin
adviseren)

Voor zijn job, is hij in contact met : klanten,
begunstigden, makelaars, landmeters, architecten,
advocaten, banken, verzekeringsmaatschappijen, …
en veel overheden (inter-connectie is dus van kern
belang)
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
3
WAT ZIJN DE VEREISTEN/UITDAGINGEN VOOR HET
NOTARIAAT ?

Data Security verhogen : kwaliteit van data (de goede bron, niet
overtypen) + vergemakkelijken van toegang tot informatie

Privacy compliance : steeds strengere regels voor de
vertrouwelijkheid van documenten en data

Waarde van informatie stijgt = een activa dat beschermt moet
worden (backup + beveiliging)

Sneller afleveren in a « real time » wereld (om rechtszekerheid te
verhogen maar ook omdat de klant en andere partners dit vragen)

Informatie moet beschikbaar worden vanaf verschillende plaatsen en
zelfs verschillende apparaten (mobiliteit)

Efficiëntie verhogen: meer doen met dezelfde middelen
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
4
WAT ZIJN DE VEREISTEN/UITDAGINGEN VOOR HET
NOTARIAAT ?

Grote diversiteit van interactie middelen : fysisch contact
(loket, afspraak), brief, telefoon, fax, mail, webservices, …

Dematerialisatie van de partners en tussenkomende partijen :




Overheden (Federaal, DAV, regionaal, gemeente, …
Banken - Verzekeringsmaatschappijen
Landmeters – architecten – makelaars
Klanten, begunstigden,…

Regionalisatie

Complexificatie (wetten, vereisten, …)

Evolutie op wettelijk en vooral op technologisch gebied gaat
fors versnellen
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
5
WAT IS ONZE AANPAK ?

Dematerialisatie van het notariaat want informatisering biedt een
antwoord op :

Versnelling (liefst met zo’n min mogelijk interventie van een mens)

Efficiëntie verhoging

Kwaliteitsverbetering door data aan de bron op te vangen en niet te
moeten overtypen

Connecties te maken met applicaties/databronnen van veelvuldige
partners

Toegang tot data en documenten kan beter gecontroleerd worden
(afsluiting maar ook loggen)

Data en documenten kunnen gedupliceerd worden en daardoor betere
beveiliging bieden tegen vernietiging
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
6
BIJKOMENDE PUNTEN

Software dat veelvuldig geinterconnecteerd moet worden (via
webservices) – snelle inter-connectie tussen (vrije) beroepen,
overheden en klanten/burgers => interdependentie

Informatisering is niet elektronisch doen wat men met papier
deed. Het proces wordt meestal veranderd en ook de organisatie en
de profielen die er mee werken worden hiermee veranderd

De sneller en frequente veranderingen vereisen aanzienlijk change
management op menselijk en organisatorisch vlak

Cloud/web oplossingen om vanuit verschillende apparaten en/of
plaatsen beschikbaar te zijn => (kwalitatieve) internet connectie

Software dat gemakkelijk te gebruiken moet zijn. Je kan niet
mensen systematisch op cursus sturen wanneer je veranderingen
breng. Het moet zo intuïtief mogelijk gebeuren
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
7
UITDAGINGEN OP DEZE WEG

Informatica kan alleen heel logische regels aan. Een van de
grote uitdagingen is alle mogelijke handelingen en juridische
regels om te zetten in applicaties

Afstemmen van regels bij alle partijen : verschil tussen praktijk
en theorie – uniformisering van de praktijken

Synchronisatie : om een computer met die van een partner te
laten communiceren moet je de wil, de financiële en menselijke
middelen hebben om dit aan beide kanten op te zetten

Project management : applicatie ontwikkelen dat op elkaar
afgestemd is, dat aan alle eisen voldoet, dat change mgmt
beheert, gelijke interpretaties aan beide kanten van de regels,…
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
8
EEN PAAR VOORBEELDEN
HUIDIGE INTERFACES VAN HET NOTARIAAT
EEN DAG « ELEKTRONISCHE SNELWEG », DAT
IS…

Portaal : 4.000 unieke bezoekers en 40.000 bezochte pagina’s

Rijksregister : 21.000 opzoekingen identiteit in diverse applicaties

Kadaster : 2.700 opzoekingen en 1.600 geraadpleegde plannen

Sociale & Fiscale Berichten : 4.000 berichten

Testamenten/Huwelijks registers : 400 inschrijvingen

Immo : 150 nieuwe goederen op IW en Notarimmo

Beslagberichten :150 raadpleegingen

eRegistration : 3000 verzendingen

Service Desk : 300 supportaanvragen
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
11
OPRICHTING VAN EEN BEDRIJF (EDEPOT)

Begonnen in 2006 en volledig vernieuwd in 2014

Politieke wil : administratieve vereenvoudiging => een bedrijf in minder dan 3
dagen oprichten

5 partijen : ministerie van justitie (staatsblad), economische zaken (KBO),
griffier van de kamer van Koophandel, ondernemingloket, notaris (akte)

Voordelen :








Snel toekennen van KBO n° (binnen het uur tov 2 à 4 weken met papier)
Neerleggen van de oprichtingsakte bij de griffie van de rechtbank van koophandel
Snelle publicatie (48 uur maximum in meeste gevallen)
Ondernemingsloket wordt op de hoogte gebracht dat een bedrijf is opgericht
Administratief eenvoudig en efficiënt (alles is geautomatiseerd vanuit één applicatie)
Open ter alle tijden tov traditioneel loket
De publicatie is inmiddels 20% goedkoper geworden dan papier neerlegging
750 notariskantoren gebruiken vandaag deze applicatie (85% van de
oprichtingen die via notarissen worden gemaakt)
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
12
OPSTUREN VAN SOCIALE EN FISCALE
BERICHTEN (SFB)

Begonnen in 2008, vernieuwd in 2013

Opvraging bij verkoop van goederen en successie dat de
begunstigden geen schulden hebben bij overheden en die dan op te
vangen

12 partijen : ministerie van financien, van sociale zaken,
vlaamsgewest, RSZ, RSVZ, sociale kassas, etc. en binnenkort
nieuwe partijen zullen hierin opgenomen worden

Voordelen :




Veel sneller
Goedkoper (papier, aangetekend, opstelling, beheer van de berichten)
Efficiënt (weinig bijkomend intypen,…)
Al deze berichten zijn elektronisch verplicht geworden voor die
partijen. Voor anderen(steden, provincies,…) gebeuren het nog met
papier
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
13
NEERLEGGING VOOR REGISTRATIE EN
HYPOTHECAIRE FORMALITEITEN (EREGISTRATION)

Begonnen per 1 april 2014, wordt vanaf 1/1/2015 verplicht

Dematerialisatie was een vereiste voor :


Reorganisatie van de 220 registratiekantoren naar 48 antennes + combinatie met de
hypotheekkantoren (“once only” – SPOC principe)
Regionalisatie van de heffing terwijl de documentatie federaal blijft

3 partijen (registratiekantoor + soms meerdere hypotheekkantoren) maar
meer partijen vanwege regionalisatie

Voordelen op termijn :




Tijdwinst voor alle partijen door het vermijden van meervoudige codering, automatische
verwerking van relazen, geen verplaatsing naar registratiekantoor,
Kwaliteitsverbetering van data
Neerlegging van hypothecaire formaliteit binnen 15 dagen ipv 30 dagen zou risicovenster
moeten verminderen
Zware verandering voor notaris en registratie- en hypotheekkantoren want
het gaat over een proces die de kern van de activiteiten van deze kantoren
treft
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
14
EREGISTRATION

Data security : validatie van rijksregister op het moment
van neerlegging + webservices bouwen met dossierbeheer
software + geen verloren documenten

Sneller afleveren : geen fysische neerlegging meer maar
elektronisch komt het bijna meteen aan

Mobiliteit : kan vanuit een portable computer verricht
worden eender waar als er wifi en kaartlezer beschikbaar
zijn

Regionalisatie : belastingsvoet maar ook nu heffing vanaf
1/1/2015
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
15
EREGISTRATION

Proces verandering :




Meta data zijn erbij gekomen – neerlegging voor sommige akten
moeten gebeuren waar het onroerend goed zich bevind
(complexificatie)
Termijn van hypotheekformaliteit is naar 15 dagen gebracht en
zal later zelf behandeld moeten worden door hypotheek alvorens
de registratieformaliteit mag plaatsvinden (vereisten)
Redenen van weigering worden groter
…Brengt menselijke en organisatorische verandering mee :




Meta data vereisen juridische kennis daar dit voor post akte
medewerkers vroeger niet vereist was
Gecombineerd hypotheek/registratie ipv sequentieel te werken
De scheiding tussen pre akte en post akte wordt kleiner en
dematerialisatie zorg ervoor dat een dossier beheerder alles via
zijn computer kan beheren
Identiteitskaart en pin code zijn vereist
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
16
E-VOORKOOP
E-VOORKOOP


Harmoniseringsdecreet
Uniek loket
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
18
1.HARMONISERINGSDECREET
‒
‒
Decreet 25 mei 2007
Inwerkingtreding
Definities + uitzonderingen: 1 januari
2009
‒ Overige: 1 oktober 2012
‒
‒
‒
Harmonisering procedures
uniek e-verkooploket
Thema bestand AGIV
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
19
1.1 DEMARCATIE
50%-regel
Grenzen VKR ≠ grenzen kadastraal perceel
Middenoplossing:
50% of meer → VKR
Begunstigde bepaalt zelf de opname in
themabestand AGIV
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
20
1.2 DISCORDANTIE
‒
‒
Negatieve discordantie VKR > VK
Positieve discordantie VKR < VK
→ VKR op volledig goed
→ Afzonderlijk aanbod/splitsen
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
21
1.2 DISCORDANTIE
Behalve:
‒ Ruimtelijk geheel
‒ Koper/verkoper willen niet splitsen
→ 1 aanbod – 1 prijs
VKR moet op geheel worden uitgeoefend
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
22
1.4 E-VOORKOOPLOKET
Uniek loket
‒
‒
‒
VLM gebaseerd op themabestand AGIV
Alles elektronisch → papier uitgesloten
3 grote principes:
1.
2.
3.
Alle VKR zijn er in opgenomen
└► DB = themabestand Vl. VKR
Elke aanbieding via loket
Elke uitoefening via loket
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
23
1.4 E-VOORKOOPLOKET
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
24
1.4 E-VOORKOOPLOKET
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
25
1.4 E-VOORKOOPLOKET
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
26
1.5 PUBLIEKE LUIK
‒
Iedere burger kan het themabestand
consulteren
‒
www.geopunt.be/kaart
‒
Resultaat op te zoeken via adres of kadastraal
plan
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
27
1.6 PROCEDURE
bij verkoop uit de hand
1 procedure
bij openbare verkoop
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
28
1.7 OVERZICHTSMAIL
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
29
1.8 BEVESTIGING
‒
Ja u heeft een geldige
‒
‒
‒
‒
Opzoeking gedaan
Aanbieding gedaan
Pdf-ingescande
handtekening VLM
Printen
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
30
CONCLUSIE
KFBN - Het notariaat en de elektronische snelweg – AGIV 27/11/2014
31

Download Report