Oproep - Bestuurszaken

Digitaal Archief Vlaanderen
Oproep uitbreiding stuurgroep en Proof of Concept
Het project Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) wil een dienstverlening inrichten die alle overheidsinstanties in Vlaanderen
toelaat om digitale informatie duurzaam te bewaren en te ontsluiten.
Omdat Digitaal Archief Vlaanderen een dienstverlening wil aanbieden die zoveel mogelijk rekening houdt met de noden van
de overheidsinstanties en met de pluriformiteit van de openbare sector, wil DAV de overheidsinstanties zelf een belangrijke
stem geven in haar werking.
Daarom zoekt Digitaal Archief Vlaanderen:
Versterking van de klantzijde in de projectstuurgroep
De stuurgroep Digitaal Archief Vlaanderen, die wordt voorgezeten door de Vlaamse overheid, bewaakt het goede verloop
van de realisatie van de doelstellingen. FelixArchief/eDavid, KU Leuven/Lias, het Vlaams Parlement en het Vlaams Instituut
voor de Archivering (VIAA) zetten hun expertise in om Digitaal Archief Vlaanderen mee op te bouwen.
Graag wil Digitaal Archief Vlaanderen de stuurgroep versterken met vertegenwoordigers van kleine tot middelgrote
overheidsinstanties, zodat ook hun noden kunnen worden bewaakt.
Wat vragen wij?
U kan zich vrij maken om de maandelijkse stuurgroep bij te wonen. De bijeenkomst van de stuurgroep neemt anderhalf uur
in beslag maar u hebt ook tijd nodig om de voorbereidende documenten door te nemen.
U heeft affiniteit met informatiebeheer en veranderingsmanagement en u bent bereid om met collega’s af te stemmen om
het nodige draagvlak te creëren.
Wat bieden wij u?
U krijgt de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan een project met grote uitstraling dat een wezenlijke bijdrage wil
leveren aan de efficiëntieverhoging en de maturiteit van Vlaamse overheidsinstanties. Wij lichten u vooraf persoonlijk in over
de objectieven en stand van zaken van het project.
U kan uw gemotiveerde kandidatuurstelling bezorgen vóór 9 mei 2014 aan projectleider Luc Truyens ([email protected]).
Ook voor bijkomende informatie kan u bij hem of op de projectwebsite terecht.
Meer informatie over het project: http://www.bestuurszaken.be/digitaal-archief-vlaanderen
Begeleiding van een proefopzet van DAV in de eigen organisatie
Digitaal Archief Vlaanderen wil een praktijktest in reële omstandigheden organiseren. Niet alleen kan de gebruikte software
zo geoptimaliseerd worden; ook de gebruikersondersteuning kan dan opgebouwd worden vanuit het praktische werkveld.
De proefopzet zal ons toelaten om een concreet inzicht te krijgen in de noden van overheidsinstanties inzake digitale
archivering en vormt een cruciaal, onmisbaar onderdeel van het project.
Wat vragen wij?
U bent bereid een klein projectteam te ontvangen dat een beperkte selectie van overheidsinformatie in proefopstelling
onderbrengt in het digitale archief. We vragen dat een vertegenwoordiger van de organisatie dit proces mee aanstuurt, een
archiefverantwoordelijke samen met het DAV-team alle activiteiten mee opneemt, en een ICT-verantwoordelijke beschikbaar
is voor zowel ondersteuning als kennisverwerving.
DAV wil een eerste proefopstelling, waarbij de gegevens in een door u gekozen mappenstructuur (buiten een DMS) aan de
belangrijkste archiveringsprocessen worden onderworpen, organiseren in juni en september 2014.
In oktober 2014 wil DAV dit bij een volgende overheid organiseren met gegevens die worden bijgehouden in een DMS.
Op basis van de vaststellingen in deze fasen wordt eventueel nog een fase toegevoegd waarbij de gegevens uit een
administratieve applicatie duurzaam worden gearchiveerd. Hiervoor volgt dan een nieuwe oproep.
DAV verwacht dat de inspanning voor de deelnemende organisaties kan oplopen tot maximaal 11 mensdagen (waarvan 10
voor de archiefverantwoordelijke), inclusief alle (interne en externe) overlegmomenten. Een gezamenlijke startvergadering
wordt voorzien begin juni 2014.
De meewerkende overheidsinstantie beslist mee over de tactische en operationele keuzes die gemaakt worden. Op haar
beurt engageert DAV zich tot het maken van duidelijke afspraken inzake de verwerking van gegevens en de
aansprakelijkheid.
Wat bieden wij u?
Uw archivaris/informatiebeheerder en ICT-verantwoordelijke worden in de praktijk gebrieft hoe het duurzaam aspect van
digitale informatie kan verzorgd worden en kan dit in quasi reële omstandigheden uitvoeren. De impact op uw organisatie
wordt zichtbaar gemaakt en u kan evalueren in welke mate DAV voor uw organisatie mee kan helpen de problematiek van
duurzame digitale informatie onder controle te brengen. Indien uw organisatie interesse heeft om in 2015 als piloot voor de
dienstverlening van DAV op te treden krijgt de kandidatuur van uw organisatie om als piloot te fungeren prioriteit.
U kan uw gemotiveerde kandidatuurstelling vóór 9 mei bezorgen (met vermelding van de voorkeurperiode en uw voorkeur
voor aanpak met of zonder DMS) aan projectleider Luc Truyens ([email protected]). Ook voor bijkomende informatie kan
u bij hem of op de projectwebsite terecht.
De stuurgroep DAV beslist in geval van meerdere kandidaturen op basis van representativiteit voor het overheidslandschap
en praktijkervaring.

Download Report