Brochure Enterprise Content Management

ENTERPRISE
CONTENT MANAGEMENT
Informatie structureren, bedrijfsprocessen optimaliseren
ENTERPRISE
CONTENT MANAGEMENT
IINFORMATIE CENTRAAL BEHEREN
WERKPROCESSEN OPTIMALISEREN
Zelfs binnen een succesvolle onderneming willen de bedrijfsprocessen wel eens haperen. De berg aan informatie en
documenten blijft maar groeien, terwijl de data ongestructureerd en decentraal wordt opgeslagen. Dat zet een rem op de
informatiestromen en beperkt de toegankelijkheid van informatie. Lang zoeken vergt kostbare tijd: klanten moeten langer
wachten op de gewenste informatie. Tegelijkertijd is de informatieveiligheid niet optimaal geborgd en blijven de stapels
papier maar groeien. Met Enterprise Content Management (ECM) van Konica Minolta zet u al deze beperkingen om tot
concurrentievoordeel.
ECM is de oplossing die naadloos aansluit op uw bestaande processen en CRM-/ERP-systemen. U kunt informatie meteen efficiënt
bundelen en processen automatiseren. Concreet zorgt ECM voor het centraliseren, beheren, opslaan, archiveren en distribueren van
de meest uiteenlopende data. Zo optimaliseert u uw bedrijfsprocessen en verhoogt u de klanttevredenheid. Bovendien vult u met de
ECM-oplossingen van Konica Minolta meteen essentiële aspecten in, zoals information governance, compliance en duurzaamheid.
Information governance –
bedrijfsinformatie beschermd
Informatie is een strategische concurrentiefactor en vormt
tegelijkertijd uw maatschappelijk kapitaal. Een veilig en
duurzaam gebruik ervan draagt bij aan uw zakelijk succes.
Met ECM bepaalt en beheert u de toegangsrechten voor de
hele onderneming, geheel conform governancestrategie.
De voordelen: u heeft de volledige controle over
bedrijfsgevoelige informatie, beschikt in gesprek met uw
klanten altijd over geïntegreerde en optimaal bruikbare
informatie en gegevens, en beperkt de kosten en risico’s.
De experts van Konica Minolta staan u graag bij om uw
ECM-oplossing geheel volgens governance-richtlijnen in te
richten.
Compliance – geheel volgens de regels
Of het nu gaat om wettelijke voorschriften, richtlijnen of
bedrijfspolicy, ECM volgt de compliance-eisen. Absolute
controleerbaarheid is daarbij gegarandeerd: de volledigheid
van gegevens, de bescherming tegen wijziging en verlies,
de naleving van bewaartermijnen, en de traceerbaarheid en
controleerbaarheid zijn geborgd.
Duurzaamheid – milieubewust vooruitzien
Een moderne ECM-oplossing is een garantie voor
duurzaamheid. Ze draagt bij aan een lager energieverbruik
en beperkt de impact van bedrijfsprocessen op het
milieu. Daarbij gaat het overigens niet alleen om een lager
papierverbruik. Een hoogwaardige oplossing biedt ook de
mogelijkheid om het aantal systemen met relevante data te
consolideren.
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
KRACHTIGE FUNCTIONALITEIT:
PRODUCTIVITEIT OP ALLE NIVEAUS
Een efficiëntere omgang met documenten, beelden en videocontent, kortere procescycli, makkelijkere
autorisatieprocessen, snellere toegang tot gegevens en een verhoogde transparantie… Het zijn slechts een paar
voorbeelden van de voordelen die een moderne Enterprise Content Management-oplossing met zich meebrengt. Zo’n
oplossing kent verschillende componenten: Content Management, Record Management, Workflow en Delivery.
Content Management – toekomstbestendig
beheer
Van creatie tot archivering – met deze belangrijke tool heeft
u grip op de gehele levenscyclus van digitale informatie.
Content Management omvat onder meer Document
Management, Digital Asset Management (bijvoorbeeld
videodata), E-mail Management en Web Content
Management. De belangrijkste functies:
–– Versiebeheer. Hiermee kunt u veranderingen die zijn
aangebracht in de gemaakte content, bijhouden. U kunt
altijd de nieuwste versie inzien en teruggaan naar oudere
versies van dezelfde content.
–– Check in/check out. Bedoeld voor het bewerken of
controleren van opgeslagen informatie. Dankzij deze
functie is meteen inzichtelijk wie er aan welk document
werkt.
–– Search & retrieval. Hiermee kunt u specifieke informatie
in het ECM-systeem terugvinden of beschikbaar stellen.
Zoeken gebeurt aan de hand van metatags of op basis
van full text search.
–– Auditing. Legt alle activiteiten vast. U ziet precies
wie wat wanneer heeft veranderd, en wie de content
wanneer heeft opgehaald.
–– Collaboration. Met de samenwerkingsfunctie kunnen
geautoriseerde gebruikers content gelijktijdig bewerken
(een van de kerncompetenties van software zoals
SharePoint).
Records Management – bestanden beheren
Geldt er een bewaarplicht voor bepaalde informatie? Of
wilt u sowieso dat bepaalde informatie niet verloren gaat?
Met Record Management is de gestructureerde opslag van
gegevens en het beheer ervan in één keer goed geregeld. U
bepaalt hoe de informatie wordt opgeslagen, en definieert
zelf de bewaarrichtlijnen, bewaartermijnen en de metadata
voor identificatie.
Workflow – verregaand automatiseren
De meeste documenten vereisen tal van handelingen,
voordat ze uiteindelijk worden opgeslagen. Met Workflow
optimaliseert en automatiseert u deze processen. Zo
bespaart u niet alleen op tijd, u beperkt ook het aantal
fouten door handmatige invoer. Business Process
Management (BPM) gaat nog een stap verder: zo kunt
u bestaande gegevens bijvoorbeeld samenvoegen en
vergelijken met de informatie uit systemen zoals SAP.
Delivery – in elk formaat
Dankzij de koppeling met Output Management kan
Enterprise Content Management de informatie in elk
gewenst formaat afleveren. Denk hierbij bijvoorbeeld
aan het leveren door middel van digitale communicatie,
presentatie of website. Delivery levert maatwerk.
Enkele voordelen op een rij
–– U houdt grip op enkele informatie.
–– U automatiseert uw bedrijfsprocessen.
–– Alle informatie is met een druk op knop
beschikbaar.
–– U voldoet aan alle compliance-eisen.
–– Door digitalisering beperkt u het papierverbruik.
–– U profiteert van de naadloze integratie met onder
meer MS Office of andere applicaties uit uw
bestaande infrastructuur.
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
ONZE OPLOSSINGEN UW SPECIFIEKE VOORDELEN
Digitale postverwerking
De digitale verwerking van inkomende post verhoogt de efficiency
van uw hele organisatie. Documenten worden automatisch
uitgelezen, gedistribueerd, sneller verwerkt en volgens een vaste
structuur gearchiveerd.
Digitale factuurverwerking
Meer transparantie, kortere doorlooptijden en een hogere
traceability? Optimaliseer de verwerking van uw facturen! Zo
profiteert u maximaal van betalingskortingen en een tijdige
maandafsluiting.
Contractmanagement
Zo zorgt u voor overzicht in alle contracten, overeenkomsten
en andere juridische documenten. Snel vinden, eenvoudig
doorzoeken, veilige opslag en slimme toezicht op de
contracttermijnen – met Contractbeheer is dat geen enkel
probleem.
E-mailmanagement
Business-gerelateerde e-mails moeten niet alleen efficiënt,
controleerbaar en gestructureerd worden opgeslagen, u moet
ze ook makkelijk kunnen terugvinden. E-mailmanagement zorgt
daarvoor.
Kwaliteitsmanagement
Als het gaat om de naleving en documentatie van
kwaliteitsnormen wilt u niets aan het toeval overlaten.
Kwaliteitsmanagement ondersteunt u bij processen, testen,
certificeringen, versiebeheer etc.
Digitaal personeelsdossier
Ideaal voor een efficiënte personeelsadministratie: van volledige
sollicitatieafhandeling tot en met de afrekening van reiskosten.
Alle informatie wordt veilig opgeslagen en is met een muisklik
beschikbaar.
Digitaal klantdossier
Verhoog de klanttevredenheid en -loyaliteit met het digitaal
klantdossier. Alle klantinformatie is voortaan direct beschikbaar.
Daarmee kunt u uw klantdienstverlening nog verder verbeteren en
efficiënter inrichten.
Naadloze integratie voor succes
Konica Minolta Business Solutions Belgium N.V. Excelsiorlaan 10 1930 Zaventem België www.konicaminolta.be
06/2014
Konica Minolta zorgt voor de koppeling met bestaande CRM-/ERPsystemen (bijvoorbeeld SAP, Navision, Axapta, Dynamics CRM), Office,
Outlook en de SharePoint-omgeving.

Download Report