Klik hier om meer te lezen over het doel en de

Gebruikersvereniging, samen voorop in retail Inleiding Automatisering is in toenemende mate bepalend voor het succes van retail ondernemers. Mits goed gebruikt bevordert retail software de efficiënte bedrijfsvoering in de winkels en op het hoofdkantoor. Tevens ontstaan nieuwe commerciële mogelijkheden, denk aan loyalty, CRM, e‐commerce en cross‐
channel. Onder het motto “Samen voorop in retail” bevordert Valk Software de praktijk van gebruikersverenigingen. Een gebruikersvereniging is een groep gebruikers van de software van Valk Software die op enige manier bij elkaar horen en samen werken om vooruit te komen. In dit document wordt de bedoeling en werkwijze van zo’n gebruikersvereniging toegelicht. Doelstellingen De gebruikersvereniging is een platform voor gebruikers om steeds meer rendement uit hun onderneming te halen. Het kan daarbij gaan om het optimaliseren van processen, het benutten van alle beschikbare functionaliteit, het harmoniseren (standaardiseren) van de formule, het uitwisselen van ervaringen en best practices, het bevorderen van opleiding en kennisdeling, het prioriteren van wensen voor nieuwe versies, en het afwegen van nieuwe ontwikkelingen en de relevantie daarvan voor de formule. Doelstelling is om het goede gebruik van de automatisering te bevorderen en samen initiatieven te nemen ten bate van de onderneming. Werkwijze Een gebruikersvereniging heeft een vaste samenstelling van ondernemers of bedrijfsleiders en hoofdkantoor vertegenwoordigers. Het is van belang dat de leden van de gebruikersvereniging zelf met de software werken en een visie hebben over de optimalisatie van hun processen. Een geschikte omvang van een gebruikersvereniging is tussen de 8 en de 12 personen. De gebruikersvereniging vergadert periodiek, bijvoorbeeld twee keer per jaar. Belangrijk is dat gebruikers een actieve rol nemen, de gebruikersvereniging is geen “feestje van de automatiseerder”, maar een platform voor en door gebruikers. Bijdrage Valk Software Valk Software faciliteert de vergaderingen van de gebruikersvereniging op haar kantoor in Montfoort. Voordelen zijn de centrale ligging, vergader faciliteiten en de mogelijkheid om nieuwe ontwikkelingen direct te demonstreren. Daarnaast neemt Valk Software actief deel aan de vergadering in de persoon van een business consultant. De business consultant kent de gebruikers, hun processen en de software goed en is op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. Voor Valk Software is de gebruikersvereniging een klankbord om feedback van gebruikers te verzamelen en mee te nemen in de doorontwikkeling van de software. De business consultant fungeert tevens als secretaris van het overleg en verzorgt agenda en verslaglegging. Aan de inzet van Valk Software voor de gebruikersvereniging zijn geen kosten verbonden. Bijdrage gebruikers De leden van de gebruikersvereniging treden op namens alle gebruikers van de formule of keten, niet alleen voor de eigen winkel. Ze stellen zich op als ambassadeur naar collega ondernemers en Valk Software, mei 2014 Pagina 1 bevorderen actief het goede gebruik van de software. Collega ondernemers kunnen hen bellen met vragen, tips of wensen. De leden van de gebruikersvereniging denken in het belang van de formule of keten, en maken afwegingen over het grotere belang van de groep. Ze communiceren actief naar de andere gebruikers, bijvoorbeeld tips en nieuwtjes via de nieuwsbrief of intranet. Het voorzitterschap van de gebruikersvereniging ligt bij de gebruikers, bijvoorbeeld iemand van het hoofdkantoor of een prominente ondernemer met draagvlak in de keten. De voorzitter zorgt voor een optimale samenstelling met betrokken en kritische gebruikers die hier tijd en energie aan willen besteden. De voorzitter stuurt op efficiënte vergaderingen en heldere besluitvorming. Agenda De agenda voor de vergadering wordt opgesteld door de secretaris in samenspraak met de voorzitter en voor de vergadering verspreid, zodat de leden zich kunnen voorbereiden. Een typische agenda zal er ongeveer als volgt uit zien: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Opening door de voorzitter Verslag van de vorige vergadering en voortgang actiepunten Ontwikkelingen bij de keten, bijvoorbeeld reorganisaties, nieuwe assortimenten, etc Nieuws van Valk Software, bijvoorbeeld een nieuwe versie, contactloos betalen, etc Rapportage door Valk Software over calls, service levels, etc Feedback en wensen van gebruikers over de software Projecten, bijvoorbeeld de start van een CRM programma, automatisch herbevoorraden, etc Communicatie naar gebruikers, bijvoorbeeld intranet, nieuwsbrief, etc Rondvraag Sluiting door de voorzitter Conclusie Samenvattend, de gebruikersvereniging is een platform voor en door gebruikers met het doel om samen voorop te lopen en maximaal rendement te halen uit de automatisering. Het is van belang dat leden van de gebruikersvereniging betrokken zijn en actief participeren in een ambassadeursrol naar collega ondernemers. Valk Software, Montfoort, mei 2014 Valk Software, mei 2014 Pagina 2

Download Report