Projectplan regionalisering brandweer NHN Realisatiefase Versie 0.3 8 april 2014 Veiligheidsregio Noord-Holland Noord DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 1 van 26 Documentbeheer Versie 0.1 0.2 0.3 1.0 Datum 5 maart 2014 8 april 2014 8 april 2014 Ten behoeve van: Projectgroep Regionalisering Projectgroep Stuurgroep (16 april ’14) DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 2 van 26 Inhoudsopgave 1. Inleiding ........................................................................................................................................ 4 Inleiding .......................................................................................................................................... 4 Opbouw projectplan ....................................................................................................................... 4 2. Doelstelling en resultaat ............................................................................................................. 5 Doelstelling..................................................................................................................................... 5 Project-resultaten ........................................................................................................................... 5 Wettelijke kaders............................................................................................................................ 6 Bestuurlijke kaders......................................................................................................................... 6 Aanvullende uitgangspunten.......................................................................................................... 8 Afbakening ..................................................................................................................................... 8 Projectrisico's ................................................................................................................................. 8 Relaties met andere projecten/ont-wikkelingen ............................................................................. 9 3. Fasering van het project ........................................................................................................... 10 Fasering op hoofdlijnen................................................................................................................ 10 4. Projectaanpak en activiteiten Realisatiefase .......................................................................... 12 Inleiding ........................................................................................................................................ 12 Communicatie .............................................................................................................................. 14 Plaatsings-proces......................................................................................................................... 14 Positie nieuwe lijnorganisatie ....................................................................................................... 14 5. Projectstructuur......................................................................................................................... 15 Project-organisatie ....................................................................................................................... 15 Rollen en verantwoorde-lijkheden................................................................................................ 16 Verantwoor-ding en overlegstruc-tuur.......................................................................................... 18 Medezeggen-schap en GO .......................................................................................................... 18 Kwaliteits-beheersing ................................................................................................................... 18 Informatie-beheersing .................................................................................................................. 19 6. Projectplanning.......................................................................................................................... 20 Start- en einddatum...................................................................................................................... 20 Fasering ....................................................................................................................................... 20 7. Middelen ..................................................................................................................................... 21 Project-begroting.......................................................................................................................... 21 Bijlage 1. Detailoverzicht activiteiten en resultaten Realisatiefase.......................................... 22 Beheers-organisatie ..................................................................................................................... 22 Operationele Organisatie ............................................................................................................. 22 Risico- & Crisis-beheersing.......................................................................................................... 22 Personeel ..................................................................................................................................... 23 Bedrijfs-voering 2.015 .................................................................................................................. 23 ICT Techniek ................................................................................................................................ 24 Communicatie .............................................................................................................................. 25 DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 3 van 26 1. Inleiding Inleiding Op 29 juni 2012 heeft het Algemeen Bestuur (AB) het projectplan Regionalisering Brandweer NHN versie 1.0 vastgesteld en is de ontwerpfase van het project van start gegaan. Het project moet leiden tot één brandweerorganisatie voor heel NoordHolland Noord per 1 januari 2015. De resultaten van de ontwerpfase van het project Regionalisering Brandweer NHN zijn besproken in de bestuurlijke tweedaagse op 14 en 15 maart 2013. Er is door het AB inzake de hoofdstructuur en inrichtingsprincipes een voorgenomen besluit genomen. De Bijzondere Ondernemingsraad heeft op de hoofdstructuur en de inrichtingsprincipes positief advies uitgebracht. De overige uitgangspunten zijn door het AB tijdens diezelfde vergadering vastgesteld. De Voorbereidingsfase is gestart in mei 2013 en had als belangrijkste resultaten de inrichtingsplannen Brandweer, Risicobeheersing & Crisisbeheersing en Bedrijfsvoering, het Dekkingsplan 2015 en de Tariefstructuur Regionale Brandweer. Diverse subresultaten zijn in deze fase ook geproduceerd en zijn ondersteunend aan deze vijf hoofdresultaten. De concept Begroting Veiligheidsregio Noord-Holland Noord vormt het zesde hoofdresultaat. Het proces van totstandkoming van de begroting is nog gaande bij het opstellen van dit projectplan en wordt naar verwachting in de eerste helft van het voorjaar afgerond. Het proces van totstandkoming van de afspraken met de vakorganisaties over sociaal statuut, sociaal plan en arbeidsvoorwaarden kent een langere doorloop dan initieel verwacht en is nog niet afgerond. De Voorbereidingsfase wordt met een korte uitloop in maart 2014 afgesloten. De Realisatiefase breekt nu aan. Dit vereist nieuwe projectdoelen en een nieuwe projectinrichting, die worden vastgelegd in dit projectplan. De focus ligt niet meer uitsluitend op planontwikkeling en de begroting voor 2015, maar op (detail-)uitwerking en het gereed maken van de organisatie voor de regionale brandweer en het herinrichten van een groot deel van de organisatie als gevolg daarvan. Ook hierbij wordt gekozen voor aansturing vanuit één centrale projectregie. De bestuurlijke aansturing en de medezeggenschap hebben en behouden hierbij op de verschillende onderdelen hun eigen rol. Opbouw projectplan In dit projectplan wordt ingegaan op de wijze waarop de realisatiefase van het project regionalisering brandweer NHN wordt vormgegeven. Om deze fase goed te kunnen plaatsen in het totale project wordt daarbij in hoofdstuk 2 ingegaan op de overkoepelende doelstellingen en resultaten en in hoofdstuk 3 op de projectfasering. De daarop volgende hoofdstukken zoomen verder in op de aanpak van de realisatiefase en de projectstructuur. DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 4 van 26 2. Doelstelling en resultaat Doelstelling De regionalisering van de brandweer in Noord-Holland Noord is een direct gevolg van de wettelijk verplichte regionalisering van de brandweer. Het is voor Noord-Holland Noord de uitdaging deze regionalisering zo goed mogelijk te verbinden met de andere initiatieven die zijn ontplooid ten aanzien van de brandweer. Het regionaliseren van de brandweer is immers geen doel op zich, maar moet bijdragen aan een voortdurende en toekomstbestendige kwaliteitsverbetering van de brandweerzorg in NHN. Het ‘slimmer organiseren’ van de brandweer is één van de 4 sporen van het beleidsprogramma brandweer NHN 2.0 (de andere drie sporen zijn ‘minder brand’, ‘betrouwbaar en betaalbaar op tijd’ en ‘vrijwilligheid en leiderschap’, samen ook wel de ‘modernisering van de brandweer’ genoemd). Figuur 2 geeft de samenhang aan tussen de ‘Modernisering van de brandweer’ en het ‘Slimmer organiseren’. Modernise ring brand weer Slimmer organiseren Eén regionale organisatie KwaliteitsKwaliteitsverbetering brandweerzorg Figuur 2. Onze kijk op regionalisering Als gevolg van de regionalisering van de brandweer is in november 2013 besloten om ook de risicobeheersing en crisisbeheersing slimmer te organiseren en de betrokken multidisciplinaire onderdelen van het bestaande Veiligheidsbureau en de Brandweer beter op elkaar af te stemmen. Dit leidt in 2014 tot de voorbereiding van de implementatie van de nieuwe afdeling Risicobeheersing & Crisisbeheersing, waarbij de verbetering van de kwaliteit van de bevolkingszorg het primaire doel is. In het kielzog van de regionalisering van de brandweer, verandert ook de organisatie van de bedrijfsvoering zoals bedoeld in het project Bedrijfsvoering 2.015. Hierbij zijn slimmer organiseren, kwaliteitsverbetering, vergroten van effectiviteit en de efficiency van de bedrijfsvoering doelstellingen. Een belangrijk subdoel is het vergroten van de zelfredzaamheid van alle medewerkers in de bedrijfsvoeringsprocessen en de klanttevredenheid. Projectresultaten Het beoogde resultaat van het project is: Eén ingerichte brandweerorganisatie voor heel Noord-Holland Noord binnen de gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders en een nieuw ingerichte organisatie Risicobeheersing & Crisisbeheersing gerealiseerd per 1 januari 2015. Deze brandweerorganisatie maakt onderdeel uit van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, waarbij de ondersteunende bedrijfsvoeringorganisatie voor de gehele organisatie van de veiligheidsregio is aangepast en ingeregeld voor 1 januari 2015. DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 5 van 26 Vanwege enerzijds de wettelijke verplichting per 1 januari 2014 om de gemeentelijke brandweren op te heffen en anderzijds de wens om een zorgvuldig proces te doorlopen, geldt 2014 als een overgangsjaar. Per 1 januari 2014 zijn de medewerkers en het materieel onder het gezag en de aansturing van de regionaal commandant gebracht. De huidige budgetten en organisatiestructuren blijven intact. Per 1 januari 2015 vindt overdracht van budgetten en aanpassing van organisatiestructuren inclusief de ondersteunende bedrijfsvoeringorganisatie in de veiligheidsregio plaats. Als gevolg van de regionalisering van de brandweer verandert ook het karakter van de afdeling Veiligheidsbureau van de veiligheidsregio. Eind 2013 is deze verandering opgenomen in de projectstructuur van de Voorbereidingsfase van de regionalisering van de brandweer. Om recht te doen aan de nieuwe situatie, waarbij de taken boven de ‘maatlat’ binnen de veiligheidsregio worden georganiseerd en gereorganiseerd, worden deze taken per 1 januari 2015 gebundeld in de nieuwe afdeling Risicobeheersing & Crisisbeheersing. De grondslag voor de projectresultaten zijn de inrichtingsplannen voor Brandweer, Risico- & Crisisbeheersing en –Bedrijfsvoering, zoals (voorlopig) vastgesteld door het dagelijks bestuur op 27 februari 2014 als uitgangspunt voor Begroting 2015 Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Wettelijke kaders De wettelijke kaders die relevant zijn voor de regionalisering van de brandweer betreffen vooral de kaders van de Wet veiligheidsregio’s. De wet geeft de verplichting tot regionalisering van de brandweer en daarmee opheffing van de lokale gemeentelijke brandweerkorpsen. Deze stap leidt tot één organisatie in elke veiligheidsregio, die alle brandweertaken in die regio uitvoert. De Wet veiligheidsregio’s streeft de volgende eindresultaten na: • één brandweerorganisatie voor de hele regio • eenhoofdige leiding • al het brandweerpersoneel in regionale dienst • één rechtspositie voor beroepspersoneel en één voor vrijwilligers • een eenduidig kwaliteitsniveau volgens Besluit personeel veiligheidsregio en Besluit veiligheidsregio • een kwaliteitszorgsysteem • het beheer en de inkoop centraal ingericht Bestuurlijke kaders Op 30 maart 2012 heeft het Algemeen Bestuur een aantal uitgangspunten vastgesteld voor de regionalisering. Hierbij gaat het om: 1. een systematiek voor kwaliteit, risico en kosten; 2. de visie op hoofdlijnen voor één regionale brandweerorganisatie; 3. de hoofdlijnen voor dit projectplan; 4. de bezuinigingstaakstelling voor de veiligheidsregio. Hieronder worden deze uitgangspunten beknopt toegelicht. 1. Systematiek voor kwaliteit, risico en kosten en het op te stellen projectplan: Voor de inventarisatie van kosten kiest het algemeen bestuur voor een uitwerking van de kosten conform een tarievenstructuur. De methodiek gaat uit van het vooraf bepalen van een standaardtarief per onderdeel (bijvoorbeeld een standaardbedrag per vrijwilliger, inclusief alle inzet, oefeningen en materiaal). Voordeel van deze DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 6 van 26 manier is dat het de kostendiscussie objectiveert en een arbeidsintensieve nauwkeurige financiële inventarisatie voorkomt. Dit principe wordt door het algemeen bestuur gesteund. 2. De visie voor één regionale brandweerorganisatie Bij de regionalisering van de brandweer in NHN is het van belang aan te sluiten bij de geformuleerde ambitie en doelstellingen van de veiligheidsregio. Deze ambities en doelstellingen zijn verwoord en uitgewerkt in het nieuwe concept-beleidsplan van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2015 - 2018. De nieuw te vormen brandweerorganisatie maakt onderdeel uit van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Tegelijkertijd onderkennen we voor het bouwen van dat organisatieonderdeel een aantal specifieke bouwstenen. Deze staan hieronder verwoord. • Groots besturen, ……. • ……., klein organiseren • Van en voor de gemeenten • Gestoeld op vrijwilligheid • Met een burgervader…ook voor de brandweer • Efficiënt, en zeker effectief • Een organisatie waar het prettig werken is! • Brandweer heeft een sterk imago Op 25 april 2013 heeft het Algemeen Bestuur een voorgenomen positief besluit afgegeven op de uitgangspunten voor de regionalisering, zoals verwoord in het voorstel over de resultaten van de ontwerpfase Regionalisering Brandweer NoordHolland Noord, als input voor nadere uitwerking. De BOR heeft positief geadviseerd over dit voorstel. Het Algemeen Bestuur kan de uitgangspunten bijstellen, indien de nadere uitwerking in de begroting in haar optiek niet past binnen de gestelde financiële kaders. 3. Projectplan Voor het totale proces van regionaliseren gelden de volgende aandachtspunten: • zorgdragen voor een adequate projectmatige aanpak met bijbehorende besluitvorming • op een goede wijze betrekken van alle actoren • monitoren en sturen op de relatie met andere initiatieven • adequate communicatie binnen en over het project 4. De bezuinigingstaakstelling voor de veiligheidsregio De bezuinigingtaakstelling voor de veiligheidsregio geldt mede als kaderstellend uitgangspunt voor de regionalisering. Voor wat betreft de projectkosten van de voorbereidings- en realisatiefase heeft het Algemeen Bestuur op 5 juli 2013 ingestemd met de methodiek om deze kosten te verantwoorden als vooruitbetaalde kosten en in 5 jaar af te bouwen in de begroting van de nieuwe geregionaliseerde brandweer vanaf 2015. De veiligheidsregio heeft voorgesteld deze kosten versneld af te bouwen. De door het bestuur vastgestelde uitgangspunten zijn, met de geschetste aanpak, verwerkt in dit projectplan. DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 7 van 26 Aanvullende uitgangspunten Naast de wettelijke en bestuurlijke kaders, gelden voor de Realisatiefase en de inrichting van de organisatie nog enige aanvullende uitgangspunten. Dit betreft onderwerpen die in de Voorbereidingsfase door het bestuur en/of de projectleiding als kaderstellend voor de verdere uitwerking en invulling van de organisatie zijn vastgesteld en als uitgangspunten voor de begroting. Het gaat hierbij om: • Inrichtingsplannen Brandweer, Risico- & Crisisbeheersing, Bedrijfsvoering • Dekkingsplan 2015 • Team- en gebiedsindeling • Definitieboek Operationele Organisatie • De notitie Pluspakketten • Overzicht materieel/voertuigen • Tarievenstructuur programma brandweer/risicobeheersing & crisisbeheersing Afbakening De regionalisering van de brandweer in Noord-Holland Noord is een omvangrijke opgave. De projectfase Realisatie van de regionalisering richt zich primair op het inrichten van de nieuwe organisatie van de brandweer, -van risico- & crisisbeheersing en de bedrijfsvoering binnen Veiligheidsregio NHN. Een zwaar accent ligt daarbij op het integreren van de verschillende bedrijfsvoeringprocessen zoals die nu binnen de verschillende korpsen worden gehanteerd, waarbij het hoofdontwerp hiervan zoals beschreven in de inrichtingsplannen leidend is. Projectrisico's In dit stadium zijn de volgende risico’s te onderscheiden die van invloed zijn op de voortgang van het traject: • Onderhandelingen met de vakbonden over arbeidsvoorwaarden worden mede beïnvloed door landelijke ontwikkelingen. De beïnvloeding daarvan is vanuit NHN vaak beperkt. De uiteindelijke voortgang en resultaten op dit onderwerp vormen daarmee een projectrisico. • Er bestaan diverse ontvlechtings- en overdrachtsrisico’s. Het vastgestelde transitieakkoord, het akkoord op de voorstellen Schoon door de poort, Bekostiging FLO en Pluspakket bevatten de gezamenlijke spelregels om het ontvlechtings- en overdrachtsrisico zo goed mogelijk af te dekken. De mogelijkheid bestaat dat aan deze spelregels zal (kunnen) worden voldaan. Dit vergt aanvullende en mogelijk vertragende besluitvorming en mogelijk een kostenverhogend effect op de begroting. • De duur van het project brengt ook voor het personeel een periode van onzekerheid met zich mee. Belangrijk is in een vroegtijdig stadium zoveel mogelijk duidelijkheid te bieden over de wijze waarop de uiteindelijke plaatsing zal gaan plaatsvinden. Met de vastgestelde uitgangspunten voor het personeel in de ontwerpfase is daar een eerste invulling aan gegeven. In de voorbereidingsfase is gewerkt aan de beschrijving van het plaatsingsproces. De start van het proces is afhankelijk van enerzijds het onderhandelingsakkoord in het BGO en anderzijds de goedkeuring van de conceptbegroting 2015. • Het project kent een groot aantal betrokkenen en daarmee een aanzienlijk risico in tijdigheid en eenduidigheid van informatie en communicatie en verlies aandraagvlak en transparantie in het proces. Dit vraagt specifieke aandacht in het project om iedereen op een goede wijze te informeren over de voortgang van het project om draagvlak te creëren. Voor de realisatiefase is om die reden een deelprojectproject communicatie ingesteld om dit risico te helpen ondervangen. Een nieuw communicatieplan is opgesteld om te borgen dat alle betrokkenen DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 8 van 26 • Relaties met andere projecten/ontwikkelingen adequaat worden geïnformeerd; dit wordt steeds in praktische zin tegen het licht gehouden en met acties aangepast aan deze nieuwe projectfase en de communicatieadviseur wordt structureel betrokken en geconsulteerd (zowel op hoofdprojectniveau als door de deelprojecten). Tijdigheid van de bestuurlijke besluitvorming voor 1 januari 2015 Er doen zich naast het project van regionaliseren nog diverse ontwikkelingen voor die een relatie hebben met dit project. Huisvesting GGD en Veiligheidsregio De besturen van GGD Hollands Noorden en Veiligheidsregio Noord-Holland Noord hebben besloten tot een gezamenlijke huisvesting in het voormalige kantoor van de Rabobank aan de Hertog Aalbrechtweg te Alkmaar. De huurovereenkomst hiervoor is getekend op 20 februari 2014. De gezamenlijke huisvesting zal naar verwachting zijn gerealiseerd in de loop van het voorjaar van 2015. In dit kader wordt een samenwerking op het gebied van onder andere ICT uitgewerkt en voorbereid. Ontwikkelingen meldkamer De minister van Veiligheid en Justitie heeft op 15 februari 2012 in een brief aan de Tweede Kamer gemeld dat de komende jaren wordt gewerkt aan de vorming van één landelijke meldkamerorganisatie met maximaal 10 meldkamers. Dit betekent dat de meldkamer in Noord-Holland Noord geen onderdeel meer zal uitmaken van de organisatie van Veiligheidsregio NHN. De minister heeft op 4 juli 2012 besloten om de meldkamer te verplaatsen van Alkmaar naar Haarlem. Onduidelijk is nog wanneer de meldkamer fysiek verhuist en het betrokken personeel overgaat. Op 16 oktober 2013 is het landelijke transitieakkoord ‘Meldkamer van de toekomst’ vastgesteld en ondertekend. Voor de verdere uitwerking van het akkoord is een landelijke kwartiermaker aangetrokken, die zal worden belast met de realisatie van de landelijke meldkamerorganisatie. Vorming Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD) De regionale uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord is per 1 juli 2014 een feit. Tussen de geregionaliseerde brandweer en de te vormen RUD ontstaat een afhankelijkheids- en samenwerkingsrelatie op het gebied van de gemeentelijke advisering op o.a. externe veiligheid. DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 9 van 26 3. Fasering van het project Fasering op hoofdlijnen Het project pakken we gefaseerd aan, waarbij elke fase afsluit met een beslisdocument dat wordt voorgelegd aan het bestuur. Op basis van het genomen besluit wordt de volgende fase gestart. Op basis van de ervaringen van andere regio’s is de totale doorlooptijd circa twee jaar. Het tempo van uitvoering wordt echter mede bepaald door het tempo van besluitvorming. Schematisch kan deze gefaseerde aanpak als volgt worden weergeven. Slimmer organiseren Eén regionale organisatie Fase Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Beheer Projectcommunicatie Projectsturing Projectsturing Figuur 3. Proces van regionalisering De verschillende fasen kennen indicatief de volgende inhoud. Fase 1: definitiefase (2011 - afgerond) Door het uitwerken van een systematiek voor kosten risico en kwaliteit, een aanzet voor een visiedocument en het opstellen van de hoofdlijnen van een projectplan is invulling gegeven aan een deel van de definitiefase. Als laatste onderdeel van deze fase is het projectplan ontwikkeld op basis waarvan het project wordt uitgevoerd. Fase 2: ontwerpfase (2012 - afgerond) In de ontwerpfase is gewerkt aan een verdere detaillering van het project door het opstellen van een aantal ‘uitgangspuntennotities’, het uitvoeren van een pilot tarievenstructuur en het uitvoeren van een aantal inventarisaties. Hierbij is vooral gedacht aan inventarisaties op het gebied van arbeidsvoorwaarden en faciliteiten (incl. ICT). Verder is in deze fase ook een ‘transitieakkoord’ opgesteld. Hierin is vastgelegd hoe gedurende de looptijd van het project wordt omgegaan met vervangingen, investeringen, eventuele bezuinigingen in de periode tot aan de overgangsdatum en de invulling van vacatures. DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 10 van 26 Een referentiejaar dat leidend is voor de financiële overgang is ook vastgesteld. Verder is een stappenplan opgesteld om te komen tot begroting 2015. Fase 3: voorbereidingsfase (2013 en doorloop op impactanalyse en besluitvorming begroting in 2014, bijna afgerond) Fase 3 betreft de verdere uitwerking van de resultaten uit de tweede fase in uitgewerkte inrichtingsplannen voor de brandweer, risico- & crisisbeheersing en bedrijfsvoering en een begroting 2015. Om dit te kunnen realiseren heeft de projectorganisatie een aantal deelresultaten opgeleverd, zoals een dekkingsplan 2015, een voorstel voor Pluspakketten, een voorstel voor kostenverdeling, het bepalen (vergoeding van) frictiekosten, een arbeidsvoorwaardenregeling, functieboek en formatieplan, een sociaal statuut en plan, een huisvestingsplan en een uitwerking van de nieuwe bedrijfsvoeringorganisatie. In deze fase wordt in de planontwikkeling in de deelprojecten al rekening gehouden met de ontvlechtingsprojecten binnen de gemeenten. Ook zijn in deze fase de huisvesting en het materieel waarop BTWplichtigheid rust voor 31 december 2013 overgedragen. Uiteindelijke besluitvorming over beleidsplan, begroting en inrichtingsplannen vindt naar verwachting plaats juli en oktober 2014. Fase 4: realisatiefase (maart 2014 start) In de realisatiefase geven we uitvoering aan de zaken die voorbereid zijn in de voorgaande fase en wordt de nieuwe organisatie ingericht. Zo worden ondermeer de werkinstructies en -processen voor de beheersorganisatie uitgewerkt, een start gemaakt met de implementatie van het dekkingsplan, de inventarisatie voor de Pluspakketten verricht, de functiebeschrijvingen opgesteld en gewaardeerd, het plaatsingsproces doorlopen en worden de bedrijfsvoeringsfuncties ingericht. Tevens worden de noodzakelijke ICT-voorzieningen getroffen, zodat de vernieuwde organisatie per 1 januari direct aan de slag kan. De Managing Agent wordt aanbesteedt en dient in het najaar operationeel te zijn in het kader van logistieke en facilitaire ondersteuning van de integraal managers. In deze fase wordt ook rekening gehouden met de ontvlechtingsprojecten die de 19 gemeenten zelf uitvoeren. Dit betreft ontvlechting op het gebied van personeel, materieel en huisvesting. Vanuit de betreffende deelprojecten zal daarin synchroon worden opgetrokken met de gemeenten en de noodzakelijke afstemming plaatsvinden, waaronder in de communicatie. Fase 5: beheerfase (met ingang van 1 januari 2015) De projectorganisatie verzorgt het beheer niet. Het is de taak van de ontvangende/nieuwe lijnorganisatie om werkzaamheden die wel het gevolg zijn van de reorganisatie, maar niet binnen het bereik van het project vallen, op te pakken en af te ronden. In onderstaande paragrafen wordt op hoofdlijnen nader ingegaan op de verschillende fasen. DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 11 van 26 4. Projectaanpak en activiteiten Realisatiefase Inleiding Gezien de samenhang met het project brandweer 2.0 (bestaande uit de sporen minder brand, betrouwbaar en betaalbaar op tijd en vrijwilligheid en leiderschap) en de verdere uitbouw van de organisatie is besloten ook deze onderdelen aan te sturen vanuit één centrale projectregie. Dit neemt niet weg dat de bestuurlijke aansturing en medezeggenschap op de verschillende onderdelen hun eigen rol hebben en behouden. Verder is het van belang te onderkennen dat het herinrichten van Brandweer, Risico& Crisisbeheersing (voorheen Veiligheidsbureau) en Bedrijfsvoering invloed zal hebben op de bedrijfsvoering van de andere beleidsterreinen (zoals de Gemeenschappelijke Meldkamer, Veiligheidshuizen, de GHOR en de Ambulancedienst) die bovendien elk ook weer hun eigen dynamiek kennen. Hier houden de deelprojecten rekening mee in hun planontwikkeling en –uitvoering. De werkzaamheden onder de projectgroep Regionalisering Brandweer worden voor de Realisatiefase verdeeld in de volgende deelprojecten: 1 Werkwijze beheersorganisatie brandweer 2 Werkwijze operationele organisatie brandweer 3 Risicobeheersing & Crisisbeheersing 4 Bedrijfsvoering 2.015 5 Personeel 6 ICT Techniek 7 Communicatie Het Plaatsingsproces wordt separaat georganiseerd en betreft de directe verantwoordelijkheid van de directie. Het plaatsingsproces betreft de personele invulling van de nieuwe organisatie en hiervoor wordt een Plaatsingscommissie benoemd. De beheersorganisatie P&O en de projectleiding leveren de benodigde input. De deelprojecten hebben allen onderlinge relaties en dienen afgestemd en in samenhang hun resultaten op te leveren. Daarbij is de betrokkenheid van de nieuwe lijnorganisatie van groot belang. Na benoeming van alle kwartiermakers worden zij nauw betrokken in en ondersteund door de projectorganisatie bij de inrichting van de nieuwe organisatie. In onderstaand schema en opvolgende paragrafen zijn de hoofdactiviteiten van de verschillende onderdelen weergegeven. Alle deelprojectleiders zijn bovendien verantwoordelijk voor een overdrachtplan van hun projectactiviteiten en resultaten naar de lijnorganisatie. N.B. Het project Dekkingsplan water behoort niet tot de regionalisering, maar wel tot de scope van het inrichtingsplan Risico- & Crisisbeheersing (no. 25). DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 12 van 26 DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 13 van 26 Communicatie Hoofdresultaten/activiteiten 1. Communicatieve ondersteuning bestuurlijke bijeenkomsten 2. Communicatieve ondersteuning raadsbijeenkomsten 3. Communicatieve ondersteuning bijeenkomsten voor medewerkers (Samen1 cafés o.a.) 4. Diverse communicatiemiddelen ontwikkelen (folders, speciale Noorderrood edities inrichtingsplannen en –arbeidsvoorwaarden/plaatsingsproces, informatiefilm etc.) 5. Actuele informatievoorziening en communicatie via de website 6. Communicatieplan 2015 Nieuwe organisatie (waarin o.a. de gewenste cultuur van de organisatie is beschreven en het proces van cultuurverandering) Plaatsingsproces Hoofdresultaten/activiteiten: Dit projectonderdeel valt onder directe aansturing van de directie/projectleiding. 1. Opstellen functiebeschrijvingen en waardering van functies 2. Instellen Plaatsingscommissie 3. Selectie kwartiermakers/sleutelfunctionarissen 4. Inventarisatie over te nemen medewerkers 5. Belangstellingsregistratie 6. Plaatsen op ongewijzigde, passende functies, geschikte functie of lijst boventalligen 7. Opstellen en versturen voorgenomen plaatsingsbesluiten 8. Zienswijze- en bedenkingenprocedure 9. Voeren gesprekken 10. Nemen en versturen plaatsingsbesluiten en boventalligheidbesluiten 11. Bezwarenprocedure 12. Verzenden ontslagbesluit bij boventalligheid en ontslag Positie nieuwe Na benoeming van de sleutelfunctionarissen in hun rol als kwartiermaker worden zij lijnorganisatie nauw betrokken in het proces van overdracht vanuit de (deel)projectorganisatie naar de lijn. Iedere deelprojectleider draagt zorg voor een overdrachtsplan voor de lijnmanagers die als kwartiermaker zijn benoemd en levert een bijdrage aan de Handreiking kwartiermakers Brandweer, Risico- & Crisisbeheersing en Bedrijfsvoering. Overdracht van verantwoordelijkheden, taken en activiteiten vanuit de projectorganisatie vinden niet binnen één moment plaats, maar gefaseerd en e e oplopend in omvang in het 3 en 4 kwartaal. De projectorganisatie draagt in die zin haar leidende rol over aan de lijnorganisatie en treedt vanaf het moment dat de kwartiermakers in hun sleutelfuncties zijn benoemd, alleen nog ondersteunend aan de lijnorganisatie op. De mogelijkheid bestaat dat enkele projectactiviteiten ook na 1 januari 2015 nog als projectactiviteit voor een periode worden voortgezet uit praktische overwegingen, maar de aansturing hiervan vindt dan plaats door het lijnmanagement zelf. DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 14 van 26 5. Projectstructuur Projectorganisatie Het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord is opdrachtgever van het project. De bestuurlijke adviescommissie Brandweerzorg zal als Stuurgroep verder invulling geven aan dit opdrachtgeverschap. Jos Stierhout, algemeen directeur, treedt op als projectleider en Steven van de Looij, regionaal commandant, als plv. projectleider. Robert Hössen is projectsecretaris. Bij de diverse deelprojecten zijn de volgende personen deelprojectleider: Deelproject 1. Werkwijze beheersorganisatie brandweer 2. Werkwijze operationele organisatie brandweer 3. Risico- & Crisisbeheersing 4. Bedrijfsvoering 2.015 5. Personeel 6. ICT 7. Communicatie Deelprojectleider Rein Hulst René Mencke Paul van Duuren Petra Abma Piet Harlaar Harry Katstra Plaatsingsprocedure Overdracht naar lijnorganisatie Jos Stierhout, Steven van de Looij allen Ike Kortleven Hieronder is grafisch de projectorganisatie weergegeven. Figuur 4. De projectorganisatie DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 15 van 26 Rollen en verantwoordelijkheden In het project regionalisering zijn er voor de betrokken rollen verschillende verantwoordelijkheden. Hieronder wordt per rol de verantwoordelijkheden aangegeven. Algemeen Bestuur Het algemeen bestuur: • is opdrachtgever van het project • is bestuurlijk eindverantwoordelijk voor de regionalisering van de brandweer • stelt de begroting vast Dagelijks Bestuur Het dagelijks bestuur: • doet de voorbereiding van de besluitvorming richting het algemeen bestuur • informeert het algemeen bestuur gevraagd en ongevraagd over de voortgang van het project • neemt besluiten over bedrijfsvoeringaspecten • stelt het projectplan vast Stuurgroep / Bestuurlijke adviescommissie De stuurgroep oftewel de bestuurlijke adviescommissie, uitgebreid met gemeentesecretarissen (leden huidige klankbordgroep): • voert de bestuurlijke aansturing uit op het project • formuleert de voorstellen richting het dagelijks en algemeen bestuur • stuurt de projectleider aan en treedt op als bestuurlijk sparringpartner • beoordeelt tussenresultaten en de voortgang • informeert het algemeen bestuur gevraagd en ongevraagd over de voortgang van het project Projectleider De projectleider is verantwoordelijk voor: • het realiseren van het projectresultaat binnen de gestelde kaders • het bewaken van de voortgang (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie) van het project • het aansturen van de projectgroep en deelprojectgroepen • het voorbereiden van besluitvorming in de bestuurlijke adviescommissie • het optreden als WOR-bestuurder t.a.v. de BOR • het optreden als adviseur van de portefeuillehouder bedrijfsvoering t.a.v. BGO zaken • het regulier informeren van verschillende betrokkenen (platform vrijwilligers, gemeentesecretarissen, commandanten, etc.) Plv. projectleider De plv. projectleider: • ondersteunt de projectleider bij het uitvoeren van zijn taken • vervangt desgewenst de projectleider bij diens afwezigheid • draagt zorg voor een adequate afstemming tussen dit project en de brandweer lijnactiviteiten DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 16 van 26 Projectsecretariaat De projectleider laat zich ondersteunen door een projectsecretariaat bestaande uit een projectsecretaris, een projectadviseur, een communicatieadviseur en een projectsecretaresse. Het projectsecretariaat: • bewaakt mede namens de projectleider de voortgang van het project • bewaakt mede de samenhang tussen de deelprojecten • bereidt in overleg met de projectleider de vergaderingen van de projectgroep en de bestuurlijke adviescommissie en de BOR voor • bereidt de bestuurlijke besluitvorming inzake het project voor • ondersteunt daar waar nodig de projectleider • draagt zorg voor archivering van het project • regisseert de communicatie van het project • adviseert de projectleider, de projectgroep en adviescommissie over de interne en externe communicatie inzake het project • zet een communicatiestructuur op lokaal en regionaal niveau op Deelprojectleider (tijdsbesteding minmaal 2 dagen per week) De deelprojectleider is verantwoordelijk voor: • samen met de projectleider samenstellen van de deelprojectgroep • het realiseren van het resultaat, zoals beschreven in het deelprojectplan • het bewaken van de voortgang van het deelproject • het rapporteren aan de projectleider • het aansturen van de deelprojectgroep inclusief het voorbereiden en voorzitten van de deelprojectbijeenkomsten • de overdracht van de projectresultaten aan de lijnorganisatie • ondersteuning van de lijnorganisatie (kwartiermakers) in de transitieperiode Deelprojectleden (tijdsbesteding circa 1 tot 3 dagen per week) Een deelprojectlid is verantwoordelijk voor: • het verzorgen van specifieke kennis en kunde, zonder last of ruggespraak • het leveren van een daadwerkelijke bijdrage aan de realisatie van het deelresultaat • het geven van reflectie op en adviseren over conceptproducten en rapportages • het leveren van benodigde informatie ten behoeve van de deelprojectleider • samenwerking met de overige deelprojectleden en de deelprojectleider Lijnorganisatie/kwartiermakers • het sturend optreden naar de projectorganisatie bij de overdracht van de projectverantwoordelijkheden • het zorgdragen voor afstemming tijdens het transitieproces in samenwerking met de overdragende en ondersteunende (deel)projectorganisatie • het zorgdragen voor afstemming met de gemeentelijke organisaties tijdens het ontvlechtingproces tussen gemeenten en veiligheidsregio Deelname vertegenwoordigers BOR in project en deelprojecten • voor inzicht en begrip in de totstandkoming van de resultaten, nemen vertegenwoordigers van de BOR deel aan de projectgroep en de deelprojecten in de rol van toehoorder • doel van de toehoordersrol is ondersteuning in de adviesrol van de BOR; de vertegenwoordiger kan signaleren, specifieke kennis inbrengen, maar discussieert niet inhoudelijk mee. DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 17 van 26 Verantwoording en overlegstructuur Het bovenstaande betekent dus dat de deelprojectleiders verantwoordelijk zijn voor het leveren van de deelprojectresultaten en hierover verantwoording afleggen aan de projectleider. De projectleider is verantwoordelijk voor het realiseren van het projectresultaat en legt hiervoor verantwoording af aan de stuurgroep en uiteindelijk het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur neemt uiteindelijk de definitieve besluiten. Het project kent de volgende overlegstructuur: • algemeen/dagelijks bestuur en bestuurlijke adviescommissie/stuurgroep: volgens de vaste samenstelling en vergaderstructuur • agendaoverleg projectleider: bestaande uit de projectleider, plv. projectleider, en projectsecretaris (tweewekelijks) • projectgroep: bestaande uit de projectleider, plv. projectleider, deelprojectleiders en projectsecretaris (wekelijks) • deelprojectgroepen: bestaande uit de deelprojectleider en deelprojectleden Klankbordgroepen Voor de afstemming met commandanten en leidinggevenden veiligheidsregio, gemeentesecretarissen en gemeentelijke controllers zijn specifieke klankbordgroepen gevormd. Ook het overleg met de ambtenaren openbare orde en veiligheid zal naar behoefte de functie van klankbord vervullen. De projectleider presenteert zelf diverse deelresultaten aan deze groepen of laat dit doen, zowel op eigen initiatief als naar behoefte vanuit de doelgroepen. Mogelijk zullen voor andere doelgroepen ook klankbordgroepen worden geformeerd. Medezeggenschap en GO Bij de regionalisering van de brandweer is het van essentieel belang om de medezeggenschap op een goede en zorgvuldige wijze te organiseren. De wijze waarop het overleg met ondernemingsraden en georganiseerd overleg plaatsvindt, is in belangrijke mate aan de medezeggenschapsorganen zelf. De Bijzondere Ondernemingsraad heeft een verantwoordelijkheid ten aanzien van de nieuwe organisatie. De projectleider, algemeen directeur van veiligheidsregio NoordHolland Noord treedt op als WOR-bestuurder naar de BOR. De BOR zal gezamenlijk met de OR van de veiligheidsregio een voorstel opstellen voor de samenstelling van een ondernemingsraad voor de nieuwe organisatie, de overgangsperiode en de verkiezing van de nieuwe OR. De gezamenlijke GO’s, georganiseerd in het Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO), hebben een verantwoordelijkheid ten aanzien van het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket. De portefeuillehouder Bedrijfsvoering in het dagelijks bestuur is gemandateerd als vertegenwoordiger van de werkgever in het BGO met de vakorganisaties. Hij wordt hierbij ondersteund door de algemeen directeur en een gemeentesecretaris. Kwaliteitsbeheersing De deelprojectleiders van de deelprojecten spelen een belangrijke rol bij de kwaliteitsbewaking tijdens het project. • In het deelprojectplan werkt de deelprojectleider ook kwalitatief zijn resultaat uit. • Het deelprojectplan wordt na goedkeuring door de deelprojectgroep besproken in DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 18 van 26 • • Informatiebeheersing de projectgroep waarbij ook specifiek aandacht wordt besteed aan de kwaliteit van het uiteindelijke resultaat. De projectgroep zal besluiten over de definitieve inhoud van het deelprojectplan. De projectgroep adviseert uiteindelijk ook over de opgeleverde deel- en eindresultaten aan de projectleider. Informatiebeheersing houdt in dat alle relevante partijen steeds op de hoogte zijn van de voor hen relevante laatste stand van zaken van het te realiseren projectresultaat en de inhoudelijke projectactiviteiten. De beslisdocumenten worden gearchiveerd in het projectarchief dat door de projectsecretaris wordt beheerd. In dit projectarchief is ook de documentatie betreffende het gehele project opgenomen. Overige documenten van de deelprojecten worden beheerd door de deelprojectgroepen. DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 19 van 26 6. Projectplanning Start- en einddatum De startdatum van het project is maart 2014. Vanwege enerzijds de wettelijke verplichting per 1 januari 2014 de gemeentelijke brandweren op te heffen en anderzijds de wens om een zorgvuldig proces te doorlopen zal 2014 als een overgangsjaar gelden. Per 1 januari 2014 zijn de medewerkers en het materieel onder het gezag en de aansturing van de regionaal commandant gebracht. De huidige gemeentelijke budgetten en organisatiestructuren blijven intact tot 1 januari 2015. Per 1 januari 2015 treedt de geregionaliseerde situatie in werking. Dit projectplan wordt ter vaststelling aangeboden aan de stuurgroep regionalisering Brandweer en het dagelijks bestuur en ter advisering voorgelegd aan de Bijzondere Ondernemingsraad. Fasering De planning voor de regionalisering ziet er op hoofdlijnen als volgt uit. Een gedetailleerde, actuele planning gebaseerd op de deelprojectplannen die zijn opgesteld door de deelprojectleiders en vastgesteld binnen de projectgroep. De planning voor de hoofdactiviteiten vormt een aparte bijlage (1) bij dit plan. Fase Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Besluitvormingstraject Voorbereidingsfase Realisatiefase Beheerfase Wanneer 2011 – 29 juni 2012 30 juni – 31 maart 2013 1 mei 2013 – 1 april 2014 (uitloop 1 kwartaal vanwege conceptbegroting) 1 januari – 4 juli 2014, mogelijk een doorloop naar medio september 2014 15 maart 2014- 31 december 2014 Vanaf 1 januari 2015 DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 20 van 26 7. Middelen Projectbegroting Op basis van de deelprojectplannen van de deelprojectleiders is de projectbegroting opgesteld (zie bijlage 2). DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 21 van 26 Bijlage 1. Detailoverzicht activiteiten en resultaten Realisatiefase Beheersorganisatie • • • • • • • • • • • • • Operationele Organisatie • • • • • • • • • • • • • • • • • Risico- & Crisisbeheersing • • Handreiking kwartiermakers Procesbeschrijving Beleid en netwerken Procesbeschrijvingen Risicobeheersing (pro-actie, advisering en toezicht): Pro-actie Advisering Toezicht/handhaving Procesbeschrijvingen Brandveilig leven Procesbeschrijvingen Vakbekwaam worden Procesbeschrijvingen Vakbekwaam blijven Procesbeschrijvingen Operationele voorbereiding (beheer) Procesbeschrijvingen Incident bestrijding: Werkinstructies en onderliggende hulpdocumenten voor deze processen Regeling Pluspakketten Regeling/verordening Jeugdbrandweer Regeling Lokale activiteiten Regeling Personeelsvereniging (onder voorbehoud van noodzaak) Uitwerken en inrichten hybride 24-uurs uitruk Bereidheidonderzoek vrijwilligers hybride kazernes Uitwerking en start implementatie gemeentelijke verbeterplannen Dekkingsplan 2015 Ontwikkelen uniforme inzetmatrix inclusief variabele voertuigbezetting Opstellen capaciteitsplanning opleiding TS4 Uitrollen lesplannen TS4 Opleiden repressieve organisatie voor TS4 Opstellen capaciteitsplanning opleiding SIV2 en verkenningsvoertuig Ontwikkelen en uitrollen lesplannen SIV2 en verkenningsvoertuig Opleiden repressieve organisatie voor TS4 en verkenningsvoertuig Ontwikkelen en uitrollen lesplannen natuurbrandbestrijdingsvoertuig Opleiden repressieve organisatie voor natuurbrandbestrijdingsvoertuig Opstellen van een materieel spreidingsplan Onderzoeken mate beschikbaarheid vrijwilligerscapaciteit voor ruggengraatkazernes Opzetten planningen en roosters ruggengraatkazernes Opstellen opdrachten voor nieuw- en te ontwikkelen materieel Opstellen programma’s van eisen voor SIV2/verkenningsvoertuig, natuurbrandbestrijdingsvoertuig, blusplatvorm- en/of redplatvormvoertuigen Procesbeschrijvingen producten Risico- & Crisisbeheersing Handreiking kwartiermaker DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 22 van 26 Personeel • • • • • • • Personele regelingen Roosters en roosterregels, incl. hybride kazernes Check op rangenconversie: voorstel Lijst functievergelijking WAS-WORDT Gefaseerde implementatie blauwdruk AG5 VMS Realiseren koppeling AG5 VMS met PIMS@all Opstellen handleiding AG5 VMS Bedrijfsvoering 2.015 • • Handreiking kwartiermakers Bedrijfsvoering 2.015 Bouwen regieorganisatie Bedrijfsvoering 2.015 - Inkoopstrategie SBO, Programma van Eisen - Europese aanbesteding Managing Agent - Contractering Managing Agent - Plan van aanpak implementatie Managing Agent en start implementatie - Opstellen functiebeschrijvingen Bedrijfsvoering - Inventarisatie medewerkersbestand Bedrijfsvoering en WASWORDT-lijst - Werving Transitieteam - Ontwerp mobiliteitscentrum - Opstellen en uitvoeren Introductieprogramma en opleidingsplan - Regievoering regieorganisatie Bedrijfsvoering - Detailuitwerking klussenbank Systemen Bedrijfsvoering 2.015 - Opstellen Inkoopstrategie SBO, Programma van Eisen FMIS - Europese aanbesteding FMIS - Contractering FMIS - Implementatie FMIS (incl. acceptatietesten en koppelingen) - Opstellen teksten Social Intranet - Realiseren koppelingen FMIS en Social Intranet - Opstellen Inkoopstrategie SBO, Programma van Eisen Financieel systeem - Europese aanbesteding Financieel systeem - Contractering Financieel systeem - Implementatie Financieel systeem (incl. acceptatietesten en koppelingen) - Definiëring formatie en functieprofielen - Conversie personeelssysteem, realiseren import-export (csvbestand) AG5 en PIMS - Definitieve inrichting organisatiestructuur - Transitie van oud naar nieuw AG5 - Acceptatietest PIMS - AG5 - Opstellen structuur Digitaal Personeelsdossier - Contractering Centric extra modules Digitaal Personeelsdossier - Opschonen huidige VR-dossiers - Inrichten extra modules - Implementatie VR-dossiers - Digitaal Personeelsdossier per nieuwe medewerker samenstellen - Inpassen PD in nieuwe organisatiestructuur - Visiedocument Documentmanagementsysteem (DMS) • DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 23 van 26 • • • • • ICT Techniek Logistiek - Opstellen regionaal logistiek plan - Inventarisatie logistieke middelen - Deeluitwerking klussenbank productbladen - Uitwerking kaartenbak - Overdracht aan en begeleiding van Managing Agent - Effectuering logistiek plan Inrichting processen - Voorstel processenhuis Bedrijfsvoering 2.015 - Inventarisatie deelprocessen volgens producten dienstencatalogus BV 2.015 - Uitwerking procesflows - Opleveren matrix rollen regieorganisatie - Uitwerking productbladen - Definiëren managementinformatie BV 2.015 - Definiëren sturingsinformatie integraal managers - Opstellen KPI-dashboard - Inrichten managementinformatie - Inricht proces Continue verbeteren Content voor BV 2.015 - Opstellen raamwerk dataverzameling - Inventarisatie dataverzameling - Implementatie dataverzameling - Voorbereiding data voor systemen - Data in systemen en kwaliteitscontrole Acceptatie - Opzet ontwikkelprogramma - Opzet acceptatieprogramma - Uitvoering acceptatieprogramma en coachingsprogramma Contract- & leveranciersmanagement - Inventarisatie huidige contracten - Dataregistratie contracten - Opstellen strategie contracten voor Bedrijfsvoering - Opstellen Service Level Agreements met gemeenten - Opstellen procesflow samenwerking huisvesting met gemeenten - Inventarisatie rechtmatigheid - Overgang contracten van gemeenten naar veiligheidsregio & • Infrastructuur en Techniek: - Geïmplementeerd netwerkontwerp, inclusief voorbereiding op het nieuwe hoofdkantoor - Vaste telefonie actiecentra is vervangen - Realisatie van netwerkverbindingen naar alle VR-locaties - Op de posten WiFi, televisiesignaal en direct internet beschikbaar - Centrale hardware is ingericht en beschikbaar in het netwerk - Werkplekhardware is ingericht en beschikbaar in het netwerk - Een gezamenlijk contract voor vaste en mobiele telefonie voor VR en GGD. • Operationeel MDT en DBK/Geodata: DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 24 van 26 - - Alle operationele voertuigen van de VR zijn voorzien van werkende en beheerde MDT’s, waar nodig voorzien van Crash recovery, CityNAV of TomTomworks MDT-beheer is georganiseerd Landelijke Geoproxy is beoordeeld en geïmplementeerd. • Applicaties bedrijfsvoering plus HNW-faciliteiten: - Bedrijfsvoeringapplicaties (FMIS, Financieel, Plato, Pims, Inkoop, logistiek, Fleetmanagement, Documentmanagement) zijn beschikbaar in het netwerk en gekoppeld aan de juiste gebruikers - Nieuwe applicaties (Office 2014, FMIS, kaartenbak) zijn beschikbaar - Bestaande applicaties zijn uitgebreid en waar mogelijk voorzien van aanvullende koppelingen, zoals AG5/Pims/Intranet en Exact - Andere applicaties geconsolideerd (herzien in later stadium) - Onderlinge koppelingen zijn beschreven en waar mogelijk geïmplementeerd - Alle relevante applicaties zijn in een Intranetportal ondergebracht - Visio en Project zijn beschikbaar - Mobiel werken, digitaal vergaderen, documenten delen en follow-me printen worden ondersteund. • Applicaties operationele organisatie - ICT-ondersteuning voor de VTH-taken is georganiseerd - Two-way paging is gekoppeld aan de juiste kernregistraties - Op alle kazernes is geinventariseerd welke technische systemen er zijn. Hiervoor is bepaald: o Welke systemenen in het VR-netwerk moeten worden opgenomen en wanneer o Welke systemen lokaal of stand alone blijven bestaan of uitfaseren o Welke systemen door de gemeenten gefaciliteerd blijven en de afspraken hiervoor. - Indien van toepassing, inrichting van speciale werkplekken (Wabo, CAD voor VTH-taken) • Organisatie, processen en beleid - Visie en beleid op de ICT-samenwerking met de GGD is gezamenlijk vastgesteld - Personele regelingen voor ICT-voorzieningen zijn gezamenlijk met de GGD opgesteld - Processen zijn beschreven incl. KSF’s, KPI’s en KGI’s - Beleid en besluitvorming over Informatiebeveiliging en cloudstrategie zijn voorgelegd in de organisatie - Proof of concepts (testomgevingen) zijn waar nodig georganiseerd, uitgevoerd en beoordeeld. Communicatie • • • Brochure Opbrengsten Regionalisering Brandweer Organiseren en presentaties Samen1 cafés beroepsbrandweer, medewerkers bedrijfsvoering: Themabijeenkomst sleutelfuncties/postcommandanten DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 voor vrijwillige- en 25 van 26 • • • • • • • • • • • • • • Themabijeenkomsten plaatsingsproces Themabijeenkomst vrijwillige brandweerleden - breed en algemeen Ontwerpen, inrichten Sociaal intranet (click, call, face) Informatievoorziening via website Samen1 Berichtgeving via social media Speciale thema-edities Noorderrood: inrichtingsplannen, sociaal statuut/sociaal plan en plaatsingsprocedure (na onderhandelingsakkoord BGO) (animatie)films als ondersteunend materiaal bij het overbrengen van de boodschappen over de inrichting van de organisatie en de nieuwe werkwijzen Teksten voor lokale Korpsbladen Presentaties voor commandanten ter ondersteuning bij het informeren van de nieuwe gemeenteraden over de regionalisering Raadsinformatiebrochure over de regionalisering van de brandweer Ondersteunen Informatiebijeenkomst Impactanalyse voor burgemeesters, wethouders Financiën, gemeentesecretarissen en controllers (presentatie) Ontwerpen Raadspresentatie projectleiding Diverse persberichten Communicatieplan 2015 voor de nieuwe organisatie DOC-VR- Projectplan Regionalisering Brandweer Realisatiefase, versie 0.3 8 april 2014 26 van 26
© Copyright 2024 ExpyDoc
