Europese aanbesteding Accountantsdiensten Aanbestedingsleidraad Versie Datum Referentie Auteurs EA accountantsdiensten Definitief 12 augustus 2014 Ing. B.J. Vriezenga Pagina 1 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Begrippenlijst aanbesteding 3 Hoofdstuk 1 5 Inleiding 1.1. Algemeen 5 1.2. Korte beschrijving van de opdrachtgever 5 1.3. De aanbestedende dienst 6 1.4. Doel van de aanbesteding 6 Hoofdstuk 2 Aanbestedingsprocedure 8 2.1 Planning 8 2.2 Het stellen van vragen over de aanbestedingsleidraad 8 2.3 Wijze van aanbieden inschrijvingen 9 2.4 Voorwaarden inschrijver en inschrijving 9 2.5 Overige voorwaarden 11 Hoofdstuk 3 Aard en omvang van de opdracht 13 3.1 Omvang van de opdracht 13 3.2 Aard van de opdracht 13 3.3 Prestaties van de te contracteren opdrachtnemers 13 3.4 Algemeen 16 Hoofdstuk 4 Selectie- en gunningsprocedure 17 4.1 Beoordeling 17 4.2 Selectiecriteria 17 4.3 Gunningscriteria 18 4.4 Beoordelingsmethodiek 20 Bijlage 1. Checklist in te leveren documenten Bijlage 2. Eigen verklaring (S.2) Bijlage 3. Bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid (S.3) Bijlage 4. Verklaring kerncompetenties (S.4) Bijlage 5. Verklaring overige technische bekwaamheden (S.5) Bijlage 6. Conformiteitenlijst Bijlage 7. Gunningscriterium G.1: Prijs Bijlage 8. Gunningscriterium G.2: Kwaliteit Bijlage 9. Concept Raamovereenkomst Bijlage 10. Waterschapsinkoopvoorwaarden (AWVODI-2012) EA accountantsdiensten 24 25 27 28 29 30 33 34 36 37 Pagina 2 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Begrippenlijst aanbesteding In deze aanbestedingsleidraad worden begrippen gebruikt die hieronder worden gedefinieerd. Daar waar in deze aanbestedingsleidraad en/of de bijlagen product- of merknamen, typen, octrooien, abonnementsvormen, bepaalde productiemethoden of een bepaalde oorsprong of productie zijn genoemd, dient telkens als toevoeging te worden gelezen “of gelijkwaardig”. Aanbestedingsleidraad Het document “Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding Accountantsdiensten” waarin de opdrachtgever zijn eisen, wensen en voorwaarden heeft verwoord en waarop de inschrijver zijn inschrijving dient te baseren. Aanbestedingswet 2012 Besluit van 1 november 2012, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. De aanbestedingswet 2012 is de Nederlandse implementatie van de vigerende algemene Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur (AB) is het hoogste beslisorgaan bij de waterschappen en de gemeenschappelijke regelingen (GR’s). Algemene Inkoopvoorwaarden De algemene inkoopvoorwaarden van opdrachtgever zoals opgenomen in de bijlage van deze aanbestedingsleidraad. Combinatie Een samenwerkingsverband tussen twee of meer rechtspersonen waarbij de leden zich zowel gezamenlijk als hoofdelijk aansprakelijk stellen. De combinatie dient zich aan te melden als één inschrijver. GBLT Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn. Inschrijver De natuurlijke of rechtspersoon die een inschrijving heeft gedaan. Inschrijving Het geheel van inschrijvingsbrief en alle gevraagde informatie zoals door de opdrachtgever in dit beschrijvend document is gevraagd. Nota van inlichtingen Document waarin antwoorden op de geanonimiseerde vragen van inschrijvers worden gegeven zoals beschreven in de aanbestedingsleidraad. Onderaanneming De inschrijver is hoofdaannemer en maakt gebruik van een onderaannemer voor bepaalde delen van de opdracht. De inschrijver is echter verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht en volledig aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van de opdracht. Opdracht Het uitvoeren van de werkzaamheden ten behoeve van de opdrachtgever zoals omschreven in deze aanbestedingsleidraad en alle wijzigingen daarop ten gevolge van de nota van inlichtingen en de overeenkomst. EA accountantsdiensten Pagina 3 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Opdrachtgever De opdrachtgevers zijn de waterschappen Groot Salland, Reest en Wieden, Rijn en IJssel, Zuiderzeeland, Vallei en Veluwe, Aqualysis, GBLT en Waterstromen BV. In dit document verder te benoemen met “Opdrachtgever”. Dit laat onverlet dat iedere de opdrachtgever een individuele overeenkomst aangaat met de opdrachtnemer. Opdrachtnemer De inschrijver aan wie de opdracht in het kader van deze aanbesteding wordt gegund. Openbare procedure De aanbestedingsprocedure waarbij alle belangstellende leveranciers, aannemers of dienstverleners mogen inschrijven. Raamovereenkomst Overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer betreffende de voorwaarden die zullen gelden voor de daarna af te sluiten nadere overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, die naar de overeenkomst verwijzen. RBVW Regeling Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen. EA accountantsdiensten Pagina 4 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Hoofdstuk 1 1.1. Inleiding Algemeen Deze aanbestedingsleidraad is geschreven voor een openbare Europese aanbesteding aangaande accountantsdiensten voor de genoemde Waterschappen, Aqualysis, GBLT en Waterstromen BV. Meerdere organisaties nemen deel aan de aanbesteding. Het doel is te komen tot een overeenkomst met één opdrachtnemer. Inschrijvers worden uitgenodigd om op basis van de verstrekte informatie een inschrijving in te dienen met inachtneming van de eisen en wensen die in deze aanbestedingsleidraad, inclusief de bijlagen zijn geformuleerd. 1.2. Korte beschrijving van de opdrachtgever Een Waterschap is net als een gemeente een zelfstandige overheidsinstantie in de derde bestuurslaag. Het Waterschap zorgt, kort gezegd, voor veilige dijken, een juiste waterstand en schoon oppervlaktewater. Ofwel watersysteembeheer en zuiveringsbeheer. Deze taken samen noemen wij integraal waterbeheer. De deelnemende organisaties aan deze aanbesteding zijn: Waterschap Groot Salland (WGS) Het beheersgebied van het Waterschap Groot Salland ligt in het westelijke deel van de provincie Overijssel. De begrenzing van het beheersgebied is in grote lijnen gebaseerd op (deel)stroomgebieden. Het waterschap zelf maakt onderdeel uit van het Vecht/Zwarte Water stroomgebied, dat op zijn beurt weer deel uitmaakt van het stroomgebied van de Rijn. Binnen het werkgebied wonen ongeveer 365.000 mensen. Waterschap Reest en Wieden (WRW) Waterschap Reest en Wieden zorgt in Midden- en Zuidwest-Drenthe en in Noordwest-Overijssel voor schoon water, ruimte voor water, veilige dijken en droge voeten. Het beheergebied (van Assen tot Zwartsluis en van de Friese grens tot aan Orvelte) is 137.500 hectare groot, waaronder 35.000 hectare natuurgebied. Het merendeel van het beheergebied van Reest & Wieden wordt gebruikt door de landbouw. In het beheergebied wonen ongeveer 220.000 mensen. Waterschap Zuiderzeeland (ZZL) Waterschap Zuiderzeeland beheert het water in de polders van Oostelijk en Zuidelijk Flevoland en de Noordoostpolder. Ook de Blokzijler Buitenlanden (gemeente Steenwijkerland, provincie Overijssel) en de woonwijk Lemstervaart (gemeente Lemsterland, provincie Friesland) horen bij het beheersgebied. Binnen het werkgebied wonen ongeveer 400.000 mensen. Waterschap Rijn en IJssel (WRIJ) Met ruim 375 medewerkers verzorgt waterschap Rijn en IJssel het waterbeheer in OostGelderland, het zuiden van Overijssel en het zuidoosten van de Veluwe. In dit gebied zorgt het waterschap voor veilige dijken en kaden, het zuiveren van afvalwater van inwoners en bedrijven, voldoende en kwalitatief goed oppervlaktewater en het bevaarbaar houden van de Oude IJssel. Zie ook www.wrij.nl. Waterschap Vallei en Veluwe (WSVV) Waterschap Vallei en Veluwe ligt grotendeels in de provincie Gelderland. Een werkgebied dat deels begrensd wordt aan de oostkant door de rivier de IJssel. Aan de westkant de Utrechtse Heuvelrug. De Neder-Rijn vormt de zuidgrens en aan de noordkant houdt het waterschap bij de randmeren op. In het werkgebied van Waterschap Vallei en Veluwe leven ongeveer 1.030.000 inwoners. EA accountantsdiensten Pagina 5 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor LococensusTricijn (GBLT) GBLT is een gemeenschappelijke regeling en opgericht per 1 januari 2011 en heft en int waterschapsbelastingen en gemeentelijke belastingen voor zes waterschappen en vier gemeenten. Voor deze gemeenten geeft GBLT ook uitvoering aan de Wet WOZ. Uitgangspunt daarbij is de hoogste kwaliteit, tegen zo laag mogelijke kosten. Jaarlijks worden ca. 1,6 miljoen aanslagen opgelegd aan inwoners en bedrijven uit de provincie Utrecht, Gelderland, Flevoland, Overijssel en Drenthe. Aqualysis Aqualysis is een laboratorium dat voornamelijk werkzaamheden verricht voor zes waterschappen onder een gemeenschappelijke regeling. Daarnaast behoren gemeenten, rijksoverheid en bedrijven tot de klantenkring. Aqualysis is ontstaan uit een fusie tussen twee laboratoria van de waterschappen Regge en Dinkel (Almelo) en Groot Salland (Zwolle). In deze nieuwe gemeenschappelijke regeling (GR) nemen zes waterschappen deel, zij zijn tevens voor een gelijk deel eigenaar. De waterschappen betreffen Groot Salland, Reest en Wieden, Rijn en IJssel, Vallei en Veluwe, Vechtstromen en Zuiderzeeland. Waterstromen BV De holdingstructuur van Waterstromen BV is als volgt: Waterstromen BV Waterstromen Steenderen BV 100% Waterstromen Lichtenvoorde BV 100% Waterstromen Dongen BV 100% BIR BV 50% OWS BV 50% Waterstromen exploiteert installaties voor de zuivering van afval-, proces- en industriewater en de verwerking van organische slibben. Waterstromen is een 100% dochter van Waterschap Rijn en IJssel. 1.3. De aanbestedende dienst De aanbestedende dienst is het Waterschap Vallei en Veluwe. Vestigingsadres Steenbokstraat 10 7324 AX Apeldoorn Postadres Postbus 4142 7320 AC Apeldoorn De aanbesteding wordt begeleid door de heer B.J. Vriezenga, Adviseur Inkoop en aanbesteden bij Waterschap Vallei en Veluwe. Communicatie met betrekking tot deze aanbesteding kan uitsluitend plaatsvinden via Tenderned. Het is niet toegestaan tijdens de aanbestedingsprocedure rechtstreeks contact op te nemen met medewerkers van de deelnemende partijen over deze aanbesteding. 1.4. Doel van de aanbesteding De opdrachtgever heeft als voornemen een raamovereenkomst af te sluiten voor de accountantsdiensten. De volgende CPV code is van toepassing op deze aanbesteding: 79200000 Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten. Er wordt een overeenkomst afgesloten met één en dezelfde opdrachtnemer per deelnemende organisatie, met ingang van boekjaar 2015. EA accountantsdiensten Pagina 6 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Deze raamovereenkomst wordt onder de uniforme algemene inkoopvoorwaarden van het waterschap afgesloten, met een looptijd van drie (3) jaar tegen een vaste prijs, met de optie tot verlenging van een (1) maal één (1) jaar. De deelnemende organisaties hebben allen de intentie om van het optiejaar gebruik te maken. De voor de oorspronkelijke contractperiode overeengekomen bepalingen blijven tijdens de verlenging onverkort van kracht, tenzij in gezamenlijk overleg anders wordt bepaald en vastgelegd. Wanneer de procedure volgens planning verloopt, heeft de opdrachtgever de intentie de raamovereenkomst volgens planning in te laten gaan. EA accountantsdiensten Pagina 7 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Hoofdstuk 2 2.1 Aanbestedingsprocedure Planning De onderstaande planning geeft enig inzicht hoe de opdrachtgever het tijdpad van deze aanbesteding heeft uitgezet en welke fasen daarvan deel uit maken. Deze planning is indicatief en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Activiteit Data Publicatie aanbestedingsleidraad op www.tenderned.nl Sluitingsdatum indienen vragen Publicatie nota van inlichtingen op www.tenderned.nl Sluitingsdatum indienen inschrijving Opening inschrijvingen Beoordelingen inschrijvingen Bekendmaking top 2 Presentatie top 2 Uitslag presentatie inschrijvingen en voorgenomen gunning Bezwaartermijn (Stand-still termijn) AB-Besluit Gunningsbesluit Ondertekening overeenkomst Start dienstverlening 10 oktober 2014 20 oktober 2014 1 november 2014 20 november 2014 16.00u 20 november 2014 2014 16.01u Tot 4 december 2014 4 december 2014 8 – 10 december; 13.00u – 17.00u 11 december 2014 11 december t/m 6 januari 2015 17 maart 2015 18 maart 2015 April 2015 Interim-controle 2015 2.2 Het stellen van vragen over de aanbestedingsleidraad De houders van de aanbestedingsleidraad hebben de gelegenheid tot het stellen van vragen en kunnen alleen gedurende deze periode ook opmerkingen maken op de conceptraamovereenkomst. Vragen over de aanbestedingsleidraad en opmerkingen op de concept-raamovereenkomst dienen via Tenderned ingediend te worden. De vragen en opmerkingen dienen uiterlijk op de datum als genoemd in de planning via Tenderned gesteld te zijn. Van de beantwoording van de vragen en overige verstrekte informatie wordt door opdrachtgever een geanonimiseerde nota van inlichtingen opgemaakt, die integraal deel uitmaakt van dit aanbestedingsdocument. Deze nota van inlichtingen zal volgens planning gepubliceerd worden op www.tenderned.nl. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het downloaden van de nota van inlichtingen. De opdrachtgever zal tevens alle opmerkingen op de concept raamovereenkomst verwerken in de nota van inlichtingen en zal daarbij aangeven of dit leidt tot een wijziging van de conceptovereenkomst. Bij vaststelling van de nota van inlichtingen wordt de conceptovereenkomst definitief gemaakt. Daarna zijn geen wijzingen op de raamovereenkomst meer mogelijk. De definitieve raamovereenkomst is bindend voor de inschrijver. Na afloop van deze informatieronde kunnen inschrijvers geen vragen meer stellen en/of opmerkingen maken, tenzij deze betrekking hebben op de nota van inlichtingen. Middels de nota van inlichtingen kan de opdrachtgever tevens punten in de aanbestedingsleidraad wijzingen. Door of namens de opdrachtgever verstrekte inlichtingen na verzending van de aanbestedingsleidraad zijn alleen bindend voor zover zij schriftelijk zijn vastgelegd in de nota van inlichtingen. Mondelinge toezeggingen hebben geen enkele rechtsgeldigheid. Alle vragen en opmerkingen die EA accountantsdiensten Pagina 8 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten later worden aangeleverd of die niet worden aangeleverd op de voorgeschreven manier, worden niet in behandeling genomen. 2.3 Wijze van aanbieden inschrijvingen 1. Met nadruk wijzen wij de inschrijvers erop dat de inschrijving overzichtelijk dient te zijn. Inschrijver dient voor de beantwoording van de bijlagen de lay-out te gebruiken van de bijlagen zelf. De bijlagen zijn als Word, Excel en PDF-file verstrekt tegelijk met deze aanbestedingsleidraad. 2. In de inschrijving dient de volgorde van de bijlagen aangehouden te worden. Elke aparte bijlage dient gescheiden te worden door genummerde tabbladen. Elk tabbladnummer dient te corresponderen met het nummer van de bijlage. 3. De inschrijving en alle eventuele bijbehorende documenten en bijlagen dienen op Tenderned geplaatst te worden. Om er zeker van te zijn dat de documenten tijdig op Tenderned zijn geplaatst wordt geadviseerd niet te wachten tot de laatste dag. Er kan zich op welke wijze dan ook altijd een (digitale) storing voor doen. 4. Inschrijvingen die na het uiterste moment van indienen worden ontvangen, worden niet in behandeling genomen. Het risico van computerstoring van Tenderned of vertraging in de het systeem komt voor rekening van de inschrijver. 5. Vertegenwoordigers van inschrijver kunnen niet bij de opening aanwezig zijn. Bij de opening worden alleen de namen van de inschrijvers aangegeven. Op zeer korte termijn na opening wordt het proces-verbaal van opening gepubliceerd op de website www.tenderned.nl. 2.4 Voorwaarden inschrijver en inschrijving 1. Het indienen van een inschrijving houdt in dat door inschrijver onvoorwaardelijk met de bepalingen, eisen, wensen en voorwaarden van deze aanbestedingsleidraad en de nota van inlichtingen wordt ingestemd. 2. De inschrijver mag de gegevens die de opdrachtgever hem in verband met deze aanbestedingsleidraad ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De inschrijver dient vertrouwelijk om te gaan met de door de opdrachtgever verstrekte informatie. De opdrachtgever behandelt de door de inschrijver verstrekte informatie eveneens vertrouwelijk. 3. De inschrijver zal zich onthouden van gedragingen die de mededinging tussen de inschrijvers beperkt. In het bijzonder zal de inschrijver geen informatie over zijn inschrijving uitwisselen met andere inschrijvers of met derden. 4. Voor de opdracht komen alleen inschrijvers in aanmerking die zowel op de dag van de voorgenomen gunning als op de dag van contractsluiting voldoen aan de eisen die in de aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. 5. De persoon die de gevraagde bijlagen en eventuele andere documenten ondertekent, dient bevoegd te zijn de inschrijver te vertegenwoordigen en rechtsgeldig te binden. Deze bevoegdheid dient te blijken uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel, dan wel rechtsgeldig ondertekende machtiging. 6. Inschrijvingen die op wezenlijke punten in strijd zijn met deze aanbestedingsleidraad en bijbehorende documentatie, of gedaan worden onder wezenlijk afwijkende voorwaarden, zijn onrechtmatig en daarmee ongeldig. Het gevolg is dat inschrijver wordt uitgesloten van verdere deelname aan de procedure. 7. De opdrachtgever onderhandelt niet over prijzen. De inschrijver krijgt slechts eenmaal de EA accountantsdiensten Pagina 9 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten gelegenheid een inschrijving uit te brengen, tot uiterlijk datum en tijdstip zoals genoemd in de planning. 8. De door inschrijver aangeboden prijzen en/of tarieven dienen marktconforme prijzen en tarieven te zijn, zodanig dat er geen sprake lijkt te zijn van een abnormaal laag lijkende inschrijving. Wanneer een inschrijving is gedaan die in verhouding tot de te verrichten opdracht abnormaal laag lijkt, verzoekt opdrachtgever via Tenderned om de door hen nodig geachte verduidelijkingen. Hierna kan opdrachtgever eventueel overgaan tot afwijzing van de inschrijving. 9. De inschrijving dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 120 dagen na sluitingsdatum. Gedurende deze periode is de inschrijving onvoorwaardelijk en bindend. De inschrijving is een onherroepelijk aanbod in de zin van artikel 6:219 van het Burgerlijk Wetboek; prijzen en condities kunnen gedurende deze periode niet worden gewijzigd. De opdrachtgever kan de gestanddoeningstermijn eenmaal eenzijdig met een periode van 60 dagen verlengen. Een inschrijver kan aan de verlenging geen rechten ontlenen op verkrijging van de opdracht. Indien in het kader van de onderhavige aanbesteding een kort geding aanhangig is, eindigt de termijn van gestanddoening twintig (20) kalenderdagen na de dag waarop in eerste aanleg is beslist. De opdrachtgever zal de inschrijver hiervan per omgaande berichten. 10. Door de opdrachtgever worden geen kosten vergoed betreffende het uitbrengen van de inschrijving. Correspondentie en ontvangen inschrijvingen zullen na afloop niet aan de inschrijver worden geretourneerd en worden eigendom van de opdrachtgever. 11. De inschrijving en alle overige correspondentie dienen in de Nederlandse taal gesteld te zijn. 12. Deze aanbestedingsleidraad met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, gelieve dan de opdrachtgever hier van op de hoogte te stellen. Indien naderhand blijkt dat deze aanbestedingsleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet door inschrijvers zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de inschrijver. 13. Het is de inschrijver toegestaan om in combinatie of met gebruikmaking van onderaannemers aan te bieden. In geval van een combinatie dient de inschrijver duidelijk aan te geven wie gedurende het aanbestedingstraject, de implementatie- en overeenkomstperiode de financiële verantwoording draagt, de leiding heeft (penvoerder is), eindverantwoordelijke is voor zowel eigen werkzaamheden als de werkzaamheden van de andere leden van de combinatie en dus aanspreekpunt voor opdrachtgever is. Ieder lid van de combinatie dient een verklaring te ondertekenen waaruit blijkt dat alle tot de combinatie behorende ondernemingen zich bij eventuele gunning zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de volledige en juiste uitvoering van de overeenkomst in al zijn onderdelen. Ook dienen alle leden die deelnemen aan de combinatie de bijlagen met betrekking tot de selectiecriteria (S.1 en S.2) in te vullen en te ondertekenen. Hieruit moet de opdrachtgever kunnen afleiden dat de deelnemers gezamenlijk voldoen aan de gestelde selectiecriteria. De selectiecriteria S.3 en S.4 dient door de combinatie ingevuld te worden. Het vormen van een combinatie na het indienen van de inschrijving is niet toegestaan. In geval van onderaanneming is de hoofdaannemer (de inschrijver die de inschrijving indient) volledig aansprakelijk voor alle afspraken die volgen uit de overeenkomst. Aan de inschrijving dient een door de onderaannemer ondertekende verklaring te worden toegevoegd, waarin wordt verklaard dat de onderaannemer haar middelen volledig ter beschikking zal stellen aan de inschrijver, zodat de inschrijver daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de aan te besteden opdracht noodzakelijke middelen van de onderaannemer. EA accountantsdiensten Pagina 10 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten 2.5 Overige voorwaarden 1. Tijdens de periode van beoordeling zal de opdrachtgever geen enkele informatie geven aan inschrijvers over de stand van zaken. 2. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op hun juistheid te controleren. Indien de inschrijving onduidelijkheden bevat kan de opdrachtgever verzoeken om een nadere toelichting op de inschrijving. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan tot uitsluiting leiden. Inschrijvers dienen onder meer de door hen in het kader van de gunning overlegde getuigschriften en documenten op verzoek van de opdrachtgever toe te lichten. 3. Het resultaat van de beoordeling zal schriftelijk en gelijktijdig aan alle inschrijvers bekend worden gemaakt via Tenderned. 4. De opdrachtgever is niet verplicht interne (aanbestedings-) documenten, zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning, aan de inschrijvers bekend te maken. 5. Er zal na de bekendmaking van het resultaat van de beoordeling een periode van twintig (20) kalenderdagen in acht worden genomen om afgewezen inschrijvers de gelegenheid te geven nadere informatie te verkrijgen dan wel om kenbaar te maken dat zij rechtsmiddelen willen inzetten tegen de afwijzing. 6. Iedere inschrijver die het niet met de voorgenomen gunningsbeslissing eens is, dient binnen twintig (20) kalenderdagen na bekendmaking van het resultaat van de beoordeling, een civiel kort geding aanhangig hebben gemaakt bij de voorzieningenrechter te Arnhem. De opdrachtgever dient hiervan gelijktijdig in kennis te worden gesteld door toezending van een kopie van de dagvaarding. Indien niet binnen twintig (20) kalenderdagen na verzending van de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde inschrijvers geen bezwaren meer maken naar aanleiding van de beslissing en hebben zij hun rechten ter zake verwerkt. Opdrachtgever is in dat geval dan ook vrij om gevolg te geven aan de geuite beslissing. De gepasseerde inschrijvers hebben in genoemd geval evenzeer hun rechten verwerkt in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen. Indien een kortgeding aanhangig is gemaakt, zal niet worden overgegaan tot gunning, tenzij onverwijlde spoed dit noodzakelijk maakt. 7. De opdrachtgever is gerechtigd de overeenkomst met de opdrachtnemer met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien uit een onherroepelijke uitspraak van een rechter volgt dat de gunningbeslissing of de werkzaamheden onrechtmatig zijn of de werkzaamheden om welke reden dan ook opnieuw moeten worden aanbesteed. Aan een dergelijk beëindigingbesluit kan door de opdrachtnemer geen enkel recht op vergoeding van enige kosten of schade worden ontleend. 8. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om niet te gunnen. Ook in dat geval kan een inschrijver geen enkele aanspraak maken op de vergoeding van inschrijfkosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade jegens de opdrachtgever. 9. Leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de inschrijver worden hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen. 10. Op deze aanbesteding is het Nederlandse recht van toepassing. 11. In het kader van deze aanbesteding zijn varianten en alternatieven niet toegestaan. 12. Deze opdracht is niet onderverdeeld in percelen. Inschrijven op een gedeelte van de opdracht is niet toegestaan. De deelnemende waterschappen zijn genoodzaakt uit bedrijfsvoeringaspecten dezelfde accountant te hebben als het belastingkantoor GBLT. Het EA accountantsdiensten Pagina 11 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten grootste deel van de omzet van de deelnemende waterschappen wordt opgelegd en geïnd door GBLT. Door het inzetten van dezelfde accountant ontstaat geen discussie over aansluiten van cijfers en controleverklaringen. Tevens is de planning van de jaarstukken met de controleverklaringen vanzelf beter geregeld, hetgeen noodzakelijk is voor het bestuurlijke vaststellingstraject. Het vaststellen, controleren van de jaarrekeningen verloopt hierdoor sneller, beter en goedkoper. Gezien de mogelijkheid van inschrijven als combinatie (zie paragraaf 2.4, artikel 13) heeft ook het MKB voldoende toegang tot de opdracht. EA accountantsdiensten Pagina 12 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Hoofdstuk 3 Aard en omvang van de opdracht Dit hoofdstuk omschrijft de gewenste prestaties van de te contracteren opdrachtnemer en de geraamde omvang van de opdracht. 3.1 Omvang van de opdracht De geraamde omvang van de opdracht is € 163.000,- (excl. BTW) op jaarbasis. De onderstaande tabel toont de geraamde omvang van de opdracht per jaar per deelnemende organisatie. Organisatie Totaal Waterschap Zuiderzeeland (ZZL) Waterschap Rijn en IJssel (WRIJ) Waterschap Groot Salland (WGS) Waterschap Reest en Wieden (WRW) Waterschap Vallei en Veluwe (WSVV) Aqualysis GBLT Waterstromen BV (per jaar, excl. BTW) Jaarvolume € 18.000,€ 20.000,€ 30.000,€ 18.000,€ 21.500,€ 10.000,€ 32.500,€ 13.000,€ 163.000,- Dit bedrag omvat de dienstverlening ten aanzien van de interimcontrole en controle jaarrekening. Specifieke controleopdrachten en de additionele dienstverlening zijn in dit bedrag niet opgenomen. De gegeven cijfers zijn uitsluitend ter indicatie. Hieraan kan de inschrijver geen rechten ontlenen. De daadwerkelijke omzet kan verschillen. De opdrachtgever geeft geen omzetgaranties. 3.2 Aard van de opdracht 3.3 Prestaties van de te contracteren opdrachtnemers Het activiteitenjaar voor de accountant start in januari van elk jaar met het indienen van een plan voor de controle van de jaarrekening. Het plan beschrijft naast een tijdsplanning, tevens de geplande inzet van het controleteam en de wijze van samenwerking met de opdrachtgever. De accountant dient er rekening mee te houden dat de organisaties zich dienen te houden aan de Waterschapswet en Regeling Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen en de van toepassing zijnde verordeningen, controleprotocollen en het normenkader. De dienstverlening geldt voor alle deelnemende waterschappen, GBLT, Aqualysis en Waterstromen en is onderverdeeld in: A. B. C. D. E. Interimcontrole inclusief EDP-audit Controle jaarrekening Controle belastingheffing, -inning en –afdrachten (geldt uitsluitend voor GBLT) Controle jaarrekening Waterstromen BV Specifieke controleopdrachten & additionele diensten In de volgende paragrafen worden de dienstverleningen verder uitgelicht. 3.3.1 A. Interimcontrole inclusief EDP-audit Ieder jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd met daarin meegenomen de EDP-audit. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het dagelijks bestuur en/of aan het management van de organisatie (de managementletter). Het moment van de interim-controle en EDP-audit dient per individuele organisatie te worden afgestemd. EA accountantsdiensten Pagina 13 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Voorafgaand aan de interimcontrole vindt een pré-audit bespreking plaats tussen enerzijds de accountant en anderzijds (vertegenwoordigers van) het directieteam. Hierbij wordt ingegaan op algemene ontwikkelingen binnen de organisatie en wordt nagegaan welke de belangrijkste aandachtspunten zijn voor de interimcontrole. Tijdens deze controle zal de accountant zich een oordeel vormen over de kwaliteit van de Administratieve Organisatie, inclusief de daarin opgenomen maatregelen ter interne controle. De accountant legt zijn bevindingen, evenals de daaruit voortvloeiende aanbevelingen, vast in de vorm van een managementletter. Het concept wordt mondeling toegelicht en voorzien van het commentaar van de betreffende managementleden en/of dagelijks bestuur. 3.3.2 B. Controle jaarrekening In onderstaande tabel wordt per organisatie de gewenste planning aangegeven van interimcontrole en jaarrekeningcontrole. Organisatie Interimcontrole Waterschap Zuiderzeeland (ZZL) Waterschap Rijn en IJssel (WRIJ) September/oktober September/oktober Waterschap Groot Salland (WGS) September Waterschap Reest en Wieden (WRW) Oktober Waterschap Vallei en Veluwe (WSVV) September/oktober Aqualysis GBLT Waterstromen BV September 1e volledige week juli September/oktober Jaarrekeningcontrole 3e/4e week maart Medio april (medio mei controleverklaring) April (2e week mei controleverklaring) Begin april (medio mei controleverklaring) Eind maart (controleverklaring eind april) 1e volledige week februari 1e volledige week februari Maart-begin april (controleverklaring eind april) De controle van de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant. De accountantscontrole is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen van het Algemeen Bestuur van het waterschap); • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college van dijkgraaf en heemraden opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 98a Waterschapswet (zie RBVW); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Verslag van bevindingen Over de jaarrekeningcontrole wordt een voorlopig verslag an bevindingen uitgebracht. Het college van dijkgraaf en heemraden wordt vervolgens in de gelegenheid gesteld om: • herstelmaatregelen te treffen • te reageren op de door de accountant geconstateerde onrechtmatigheden en onvolkomenheden • te reageren op de controleverklaring en het verslag van bevindingen. In overeenstemming met de Waterschapswet wordt naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd conform het Waterschapsbesluit. De accountant rapporteert zijn bevindingen, in afstemming met de betreffende organisatie uiterlijk vóór de uiterste datum EA accountantsdiensten Pagina 14 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten conform bovenstaande tabel, via een accountantsverslag. Het accountantsverslag wordt zonodig mondeling toegelicht aan het bestuur. Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in het controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door het waterschap gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging d.m.v. onder andere de EDP-audit. Controleverklaring In de verklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze verklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Jaarrekeningdossiers Ten behoeve van bovenstaande jaarcontrole zullen door de organisatie jaarrekeningdossiers ingericht worden, waarin gegevens, documentatie en specificaties van verschillende jaarrekeningposten opgenomen zijn. Ook worden opgenomen de niet uit de balans blijkende verplichtingen en gebeurtenissen na balans datum, die nog niet in de financiële administratie zijn verwerkt maar wel betrekking hebben op het boekjaar. 3.3.3 C. Controle belastingheffing, -inning en –afdrachten Deze controle geldt uitsluitend voor GBLT. Naast de controle van de jaarrekening dient voor 1 maart een controleverklaring afgegeven te worden op de juistheid en de volledigheid van de belastingopbrengsten en de belastingafdrachten aan de deelnemers van GBLT. Tevens dient over de belastingopbrengsten een verklaring afgegeven te worden over de rechtmatige uitvoering van deze taken. 3.3.4 D. Controle jaarrekening Waterstromen BV Waterstromen verlangt alleen een controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening van Waterstromen BV (enkelvoudig en geconsolideerd). Het bedrijf heeft 25 mensen in dienst. De omzet bedraagt € 7,5 miljoen. Het balanstotaal is kleiner dan € 20 miljoen. De eisen die Waterstromen stelt aan de te benoemen accountant en de bijbehorende dienstverlening zijn: • Verstand van de dagelijkse gang van zaken bij een profit-organisatie; • Ter zake kundig als het gaat om de waardering van de post “Onderhanden werk”; • Gedegen kennis van de afdracht van vennootschapsbelasting; • Bekend met de regels en voorschriften inzake BTW. 3.3.5 E. Specifieke controleopdrachten & Additionele diensten 3.3.5.1 Specifieke controleopdrachten De opdrachtgever voert jaarlijks specifieke projecten en/of activiteiten uit voor diverse overheden en instanties die, op grond van subsidie- of contractvoorwaarden, regelmatig een afzonderlijke controleverklaring vereisen bij de financiële verantwoording. De aard en omvang van de accountantscontrole, wordt bepaald door de vigerende specifieke regelgeving. Zowel het aantal als de omvang van deze projecten en/of activiteiten varieert jaarlijks. Ook kunnen de subsidievoorwaarden verschillen. De opdrachtgever, is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoordingen in overeenstemming met de subsidievoorwaarden. Het is van groot belang dat de accountant EA accountantsdiensten Pagina 15 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten bijdraagt om, rekening houdend met de specifieke subsidievoorwaarden, de projectadministratie op een praktische en efficiënte wijze uit te voeren. Mogelijke interpretatieverschillen over de wijze van verantwoorden dienen vroegtijdig te worden voorkomen. De accountant moet bereid zijn om, voorafgaande aan de uitvoering van een specifieke controleopdracht en rekening houdend met de subsidievoorwaarden, de aard en omvang van een project en de controle door de opdrachtgever zelf, in overleg met opdrachtgever een „all in‟ prijs (exclusief BTW) overeen te komen. 3.3.5.2 Additionele diensten De opdrachtgever verwacht van de accountant, dat hij naast zijn controleactiviteiten, in staat is tot het uitvoeren van een aantal additionele diensten. Te denken valt aan onderwerpen als: Public Governance (in control statements) Risicobeheer Fiscale zaken De opdrachtgever wil op afroep een beroep kunnen doen op deze additionele dienstverlening. Hij behoudt zich overigens het recht voor om additionele dienstverlening ook bij een ander, dan de opdrachtnemer van de aanbestede accountantsdiensten, af te nemen. 3.4 Algemeen 3.4.1 Adviesfunctie Deze dient op eigen initiatief of op verzoek van de opdrachtgever plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan we alle activiteiten ten behoeve van de opdrachtgever voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang, bijvoorbeeld adviezen op basis van controlebevindingen en adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt hiervoor niet gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met het management en bestuursleden wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De opdrachtgever verlangt van de accountant een proactieve en creatieve opstelling. Separaat kan de accountant worden gevraagd een advies uit te brengen dat de natuurlijke adviesfunctie overstijgt (voor zover niet strijdig met de onafhankelijke positie van de accountant als controlerend accountant). Dit betreft doorgaans uitgebreidere advisering van meer specialistische aard binnen het ruim gedefinieerde vakgebied accountancy, fiscaliteit en aanverwante vakgebieden. Deze werkzaamheden dienen te vallen onder de functies van “Specifieke opdrachten en additionele diensten”. 3.4.2 Kennis, deskundigheid en inzet medewerkers De opdrachtgever heeft de factor continuïteit hoog in haar vaandel en verwacht dan ook dat de betrokken accountant de opdrachtgever duurzaam als één van zijn primaire markten zal beschouwen. De betrokken accountant moet (binnen zijn organisatie) terug kunnen vallen op deskundigheid om zijn werkzaamheden zo goed mogelijk te kunnen vervullen en dit ook in dit traject kunnen aantonen. Gewenst is een vast controleteam per opdrachtgever met brancheervaring. Bovendien gaat onze voorkeur uit naar één tekend partner voor alle opdrachtgevers. Verder hecht de opdrachtgever waarde aan een zorgvuldige en adequate communicatie met de betrokken accountant. Het controleteam moet aantoonbare kennis en kunde hebben van de voorschriften bij de opdrachtgever. EA accountantsdiensten Pagina 16 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Hoofdstuk 4 4.1 Selectie- en gunningsprocedure Beoordeling Gunning vindt plaats op basis van de vanuit het oogpunt van de opdrachtgever economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). De heer B.J. Vriezenga beoordeelt de inschrijvingen op de selectiecriteria. Een beoordelingsteam bestaande uit financiële medewerkers en bestuursleden van de deelnemende partijen, beoordeelt de inschrijvingen op de gunningscriteria. Via selectiecriteria (stap 1) wordt de geschiktheid van de inschrijver vastgesteld. De beoordeling is een binaire beoordeling: Inschrijver voldoet wel (Ja) of voldoet niet (Nee). Alleen inschrijvers die voldoen aan alle minimum gestelde selectie eisen (Ja+gevraagde bewijs) zijn gekwalificeerd voor de verdere beoordeling van de gunningscriteria. Via de gunningseisen (stap 2) wordt beoordeeld of de inschrijver conform de minimum gestelde eisen van de opdrachtgever de opdracht uit kan uitvoeren. Ook dit is een binaire beoordeling: Inschrijving voldoet wel of voldoet niet. Alleen inschrijvers, die aan al deze minimum eisen (Ja + eventueel gevraagd bewijs) voldoen, zijn gekwalificeerd voor de verdere beoordeling van de inschrijving op de gunningswensen. Tot slot vindt een beoordeling van de gunningswensen (stap 3) plaats. Deze zijn uitgesplitst naar: • Kwaliteit • Prijs Inschrijvingen die niet voldoen aan de minimum gestelde selectiecriteria of niet akkoord gaan met de gunningscriteria met een uitsluitend karakter, worden terzijde gelegd. De inschrijver met het hoogste scoretotaal van de beoordeling komt in aanmerking voor de uiteindelijke gunning van de opdracht. Het gunningsadvies wordt door de algemeen besturen van de deelnemende organisaties vastgesteld, waarna tot bekendmaking van het besluit tot voorgenomen gunning wordt overgegaan. Uitvoering van de aanbesteding, voorgenomen en definitieve gunning en contractering vindt plaats binnen de kaders, die zijn vermeld in het hoofdstuk aanbestedingsprocedure. 4.2 Selectiecriteria Selectiecriteria (S) = stap 1. Beantwoording dient te geschieden middels het invullen van de bijlagen 2 tot en met 5. Inschrijvers, die aan alle selectie eisen voldoen (Ja+gevraagde bewijs) zijn gekwalificeerd voor de verdere beoordeling van de gunningscriteria. S.1 Eigen Verklaring (Bijlage 2) Inschrijver dient deze eigen verklaring juist en volledig in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Ja/Nee S.2 Bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid (Bijlage 3) Inschrijver dient deze eigen verklaring juist en volledig in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Ja/Nee S.3 Verklaring kerncompetenties (Bijlage 4) Voor onderhavige opdracht zijn kerncompetenties gedefinieerd. De volgende kerncompetenties zijn gedefinieerd: • Kennis van en ervaring met het uitvoeren van accountantsdiensten in Ja/Nee EA accountantsdiensten Pagina 17 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten • • • een omgeving die vergelijkbaar is qua omvang en aantal medewerkers, diversiteit en complexiteit met die van een waterschap. Opdrachtgever verlangt van de accountant dat er voldoende kennis en ervaring aanwezig is rondom de waterschapsorganisatie, regelgeving op waterschapsgebied en actuele ontwikkelingen. Ervaring met het opstellen van een controleverklaring bij de jaarrekening. Ervaring met het opstellen van Verklaringen ten behoeve van eindafrekeningen van (subsidie)projecten. Door middel van referenties toont Inschrijver aan dat hij over voldoende deskundigheid en ervaring beschikt met betrekking tot de onderhavige aanbesteding. Inschrijver dient door middel van het overleggen van twee referenties aan te tonen dat voldaan wordt aan de gestelde kerncompetenties. De referenties dienen in de afgelopen drie jaren te zijn verricht/uitgevoerd (terug te rekenen vanaf sluitingsdatum van Inschrijving). De gevraagde referenties behoeven niet naar aard, hoeveelheid of omvang en het doel van de uitgevraagde opdracht gelijk te zijn, maar wel op onderdelen van de opdracht vergelijkbaar met de gevraagde kerncompetenties. Een referentieopdracht behoeft niet afgerond te zijn, mits deze referentieopdracht minimaal 1 jaar in uitvoering is en aan de gestelde eis voldaan is. S.4 4.3 Verklaring overige technische bekwaamheid (Bijlage 5) Ja/Nee Gunningscriteria Er wordt een dienstovereenkomst aangegaan met één inschrijver, die de vanuit het oogpunt van de opdrachtgever de economisch meest voordelige inschrijving heeft, gelet op onderstaande minimumeisen en gunningscriteria. 4.3.1 Gunningseisen Minimumeisen met uitsluitend karakter = stap 2. Beantwoording dient te geschieden middels het invullen van de conformiteitenlijst (bijlage 6). Alleen inschrijvers, die aan al deze gunningseisen (Ja + eventueel gevraagd bewijs) voldoen, zijn gekwalificeerd voor de verdere beoordeling op de gunningswensen. 4.3.2 Gunningswensen Gunningscriteria (G) met onderscheidend karakter = stap 3. Deze resulteert in de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarvan prijs en kwaliteit onderdeel zijn. Criterium Omschrijving G.1 Prijs G.1.1 Prijs en aanneemsom G.1.2 Specifieke opdrachten en additionele diensten G.2 G.3 Max puntenscore 25 23 punt 2 punt Kwaliteit G.2.1 Specifieke deskundigheid G.2.2 Samenstelling team G.2.3 Uitvoering dienstverlening G.2.4 Managementletter en accountantsverslag 15 10 20 10 Presentatie (Top 2) G.3.1 Methodiek en visie G.3.2 Match met de organisatie 10 punt 10 punt Totaal EA accountantsdiensten 55 punt punt punt punt 20 100 Pagina 18 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten 4.3.2.1 G.1: Prijs Er zijn maximaal 25 punten te behalen voor het onderdeel prijs. Genoemde prijzen zijn in Euro’s, uitgesplitst naar nettobedrag, BTW-bedrag en totaalprijs. De beoordeling van de prijs is onderverdeeld in een 2-tal onderdelen. G.1.1 Prijs en aanneemsom G.1.2 Specifieke opdrachten en additionele diensten Inschrijver dient op basis van Bijlage 7 Gunningscriterium G.1: Prijs zijn tarieven aan te bieden. 4.3.2.2 G.2: Kwaliteit Er zijn maximaal 55 punten te behalen voor het onderdeel Kwaliteit. De beoordeling op de kwaliteit is onderverdeeld in; G.2.1 Specifieke deskundigheid G.2.2 Samenstelling team G.2.3 Uitvoering dienstverlening G.2.4 Managementletter en accountantsverslag Opgave dient te geschieden volgens Bijlage 8 Gunningscriterium G.2: Kwaliteit 4.3.2.3 G.3: Presentatie top 2 Mits de inschrijver bij de beoordeling in de top 2 eindigt wordt zij uitgenodigd om een presentatie weer te geven. Op grond van alle beschikbare informatie komt het beoordelingsteam tot een totaaloordeel en een voorlopige winnaar. In principe is dit de inschrijver die voldoet aan alle eisen en het hoogste eindtotaal in punten heeft behaald. Indien het verschil van de ranking tussen nummers 1 tot en met 3 van dien hoogte is, dat het maximaal te behalen aantal van 20 punten voor de presentatie van invloed is op het hoogste eindtotaal, zullen de nummers 1 t/m 3 worden uitgenodigd voor een presentatie. Hierna wordt de definitieve ranking bepaald. Vertegenwoordigers van het management en bestuur zijn tijdens de presentatie aanwezig. Indien blijkt dat: in de inschrijving onjuiste informatie is verstrekt, of; op een ander punt onoverkomelijke bezwaren bestaan, of; geen definitieve overeenstemming kan worden bereikt over de te sluiten overeenkomst; dan kan de betreffende inschrijver alsnog afvallen. In een dergelijk geval wordt de eerstvolgende hoogst geëindigde inschrijver uitgenodigd. Gevraagd wordt om een toelichting en presentatie op basiss van het Plan van aanpak van maximaal 45 minuten (30 minuten presentatie en 15 minuten gelegenheid voor het stellen van vragen). Deze presentatie maakt onderdeel uit van de beoordeling. De opdrachtgever eist dat de presentatie door zowel de verantwoordelijk partner als de manager van het beoogde controleteam wordt gehouden. Onderwerpen die tijdens de presentatie aan de orde komen zijn: G.3.1 Methodiek en visie G.3.2 Match met de organisatie Presentaties vinden plaats zonder aanwezigheid van andere Inschrijvers. Bij de beoordeling van de presentatie tellen de volgende items mee, in afnemende volgorde van belang: • Uw visie op het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole; • Blijk van expertise van de partner en de manager met controle van bestuurlijke jaarrekeningen; • Blijk van ervaring van de partner en de manager op het vlak van advisering op EA accountantsdiensten Pagina 19 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten • • • 4.4 het gebied van belastingrecht, automatisering, diepteonderzoeken naar doelmatigheid en rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen waterschappen, administratieve organisatie, inkoop- en aanbestedingsbeleid, etc; Uw competenties “overtuigen”; “innovatief denken”, “presentatie” en “adviseren”; Uw werkwijze met betrekking tot de bestuurlijke ondersteuning; Uw wijze van invulling van de gevraagde werkzaamheden. Beoordelingsmethodiek 4.4.1 Prijs Het onderdeel “prijs” wordt onderverdeeld in “G.1.1. Prijs en aanneemsom” en “G.1.2. Specifieke controleopdrachten en additionele diensten”. Beide onderdelen worden berekend volgens onderstaande voorbeelden. G.1.1. Prijs en aanneemsom De Prijs is de som van het totaal per deelnemende organisatie opgebouwd uit; A. Interimcontrole en EDP-audit B. Controle jaarrekening C. Controle belastingheffing, -inning en -afdrachten (uitsluitend voor GBLT) D. Controle jaarrekening Waterstromen BV Voor het onderdeel “prijs en aanneemsom” geldt dat de inschrijver met de laagste prijs de maximale score krijgt. De andere inschrijvers worden aan de inschrijver met de laagste prijs gerelateerd met behulp van onderstaande formule: laagste prijs ---------------------------- x maximaal aantal punten = gewogen score te beoordelen prijs G.1.2 Specifieke controleopdrachten en additionele diensten Voor het onderdeel „Specifieke controleopdrachten en additionele diensten‟ geldt dat de inschrijver met de laagste som van de uurtarieven de maximale score krijgt. De andere inschrijvers worden aan de inschrijver met de laagste prijs gerelateerd met behulp van onderstaande formule: laagste prijs ---------------------------- x maximaal aantal punten = gewogen score te beoordelen prijs Voor het bepalen van de som van de uurtarievenprijs voor de additionele diensten heeft iedere functie een andere weging. Het uurtarief wordt vermenigvuldigd met de onderstaande wegingsfactor. De som wordt gebruikt in bovenstaande formule. Functie Partner Accountant RA Senior controleleider Controleleider 1e assistent-accountant 2e assistent accountant Stagiair EDP-auditor Fiscalist (VPB, BTW, LB) Assistent-fiscalist EA accountantsdiensten Weging 1 2 3 3 2 1 1 3 2 2 Pagina 20 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Onderstaand staat een voorbeeld uitwerkt zoals de beoordelingssystematiek zal uitpakken bij fictieve inschrijvingen van Partij A, B, C en D. Prijs A B C D Subtotaal A € 43.269,70 € 67.702,00 € 51.172,04 € 46.780,60 Score 23 23,00 14,70 19,45 21,27 Subtotaal B € 28.210,00 € 27.650,00 € 25.337,50 € 31.838,00 Score 2 1,80 1,83 2,00 1,59 Totaalscore 25 24,80 16,53 21,45 22,86 De score van inschrijver B wordt als volgt berekend: 43.269,70 -------------- x 23 = 14,70 67.702,00 25.337,50 -------------- x 2 = 1,83 27.650,00 De totaalscore van inschrijver B op het gunningscriterium Prijs wordt als volgt berekend: 14,70 + 1,83 = 16,53 4.4.2 Kwaliteit De kwalitatieve gunningscriteria worden door het beoordelingsteam beoordeeld middels een waardering: • Het beoordelingsteam kent per gunningscriterium een waardering toe in de vorm van een cijfer tussen A en E. • Het beoordelingsteam baseert haar waardering op het totaalbeeld van de kwaliteit van de inschrijving met betrekking tot het desbetreffende gunningscriterium. • De beoordeling vindt afzonderlijk en op basis van onderling vergelijk van de inschrijvingen plaats. • In de beoordeling worden de onderstaande waardering gebruikt om het verschil in de inschrijving, naar het oordeel van het beoordelingsteam, tot uiting te laten komen. Waardering A (0 % score) Omschrijving Ontbreekt B (25% score) Niet overeenstemmend C (50% score) Matig overeenstemmend D (75% score) E (100% score) Overeenstemmend Onderscheidend Toelichting (Een deel van) de gevraagde informatie ontbreekt, of inhoudelijk niet relevant en voldoet geheel niet aan het criterium. Inhoudelijk niet (geheel) relevant en voldoet niet aan het criterium. De toelichting geeft onvolledige informatie. Enkele belangrijke elementen ontbreken/schieten te kort. De wijze van invulling is niet overtuigend en/of laat openingen over. Dekt het criterium af en voldoet aan de verwachtingen. Voegt beduidend extra waarde toe aan het oorspronkelijke criterium. Er is sprake van positief onderscheidend vermogen ten opzichte van de overige inschrijvingen. De inschrijver met de hoogste waardering ontvangt het maximale aantal punten per onderdeel. De punten van de overige inschrijvers worden aan de hoogste waardering gerelateerd, middels onderstaande formule: Waardering x scoringspercentage x maximaal aantal punten = score Onderstaand staat een voorbeeld uitwerkt zoals de beoordelingssystematiek zal uitpakken bij fictieve inschrijvingen van Partij A, B, C en D. EA accountantsdiensten Pagina 21 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Gunningscriterium kwaliteit G2.1 Specifieke deskundigheid G2.2 Samenstelling team G2.3 Uitvoering dienstverlening G2.4 Managementletter & Acc. Cijfer Cijfer Cijfer Cijfer G2.1 weging G2.2 weging G2.3 weging G2.4 weging Totaalscore Score Score Score Score 55 Gunningscriterium Prijs Kwaliteit Totaalscore 15 10 20 10 max max A 25,00 55,00 80,00 B C D D D C E C B D D D C B C D D C C 11,25 7,5 10 10 38,75 7,5 2,5 15 7,5 32,50 11,25 5 5 5 26,25 11,25 7,5 10 5 33,75 A 24,80 38,75 63,55 B 16,53 32,50 49,03 C 21,45 26,25 47,70 D 22,86 33,75 56,61 Gezien de lage totaalscore vallen inschrijvers B en C af voor de presentatie en voor de verdere beoordeling. 4.4.3 Presentaties top 2 Waardering 10 Omschrijving Uitmuntend 8 Goed 6 4 Voldoende Onvoldoende 2 Zeer slecht Toelichting Voegt maximale waarde toe aan het criterium. Er is sprake van positief onderscheidend vermogen t.o.v. de overige Inschrijvers. Voldoet aan de verwachtingen en voegt aanzienlijke meerwaarde toe. Dekt het criterium. Voegt geen meerwaarde toe. Inhoudelijk niet (geheel) relevant en voldoet niet aan het criterium. De toelichting geeft onvolledige informatie. (Een deel van) de gevraagde informatie ontbreekt of is inhoudelijk niet relevant en voldoet geheel niet aan het criterium. In de onderstaande tabel wordt een voorbeeld uitwerkt zoals de beoordelingssystematiek zal uitpakken bij fictieve inschrijvingen van partij A en D, na de presentaties. Gunningscriterium Presentatie Cijfer: Methodiek en visie Score Cijfer: Match met de organisatie Score Totaalscore 10 10 20 A 7 10 7 7,78 17,78 D 6 8,57 9 10 18,57 De score van inschrijver D wordt als volgt berekend: 6 -------------- x 10 = 8,57 7 4.4.4 Eindresultaat Tot slot vindt een eindweging plaats, waarbij de uitkomsten per gunningscriteria worden opgeteld. EA accountantsdiensten Pagina 22 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Gunningscriterium Prijs Kwaliteit Presentatie Totaalscore Rangorde 25 55 20 100 A 24,80 38,75 17,78 81,33 D 22,86 33,75 18,57 75,18 1 2 De inschrijver met de hoogste score krijgt de opdracht. In dit geval is inschrijver A de winnaar. EA accountantsdiensten Pagina 23 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 1. Checklist in te leveren documenten Deze checklist dient volledig ingevuld te worden door de Inschrijver en te worden toegevoegd aan de aanbieding. Er dient een vinkje gezet te worden indien de betreffende stukken zijn bijgevoegd. Betreft het gevraagde in Omschrijving vraag/gevraagde Volgorde Inschrijving Bijgevoegd Bijlage 1 Aanbiedingsbrief Checklist in te leveren documenten Voor tabblad 1 Achter tabblad 1 Ja/Nee Ja/Nee Bijlage 2 Eigen verklaring (S.1) Achter tabblad 2 Ja/Nee Bijlage 3 Bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid(S.2) Achter tabblad 5 Ja/Nee Bijlage 4 Verklaring kerncompetenties (S.3) Achter tabblad 6 Ja/Nee Bijlage 5 Verklaring overige technische bekwaamheden (S.4) Achter tabblad 7 Ja/Nee Bijlage 6 Conformiteitenlijst Achter tabblad 8 Ja/Nee Bijlage 7 Gunningscriterium G.1: Prijs Achter tabblad 9 Ja/Nee Bijlage 8 Gunningscriterium G.2: Kwaliteit Achter tabblad 10 Ja/Nee Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver: Naam tekenbevoegde: Handtekening: Datum: EA accountantsdiensten Pagina 24 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 2. Eigen verklaring (S.1) Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. Conform de Aanbestedingswet 2012 wordt gebruik gemaakt van de Uniforme Eigen verklaring. Inschrijver hoeft géén bewijsstukken ter ondersteuning van de Eigen Verklaring te overleggen. Aanbestedende dienst eist alleen van de Inschrijver aan wie de opdracht voorlopig wordt gegund dat de bewijsstukken worden overlegd. De gevraagde gegevens dienen, na een desbetreffend verzoek van de Aanbestedende dienst, binnen vijf werkdagen na voorlopige gunning overlegd te worden. Inschrijver dient in de Eigen Verklaring de volgende onderdelen in te vullen: Onderdeel Eigen Verklaring Deel 1 Titel Onderdeel Invulstatus Algemene gegevens Geheel Verplicht in te vullen. Deel 2 Verplichte uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel Facultatieve uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel Geheel Verplicht in te vullen. Punt 3.1, 3.4 en 3.5 zijn van toepassing Verplicht in te vullen. Deel 4 Facultatieve uitsluitingsgronden onder de Europese aanbestedingsdrempel - Niet van toepassing op deze aanbesteding. Deel 5 Geschiktheidseisen Punt 5.2 en 5.3 Verplicht in te vullen Deel 3 (Tevens uittreksel handelsregister toevoegen) Deel 6 Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden Toelichting ondernemer voor zover niet aan de uitsluitingsgronden/ eisen wordt voldaan - Deel 8 Samenwerkingsverband of beroep op een derde/derden Geheel Alleen invullen indien van toepassing. Deel 9 Ondertekening Geheel Verplicht in te vullen. Deel 7 Geheel Niet van toepassing op deze aanbesteding. Alleen invullen indien van toepassing. N.B.! Ondertekening van de Eigen Verklaring dient plaats te vinden door een bestuurder (zie onder kop ‘Bestuurder(s)’ op het uittreksel uit het handelsregister), dus niet door een gevolmachtigde/procuratiehouder. EA accountantsdiensten Pagina 25 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver: Naam tekenbevoegde: Handtekening: Datum: EA accountantsdiensten Pagina 26 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 3. Bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid (S.2) Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. □ Inschrijver zal haar werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van de betrokken professionele dienstverlener kan worden verwacht. Indien de opdrachtgever aantoont dat hij directe schade heeft geleden door een fout van Inschrijver die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is Inschrijver voor die schade aansprakelijk tot een maximum van driemaal het bedrag van het honorarium voor de desbetreffende opdracht over het laatste kalenderjaar, tenzij er aan de zijde van Inschrijver sprake is van opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid. Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver: Naam tekenbevoegde: Handtekening: Datum: EA accountantsdiensten Pagina 27 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 4. Verklaring kerncompetenties (S.3) Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. Om voor gunning van de opdracht in aanmerking te kunnen komen dient de Inschrijver aan te tonen dat hij substantiële ervaring heeft met soortelijke opdrachten. Inschrijver dient deze ervaring te onderbouwen door het geven van referenties. Deze referenties dienen qua aard en omvang vergelijkbaar te zijn met onderhavige opdracht. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor bij voorgenomen gunning de opgave te controleren bij de opgegeven referenties. Indien uit deze controle wordt geconstateerd, dat de opgave in deze bijlage afwijkt van hetgeen de referentie-contactpersonen melden, kan de opdrachtgever alsnog besluiten tot uitsluiting van deelname aan deze aanbesteding. Referentie 1 Naam klant: Plaatsnaam: Naam contactpersoon: Functie contactpersoon: Telefoonnummer: Duur van het contract: Omzetwaarde Naam tekenend partner: Uitgebreide omschrijving van de aard, omvang en bijzonderheden van de opdracht. max 1 A4 Referentie 2 Naam klant: Plaatsnaam: Naam contactpersoon: Functie contactpersoon: Telefoonnummer: Duur van het contract: Omzetwaarde Naam tekenend partner: Uitgebreide omschrijving van de aard, omvang en bijzonderheden van de opdracht. max 1 A4 Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver: Naam tekenbevoegde: Handtekening: Datum: EA accountantsdiensten Pagina 28 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 5. Verklaring overige technische bekwaamheden (S.4) Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor bij voorgenomen gunning uw opgave te controleren door raadpleging van externe bronnen en/of door op afroep jaarverslagen op te vragen. S.4.1 Kwaliteitsbeleid en – borging Inschrijver verklaart te beschikken over een kwaliteitsbeleid en heeft kwaliteitsverbetering verankerd in de organisatie. Kwaliteit van de werkprocessen dient te worden aangetoond door bijvoeging van het bewijs van certificering via ISO 9001 of gelijkwaardig, direct achter deze bijlage. Indien Inschrijver niet in het bezit is van een dergelijk certificaat dient deze een omschrijving van het toegepaste kwaliteitssysteem (max. 1 A4) toe te voegen. Ja Nee S.4.2 Beveiligingsbeleid en -borging Inschrijver werkt volgens algemeen geaccepteerde normen voor de inrichting van de IT-processen en beveiliging en heeft kwaliteitsverbetering verankerd in de organisatie. Kwaliteit van de inrichting van de ITprocessen is geborgd door inrichting conform COBIT, ITIL of gelijkwaardige methodes. Indien Inschrijver niet in het bezit is van een dergelijk methode dient deze een omschrijving (max. 1 A4) toe te voegen hoe de beveiliging van de IT-processen gaat worden ingericht. Ja Nee S.4.3 Kennisniveau personeel Inschrijver verklaart dat het in dienst zijnde personeel en de in te zetten organisatie van de vereiste omvang en het vereiste niveau is, en dat zij beschikkend over de daarvoor benodigde vakkundigheid, efficiency, ervaring en betrouwbaarheid om de accountantsfunctie te kunnen faciliteren. Ja Nee □ □ □ □ □ □ Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver: Naam tekenbevoegde: Handtekening: Datum: EA accountantsdiensten Pagina 29 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 6. Conformiteitenlijst Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. Indien een eis of vraag met “nee” wordt beantwoord zal de Inschrijving voor verdere beoordeling worden uitgesloten. Algemeen A1 Inschrijver verklaart kennis te hebben genomen van de procedurevoorschriften zoals opgenomen in deze Aanbestedingsleidraad en gaat met deze voorschriften onverkort akkoord. Ja Nee □ □ A2 Inschrijver verklaart kennis te hebben genomen van de selectie- en gunningsprocedure zoals opgenomen in deze Aanbestedingsleidraad en gaat met deze procedure onverkort akkoord. Ja Nee A3 Inschrijver verklaart zich onvoorwaardelijk akkoord met de Waterschapswet, RBVW en de van toepassing zijnde verordeningen. Ja Nee A4 Inschrijver verklaart zich onvoorwaardelijk akkoord met de waterschapsinkoopvoorwaarden AWVODI-2012 (m.u.v. artikel 20.5). Ja Nee A5 Alle aangeboden prijzen, tarieven en kosten zijn in Euro’s, exclusief BTW. Ja Nee A6 Drie jaar na de ingangsdatum van de overeenkomst kan de tariefstelling in overleg met en na schriftelijke instemming van de opdrachtgever, maximaal eenmaal, worden aangepast. Een eventuele prijswijziging dient de inschrijver transparant berekend en voldoende onderbouwd aan de opdrachtgever voor te leggen. Eventuele verhogingen kunnen enkel betrekking hebben op wijzigingen in de weten regelgeving, loon- en/of materiaalkosten. Een eventuele prijsverhoging heeft als bovengrens de CBS-index Totaal diensten accountancy, percentage betreffende jaarmutaties. Ja Nee A7 Indien er onduidelijkheid of verschil van mening is over de uitleg van een onderwerp inzake de Overeenkomst, zal voor de beantwoording van het betreffende vraagstuk gekeken worden naar de volgende documenten in aflopende volgorde van belangrijkheid: De Overeenkomst De Aanbestedingsleidraad en de bijbehorende Nota van inlichtingen Waterschapswet, RBVW en de van toepassing zijnde verordeningen De Inschrijving Ja Nee A8 Inschrijver verklaart te voldoen aan de duurzaamheidscriteria van Agentschap.nl. Ja Nee Programma van eisen: Personeel P1 In de („ALL in‟) tarieven dienen te zijn inbegrepen de kosten voor: salaris overhead gebruik apparatuur reis-, parkeer- en verblijfskosten opleidingskosten, werving- en selectie, vervanging EA accountantsdiensten □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Ja □ Nee □ Pagina 30 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten - verzekeringspremies risico en winst alle eventuele overige bijkomende kosten en lasten P2 Meerwerk Meerwerk wordt vooraf tussen partijen schiftelijk overeengekomen. Ja Nee P3 Urenverantwoording en facturering bij additionele dienstverlening De opdrachtnemer draagt zorg voor een correcte verstrekking van tijdverantwoordingsformulieren van de adviseur aan de opdrachtnemer. Van de ingediende tijdverantwoordingsformulieren dient een totaaloverzicht van één kalendermaand door opdrachtnemer binnen vier dagen na afloop van de betreffende maand aan de opdrachtgever te worden gepresenteerd. Het maandoverzicht wordt door de opdrachtgever gecontroleerd en geaccordeerd, waarna facturatie kan plaatsvinden. Ja Nee Ja Nee Ja Nee □ □ □ □ Opdrachtnemer zal vierwekelijks aan de opdrachtgever factureren. De factuur dient aan de wettelijke eisen te voldoen. Verzamelfacturen worden hierbij nadrukkelijk van de hand gewezen. Daarnaast dient op de factuur vermeld te worden: Kostenplaats/ordernummer Naam Adviseur Aantal gedeclareerde facturen Tarief Algemeen E1 Contactpersoon opdrachtnemer De opdrachtnemer dient per deelnemende organisatie één medewerker aan te wijzen als contactpersoon (regio- of accountmanager) voor de opdrachtgever. De accountmanager is, vooral op beleidsmatig strategisch niveau, voor de opdrachtgever het aanspreekpunt. Daarnaast dient de accountmanager beschikbaar te zijn voor onderwerpen die de opdrachtgever met de tekenend partner (s) van de opdrachtnemer kan of wil bespreken. Bij afwezigheid van de accountmanager wordt deze adequaat vervangen. De opdrachtnemer dient op alle werkdagen tijdens kantooruren vanaf 8.30 uur tot 17.30 uur telefonisch bereikbaar te zijn voor de opdrachtgever. E2 Evaluatie en Contractmanagement Gedurende de contractperiode vindt (indien door de opdrachtgever gewenst) elk jaar evaluatief overleg plaats tussen vertegenwoordigers van de opdrachtgever en opdrachtnemer. Afwijkingen worden in onderling overleg afgestemd. Tijdens het overleg komen de volgende onderwerpen aan de orde: Tevredenheid interne opdrachtgevers/contactpersonen van de opdrachtgever Marktconformiteit tarieven; Evaluatie en beoordeling contractuele afspraken; Managementrapportage, financiële rapportages en toelichting; Klachtenregistratie en behandeling; Functioneren accountmanager en aanspreekpunten; Klantgerichtheid, bereikbaarheid, probleemoplossend vermogen, flexibiliteit, zakelijkheid, kundigheid en initiatief in communicatie; Kwaliteit van de geleverde informatie (o.a. duidelijkheid rapportages, voldoende maatwerk, tijdigheid en adequate aanbevelingen). Beoordelingen van eventuele subsidietrajecten EA accountantsdiensten □ □ □ □ Pagina 31 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Algemeen O1 Ketenaansprakelijkheid, sociale premies en loonbelasting De opdrachtnemer is verplicht ten aanzien van alle door haar aan de opdrachtgever ter beschikking gestelde adviseurs loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen af te dragen aan de bevoegde instanties. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een tijdige en volledige aangifte en afdracht hiervan. De opdrachtnemer vrijwaart de opdrachtgever van alle aanspraken tot betaling van belastingen en premie, inclusief de daarop betrekking hebbende renten en kosten. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om gebruik te maken van daartoe goedgekeurde instrumenten zoals bijv. een G-rekening. Indien de opdrachtnemer een zzp-er inzet, dient er voor het aangaan van de Nadere Overeenkomst een geldige verklaring arbeidsrelatie (VAR-WUO) te worden overlegd. O2 Opdrachtnemer dient zoveel mogelijk in een vaste samenstelling te opereren. Bij sprake van wisseling dient men zelf het personeel op te leiden. Ja Nee Ja Nee □ □ □ □ Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver: Naam tekenbevoegde: Handtekening: Datum: EA accountantsdiensten Pagina 32 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 7. Gunningscriterium G.1: Prijs Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is, bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. Het is NIET toegestaan de opmaak van de prijsbijlage anders dan aangegeven te wijzigen. Het door een Inschrijver zelfstandig wijzigen van de opmaak van deze bijlage maakt de Inschrijving onvergelijkbaar met andere Inschrijvingen en kan leiden tot uitsluiting van Inschrijver. Aangeboden prijzen zijn in Euro’s exclusief BTW Voor de prijsformulieren zie het toegevoegde losse EXCEL-bestand: Bijlage 7: Prijsformulier De All-in prijs dient volledig, per onderdeel en per deelnemende organisatie, ingevuld aan deze bijlage te worden toegevoegd. De digitale versie dient in PDF én EXCEL-FORMAAT ingediend te worden. Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver: Naam tekenbevoegde: Handtekening: Datum: EA accountantsdiensten Pagina 33 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 8. Gunningscriterium G.2: Kwaliteit Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is, bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. Naast de in te vullen tabellen dient hier de gevraagde informatie per Gunningscriterium te worden toegevoegd. De verschillende onderdelen dienen van elkaar gescheiden te worden middels tussenvellen. De opdrachtgever stelt het op prijs als extra aandacht wordt geschonken aan uw onderscheidend vermogen. Omschrijving G 2.1 Specifieke deskundigheid Inschrijver dient aan te geven, welke specifieke deskundigheid in de onderneming aanwezig is voor de volgende gebieden: jaarrekeningrecht, loonbelasting, omzetbelasting, vennootschapsbelasting, automatisering (EDP-audit). Deze deskundigheid wordt verlangd op het gebied van overheidsorganisaties. Hierbij geeft de inschrijver tevens aan op welke wijze actualisering van kennis en deskundigheid is georganiseerd binnen de organisatie van de opdrachtnemer. Omschrijving G 2.2 Samenstelling team Inschrijver dient per dienstverleningsactiviteit (zie hoofdstuk 3) aan te geven hoe het team (functies, aantal personen en namen van partner, accountant RA, senior controleleider en controleleider) voor de opdrachtgever wordt samengesteld en voor welke termijn dit team kan worden ingezet. Hierbij geeft de inschrijver aan op welke wijze de continuïteit van teams gegarandeerd wordt. Omschrijving G 2.3 Uitvoering dienstverlening Inschrijver dient per dienstverleningsactiviteit aan te geven hoe zij hieraan invulling geven. Voor de jaarrekeningcontrole, interimcontrole (inclusief EDP-audit) en de heffing-, inning- en afdracht dient tevens een draaiboek/PvA en globale planning te worden bijgevoegd. Inschrijver dient tevens per dienstverleningsactiviteit aan te geven hoe zij aan “service en beschikbaarheid” invulling geeft. Omschrijving G 2.4 Managementletter en accountantsverslag Inschrijver voegt een voorbeeld toe van de management letter en accountantsverslag die ook gehanteerd wordt bij opdrachtgever. EA accountantsdiensten Max aantal pagina’s A4 3 Max aantal pagina’s A4 2 Max aantal pagina’s A4 3 Max aantal pagina’s A4 nvt Informatie toegevoegd Ja □ Nee □ Informatie toegevoegd Ja □ Nee □ Informatie toegevoegd Ja □ Nee □ Informatie toegevoegd Ja □ Nee □ Pagina 34 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver: Naam tekenbevoegde: Handtekening: Datum: EA accountantsdiensten Pagina 35 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 9. Concept Raamovereenkomst Deze wordt separaat als Word-document aangeleverd. EA accountantsdiensten Pagina 36 Aanbestedingsleidraad Aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 10. Waterschapsinkoopvoorwaarden (AWVODI-2012) Dit document wordt als separaat PDF-bestand aangeleverd., EA accountantsdiensten Pagina 37
© Copyright 2024 ExpyDoc
