Notulen Pilot Fonds (PDF, 0,4 MB)

Pilot fund kick off 27-11-2014
9:30 – 12:30 uur.
Presentielijst
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Kim Hartog WO=MEN – [email protected] – facilitator vergadering
Josta Ten Broeke – CORDAID Nederland- T +31 (0)70 313 6252 [email protected]
Godefroid Nimbona – cordaid Nl - [email protected]
Florence A. Andrew – STAD – [email protected]
Guus Laan – Ministerie van Defensie – [email protected]
Leoni Groot – Gender Concerns Int. –[email protected]
Joy Baeten – Gender Concerns Int. _ [email protected]
Godelieve – Mucop - [email protected]
Mathilda Flemming – UNOY peacebuilders – [email protected]
S. Mbanzendore - Burundian Women for Peace and Development – [email protected]
Mekka Akdelgabar – VOND - E: [email protected]
Merle Gosewinkel – WPP - [email protected]
Sebastiaan van der Hoek – Cordaid – [email protected]
Emma Jansen – Peace Bridages International – [email protected]
Ilse Mijnhart - Women for Water Partnership - [email protected]
Ibrahim Farouk - Arabische Lenteforum + International Association of Egyptians Abroad –
[email protected]
Ismail Stella - African Sky/ TIYE INTERNATIONAL - [email protected]
Anne-Floor Dekker – VON – [email protected]
Sabina Atzei – Cordaid – [email protected]
Corrie Oudhoff – MWPN - [email protected]
Maaike van Breevoort – Justice and Peace – [email protected]
Ted Strop-von Meijerfeldt – pl VDV –[email protected]
Heleen Schrooyen – NIMD – [email protected]
Nina van Lanschot – MinBuZa - [email protected]
Merel Kijk in de Vegte – MinBuZa - [email protected] (Notulen)
Acties en besluiten:
 Tot Kerst 2014 kunnen selectiecommissieleden worden aangedragen: uiterlijk 16 januari 2015 wordt
de commissie bekend gemaakt. Voorstel 3 personen oneven – unanieme besluitvorming anders
democratisch. Cordaid zitting in commissie plus 2 andere leden. Dus kom met mensen waar je
vertrouwen in hebt en die kennis van zaken hebben en kwalitatief kunnen bijdragen. Een ieder: draag
goede kandidaten aan (namen en CVs) bij Godefroid Nimbona ([email protected])
 Alles wat relevant is voor dit Pilot Fund wordt via website Cordaid zichtbaar gemaakt om zo
transparant mogelijk te zijn: HYPERLINK "https://www.cordaid.org/nl/themas/particulier-initiatief/overdit-thema/nap-1325-pilotfonds-2014". Informatie is onder andere; stand/uitputting van het budget,
selectieproces en planning (wanneer indienen, wanneer selectiecommissie bijeen etc), formats,
rapportageverplichting, de kick-off presentatie enz
 Eindrapportageverplichting moet 31 augustus 2016 zijn. Fout in criterium 8.
 Op basis van de MENA-groep informatie zal Cordaid op de portal de landen aangeven die (binnen dit
NAPII, niet binnen de VN-formulering per se) onder MENA vallen
 Binnen de criteria wordt aan de term fundamentalistisch extremistisch toegevoegd
 Indiening bij voorkeur in het Nederlands of in het Engels
 Vraag in de evaluatie: heeft de investering in NL een meerwaarde?
Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014)
1/7
 In match-making (market place) kan VON in voorzien tijdens de eerste capacity building bijeenkomst
in februari.
 Wat is de volledige lijst met ondertekenaars? Er is een website met logos etc. WO=MEN checkt wat
moet er nog op, wat missen we?
 25 % van het totale fonds mag in NL besteden aan draagvlak activiteiten, per project max 11% naar
overheidskosten incl. reiskosten
 Per project zijn activiteiten in focus landen zijn leidend;
 Fonds niet bedoeld voor grotere organisaties; definitie kleinere en middelgrote organisaties staat in
de ToR en het principe dat kleinere organisaties de leiding hebben wordt gehanteerd:
o Tenminste 75% komt van organisaties met omzet < 100.000 euro per jaar
o Maximaal van 25 % organisaties met omzet < 500.000 euro per jaar
Hierboven zijn de actiepunten en besluiten gedestilleerd uit de kick-off meeting die opkwamen als vraag
vanuit de criteria en de verdere presentatie. Voor diegenen die de verdere discussie en bespreking willen
lezen; hieronder vinden jullie de reflectie van de meeting.
Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014)
2/7
Inleiding
Grondig en democratisch proces met gezamenlijk opstellen ToR, taken fondsbeheerder, stemming
fondsbeheerder etc. Pilot Funds is goedgekeurd door BZ waarvoor we erkentelijk zijn. 1 januari 2015
officieel van start, nu kick-off om de criteria en het proces samen goed door te spreken. Cordaid hoopt bij
deze constructie de uitkomst van het democratische proces te kunnen accommoderen; Cordaid en VON
presenteren hun rollen en er is genoeg tijd voor vragen en discussie. Cordaid is blij in het vertrouwen en
kunnen vanuit hun ervaring in de projectlanden een goede rol vervullen.
Termijnen
1 nov 2014 goedkeuring door Ministerie van Buitenlandse Zaken
 Tot Kerst 2014 kunnen selectiecommissieleden worden aangedragen: 9 januari 2015 is de commissie
bekend.
Januari start en eerste aanvragen mogelijk. Verwacht; begin helft jaar heel veel aanvraag. Einde
weinig aanvraag.
Na 7 maanden – ergens in de zomer 2015 - tussenevaluatie
; maar kan eerder uitgeput zijn.
Uiterlijke afsluiting projecten: 30 juni 2015. Voortgangsrapportages 31 januari 2015, en
eindrapportage 31 augustus 2015.
Aanvraag mogelijk tussen 1 jan tot 31 dec 2015, maar kan voor 31 december toegewezen zijn.
Maximale implementatie dus 1,5 jaar. Het is een pilot fonds maar als het in een behoefte voorziet,
dan des te meer reden om te pleiten voor verlenging.
Meer informatie
Budget 499.950 (415.000 direct in projecten, actueel fonds)
Schatting tussen de 10-20 projecten in aanmerking
 Portal Cordaid – presentatie online – alles wordt via website zichtbaar gemaakt (zo transparant
mogelijk): https://www.cordaid.org/nl/themas/particulier-initiatief/over-dit-thema/nap-1325-pilotfonds2014/
Rollen, Cordaid en VON
Cordaid doet fondsbeheer; contracten, monitoren, overmaking, portal-informatie, leiding (en zitting)
selectie-commissie.
LA = local advisor van Cordaid’s partners ter plaatse kunnen indien noodzakelijk lokaal ondersteunen
VON kan begeleiding bieden in ontwikkelen, opstarten, uitvoeren, rapporteren van het project. Dit
gebeurt zoveel mogelijk in groepsverband.
Welke organisaties in aanmerking fonds
Gekeken wordt naar kwaliteit van het project, niet first come first served. Maar als de eerste projecten
kwalitatief goed zijn en passen in de criteria, worden deze goedgekeurd. Als het voorstel potentie
heeft, wordt het teruggestuurd met feedback. Verdere ontwikkeling kan ondersteund worden door
VON.
Wanneer fonds uitgeput, dan kunnen geen aanvragen meer worden gedaan. Op de portal is duidelijk
wanneer er ingediend kan worden, wanneer de selectiecommissie bij elkaar komt, en hoeveel fonds
er (nog niet) is toegewezen.
Fonds niet bedoeld voor grotere organisaties; definitie kleinere en middelgrote organisaties staat in
de ToR en het principe dat kleinere organisaties de leiding hebben wordt gehanteerd:
o Tenminste 75% komt van organisaties met omzet < 100.000 euro per jaar
o Maximaal van 25 % organisaties met omzet < 500.000 euro per jaar
De grootte van een organisatie wordt puur bepaald door de financiële middelen, niet door de daden.
Deze organisaties kunnen hun capaciteit via ondersteuning van VON, door samenwerking en via de
uitvoer van projecten versterken.
Track-record is geen selectie-eis; mocht je al projecten hebben gedaan, dan is het goed om die (+
resultaten) te melden, maar dit fonds is juist ook bedoeld om nieuwe en kleine organisaties een kans
te bieden om een voorstel in te dienen en zo sterker te worden.
Kernwoorden ook uit ToR worden gebruikt ter beoordeling
Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014)
3/7
-
Voorstel in te dienen met 2 of meer Nederlandse NAP-partners, om samenwerking te bevorderen;
samen sterk – juist de bedoeling van NAPII en deze pilot. Het bevorderen van de samenwerking was
ook een voorwaarde gesteld in de ToR.
Focus landen
De focuslanden onder NAPII zijn aangehouden; dat betekent Afghanistan, Burundi, Colombia, DRC,
Sudan en Zuid-Sudan, en de MENA-regio. Nederland erbij gezet omdat draagvlakversterking in
Nederland mogelijk is (ook in apart project).Er volgde een discussie over MENA, onduidelijk welke landen
hieronder vallen.
 De landen aangeven die binnen de huidige MENA-groep die (binnen dit NAPII, niet binnen de VNformulering per se) onder MENA vallen, ook op de portal.
Er mogen meerdere landen in een projectvoorstel worden opgenomen, als het maar wel in de
focuslanden is.
o Two different countries – one project in Sudan and the other in South Sudan: that would fit for a
joint proposal; still necessary to show how they are linked.
o Een regionaal project kan worden ingediend, met focuslanden. Het is een flexibel fonds, en dan
kunnen we het voorleggen aan de selectie. Afhankelijk van het project. Als het project ook in
andere landen is, dan moet de meerwaarde voor het focusland wel duidelijk worden gemaakt
o Je kan een bestaand project uitrollen naar andere landen? Dat kan maar met in achtneming de
focuslanden; die staan voorop.
Verantwoordelijkheden in partnerschap
Kleine organisaties kunnen anderen op expertise inzetten, maar zij zijn wel de trekker;
De organisaties die samen een project indienen, hebben de verantwoordelijkheid dat het voorstel een
aaneensluitend en samenhangend geheel is. De organisaties kunnen een andere
verantwoordelijkheid hebben.
Communicatie
Cordaid zal bijhouden op de portal (https://www.cordaid.org/nl/themas/particulier-initiatief/over-ditthema/nap-1325-pilotfonds-2014/) wat is gecommitteerd. Alle projecten met goedkeuring komen
hierop, ook zicht transparant voor wie wat gecommitteerd en hoeveel nog niet gecommitteerd. De
criteria staan erop, formats, rapportageprotocol komt hier ook op.
 Cordaid past portal aan (1325 ipv 1323) en voegt informatie toe; zoals stand van het budget,
selectieproces en planning (wanneer indienen, wanneer selectiecommissie bijeen etc) enz.
Besluitvorming indiening
Normaal voorstel:
Moment indiening – tijd voor lezen – voorstellen voor de laatste vrijdag van de maand,
selectiecommissie komt 10 dagen daarna bijeen.
Binnen 1 maand besluitvorming
Rapid Action
Binnen 3 dagen bevestiging
1 organisatie kan indienen
We zullen proberen flexibel te zijn, snel te besluiten en achteraf nog informatie te vragen
De commissie komt iedere maand samen; planning komt op portal.
Selectie commissie
Inspiratie wie komt in selectie commissie – 3 leden, elke maand samenkomen. Kan ook via Skype.
Niet betaald werk, vrijwilliger. Er zijn al mensen aangedragen. Tot Kerst kunnen mensen
e
aangedragen worden. 9 januari commissie compleet en klaar voor 1 ronde.
 Voorstel 3 personen oneven – unanieme besluitvorming anders democratisch. Cordaid zitting in
commissie plus 2 andere leden WO=MEN? Cordaid is voor als koepelorganisatie. Zijn zelf niet voor
vanwege onder andere dat leden van WO=MEN gaan indienen. Dus kom met mensen waar je
vertrouwen in hebt en die kennis van zaken hebben en kwalitatief kunnen bijdragen. Een ieder:
draag goede kandidaten aan bij Godefroid Nimbona ([email protected])
Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014)
4/7
Criteria doornemen
1. Reiskosten:
e
a. Laatste zin 1 criteria; reiskosten in land, activiteiten in Nederland uitvoeren je werkt met
lokale landen; niet vanuit Nederland er naar toe vliegen om uit te voeren; maar wat gaat
er dan gedaan worden? Moet naar gekeken, wat is achterliggend. Training is ander ding
dan uitvoering. Maar hier moet over gediscussieerd. Nieuwe scheidslijn te vinden. Alleen
mits er geen lokale mensen zijn om dit te doen. Wanneer nodig, heeft CORDAID via haar
lokale partners in alle landen lokale adviseurs die mogelijk kunnen helpen
b. Vrijwillige organisaties waarom niet de kans krijgen om expertise kans krijgen. Waar
lopen ze tegen aan. Grote mogelijkheden om gefinancierd te krijgen. IS discussie punt!!
niet huidskleur. Maar wel dat expertise hier gedeeld kan worden in partner landen.
Waarom 1 vliegticket. Dient wederzijds doel. Plus betere uitwisseling van contacten
c. Punt 14. Er is ruimte voor reiskosten
2. –
3. –
4. –
5. Er is niet 1 grote organisatie die alles krijgt; vandaar de 50% - 50%. Je mag een eigen bijdrage
doen om het project groter te maken. Minimaal 2 NAP-organisaties per aanvraag, geen
maximum. Maar maximum per project is 50.000.
6. 25% van totale fonds kan besteed worden aan activiteiten in Nederland.
a. Dit zal worden bijgehouden. Meer aanvragen hierop zullen niet worden gehonoreerd. Er
kunnen projecten worden ingediend die alleen in Nederland plaatsvinden. Nederland
max. 25% versus Focuslanden min 75%. Lokale partners voeren de projecten in
focuslanden uit. Stichting of vereniging; ze kunnen ook platform zijn; moeten juridische
entiteit hebben.
b. Totaal aantal projectkosten in NL is 25%, inclusief de 11% maximaal aan overhead.
7. Rapid action: Binnen maand gestart, kan maximaal 2 maanden (10.000 max). Noodzaak dat de
urgentie duidelijk is.
a. Is actueel dat snel moet worden behandeld en een mogelijkheid biedt. Is geen noodhulp.
Kan zowel in Nederland als focusland. Bij bijv. doorbraak in vredesproces. Nieuwe
dimensie die je niet zag aankomen waaraan je iets kunt bijdragen.
b. Als je ook activiteiten wil doen na en gelinkt aan deze Rapid Action, moet er een normale
aanvraag worden ingediend..
c. Lobby is een ander verhaal, geen ondersteuning materiaal.
8. 2 maanden indienen eindrapportage?
 Moet 31 augustus zijn. Fout in criterium 8.
Duurzaamheid
9. Gender, eigenaarschap etc. Is bekend. 12? Eigenstandigheid als in 6? Ja lokale inbedding.
10. –
11. –
12. –
13.
Financiering van het project
14. Overhead kosten
a. Is het goed iets meer te specificeren; wat is definitie van Cordaid? Redelijkheid financieel
deskundige, met vragen, niet geheel rigide. Reiskosten kunnen daar nu ook onder vallen.
Dat is nu besloten (zie 1c). Dus niet rigide maar weer zelf ook redelijk. Zoals eerder
gehanteerd. Onder streep algemene kosten.
b. Geen richtlijnen maken voor overhead? Cordaid geeft aan dat het geen harde wet is. Er
is flexibiliteit. In alle redelijkheid.
c. Reiskosten
15. Penvoerder is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de eigen en partner organisaties maar wel in
samenspraak.
Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014)
5/7
16. BELANGRIJK! Betekent dat de penvoerder met de andere NLse NAP-ondertekenaar en de
partners in het veld een overeenkomst moeten hebben, over hele project. Welke fondsen naar
wie gaan, en door alle ondertekend.
a. Transparantie is van groot belang. Wie welke verantwoordelijkheid. Pas dan kan er geld
worden overgemaakt naar penvoerder (het gehele fonds); zij zijn verantwoordelijk voor
het overmaken van het geld naar de partners. Penvoerder verantwoordelijk voor fondsen.
b. Geen accountantsverklaring nodig. Dit is te omslachtig en te duur voor een relatief laag
projectbedrag. Dit projectfonds is juist mogelijk om kleinere organisaties te laten groeien.
17. Eigen bijdrage gewaardeerd. Zowel NL als partner. Teken van ownership. Geen harde eis, maar
wel gewaardeerd.
18. –
19. Dit criterium stond in de ToR. Discussie over fundamentalistisch –
 wordt ook extremistisch aan toegevoegd.
20.
21. –
22. –
23. Monitoring. Gezamenlijk. Kijk in gezamenlijkheid, waar zijn jullie bezig. Hoe kunnen we leren.
Hoe loopt het. Participatiemoment. Inhoudelijke evaluatie.
Wat dekt het fonds niet:
Wat is geen faciliteiten? Eigenlijk geen gebouwen, hardware.
Feedback geven aan eigen achterban. Na het report voor Cordaid, inform constituency. Kan als
meeting of report (several forms). Bring it back to supporters.
Andere opmerkingen
Gebruik kennis uit landengroepen
Voor Informeren, er vanaf weten en kennis vanaf halen!
Wordt er gekeken naar activiteiten die al in landen worden uitgevoerd. Vanuit NAP Burundilanden, etc is
al iets afgesproken. Kijken jullie naar verhouding NAP dat al bestaat?
Wel als er zicht op is. In grote geheel zullen ze daar zeker naar kijken, omdat ze die kennis en kunde
al hebben.
 In werkgroep is dit is er al; dit is aansluitend. Goed om met de werkgroep het te plannen project af te
stemmen. Voorzitters mailen van landengroep door WO=MEN; aangeven dat het Pilot Funds is
gestart, en dat we stimuleren dat de Project Fund indieners hun voorstellen met de
landengroep kan bespreken.
In format aangeven hoeverre aansluit (mogelijk) met wat er al ligt, om dit te ondervangen. Belangrijk
om te beseffen dat het Pilot Fonds ook is bedacht aan hand van conflict in de landengroepen.
o Dus, de voorzitter in ieder geval mailen, of wanneer die mogelijkheid er is voor een indiening,
er gewoon over praten tijdens een landenmeeting. Is geen vereiste maar meer informerend.
Verhouding grote en kleine organisaties: Let op discussie, lokale organisatie van grote, ander
focus, als uitvoerder. Maar wel goed met lokale samen te werken die al geld ontvangt uit NAP
Laatste remarks
1. 175.000 van 415.000 in Nederland – is dat niet veel? Dit is opgenomen binnen de ToR: willen
werken aan draagvlak en capaciteit versterking NL. Wegvallen faciliteiten in Nl.
 Vraag in de evaluatie: heeft de investering in NL een meerwaarde?
2. Goed aantonen daadwerkelijke draagvlakversterkende voorstel,
3. Taal: bij voorkeur in English; Dutch
4. Kunnen organisaties over 500.000 kunnen die betrokken zijn? Dat was nog niet voorbesproken.
We willen niet rigide zijn dus niet per definitie uitgesloten; maar noodzakelijk om de meerwaarde
van de wat grotere organisaties ook voor de kleinere organisaties duidelijk te maken. Het
principe heerst: de kleine organisaties zijn de lead.
 Kijken of marktplaats voor iets grotere organisaties (groter dan 500.000,-) kan worden opgezet (VON)
om synergie en meerwaarde te kunnen ‘marketen’. Marktplaats voor de kleinere organisaties om
elkaar te vinden is ook handig.
Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014)
6/7
5. Platform voor vinden partner organisaties. Waar deze te vinden? who is active; who can we
get.
 Hier kan VON in voorzien tijdens de eerste capacity building bijeenkomst in februari.
 Lijst met ondertekenaars? Er is een website met logos etc. Kijken WO=MEN wat moet er nog op,
wat missen we?
VON binnen pilot fonds
3 taken:
1. Online helpdesk – link Cordaid op website criteria fondsaanvraag, formats, formulieren en
telefonisch.
2. Trainingsmodule capaciteitsopbouw aanvragers in NL.
3. Faciliteren projectindiening
Als een project potentie heeft, maar volgens de selectiecommissie nog onvoldoende is uitgewerkt, dan
kan het in samenspraak met de betreffende organisatie ter ondersteuning bij VON worden neergelegd.
Individuele begeleiding is eventueel ook mogelijk. Dit betreft geen verplichting, maar is een aanbod.
Wanneer:
In elk geval gedurende het eerste half jaar van 2015. Half februari start een gezamenlijke capacity
building dag. Waarschijnlijk 13 of 14 febr.
Tussen maart en juni vinden 3 dagdelen plaats met maatwerkbegeleiding op aanvraag ter
ondersteuning van een aanvraag. Deze bijeenkomsten worden groepsgewijs georganiseerd. (kan
worden verschoven bij veel late aanvragen).
In de zomer van 2015 evalueren we met ons projectpartners en dan vindt evt. na de zomer nog een
extra bijeenkomst plaats.
Inhoud van de capacity building modules
Introductie agenda WPS/NAP 1325: wat zijn de strategische doelen en hoe positioneer je jezelf als
NAP activist?
Strategische projectontwikkeling: probleemanalyse, krachtenanalyse, vaststellen SMART-doelen,
genereren effectieve strategieën voor sociale verandering en netwerkanalyse
Duurzaam projectbeheer: organiseren draagvlak voor succesvolle implementatie en samenwerking
met lokale partners, voeren van een projectadministratie, monitoren en presentatie eigen resultaten
en voorlichting financieel-juridische zaken (vrijwilligersvergoedingen, etc.)
Individuele begeleiding midden febr. Aanmelding zelf naar VON, of na behandeling commissie. Als
eerder dan behandeling commissie nodig is, maak afspraak via email. Maar prefereren groepen. Zijn
flexibel.
Taal: English, Dutch. Dit is nog wel een punt, met vertaling. Maar geld voor alle talen ook Arabisch.
Vertaling is voor project zelf. Maar bij partner agreement bijvoorbeeld in Engels. Als echt moet in het
Frans.
Aandachtspunt:
VON is niet onderdeel selectiecommissie. Als VON zegt goede aanvraag betekent geen garantie dat het
wordt aangenomen. Maar we nemen alle onderdelen door op de vastgestelde criteria. Ook hele
praktische zaken, zoals wat zet je wel en niet in overhead, wat zijn andere acceptabele kosten, etc.
Best practices
We kunnen op basis van best practices VON, format voor projectaanvraag leveren. Niet inhoudelijk. Wel
structuur. Format.
Communicatie
Goedgekeurde projecten komen op portal Cordaid.
o Alleen finale versie. Uiteindelijke versie met het totale bedrag.
o Of misschien de samenvatting ipv hele versie. Meer details info; ga dan met elkaar in
gesprek. Of je kunt pdf toevoegen. Maar transparantie.
o Gehele versie via website organisatie?
Het gaat over de formulering; goed om daar vroeg mee te starten.
Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014)
7/7