Transitie Dienst Landelijk Gebied (DLG) Organisatie-inrichtingsplan Uitvoeringsdienst Landelijk Gebied Drenthe en Groningen ‘DRENTHE EN GRONINGEN SAMEN AAN DE SLAG' Plan voor inpassing in de bestaande organisatie van de taken en formatie die naar de provincies overkomt door de decentralisatie van DLG. De foto op het voorblad is het Drentse riviertje De Runde, dat overgaat naar de Groningse Ruiten Aa en symbool voor de Drents-Groningse samenwerking. Deze riviertjes zijn op een natuurlijke wijze gekoppeld, waardoor het regenwater in Drenthe naar het Wad stroomt. Op dezelfde natuurlijke wijze geven wij onze samenwerking vorm. 2 Inhoudsopgave Managementsamenvatting 4 1. Inleiding 5 2. Aanleiding (kader en context) 2.1 Bestuurlijke kaders 2.2 Organisatie van het transitieproces 2.3 Status organisatie-inrichtingsplan 2.4 Provinciale vertaling 2.5 Planning Transitie DLG 6 6 7 7 7 8 3. Realisatie en organisatorische inbedding 3.1 Drents-Groningse samenwerking 3.2 Proces taakanalyse en functiebepaling 3.3 Taakanalyse 3.4 Interne organisatie 3.5 Vorming zelfstandige eenheid 3.6 Overhead 3.7 Verplichte afname 3.8 Proces functiebepaling 9 9 10 10 11 12 12 12 12 4. Bedrijfsvoeringsaspecten 4.1 Huisvesting 4.2 Procesondersteuning en archief 4.3 Personeel & Organisatie 4.4 Informatievoorziening en automatisering 14 14 14 14 15 5. Communicatie 5.1 Communicatie DLG-medewerkers 5.2 Interne communicatie 5.3 Externe communicatie 16 16 16 16 6. Monitoring en evaluatie 17 Bijlage 1 Wordt-tabel Drenthe-Groningen 3 Managementsamenvatting Met dit organisatie-inrichtingsplan laten we zien hoe onze provinciale organisatie op een toekomstbestendige manier klaar is voor de decentralisatie van Dienst Landelijk Gebied (DLG). We geven aan welke taken moeten worden uitgevoerd, welke functies daarbij passen en voor welke organisatievorm gekozen wordt. Verder beschrijven we de manier van aansturing op deze nieuwe functies en taken. In het onderhandelingsakkoord decentralisatie Natuur van 20 september 2011 zijn Rijk en provincies overeengekomen dat met ingang van 1 januari 2015 de zeggenschap over 400 fte van de DLG overgaat naar de provincies en dat bijbehorende middelen structureel aan het aan het provinciefonds worden toegevoegd. De uitwerking van de transitie DLG vindt plaats in een landelijk samenwerkingsverband met de andere 11 provincies en het ministerie van EZ Het IPO bestuur is bestuurlijk verantwoordelijk, de Kring van Provinciesecretarissen fungeert als opdrachtgever. De van het Rijk overgenomen opgaven met betrekking tot de EHS en Natura2000 voeren we uit in samenhang met onze provinciale ambities. De rol van de Manifestpartners, gemeenten, ondernemers en particuliere initiatiefnemers zijn daarbij richtinggevend. We werken aan een efficiënte en effectieve uitvoering van de integrale opgaven in de groene ruimte. Drenthe en Groningen werken hierin intensief samen. Dat gaat ook gelden voor de taken die DLG voor beide provincies gaat uitvoeren. De samenwerking leidt ertoe dat alle medewerkers worden geplaatst in een zelfstandige organisatie eenheid en in dienst komen van de provincie Drenthe, waarbij op korte termijn toegewerkt wordt naar een Gemeenschappelijke Regeling (GR). Assen is hierbij de hoofdvestiging en Groningen een nevenvestiging. De standplaatsen zijn de provinciehuizen in Assen en in Groningen. De verplaatsing van de proces- en projectmatige capaciteit voor de realisatie van natuur naar de provincies biedt waardevolle kansen voor het bereiken van het einddoel: de realisatie van de door het Rijk en provincie beoogde integrale opgaven in de groene ruimte in Drenthe en Groningen, die bijdragen aan een gunstig woon-, leef- en werkklimaat. Een belangrijke stap in de transitie DLG is het formuleren van de Drentse- en Groningse inzet. Deze bestaat uit het in beeld brengen van de functies, benodigd voor het realiseren van onze opgaven. Daarnaast de organisatorische inpassing daarvan en de randvoorwaarden die vervuld moeten zijn op het gebied van bedrijfsvoeringmiddelen, zoals huisvesting, overdracht dossiers en archieven, ICT, en de wenselijkheid van overname van huidige DLG-informatiesystemen. De provincie stelt zich als toekomstige werkgever van de nieuwe medewerkers professioneel en gastvrij op. Een goede communicatie – in samenhang met het landelijke transitietraject – is dan ook van groot belang. Met dit plan laten we zien hoe Drenthe en Groningen samen gaan werken aan een duurzame, robuuste invulling van onze integrale opgaven in de groene ruimte en daaraan gerelateerde gebiedsontwikkelingen. 4 1. Inleiding Dit organisatie-inrichtingsplan is het resultaat van de opdracht om de provinciale organisatie op een toekomstbestendige manier klaar te hebben voor de decentralisatie van Dienst Landelijk Gebied (DLG). Het geeft inzage in de manier waarop de provincie de inpassing van de formatie die overkomt vanuit DLG in haar eigen organisatie vorm geeft. In dit plan geven we aan welke taken moeten worden uitgevoerd, welke functies daar bij passen en voor welke organisatievorm wordt gekozen. Verder beschrijven we de manier van aansturing op deze nieuwe functies en taken. In hoofdstuk 2 volgt de aanleiding van de transitie, met landelijke vertrekpunten en een nadere uitwerking. De doorwerking hiervan voor de eigen organisatie en de gehanteerde strategie is benoemd in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 worden de consequenties voor de bedrijfsvoering van de provincie weergegeven. Hoe de communicatie over dit proces verloopt, staat benoemd in hoofdstuk 5. Tenslotte wordt in hoofdstuk 6 aandacht besteed aan de manier waarop monitoring en evaluatie op deze nieuwe organisatie/inrichting plaatsvindt. Met dit plan laten we zien hoe Drenthe en Groningen samen gaan werken aan een duurzame, robuuste invulling van onze integrale opgaven in de groene ruimte en daaraan gerelateerde gebiedsontwikkelingen. 5 2. Aanleiding (kader en context) 2.1 Bestuurlijke kaders In het onderhandelingsakkoord decentralisatie Natuur tussen Rijk en provincies van 20 september 2011 zijn beide overeengekomen dat naast de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de realisatie van natuur (EHS) en de middelen voor de realisatie van Rijksnatuur (Natura2000, Kaderrichtlijn Water), met ingang van 1 januari 2015 ook de proces- en projectmatige kant van de realisatie van natuur aan de provincie ter beschikking worden gesteld. De capaciteit (51,7 fte voor Drenthe en 24,4 fte voor Groningen) die voorheen via een prestatieovereenkomst met EZ of in opdracht aan de realisatie van natuur werkten, krijgen nu een directe aansturing door de provincies. Dit betekent dat landelijk 400 fte van de Dienst Landelijk Gebied (DLG) overgaan naar de provincies en dat bijbehorende middelen aan het centrale provinciefonds worden toegevoegd. Dit proces wordt “Transitie DLG” genoemd. De transitie van DLG vindt plaats binnen de afsprakenkaders die zijn vastgelegd in het Bestuursakkoord, de besluiten over het Natuurakkoord en het besluit in de bestuurlijke Adviescommissie Vitaal Platteland (BACVP) van 26 september 2013. De verdeling van over de provincies (en daarmee de middelen) is gestoeld op het advies van de commissie Jansen 2 en is als hard kader meegegeven. Voor de provincies Drenthe en Groningen betekent dit een toedeling van capaciteit (76,1 fte) en middelen (€ 7,8 miljoen) als jaarlijkse storting in het provinciefonds. De bedragen, fte’s en de onderlinge verdeling tussen provincies zijn voor het verdere proces van de transitie een gegeven en staan niet ter discussie. De transitie is afgerond als de fte’s en de bijbehorende middelen aan de provincies zijn overgedragen en aan de randvoorwaarden voor een goede bedrijfsvoering (huisvesting, overdracht dossiers, ICT, e.d.) is voldaan. Drenthe en Groningen werken hierin intensief samen. Dat gaat ook gelden voor de taken die de overkomende DLG-medewerkers voor beide provincies gaat uitvoeren. De samenwerking leidt ertoe dat alle medewerkers worden geplaatst in een zelfstandige organisatie eenheid en in dienst komen van de provincie Drenthe, waarna op korte termijn toegewerkt wordt naar een GR. Assen is hierbij de hoofdvestiging en Groningen een nevenvestiging. De standplaatsen zijn de provinciehuizen in Assen en in Groningen. In de hoofdvestiging zullen ongeveer 45 fte’s worden gehuisvest. In de nevenvestiging worden circa 30 fte’s gehuisvest. De capaciteit en de middelen van zowel Drenthe als Groningen worden toegevoegd aan de al bestaande provinciale capaciteit en middelen voor uitvoering van het Natuurakkoord met het Rijk, aangevuld met de realisatie van onze provinciale ambities. De verplaatsing van de proces- en projectmatige capaciteit voor de realisatie van natuur naar de provincies biedt waardevolle kansen voor het bereiken van het einddoel: de realisatie van de door het Rijk en provincie beoogde integrale opgaven in de groene ruimte in Drenthe en Groningen, die bijdragen aan een gunstig woon-, leef- en werkklimaat. De aansturing door de provincies wordt directer en verschuivingen in prioriteit kunnen makkelijker worden opgevangen. 6 2.2 Organisatie van het transitieproces De transitie DLG vindt in overleg en in samenwerking plaats met het ministerie van Economische Zaken (verantwoordelijk voor DLG) en de 12 provincies. Het ministerie heeft als huidige werkgever de verantwoordelijkheid voor het personeel en de uitvoering van de prestatieovereenkomst tot 1 januari 2015. Na de overplaatsing, vanaf 1 januari 2015, zijn Drenthe en Groningen verantwoordelijk voor de 76,1 fte en de inzet in projecten. Het ministerie van EZ heeft, als eigenaar van het agentschap DLG, voor de periode van anderhalf jaar een transitiemanager aangesteld die tevens optreedt als directeur DLG. Hij is verantwoordelijk voor de toekomstige positionering van de dienst en de overdracht van 400 fte’s naar de twaalf provincies. Het IPO heeft op voordracht van de Kring van Provinciesecretarissen een landelijk coördinerende transitiemanager aangesteld tot 1 januari 2015. De secretarissen van Overijssel, Drenthe en Utrecht treden namens de Kring als opdrachtgever op. Het plan van aanpak Transitie DLG is geaccordeerd in de Kring van Provinciesecretarissen van 12 maart 2014. Binnen de provincie Drenthe zijn gedeputeerde Munniksma, als portefeuillehouder Landelijk Gebied en gedeputeerde Brink, als portefeuillehouder Personeel en Organisatie namens GS de bestuurlijk opdrachtgevers voor de transitie DLG. Voor de provincie Groningen is dat gedeputeerde Staghouwer, als portefeuillehouder Landelijk Gebied. Een gezamenlijke interne projectgroep bereidt de transitie voor. De transitie van DLG is een grote operatie, die in korte tijd moet plaatsvinden. Wij hebben ervoor gekozen een aantal zaken nu niet gelijktijdig op te pakken, omwille van het tempo en de duidelijkheid voor betrokkenen. Dat betekent dat we in dit plan geen eindplaatje geven. Na 1 januari 2015 nemen we de tijd die nodig is om te kijken of er verbeteringen zijn aan te brengen en of er synergie te vinden is tussen onderdelen van de provinciale organisatie en de nieuwe uitvoeringsorganisatie. 2.3 Status organisatie-inrichtingsplan Iedere provincie maakt een organisatie-inrichtingsplan om aan te geven hoe zij de Transitie DLG in haar organisatie doorvoert. Het plan moet goedgekeurd worden door de directie/ het management en door de betreffende portefeuillehouders. Daarnaast zal het plan voor advies worden voorgelegd aan de Ondernemingsraad en ter informatie aan het Gemeenschappelijk Orgaan. Deze adviesplicht geldt voor de wijze van aansturing en de plaatsing in de organisatie. Na definitieve vaststelling volgt uitvoering. 2.4 Provinciale vertaling Een belangrijke stap in de transitie DLG is het formuleren van de Drentse- en Groningse inzet. Deze bestaat uit het in beeld brengen van de functies, benodigd voor het realiseren van onze integrale opgaven in de groene ruimte. Daarnaast de organisatorische inpassing daarvan en de randvoorwaarden die vervuld moeten zijn op het gebied van bedrijfsvoeringmiddelen (huisvesting, zoals overdracht dossiers en archieven, ICT, e.d.) en de wenselijkheid van overname van informatiesystemen). Wij hebben daarvoor dit organisatie-inrichtingsplan opgesteld. In hoofdstuk 3 geven wij aan hoe wij de Transitie DLG zien in relatie met het Drentse en Groningse model voor de 7 realisatie van onze opgaven. Met als tijdelijke leidraad de provinciale organisatieontwikkeling in Drenthe, de groei naar een adaptieve netwerkorganisatie. Op basis van de capaciteitsvraag van de gezamenlijke provincies, maakt het Rijk (EZ) een uitplaatsingsplan dat bestaat uit een selectie van mensen die op deze functies worden voorgedragen, uiteraard met inachtneming van haar eigen interne procedures (overleg bonden, OR, sociaal plan e.d.). Het onderdeel taken en functies, nodig voor de realisatie van de natuuropgave, is opgenomen in hoofdstuk 3. Dat onderdeel is relevant voor het uitplaatsingsplan van het Min. van EZ, als verlatende werkgever. 2.5 Planning Transitie DLG De Transitie DLG is er op gericht om 1 januari 2015 afgerond te zijn. Tot die tijd doorloopt het proces verschillende fasen en stappen. De planning is op landelijk niveau opgesteld met IPO en EZ. In principe volgt iedere provincie dezelfde planning. Onderstaand schema geeft globaal inzicht in de planning van onderdelen. Organisatie Dr./Gr. Dr./Gr. Dr./Gr. Dr./Gr. Dr./Gr. Dr./Gr. IPO/EZ IPO/EZ Dr./Gr. Dr./Gr. IPO/EZ EZ EZ EZ EZ DR./Gr. Periode (2014) Activiteit April/mei Provincie formuleert uitvraag functies (wordt-tabel) Half juni GS geven opdracht aan de directie om de Transitie DLG verder uit te werken conform concept-inrichtingsplan Half juni Directie/CMT vraagt advies aan OR en informeert GO Half juni Communicatietraject start Half juni Alle provincies sturen hun wordt-tabel naar IPO 24 juni Besluitvorming college Eind juni Akkoord over uitvoering Transitie DLG Eind juni Centrale bonden/OR worden geïnformeerd / advies gevraagd Begin juli Provinciale OR adviseert directie/CMT op inrichtingsplan Juli (Evt.) worden sleutelfuncties verworven Juli IPO/EZ maken was/wordt-tabel definitief Augustus Belangstellingsregistratie medewerkers DLG September Plaatsingsprocedure nieuwe medewerkers Okt.-nov. Besluitvorming / bedenkingen plaatsingsadviescommissie December Bezwaar- en beroepsprocedures Januari 2015 DLG-collega’s komen over naar de provincie 8 3. Realisatie van de natuuropgave 3.1 Drents-Groningse samenwerking De provincies Drenthe en Groningen delen de organisatiefilosofie dat uitvoerende taken geclusterd moeten worden of op afstand komen te staan van de provinciale organisatie. Dit past bij de regieorganisaties die we zijn, de manier waarop we in onze netwerken opereren en gezamenlijk met (maatschappelijke) partners werken aan onze opgaven. Beide provincies willen in overleg integrale plannen maken en deze integraal uitvoeren. Bestuurlijk wordt gehecht aan een degelijke en betrouwbare uitvoering. De provincie voert nu alleen regie op de uitvoering. Met de decentralisatie krijgen we ook de rol van uitvoerder erbij. De uitvoering van de langjarige projecten die in het landelijk gebied spelen, hebben voordeel bij een omgeving met stabiliteit, continuïteit en voorspelbaarheid. Dit versterkt het idee om enige afstand tussen beleid en uitvoering te creëren. Bovendien wordt daarmee recht gedaan aan de huidige onafhankelijke positie en deskundigheid van DLG. De samenwerking tussen Groningen en Drenthe is gebaseerd op een wederzijds belang en vloeit voort uit de samenwerking en het vertrouwen die beide provincies met de DLG en met elkaar hebben. Zeker na de komst van het Investeringsbudget Landelijk Gebied in 2007, is een werkwijze en werkverdeling ontstaan die als voorbeeld kan dienen voor de manier waarop de DLG-taken nu worden uitgevoerd. Beleidsmatig bieden het Programma Landelijk Gebied (Groningen) en de Realisatiestrategie Platteland (Drenthe) de kaders. Hierin is aangegeven welke prioriteiten er in de uitvoering zijn. Beide documenten zijn vastgesteld in Provinciale Staten. Uit deze documenten blijkt dat er nog een grote opgave in de komende periode is te realiseren. Bovenstaande uitgangspunten hebben hun vertaling gekregen in dit organisatie-inrichtingsplan. Belangrijke kenmerken zijn: alle medewerkers worden geplaatst in een zelfstandige organisatie eenheid en komen in dienst van de provincie Drenthe, waarbij op korte termijn toegewerkt wordt naar een GR de samenwerking Groningen - Drenthe wordt vastgelegd in een overeenkomst in de overeenkomst worden kaders opgenomen, waaronder de flexibiliteit van de afname van diensten. Deze wordt zodanig dat partijen daarop tijdig kunnen anticiperen jaarlijkse wordt op concreet niveau vastgelegd welke diensten worden afgenomen, hoeveel uur dat is en tegen welke tarief; de praktijk van de prestatieovereenkomst zoals we die nu kennen, wordt hiermee op hoofdlijnen gevolgd het provinciehuis Drenthe wordt hoofdvestiging, met huisvesting van circa 50 fte’s in het provinciehuis Groningen zullen circa 25 fte’s worden gehuisvest; de huidige taken en opgaven landelijk gebied zoals die zijn vastgesteld in het Programma Landelijk Gebied en de Realisatiestrategie zijn leidend 9 In de verdere uitwerking van het proces zullen Provinciale Staten worden meegenomen in de gekozen organisatievorm en inrichting. De taken die de DLG nu voor de provincie uitvoert gaan naar ons over. Het betreft taken die DLG al jaren uitvoert en die nieuw zijn voor de provincie. Onze gezamenlijke opdracht is ervoor te zorgen dat de medewerkers die van DLG overkomen, op 2 januari 2015 dit werk gewoon kunnen doorzetten. Door de Gronings-Drentse samenwerking ontstaat een robuuste, duurzame eenheid. Deze geeft meer waarborgen voor kwaliteit, effectiviteit en efficiency. We gaan hiermee versnippering van functies tegen en creëren synergievoordelen. Het DLG-werkpakket bestaat uit meerdere onderdelen. Een centraal onderdeel is de opgave die in het landelijk gebied speelt rond de integrale uitvoering van het beleid in de groene ruimte. Plannen op het gebied van natuur, landbouw, water, recreatie, toerisme, landschap, cultuur etc. worden in samenhang ontwikkeld en uitgevoerd. Het werken in het landelijk gebied vraagt om stabiliteit en voorspelbaarheid: het is werk van lange adem waarbij het vertrouwen van de mensen die wonen en werken in het landelijk gebied belangrijk is. Persoonlijk contact tussen bewoners en de uitvoerende medewerkers, is wezenlijk. Veel van wat er in de afgelopen decennia door de DLG is bereikt, vindt zijn oorsprong aan de spreekwoordelijke ‘keukentafel’. DLG is onder belanghebbenden een bekende partij die een neutrale positie kan innemen. 3.2 Proces taakanalyse en functiebepaling Iedere provincie bepaalt afzonderlijk hoe zij de natuuropgave het best kan realiseren met de mensen en middelen die overkomen van DLG. Wij hebben voor Drenthe en Groningen in kaart gebracht welke functies bij welke taken nodig zijn. Daarbij is advies ingewonnen bij diverse medewerkers van DLG. Dit heeft geresulteerd in een taak - en functielijst, de “wordt-tabel” (bijlage 1). De lijst is een overzicht van functies die worden toegevoegd aan de organisatie, met bijbehorende taken en aantal fte’s. De lijst is daarmee de uitvraag van onze provincie aan het ministerie van EZ. Op basis van deze taak- en functielijst voert EZ via een interne belangstellingsregistratie een voordracht van passende medewerkers die naar de provincies overgaan. 3.3 Taakanalyse De huidige DLG-taken zijn te onderscheiden in de clusters: grondzaken inrichting landelijk gebied natuurbeheer subsidies Daarnaast zijn er ondersteunende functies, zoals geografische informatie, communicatie, juridische zaken, managementassistentie, projectondersteuning en (project)control. Het grootste clusters van activiteiten betreft de projecten en processen rond gebiedsontwikkeling. Het betreft hier planvorming en uitvoering die leiden tot integrale plannen en uitvoering. Een ander groot cluster betreft dat van grondzaken. Hiertoe behoren aankoop, verkoop en beheer van gronden 10 in eigendom. Gebiedsontwikkeling en grondzaken werken nauw samen op gebiedsniveau. Zij worden ondersteund door een groep medewerkers met specialistisch kennis, zoals juridische zaken, Geografische Informatie, communicatie en andere zaken. Eén van de andere clusters betreft de taken rond natuurbeheer en Natura 2000. In Drenthe ligt een forse opgave op het gebied van inrichtings- en beheerplannen Natura 2000. In Groningen gaat het om een beperktere taak. Tot deze taken behoort het begeleiden van gebiedsprocessen bij de ontwikkeling van inrichting- en beheerplannen Natura 2000 en zorgdragen voor de uitvoering ervan. Een beperkte taak vormt ook de advisering in het traject van verlening van subsidies. De functie van erkend betaalorgaan voor ‘Brussel’ is naar de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) overgegaan. Groningen en Drenthe hechten er aan dat aanvragers van subsidies naar behoefte worden geholpen en begeleid en dat de werkwijze zoals we die lange tijd kenden, zoveel mogelijk wordt behouden. Met name voor kleinere aanvragers is dit van belang. Het type medewerkers dat wij voor de uitvoering van het pakket nodig hebben moet zoveel mogelijk voldoen aan de volgende competenties: uitvoeringsgericht samenwerkingsgericht pragmatisch doelgericht doelmatig integraal denkend (technische) kennis van zaken gevoel voor het veld De mensen van de DLG komen met de transitie dichter bij het bestuur te staan. Enerzijds vraagt dat om bijzondere aandacht voor de bestuurlijke sensitiviteit. Anderzijds vraagt dat om bescherming tegen te grote detaillering in de bestuurlijke aansturing. In onze nog uit werken besturingsfilosofie besteden we hier aandacht aan. 3.4 Interne organisatie Alle medewerkers die van DLG overkomen worden geplaatst in een zelfstandige organisatie eenheid en komen in dienst van de provincie Drenthe, waarbij op korte termijn toegewerkt wordt naar een GR. Circa 50 fte’s worden gehuisvest in de hoofdvestiging in Assen en hebben daarmee standplaats Assen. Circa 25 fte’s worden gehuisvest in Groningen en hebben daarmee standplaats Groningen1. In onderstaande organogram wordt de verdeling van de teams weergegeven. Dit is op basis van taken en inhoud vormgegeven. Hierbij is enigszins rekening gehouden met de verdeling 50-25 over beide provinciehuizen. De volgende taakverdeling is dan een logische en gedragen keuze: 1 Team Natuur (circa 20 fte, standplaats Assen). Verreweg de meeste werkzaamheden rondom de kerntaak Natura 2000 worden in Drenthe uitgevoerd. Dit is op gebaseerd op basis van een logische taak- en inhoudsverdeling in het kader van onze samenwerking 11 Team Inrichting Landelijk Gebied Drenthe (circa 25,6 fte, standplaats Assen). Dit team houdt zich bezig met de aansturing van de Drentse projecten. Team Inrichting Landelijk Gebied Groningen (circa 9,2 fte, standplaats Groningen). Dit team houdt zich bezig met de aansturing van de Groningse projecten. Team Grondzaken (circa 15,3 fte, standplaats Groningen). Dit team werkt zowel voor Drenthe als Groningen. Hierbij worden de Groningse teams, vanwege de span of control, bij elkaar gevoegd en aangestuurd door één teamleider. Programma manager Teamleider Natuur Eenheid Landelijk Gebied Teamleider Inrichting Teamleider Grond en Inrichting De teamleiders hebben voornamelijk een HRM-taak en leggen verantwoording af aan de betreffende concernmanager. De programmamanager valt ook direct onder de concernmanager en heeft geen leidinggevende rol richting de teamleiders. De programmamanager is accounthouder van de uitvoeringsdienst en kwartiermaker voor de nieuw te vormen GR. Er komen een Drentse en Groningse opdrachtgever. De opdrachtgevers zijn de programmaleiders van het Programma Landelijk Gebied in Groningen en van de Realisatiestrategie Platteland in Drenthe. 3.5 Vorming zelfstandige eenheid De medewerkers die voor Groningen werken, worden aangestuurd vanuit Assen. De provincie Groningen verbindt zich aan afspraken over de inzet van Drentse medewerkers, in eerste instantie vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Zodra de overgang naar een GR heeft plaatsgevonden zullen prestatiecontracten tussen de GR en Drenthe en Groningen worden opgesteld. 12 In de dienstverleningsovereenkomst worden kaders opgenomen. Belangrijk onderdeel is de flexibiliteit van de afname van diensten. Deze wordt zodanig dat beide partijen daarop tijdig kunnen anticiperen. Nadere uitwerking daarvan zal in de overeenkomst tussen beide partijen vormgegeven worden. Jaarlijks leggen we op concreter niveau vast welke diensten beide partijen afnemen, hoeveel uur dat is en tegen welke tarief. De praktijk van de prestatieovereenkomst zoals we die nu kennen, wordt hiermee op hoofdlijnen gevolgd (zie ook hoofdstuk 6). In de prestatieovereenkomst wordt op projectniveau aangegeven welke inspanning geleverd wordt en welke mijlpalen in de planning worden gehaald. De prestatieovereenkomst is gericht op resultaten en doelen. 3.6 Overhead In de onderhandelingen bij de overname van personeel tussen het IPO met het Rijk zet het Rijk in op 25% overhead. Het IPO zet in op 15% overhead, die valt binnen de 400 fte. De bonden zetten in op het afspiegelingsprincipe. De huidige overhead bij de provincies Drenthe respectievelijk Groningen is ongeveer 25%-33%. Dit betekent dat er in de huidige “wordt-tabel” op bepaalde onderdelen (DIV, financiën, HRM) te weinig overhead aanwezig is, waardoor dit een risico vormt. Dit tekort aan overhead kan waarschijnlijk, afhankelijk van de uitkomsten van het onderhandelingsakkoord, met tijdelijke krachten vanuit DLG opgevangen worden. 3.7 Verplichte afname De provincies hebben zich verplicht om 24,4 fte’s in Groningen en 51,7 fte’s in Drenthe over te nemen. Mede op basis van de tijdschrijfgegevens van 2013 kunnen we stellen dat met deze formatie het werk uitgevoerd kan worden. 3.8 Proces functiebepaling De provincie heeft ten behoeve van de realisatiestrategie in kaart gebracht welke taken en functies nodig zijn. Vervolgens heeft de vertaling naar het eigen functieboek plaatsgevonden. Wij hebben, net als alle andere provincies, een zogenaamde “wordt-tabel’ opgesteld. De huidige functies van de DLG zijn daarbij als basis genomen. De provincie geeft in de tabel aan welke functies nodig zijn om de huidige en nieuwe taken op natuurgebied te kunnen oppakken. Daarbij hebben de provincies gebruik gemaakt van de adviezen van de accountmanagers van de DLG. Op basis van meerdere gesprekken die hierover zijn gevoerd, hebben de provincies hun vraag geformuleerd. Met P&O-medewerkers van Drenthe, Groningen en DLG is gekeken naar de functies zoals die nu zijn (‘was’) en hoe deze bij de provincie heten (‘wordt’). Een onafhankelijk bureau (Leeuwendaal) heeft alle functies beoordeeld op de vraag of ze vergelijkbaar en uitwisselbaar zijn. Met vergelijkbaar wordt bedoeld dat de huidige DLG functie qua werkveld, taken en niveau in hoge mate overeenkomt met de beschrijving van de functie bij de provincie. Met uitwisselbaar wordt bedoeld dat de DLG-functionaris in staat moet zijn functies die worden gevraagd bij de provincie uit te voeren. De conclusie is dat alle functies, zoals in de “was/wordt-tabel van Groningen – Drenthe, correct zijn opgesteld. In bijlage 1 is een overzicht weergegeven van de “wordt-tabel”; de functies die worden toegevoegd aan de organisatie, met bijbehorende taken en fte’s. 13 Sleutelfuncties Eén van de onderdelen van het plaatsingsproces zijn de sleutelfuncties. Het belang van sleutelfuncties is voor de provincies gelegen in de mogelijkheid om voor een beperkt aantal functies via werving en selectie tot gerichte plaatsing te kunnen komen. Alle functies van schaal 13 en hoger worden aangemerkt als sleutelfunctie. De door de provincies in deze categorie aangemerkte functies zijn allen management functies met een leidinggevend / aansturend karakter. Het gaat daarbij niet alleen om lijnmanagement functies (zoals afdelingshoofd en teamleider) maar ook om (de zware) programma-, proces- en projectmanagementfuncties. Tot hun taken in dat verband hoort het inregelen van de nieuwe organisatie en aansturen van de nieuwkomers en invulling geven aan de strategie nieuw natuurbeleid. 14 4. Bedrijfsvoeringsaspecten 4.1 Huisvesting De provincies Drenthe en Groningen kunnen de huisvestingsvraag die ontstaat na het overkomen van de nieuwe medewerkers opvangen binnen de huidige locaties en faciliteiten. De circa 50 fte’s medewerkers die in Assen aan het werk gaan, komen op een gezamenlijke werkplek in het provinciehuis Drenthe. De circa 25 fte’s die in de nevenvestiging komen te werken, worden gehuisvest op één gang in het provinciehuis Groningen. Voor alle medewerkers geldt als vanzelfsprekend dat ze net als alle andere collega’s een werkplek hebben die voldoet aan de eisen die daarvoor gelden en het werk praktisch en op professionele wijze kunnen verrichten. 4.2 Procesondersteuning en archief Voor de ondersteuning van het (digitale) proces wordt een proceseigenaar benoemd. De proceseigenaar geeft opdracht voor het inrichten van een digitaal proces. Het archief wordt conform de eisen uit de archiefwet overgedragen aan de zorgdragers (provincie Drenthe en provincie Groningen). Er wordt nog onderzocht op welke wijze het archief wordt ge(re)organiseerd. Het dynamische deel van het archief blijft op de gebruikelijke wijze toegankelijk. Voor de medewerkers in de nevenvestiging wordt zoveel mogelijk naar een digitale oplossing gezocht waarbij het inrichten van een digitaal proces uitkomst biedt. In 2015 wordt (voor zover noodzakelijk) nog gebruik gemaakt van de DLG systemen. 4.3 Personeel & organisatie Het personele spoor is één van de meest belangrijke in het transitieproces. Primair ligt bij EZ/DLG de verantwoordelijkheid om in overleg met de bonden tot overeenstemming te komen over een sociaal plan. De provincies hebben als ontvangende partij belang bij de afspraken die in het sociaal plan gemaakt worden. Het ontwerpen van een goed plaatsingsproces vindt plaats in coproductie tussen de twaalf provincies en DLG. Het sociaal plan en het plaatsingsproces zullen voor alle provincies hetzelfde kader bieden. Doel is om de belangen van DLG-medewerkers en OR/bonden enerzijds en de provincies anderzijds goed in balans te brengen. De transitie DLG heeft grote gevolgen voor op betrokken medewerkers. Wij vinden het belangrijk om, daar waar mogelijk, de nadelige effecten voor de medewerkers te beperken. Vanuit onze verantwoordelijkheid als toekomstig werkgever willen wij de specifieke kennis en ervaring van onze nieuwe medewerkers benutten én door ontwikkelen. De DLG-medewerkers die de organisatie instromen worden in het begin herkenbaar als groep geïntroduceerd en geplaatst (gericht op de integrale opgave in de groene ruimte) in de organisatie. De medewerkers die van DLG komen, gaan onder hetzelfde regime (rechten en plichten) vallen als alle andere medewerkers. 15 Alle medewerkers worden in eerste instantie geplaatst in een zelfstandige organisatie eenheid en komen in dienst van de provincie Drenthe. De rechtspositie van de provincie Drenthe is op hen van toepassing. Op korte termijn wordt toegewerkt naar een GR, die na de totstandkoming, de betreffende medewerkers in dienst neemt. Volgens de landelijke planning zullen de medewerkers in november 2014 te horen krijgen of en zo ja, waar men geplaatst is. Kort daarna worden de betreffende aanstaande collega’s geïnformeerd worden over de feitelijke standplaats, in Assen dan wel Groningen. Met het Rijk wordt afgestemd dat de aanstellingsbrief gezamenlijk wordt verstuurd met het ontslagbesluit van DLG. Bij de aanstellingsbrief wordt ook de functiebeschrijving + brochure aanvraag VOG (indien nodig) meegestuurd. We vinden het belangrijk dat de medewerkers zich welkom voelen in onze, voor hen nieuwe, organisatie. Zie hiervoor ook hoofdstuk 5 over communicatie. 4.4 Informatievoorziening en Automatisering De ICT-infrastructuur wordt volledig geregeld door de provincie Drenthe. De provincie Groningen neemt deze dienstverlening af. Dit betekent dat de nevenvestiging met Drentse techniek werkt, zodat alle betrokken DLG-medewerkers ICT-ondersteuning ervaren. Voor het uitvoeren van de taken zal, naar verwachting, in 2015 gebruik gemaakt worden van de relevante DLG-systemen. 16 5. Communicatie 5.1 Communicatie DLG-medewerkers Met de DLG is in mei een bijeenkomst voor medewerkers geweest. In juni wordt dit herhaald. Dan kunnen we de mensen verder informeren over de Groningse-Drentse samenwerking en de betekenis daarvan voor betrokkenen. In november, als duidelijk is wie overkomt en op welke plek, zullen we voor deze groep een bijeenkomst organiseren. Dit is een informatieve dag waarbij kennis wordt gemaakt met de nieuwe collega's onderling, de nieuwe werkgever en een aantal zaken zullen gepresenteerd moeten worden zoals de provinciale arbeidsvoorwaarden, wat de huisregels zijn, wat er op 1 januari 2015 gaat gebeuren etc. We kiezen een vorm die ruimte biedt voor kennismaking, maar ook voor ‘stoom afblazen’ na een onzekere periode en gedwongen afscheid van collega’s. Op de eerste werkdag van het nieuwe jaar worden de nieuwe medewerkers ontvangen, zowel in Assen als in Groningen. Zij krijgen een warm welkom en worden naar hun nieuwe werkplek gebracht. Voor iedereen is een werkplek beschikbaar en ligt enige informatie klaar hoe bepaalde systemen werken en waar bepaalde zaken vindbaar zijn op intranet. Alle medewerkers doorlopen een introductieprogramma. Dat kan door het reguliere programma, enigszins aangepast, te doorlopen. 5.2 Interne communicatie De transitie DLG heeft niet alleen gevolgen voor de mensen van DLG zelf, maar ook voor de provincie als ontvangende partij. In beide provinciehuizen wordt via het intranet gecommuniceerd over de plannen en de voortgang rond de decentralisatie van de DLG. 5.3 Externe communicatie Er vindt vooralsnog beperkte externe communicatie plaats. Maatschappelijke partners worden op hoofdlijnen op de hoogte gehouden. Als de organisatie staat, wordt een apart traject voor externen gemaakt. In 2015 nemen we initiatieven richting potentiele partners met betrekking tot samenwerking in de uitvoering. Het is denkbaar de nieuwe uitvoerende organisatie ook opdrachten voor derden uitvoert, bijvoorbeeld waterschappen of terreinbeheerders. 17 6. Monitoring en evaluatie De voortgangsbewaking van het werk vindt plaats op basis van de prestatieovereenkomst (PO). In de PO wordt op projectniveau aangegeven welke inspanning geleverd wordt en welke mijlpalen in de planning worden gehaald. Twee maal per jaar wordt door het hoofd van de eenheid gerapporteerd over de voortgang. In de rapportage is ook aandacht voor de organisatie. Eventuele knelpunten worden benoemd. De opdrachtgevers van de PO zijn de programmaleider PLG in Groningen en de programmaleider Realisatiestrategie Platteland in Drenthe. De opdrachtnemer is het hoofd van de eenheid. Vanuit Drenthe en Groningen wordt door een tweehoofdige ‘Raad van opdrachtgevers’ de vinger aan de pols gehouden. Het betreft hier hoger management. Naar behoefte worden ook bestuurders geïnformeerd over de voortgang. 18
© Copyright 2024 ExpyDoc
