Slimme ICT voor het Sociale Domein Uw sleutel naar de 3 K’s in het Sociale Domein • • • • • • • • eenvoudig webbased gereedschap om vanuit het ‘keukentafel’ gesprek direct en in één bewerking een objectieve en professionele diagnose / aanmelding te realiseren; de snelst mogelijke online doorgeleiding tussen aanmelding en ondersteuning na het keukentafelgesprek; integraal cliënt dossier vanuit de 1 Gezin – 1 Plan – 1 Regisseur filosofie; dekkingsgraad voor het direct en integraal zijn op cliëntniveau de dwarsverbanden tussen de maatschappelijke participatie, de WMO en de jeugdzorg zichtbaar en de te monitoren vervolgacties; real-time monitoring van wachtlijsten, opvolging en prestaties zorgpartners; contractbeheer en permanente risico signalering; rapportages, doorsneden en benchmark mogelijkheid; De 3 K’s integraal vormgegeven • • • Verbeteren Kwaliteit voor cliënt en organisatie door processen slim in te richten Kwetsbaarheid en afbreukrisico’s verminderen door maximaal zicht op / bewaking van overeengekomen prestaties Het beheersen van Kosten door het voorkomen van onnodige bureaucratie en overdrachten Met één applicatie zijn alle activiteiten binnen de hele keten inzichtelijk en beheersbaar. Op de meest eenvoudige manier en tegen de laagst mogelijke kosten Client Client Afdeling X Client Afdeling, Team, Vestiging Afdeling Y Gemeente Als regisseur van zorg Wijkteam 1 Wijkteam 2 Aanmelding en Intake Online doorleiding Inkoop van zorg Clientbeheer & Clientdossier Contractbeheer Risico signalering Prestatie monitoring Verantwoording middelen Client Afdeling, Team, Vestiging Zorgaanbieders en zorgondersteuners Jeugdzorg, WMO ZvW, WLZ, PGB en VPT Client Afdeling, Team, Vestiging Client Client Client Afdeling, Team, Vestiging Client Client Zowel in ketenverband als autonoom bruikbaar Client Aanmeld functionaliteit Consulenten verwerken hun gegevens vanuit de intake in de aanmeldmodule van Zocus. Gegevens met betrekking tot beperkingen, complicerende factoren en hulpvragen worden op de achtergrond automatisch doorgerekend in een zwaarte voor het ondersteuningstraject. De intakemethode borgt dat essentiële informatie beschikbaar komt voor de directe en online doorgeleiding naar een aangesloten consulent of contractpartner. De consulent en teamleider zien aan de hand van kleuren hoe zwaar de cliënten in een caseload zijn en hoe het zwaarteverloop is over een begeleidingsperiode. Direct wordt van deze trajecten ook de looptijd in weken in beeld gebracht. Deze gegevens geven input voor het vergroten of verkleinen van nieuwe instroom en het begrenzen van langdurige trajecten. Een caseloadgesprek krijgt hierdoor een andere dimensie. Het dashboard is het startscherm voor consulent en teamleider en geeft direct alle relevante informatie die benodigd is. Caseload, in- en uitstroom, wachtlijstomvang, productiviteit en automatische meldingen over actuele gebeurtenissen. Doorleiding cliënten Directe online doorleiding naar juiste wijk- of zorgteam Vanuit de intake kunnen cliënten direct en automatisch online worden doorgeleid naar het (wijk) team dat geografisch het dichtst in de buurt zit van cliënt. Dit kan uiteraard ook naar een aangesloten contractpartij die bijvoorbeeld (thuis) zorg verricht. U kunt als regievoerder monitoren hoe snel cliënten door dit team van de wachtlijst worden afgehaald en hoe snel cliënten zorg krijgen aangeboden. De kwaliteit, het verloop en de doorlooptijd van het ondersteuningstraject zijn hierbij door u te monitoren zodat er gegevens zijn tijdens voortgang- of contractbesprekingen. 1 Gezin – 1 Plan – 1 Regisseur Wanneer een cliënt of gezin problemen heeft op meerdere vlakken, zoals opgroei- en opvoed-problematiek, financiële problemen en problemen met werk en huisvesting, moet de hulp integraal worden verleend. Meerdere hulpverleners kunnen vanuit meerdere instanties dan aangesloten zijn bij de ondersteuning. De nieuwe jeugdwet die in 2015 van kracht wordt vereist voor deze situaties de 1 gezin - 1 plan -1 regisseur-aanpak Het is de bedoeling dat de professionals 1 gezamenlijk plan opstellen en een regisseur aanstellen die de uitvoering en voortgang van het plan bewaakt. Zocus biedt de mogelijkheid om verschillende hulpverleners vanuit 1 dossier te kunnen laten werken en direct zicht geeft op elkaars ondersteuning en documenten zoals diagnoses, achtergronden, afspraken etc. Zocus fungeert hierbij als een overkoepelend en verbindend overzicht. Participatie & tegenprestatie Zocus heeft op cliëntniveau geïntegreerd gereedschap om adequaat in te kunnen spelen op participatiedoelen en de mogelijkheden om een tegenprestatie te leveren . Beperkingen en hulpvragen worden gekoppeld aan een participatiedoelstelling die uiteraard periodiek gemonitord en gerapporteerd wordt. . Dwarsverbanden tussen ondersteuning, stage- en leerplekken worden gelinkt aan de participatie doelstelling. Hierdoor wordt voorkomen dat de verkeerde ondersteuning wordt geboden en / of een leerwerkplek geen match geeft met het te bereiken doel op de participatieladder. Digitaal cliëntdossier Zocus biedt voor consulent de mogelijkheid om cliëntnotities en verslagen op te slaan bij de cliënt. Een zoekfilter zorgt ervoor dat snel relevante gegevens kunnen worden gevonden over bijvoorbeeld in- en uitgaande correspondentie. Toegezonden Word- of PDF documenten kunnen worden geüpload in bij dit digitale dossier worden opgeslagen en voorzien van kenmerken. De applicatie kan werken met vaste templates die telkens gebruikt worden in de communicatie met cliënt, instanties of eigen afdelingen en organisatie. Hiermee wordt voorkomen dat er onnodige administratieve belasting plaatsvindt. Prestatie overzichten Vanaf 2015 is niemand ‘hofleverancier’. Prijs / kwaliteit verhouding zal ieder jaar bepalend zijn om contracten aan te vangen of te kunnen continueren. Transparantie van prestaties wordt steeds belangrijker voor de opdrachtgevers die ons financieren en beoordelen. Zocus houdt na het uitvoeren van een evaluatie van een traject automatisch bij welke doelen wel, niet of deels zijn behaald. Op consulentniveau, per team of over de gehele organisatie zijn met een druk op de knop gegevens te tonen.. xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx Uiteraard is er hierbij de mogelijkheid om te kunnen filteren op doelen en trajecten. Belangrijk om bijvoorbeeld beleidsbeslissingen te kunnen nemen.. Contractbeheer De Contractmodule binnen Zocus stelt de organisatie in staat om mogelijke inhoudelijke en financiële risico’s binnen contracten vooraf te kunnen overzien en tijdens de looptijd van een contract te kunnen bewaken. Zocus zoekt automatisch naar de beschikbaarheid in de agenda’s van consulenten en kijkt of deze consulenten voldoende bekend zijn met de gevraagde uitvoeringsvorm. bij het aangaan van een contract willen we er bijvoorbeeld verzekerd van zijn dat we voor de gewenste uitvoeringsperiode voldoende beschikbare consulenten hebben die competent zijn. Niets is immers vervelender voor het imago dan een opdracht terug te moeten geven omdat er niet geleverd kan worden. Tijdens de looptijd van het contract wordt automatisch gemonitord of het tijdspad en de voortgang op de gedefinieerde doelen niet in gevaar komen. Risico’s worden automatisch getriggerd naar betrokkenen. . Ook de risico’s voor de eigen cashflow, begroting en facturering zijn geïntegreerd. Permanente risico analyse De slimme verantwoording Agendaplanning, urenverantwoording & productiviteitmeting Zocus beschikt over een slimme verantwoording voor medewerkers. Dit is een ‘outlook achtige’ agenda waaraan functionaliteiten zijn toegevoegd. De agenda bewaakt bijvoorbeeld het urencontract en het aantal uren dat een consulent aan items in zijn of haar weekplan heeft staan. Deze items zijn ook direct de verantwoording van uren op de achtergrond. Dit scheelt dus dubbel werk. Agenda items kunnen direct gelinkt zijn aan de contracten waar de consulent mee is gekoppeld. Een specificatie van uren ten behoeve van opdrachtgevers is daardoor ook direct geregeld. Tenslotte werken de ingevulde items op de achtergrond automatisch door in een gespecificeerd productiviteitsplaatje. De verhouding directe / indirecte uren is per medewerker en team direct te monitoren en bij te sturen. Unieke grafische data informatie U kunt met Zocus maatwerk overzichten genereren uit de beschikbare data. Slimme filters stellen eindgebruikers in staat om zelf de criteria voor rapportages te bepalen die weergegeven moeten worden. Deze overzichten en dwarsdoorsneden kunnen van pas komen als onderlegger bij beleidsbeslissingen of presentaties. Dit krachtige stuk gereedschap biedt niet alleen waarde voor de eigen organisatie maar ook voor inzichten waarmee u uw opdrachtgevers en contractpartners. Kunt voeden. Alle Zocus data is presentabel op PC, tablet of smart Phone. Zelf formulieren & sjablonen bouwen U kunt met Zocus zelf templates maken voor brieven, formulieren en mailingen. Met de geïntegreerde template builder kunnen snel en eenvoudig contentblokken worden geselecteerd en in een template worden geplaatst. Templates kunnen uiteraard worden opgeslagen en gedeeld. In de snel veranderende omgeving van eisen die opdrachtgevers bijvoorbeeld stellen aan formulieren en rapportages is deze mogelijkheid een uitkomst. U bespaart direct op ICT kosten externe inhuur / realisatie, Training & E-learning support De basistrainingen om met Zocus te kunnen werken worden gegeven door professionals. In de organisatie worden daarnaast Key-Users opgeleid om vragen te kunnen beantwoorden en het lokale beheer van Zocus te kunnen verzorgen. Zocus heeft visuele handleidingen die direct benaderbaar zijn via het Zocus helpcentrum dat in de applicatie is geïntegreerd. Als opleidingsmateriaal van (nieuwe) medewerkers door de organisatie zelf te geven. De opleiding om goed met Zocus te kunnen werken vraagt ca. 3 dagdelen voor consulenten en 2 dagdelen voor management en teamleiders. ZOCUS Achtergrond over het ontstaan van Zocus Vanuit een LEAN verbeterprogramma werd in 2013 bij MEE Amstel & Zaan vastgesteld dat er geen gestandaardiseerde werkwijze was om een intake voor cliënten met een (complexe) hulpvraag in het sociale (zorg) domein uit te kunnen voeren. Ook de lange tijd die het kostte om een cliënt in een ondersteuningstraject te krijgen (wachtlijst) werd door medewerkers als feit geaccepteerd. Er was echter geen zicht en grip op de caseload omvang van een consulent, de zwaarte van deze caseload en de doorstroomsnelheid van cliënten. Ditzelfde werd ook geconstateerd op het gebied van netto beschikbare productiviteit en verantwoording over de bereikte resultaten vanuit de voorgenomen ondersteuningsdoelen . Met de decentralisatie van zorgtaken naar gemeenten was het logisch te bedenken dat transparantie in performance en prijs / kwaliteit verhouding steeds zwaarder zouden gaan wegen. MEE zou moeten kunnen concurreren met andere spelers op de markt. Ongewijzigde voortzetting was voor het management dan ook geen optie. Zocus is in het zomer van 2013 ontworpen en vervolgens in het najaar als web applicatie gebouwd. Aan de basis van het ontwerp hebben consulenten en management gestaan. Hun ervaringen werden gebruikt om het dagelijkse werkproces samen zo slim mogelijk en visueel opnieuw te ontwerpen. Zocus is in december 2013 opgeleverd in de versie 1.0 met de eerste functionaliteiten voor consulenten en teamleiders. Met deze versie werd het mogelijk om via een gestandaardiseerde werkwijze digitaal het intakeproces uit te voeren en cliënten automatisch door te leiden naar de juiste (wijk)teams of zorgdisciplines. Met deze gegevens konden o.a. caseloadzwaarte, caseload omvang, in- en uitstroomsnelheid, specificatie van hulpvragen en de doorlooptijd van trajecten en wacht lijsten grafisch zichtbaar en beheersbaar worden gemaakt. Bovendien altijd actueel! Begin 2014 werd opdracht gegeven om ook het gehele contractenbeheer integraal en in Zocus te herontwerpen. Een agenda-functionaliteit in Zocus maakt het daarbij voor consulenten mogelijk om automatisch op de achtergrond uren te laten boeken en over een specificatie van uitgevoerde werkzaamheden bij een contract/cliënt te beschikken. Het management beschikt over een risicomodule die alle potentiele risico’s binnen een contract signaleert en op tijd triggert naar betrokkenen. Als sluitstuk is het hele cliëntdossier in Zocus ondergebracht. Zocus vervangt in totaal 5 applicaties. Zocus kwalisofie: Lean ontwerpen processen & toepassen visueel management Veel verspillingen en gegroeide onlogica in werkprocessen komen pas naar boven op het moment dat er incidenten ontstaan. Een oorzaak kan liggen in teveel betrokkenen, documenten en systemen. Onze aanpak richt zich op het wegnemen van deze gegroeide onlogica door processen te herontwerpen. Daarbij geldt het creëren van de hoogste klantwaarde met zo weinig mogelijk manuele inspanning en kosten. Een verbetering van 20% is daarbij in onze optiek geen verbetering maar slechts sub-optimalisatie. De data informatie uit het nieuw proces wordt ontsloten in een grafisch aantrekkelijke vorm op maat naar alle lagen in de organisatie. ‘Eén plaatje zegt meer dan duizend woorden’, is een uitspraak die u misschien wel kent. De kracht van visueel management ligt in het triggeren van gedrag door gegevens grafisch te maken en met anderen te delen. Cijfers en data blijven daardoor niet langer verstopt in applicaties maar gaan leven en geven de juiste bewustwording om naar een hoger niveau toe te groeien. Zocus modules Functionaliteiten Zocus basis Zocus pro Aanmeldmodule gestandaardiseerde intake √ √ Online doorleiding cliënten naar (wijk)- of zorg teams en / of consulenten √ √ Monitoring doorlooptijden wachtlijsten en trajectbegeleiding √ √ Rapportages caseload, trajectlengte, in- en uitstroom √ √ Rapportage totalen en specificatie diensten per team / regio / afdeling √ √ Digitaal cliëntdossier √ √ Rapportagebuilder (zelf rapportages samenstellen uit alle beschikbare data) √ Documentbuilder (eigen sjablonen en templates werkdocumenten maken) √ Verantwoordingmodule over geleverde diensten en producten √ Real-time monitoring prestaties / contracten aangesloten zorgpartijen √ Auto productiviteitsmeting en specificatie over contracturen (declarabel / niet declarabel) √ Contractbeheermodule (contracten begroten, samenstellen, bewaken tijdens looptijd) √ Permanente risicosignalering contractmodule √ Training module (beheren van trainingen die door de eigen organisatie worden gegeven) √ Helpcentrum met visuele handleidingen √ √ 24/7 helpdesk / bug fixing √ √ Compatible met alle soorten interfaces PC / tablet / smart Phone √ √ Beheermodule voor applicatiebeheerders uit de eigen organisatie √ √ € 89,50 € 169,50 Licentiekosten 2015 per gebruiker per jaar ex BTW Slimme organisatie van werkprocessen Zocus B.V. +31 (0) 6 48315046 [email protected] www.zocus.nl Zocus BV staat ingeschreven bij de KvK onder nummer 60468971 Leveringsvoorwaarden gedeponeerd KvK Noordwest Holland IBAN ABN AMRO: NL29ABNA0589361562
© Copyright 2024 ExpyDoc
