Functiebeschrijving

MEDEWERKER DIENST BURGERZAKEN
Functiebenaming/graad en functionele loopbaan
Medewerker dienst burgerzaken, C1-C3. (front- en backoffice)
Doel van de functie
Professioneel uitvoeren van diverse administratieve taken in de backen frontoffice zodat een vlotte en correcte dienstverlening kan worden
verzekerd aan de bezoekers van de dienst burgerzaken.
Plaats in de organisatie
Rapporteert aan het diensthoofd burgerzaken.
Resultaatsgebieden
1. Op een klantvriendelijke en correcte manier instaan voor een
professionele invulling van de front-office functie van de dienst
burgerzaken. Dit houdt ondermeer in:

Informatie geven aan de burgers over de noodzakelijke
administratieve formaliteiten binnen de dienst;

Kwalitatief en efficiënt verwerken van aanvragen en afleveren
van de nodige documenten en/of akten:
o identiteitskaarten en reispaspoorten;
o (voorlopige) rijbewijzen en internationale rijbewijzen;
o attesten van leven, gezinssamenstellingen, attesten van
woonst, enz…
o geboorten, overlijdens, huwelijken, jubilea,
echtscheidingen, nationaliteiten, erkenningen, enz…;

Registreren van diverse verklaringen door burgers, bvb. m.b.t.
laatste wilsbeschikking, orgaandonatie, wettelijk samenwonen,
euthanasie,…;

Kunnen instaan voor complexere dossiers rond het afleveren
van bepaalde documenten;

…
2. Kunnen instaan voor een professionele invulling van de backofficefunctie. (met het oog op het snel kunnen afwerken, accuraat en
nauwkeurig documenten afleveren op een zo efficiënt mogelijke
manier). Dit houdt ondermeer in:




Instaan voor een efficiënte administratieve verwerking en de
nodige nazorg bij de door de burger gestelde vragen en
verwachtingen aan de frontoffice;
Noodzakelijke aanpassingen correct doorvoeren in het
Rijksregister;
Verwerken van allerhande binnenkomende correspondentie van
interne diensten en externen (burgers)
…
3. Via een proactieve houding instaan voor een aantal specifieke
ondersteunende taken t.a.v. collega’s, of bij afwezigheid van collega’s
of diensthoofd, zoals bvb:

instaan voor algemene administratieve taken (zoals bvb. het
kasbeheer, het klasseren en bewaren van documenten of
aktes, enz…);

Opvolgen van de wetswijzigingen en de nieuwe onderrichtingen
en deze kunnen toepassen in de praktijk;

…
4. Actief meewerken aan de uitbouw van de dienst om de
vooropgestelde doestellingen te kunnen bereiken. Dat houdt onder
meer in:

Meewerken aan een positieve en collegiale werksfeer en elkaar
stimuleren (o.a. ook door een actieve deelname en inzet binnen
de organisatie aan dienst- of departementsoverschrijdende
projecten);

Een bijdrage leveren aan een goede werkorganisatie van de
dienst op basis van de taakverdeling (afspraken uurroosters
respecteren, respect voor andermans taken,
telefoonpermanentie, opvolging van zaken tijdens verlof of ziekte
collega,…) met ook de bereidheid om in een beurtrol op
zaterdagen te werken;

Deelnemen aan en een actieve bijdrage leveren in het
periodieke werkoverleg;
Functiedoelstellingen
Vaktechnische doelstellingen
▪ Professionele toepassing van:

Reglementering voor het bijhouden van bevolkingsregisters en
het gebruik van het rijksregister;

Reglementering betreffende eID, Kids-ID, voorlopige
identiteitskaart,…

Reglementering betreffende rijbewijzen;

Relevante wetgeving (afstammingswet, burgerlijk wetboek,
enz…)
▪ Basistoepassing van:

Gangbare pc- en softwareprogramma’s (Officepakket: Word, ,
Acces, Excel);

Specifieke software gebruikt binnen de dienst (WinBV, Belpic,
Winabs,…)
▪ Kennis van de organisatie en de huisstijl.

Toepassen van de voorgeschreven huisstijl in zowel de externe
als de interne communicatie;

…
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES
▪ VOORTDUREND VERBETEREN (niveau 2)
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van het
departement, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met
veranderingen.
II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het
verbeteren van de uitvoering van taken.
-
-
-
Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor
de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen,
werkmethoden …).
Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de
eigen functie (cursussen, collega’s van andere openbare
besturen,…).
Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de
praktijk.
Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen
functie kunnen worden ingezet.
Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het
takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit
tot concrete voorstellen.
▪ KLANTGERICHTHEID (niveau 2)
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de rechtmatige behoeften van
verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op
reageren.
II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing
te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen
-
Past binnen de bestaande procedures en planning de
dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen.
Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze.
Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of
meer dan afgesproken is aan de klant.
Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden
oplossing en dienstverlening.
Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht.
Verwijst zo nodig door of zoekt hulp.
Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant.
▪ SAMENWERKEN (niveau 2)
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk
resultaat op het niveau van de ploeg/dienst/sectie/organisatie, ook als dat niet
onmiddellijk van persoonlijk belang is.
II. Helpt anderen en pleegt overleg
-
Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot
een gezamenlijk resultaat te komen.
Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften
van de groep.
Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid
van mensen.
Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de
eigen opdracht.
Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen.
▪ BETROUWBAARHEID (niveau 2)
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke
behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en van
sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,…). Afspraken nakomen en zijn
verantwoordelijkheid opnemen.
II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk
-
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen
(past geen ‘paraplupolitiek’ toe).
Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het
functieniveau.
Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels
en afspraken handelen (als de situatie dat vereist).
Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden
soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan.
Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden
verspreid.
Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken.
INTERPERSOONLIJK GEDRAG
▪ SCHRIFTELIJKE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID (niveau 2)
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep.
II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik
afhankelijk van de situatie of het publiek
-
Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake
zijn.
Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als
vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd).
Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk,
onderhoudend, informatief,…).
Gebruikt een taal die aan het publiek is aangepast (bv. licht jargon
toe, schrijft 'leesbare' teksten,…).
Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en
beperkingen van de verschillende doelgroepen.
▪ MONDELINGE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID (niveau 2)
Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt.
II. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen
-
Richt zich tot zijn gesprekspartner.
Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is.
Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen.
Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en
onderbreekt hem niet.
Past de communicatiewijze aan aan de mogelijkheden of
eigenheden van de gesprekspartner.
PROBLEEMOPLOSSEND GEDRAG
▪ FLEXIBEL GEDRAG (niveau 2)
De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een vooropgesteld doel te bereiken. In
verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte
wijze zijn gedrag kunnen aanpassen.
II. Past zijn gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen
beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken
-
-
Evalueert kritisch en regelmatig het (te verwachten) resultaat, met
als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen.
Reageert alert op informatie die het bijsturen van een gekozen
aanpak noodzakelijk maakt (merkt de informatie op, schat gevolgen
in, overloopt alternatieven).
Formuleert meerdere concrete alternatieven om de doelstellingen
beter en efficiënter te kunnen bereiken.
▪ NAUWGEZETHEID (niveau 2)
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met
materialen.
II. Levert met oog voor detail correct werk af
-
Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit.
Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in.
Blijft aandachtig bij routineuze taken.
Controleert het eigen werk.
Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie
op, met het oog op het aanbrengen van correcties.

Download Report