Vacature coördinator Domo vzw (deeltijdse functie)

Vacature coördinator Domo vzw (deeltijdse functie)
Inleiding
Domo vzw is een vereniging die werkt met vrijwilligers en zich inzet voor
opvoedingsondersteuning van kwetsbare gezinnen met kinderen.
Ouders zijn de belangrijkste schakel in de opvoeding van hun kinderen.
Maar in kwetsbare gezinnen met jonge kinderen is de draaglast vaak niet in
evenwicht met de draagkracht. Sommige ouders hebben het in moeilijke
levensfases zo zwaar dat ze hun kinderen niet de nodige geborgenheid en
structuur kunnen bieden. Daarbovenop worden deze gezinnen in de huidige
maatschappij vaak geïsoleerd.
Domo wil voorkomen dat alledaagse problemen in gezinnen uitgroeien tot
ernstige en langdurige hinderpalen. We wensen dat hierdoor alle kinderen de
kansen krijgen om uit te groeien tot evenwichtige en veerkrachtige
volwassenen.
Meer info: www.domovlaanderen.org
Takenpakket
1. Je coördineert de dagelijkse werking van Domo Leuven en slaagt er
hierdoor in om anderen binnen en buiten de organisatie te inspireren
en te enthousiasmeren met de visie van Domo. Je bent
verantwoordelijk voor het uitwerken en implementeren van deze visie
in de strategie zoals bepaald door de raad van bestuur van Domo vzw,
op het niveau van de werking van Leuven:
o Je bent het eerste aanspreekpunt van Domo Leuven. Je filtert de
inkomende mails en telefoontjes en dispatcht deze aan de juiste
persoon of werkgroep.
o Je volgt de Domo-werking operationeel op en houdt hierbij
rekening met gemaakte afspraken en prioriteiten (bvb.
actieplan).
o Je bent verantwoordelijk voor de goede opvolging van het
financiële luik. Je volgt het beschikbare budget op en toetst de
uitgaven regelmatig aan de begroting. Je wordt hierbij
ondersteund door administratieve vrijwilligers, die door jou
worden aangestuurd.
1
o Je rapporteert tijdig aan het dagelijks bestuur van Domo Leuven
bij problemen. Voor belangrijke beslissingen overleg je steeds
met dit dagelijks bestuur, en indien nodig met de voorzitter .
o Je bereidt de vergaderingen van het dagelijks bestuur van Domo
Leuven voor en maakt hiervan verslag.
o Je bent verantwoordelijk voor de agenda en verslaggeving van
de diverse Domo-werkgroepen. Je kan je hierbij laten bijstaan
door vrijwilligers uit de werkgroepen zelf.
o Je bereidt beleidsmatige dossiers (bvb. projectaanvragen) voor
in samenwerking met de werkgroep beleid.
Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid,
specifiek voor de vrijwilligers die actief zijn in de Domo-gezinnen in
Leuven. Je bent hierbij verantwoordelijk voor:
o de controle van de goede uitvoering van continue rekrutering
van nieuwe vrijwilligers via diverse kanalen;
o de controle van kwalitatieve aannameprocedure van nieuwe
vrijwilligers via een kennismakingsgesprek, een vorming voor
nieuwe vrijwilligers en een systeem van meterschappen;
o de vraaggerichte ondersteuning van vrijwilligers via vorming en
gezinsbesprekingen, groepsverbindende activiteiten,
coachingsgesprekken, etc. in samenspraak met de werkgroep
vrijwilligers.
o een kwalitatief aanbod van vrije tijdsactiviteiten voor de
gezinnen, het trekken en aansturen van de werkgroep vrije tijd.
Je wordt bij deze taken ondersteund door een betaalde kracht die
instaat voor rekrutering en aanname van nieuwe vrijwilligers (de
vrijwilligerscoach) en de werkgroep vrijwilligers.
Je staat in voor de dagelijkse aansturing van deze vrijwilligerscoach via
planningsgesprekken en functioneringsgesprekken. Ook ben jij
verantwoordelijk voor de aansturing van de vrijwilligers die de
werkgroep vrijwilligers bemannen.
Je rapporteert eventuele knelpunten aan het dagelijks bestuur van
Domo Leuven.
Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid,
specifiek voor de vrijwilligers die actief zijn in het secretariaat (bvb.
administratieve vrijwilligers, beleidsvrijwilligers), ter ondersteuning van het
dagelijkse bestuur. Je bent hierbij verantwoordelijk voor:
o de kwalitatieve aannameprocedure van nieuwe
secretariaatsvrijwilligers via een kennismakingsgesprek;
o een vraaggerichte ondersteuning van deze
secretariaatsvrijwilligers (bvb. vorming, boekhoudpakket, ICT,..);
Je zorgt dat deze vrijwilligers op regelmatige basis aan jou rapporteren,
je volgt gemaakte afspraken op. Je zorgt voor een goede
taakafstemming tussen het personeel en de vrijwilligers die actief zijn op
het secretariaat. Je doet dit in overleg met de voorzitter.
2
2. Je vertegenwoordigt Domo vzw en in het bijzonder Domo Leuven naar
de buitenwereld toe, teneinde de organisatie beter bekend en
toegankelijk te maken. Je doet dit om een correcte doorverwijzing van
gezinnen te bekomen, de juiste profielen van vrijwilligers aan te trekken,
contacten te onderhouden met lokale en bovenlokale
partnerorganisaties, overheden,…
Competenties
1. Je beschikt over aantoonbaar leiderschap. Je kan zowel vrijwilligers als
betaalde krachten motiveren, inspireren en respectvol aansturen. Je
kan assertief maar ook diplomatisch zijn waar nodig. Je denkt
oplossingsgericht, evalueert situaties in functie van opportuniteiten.
2. Je hebt affiniteit met de sector van de gezinsondersteuning en /of het
vrijwilligerswerk, of bent bereid je hierin te verdiepen.
3. Je bent een netwerker, vindt samenwerken belangrijk en moedigt
anderen aan samen te werken, ideeën te uiten en van gedachten te
wisselen. Je levert graag een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat
op het niveau van een team, entiteit of de organisatie. Je geeft
opbouwende kritiek en feedback.
4. Je bent computervaardig en beheerst het MS Office pakket (Outlook,
Word, Excel, Powerpoint) uitstekend. Je kan documenten opstellen,
een spreadsheet (bijvoorbeeld Excel) opmaken en bewerkingen
uitvoeren of een powerpointpresentatie opstellen of aanpassen. Je
hanteert vlot e-mailprogramma’s zoals Outlook en kan ook het
Elektronisch agendabeheer praktisch toepassen. Je kan efficiënte
opzoekingen verrichten op het internet.
5. Je bent communicatievaardig, zowel op vlak van schriftelijke als
mondelinge communicatie.
a. Je stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter
zake zijn. Je kan de huisstijl vlot toepassen. Je tikt nota's en
verslagen foutloos uit. Je gebruikt een stijl die aangepast is aan
de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief …). Je hanteert
courante schriftelijke communicatievaardigheden in het
Nederlands via e-mail.
b. Je wisselt gegevens uit met andere diensten en beantwoordt
aanvragen voor inlichtingen. Je hanteert vlot mondelinge
communicatievaardigheden in het Nederlands. Je bent to the
point.
3
6. Je bent empathisch en je kan wensen en behoeften van vrijwilligers,
gezinnen, professionelen inschatten en er naar handelen.
7. Je bent flexibel en past je aan aan wijzigende omstandigheden. Je
bent stressbestendig.
8. Je werkt nauwkeurig en efficiënt en werkt je taken nauwgezet, precies
af. Je kan gegevens nauwkeurig registreren, klasseren en invoeren in
de computer.
9. Je streeft resultaatgerichtheid na, je wil een vooropgesteld resultaat
bereiken met inachtname van gedefinieerde kwaliteitsstandaarden.
10. Je bent betrouwbaar, komt gemaakte afspraken na en neemt je
verantwoordelijkheid op.
Wij bieden






De kans om deel uit te maken van een boeiende en groeiende vzw
actief in het domein van de preventieve gezinsondersteuning.
Een deeltijds contract (3/5e) van onbepaalde duur
Verloning volgens Paritair Comité 329.01 (socio-culturele sector
Vlaamse Gemeenschap), barema B1c (2.137 euro bruto VTE bij 0 jaar
ancienniteit)
Tot maximaal 5 jaar anciënniteit kan in rekening gebracht worden.
Maaltijdcheques
Flexibel werkrooster
Diplomavereisten
Bachelor of gelijkwaardig.
Relevante ervaring in het werken met vrijwilligers is een pluspunt.
Meer informatie
Solliciteren kan door je CV en motivatiebrief ten laatste op 15 september 2014
te mailen naar [email protected]
Geselecteerden nodigen we uit voor een gesprek in de week van 29
september.
4

Download Report