Presentatie Kennissessie 24-11-2014 BVP Guido Koreman

Prestatie Inkoop
Programma
l  13.05 – 13.30: Uitleg beoordeling prestatiedossier
l  13.30 – 14.30: Prestatiedossier beoordelen
•  Groepen van ca. 9 mensen; 60 minuten:
-  30 min. zelf beoordelen,
-  30 min. consencus met groep & onderbouwing uitgeschreven
l  14.30 – 15.10: Plenaire bespreking
Pauze
l  15.30 – 15.45: Uitleg beoordeling kansen- en risicodossier
l  15.45 – 16.25: Risico- & kansendossier beoordelen
l  16.25 – 17.00: Plenaire bespreking/afsluitende opmerkingen
3
PERFORMANCE INFORMATION PROCUREMENT
SYSTEM (PIPS)
TAAK 1: BEOORDELEN VAN PRESTATIEDOSSIER
PIPS: Identificatie
2dgn/ 1-10 wkn
5dgn/ 3-6 mnd 20-40 dgn/1-2 mnd X wkn/Y mnd
5
Het beoordelingsproces
Insturen
propositie door
leveranciers
Het beoordelingsproces
Rangschikken
van leveranciers
obv:
•  Prijs
•  Risico- en
kansendossier
•  Prestatie
onderbouwing
•  Planning
Prijs
Fase 1
Beoordeling
• RD & KD
• Prestatie
onderbouwing
• (Planning)
Door
beoordelingsteam
opdrachtgever
•  Risicodossier &
•  Kansendossier
•  Prestatie
onderbouwing
•  Planning
Fase 2:
Interviews
6
•  Interviews
Beoordeling Prestaties
l  Is het duidelijk hoe de prestatie gaat bijdragen aan het
behalen van de doelstelling?
•  Dekken ze de meest wezenlijke doelstellingen af?
l  Is bewezen dat de prestaties ook hier door leverancier waar
gemaakt gaan worden?
•  Bewijs
•  SMART
l  Zijn de prestaties te volgen in de uitvoering (KPI’s)?
l  Stralen de prestaties ambitie en commitment uit?
Dominant, Verifieerbaar, Meetbaar (D.V.P.I.)?
7
Dominantie A
l  Bewering 1:
Ons unieke deliverymodel zorgt voor maximale ontzorging en hoge
klanttevredenheid.
l  Onderbouwing van de bewering met meetbare prestatie-informatie
Door het totale inleenproces efficiënt in te richten streven wij met ons
delivery model maximale ontzorging na. Dit bereiken wij door een
combinatie van operational excellence (waar wij om bekend staan) en de
kracht van een krachtig ICT inkoopmanagementsysteem (VMS). Wij bieden
op maat vormgegeven ondersteuning bij het inhuurproces en zorgen voor
een grote lastenverlichting. Hierbij staat persoonlijke aandacht centraal. In
het partnership zal onze regiedesk een centrale rol spelen. We werken met
vaste én klant specifieke KPI’s waarmee we onze dienstverlening
monitoren. De klanttevredenheid meten wij via structurele onderzoeken. Wij
streven een klanttevredenheid van >90% na bij onze klanten, maar ook bij
onze leveranciers (KPI). Dit alles resulteert in een zeer vaste klanten- en
leverancierskring. Zo is onze grootste opdrachtgever, al sinds 1999 aan ons
verbonden, zeer tevreden en hebben we onlangs onze samenwerking weer
met drie jaar mogen verlengen.
8
Dominantie B
l  Bewering 2:
Door een nauwkeurig digitaal baggermonitoringssysteem realiseren
wij minimaal 75% van het baggerproces in één werkgang zonder
opschoonslagen (First Time Right: FTR) volgens het vereiste
nautisch en hydraulisch profiel.
l  Onderbouwing van deze bewering met prestatie-informatie
In de gangbare baggermethode realiseert men maximaal 60% FTR,
komt men één of meerdere keren terug om het profiel aan te
brengen en wordt gemiddeld een tolerantie geleverd van +/- 15 cm
ten opzichte van het profiel. Deze tolerantie zou in dit project leiden
tot gemiddeld 83.000 m3 baggerspecie buiten het nautisch profiel.
Onze prestatie levert dus een besparing op van circa 50% in het
aantal m3’s buiten het nautisch profiel ten opzichte van gangbare
baggerprojecten. De besparing in m3 baggerspecie zorgt er tevens
voor dat omgevingshinder afneemt met 3 weken. Wij hebben in 2
vergelijkbare baggerprojecten de door ons genoemde tolerantie en
FTR gehaald. Hiermee dragen wij tevens bij aan het minimaliseren
van omgevingshinder en kosten.
9
Prestatiedossier 1
l  Bewering:
Wij maken een ontwerp waarvoor uiterlijk op 4 november 2014 alle noodzakelijke vergunningen van
de 5 bevoegde gezagen zijn verleend, zodat wij dan kunnen starten met het grootschalig
grondverzet.
l  Onderbouwing van deze bewering
In verband met het realiseren van het werk voor de in de basisovereenkomst genoemde mijlpaaldata
van 31-12-2015 respectievelijk
31-12-2016, is een start op uiterlijk 4 november 2014 vereist. De in de planning opgenomen
uitvoeringsduur voor het grootschalig grondverzet van minimaal 90 weken is hierin leidend. Door 4
november 2014 als mijlpaaldatum voor de vergunningverlening te hanteren is er voldoende tijd
beschikbaar voor het afzetten van de grond en het opvangen van eventuele stagnaties in de
uitvoering van het project. De bufferperiode in de uitvoeringsfase is vijf maanden (oeverzone) en vier
maanden (gehele werk).
l  Verifieerbare prestatie informatie
In de afgelopen 5 jaar hebben wij voor meer dan 5 vergelijkbare grote uiterwaardprojecten (KRW,
NURG, Ruimte voor de Rivier etc.) de vergunningen/ontheffingen/meldingen aangevraagd c.q.
verzorgd. In 100% van de gevallen heeft dit geleid tot een daadwerkelijke beschikking en/of
ontheffing. In <5% van de gevallen was er sprake van vertraging in de procedure, maar heeft dit niet
geleid tot vertraging op de voltooiing (mijlpaaldatum) van het project. Doordat we de
voorbereidingstijd om tot ontvankelijke aanvragen voor vergunningen/ontheffingen/meldingen te
komen, weten te beperken tot 2 maanden, kan de meest kritische proceduretijd van 6 maanden,
bepaald door de aan te vragen vergunning in het kader van de Ontgrondingenwet, in werking treden
en weten wij bovenstaande waar te maken.
10
11
Hoe moeilijk maken we het onszelf?
l  Alle plannen krijgen een 6 (geen beslissing), tenzij:
•  Er dominante informatie is om een hoger/lagere score te geven
•  Waarom is dit een prestatie
•  Zijn de prestaties in staat de doelstellingen te verwezenlijken?
•  Is het dominant, verifieerbaar en bewezen?
•  Evaluator moet “dominante” statements vast leggen ter
verificatie.
l  N.B. Meerderheid mag gewoon een “6” krijgen. Alleen 8 en 10 zijn
interessant!
l  Het is niet de taak van de beoordelaar om “uit te vogelen” wie de beste
is. Het moet overduidelijk zijn. Dus geen “ranking” of vergelijking, maar
kijken naar beschikbare informatie.
l  Als je in de war raakt, het niet begrijpt, het plan moet herlezen, twijfelt:
“6”
12
Wat we afnemen als we pindakaas willen kopen?
2 6 10 l  We verwachten dat de meesten een “6” krijgen
l  Je moet jezelf niet dwingen om een “2” of “10” te geven
l  Beoordelaars moeten zich geen zorgen maken als ze alleen maar
een “6” kunnen geven
13
Wasservice
casedeel 1
Prestatie dossier
Groepen van 9 mensen
60 minuten:
-  30 min. zelf beoordelen,
-  30 min. consencus met groep & onderbouwing
14
PERFORMANCE INFORMATION
PROCUREMENT SYSTEM (PIPS)
TAAK 2: BEOORDELEN VAN RISICODOSSIER
Risicodossier
l  risico-inschatting
Ø identificeren belangrijke en project specifieke risico’s
Ø  uitleg waarom het een risico is (waarom juist DIT een risico wat
kan voorkomen dat we onze projectdoelstellingen behalen)
Ø  uitleg hoe het risico de planning, het budget of de doorstroming
raakt
Ø uitleg oplossing (beheersmaatregel) om het risico te
minimaliseren
Ø Onderbouwing van de effectiviteit van de oplosssing (hoe gaat
het het risicovoorkomen of de effecten verkleinen?)
16
Minimaliseren van risico’s
l Het gaat om minimaliseren van risico’s
•  Risico in oorsprong bij Opdrachtgever
Ø  Buiten invloedssfeer
Ø  Geen calamiteiten (contingencies).
•  De Opdrachtnemer draagt bij aan risico mitigatie
Ø  Verkleinen kans van optreden
Ø  Beperking gevolgen bij optreden
Ø  Verstoort het behalen van de doelstellingen zeker
l Het overnemen (verplaatsen) van risico’s
is een KANS!
17
Beoordeling Risico’s
l  Ligt het buiten de invloedssfeer van de opdrachtnemer?
l  Is het aannemelijk dat het risico gaat optreden
•  Als er niets gedaan wordt?
•  Waar blijkt dat alles uit?
•  Bewijs?
l  Is er een beheersmaatregel voor het mitigeren van het OG risico?
l  Is de beheersmaatregel bewezen effectief?
•  Waar blijkt dat uit?
•  Bewijs?
l  Draagt bij aan behalen doelstellingen?
l  Smart gemaakt?
l  Ambitie en commitment?
Dominant, meetbaar, verifieerbaar?
18
Risico archeologie
19
20
PERFORMANCE INFORMATION
PROCUREMENT SYSTEM (PIPS)
TAAK 3: BEOORDELEN VAN KANSENDOSSIER
Beoordeling Kans
l  Niet nodig voor behalen (project)doelstellingen
•  Keuze voor klant mogelijk zonder gevaar voor doelstellingen?
l  Geen uitbreiding van de oorspronkelijke vraag!
•  “naast packaging, kunnen wij ook “asset mngt” doen”
•  “naast ondersteunend personeel, ook onderwijzend personeel”
l  Aantoonbare verbetering behalen (project)doelstellingen
• 
• 
• 
• 
Waar blijkt dat uit?
Onderscheidend/Creatief?
Ambitie en commitment aan doelstellingen klant?
Bewijs?
l  Aannemelijk dat de kans door ON ingevuld kan worden.
•  Waar blijkt dat alles uit?
•  Bewijs?
Dominant, meetbaar, verifieerbaar?
22
Kans?
23
24
Wasservice
casedeel 2
Risico en Kansendossier
Groepen van 9 mensen
40 minuten:
-  15 min. zelf beoordelen,
-  25 min. consencus met groep & onderbouwing
25
NOG EEN PAAR DINGEN
Onderbouwing (feiten)
Score prestaties: 6
Uit de beoordeling volgt dat uw prestaties (criterium 3) neutraal aantonen op
welke wijze de inschrijver de werkzaamheden zoals deze voortvloeien uit de
Vraagspecificatie daadwerkelijk gaat leveren, waarbij de prestatie, gelet op de
projectdoelstellingen, resulteert in het optimaal realiseren van het Werk'
De motivatie
Uit het dossier blijkt deels wel, deels niet dat de beweringen die gerelateerd zijn
aan het behalen van de aangeboden kwaliteit effectief zijn. Niet overtuigend is
bewering 5 waarin de eisen uit de vraagspecificatie worden herhaald en geen
duidelijk beeld van de toegevoegde waarde voor de projectdoelstellingen wordt
gegeven. Ook bij bewering 3 wordt de toegevoegde waarde voor de
projectdoelstellingen onvoldoende duidelijk gemaakt. Bij bewering 2 is positief dat
de planning een buffer van 5 maanden heeft en dat uit deze bewering duidelijk de
aanpak naar voren komt.
De beweringen zijn over het algemeen SMART uitgewerkt. Enkele voorbeelden
zijn………etc.
27
Onderbouwing interview
Omgevingsmanager: 10
Uit de beoordeling volgt dat het interview (criterium 5) uitmuntend aantoont dat
de omgevingsmanager het project en de inschrijving doorgrondt en zich eraan
committeert.
De motivatie
Enige bevindingen waarop deze beoordeling is gebaseerd zijn:
Sleutelfunctionaris laat zien dat zijn aanpak op dit project succesvol is doordat hij
aantoonbaar succesvol is geweest op een ander project (Hurwenense Waard).
Sleutelfunctionaris onderscheidt zich door het noemen van aantal SMART KPI's
(zonder overigens hierbij een streefwaarde te noemen). De sleutelfunctionaris
geeft overwegend SMART-e antwoorden op de vragen en laat hiermee zien het
project te doorgronden en een doordachte aanpak voor het
omgevingsmanagement heeft. Een voorbeeld hiervan is de toelichting op de
planning (vraag 6).
Sleutelfunctionaris kan bij vraag 7 niet goed duidelijk maken waarom dit het
belangrijkste risico is.
Bij vraag 9 kan sleutelfunctionaris duidelijk toelichten hoe de vergunningensituatie
bij het depot is.
28
29
30
Nog een paar dingen
l  Linked-In groep Best Value Procurement NL
l  Blogs
•  BestValue-Experts.nl
•  Sterkeprestaties.nl
l  Best Value Vereniging (NEVI, Risknet, NL-ingenieurs)
l  Congres, Kennissessies, Type A bijeenkomsten, Board
l  Guido Koreman: 06 51 755 652,
l  [email protected]
31

Download Report