Verwerking van cijfer- en puntenlijsten

OPLOSSINGEN VOOR HOGER ONDERWIJS
Verwerking van cijfer- en puntenlijsten
Het beheer van papieren en elektronische
cijfer- en puntenlijsten vereenvoudigen
Probleemloze verwerking van cijferen puntenlijsten
Ongeacht de grootte van de hogeschool of universiteit is het
In onderstaand schema ziet u hoe de Perceptive-oplossing voor de
beoordelen van transferpunten een gegevensintensief proces.
verwerking van puntenlijsten een school helpt om snel een puntenlijst
Het handmatig invoeren van gegevens is tijdrovend en foutgevoelig.
op papier te verwerken.
De proces- en contentmanagement oplossingen van Perceptive
De medewerker die de puntenlijsten verwerkt, scant
de papieren puntenlijsten en verbetert het met behulp
van beeldverwerking.
Software, waaronder Perceptive Content, stroomlijnen processen
met betrekking tot cijfer- en puntenlijsten (hierna te noemen
‘puntenlijsten’) en vergroten de nauwkeurigheid en efficiëntie
OCR-technologie op basis van regels herkent het
format van de cijfer- en puntenlijsten en de belangrijkste
gegevens worden automatisch aan het document onttrokken.
waarmee uw instelling transferpunten kan beoordelen.
Na ontvangst, fysiek of elektronisch (bijv. PDF, PESC XML of EDI
TS-130), worden puntenlijsten eenvoudig vastgelegd en gekoppeld
aan het studentendossier in het studenteninformatiesysteem. Deze
naadloze integratie plaatst content in de context van uw dagelijkse
inschrijvingsprocessen. Bevoegd personeel krijgt zo direct toegang
d
tot de documenten en informatie die ze nodig hebben zonder
daarvoor hun SIS te hoeven verlaten.
De medewerker vult eventueel de gegevens van de
cijfer- en puntenlijsten aan (bijv. voegt studentnummer
toe, berekent academisch GPA, enz.) met behulp van
een bijbehorend eForm.
Nu puntenlijsten steeds vaker elektronisch worden uitgewisseld,
kunt u de puntenlijsten die op papier binnenkomen omzetten
naar elektronische gegevens met behulp van optical character
eForms
SUBMIT
recognition (OCR). Vergeleken met handmatige gegevensinvoer
bespaart dit tijd en kosten. U kunt ongeacht het format van de
puntenlijsten één uploadproces blijven gebruiken, waardoor
complexiteit en onderhoud afnemen.
Twijfelachtige tekens worden weergegeven in de context
van de cijfer- en puntenlijsten en de medewerker bekijkt
alleen deze tekens.
Student Record
Er wordt automatisch een gegevensbestand aangemaakt
met alle geverifieerde waarden en dit wordt uitgewisseld
met het SIS en de puntentransferdatabase om het
studentendossier bij te werken.
Met de Perceptive-oplossing voor puntenlijstverwerking kan
uw school:
~~
transferpunten sneller beoordelen door routinetaken
te automatiseren
~~
de nauwkeurigheid van gegevens verbeteren met proactieve
hulpmiddelen voor gegevensherkenning en -verificatie
~~
een eind maken aan vertragingen die ontstaan bij handmatige
verwerking van puntenlijsten
~~
de dienstverlening aan studenten verbeteren en zo de kans
vergroten dat de beste studenten worden ingeschreven
~~
de uitwisseling van informatie verbeteren
~~
waarborgen dat historische documenten veilig zijn en
op aanvraag beschikbaar zijn
~~
de kosten met betrekking tot invoer en opslag van
gegevens beperken.
www.perceptivesoftware.nl
OPLOSSINGEN VOOR HOGER ONDERWIJS
De verwerking van cijfer- en puntenlijsten.
Het heeft écht effect!
California Polytechnic State University (Cal Poly)
Metropolitan Community College
Cal Poly wordt door U.S. News and World Report al 15 jaar
Metropolitan Community College (MCC) is de grootste instelling voor
op rij “Best Public Master’s University” genoemd. Deze erenaam
hoger onderwijs in Kansas City en omgeving. Het heeft vijf campussen
zorgt dat de school enorme aantallen puntenlijsten ontvangt van
waar elk jaar 46.000 studenten studeren.
aspirant-studenten en nog veel meer van studenten die tijdens
het schooljaar willen overstappen.
geïmporteerd, worden de gegevens eraan onttrokken, geverifieerd
door medewerkers en automatisch ingevuld in het studentendossier
50 minutes
Rules-based
data extraction
Time it takes to process 20 transcripts
using OCR and data extraction.
50 min
Wanneer puntenlijsten in Perceptive Content worden gescand of
in het SIS. Medewerkers hoeven zo geen waarden meer in te voeren
in deze applicaties om duizenden cijfer- en puntenlijsten te kunnen
100 min
150 min
beoordelen. MCC heeft met succes 95 tot 98% van alle invoer
200 min
van gegevens op cijfer- en puntenlijsten van circa 600
Manual transcript
processing
scholen geautomatiseerd.
200 minutes
Time it takes to process
20 transcripts using
manual data entry.
Uit een productiviteitsstudie bleek dat 20 puntenlijsten met behulp
van de oplossing van Perceptive Software 400 procent efficiënter
verwerkt konden worden dan handmatig.
““We ontvangen puntenlijsten op drie
manieren (papier, EDI TS-130 en PESC
XML), maar we wilden ze allemaal op
dezelfde manier verwerken. Met
Perceptive Content kan dat.”
““Voorheen duurde het twee tot vier
dagen om een puntenlijst voor beoordeling
klaar te maken maar dankzij Perceptive
Content kan de puntenlijst al op de dag
van ontvangst worden klaargemaakt. Zelfs
in piektijden kunnen we het nu bijbenen.”
Barbara Reinwald
MCC Senior Project Associate
Metropolitan Community College
David Mason
Technical Manager
California Polytechnic State University
22701 West 68th Terrace
Shawnee, KS 66226
USA
Lexmark International B.V.
tf +1 800 941 7460
Gooimeer 12
tel +1 913 422 7525
1411 DE Naarden, Nederland
fax +1 913 422 3820
tel +31 35 6994 633
© 2013 Perceptive Software, LLC. Alle rechten voorbehouden. Alle product- en
bedrijfsnamen kunnen handelsmerken of geregistreerde handelsmerken zijn van
de respectievelijke eigenaren. PSI_NL_SS_TransProcessing_1301
www.perceptivesoftware.nl

Download Report