Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases

Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases
Wijzigingsbeheerproces GeVS
Documenthistorie:
Datum
Versienummer
Auteur
28-10-2003
16-01-2004
01-07-2008
10-12-2008
15-02-2011
02-12-2013
18-12-2013
27-12-2013
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
5.1
5.2
6.0
Daan Wijnmalen
Vivian Hessels
Egon Velders
Egon Velders
Egon Velders
Egon Velders
Egon Velders
Egon Velders
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 1 van 19
Inhoudsopgave
1. Proces ketenbreed wijzigingsbeheer
4
1.1 Achtergrond
4
1.2 Doel en scope van het proces
4
1.3 Partijen
4
1.4 Ketenwijzigingen
5
1.5 Proces en processchema
5
2. Wijzigingsprocedure
7
2.1 Aanmelden en CMK
7
2.2 Proces ketenwijziging
7
2.2.1. Aanmelding ketenwijziging
2.2.2 Acceptatie ketenwijziging
2.2.3 Impactbepaling
2.2.4 Goedkeuring Functioneel CAB
2.2.5 Afstemming impactbepaling
2.2.6 Goedkeuring Keten CAB
2.2.7 Wijziging inplannen, realisatie en implementatie
2.2.8 Intrekken wijziging
2.2.9 Goedkeuring aanmelder en afsluiting van de wijziging
7
8
8
8
9
9
9
10
10
3. Releases
11
3.1 Ketenreleases
11
3.2 Releasedata
11
3.3 Afstemming inhoud
11
3.4 Tussenreleases
11
3.5 Evaluatie
12
3.6 Escalatie
12
4. Procesrollen
13
4.1 Werkgroep Informatisering en Shared Services
13
4.2. Domeingroepen
13
4.3 CMK (Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen)
13
4.4. Keten-CAB (Keten Change Advisory Board)
14
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 2 van 19
4.5 Functioneel CAB (functioneel Change Advisory Board)
14
4.6 Wijzigingscoördinator
15
4.7 Wijzigingsverantwoordelijke
15
4.8 Gebruikersgroep Suwinet Inkijk
15
5. BIJLAGEN: detailschema
16
5.1 Bijlage Aanvraag – Registratie
16
5.2 Bijlage Registratie – Inplannen
17
5.3 Bijlage Goedgekeurde wijziging – Afsluiten wijziging
18
5.4 Bijlage organigram
19
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 3 van 19
1. Proces ketenbreed wijzigingsbeheer
1.1 Achtergrond
Het doel van dit document is het bieden van transparantie, inzicht en structuur in het proces ketenbreed
wijzigingsbeheer ten behoeve van de Gezamenlijke elektronische Voorzieningen Suwi (GeVS). Voor partijen is het
essentieel inzicht te hebben in (het verloop van) wijzigingen die mogelijke impact voor één of meerdere partijen hebben.
Dit maakt het mogelijk in een vroeg stadium adequaat te reageren op wijzigingen en hiermee eventuele incidenten te
voorkomen.
Met de verwevenheid van de componenten, die onderdeel uitmaken van de GeVS bij de verschillende partijen, in de
bestaande infrastructuur kunnen wijzigingen in ketencomponenten bij de ene partij immers grote gevolgen hebben
voor de werking van andere ketencomponenten bij andere partijen of het stelsel in het geheel. Vooral hierom is het
uiterst belangrijk dat het ketenbreed wijzigingsbeheer zo optimaal mogelijk functioneert.
1.2 Doel en scope van het proces
De doelstelling van het proces ketenbreed wijzigingsbeheer is het op gestructureerde en gecontroleerde wijze en
met zo min mogelijk risico doorvoeren van ketenbrede wijzigingen in de Gezamenlijke elektronische Voorzieningen
Suwi.
Het proces beperkt zich tot alle wijzigingen die impact kunnen hebben op de werking van de
Gezamenlijke elektronische Voorzieningen Suwi.
1.3 Partijen
Alleen de (keten)partijen die zitting hebben in de ketenbrede wijzigingsoverleggen, worden in elk geval gerekend tot
de scope van deze uitvoeringsafspraken rond wijzigingen en releases. Op dit moment zijn dit:
DUO Inlichtingenbureau UWV
SVB KING BKWI
In principe geldt dat alle partijen die zowel de rol van leverancier als afnemer van gegevens via de GeVS vervult,
mogen deelnemen aan de ketenbrede wijzigingsoverleggen. Bij het nemen van besluiten wegen de meningen van de
Suwi-partijen het zwaarst.Buiten de boven opgesomde partijen zijn er ook nog partijen die betrokken zijn bij de GeVS
in de vorm van enkel afnemer of leverancier van gegevens aan de GeVS.
Deze partijen nemen niet deel aan de ketenbrede wijzigingsoverleggen aangezien de meeste wijzigingen deze partijen
niet zullen raken en deelname een onevenredige belasting van de organisatie zal zijn. Met deze partijen is
afgesproken dat zij op adhoc basis kunnen aansluiten bij de wijzigingsoverleggen.
Deze partijen wordt wel de mogelijkheid geboden om impact te bepalen op ingediende wijzigingsverzoeken.
Daarnaast zijn ook deze partijen verplicht om wijzigingen, die invloed kunnen hebben op de werking van de GeVS,
te melden via het Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen. Als de partijen geen toegang hebben tot de CMK-applicatie
dan zal het indienen van de wijziging en het leveren van impactbepaling via het BKWI verlopen. BKWI draagt er
actief zorg voor dat deze partijen geïnformeerd worden over wijzigingen die de organisaties raken.
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 4 van 19
1.4 Ketenwijzigingen
Iedere ketenpartij heeft voor de eigen organisatie het wijzigingsbeheer ingericht. Interne wijzigingen die ook
invloed hebben of kunnen hebben op de GeVS dienen daarnaast als ketenwijziging te worden ingediend bij het
wijzigingsloket voor ketenbrede wijzigingen (Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen) van het BKWI.
: Ketenwijziging
Een ketenwijziging is een wijziging die mogelijkerwijs impact op één of meerdere
ketenpartijen of op de informatievoorziening hebben. De wijziging kan direct starten met een impactbepaling waaruit
blijkt wat nieuw ontwikkeld dient te worden en/of welke al bestaande componenten gewijzigd gaan worden.
1.5 Proces en processchema
Iedere partij heeft zijn eigen wijzigingsbeheer ingericht en gaat verschillend met wijzigingen om. De partijen moeten
echter op ketenniveau impact bepalen op de wijziging, wijzigingen op elkaar afstemmen en hierover besluiten nemen.
Het keten wijzigingsproces dient dan ook goed aan te sluiten op de eigen (beheer) processen.
Het wijzigingsproces wordt beschreven met behulp van onderstaand algemeen processchema. Opgemerkt moet
worden dat het algemene processchema niet tot in detail is uitgewerkt. De detaillering van het proces is verder
beschreven in hoofdstuk 2.
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 5 van 19
figuur 1: processchema wijziging algemeen
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 6 van 19
2. Wijzigingsprocedure
In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe het ketenbreed wijzigingsbeheer doorlopen wordt, van het proces aanmelden
van wijzigingen tot het realiseren en afsluiten van de wijzigingsverzoeken.
2.1 Aanmelden en CMK
De partijen zijn zelf verantwoordelijk voor het melden van ketenwijzigingen en ketencomponentwijzigingen. Ze
dienen aangemeld te worden bij het Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen (CMK). Het CMK fungeert als
wijzigingsloket voor de ketenpartijen, waar het wijzigingsproces in de keten gecoördineerd wordt, het loket wordt
ondersteund met een CMK applicatie.
Wie de aanmelder van een ketenwijziging is, is afhankelijk van de herkomst van de wijziging. Een wijziging kan
voortkomen uit:
•
•
één enkele ketenpartij;
ketenprojecten;
Om de onderlinge aanlevering en de ontvangst van wijzigingen vanuit een ketenpartij te stroomlijnen heeft iedere
partij één of twee wijzigingscoördinatoren voor de GeVS aangewezen. Partijen moeten er voor zorgen dat zowel de
business (werkprocessen) als de informatisering (ICT) vertegenwoordigd is, of zorgt in ieder geval voor de interne
afstemming van de ketenwijzigingen. Zowel voor de zelf ingediende wijzigingen als de wijzigingen die door derden
zijn ingediend.
Een partij kan er voor kiezen om slechts één wijzigingscoördinator te hebben, die dan voor zowel business als
informatisering aanspreekpunt zal zijn. Deze keuze is sterk afhankelijk van het type organisatie en de wijze waarop
deze organisatie het eigen wijzigingsproces heeft ingericht.
De wijzigingscoördinatoren zijn verantwoordelijk voor het aanmelden van wijzigingen namens de eigen organisatie bij
het CMK, na een adequate afstemming en besluitvorming binnen de eigen organisatie.
2.2 Proces ketenwijziging
Ketenwijzigingen zijn wijzigingen waarbij meerdere ketenpartijen betrokken zijn en/of welke vermoedelijk impact
hebben op één of meerdere ketenpartijen en waarop een inhoudelijke impactbepaling plaats moet vinden.
2.2.1. Aanmelding ketenwijziging
Verantwoordelijke: wijzigingscoördinator (business of ICT)
Aanmelden van een wijziging geschiedt door middel van de CMK-applicatie. De applicatie is te vinden op
https://cmk.bkwi.nl. Binnen deze applicatie kan een wijzigingscoördinator de wijziging middels een digitaal formulier
invullen. Het indienen van een wijziging gaat in twee stappen. In stap 1 geeft de indiener aan wat de aanleiding is van
de wijziging, wat er precies gewijzigd moet worden en wanneer de wijziging idealiter gerealiseerd moet zijn. In stap 2
levert de partij alvast de impact van de wijziging voor de eigen organisatie. Een wijziging is pas ingediend als stap 2 is
afgerond.
Voor het gebruik van de CMK applicatie dient men geautoriseerd te zijn. Autorisatie kan aangevraagd worden bij
[email protected]
De wijzigingscoördinatoren bewaken de wijzigingen die zij zelf hebben aangemeld. Voor de bewaking van
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 7 van 19
wijzigingen kan de CMK-applicatie worden gebruikt. In deze applicatie staat op de homepage een overzicht van
wijzigingen die voor de eigen organisatie zijn ingediend.
2.2.2 Acceptatie ketenwijziging
Verantwoordelijke: CMK-coördinator
De CMK-coördinator (BKWI) beoordeelt de wijzigingen inhoudelijk (duidelijkheid van de wijziging, volledigheid
van de wijziging en past het binnen de scope van de GeVS). Is hier allemaal aan voldaan dan wordt er door de
CMK-coördinator een wijzigingsverantwoordelijke voor de wijziging aangesteld, betrokken partijen en het
aandachtsgebied vermeldt (ICT, Gegevens en Berichten, Architectuur etc). De wijziging wordt vanaf dat moment
zichtbaar in de CMK applicatie.
2.2.3 Impactbepaling
Verantwoordelijke: wijzigingscoördinatoren (business of ICT)
Iedere donderdagnacht wordt vanuit de CMK applicatie een takenlijst rondgestuurd aan de wijzigingscoördinatoren.
In deze takenlijst staan de wijzigingen aangeven waarvoor impact bepaald moet worden. De impactbepalingen
worden gemaakt op organisatieniveau. Dit houdt in dat deze taak bij iedere CMK gebruiker met rechten om
wijzigingen in te dienen beschikbaar is. Dit biedt de verschillende CMK-coördinatoren van dezelfde organisatie de
mogelijkheid om elkaars impactbepalingen aan te vullen/corrigeren.
De impactbepaling wordt gevraagd aan de verschillende wijzigingscoördinatoren, van de partijen. Daarnaast
beoordelen de domeingroep voorzitters (Architectuur, Gegevens en Berichten, Privacy en Beveiliging en ICT
Beheer) de wijzigingen vanuit hun eigen verantwoordelijkheden en waar nodig worden de wijzigingen meegenomen
naar de eigen domeingroep. De impact van de domeingroep voorzitters wordt opgenomen in de impactbepaling van
BKWI.
Partijen hebben tot 14 dagen na het rondsturen van de CMK takenlijst de tijd om impact te bepalen op de ingediende
wijzigingen. Een partij kan een verzoek doen een impactbepaling later te mogen leveren. Hiervoor dient de partij een
verzoek in bij de CMK-coördinator. De indiener wordt door de CMK-coördinator geïnformeerd dat de
impactbepalingstermijn verlengt wordt.Als de indiener hier niet mee akkoord is, dan treden indiener van de wijziging
en degene die om verlenging vraagt in overleg. Als beide partijen niet tot een akkoord komen, zal de beslissing
genomen worden door het Keten CAB. De impactbepaling van een ketenpartij is pas definitief als de 14 dagen
termijn verstreken is en er geen verlenging van die termijn is aangevraagd.
Ook is het mogelijk dat een partij op basis van de wijziging geen impact kan bepalen bijvoorbeeld omdat de
wijziging niet helder genoeg verwoord is of dat er nog onduidelijkheden zijn over de wijzigingen.
Als een partij niet voor de sluitingstijd van de levertermijn van de impactbepaling aan het verzoek heeft voldaan en
geen verzoek tot uitstel heeft gedaan, wordt er vanuit gegaan dat er voor deze partij geen impact is en de partij
akkoord is.
2.2.4 Goedkeuring Functioneel CAB
Verantwoordelijke: Functioneel CAB
De voorzitter van het Functioneel CAB (BKWI) ontvangt de wekelijkse takenlijst en bekijkt of er wijzigingen in staan
die de functionaliteit van de GeVS raken. De wijzigingen die hieraan voldoen worden door de voorzitter aangeboden
aan het Functioneel CAB.
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 8 van 19
Algemene vraag die in het Functioneel CAB gesteld wordt, is of er sprake is van een business case en daarbij of de
wijziging aansluit op de werkprocessen bij de ketenpartijen. Daarnaast kan het Functioneel CAB een voorstel doen
voor de daadwerkelijke oplossingsrichting. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan specificaties hoe een bepaalde
pagina opgebouwd moet worden. Het Functioneel CAB vervult naast de vertegenwoordiging van de professional en
de burger ook de rol van poortwachter. Het Functioneel CAB voorkomt dat er onnodig energie gestoken wordt in
functioneel ongewenste wijzigingen, door in het begintraject van een wijziging deze al te beoordelen.
2.2.5 Afstemming impactbepaling
Verantwoordelijke: wijzigingsverantwoordelijke
De wijzigingsverantwoordelijke zorgt ervoor dat eventuele oneffenheden uit de impactanalyses met de
betrokken partijen worden afgestemd. Uit de (via het CMK) teruggekoppelde impactbepalingen weet hij welke
partijen betrokken dienen te worden.
De Ketenpartijen zijn ieder zelf verantwoordelijk voor het analyseren van de mogelijke invloed van een ketenwijziging
op de ‘partijeigen’ componenten (niet-ketencomponenten), die men in beheer heeft. De wijzigingsverantwoordelijke
informeert de wijzigingscoördinatoren over de voortgang en escaleert naar het Keten CAB als de afstemming mislukt
of dreigt te mislukken.
2.2.6 Goedkeuring Keten CAB
Verantwoordelijke: Keten-CAB
Zodra de 14 dagen beantwoordingstermijn van de impactbepaling voorbij is, wordt de wijziging geagendeerd
voor het eerstvolgende Keten CAB.
Dit beperkt zich tot het bespreken van de wijzigingen met eventuele bijzonderheden. Bij wijzigingen waarbij de
impactbepalingen geen bijzonderheden opleveren, wordt de wijziging als hamerstuk afgehandeld. Dit wil zeggen dat
de wijziging niet inhoudelijk wordt behandeld, maar alleen formeel wordt vastgesteld. Indien noodzakelijk worden
wijzigingen waarbij geen bijzonderheden uit de impactbepalingen zijn gekomen, al uitgevoerd voor het eerstvolgende
Keten CAB. Dit geldt in het bijzonder voor de wijzigingen die niet aan een Suwinet Inkijk release gebonden zijn.
De CMK-coördinator legt de impactbepalingen ter officiële goedkeuring voor aan het Keten-CAB. Het Keten-CAB
bekijkt of de impactbepaling in voldoende mate is afgestemd en uitgevoerd en daarnaast of er uit de
impactbepalingen geen zwaarwegende redenen voorkomen die een realisatie van de wijziging in de weg staat. Het
Keten CAB beoordeelt ook of het proces goed gevolgd is. Uitkomsten worden vastgelegd in de CMK applicatie.
Als de wijziging niet wordt goedgekeurd, dan vindt er overleg plaats tussen de indiener,
wijzigingsverantwoordelijke en eventuele andere betrokkenen. Een nieuwe analyse is het gevolg.
2.2.7 Wijziging inplannen, realisatie en implementatie
Verantwoordelijke: projectleider Suwinet-Inkijk, voor wijzigingen die in een release worden gerealiseerd. Overige
wijzigingen verlopen via de Suwidesk van BKWI.
Als de impactbepaling afgestemd en geaccordeerd is door het Keten CAB, kan gestart worden met de inplanning,
realisatie en implementatie van de wijzigingen. Het inplannen van wijzigingen gebeurt op basis van de wensen en
mogelijkheden.
De planning wordt verwoord in het Release Initiatie Document (RID) van de betreffende release.
Dit document, wat de inhoud van de release en de bijbehorende planning beschrijft, wordt geschreven door de
projectleider Release Suwinet. De projectleider haalt uit het CMK een lijst met wijzigingen die mogelijk mee kunnen
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 9 van 19
in de betreffende release en doet een voorstel voor de prioritering. Prioritering vindt plaats door projectleider
Release Suwinet in afstemming met de Ketenpartijen en Productmanagers. Hierbij wordt rekening gehouden met
eventuele afhankelijkheden en met de capaciteit die de ontwikkelafdeling van het BKWI heeft.
Het Keten CAB wordt gevraagd om aan te geven of zij zich kunnen vinden in de planning/prioritering. Uiteindelijk
bepaalt het Keten CAB de prioritering.
Zodra het RID is goedgekeurd door het Keten CAB wordt gestart met het daadwerkelijk ontwerpen, bouwen,
testen van de verschillende wijzigingen. Een planning van deze werkzaamheden wordt altijd opgenomen in het
RID.
2.2.8 Intrekken wijziging
Verantwoordelijke: wijzigingscoördinator
Een wijziging kan om verschillende redenen worden ingetrokken. Hierbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan een
wijziging die door ontwikkelingen in de keten is achterhaald of dat nieuwe inzichten resulteren in een andere wens.
Het intrekken van een wijziging gebeurt altijd door de oorspronkelijke indiener van de wijziging (de
wijzigingscoördinator). In de CMK applicatie krijgt de wijziging de status “ingetrokken”.
2.2.9 Goedkeuring aanmelder en afsluiting van de wijziging
Verantwoordelijke: CMK-coördinator
De projectleider Release Suwinet of de wijzigingsverantwoordelijke meldt bij het CMK dat de wijziging is
geïmplementeerd. De CMK-coördinator controleert dit (via de indiener van de wijziging) en past de status van de
wijzigingen in het CMK aan. Als de aanmelder niet akkoord is vindt hierover overleg plaats met de
wijzigingsverantwoordelijke en indiener. Er worden vervolgstappen ondernomen om de aanmelder alsnog
goedkeuring te laten geven. Als de betrokkenen tevreden zijn met de (wijze van) realisatie en implementatie, zal de
CMK-coördinator de wijziging sluiten.
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 10 van 19
3. Releases
Binnen de GeVS wordt releasematig gewerkt om zo gecontroleerd mogelijk en met zo min mogelijk risico wijzigingen
te kunnen doorvoeren.
3.1 Ketenreleases
Verantwoordelijke: projectleider Release Suwinet
Een ketenrelease is een cluster van keten(component)wijzigingen die gelijktijdig beschikbaar worden gesteld aan de
keten, op vier vooraf afgesproken momenten per jaar; de releasedata. De wijzigingen worden op deze momenten
geïmplementeerd.
3.2 Releasedata
Verantwoordelijke: Keten CAB
Aan het eind van elk jaar worden door het keten CAB de vier releasemomenten en mogelijke nazorgreleases voor
het komende jaar vastgesteld. Aan deze releasemomenten wordt ook een uiterste datum vastgesteld, waarop
wijzigingen nog meegenomen mogen worden in die specifieke release.
De vastgestelde uiterste datum voor wijzigingen is de datum waarop voor de wijzigingen het gehele voortraject
afgerond moet zijn. Dit wil zeggen dat voor deze wijzigingen het traject van impactbepalingen juist en volledig is
doorlopen, zonder eventuele knelpunten. Van deze datum is alleen af te wijken als het keten CAB hiermee akkoord
gaat en dit past binnen de planning van de projectleider Release Suwinet
Formele processtappen:
• In het Keten-CAB worden de releasedata formeel vastgesteld;
• De afgestemde data worden door de CMK-coördinator in de Releasekalender geplaatst;
• De CMK-coördinator plaatst de Releasekalender op het CMK onder het tabblad “planning”.
De nazorgreleases zijn bestemd om eventuele tekortkomingen uit de reguliere release op te lossen. De data worden bij
het opstellen van de releasekalender vastgesteld. Of gebruik gemaakt wordt van de nazorgreleases hangt af van of er
bijzonderheden zijn.
3.3 Afstemming inhoud
De inhoud van een ketenrelease wordt ketenbreed afgestemd en vastgesteld. De projectleider van de release
informeert de deelnemers van het Functioneel CAB en Keten CAB over de voorlopige inhoud van de release door
middel van een Release Initiatie Document (RID). De ketenpartijen stemmen de inhoud van de release af binnen
de eigen organisatie.
Het RID wordt (na eventueel commentaar van de leden van het Keten CAB) formeel in het Keten CAB vastgesteld.
Het RID wordt definitief gemaakt en op basis hiervan zal de release worden uitgevoerd.
3.4 Tussenreleases
Gedurende het jaar kan als gevolg van onvoorziene omstandigheden, of als gevolg van mislukte implementatie(s)
een verzoek voor een ‘tussenrelease’ aan de wijzigingscoördinatoren gedaan worden. Indien de betrokkenen er
onderling niet uitkomen, vindt escalatie plaats aan het Keten-CAB of Functioneel CAB (afhankelijk van de aard van de
escalatie). In elk geval zullen beide overlegorganen geïnformeerd worden.
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 11 van 19
3.5 Evaluatie
Verantwoordelijke: wijzigingsverantwoordelijke
Evaluatie van wijzigingen vindt plaats na elke release. De evaluatie wordt gehouden in het eerstvolgende Keten CAB
na de desbetreffende release. De release wordt in het Keten CAB in het geheel besproken, dus naast issues naar
aanleiding van wijzigingen worden ook onder andere de communicatie, testtrajecten e.d. geëvalueerd.
3.6 Escalatie
In het wijzigingsproces kunnen er altijd momenten zijn dat er tegengestelde belangen zijn of dat een bepaalde partij
in gebreke blijft met grote gevolgen voor de implementatie van uiterst gewenste wijzigingen. In deze gevallen kan
gebruik gemaakt worden van het escalatie traject.
Escalaties kunnen opgestart worden door wijzigingscoördinatoren of via de voorzitter van het Functioneel CAB. De
escalatie verlopen altijd via de voorzitter van het Keten CAB, waarbij het issue besproken wordt in het Keten CAB. Komt
het Keten CAB niet tot een beslissing, dan wordt het voorgelegd aan de Domeingroep ICT Beheer. Komt de DIB ook niet
tot een definitief oordeel dan zal de WISS ingeschakeld worden en zullen zij een beslissing nemen..
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 12 van 19
4. Procesrollen
Hoofdstuk 4 beschrijft alle rollen en organisatievormen die in het proces ketenbreed wijzigingsbeheer voorkomen
en hoe zij in dit proces met elkaar in verband staan. In de bijlage wordt het organisatieschema van de
domeingroepen en onderliggende organen in het wijzigingstraject weergegeven.
4.1 Werkgroep Informatisering en Shared Services
De Werkgroep Informatisering en Shared Services (WISS) stuurt op samenwerking in de keten van Werk en Inkomen.
De WISS fungeert in het ketenbreed wijzigingsbeheer en releases als opdrachtgever voor de Domeingroep ICT
Beheer en escalatiepunt voor geschillen op ICT beheer, die niet in de Domeingroep ICT beheer beslecht kunnen
worden.
Daarnaast is het mogelijk dat een beslissing van de WISS resulteert in een set van wijzigingen, die conform deze
afspraken uitgevoerd moeten worden.
4.2. Domeingroepen
Domein- en Werkgroepen: binnen de Suwiketen vindt afstemming op een aantal kennisgebieden plaats in domein- en
werkgroepen. De leden van deze groepen vertegenwoordigen hun Suwi-organisatie bij de gezamenlijke beslissingen
t.a.v. de inhoud van de Ketenstandaarden (o.a. Stelselontwerp, SGR/SuwiML, Werkproceskoppelingen, GeVS Keten
SLA etc.).
We kennen op dit moment de:
•
•
•
•
Domeingroep Architectuur (DA);
Domeingroep Privacy en Beveiliging (DPB);
Domeingroep Gegevens en Berichten (DGB);
Domeingroep ICT Beheer (DIB).
De Domeingroep ICT Beheer (DIB) is een orgaan dat wordt gevormd door de Service (Level) Managers van de
betrokken ketenpartijen. Het overleg bewaakt de werking van het Ketenbreed ICT Beheer, waaronder het proces
ketenbreed wijzigingsbeheer.
De taken van de DIB m.b.t. ketenbreed wijzigingsbeheer zijn:
•
Bewaken werking totale proces van ketenbreed wijzigingsbeheer
•
De DIB rapporteert aan de WISS over knelpunten
•
Goedkeuring Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases
•
Beheer GeVS Keten SLA, afspraken inclusief prestatie indicatoren
•
Algehele bewaking van alle ICT beheer processen en de samenhang /werking tussen de processen (zoals
wijzigingsbeheer en incidentbeheer)
4.3 CMK (Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen)
Het Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen is een faciliteit van het BKWI voor de keten. Het CMK is het ‘ketenloket’
voor ketenbrede wijzigingen. Bij dit loket worden ketenbrede wijzigingen geregistreerd, gerouteerd en gepubliceerd.
Voor publicatie aan de ketenpartijen wordt gebruik gemaakt van de CMK-applicatie. Het CMK heeft een coördinator
met de volgende taken:
CMK-coördinator
• Bewaken voortgang van alle wijzigingen en releases
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 13 van 19
• Coördineren totale proces van ketenbreed wijzigingsbeheer
• Signaleren van eventuele structurele knelpunten in het wijzigingsproces en rapporteren hierover aan het
Keten-CAB
• Rapporteren aan het Keten CAB over ketenbreed wijzigingsbeheer
• Bewaken dagelijkse operatie, spreekt wijzigingsverantwoordelijke aan,
• Helpt de voorzitter van het Keten-CAB bij het voorbereiden en organiseren van het Keten-CAB
• Voorleggen van inhoudelijk afgestemde impactbepaling aan Keten-CAB
• Terugkoppelen adviezen en statusveranderingen
4.4. Keten-CAB (Keten Change Advisory Board)
Het doel van het Keten-CAB is het adviseren over en bewaken van ketenbrede wijzigingen op techniek, tijd en
procesniveau:
1. Bewaken of wijzigingen de juiste stappen in het ketenbreed wijzigingsproces hebben doorlopen en
samenwerking met de betrokkenen heeft plaatsgevonden;
2. Advies uitbrengen t.a.v. impactbepaling (kwaliteit van de analyse);
3. Bepalen van de prioriteit van wijzigingen.
Eén of twee wijzigingscoördinatoren per partij nemen deel aan dit overleg, bij voorkeur de Change
Manager/wijzigingscoördinator. Belangrijk is dat deze persoon bekend is met alle wijzigingen binnen zijn organisatie
(business en/of ICT) en een wijzigingsverantwoordelijke binnen zijn eigen organisatie op de voortgang van zijn
wijzigingen kan aanspreken. Het overleg vindt minimaal eens per twee maanden plaats en in ieder geval in de week
voor de ketenrelease (go-no go moment) en een maand na de release (in verband met evaluatie van de release).
De voorzitter van het Keten-CAB (BKWI) bereidt samen met de CMK-coördinator het overleg voor en bepaalt welke
set wijzigingen besproken moeten worden. Ook worden alle ketenreleases op proces geëvalueerd en nieuwe data
afgestemd.
Het Keten CAB wordt bemand door vertegenwoordigers van:
o UWV;
o KING;
o SVB;
o Inlichtingenbureau;
o DUO
o BKWI
De taken zijn:
• Afstemmen en vaststellen releasemomenten
• Goedkeuring impactbepalingen
• Beoordelen en goedkeuren van het Release Initiatie Document
• Bespreken wijzigingen met knelpunten in het gevolgde wijzigingstraject (gevolgde procedure en
samenwerking met de betrokkenen) en advies daarover uitbrengen
• Het Keten-CAB rapporteert aan de DIB en escaleert knelpunten die het gehele proces van ketenbreed
wijzigingsbeheer raken aan de DIB.
• Evaluatie ketenreleases
• Evaluatie werking CMK (loket en applicatie)
4.5 Functioneel CAB (functioneel Change Advisory Board)
Adviesorgaan waarin functionele wensen van gebruikers (zowel professional als de burger) vertaald worden naar
concrete wijzigingen en geadviseerd wordt over het al dan niet voortzetten van de wijziging (toetsing op business
case/functionele wenselijkheid). Daarnaast adviseert het Functioneel CAB over de implementatierichting van
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 14 van 19
gebruikerswensen.
Het functioneel CAB wordt bemand door vertegenwoordigers van:
•
UWV;
•
KING;
•
SVB;
•
Inlichtingenbureau;
•
BKWI
Taken van het Functioneel CAB:
•
Ketenwijzigingen beoordelen op wenselijkheid;
•
Ketenwijzigingen functioneel ketenbreed afstemmen;
•
Adviseren of ketenwijzigingen op basis van functionele impact en wenselijkheid wel of niet uitgevoerd moet
worden;
•
Zorgdragen dat de gebruikersorganisatie van de ketenpartijen op de juiste wijze
vertegenwoordigd wordt door het Functioneel CAB.
Het Functioneel CAB komt maandelijks bij elkaar.
4.6 Wijzigingscoördinator
Om de onderlinge aanlevering en de ontvangst van wijzigingsmeldingen vanuit een Ketenpartij te stroomlijnen heeft
iedere Ketenpartij één of twee wijzigingscoördinatoren voor de Suwiketen aangewezen. De taken van de
wijzigingscoördinator zijn:
•
•
•
•
•
•
•
Aanmelden ketenbrede wijzigingen bij het CMK
Bewaken status en planning ketenbrede wijziging
Bewaken afstemming aangaande de voorbereiding van een wijzigingsverzoek en de
impactbepaling van een keten(component)wijziging.
Impactbepaling leveren namens de eigen organisatie.
Informeren betrokkenen binnen eigen partij
Informeren keten (via het CMK) over voortgang wijzigingen
4.7 Wijzigingsverantwoordelijke
De wijzigingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het ketenproces van de realisatie en implementatie van een
keten(component)wijziging. De taken van een wijzigingsverantwoordelijke zijn:
proces volgen van de ingediende wijziging
waar nodig proces aansturen met als doel wijziging te laten realiseren
afstemming zoeken over resultaten van de geleverde impactbepalingen
aanspreekpunt zijn voor de wijziging
4.8 Gebruikersgroep Suwinet Inkijk
De gebruikersgroep Suwinet-Inkijk (SI) heeft als doel om bepaalde wijzigingsverzoeken te beoordelen. De
gebruikersgroep SI functioneert als adviesorgaan. De gebruikersgroep SI geeft nieuwe wensen door aan de
ketenvertegenwoordigers, dan wel het Functioneel CAB.
De Gebruikersgroep SI komt twee keer per jaar bij elkaar en bevat vertegenwoordigers van zoveel mogelijk
(keten)partijen op gebruikersniveau.
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 15 van 19
5. BIJLAGEN: detailschema
In onderstaande schema's wordt het processchema wijziging algemeen uit hoofdstuk 1.5 gedetailleerd uitgewerkt.
5.1 Bijlage Aanvraag – Registratie
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 16 van 19
5.2 Bijlage Registratie – Inplannen
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 17 van 19
5.3 Bijlage Goedgekeurde wijziging – Afsluiten wijziging
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 18 van 19
5.4 Bijlage organigram
Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases_6.0-1.docx - 19 van 19

Download Report