Versie 2 – 30.01.2014 Gebruikersbeheer voor lokale besturen Gebruikershandleiding GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 1 Versie 2 – 30.01.2014 INHOUD VAN DEZE HANDLEIDING INHOUD VAN DEZE HANDLEIDING 2 1 GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN – ALGEMEEN 3 1.1 WAT IS HET GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN EN WAARVOOR WORDT HET GEBRUIKT? 3 1.2 TOEGANG TOT HET GEBRUIKERSBEHEER 3 1.2.1 Registratie van het lokaal bestuur 3 1.2.2 Gebruikersvoorwaarden 3 1.2.3 Toegang via ACM 4 2 TERMINOLOGIE 4 3 BEHEREN VAN GEBRUIKERS EN GEBRUIKERSRECHTEN 5 3.1 GEBRUIKERS REGISTREREN 5 3.2 BASISFUNCTIONALITEITEN M.B.T. GEBRUIKER, RELATIE TOT LOKAAL BESTUUR EN GEBRUIKERSRECHTEN 6 3.2.1 Gebruiker 7 3.2.2 Relatie tot lokaal bestuur 8 3.2.3 Gebruikersrechten 3.3 ANDERE FUNCTIONALITEITEN IN HET GEBRUIKERSBEHEER 11 13 3.3.1 M.b.t. de gebruiker 13 3.3.2 M.b.t. de gebruikersrechten 14 4 NOG VRAGEN? GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 17 2 Versie 2 – 30.01.2014 1 GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN – ALGEMEEN 1.1 Wat is het gebruikersbeheer voor lokale besturen en waarvoor wordt het gebruikt? Bedrijfsinformatie dient beveiligd te worden tegen onrechtmatig gebruik. Daarom moet beheerd worden wie er toegang tot deze informatie krijgt en welke rechten deze personen krijgen. Dit kan door het opzetten van een efficiënt gebruikersbeheer (identity management of IDM). De entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) werkte hiervoor een gebruikersbeheerplatform uit voor de Vlaamse overheid. Het platform werd opgezet voor een aantal verschillende doelgroepen, waaronder de lokale besturen. Via het gebruikersbeheer kunnen binnen een gemeente, stad of provincie rechten tot bepaalde Vlaamse en federale toepassingen worden beheerd: wie krijgt toegang tot welk recht en voor welke periode. De lijst met toepassingen die momenteel toegankelijk zijn via het gebruikersbeheer lokale besturen kan u raadplegen op de website van het gebruikersbeheer. U vindt er een korte beschrijving van de toepassing en indien gekend de contactgegevens van de helpdesk waarbij u terecht kan voor inhoudelijke en technische vragen over de toepassingen zelf. In deze handleiding worden de functionaliteiten van het gebruikersbeheer toegelicht. 1.2 Toegang tot het gebruikersbeheer Om toegang te krijgen tot het gebruikersbeheer moet het lokaal bestuur geregistreerd worden en zich akkoord verklaren met de gebruikersvoorwaarden. Nadien kan er ingelogd worden via ACM. 1.2.1 Registratie van het lokaal bestuur De stads- of gemeentesecretaris of de griffier van de provincie kan toegang tot het gebruikersbeheer lokale besturen aanvragen. Binnen de toepassing neemt hij de rol van lokale beheerder voor zijn lokaal bestuur op. Dit betekent dat hij binnen zijn bestuur rechten voor toepassingen kan beheren. Hij kan die bevoegdheid evenwel delegeren aan andere medewerkers binnen zijn lokaal bestuur. De documenten om het lokaal bestuur te registreren zijn terug te vinden op de website van het gebruikersbeheer. De documenten moeten slechts eenmalig ingevuld worden, tenzij er een nieuwe stads- of gemeentesecretaris of griffier van de provincie aangesteld wordt. 1.2.2 Gebruikersvoorwaarden Met het registratieformulier moeten ook de gebruikersvoorwaarden eenmalig ondertekend worden. Het gebruik valt onder de juridische verantwoordelijkheid van het betrokken lokaal bestuur. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 3 Versie 2 – 30.01.2014 1.2.3 Toegang via ACM De webapplicatie gebruikersbeheer voor lokale besturen is toegankelijk via volgende URL https://lb-idbeheer.vlaanderen.be. Via deze link bereikt u het toegangsbeheerssysteem van de Vlaamse overheid, ACM genaamd. ACM staat voor Access Control Management: het efficiënt ontsluiten van toegang tot informatiebronnen. Het ACM-platform is gebaseerd op sterke authenticatie. Dit betekent dat er meer dan één factor gebruikt wordt om uw identiteit te bewijzen: iets wat u heeft (een elektronische identiteitskaart of een federaal token) en iets wat u weet (een pincode of login/paswoord).U kunt er zowel aanloggen via de elektronische identiteitskaart als via het equivalent: het federaal (burger)token. ♦ Aanloggen via de elektronische identiteitskaart (EIK) Wanneer u voor de elektronische identiteitskaart kiest als toegangssleutel dient u enkel uw PIN-code in te typen. Wanneer u uw PIN-code niet meer kent, kunt u deze herinstellen aan de hand van de PUK-code. Wanneer u zowel de PIN- als PUK-code niet meer kent, kan u terecht bij het gemeentebestuur waar u gedomicilieerd bent. Om de elektronische identiteitskaart te kunnen gebruiken moet er eenmalig een certificaat geïnstalleerd worden op uw computer. U kan de software downloaden op de website van het eID. Als u als browser Mozilla Firefox gebruikt is er ook nog een add-on nodig. ♦ Aanloggen via het federaal (burger)token Het federaal burgertoken vormt een alternatief voor de elektronische identiteitskaart. Een federaal token kunt u aanvragen op de site www.belgium.be meer bepaald op de volgende pagina Zich registreren op het federale portaal (is gratis). U moet rekening houden met een levertijd van 10 werkdagen. Om een federaal token te kunnen gebruiken moet er geen extra software worden geïnstalleerd. Bij het aanmelden via het burgertoken vult u eerst uw gebruikersnaam en paswoord in. Vervolgens wordt u gevraagd één van de 24 codes in te vullen die vermeld staan op uw token. ♦ Problemen bij het aanmelden? Wanneer het aanmelden niet lukt, zijn er verschillende oorzaken mogelijk. Wij lijsten de meest voorkomende problemen op in de veel gestelde vragen over het gebruikersbeheer. Als u hier geen oplossing terugvindt, kunt u contact opnemen met de helpdesk via [email protected]. 2 TERMINOLOGIE Deze gebruikershandleiding beschrijft de functionaliteiten van het gebruikersbeheer. Hieronder worden de gebruikte begrippen toegelicht. Lokale beheerder: de lokale beheerder heeft toegang het gebruikersbeheer en kan er de rechten beheren van zichzelf en de medewerkers van het lokaal bestuur. Standaard is steeds de stads- of gemeentesecretaris of griffier van de provincie lokale beheerder. De lokale beheerder kan ook andere lokale beheerders aanduiden, die dan over dezelfde rechten beschikken. Het is raadzaam het aantal lokale beheerders in een bestuur beperkt te houden. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 4 Versie 2 – 30.01.2014 Gebruiker: de gebruiker is de persoon die effectief gebruikersrechten toegekend zal krijgen. Een gebruiker moet eenmalig toegevoegd worden in het gebruikersbeheer door de lokale beheerder, aan de hand van zijn rijksregisternummer. Relatie tot lokaal bestuur: hieronder begrijpen we alle gegevens die de gebruiker aan het lokale bestuur verbindt nl. de naam van het betrokken bestuur, de relatie die de gebruiker ermee heeft (werknemer of externe en standaard of secretaris) en de contactgegevens van deze gebruiker bij het lokale bestuur (telefoonnummer, e-mailadres, gsm-nummer, fax). Een gebruiker kan een relatie hebben met meerdere lokale besturen, als hij voor meerdere lokale besturen werkt. Gebruikersrechten: de gebruikersrechten zijn de toegangsrechten tot de specifieke toepassing. Deze kunnen toegekend worden eens de betrokken gebruiker en zijn relatie tot het lokale bestuur gekend is. Deze rechten zijn – om veiligheidsredenen – per definitie tijdelijk. De lokale beheerder geeft er het recht in, de maximale looptijd wordt automatisch ingevuld. Deze kan verschillen per toepassing. Als de gebruikers de toepassing minder lang nodig heeft dan de maximale looptijd kan de einddatum aangepast worden. Wanneer de rechten bijna vervallen, wordt de gebruiker van het recht hiervan automatisch verwittigd. 3 BEHEREN VAN GEBRUIKERS EN GEBRUIKERSRECHTEN 3.1 Gebruikers registreren Ga eerst na of de gebruiker al gekend is in het systeem. Dat kan via gebruiker>zoek. Is de gebruiker nog niet gekend, voeg de gebruiker dan toe via gebruiker>voeg toe. In een eerste scherm voegt u het rijksregisternummer van de persoon in (eventueel BIS-nr voor nietBelgen). Vervolgens bereikt u een scherm waarin u de verdere gegevens over deze persoon invoert. Indien gewenst kunt u in het veld ‘reden’ ook een notitie invoegen (vb. tijdelijke werknemer). Deze reden is enkel achter de schermen te zien. U bevestigt; de medewerker is toegevoegd. Opgelet: vooraleer de gebruiker effectief toegang heeft tot de toepassing die hij nodig heeft, moet u 1. nog de relatie tot lokaal bestuur registreren en 2. de effectieve gebruikersrechten toekennen. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 5 Versie 2 – 30.01.2014 3.2 Basisfunctionaliteiten m.b.t. gebruiker, relatie tot lokaal bestuur en gebruikersrechten Eens de gebruiker geregistreerd is, komt u in het scherm detail gebruiker. U bereikt dit scherm voor reeds bestaande gebruikers via gebruiker>zoek. Indien uw zoekopdracht GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 6 Versie 2 – 30.01.2014 meerdere resultaten weergeeft, kan u doorklikken via detail. Vanuit dit detailscherm kan u alle bewerkingen met betrekking tot deze gebruiker, zijn relatie tot het lokaal bestuur en zijn gebruikersrechten uitvoeren. 3.2.1 Gebruiker ♦ Wijzig de gegevens van een gebruiker Vanuit het detailscherm gebruiker (gebruiker>zoek) kunt u de gegevens van een gebruiker beheren. De gegevens van een gebruiker worden automatisch ingevuld op basis van het rijksregisternummer dat werd ingevoerd bij de registratie van de gebruiker. Mocht het nodig zijn kan u via de knop wijzig gebruiker deze gegevens aanpassen. U heeft er ook de mogelijkheid om de gegevens te aligneren met het rijksregister (aligneer met rijksregister). Hierdoor worden de gegevens opnieuw uit het rijksregister opgevraagd en ingevuld. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 7 Versie 2 – 30.01.2014 3.2.2 Relatie tot lokaal bestuur De relatie tot lokaal bestuur geeft weer voor welk bestuur de gebruiker werkt, en wat er zijn contactgegevens zijn. U kan vanuit het detailscherm gebruiker een relatie tot een lokaal bestuur definiëren via de knop Voeg relatie tot lokaal bestuur toe. U komt hierbij in een scherm waarbij u de naam van uw lokaal bestuur selecteert. U duidt het type gebruiker aan. U kiest er m.n. tussen werknemer of externe (vb. een ict-ontwikkelaar) en tussen standaard of secretaris U bevestigt in een volgend scherm en u voegt in een volgend scherm ook een aantal details toe, zoals telefoonnummer en e-mail, zodat wij uw medewerker indien nodig kunnen contacteren. Deze functionaliteit bereikt u ook via Relatie tot lokaal bestuur>voeg toe. Noot: per gebruiker zijn meerdere relaties tot lokaal bestuur mogelijk. Zo komen we tegemoet aan situaties waarbij een medewerker parttime voor gemeentebestuur X werkt, en parttime voor gemeentebestuur Y. Elk gebruikersrecht dient daarbij wel bij het correcte bestuur toegekend te worden. Wanneer persoon A zowel toegang heeft voor gemeentebestuur E als F tot een toepassing X, moet het gebruikersrecht X voor beide relaties tot lokaal bestuur toegevoegd worden. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 8 Versie 2 – 30.01.2014 ♦ Wijzig de contactgegevens bij een relatie tot lokaal bestuur Via de knop Relatie tot lokale besturen attributen in het detailscherm gebruiker kunt u te allen tijde de contactgegevens bij een relatie tot lokaal bestuur wijzigen. U bereikt deze functionaliteit ook via Relatie tot lokaal bestuur>wijzig. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 9 Versie 2 – 30.01.2014 ♦ Verwijder een relatie tot lokaal bestuur Let er op dat eerst alle gebruiksrechten bij de relatie tot lokaal bestuur verwijderd zijn (zie verder). Zolang er gebruiksrechten op een relatie tot lokaal bestuur geregistreerd zijn, kunt u deze relatie niet verwijderen. U verwijdert de relatie tot lokaal bestuur, indien de medewerker (al dan niet tijdelijk) niet langer voor uw bestuur werkt, via de knop Verwijder relatie tot lokaal bestuur in het detailscherm gebruiker. Deze knop is enkel zichtbaar als alle gebruikersrechten verwijderd zijn. U bereikt deze functionaliteit rechtstreeks vanuit het detailscherm gebruiker of via Relatie tot lokaal bestuur>wijzig. Let op, u kan een gebruiker via hetzelfde scherm ook deactiveren, indien u de relatie tot het lokaal bestuur slechts tijdelijk wil stopzetten (zie hoger). GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 10 Versie 2 – 30.01.2014 3.2.3 Gebruikersrechten Vanuit het detailscherm gebruiker beheert u de gebruikersrechten van een gebruiker. U kan er rechten toevoegen en bestaande rechten wijzigen of herroepen. Het detailscherm gebruiker bereikt u via gebruiker>zoek of via gebruikersrechten>ken een recht toe. ♦ Voeg een gebruikersrecht toe U kan vanuit het detailscherm gebruiker gebruikersrechten toekennen voor de gebruiker via de knop Voeg gebruikersrecht toe. U bereikt deze functionaliteit ook via gebruikersrechten>ken een recht toe. U selecteert een gebruikersrecht uit de lijst. In een volgende stap vult u de periode in waarin dit gebruikersrecht geldig is. Indien gewenst voegt u daarbij ook een reden toe. In een volgend scherm moet u de toekenning van gebruikersrechten nog eens bevestigen. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 11 Versie 2 – 30.01.2014 ♦ Verleng een gebruikersrecht Via de knop wijzig naast het gebruikersrecht in het detailscherm gebruiker kan u gebruikersrechten verlengen. U bereikt deze functionaliteit ook via gebruikersrecht>wijzig. U geeft een nieuwe begin- en einddatum in. Opgelet: bij het verlengen van gebruikersrechten: - Moet u ook de begindatum van een gebruikersrecht aanpassen, anders zal u de wijzigingen niet kunnen opslaan omdat de maximale duurtijd van een recht overschreden is. - Moet u ervoor zorgen dat de begindatum niet in de toekomst ligt want het recht wordt pas terug actief vanaf deze begindatum. ♦ Verwijder een gebruikersrecht Via de knop herroep naast het gebruikersrecht in het detailscherm gebruiker kan u gebruikersrechten verwijderen. U bereikt deze functionaliteit ook via gebruikersrecht>wijzig. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 12 Versie 2 – 30.01.2014 In een volgend scherm kan u het gebruikersrecht herroepen en indien gewenst een reden opgeven. Indien de medewerker niet langer voor uw bestuur werkt, zet u eveneens de relatie tot lokaal bestuur stop. 3.3 Andere functionaliteiten in het gebruikersbeheer 3.3.1 M.b.t. de gebruiker ♦ Vergelijkingsview Via gebruiker>vergelijkingsview kan u de gebruikersrechten van meerdere gebruikers met elkaar vergelijken. In het eerste scherm selecteert u de brongebruiker. U gebruikt het zoekscherm en selecteert de brongebruiker uit de lijst zoekresultaten. U klikt op volgende. In een volgend scherm selecteert u op dezelfde manier de doelgebruiker, de gebruiker waarmee u de brongebruiker wilt vergelijken. U klikt op voltooien en krijgt een overzicht van de gebruikersrechten van beide gebruikers. Onderaan het scherm vindt u de legende van de gebruikte kleuren. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 13 Versie 2 – 30.01.2014 3.3.2 M.b.t. de gebruikersrechten ♦ Ken een recht toe aan meerdere gebruikers Via gebruikersrechten>Ken een recht toe aan meerdere gebruikers kan u een gebruikersrecht toekennen aan meerdere gebruikers tegelijk. Via het zoekscherm selecteert u het lokaal bestuur, de categorie gebruiker (externe medewerker of werknemer) het type gebruiker (standaard of secretaris) en het gebruikersrecht (deze zoekoptie verschijnt nadat u het lokaal bestuur, categorie en type werknemer ingevuld heeft). U krijgt een detail van het gebruikersrecht dat u wilt toevoegen. Indien gewenst kan u hier begin- en einddatum aanpassen en een reden toevoegen. U krijgt een lijst met gebruikers die aan uw zoekopdracht voldoen en kan de gebruikers selecteren aan wie u het gebruikersrecht wil toekennen. U bevestigt in een volgend scherm. Op het einde ziet u de melding “succesvol ontvangen”. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 14 Versie 2 – 30.01.2014 ♦ Herroep een recht van meerdere gebruikers Via gebruikersrechten>Herroep een recht van meerdere gebruikers kan u een gebruikersrecht bij meerdere gebruikers tegelijk verwijderen. Via het zoekscherm selecteert u het lokaal bestuur en het gebruikersrecht dat u wil verwijderen. Deze twee zoekopties zijn verplicht. U kan nog verder verfijnen door een referentiedatum of status in te vullen. U krijgt een lijst met gebruikers die aan uw zoekopdracht voldoen en kan de gebruikers selecteren van wie u het gebruikersrecht wil herroepen. U bevestigt in een volgend scherm en kan daar eventueel een reden invoegen. Op het einde ziet u de melding “succesvol ontvangen”. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 15 Versie 2 – 30.01.2014 GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 16 Versie 2 – 30.01.2014 4 NOG VRAGEN? Indien u problemen ondervindt met het gebruikersbeheer, of toegang tot bepaalde toepassingen kan u de veel gestelde vragen over het gebruikersbeheer raadplegen. Als u hier geen oplossing terugvindt, kunt u contact opnemen met de helpdesk via [email protected]. Voor inhoudelijke en technische vragen over de toepassing zelf (bijvoorbeeld Digiflow, Digitaal Loket,…) kunt u contact opnemen met de helpdesk van deze toepassingen. U vindt deze contactgegevens (indien gekend) bij de lijst met toepassingen op de website van het gebruikersbeheer. GEBRUIKERSBEHEER VOOR LOKALE BESTUREN 17
© Copyright 2024 ExpyDoc
