Gebruikersbeheer Partners Vlaamse overheid

Gebruikersbeheer
Partners Vlaamse overheid
Gebruikershandleiding
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
1. Inhoudstafel
1.
Inhoudstafel..................................................................................................................................... 2
2.
Afkortingen en begrippen ............................................................................................................... 3
3.
Algemeen......................................................................................................................................... 4
3.1.
3.1.1.
Toegang tot het gebruikerbeheer PVO ........................................................................... 4
3.1.2.
Aanloggen in de toepassing via de e-ID (elektronische identiteitskaart)........................ 4
3.1.3.
Aanloggen via het federaal token ................................................................................... 5
3.2.
4.
Beschikbare gegevens in de toepassing .................................................................................. 5
Lokale beheerder............................................................................................................................. 6
4.1.
Aanloggen in de toepassing via e-ID ....................................................................................... 6
4.2.
Beheren van gebruikers........................................................................................................... 8
4.2.1.
Gebruikers toevoegen of registreren .............................................................................. 8
4.2.2.
Gegevens van een gebruiker wijzigen ............................................................................. 9
4.3.
Beheren van werkrelaties...................................................................................................... 10
4.3.1.
Toevoegen van een werkrelatie aan een gebruiker ...................................................... 10
4.3.2.
Verwijderen ................................................................................................................... 11
4.4.
Gebruikersrechten (en rollen) toekennen............................................................................. 13
4.4.1.
Gebruikersrecht toevoegen........................................................................................... 13
4.4.2.
Gebruikersrecht verwijderen ........................................................................................ 14
4.4.3.
Gebruikersrecht verlengen ............................................................................................ 14
4.5.
Andere functionaliteiten in deze toepassing ........................................................................ 16
4.5.1.
M.b.t. de gebruiker ........................................................................................................ 16
4.5.2.
M.b.t. de gebruikersrechten.......................................................................................... 16
4.6.
5.
Toegang via ACM ..................................................................................................................... 4
Rollen ..................................................................................................................................... 20
Nog vragen?................................................................................................................................... 21
2
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
2. Afkortingen en begrippen
ACM
PVO
Alfa-gebruiker
Lokale beheerder
Gebruiker
Relatie tot lokaal
bestuur
Gebruikersrechten
Acces control manager
Partners Vlaamse overheid
Is de persoon die als eerste werd aangesteld door zijn organisatie als lokale
beheerder voor de toepassing gebruikersbeheer Partner Vlaamse Overheid.
Heeft toegang het gebruikersbeheer en kan er de rechten beheren van
zichzelf en zijn collega’s. De lokale beheerder kan ook andere lokale
beheerders aanduiden, die dan over dezelfde rechten beschikken.
Is de persoon die effectief gebruikersrechten toegekend zal krijgen.
Een gebruiker moet eenmalig toegevoegd worden in het gebruikersbeheer
door de lokale beheerder, aan de hand van zijn rijksregisternummer.
Dit zijn de gegevens die de gebruiker verbinden aan een lokaal bestuur of
organisatie. Een gebruiker kan een relatie hebben met meerdere lokale
besturen, als hij voor meerdere lokale besturen of organisaties werkt.
De gebruikersrechten zijn de toegangsrechten tot de specifieke
toepassing. Deze kunnen toegekend worden eens de betrokken gebruiker en
zijn relatie tot het lokale bestuur gekend is. Een gebruiker kan binnen een
bepaalde organisatie verschillende gebruikersrechten toegekend krijgen.
3
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
3. Algemeen
Om als “partner van de Vlaamse overheid” te kunnen werken in het Digitaal Loket Mijn Binnenland
moet de gebruiker gekend zijn in de toepassing “Gebruikersbeheer Partners Vlaamse overheid”. In
deze toepassing kunt u beheren wie voor uw organisatie toegang krijgt tot het loket en welke
rechten deze persoon krijgt (wat hij of zij mag doen in het loket).
Voor meer informatie over het Digitaal Loket Mijn Binnenland kunt u terecht op de webpagina:
http://binnenland.vlaanderen.be/agentschap/mijn-binnenland. Daar kunt u doorklikken naar de
Algemene Gebruikershandleiding én naar de respectievelijke handleidingen voor de specifieke
loketten.
LET OP! Voorlopig kunnen enkel AGB’s en APB’s werken in het Digitaal Loket Mijn Binnenland als
Partner Vlaamse overheid. Het zijn voorlopig ook enkel AGB’s en APB’s die het “Gebruikersbeheer
Partners Vlaamse overheid” gebruiken om de toegang tot het loket te beheren.
3.1. Toegang via ACM
De webapplicatie gebruikersbeheer voor Partner Vlaamse Overheid is toegankelijk via
https://pvo-idbeheer.vlaanderen.be
3.1.1.
Toegang tot het gebruikersbeheer PVO
Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur heeft er reeds voor gezorgd dat uw organisatie gekend is
in de toepassing Gebruikersbeheer Partner Vlaamse overheid. Er werd reeds vroeger gevraagd een
alfa-gebruiker kenbaar te maken en ook deze alfa-gebruiker is gekend door de toepassing.
De alfa-gebruiker is de persoon die als eerste werd aangesteld door een organisatie. De alfagebruiker heeft initieel toegang tot de toepassing gebruikersbeheer voor Partner Vlaamse Overheid.
Werd er voor uw organisatie nog geen alfa-gebruiker aangeduid of weet u niet meer wie dat is, dan
kan u een mailtje sturen naar [email protected].
3.1.2.
Aanloggen in de toepassing via de e-ID (elektronische
identiteitskaart)
Wanneer u voor de elektronische identiteitskaart kiest als toegangsleutel dient u enkel uw PIN-code
in te typen wanneer u die gevraagd wordt.
Wanneer u uw PIN-code niet meer kent, kunt u deze herinstellen aan de hand van de PUK-code. U
moet hiervoor langsgaan bij uw gemeentebestuur. Wanneer u zowel de PIN-als PUK-code niet meer
kent, wendt u zich sowieso tot het gemeentebestuur waar u gedomicilieerd bent.
Meer informatie over het aanloggen met de e-ID vindt u verder in de handleiding.
4
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
3.1.3.
Aanloggen via het federaal token
Het federaal burgertoken vormt een alternatief voor de elektronische identiteitskaart. U kunt dit
aanvragen via:
https://www.belgium.be/usermgmt/eGovUserMgmtwebapp/public/RegistrationIntro.do
Bij het aanmelden via het burgertoken vult u eerst uw gebruikersnaam en paswoord in. Vervolgens
voert u de gevraagde code van op uw token in (code 1 tot 24).
3.2. Beschikbare gegevens in de toepassing
De gegevens die u kunt zien, zijn afhankelijk van de rol waarin u aanmeldt. U kunt namelijk enkel de
gegevens zien die betrekking hebben op uw entiteit(en).
5
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
4. Lokale beheerder
4.1. Aanloggen in de toepassing via e-ID
Van zodra het Agentschap voor Binnenlands Bestuur u kenbaar heeft gemaakt in de toepassing als
lokale beheerder of van zodra de lokale beheerder van uw organisatie u kenbaar heeft gemaakt als
lokale beheerder kunt u aan de slag in de toepassing.
Indien u wilt aanloggen met uw e-ID, zorg er dan voor dat de instellingen van uw computer in orde
zijn. Alle informatie over het gebruik van het e-ID in web-toepassingen vindt u op volgende site :
http://eid.belgium.be/nl/je_eid_gebruiken/.
De webapplicatie gebruikersbeheer voor Partner Vlaamse Overheid is toegankelijk via
https://pvo-idbeheer.vlaanderen.be
1. Zorg ervoor dat uw e-ID in de kaartlezer zit en surf naar bovenstaande link.
2. Klik op het icoontje “identiteitskaart”
3. In het volgende scherm klikt u op “Verder gaan”
6
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
4. Selecteer uw certificaat en bevestig door op “OK” te klikken.
Als meerdere certificaten gekend zijn door uw computer, dan moet u er op letten dat u het juiste
certificaat (dat van uw e-ID) aanduidt vooraleer verder te gaan.
5. Het systeem controleert je gegevens en vraagt om je pincode van uw eID in te geven.
Nu wordt u doorgestuurd naar de toepassing gebruikersbeheerder voor Partner Vlaamse
Overheid.
6. De eerste keer dat u aanlogt op deze webpagina krijg je een pop-up “Accepteert U de
gebruiksvoorwaarden?”.
Logt u aan van op verschillende computers, dan zal u telkens opnieuw de vraag krijgen wanneer
u de eerste keer aanlogt van op een bepaalde computer.
Scrol in de pop-up naar beneden en klikt op “ja”.
7
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
4.2. Beheren van gebruikers
4.2.1.
Gebruikers toevoegen of registreren
Ga eerst na of de gebruiker al gekend is in het systeem.
Klik in de linkerkolom van het scherm op “Gebruiker” en daarna op “Zoek”.
Als de gebruiker al gekend is, werkt u vanaf hier verder.
Als de gebruiker nog niet gekend is, voegt u deze dan toe. Klik in de linkerkolom van het scherm op
“Gebruiker” en daarna op “Voeg toe”.
In een eerste scherm voegt u het rijksregisternummer van de persoon in (eventueel BIS-nr voor nietBelgen) en klik op de knop “Voeg toe”.
Vervolgens bereikt u een scherm waarin u de verdere gegevens over deze persoon invoert.
Indien gewenst kunt u in het veld ‘reden’ ook een notitie invoegen (vb. tijdelijke werknemer). Deze
reden is enkel achter de schermen te zien.
Als u vervolgens bevestigt, is de medewerker toegevoegd.
LET OP! Vooraleer de gebruiker effectief toegang heeft tot de toepassing die hij nodig heeft, moet u:
1. nog de relatie tot de organisatie registreren en
2. de effectieve gebruikersrechten toekennen.
Dit wordt verder in de handleiding uitgelegd.
8
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
4.2.2.
Gegevens van een gebruiker wijzigen
Vanuit het detailscherm “Gebruiker” (Gebruiker > Zoek) kunt u de gegevens van een gebruiker
beheren.
De gegevens van een gebruiker worden automatisch ingevuld op basis van het rijksregisternummer
dat werd ingevoerd bij de registratie van de gebruiker. Mocht het nodig zijn kunt u via de knop
“Wijzig gebruiker” deze gegevens aanpassen.
U heeft er ook de mogelijkheid om de gegevens te aligneren met het rijksregister (“aligneer met
rijksregister”). Hierdoor worden de gegevens opnieuw uit het rijksregister opgevraagd en ingevuld.
Zijn de wijzigingen doorgevoerd en in orde, klik dan op de knop “Bevestig wijziging”.
9
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
4.3. Beheren van werkrelaties
4.3.1.
Toevoegen van een werkrelatie aan een gebruiker
De relatie tot de organisatie geeft weer voor welke organisatie de gebruiker werkt en wat zijn
contactgegevens zijn.
U kan vanuit het detailscherm “Gebruiker” een relatie tot de organisatie definiëren via de knop “voeg
toe”.
In het volgende scherm moet u:
1. De naam van uw organisatie selecteren
2. De categorie van de gebruiker binnen uw organisatie selecteren
3. Het type account van de gebruiker binnen uw organisatie selecteren
Als u hiermee klaar bent, klikt u op de knop “Ga verder”.
U bevestigt in een volgend scherm door op de knop “Ja” te klikken:
U voegt in een volgend scherm ook een aantal details toe, zoals telefoonnummer en e-mail, zodat wij
uw medewerker indien nodig kunnen contacteren:
10
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
Deze functionaliteit bereikt u ook via Werkrelatie > Voeg Toe.
Noot: per gebruiker zijn meerdere relaties mogelijk. Zo komen we tegemoet aan situaties waarbij
een medewerker parttime voor organisatie X werkt, en parttime voor organisatie Y. Elk
gebruikersrecht dient daarbij voor de correcte organisatie toegekend te worden. Wanneer een
persoon zowel toegang heeft voor organisatie E als F tot een toepassing, moet het gebruikersrecht
hiervoor beide relaties toegevoegd worden.
4.3.2.
Verwijderen
Voordat u een werkrelatie wenst te verwijderen, moet u er op letten dat eerst alle gebruiksrechten
voor deze werkrelatie verwijderd zijn (zie infra). Zolang er gebruiksrechten op een werkrelatie
geregistreerd zijn, kunt u deze niet verwijderen.
U verwijdert de werkrelatie, indien de medewerker (al dan niet tijdelijk) niet langer voor uw bestuur
werkt, via de knop “Verwijder de werkrelatie” in het detailscherm gebruiker. Deze knop is enkel
zichtbaar als alle gebruikersrechten verwijderd zijn. U bereikt deze functionaliteit rechtstreeks vanuit
het detailscherm "Gebruiker” .
U kunt hetzelfde doen via Werkrelatie > Wijzig:
11
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
4.3.3.
Wijzig de contactgegevens bij een werkrelatie
Via de knop “Wijzig attributen” in het tabblad “Relatie tot organisatie specifieke (contact) gegevens”
in het detailscherm gebruiker kunt u te allen tijde de contactgegevens bij een werkrelatie wijzigen.
U bereikt deze functionaliteit ook via Werkrelatie > Wijzig.
12
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
4.4. Gebruikersrechten (en rollen) toekennen
Vanuit het detailscherm “Gebruiker” beheert u de gebruikersrechten van een gebruiker. U kan er
rechten toevoegen en bestaande rechten wijzigen of herroepen.
Het detailscherm “Gebruiker” bereikt u via Gebruiker > Zoek of via Gebruikersrechten > Ken
gebruikersrecht toe.
4.4.1.
Gebruikersrecht toevoegen
U kan vanuit het detailscherm “Gebruiker” gebruikersrechten toekennen voor de gebruiker via de
knop “Ken gebruikersrecht toe”.
U selecteert een gebruikersrecht uit de lijst:
In een volgende stap vult u de periode in waarin dit gebruikersrecht geldig is en in welke context
(onderstaande afbeelding is een voorbeeld: afhankelijk van het gekozen gebruikersrecht kunt u
verder kiezen uit andere “contextrollen”).
De contextrol die u wilt toekennen aan een gebruiker verplaatst u door middel van de pijltje van
“beschikbaar” naar “gekozen”.
Meer informatie over de context en de rollen vindt u verder in deze handleiding.
13
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
Indien gewenst voegt u daarbij ook een reden toe.
Daarna klikt u op de knop “Voeg Gebruikersrecht toe”.
In een volgend scherm moet u de toekenning van gebruikersrechten nog eens bevestigen. U klikt op
de knop “Bevestig”.
4.4.2.
Gebruikersrecht verwijderen
Via de knop “herroep” naast het gebruikersrecht in het detailscherm “Gebruiker” kan u
gebruikersrechten verwijderen.
U bereikt deze functionaliteit ook via Gebruikersrechten > Wijzig.
In een volgend scherm kan u het gebruikersrecht herroepen door onderaan te klikken op de knop
“Herroep Gebruikersrecht” en indien gewenst een reden opgeven.
Indien de medewerker niet langer voor uw bestuur werkt, zet u eveneens de relatie tot de
organisatie stop en deactiveert u de gebruiker.
4.4.3.
Gebruikersrecht verlengen
Via de knop “wijzig” naast het gebruikersrecht in het detailscherm gebruiker kan u gebruikersrechten
verlengen.
U bereikt deze functionaliteit ook via Gebruikersrecht > Wijzig.
14
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
U geeft een nieuwe begin- en einddatum in.
LET OP! Bij het verlengen van gebruikersrechten:

Moet u ook de begindatum van een gebruikersrecht aanpassen, anders zal u de wijzigingen
niet kunnen opslaan omdat de maximale duurtijd van een recht overschreden is.

Moet u ervoor zorgen dat de begindatum niet in de toekomst ligt want het recht wordt pas
terug actief vanaf deze begindatum.
15
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
4.5. Andere functionaliteiten in deze toepassing
4.5.1.
M.b.t. de gebruiker
4.5.1.1.
Vergelijkingsview
Via Gebruiker > Vergelijkingsview kan u de gebruikersrechten van meerdere gebruikers met elkaar
vergelijken.
In het eerste scherm selecteert u de brongebruiker. U gebruikt het zoekscherm en selecteert de
brongebruiker uit de lijst zoekresultaten. U klikt op volgende.
In een volgend scherm selecteert u op dezelfde manier de doelgebruiker(de gebruiker waarmee u de
brongebruiker wilt vergelijken). U klikt op voltooien en krijgt een overzicht van de gebruikersrechten
van beide gebruikers.
Onderaan het scherm vindt u de legende van de gebruikte kleuren.
4.5.2.
M.b.t. de gebruikersrechten
4.5.2.1.
Ken een recht toe aan meerdere gebruikers
Via Gebruikersrechten > Ken een recht toe aan meerdere gebruikers kan u een gebruikersrecht
toekennen aan meerdere gebruikers tegelijk.
Via het zoekscherm selecteert u de organisatie, de categorie gebruiker (externe medewerker of vaste
medewerker), het type gebruiker (geprivilegieerde account of normale account) en het
gebruikersrecht (deze zoekoptie verschijnt nadat u de organisatie, categorie en type gebruiker
ingevuld heeft).
16
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
U krijgt een detail van het gebruikersrecht dat u wilt toevoegen. Indien gewenst kan u hier begin- en
einddatum aanpassen en een reden toevoegen.
U krijgt een lijst met gebruikers die aan uw zoekopdracht voldoen en kan de gebruikers selecteren
aan wie u het gebruikersrecht wil toekennen.
U bevestigt in een volgend scherm.
17
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
Op het einde ziet u de melding “succesvol ontvangen”.
4.5.2.2.
Herroep een recht van meerdere gebruikers
Via Gebruikersrechten > Herroep een recht van meerdere gebruikers kan u een gebruikersrecht bij
meerdere gebruikers tegelijk verwijderen.
Via het zoekscherm selecteert u de organisatie en het gebruikersrecht dat u wil verwijderen. Deze
twee zoekopties zijn verplicht. U kan nog verder verfijnen door een referentiedatum of status in te
vullen.
U krijgt een lijst met gebruikers die aan uw zoekopdracht voldoen en kan de gebruikers selecteren
van wie u het gebruikersrecht wil herroepen.
18
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
U bevestigt in een volgend scherm en kan daar eventueel een reden invoegen.
Op het einde ziet u de melding “succesvol ontvangen”.
19
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
4.6. Rollen
Onder punt 4.4 werd reeds uiteen gezet hoe u gebruikersrechten toekent aan gebruikers. Daarbij
moet u ook aanduiden in welke context (= rollen) een bepaalde gebruiker in het digitaal loket zal
werken.
De context of een rol bepaald welke taken iemand zal uitvoeren in het Digitaal Loket en wat de
persoon zal kunnen zien. Enkel de informatie gekoppeld aan de rollen die aan iemand werden
toegekend worden later in het Digitaal Loket getoond.
Meerdere rollen per gebruiker zijn mogelijk.
Meer informatie over deze rollen vindt u ook in de handleidingen ‘Handleiding Loket Digitaal
Toezicht’1 en ‘Handleiding Loket BBC DR’ op de webpagina:
http://binnenland.vlaanderen.be/agentschap/mijn-binnenland.
LET OP! De rollen en de taken gekoppeld aan die rollen verschillen naar gelang de toepassing. Kijk
dus eerst in de handleiding wie u welke rol wilt toekennen.
1
Opgelet: het Loket Digitaal Toezicht is momenteel enkel beschikbaar voor gemeenten, provincies en
districten.
20
Gebruikersbeheer PVO – Handleiding 20140318
5. Nog vragen?
Indien u problemen ondervindt met het gebruikersbeheer of toegang tot bepaalde toepassingen kan
u de veel gestelde vragen over het gebruikersbeheer raadplegen of hier te rade gaan:
http://corve.be/projecten/lokaal/gebruikersbeheer/ .
LET OP! Deze informatie werd verzameld voor de toepassing Gebruikersbeheer Lokale Besturen maar
is in veel gevallen op dezelfde manier van toepassing voor het Gebruikersbeheer Partners Vlaamse
overheid.
Bent u met bovenstaande niet verder geholpen dan kunt u voor inhoudelijke en technische vragen
over het Gebruikersbeheer Partners Vlaamse overheid zelf contact opnemen met de helpdesk van de
toepassing. U vindt deze contactgegevens op de website www.binnenland.vlaanderen.be.
21

Download Report