Deloitte. Management letter 2013 Gemeente Albrandswaard 6 februari 2014 Gemeente AIbrandswaard Deloitte. Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Vertrouwelijk Aan het college van burgemeester en wethouders Van de gemeente Albrandswaard Postbus 1000 3160 GA RHOON Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl Onderwerp Behandeld door Datum Kenmerk Management letter 2013 Drs. J. Schot RA 6 februari 2014 DPS_682 1 Geacht college, Wij hebben conform uw opdracht d.d. 12 december 2013, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2013, de interim controle voor de Gemeente Albrandswaard uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze management letter zijn onze bevindingen en aanbevelingen terzake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2013 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risicos dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor bet opmaken en bet getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Wij wijzen u er op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het college van de Gemeente Albrandswaard en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor bet college als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en nader met u bespreken. B.V. RA De risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn do Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014’ gedeponeerd bij do Kamer van Koophandol onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in hot handeisregister van do Kamer van Koophandel to Rotterdam onder nummer 24362853. Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited Inhoudsopgave Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 Inhouds opgave INHOUDSOPGAVE .3 1. MANAGEMENTSAMEN VATTING 5 2. BEVINDINGEN INTERNE BEHEERSING 9 3. FOLLOW-UP AANBEVELINGEN 2012 17 4. ACTIEPUNTEN JAARREKENINGCONTROLE 22 5. ACTUELE ONTWIKKELINGEN 24 OVERIGE ZAKEN 37 DISCLAIMER EN BEPERKING IN HET GEBRUIK 39 Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 4 1. Managements amenvatting Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 Managements amenvatting Inleiding I Voor u Iigt de management letter 2013 voor de gemeente Albrandswaard. 2013 heeftvoor de organisatie in het teken gestaan van de voorbereiding op de oprichting en overgang naar de BAR organisatie. Door het samenvoegen van drie ambtelijke organisaties ontstaat naar verwachting een slagvaardiger werkapparaat wat in staat is om de uitdagingen en majeure veranderingen die op de gemeenten afkomen, zoals de drie decentralisaties, op een goede wijze het hoofd te bieden. Het is van belang dat in de nieuwe organisatie de administratieve basis op orde is. Wij hebben over de administratieve organisatie en interne beheersing van de BAR organisatie overteg gevoerd met uw controller en het hoofd financiën van de toekomstige BAR organisatie en afspraken gemaakt voor de controle van de BAR organisatie in 2014. Afgesproken is dater in 2014 een IT audit zal worden uitgevoerd op de automatiseringsomgeving van de BAR organisatie. Met het tijdig uitvoeren van een IT audit kunnen eventuele tekortkomingen in de IT beheersomgeving tijdig worden gesignaleerd en hersteld. Hiermee wordt geborgd dat de inrichting van de IT omgeving in de BAR organisatie voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Verder is afgesproken dat in de zomerperiode een eerste audit zal worden uitgevoerd op de processen binnen de BAR organisatie (nul meting). Bevindingen en aanbevelingen kunnen dan tijdig worden opgepakt door de BAR organisatie. In het najaar zal vervolgens de tussentijdse controle worden uitgevoerd en kan worden getoetst of de bevindingen en aanbevelingen die zijn gebleken uit de nulmeting zijn opgevolgd Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 6 Managements amenvatting Bevindingen interne beheersing Tijdens onze controle hebben wij een aantal bevindingen gesignaleerd. Naar onze mening zijn onderstaande bevindingen de belangrijkste over de afgelopen interim controle: InKoop en aanbesteding: Uit onze controle is gebleken dat voor een aantal contracten de EU aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Voor een deel betrett dit zogeheten formele rechtmatigheids fouten welke niet hoeven worden meegenomen in de oordeelsvorming, maar die wel moeten worden gerapporteerd in ons accountantsverslag. Nadere analyse is nodig om te bepalen of er ook sprake is van rechtmatigheidsfouten welke moeten worden meegewogen in ons oordeel. Van belang is dat de organisatie analyses uitvoert op de gecontroleerde contracten en dat daarnaast analyses worden uitgevoerd op het gehele crediteurenbestand om naleving van de EU-aanbestedingsregels te kunnen vaststellen. Voor een volledig overzicht en een uitgebreide beschrijving van bovenstaande punten verwijzen wij naar hoofdstuk twee in de management letter. Actiepunten jaarrekening Tijdens de interim controle hebben wij een aantal actiepunten voor de jaarrekening gesignaleerd. Deze actiepunten zullen wij hieronder kort weergeven: • • • • • Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 Grondexplo ,: het toetsen van de boekwaarde van de niet in exploitatie genomen gronden aan de marktwaarde. nkoop en aa -‘ steding: het uitvoeren van een crediteurenscan. Leerlinge er: het uitvoeren van de factuurcontrole. Overige obrer jsten: het uitvoeren van een volledigheidsanalyse op de verantwoorde huuropbrengsten. Fiscaliteiten: het uiteenzetten van de stand van zaken met betrekking tot de geschillen met de fiscus over voorgaandejaren. 7 Managementsamenvatting Leeswijzer Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 Onze management letter is op gedeeld in vijf hoofdstukken, hoofdstuk één is de hiervoor gegeven managementsamenvatting. In hoofdstuk twee volgen de bevindingen van de interim controle. Hierbij maken wij gebruik van kleuren om aan te geven wat de kwaliteit van het proces is. Rood betekent dat wij een significante tekortkoming in de interne beheersing met mogelijke materiële impact hebben gesignaleerd. Hiervan zijn wij van mening dat direct actie vereist is. Oranje betekent dat wij tekortkomingen in de interne beheersing gesignaleerd hebben waarbij actie gewenst is. Groen betekent dat wij tekortkomingen in de interne beheersing gesignaleerd hebben waarbij actie te overwegen valt om de interne beheersing op een hoger niveau te krijgen. Vervolgens zal in hoofdstuk drie de stand van zaken gegeven worden van de opvolging van eerdere adviezen. Hierbij geven wij tevens met de beschreven kleuren de kwalificatie van de bevinding weer en vervolgens de status: opgelost, gedeeltelijk opgelost of niet opgelost. In hoofdstuk vier geven wij de actiepunten voor de jaarrekeningcontrole weer. Tot slot geven wij in hoofdstuk vijf een aantal actue ontwkelingenweer. 8 2. Bevindingen interne beheersing Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 . Bevindingen inteme beheersing Significante tekortkoming in de interne beheersing*. Direct actie vereist. Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie gewenst. Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie te overwegen. G RONDEXPLOITATI E Bevinding, risico en aanbeveling. Uw organisatie bewaakt de ontwikkelingen inzake de grondexploitaties en de voorraad gronden door middel van het Meerjaren Perspectief Ontwikkelingsprojecten (hierna: MPO) wat periodiek wordt geactualiseerd inclusief de projectcalculaties. Tussentijds wordt door middel van een tussen rapportage inzicht verkregen in de ontwikkelingen en stand van zaken (MPOt). Wij hebben kennis genomen van het MPOt d.d. 24 september 2013 en deze rapportage besproken met uw medewerkers. I Door middel van de periodieke rapportages is er goed inzicht in de stand van zaken met betrekking tot de projecten en de voorraden. Het beeld is dat risico’s in beeld zijn en worden toegelicht in het MPOt. In het MPOt worden voor een aantal projecten afzet- en prijsrisico’s onderkend. Naar verwachting zijn de voorzieningen en reserves met betrekking tot de grondexploitatie toereikend am deze risico’s te kunnen ondervangen. Afgesproken is dat voor de jaarrekening de calculaties warden geactualiseerd en dat geconstateerde risico’s indien nodig worden vertaald in de geactualiseerde calculaties. Voor plan Spui is vastgesteld in het MPOt dat de samenwerking met de eigenaren moeizaam verloopt en dat nog niet tot ontwikkeling kan worden gekomen. Dit plan kwalificeert dan als een niet in exploitatie genomen grondpositie. Wij adviseren u om de boekwaarde van dit plan af te stemmen met de marktwaarde door middel van taxatie. Indien de marktwaarde lager is dan de boekwaarde is het noodzakelijk dat een voorziening wordt getroffen voor de hogere boekwaarde. Ten aanzien van Essendael en de nog door Essendael over te nemen gronden is ons meegedeeld dat besluitvorming onderhanden is om te komen tot daadwerkelijke overdracht van de gronden van de gemeente door Essendael. Van belang is dat de uitkomsten van deze besluitvorming worden betrokken in de waardering van deze deelneming en de over te nemen gronden. * Significante tekortkoming in de interne beheersirig: een tekortkoming of een combinatie van tekortkomingen in de interne beheersing die, op grond van het profess jonele oordeel van de accountant, voldoende belangrijk is om de aandacht van degenen belast met governance te verdienen. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 10 Bevindingen interne beheersing INKOOP EN AANBESTEDING Bevinding, risico en aanbeveling. Aanbestec.ing ‘Voor onze controle hebben wij de aanbesteding van een reinigingscontract gecontroleerd. Wij hebben vastgesteld dat deze aanbesteding enkelvoudig is gedaan. De totale opdrachtwaarde van deze aanbesteding bedraagt € 165.000. Het contract is afgesloten voor een periode van één jaar met een stilzwijgende verlenging van telkens een jaar. Hierdoor moet het contract beoordeeld worden als zijnde een vierjarig contract. Wij hebben dit contract afgestemd met een aanbestedingsspecialist. Hieruit is gebleken dat de diensten in dit contract een combinatie zijn van 2a en 2b diensten. De 2b diensten hebben met name betrekking op inhuur van reinigingspersoneel. Van belang is dat de opdrachtwaarde van deze opdracht wordt bepaald gesplitst naar 2a en 2b diensten. Op basis van deze analyse wordt inzicht verkregen in de opdrachtwaarde per soort dienst. Indien de opdrachtwaarde voor de 2a diensten de EU aanbestedings grens te boven gaan is sprake van een rechtmatigheidsfout welke moet worden meegewogen in het accountantsoordeel. Het niet naleven van de EU aanbestedingsgrens bij een 2b dienst betreft een formele rechtmatigheidsfout. Dergelijke fouten moeten wel door ons warden gerapporteerd, maar hoeven niet te worden meegewogen in de oordeelsvorming. Naast de opdracht inzake reiniging zijn aan deze crediteur ook opdrachten verstrekt inzake rioleringswerkzaamheden, schoonmaakdiensten en gladheidsbestrijding met een opdrachtwaarde hoger dan € 50.000 per jaar. Gelet op het geconstateerde risico op onrechtmatige aanbesteding is het van belang dat de opdracht waarde van genoemd reinigingscontract wordt bepaald gesplitst naar 2a en 2b diensten. Verder advise ren wij u om ook de opdrachtverstrekking van de overige opdrachten aan deze crediteuren te toetsen op naleving EU-aanbestedingsrichtlijnen. 2b JIelding Vorig jaar hebben wij gerapporteerd over inhuur derden door team ICT. Wij hebben in het kader van follow up navraag gedaan over deze inhuur. - - Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 11 Bevindingen interne beheersing it deze navraag blijkt dat er in 2013 tot en met de interim controle is € 68.000 uitgegeven aan deze crediteur. Daarnaast zijn er ons geen stukken aangeleverd waaruit een wijziging van de overeenkomst blijkt. De volgende uitgaven blijken over de afgelopen 4 jaar: 2010t/m 2012 2011 2012 2013 tIm half december Totaal € 81.000 € 74.000 € 68.000 € 68.000 €291 .000 Er is ons geen contract, aanbestedingsdocument of een 2b melding in 2013 aangeleverd. Bij doorlopende opdrachten voor onbepaalde tijd moet voor de bepaling van het aanbestedingsbedrag de opdrachtwaarde voor een periode van 48 maanden worden genomen. Gelet op de omvang van deze inhuuropdracht in de afgelopen 4 jaren is er sprake van inhuur boven de EU aanbestedingsgrens (2013€ 200.000). lnhuur van personeel wordt aangemerkt als een zogeheten 2b dienst. Voor dergelijke diensten is een lichter aanbestedingsregime van toepassing. Deze opdrachten hoeven niet EU aanbesteed te worden. Wel is er de verplichting om binnen een vastgestelde termijn melding te doen bij de Europese Commissie naar aanleiding van de opdrachtverstrekking indien de opdrachtwaarde uitkomt boven de EU aanbestedings grens. Gelet op de opdrachtwaarde van deze inhuuropdracht en het feit dat dit een 2b dienst betreft merken wij deze aanbestedingsfout aan als een formele rechtmatigheidsfout. Dit betekent dat deze fout niet meeweegt in ons oordeel, maar dat wij wel verplicht zijn deze formele tout te vermelden in ons accountantsverslag. Gelet op bovenstaande bevindingen is het naar ons oordeel noodzakelijk dat intern wordt onderzocht of uw gemeente in alle gevallen de EU aanbestedingsregels heeft nageleefd. Ons advies is daarom om een crediteurenscan uit te voeren en te toetsen of voor crediteuren boven de EU-aanbestedingsgrens (€ 50.000 per jaar) sprake is van aanbestedingsplicht en zo ja te toetsen of op een rechtmatige wijze de opdracht is aanbesteed. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 12 Bevindingen interne beheersing OVERIGE OPBRENGSTEN Bevinding, risico en aanbeveling. CmgevingEverg inningen Het proces van omgevingsvergunningen is in opzet toereikend bevonden. Als advies geven wij u mee om de interne controle op de juistheid van de tarieven in de loop van het boekjaar uit te voeren, maar op het moment van invoer van de tarieven. Eventuele bevindingen kunnen dan vooraf worden hersteld waardoor fouten worden voorkomen. Uit de interne controle en uit onze controlewerkzaamheden zijn overigens geen fouten gebleken. Verh Ll.aopbengsten Door uw gemeente worden inkomsten uit verhuur en pacht gerealiseerd. Het contracten beheer van de verhuur en pacht is decentraal in uw organisatie geregeld. Uw organisatie heeft hierdoor geen totaal inzicht in de uit te factureren huren en pachten. Wij adviseren u de beheersing van de verhuur en pachten te versterken door het invoeren van een centraal contractenregister voor de huren en pachten. Vanuit dit register kan de juistheid en volledigheid van de huren en pachten centraal worden beheerst. Voor de jaarrekening 2013 is het van belang dat intern de volledigheid van deze opbrengsten zichtbaar wordt vastgesteld. Secretarieleges Sinds vorig jaar zijn de afdeling financiën en de verbijzonderd intern controleur nauw betrokken bij monitoring op de legeskas. Er zijn dit jaar geen onverklaarde verschillen geconstateerd, tevens hebben de medewerkers voldoende aandacht voor de gevoeligheid van de legeskas en het contant geld dat hier aanwezig. -- Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 - 13 Bevindingen interne beheersing 0 Bevinding, risico en aanbeveling. SUBSIDIES Wij hebben tijdens onze controle vastgesteld dat door uw gemeente de beslistermijnen voor vaststelling van subsidieaanvragen of subsidieafrekeningen niet altijd worden nageleefd. Dit betreft termijnen van orde en voor de jaarrekening heeft dit in beginsel geen impact. Wel loopt uw organisatie het risico dat subsidie ontvangers met succes bezwaar indienen op besluiten die te Iaat worden genomen. Wij hebben van uw medewerkers begrepen dat er achterstanden zijn bij het afwikkelen van oude subsidies. Door deze achterstanden Iukt het niet om binnen de gestelde termijnen te komen tot besluitvorming. Wij adviseren u om deze achterstanden tijdig weg te werken. Gemeente Albrandswaard Management ‘etter 2013 14 Bevindingen interne beheersing RECHTMATIGHEID Bevinding, risico en aanbeveling. Ten tijde van de interim controle hebben wij kennis genomen van het intern controleplan en het controleverslag over het eerste half jaar. Tevens hebben wij het verslag besproken met uw verbijzonderd intern controleur (hierna: VIC), daarnaast hebben wij reperformances uitgevoerd op de werkzaamheden van uwVlC. In het intern controleplan over 2013 hebben wij vastgesteld dat onze eerdere adviezen inzake het intern controleplan zijn opgevolgd. Voor de controle van de jaarrekening hebben wij een tweetal aandachtspunten: 1. 2. Er is nog geen verbijzonderde interne controle uitgevoerd op de verhuuropbrengsten en pachten. Gezien onze opmerkingen in paragraaf 2.3 vinden wij het wenselijk dat er een controle wordt uitgevoerd op de volledigheid van de huuropbrengsten. Er is nog geen volledige crediteurenscan uitgevoerd over 2013, hiervoor refereren wij naar paragraaf 2.2. Voor de controle van de jaarrekening is het van belang dat de volgende crediteurenscan nog wordt gemaakt: Crediteur Bedrag uitgegeven in Bedrag 2013*4 (4 jaar) 2013 exclusief btw Soort Dienst en levering> (dienst/levering/werk) 200.000 en werk > 5 miljoen Europees aanbesteed? Zo nee, waarom niet? Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 X 500 2.000 Y 300.000 1.200.000 Z 100.000 400.000 levering n.v.t. werk n.v.t. dienst ja 15 Bevindingen interne beheersing Overigens merken wij op dat deze twee punten niet noodzakelijkerwijs door de VIC uitgevoerd moeten worden, deze kan hierin ook een aansturende rol hebben. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 16 3. Follow-up aanbevelingen 2012 Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 Follow-up management letter vorig boekjaar • Significante tekortkoming in de interne beheersing*. Direct actie vereist. Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie gewenst. Niet opgelost**. X Gedeeltelijk opgelost. 0 Andere tekortkomingen in de inteme beheersing. Ache te overwegen. Risico Onderwerp Toelichting Management letter 2012 punt 2.2 Inkoop en aanbesteding Uw medewerkers hebben aangegeven dat deze verbeteracties worden opgezet in de BAR organisatie. Wij adviseren u afspraken te maken met de inkoopafdeling over het tijdspad waarbinnen de verbeteracties moeten worden uitgevoerd. f Opgelost. Management letter 2012 punt 2.2 Inkoop en aanbesteding Wij adviseren u beleidsregels vast te stellen ten aanzien van de verstrekking van meer- en minderwerk. Management letter 2012 punt 2.3 Beleid bestemmincisreserves 7 v Follow-up Uw medewerkers hebben aangegeven dat deze beleidsregels worden opgepakt in de BAR verband. Uw medewerkers hebben aangegeven dat deze nota niet is geactualiseerd. Wij adviseren u de nota reserves en voorzieningen daterend uit 2004 te actualiseren. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 18 Follow-up management letter vorig boekjaar Risico Onderwerp Toelichting Management letter 2012 punt 2.4 Investeringen Wij hebben vastgesteld uit gesprekken met uw medewerkers dat er kritisch is gekeken naar nieuwe investeringen en restantkredieten bij het jaarrekening traject 2013 een verhoogde aandacht hebben. Tevens is er een aanpassing gemaakt in de budgethouders regeling voor 2014 en verder. Wij adviseren u om in de begroting de investeringsramingen meer realistisch te begroten en kredieten pas op te nemen als er voldoende duidelijkheid is over de noodzaak van de investering en als inzichtelijk is dat personele capaciteit beschikbaar is voor de uitvoering van het project. • Management letter 2012 punt 2.6 Omgevingsvergunningen Follow-up Wij hebben vastgesteld dat deze controle is in 2013 geImplementeerd. Wij adviseren u om bij mutatie van tarieven zichtbare invoercontrole toe te passen. Management letter 2012 punt 2.6 Omcievingsvergunningen Wij hebben vastgesteld dat deze controle is in 2013 geImplementeerd. Wij adviseren u om zichtbare controle toe te passen op de opgegeven bouwsom. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 19 Follow-up management letter vorig boekjaar Risico I Onderwerp Toelichting Follow-up Management letter 2012 punt 2.6 Verhuur en Pachtopbrengsten Wij verwijzen u naar onderdeel 2.3 van onze rapportage. x Wij adviseren u de beheersing van de verhuur en pachten te versterken door het invoeren van een centraal contractenregister voor de huren en pachten. Er is nog geen gevoig gegeven aan dit advies. Management letter 2012 punt 2.7 Rechtmatigheid Wij adviseren u om behalve de controle frequentie ook het aantal te controleren dossiers vast te leggen in het IC plan. Wij hebben vastgesteld dat deze aanbeveling is opgevolgd. Management letter 201 1 punt 3.1.3 subsidies Wij adviseren u de uitvoeringsregels op het aspect van reserve- en vermogenspositie te herover wegen en waar nodig aan te passen danwel te verduidelijken. Uw medewerkers hebben aangegeven geen wijzigingen door te voeren in de uitvoeringsregels naar aanleiding van onze bevindingen. Deze wijzigingen zullen worden opgepakt bij het harmoniseren in BAR verband. Wel wordt er flu getoetst op deze uitvoeringsregels. . Management letter 2011 punt 3.2.1 rechtmatigheid De afdeling control heeft een beperkte personele capaciteit. Wij adviseren u ook voor de andere processen kritisch te beoordelen of de werkzaamheden van de intern controleur niet geborgd zouden moeten worden in het primaire proces bij de verantwoordelijke afdeling. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 0 In 2013 zijn controles ingebed in het proces en is er meer gestuurd op een risico gerichte aanpak van de interne controles. 20 Follow-up management letter vorig boekjaar Risico Onderwerp Toelichting Management letter 2011 punt 3.2.3 inkoop & aanbestedinci Wij verwijzen hiervoor naar paragraaf 2.2 inkoop en aanbesteden en 2.5 rechtmatigheid. Follow-up Wij adviseren u de rechtmatigheid van de inkopen van diensten te beoordelen op naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Management letter 2010 punt 2.4.2 investeringen Wtj adviseren u de integrale beheersing van de investeringen te verbeteren. .. Er warden nog geen formele nacalculaties opgesteld. Wij adviseren u am nacalculaties op te stellen. Management letter 2009 punt 2.5 overige opbrencisten Er zijn in 2013 controles uitgevoerd op de invoer van tarieven. Uitvoeren zichtbare interne controle op de invoer van tarieven bij de overige opbrengsten. * Significante tekortkoming in de interne beheersing: een tekortkoming of een combinatie van tekortkomingen in de interne beheersing die, op grond van het professionele oordeel van de accountant, voldoende belangrijk is om de aandacht van degenen belast met governance te verdienen. ** Met de term opgelost’ wordt bedoeld dat deze bevinding in het kader van doelstelling van de jaarrekeningcontrole ons geen aanleiding geeft deze dit jaar te herhalen. Zoals aangegeven heeft deze kwalificatie echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 21 4. Actiepunten j aarrekeningcontrole Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 Actiepunten j aarrekeningcontrole Grondexploitatie Actualiseren van de grondexploitaties en toetsing van de boekwaarde van de niet in exploitatie genomen gronden aan de marktwaarde (taxatie) Inkoop en aanbesteding Voor de controle van de jaarrekening is het van belang dat er een crediteuren scan gemaakt is zoals benoemd in paragraaf 2.5 en dat voor het reinigingscontract een analyse wordt opgesteld van de contractwaarde gesplitst naar de 2a en 2b onderdelen van het contract. Leerl i ngenvervoer De inhoudelijke toets op de facturen van vervoerders is nog niet uitgevoerd. Door uw medewerkers wordt deze bevinding onderkent en geven aan dat deze controle binnenkort wordt uitgevoerd. Deze controle is verlaat uitgevoerd doordat het software pakket hiervoor nog niet was geImplementeerd. Overige opbrengsten Voor de huuropbrengsten is het van belang dat een analyse is gemaakt op de volledigheid van de verantwoorde huuropbrengsten. Ten tijde van onze interim controle was deze analyse (flog) niet gemaakt. Fiscaliteiten Voor de beoordeling van de fiscale vorderingen dan wel verplichtingen is het van belang dat de huidige stand van zaken met de fiscus uiteengezet is, onderbouwd met besluiten van de fiscus en een cijfermatige onderbouwing van de vordering dan wel verplichting in de jaarrekening. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 23 5. Actuele ontwikkelingen Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 Actuele ontwikkelingen Wijziging BBV met ingang van begrotingsjaar 2014 op 25 juni 2013 is de wijziging van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. De wijziging van het BBV houdt verband met: 1. De wijziging van de Gemeentewet en de Provinciewet door het aanpassen van enkele bepatingen in het financieel toezicht op gemeenten en provincies zoals het wijzigen van de term ‘in evenwicht’ door ‘structureel en reëef in evenwicht’. 2. De evaluatie van de financiële functie van gem eenten en provincies door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK). 3. Een aantal kleinere, meer technische aanpassingen. Hierna komen achtereenvolgens de belangrijkste inhoudelijke aanpassingen van het BBV aan bad. Structureel evenwicht Het bestaan van structureel evenwicht is vast te stellen als inzicht bestaat in het deel van de baten en fasten dat structureel respectievelijk incidenteel is. Cm dit inzichtte verbeteren, is artikel 19 en 28 als volgt gewijzigd: • Gemeenten dienen het voorgeschreven overzicht van incidentele baten en lasten voortaan op te nemen ‘per programma, waarbij per programma ten minste de belangrijkste posten afzonderlijk worden gespecificeerd en de overige posten als een totaalbedrag kunnen worden opgenomen’. • Er is een overzicht van de beoogde resp. gerealiseerde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves verplicht gesteld. Verduidelijkfng begrippen Paragraaf weerstandsvermogen De paragraaf weerstaridsvermogen is verplicht gesteld in het BBV om te voorzien in de behoefte aan meer informatie over risico’s die gemeenten lopen en de middelen en mogelijkheden die beschikbaar zijn om onverwachte tegenvallers op te vangen (= weerstandscapaciteit). Cm het onderdeel risicobeheersing nog beter tot uitdrukking te brengen is in de artikelen 9 en 11 de naam van de paragraaf ‘weerstandsvermogen’ aangepast in ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’. Het gaat bij de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing dus nadrukkelijk niet alleen om een inventarisatie en beschrijving van risico’s en de middefen en mogelijkheden van de gemeente om deze op te vangen, maar zeker ook am de wijze waarop en de processen en systemen waarmee de gemeente de risico’s beheerst. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 25 Actuele ontwikkelingen Paragraaf verbonden partijeri Gemeenten brengen taken onder bij verbonden partijen, zoals gemeenschappelijke regelingen. Voor het adequaat invullen van het toezicht door de gemeenteraad, is het van belang dat de begroting en jaarrekening inzicht geven in de verbonden partijen waar de gemeente in deelneemt, het belang dat de gemeente hierin heeft en in de financiële positie van de verbonden partijen. Met de wijziging van artikel 15 van het BBV zijn gemeenten verplicht deze informatie in de paragraaf verbonden partijen op te nemen. De verplichting in de artikelen 67 en 69 om de Iijst met verbonden partijen op te nemen in de toelichting op de productenrealisatie is geschrapt. Programmarekening Om de relatie tussen de begroting en de jaarstukken te verduidelijken, is in artikel 24 het begrip ‘programmarekening’ gewijzigd in ‘het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening’. Na de wijziging van het BBV bestaan de begroting resp. de jaarstukken van een gemeente ten minste uit de volgende onderdelen: BEGROTNG JAARSTUKKEN Beleidsbegroting: Jaarverslag: Program maplan Program maverantwoording Paragrafen Paragrafen Financiële begroting: Jaarrekening: Overzicht van baten en lasten in de begroting en de toelichting Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting Uiteenzetting financiële positie en de toelichting Balans en de toelichting .. Bijiage verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (SiSa-bijiage) Figuur 1: Indeling begroting en jaarstukken na wijziging BBV Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 26 Actuele ontwikkelingen Resultaatbestemming Het BBV staat toe dat de raad al bij de begroting autoriseert dat toevoegingen en onttrekkingen aan bestemmingsreserves plaatsvinden. Feitelijk bestemt de raad hiermee gedurende het jaar a) een dee) van het verwachte resultaat bestemd. Cm die reden kende het BBV tot de huidige wijziging de begrippen geraamd en gerealiseerd resuitaat voor en na bestemmen. Het verschil tussen de genoemde geraamde respectievelijk gerealiseerde resultaten betreft het saldo van de geraamde respectievelijk gerealiseerde mutaties in reserves. Het begrip ‘resultaatbestemmen’ kan verwarring geven. Cm hierin meer duidelijkheid te geven, zijn de begrippen in de artikelen 17 en 27 van het BBV als volgt aangepast: vOOR WIJZIGING BBV NA WIJZIGING BBV Geraamd resultaat voor bestemmen Geraamde totaal saldo van baten en lasten Geraamd resultaat na bestemmen Geraamde resultaat Gerealiseerd resultaat voor bestemmen Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten Gerealiseerd resuitaat na bestemmen Gerealiseerde resultaat Figuur 2: Terminologie resultaat voor en na w,jziging BBV Technische aanpassingen Naast de hiervoor beschreven wijzigingen is in het kader van regulier onderhoud’ een aantal meer technische wijzigingen in het BBV doorgevoerd. Een voorbeeld hiervan is het schrappen van de term girosaldi’ als onderdeel van de te presenteren iquide middelen. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 27 Actuele ontwikkelingen Wet Markt en Overheid (Wet M en 0) Het doel van deze wet is om oneerlijke concurrentie door overheidsorganisaties met marktpartijen te voorkomen en am zo een gelijkwaardig speelveld te creëren. Het in concurrentie treden met marktpartijen wordt in de Wet M en 0 als economische activiteit geduid. Voorbeelden van economische activiteiten zijn de verhuur van ruimten in overheidsvastgoed en exploitatie van gemeentelijke accommodaties of exploitatie van een parkeergarage. Als sprake is van economische activiteiten, dan moeten de integrale kosten van deze producten en diensten worden doorberekend aan de afnemers van deze producten en diensten. In de Wet M en 0 is de bepaling opgenomen dat een overheidsorganisatie een inventarisatie maakt van haar producten en diensten en vervolgens een analyse verricht op het aanbieden van producten en diensten in concurrentie met marktpartijen. Vervolgens dient de overheidsorganisatie voor de economische activiteiten een integrate kostprijsberekening op te stellen die aansluit bij de bepalingen die opgenomen zijn in de Wet M en 0. De Wet M en 0 kent een overgangsregime tot 2014 voor reeds bestaande activiteiten, dit houdt in dat in 2014 de volgende zaken aandacht verdienen voor econom sche activiteiten voor 2014: • Alle kosten moeten integraal warden doorberekend. • Eigen overheidsbedrijven mogen niet bevoordeeld worden ten opzichte van concurrerende bedrijven. • Gegevens die vanuit de publieke taak zijn verkregen, mogen alleen voor economische activiteiten gebruikt warden als deze gegevens oak voor concurrerende partijen beschikbaar zijn. • Medewerkers van een overheidsorganisatie mogen niet betrokken zijn bij economische activiteiten als deze medewerkers oak betrokken zijn bij samenhangende activiteiten in het kader van het algemeen belang. Uit verdere navraag bleek dat binnen de afdeling juridische zaken deze wetgeving wet bekend is en een standpunt in de maak is. Ons advies is om de betreffende afdelingen die met nieuwe wetgeving actief te betrekken. Hierdoor zijn deze afdelingen in staatvoorbereidingen te treffen op basis elementen en mee te denken in praktische en of juridische aspecten. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 28 Actuele ontwikkelingen Wet Normering Topinkomens (WNT) De WNT is op 1 januari 2013 in werking getreden. De WNT vervangt de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens) die tegelijkertijd werd ingetrokken. Voor uw gemeente heeft dit een aantal gevolgen: Welke beloningsregimes kent de WNT? De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van die inkomens en tevens aan de ontslagvergoedingen. Do WNT kent drie in zwaarte aflopende beloningsregimes. In hot eerste regime, het algemeen bezoldigingsregime, mag de bezoldiging van topfunctionarissen in een boekjaar niet uitstijgen boven een bezoldigingsmaximum. Voor 2013 komt dit neer op een bedrag van € 187.340 aan brutobeloning, vermeerderd met componenten voor een gemaximeerde belaste onkostenvergoeding ad € 8.069 en het werkgeversdeel van het pensioen en andere beloningen betaalbaar op termijn ad € 33.190. Doze componenten zijn communicerende vaten. De maximate bezoidiging bedraagt in totaal dus € 228.599. Doze maxima worden jaarlijks per ministeriële regeling aangepast. Het begrip bezoldiging bestaat uit de volgende onderdeten: 1. de (bruto)beloning; 2. belaste vaste en variabele kostenvergoedingen; 3. beloningen betaalbaar op term ijn met uitzondering van ontslagvergoedingen. De betoning betreft volgens de WNT de som van de periodieke beloningen, winstdetingen en bonusbetalingen. Het gaat om de bruto overeongekomen bedragen en niet het fiscale loon. Er kan daarom niet worden votstaan met de fiscate jaaropgave of alteen de gegevens uit de loonadministratie. Voorts mogen er geen winstdelingen, bonusbetalingen of andere vormen van variabele beloning worden overeengekomen, tenzij dit bij algemene maatregel van bestuur wordt toegestaan. De ontslagvergoeding wordt gemaximeerd op € 75.000, dan wet een beloning plus voorzieningen betaalbaar op termijn over een periode van 12 maanden voorafgaande aan datum ontslag als dit lager is dan € 75.000. Qok eon non-activiteitsregeling is verboden. Dit is een afspraak om hot dienstverband op een later tijdstip te beeindigen dan het tijdstip waarop de topfunctionaris de uitoefening van zijn taken beëindigt. De genoemde maxima gelden ook als de functie van topfunctionaris wordt vervuld door eon functionaris die goon arbeidsovereenkomst heeft (bijvoorbeetd eon interim-bestuurder), mits dit in eon poriode van achttien maanden voor moor dan zes maanden hot geval is. Het is dus van belang eon goode registratie van oxterne inhuren bij to houden. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 29 Actuele ontwikkelingen Voor eden en de voorzitters van het hoogste toezichthoudende orgaan van een rechtspersoon of instelling gedt een maximae bezoldiging van respectievelljk 5% en 7,5% van het bezoldigingsmaximum dat op de organisatie van toepassing is, tenzij een hogere bezoldiging bij algemene maatregel van bestuur wordt toegestaan. Overschrijding norm volgens WNT Bij overschrijding van de bezoldigingsmaxima, maximale ontslagvergoeding of bij overtreding van het verbod van bonus/variabele beloning of van non activiteitsregeling wordt het bedrag dat in strijd met de WNT is uitgekeerd als een onverschuldigde betaling gezien. Dit betekent dat dit bedrag door de instelling teruggevorderd moet worden van de betreffende topfunctionaris. Een kwijtschelding van een onverschuldigde betaling of schenking die met de onverschuldigde betaling wordt verrekend is nietig volgens de WNT. Voor reguliere functionarissen geldt alleen een publicatieverplichting bij overschrijdingen van de WNT en is dus geen sprake van een onverschuldigde betaling. Openbaarmaking in de WNT Net als voorheen bij de Wopt dient volgens de WNT door instellingen ook verantwoording in de jaarrekening plaats te vinden. Dit geldt voor (gewezen) topiunctionarissen ongeacht of er sprake is van een overschrijding van de norm en voor reguliere functionarissen alleen indien sprake is van een betaling boven de norm. Voorts wordt de me’ding door de instelling bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) gehandhaafd. De a. b. c. d. e. f. g. instelling verm&dt van iedere (gewezen) topfunctionaris de volgende gegevens van het huidige en vorige boekjaar in de jaarrekening: de naam; de beloning; de sociale verzekeringspremies; de belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen; de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn; de functie of functies; de duur en omvang van het dienstverband in het boekjaar. Daarnaast worden voor iedere (gewezen) topfunctionaris de navolgende gegevens in de jaarrekening opgenomen: de in het boekjaar verrichte uitkeringen wegens beëindiging van het dienstverband, de naam, de functie of functies die tijdens het dienstverband zijn bekleed en het jaar waarin het dienstverband is geeindigd. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 30 Actuele ontwikkelingen Dezelfde gegevens, met uitzondering van de naam, moeten ook worden opgenomen van edere andere meciewerker van de organisatie wiens bezoldiging de maximale norm te boven gaat. Qok de ontslaguitkeringen moeten van iedere meciewerker worden gemeld als deze de norm te boven gaan. In de jaarrekening dient een betaling boven de norm als vordering op de betrokken topfunctionaris te worden opgenomen. Deze vordering dient altijd afzonderlijk te worden vermeld in de toe(ichting. Rol van de externe accountant De externe accountant stelt vast dat de instelling bij het opmaken van de jaarrekening voldoet aan de hiervoor geschetste eisen die worden gesteld in de WNT. De externe accountant dient voorts een onverschuldigde betaling van de instelling aan de betreffende topfunctionaris op elektronische wijze te melden aan de vakminister of het ministerie van BZK indien een vordering op een (gewezen) topfunctionaris uit onverschuldigde betaling niet in de jaarrekening is opgenomen, of indien op het tijdstip waarop de accountant zijn oordeel geeft over de jaarrekening dit bedrag door de betrokken topfunctionaris nog niet is terugbetaald. Indien de jaarrekening niet de juiste en voorgeschreven gegevens bevat, meldt de accountant de ontbrekende gegevens of het ontbreken van de motivering elektronisch aan de vakminister of het ministerie van BZK via de website www.topinkomens.nI. De accountant betrekt deze overtreding van de publicatieplicht tevens in zijn oordeelsvorming over de af te geven controleverkiaring bij de jaarrekening van de instelling. De meldingsplicht van de accountant is geregeld in artikel 5.2 van de WNT. Controle op de naleving van de WNT Uit de vorige alinea blijkt dat de externe accountant een belangrijke rol speelt bi; de controle op de naleving van de verantwoordingseisen van de WNT. Voorts heeft de minister instanties aangewezen die zijn belast met toezicht op de nateving van de wet. Voor 0GW is dat bijvoorbeeld de Inspectie van het onderwij& De belastingdienst, pensioenfondsen en verzekeraars worden verplicht op verzoek de nodige gegevens ter beschikking te stellen. De minister kan tot handhaving overgaan en een dwangsom opteggen aan de instelling om naleving van de wet c.q. terugbetaling van een onverschuldigde betaling van een topfunctionaris te eisen. Indien de minister tot handhaving overgaat, komen de opgeëiste bedragen toe aan de Staat. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 31 Actuele ontwikkelingen Overgangsregime In de WNT zijn overgangsbepalingen opgenomen betreffende bestaande beloningsafspraken. Indien een topfunctionaris uit hoofde van de bestaande arbeidsovereenkomst meer verdient dan het wettelijk maximum, dan wordt dit voor een periode van vier jaar na de inwerkingtreding van de WNT ‘gedoogd’. Na de overgangsperiode van vier jaar moet het salaris in een periode van drie jaar (afbouwperiode) worden teruggebracht tot het geldende wettelijk maximum. Ook een tussen partijen al overeengekomen winstdeling of bonusbetaling wordt toegestaan in de overgangsperiode van vier jaar. n deze periode van vier jaar mag het salaris alleen worden verhoogd als de verhoging en de wijze waarop deze wordt berekend al voor de inwerkingtreding van de WNT zijn overeengekomen. Qok ten aanzien van de ontslagvergoeding is sprake van een overgangsregime. Indien voor de inwerkingtreding van de WNT een ontslagvergoeding is overeengekomen, zal deze ook tot vier jaar na de inwerkingtreding van de WNT nog kunnen worden toegepast. Voor de ontslagvergoeding en de winstdeling of bonusbetahng is er geen afbouwperiode van drie jaar. Het ministerie van BZK heeft meer duidelijkheid gegeven over het overgangsrecht. BZK heeft hiertoe een brochure gepubliceerd waarin de volgende situaties zijn uitgewerkt: • bestaande afspraken vOór 6 december 2011; • wijzigingen in de bezoldiging of wijzigingen in de duur van het dienstverband in de periode 6 december 2011 tot 1 januari 2013; • nieuwe aanstellingen in de periode 6 december 2011 tot 1 januari 2013; alsmede • herbenoemingen en verlengingen van het dienstverband in de periode 6 december 2011 tot 1 januari 2013. Dit betreft zowel afspraken inzake de bezoldiging als ontslagvergoeding. De datum 6 december 2011 is cie datum van de aanvaarding van de WNT door de Tweede Kamer. Bijhouden registratie inhuur Naast uw eigen medewerkers geld de WNT meldingsplicht ook voor personen die u inhuurt of gedetacheerd bij u zitten. De WNT heeft hiervoor verschillende termijnen genoemd waarop moet worden teruggekeken indien een kracht versnipperd wordt ingehuurd en of gedetacheerd. Hierdoor ontstaat het belang van een goede registratie van inhuur en gedetacheerde mensen. Wij hebben van uw medewerkers begrepen dat dit overzicht niet wordt bijgehouden. Wij adviseren u een dergelijk overzicht centraal bij te houden. Hierdoor heeft u het inzicht of u een melding inzake WNT moet doen. Daarnaast heeft een dergelijke registratie een toegevoegde waarde voor uw beoordeling of een EU aanbesteding dan wel IIB melding noodzakelijk is bij de diverse diensten die u inhuurt. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 32 Actuele ontwikkelingen SEPA Europa is op weg naar een gezamenlijke betaatmarkt waar we overal op dezelfde manier kunnen betaleri: de Single Euro Payments Area (SEPA). Cm te zorgen dat eurobetalingen in dit gebied straks overal op dezelfde manier plaatsvinden, komen er nieuwe standaarden voor het rekeningnummer, de girale betalingen en de incasso’s. Het is belangrijk dat bedrijven tijdig actie ondernemen om over te kunnen gaan op deze nieuwe standaarden. Nieuwe standaarden Voor de SEPA Credit Transfer (Overschrijvingen) is de nieuwe standaard de IBAN (International Bank Account Number). Deze standaard moet door zowel bedrijven als consumenten worden gebruikt vanaf 1 februari 2014. Een andere nieuwe standaard zal zijn het gebruik van PAIN berichten voor de betaalinstructies, waarvoor op dit moment CIieOp3 of BTL-91 bestanden worden gebruikt. Niet alleen het type bestand zal veranderen maar ook de inhoud en velden. De automatische incasso standaard verandert ook per 1 februari 2014, door het verplicht gebruik van BIC en IBAN. Cok veranderen de voorwaarden voor businessto-business incasso’s, de zogeheten zakelijke incasso’s. Een van de veranderingen is dat voor alle bestaande zakelijke incasso’s een nieuwe SEPA compliant machtiging afgesloten moet worden. Overstap IBAN/SEPA en gevolgen De overstap naar IBAN/SEPA kan voor de organisatie betekenen dat het nodig is om aanpassingen te maken in softwarepakketten, aanpassingen te maken aan de interface met banksystemen, data conversies ult te voeren aan stamgegevens, aanpassingen te maken aan de betaalinstructies, nieuwe machtigingen uit te sturen, en/of aanpassingen te maken aan de communicatie middelen. Wat gebeurt er als bedrijven niet over zijn op 1 februari 2014? Vanaf 1 februari 2014 zijn het huidige rekeningnummer en de huidige standaarden voor overschrijvingen en incasso’s niet meer te gebruiken. Als u dan niet over bent, kan er in lijn met Europese wetgeving geen gebruik meer worden gemaakt van het nationale betalingsverkeer. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 33 Actuele ontwikkelingen Nieuwe aanbestedingswet Recentelijk heeft de Eerst Kamer het wetsvoorstel voor de nieuwe Aanbestedingswet aangenomen. De wet is per 1 april 2013 in werking getreden. De Aanbestedingswet vervangt het volgende: • • • het Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten); het Bass (Besluit aanbestedingsregels speciale sectoren); de Wira (Wet im plementatie rechtsbescherm ingsrichtlijnen aanbesteden). De nieuwe wet moet er onder meer voor zorgen dat het MKB meer toegang krijgt tot overheidsopdrachten. Zo mogen geen zware omzetesen gelden om te bepalen of een partij geschikt is een opdracht voor een gemeente ult te voeren. Ook mag in principe de omvang van een opciracht niet zodanig groot zijn dat geen MKB partijen zich kunnen inschrijven. Aanbestedende diensten (hierna: de gemeente) moeten handelen volgens het principe “comply or explain”, oftewel: in een aantal gevallen mogen zij nog afwijken, maar dan moeten ze wel goed ultieggen waarom. Zo moet bijvoorbeeld een gemeente motiveren waarom een bepaalde procedure is gevolgd of toch een grote opdracht op de markt is gezet. Een ander doel van de Aanbestedingswet is lastenvermindering: alle regels in één wet en een daarbij behorend pakket aan aanvullende regelingen en beleid (bijvoorbeeld ARW 2012 en de Gids Proportionaliteit) moet leiden tot minder verschillen in tenderprocedures door verschillende aanbestedende diensten, zodat inschrijvers beter weten wat ze kunnen verwachten. Hieronder wordt nader ingegaan op een aantal belangrijke wijzigingen ten opzichte van Bao en Wira. Geschiktheidseisen Op basis van objectieve criteria dient de gemeente te bepalen op welke wijze de overeenkomst tot stand gebracht dient te worden en welke ondernemers tot de aanbesteding toegelaten worden. De geschiktheidseisen mogen geen betrekking hebben op de omzet, tenzij de gemeente dit met zwaarwegende argumenten in de aanbestedingsstukken motiveert. In dat geval mag de omzet eis niet hoger zijn dan driehonderd procent van de waarde van de opdracht. Gemeente Albranciswaard Management letter 2013 34 Actuele ontwikkelingen Verbod tot samenvoegen opdrachten De wet verbiedt het onnodig samenvoegen van opdrachten, zodat er moor inschrijfmogelijkheden ontstaan voor kleine ondernemers. Het inschrijven wordt vereenvoudigd. Dit lijkt ogenschijnlijk in strijd met het huidige verbod opdrachten te splitsen. Dit aatste verbod tot splitsen geldt echter alleen voorzover door splitsen de aanbestedingsplicht wordt ontlopen. Bij de keuze voor hot samenvoegen moot gelet worden op de relevante markt en hot effect van samenvoegen voor de toegang voor MKB bedrijven, de organisatorische gevolgen van samenvoegen voor do gemeente en de ondernemer en do mate van samenhang van do opdrachten. Kosten en baten Do gemeente dient do administratieve lasten zoveel mogelijk to beperken. Cm deze lasten zoveel mogelijk te beperken kan do gemeonto eon ondernemer alloen hot vastgostolde model eigen verklaring verzoeken to gebruikon voor do gestoldo uitsluitingsgrondon en geschiktheidseisen. Daarnaast moot gemeonto do aanbestedingsstukken kosteloos aan geInteressoerde partijen aanbieden. Het gaat hierbij om alle stukken die relevant zijn voor de ondernemer bij zowel het maken van eon inschatting van de attractiviteit van do opdracht als bij het opstellen van eon inschrijving. Do gemeente moot eveneens streven naar zoveel mogolijk ‘maatschappelijke waarde’. Alleen TenderNed Alle (voor)aankondigingen moeten voortaan via TenderNed, de marktplaats voor aanbestedingen van hot ministerie van EL&l plaatsvinden. Gids Proportionaliteit De Gids Proportionaliteit legt onkele konmerkende aanbestedingsbeginsolen vast. Do algemene boginselen van het aanbestedingsrecht, non-discriminatlo, gehjkheid, transparantie en proportionaliteit gelden voor alle aanbestodingen waarvoor de gomoonte concurrontie openstelt. Dezo boginsolon zijn expliciet in do niouwe aanbestedingswet en do bijbehorende Gids Proportionaliteit opgenomen. Do gemeonto moot opdrachton uitwerken volgens voorschriften uit de Gids Proportionaliteit, zodat de eisen en voorwaarden die wordon gesteld bij eon aanbesteding in vorhouding staan tot do aan te besteden opdracht. n do gids staan regels voor de omvang van een opdracht, clustering van opdrachten, omzeteisen, seloctiecritoria, contractvoorwaarden, uitsluitingsgrondon en inkoop samenwerking. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 35 Actuele ontwikkelingen Eén op één gunning Uit de Gids Proportionaliteit volgt dat “In algemene zin voor de waarde van een ‘kleine opdracht’ voor leveringen en diensten gedacht kan worden aan opdrachten tot € 40.000 € 50000. en voor werken wordt een bagatel tot € 150.000 als reëel beschouwd. Deze opdrachten mogen één op één worden gegund. Tot de Europese drempel voor leveringen en diensten en tot een bedrag van € 1.500.000 voor werken wordt een meervoudig onderhandse procedure proportioneel geacht. Boven deze bedragen dient tot aan de Europese drempels nationaal aanbesteed te worden. Grensoverschrijdend belang De omvang van een opdracht is niet de enige aanwijzing dat een gemeente dient aan te besteden. Voor opdrachten met een grensoverschrijdend belang kan het voor de gemeente al bij lagere waarden noodzakelijk zijn nationaal openbaar aan te besteden. Met name bij zogenaamde 2B diensten met een duidelijk grensoverschrijdend belang dient de gemeente te zorgen voor een passende mate van openbaarheid van aankondiging van de opdracht. Een voorbeeld van een B-dienst is het inhuren van diensten via detachering. AItijd ‘EMVI’ De wet verplicht gemeenten bij Europese aanbestedingen het criterium van economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)te hanteren. Hierdoor worden kwaliteit en duurzaamheid belangrijke gunningsfactoren. Rechtsbescherming — Nieuwe opschortingstermijn De Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden is overgenomen in de nieuwe aanbestedingswet. In tegenstelling tot de opschortende termijn van 15 kalenderdagen is in de nieuwe aanbestedingswet een opschortende termijn van 20 kalenderdagen opgenomen. Dat betekent dat inschrijvers meer tijd hebben om hun eventuele bezwaren tegen de gunningsbeslissing naar voren te brengen. Deze opschortende termijn is niet vereist “indien de wet geen aankondiging op Tenderned vereist, de enige betrokken inschrijver degene is aan wie de overheidsopdracht wordt gegund en er geen betrokken gegadigden zijn of wanner het gaat om opdrachten op grond van een raamovereenkomst of specifieke opdrachten op grond van eon dynamisch aankoopsysteem”. Europa is inmiddels bezig met een wetgevingstraject om do Europese aanbestedingsrichtlijnen te vervangen. Deze toekomstige wijzigingen zijn nog niet in do Aanbestedingswet verwerkt, zodat do wet waarschijnhijk binnen enkele jaren aiweer op een aantal punten zal moeten worden aangepast. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 36 Overige zaken Gemeente Albrancfswaard Management letter 2013 Overige zaken WETTEUJKE VOORSCHRIFTEN — FRAUDE Uit onderzoek blijkt dat het management in theorie in de positie verkeert om fraude te plegen, omdat zij de administratie direct of indirect kunnen manipuleren en valse financiële overzichten kunnen opstellen door controlemaatregelen te doorkruisen die anders doelmatig lijken te werken. Als college bent u primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude. Door het maken van een frauderisicoanalyse kunt u illustreren wetk belang u hecht aan deze verantwoordelijkheid en op weke manier u daaraan invulling geeft. De aard, diepgang en frequentie daarvan de verschilt per entiteit. De analyse maakt een permanent deel uit van het systeem van de gemeente dat is gericht op het onderkennen van (bedrijfs)risico’s, het inschatten van het belang en de waarschijnlijkheid van deze risico’s en het ondernemen van acties. De frauderisicoanalyse is dus echt maatwerk, afgestemd op uw gemeente. Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevoig van fraude. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’ s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college en, in sommige gevallen (fraucle in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, de raad. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met vertegenwoordigers van uw gemeente, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Uw gemeente heeft een extern bureau opdracht gegeven om een integriteitsaudit uit te voeren. De rapportage hierover is eind 2013 opgeleverd. Conclusie van het rapport is dat er sprake is van een gezonde basis om de integriteit te bewaken, maar dat er nog wel een aantal verbetermogelijkheden zijn. Van de vertegenwoordigers hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze interim controle hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 38 Disclaimer en beperking in het gebruik Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 Disclaimer en beperking in gebruik Volledigheidshalve merken wij op dat onze anaJyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door do accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van do risicos dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij hot maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in do omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking to brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent do opzet, het bestaan, do effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing ais geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Wij attenderen u or op dat doze brief is opgesteld ten behoove van hot management van Gemeente Albrandswaard en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 40 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloittes approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. © 2013 Deloitte The Netherlands Gemeente Albrandswaard Management letter 2013 41
© Copyright 2024 ExpyDoc
