Capaciteit opbouw bij partner organisaties

Hoe vergroot je de capaciteit van partner organisaties Eén van de doelstellingen binnen het Bridging the Gap (BtG) programma is om de capaciteit van partnerorganisaties te versterken. Hier wordt vooral het opbouwen van technische vaardigheden van het personeel ten behoeve van dienstverlening aan cliënten mee bedoeld. Bij Mainline kijken we graag breder. Wij zijn van mening dat het ook belangrijk is om bij capaciteitsopbouw van onze lokale partners organisatie breed te kijken, waaronder naar hun financiële beheersystemen en hoe we deze kunnen versterken. Voordelen van een bredere kijk Een gezond Financieel Management Systeem (FMS) betekent een verantwoordelijk beleid van de financiële middelen die efficiënt worden gebruikt. Dit helpt lokale partners om meer verantwoordelijk en efficiënter te werken en daardoor ook doeltreffender te zijn in hun dienstverlening. Daarbij is een sterke en betrouwbare lokale organisatie aantrekkelijker voor financierders. Het stelt de organisatie in staat om meer financiële middelen te vergaren. Onze ervaring is dat de ontvangen van vereiste documenten en verslagen van lokale partners niet altijd de echte status van hun financiële draagkracht laat zien. Begrip van de werkelijke situatie en het geven van de nodige begeleiding is noodzakelijk om de lokale partners sterk en onafhankelijk te maken. Beoordeling van het financiële Management systeem In juni voerden we een evaluatie van het FMS uit bij één van onze partners in Indonesië: LARAS. We keken tijdens deze beoordeling naar verschillende aspecten van de financiële afdeling; Van onder andere het personeelsbeleid, de budgettering en boekhouding tot het bijhouden en beheren van de kas. Daarbij vergeleken we schriftelijke protocollen en handleidingen met de praktijk. Ook keken we naar de financiële informatie die werd aangeleverd door de directeur en de Raad van bestuur. Beoordeling van al deze onderdelen helpt ons de organisatorische structuur van de lokale partner en de systemen die zij gebruiken te begrijpen. Ook de interviews met het financiële personeel zijn een belangrijk onderdeel van de beoordeling. Dit alles geeft een goede indruk van de werklast en het niveau van het personeel. LARAS: " De één op één interviews in de tuin en de informele sfeer tijdens de assessment
maakten dat we ons meer op ons gemak voelden. Hierdoor konden we makkelijker openheid
van zaken geven en problemen openlijk bespreken Open kaart Mainline voert de evaluaties op een informele manier uit. Zo proberen we een open sfeer te creëren waardoor medewerkers zich vrij voelen om eerlijk te praten over de problemen waarmee de organisatie te maken heeft of tegen aan loopt. Dat is niet altijd gemakkelijk. Vaak zijn de problemen niet alleen financieel gerelateerd. Het opbouwen van vertrouwen helpt mensen om zaken waarmee ze worstelen openlijk te bespreken. Wat we bieden Afgaande op de resultaten van de beoordeling biedt Mainline trainingen en/of middelen waarmee ze bijvoorbeeld goede financiële software kunnen inkopen of een lokale mentor kunnen inhuren die de organisatie verder kan begeleiden. Als het voor de organisatie beter blijkt te zijn om hoger gekwalificeerd personeel aan te nemen, helpen we dat te realiseren. We geven praktische feedback, bespreken de problemen meteen en bieden oplossingen waar mogelijk. De ene keer is het een extra computer die uitkomst biedt waardoor ze beter hun werk kunnen doen. De andere keer is het een managementopleiding waar een of meer van de medewerkers bij gebaat is. We proberen altijd in samenspraak met de lokale partner tot de conclusies te komen welke aanpak het beste bij hun past. De moeite waard Je werkt met mensen die soms om extra scholing vragen of het nodig hebben. Het kan soms ook nodig zijn om de hele organisatiestructuur om te bouwen. Het één hangt tenslotte samen met het ander. Dit alles zal tijd kosten en je moet bereid zijn hierin te investeren. Het is een continu proces dat aandacht vraagt op de lange termijn en waar geld voor begroot moet worden. Maar dit proces, lokale partners te helpen de middelen efficiënter te gebruiken, loont absoluut de moeite.

Download Report