Registratie persoonsgegevens NVvR bij aansluiting FMS 1

Agendapunt 7.3 AV 6-11-2014
Registratie persoonsgegevens NVvR bij aansluiting FMS
1. Inleiding
In deze notitie staan de activiteiten en achtergronden opgenomen die tot en met 1 januari 2015
moeten worden gedaan ten aanzien van persoonsgegevens. Om te voldoen aan de
privacyregelgeving is het van belang dat de stappen uit deze notitie door de wetenschappelijke
verenigingen voor 1 januari 2015 worden doorlopen.
2. Gebruik persoonsgegevens door wetenschappelijke verenigingen, FMS, KNMG en LAD
Met het oog op de federatievorming (FMS), de samenwerking met de LAD (positie aan cao-tafels en
het ontvangen van werkgeversgelden) en de verbinding met de KNMG is het belangrijk vóór 1 januari
2015 een aantal zaken te regelen rondom de verstrekking van persoonsgegevens van de leden van
de federatieleden, de zogenaamde ‘aangeslotenen’. De verstrekking van de gegevens is noodzakelijk
voor de FMS om een aantal taken te kunnen uitvoeren.
De uitgangspunten hierbij zijn:
 dat de ledengegevens van de wetenschappelijke verenigingen zijn en blijven.
 dat de wetenschappelijke verenigingen verantwoordelijk zijn en blijven voor het bijhouden van
mutaties.
 dat de communicatie met de achterban van de wetenschappelijke verenigingen verloopt via de
wetenschappelijke verenigingen tenzij het een onder IA, B en/of C genoemd doel betreft of de
wetenschappelijke verenigingen in de algemene vergadering van de FMS anders besluiten.
Het gaat in deze notitie om praktiserende specialisten, leden van de NVvR. Juniorleden hebben via
hun vereniging De Jonge Specialist een relatie met FMS: De Jonge Specialist is in alle relevante
gremia van FMS toehoorder. Emeritusleden van de NVvR kunnen zich als seniorlid in de toekomst bij
een Stichting FMS aansluiten. Deze stichting zorgt voor de verbinding met de KNMG en voorziet er
tevens in dat emeritusleden toegang hebben tot pakketkortingen bij verzekeringen.
Buitengewone leden van de NVvR kunnen niet verbonden zijn aan FMS.
I. De FMS heeft persoonsgegevens van medisch specialisten nodig voor drie doelen.
1
De gegevens mogen alleen voor de volgende doelen worden gebruikt en/of geraadpleegd :
A. Verlenen van (individuele) (juridische) dienstverlening.
Om te controleren of aangeslotenen recht hebben op individuele dienstverlening en om
contact te kunnen onderhouden met de aangeslotenen zijn persoonsgegevens noodzakelijk.
Daarnaast is het van belang individuele dossiers te kunnen koppelen aan aangeslotenen,
zodat zij goed door FMS kunnen worden ondersteund.
B. Het kunnen uitvoeren van cao-onderhandelingen (collectieve werknemersbelangenbehartiging) door de LAD.
Om de medisch specialisten met een dienstverband door de LAD te kunnen laten
vertegenwoordigen aan cao-tafels en lokale overlegtafels, is het noodzakelijk dat zij ook lid
zijn van de LAD (hetgeen in de statuten van FMS en verenigingen wordt vastgelegd) en dat
hun persoonsgegevens bekend zijn. Ook om werkgeversgelden te kunnen ontvangen is het
van belang dat de LAD de aantallen individuele medisch specialisten werkzaam in
dienstverband aan de werkgevers kan opgegeven. Belangrijk daarvoor is dat duidelijk is waar
de medisch specialisten werkzaam zijn en op welke wijze (in vrij beroep/dienstverband/
algemeen ziekenhuis/umc/ggz). Ten slotte zijn de persoonsgegevens nodig om (digitale)
ledenraadplegingen door de LAD te kunnen laten uitvoeren.

1
C. Het als FMS kunnen faciliteren en coördineren (interne taak).
Hierbij gaat het om:
Achterbanpeilingen door de FMS in het kader van collectieve belangenbehartiging op het
gebied van: beroepsbelangen, kwaliteit, opleiding, wetenschap, indien daartoe is besloten
door de desbetreffende raad dan wel de algemene vergadering van de FMS.
Tenzij de wetenschappelijke verenigingen in de algemene vergadering van de FMS anders besluiten
Agendapunt 7.3 AV 6-11-2014




Het contact kunnen onderhouden met (plaatsvervangend) vertegenwoordigers in raden
beroepsbelangen/kwaliteit/opleiding/wetenschap en commissies. Gezien de omvang en de
omloopsnelheid van de vertegenwoordigers vanuit de wetenschappelijke verenigingen, die
deel uitmaken van de raden dan wel commissies, is het van belang dat de FMS hiervoor een
goede database bijhoudt met de persoonsgegevens i.r.t. tot de functies binnen de FMS. Voor
de raad beroepsbelangen is het van belang te weten wat de rechtspositie is van een medisch
specialist, gezien de vertegenwoordiging in deze raad.
Het gebruik kunnen maken van de producten en diensten van Medisch Contact en KNMG
(zoals toegang tot de artseninfolijn). De FMS levert de persoonsgegevens wekelijks aan
Medisch Contact en de KNMG aan.
Het kunnen versturen van De Specialist die per post door de FMS wordt verstuurd (indien De
Specialist wordt voortgezet).
Het kunnen versturen van het LAD Magazine dat per post door de LAD wordt verstuurd naar
medisch specialisten met een dienstverband.
II. Welke gegevens heeft de FMS van wetenschappelijke verenigingen nodig?
De volgende persoonsgegevens zijn voor de FMS nodig:
orletter(s)
*
indien niet opgegeven geldt het specialisme van de betreffende
wetenschappelijke vereniging
ij beroep, dienstverband ziekenhuis, umc, ggz-instelling, overig*
-mail prive
-mail werk
wetenschappelijke vereniging (om juiste koppeling te kunnen maken).
* Nu niet geregistreerd door de NVvR
Niet alle bovengenoemde gegevens worden op dit moment door de NVvR geregistreerd. Er zal dus
binnenkort een uitvraag plaatsvinden om de ontbrekende gegevens te kunnen aanvullen. We
verzoeken hierbij om uw medewerking door snel en volledig te reageren op dit verzoek!
De frequentie van het aanleveren van de gegevens door de wetenschappelijke verenigingen aan de
FMS is ten minste 1 keer per maand. Een aangeslotene die van twee wetenschappelijke verenigingen
lid is, dient zelf voor de ontdubbeling bij de betrokken wetenschappelijke verenigingen te zorgen.
Agendapunt 7.3 AV 6-11-2014
Voor het over en weer gebruiken van persoonsgegevens wordt een overeenkomst afgesloten tussen
het bestuur van de NVvR en FMS, en tussen de FMS met de KNMG en de LAD.
III Overeenkomst in het kader van privacyregelgeving
In deze overeenkomst wordt vastgelegd welke gegevens met welk doel worden verstrekt. In deze
overeenkomst zal verder worden vastgelegd dat de gegevens zorgvuldig beheerd dienen te worden,
dat niet iedereen zomaar toegang heeft, dat de ICT op orde moet zijn en dat de gebruikers van de
gegevens geheimhouding moeten betrachten. Daarnaast zal, gezien de wettelijke vereisten, de
auditcommissie van de FMS toezien op het correct gebruik van de persoonsgegevens door de FMS.
In de overeenkomst wordt bovendien afgesproken dat de persoonsgegevens slechts gebruikt zullen
worden voor zover dit noodzakelijk is voor het realiseren van de hierboven genoemde doelen, tenzij
de wetenschappelijke verenigingen in de algemene vergadering van de FMS anders besluiten. De
overeenkomsten moeten op 1 januari 2015 getekend zijn.
3. Verzoek om toestemming tot verstrekken van ledengegevens aan FMS
Het bestuur van de NVvR vraagt de AV om instemming met de verstrekking van de bovenvermelde
gegevens van de praktiserende NVvR-leden aan FMS. Individuele leden die toestemming weigeren
worden op hun verzoek door de NVvR als zodanig geregistreerd. Hun gegevens mogen dan niet
worden doorgegeven aan FMS. Daarmee vervallen echter ook hun rechten voortvloeiende uit de
afspraken met FMS, maar niet de plicht van de NVvR en het lid zelf tot het betalen van contributie.

Download Report