Handleiding voor scholen

CULTUURKAARTHANDLEIDING 2014-2015
1
Inhoud
Over deze handleiding
A1: Aanmelden en Cultuurkaarten bestellen
A1.1: Inloggen
A1.2: Gegevens controleren
A1.3: Gegevens school invoeren
A1.4: Gegevens contactpersoon invoeren
A1.5: Deelname Cultuurkaart specificeren
A1.6: Opslaan en verzenden
pagina
pagina
pagina
pagina
pagina
pagina
pagina
pagina
3
5
6
7
8
9
10
11
A2: Gegevens aanleveren
A2.1: Bestanden voorbereiden
A2.2: Inloggen
A2.3: Gegevens controleren
A2.4: Gegevens van docenten uploaden
A2.5: Gegevens van leerlingen uploaden
A2.6: Opslaan en verzenden
pagina
pagina
pagina
pagina
pagina
pagina
pagina
13
14
21
21
23
26
30
A3: Gegeves controleren en budget verdelen
A3.1: Inloggen
A3.2: Eigen bijdrage bepalen
A3.3: Klasgegevens aanvullen
A3.4: Budgetverdeling maken
A3.5: Opslaan en verzenden
pagina
pagina
pagina
pagina
pagina
pagina
31
31
32
33
34
35
B Cultuurkaart-tegoed beheren
Overzicht klassenbudget
Overzicht schoolbudget
Weborder goedkeuren
pagina
pagina
pagina
pagina
36
38
39
40
2
VOOR WIE IS DEZE HANDLEIDING?
Deze handleiding is bedoeld voor de persoon of de personen die op de scholen voor voortgezet
onderwijs de taken verrichten die met de Cultuurkaart te maken hebben. CJP heeft deze taken
verdeeld over een aantal personen:
• het bevoegd gezag/directie
• de projectcoördinator (PC)
• de budgethouder (BH)
• de docent
De school bepaalt zelf hoe en over hoeveel personen deze taken binnen school verdeeld worden, maar het systeem en ook deze handleiding gaat uit van vier verschillende personen, voor
wie aparte inlogcodes worden verstuurd en die afzonderlijk worden aangeschreven.
HOE WERKT DEZE HANDLEIDING?
Deze handleiding is opgebouwd uit drie modules; A, B en C (zie volgende pagina).
In elk van deze modules wordt stap voor stap beschreven welke voorbereiding nodig is. Lees dit
goed door en zorg dat de benodigde bestanden klaar staan voordat ingelogd wordt.
De online handelingen worden aan de hand van screenshots uitgelegd. Onder het screenshot
wordt links uitgelegd wat de bedoeling is en rechts staat precies welke actie nodig is.
ACTIE
UITLEG
3
A. AANMELDEN EN CULTUURKAARTEN BESTELLEN
WWW.CULTUURKAART-INFO.NL
stap 1: de school aanmelden
stap 2: de gegevens van leerlingen en docenten aanleveren
stap 3: gegevens controleren en budgetten verdelen
B. CULTUURKAARTTEGOED BEHEREN
WWW.CJP.NL/BUDGETHOUDER
1: klassenbudget
2: schoolbudget
3: weborder goedkeuren
C. CULTUURKAART ACTIVEREN
WWW.CJP.NL/ACTIVEREN
1: eigen pas activeren
2: leerlingpassen activeren
4
A
A. AANMELDEN EN CULTUURKAARTEN BESTELLEN
Meedoen met de Cultuurkaart is niet moeilijk. Het aanmeldproces is in drie simpele stappen
verdeeld. De inloggevens worden door CJP naar de betreffende contactpersonen gestuurd.
mei - september Stap 1 door de directie: het aanmelden van de school
augustus - december Stap 2 door de PC: het aanleveren van de gegevens van leerlingen en docenten
augustus - december Stap 3 door de BH: het controleren en ‘verrijken ‘ van de gegevens van de leerlingen
LET OP ! DE ORDER IS VOLLEDIG AFGESLOTEN NA STAP 3.
In januari worden de stappen 2 en 3 nog eens herhaald om de instromers aan te melden.
A1. STAP 1: AANMELDEN
Het aanmelden van de school voor Cultuurkaart wordt gedaan door de directie van de school,
of door een bevoegd vervanger. Het aanmelden heeft 6 onderdelen:
1.1 Inloggen
1.2 Gegevens controleren
1.3 Gegevens school invoeren
1.4 Gegevens contactpersonen invoeren
1.5 Deelname Cultuurkaart specificeren
1.6 Opslaan en verzenden
WELKOM OP
WWW.CULTUURKAART-INFO.NL
GEEN INOGGEGEVENS
ONTVANGEN?
Stuur een mail met vermelding van
het schoolnummer naar
[email protected]
5
A1.1 INLOGGEN
UITLEG
ACTIE
De verschillende stappen worden door resp.
het bevoegd gezag, de PC en de BH genomen.
CJP stuurt hiervoor de inlogcodes naar de
betreffende personen.
KLIK OP STAP 1
ACTIE
UITLEG
Vul bij login het CJP-schoolnummer in.
Het wachtwoord is door CJP toegestuurd
In de lichtblauwe balk staat welke
persoon bij deze stap inlogt.
WACHTWOORD
KWIJT ?
klik op
‘wachtwoord vergeten’
6
vul de gegevens in
klik op
INLOGGEN
A1.2 GEGEVENS CONTROLEREN
UITLEG
ACTIE
Klopt de orderstatus van uw school?
Als u hier voor het eerst komt staan er nog
geen gegevens. In de loop van het traject vult
KLIK OP
School aanmelden
dit scherm zich:
aangemeld = het aantal leerlingen dat bij de
aanmelding is opgegeven (stap 1)
aangeleverd = het aantal leerlingen op basis
van de aangeleverde gegevens (stap 2)
KLOPPEN DE
GEGEVENS NIET?
Stuur een mail
met vermelding van
het schoolnummer naar
[email protected]
UITLEG
Boven in de balk staan andere belangrijke functionaliteiten.
terug naar beginscherm: je kunt dan weer inloggen bij een andere stap
contact: direct een vraag of een probleem bij CJP neerleggen
mijn organisatie: alle schoolgegevens op een rij. Hier kun je ook WACHTWOORD WIJZIGEN
7
A1.3 GEGEVENS SCHOOL INVOEREN
UITLEG
ACTIE
De gegevens die CJP al heeft staan ingevuld.
Er kan iets veranderd zijn en de gegevens zijn
nog niet helemaal compleet.
CONTROLEER
EN VUL AAN
BRINNR OF
NAAM WIJZIGEN?
Stuur een mail
met vermelding van
het schoolnummer naar
[email protected]
UITLEG
ACTIE
Factuur- en afleveradressen kunnen afwijken
van het postadres van de school.
factuuradres: nadat de leerlinggegevens zijn
aangeleverd ontvangt de school een factuur.
PLAATS WAAR NODIG EEN VINK
EN VUL DE GEGEVENS AAN
afleveradres: de CJP-Cultuurkaarten worden in dozen op de school afgeleverd tijdens
schooluren. Er moet voor getekend worden.
8
A1.4 GEGEVENS CONTACTPERSONEN INVOEREN
UITLEG
ACTIE
LET OP Alle communicatie over de Cultuurkaart wordt naar het email-adres van deze
contactpersonen gestuurd. Vul de gegevens
dus zorgvuldig in.
Directie/bevoegd gezag: De aanvraag CJP Cultuurkaart dient door, of in opdracht van het
bevoegd gezag van de school te worden gedaan. De gegevens van de rector, de conrector,
de adjunct-directeur of de centrale directie
kunnen hier worden ingevuld.
Projectcoördinator: De PC is verantwoordelijk
voor de praktische taken rondom de Cultuurkaart zoals het aanleveren van de gegevens.
Budgethouder: De BH is verantwoordelijk voor
het beheer en de verdeling van het Cultuurkaarttegoed. De budgethouder ontvangt en
beheert de Schoolpas.
9
VUL DE GEGEVENS VOLLEDIG
EN ZORGVULDIG IN
A1.5 DEELNAME CULTUURKAART SPECIFICEREN
UITLEG
ACTIE
Hoe doet de school mee?
Optie 1: De school vraagt voor alle leerlingen van
de school een CJP cultuurkaart á € 2,- aan. Op
de kaart staat een tegoed van € 5,-, beschikbaar
gesteld door OCW, dat alleen door de individuele
leerling te besteden is.
Optie 2: De school vraagt voor alle leerlingen
van de school een Cultuurkaart aan en stelt ook
voor alle leerlingen € 10,- per leerling beschikbaar voor cultuuronderwijs. Ook hier komt die
€ 5,- van het ministerie van OCW beschikbaar,
maar deze kan samen met de eigen bijdrage van
€ 10,- door de school klassikaal worden uitgegeven. Daarnaast is de CJP Cultuurkaart voor de
leerlingen gratis. Ook deelt de school mee in de
herverdeling in januari, als het bedrag waar geen
aanspraak op gemaakt is over de deelnemers
verdeeld wordt. Met deze optie maakt de school
optimaal gebruik van de voordelen van de Cultuurkaart.
Optie 3: De school vraagt voor alle leerlingen
van de school een Cultuurkaart aan en stelt voor
een beperkt aantal klassen € 10,- per leerling
beschikbaar voor Cultuuronderwijs. Hiermee
gelden de voordelen uit optie 2 alleen voor de
klassen waar de school € 10,- beschikbaar
stelt. In de klassen waar dit niet gebeurt kost de
Cultuurkaart € 2,- en is het door OCW beschikbaar gestelde tegoed van € 5,- altijd individueel
tegoed.
10
ZET EEN VINK BIJ DE JUISTE OPTIE
EN VUL HET VENSTER DAT DAN
VERSCHIJNT VOLLEDIG IN
A1.6 OPSLAAN EN VERZENDEN
UITLEG
ACTIE
CJP neemt de aanmelding in behandeling als
de school akkoord gaat met de deelnamevoorwaarden.
VINK ALLE VOORWAARDEN AAN
klik op
GEGEVENS OPSLAAN
UITLEG
ACTIE
In dit scherm staan de ordergegevens in een
overzicht bij elkaar. Er kunnen nu nog gegevens gewijzigd worden.
CONTROLEER ALLE GEGEVENS.
compleet en juist?
niet compleet of onjuist?
11
Voor alle stappen op de orderwebsite van CJP geldt dat er na een geplaatste aanmelding of
aanlevering, een bevestigings scherm te zien is.
Daarnaast verzendt CJP aan het bevoegd gezag, de PC en de BH binnen 5 dagen na verwerking
van de aanvraag een bevestiging per mail.
GEEN BEVESTIGING
ONTVANGEN?
Stuur een mail
met vermelding van
het schoolnummer naar
[email protected]
Stap 1 is nu afgerond.
Stap 2, het aanleveren van de leerling- en docentgegevens, kan vanaf half augustus door de PC
worden gemaakt. Hiervoor ontvangt de PC automatisch van CJP de inloggegevens.
12
A2 STAP 2: DE GEGEVENS AANLEVEREN
Het aanleveren van de gegevens van leerlingen en docenten voor Cultuurkaart wordt gedaan
door de projectcoördinator van de school. Het aanleveren van de gegevens bestaat uit 6 onderdelen:
2.1 Voorbereiden
2.2 Inloggen
2.3 Gegevens controleren
2.4 Gegevens van docenten uploaden
2.5 Gegevens van leerlingen uploaden
2.6 Opslaan en verzenden
WELKOM OP
WWW.CULTUURKAART-INFO.NL
GEEN INOGGEGEVENS
ONTVANGEN?
Stuur een mail met vermelding van
het schoolnummer naar
[email protected]
De gegevens die worden aangeleverd kunnen door de computers van CJP maar op 1 manier
verwerkt worden. Het is daarom van belang dat de bestanden die worden ge-upload zorgvuldig
worden voorbereidt, zodat ze precies voldoen aan het format. Als dit niet het geval is zal het
bestand, of delen ervan niet kunnen worden ge-upload.
CJP heeft geprobeerd om in het systeem rekening te houden met de verschillende soorten
administratiesoftware die op de scholen gebruikt wordt.
13
A2.1 Voorbereiden
Het voorbereiden van de bestanden is het meest cruciale onderdeel. Als dit zorgvuldig en goed
gebeurt is het uploaden geen probleem. De volgende gegevens zijn nodig:
LEERLINGGEGEVENS
DOCENTGEGEVENS
• Naam
• Naam
• Adres
• E-mailadres
• Postcode
• Geboortedatum
• Plaats
• Geslacht
• Geboortedatum
• Vak/functie
• Geslacht
• E-mailadres
• Leerjaar
• Opleidingsniveau
• Klasnaam
• E-mail ouder 1
• E-mail ouder 2
ACTIE
UITLEG
Alle gegevens moeten via de ordersite aangeleverd worden. Dit is veilig en het gaat snel als
de bestanden goed en zorgvuldig voorbereid
zijn.
CJP ondersteunt de meest gebruikte administratiesoftware in het CK-systeem. (zie volgende pagina)
CONTROLEER OF ALLE BENODIGDE
GEGEVENS BESCHIKBAAR ZIJN
CONTROLEER OF ALLE BENODIGDE
GEGEVENS KLOPPEN
VEILIGHEID
Onderin uw scherm staat een ‘gesloten slotje’.
Als u hierop dubbelklikt, krijgt u de gegevens
te zien van het certificaat. Als hier staat: ‘uitgegeven aan www.cultuurkaart-info.nl’, weet
u dat u een beveiligde verbinding heeft met de
site van CJP.
PLAATS ZO NODIG EEN LANDENCODE
ACHTER DE PLAATSNAAM VAN DE
LEERLINGEN UIT HET BUITENLAND
LEERLINGEN DIE IN HET BUITENLAND
WONEN
Er kunnen adressen uit België en Duitsland
in het leerlingenbestand voorkomen. U dient
hiervoor achter de plaatsnaam tussen haakjes de eerste letter van het land te plaatsen.
Bijvoorbeeld: Emmerich-Elten (D).
14
ACTIE
UITLEG
BENODIGDE GEGEVENS
De benodigde gegevens voor de leerlingen komen uit de leerlingenadministratie. Hiervoor
zijn een aantal softwareprogramma’s beschikbaar. Als de school geen gebruik maakt
van een dergelijk programma, kunnen de gegevens ook in exel- of ASCII-formaat worden
aangeleverd.
Voor docenten kunt u een excelbestand aanmaken.
BESTANDEN KLAAR ZETTTEN
De leerlinggegevens of docentgegevens kunnen in één bestand worden aangeleverd. Het
kan ook in meerdere bestanden en sessies.
Elke keer als er een bestand succesvol
geüpload is, wordt dit geregistreerd en kunt u
dit terugvinden in het statusoverzicht op de
orderwebsite.
OP DE VOLGENDE PAGINA STAAT DE
UITLEG PER PROGRAMMA
ADMINISTRATIESOFTWARE
Van welk programma maakt de school gebruik?
• Magister
• @VO
• Schoolfact
• Schoolplus
• Geen programma
VOOR HET OPSLAAN VAN DE
GEGEVENS IN EXCEL, GA NAAR
PAGINA 16
ZIT UW SOFWAREPAKKET
ER NIET BIJ?
Stuur een mail met vermelding van
het schoolnummer naar
[email protected]
15
KLAARZETTEN LEERLINGGEGEVENS MET SOFTWAREPAKKET
MAGISTER (vanaf versie 5.6.29)
1.
Ga naar leerlingen> leerlingen> export
2.
Kies in de wizard voor de groep ‘overige’ en selecteer CJP.
3.
Doorloop de wizard en maak de keuzes die van
toepassing zijn binnen uw database.
4.
Klik aan het einde op ‘voltooien’.
5.
Het bestand wordt opgeslagen op de plek die u in de wizard heeft opgegeven.
In een nieuwere versie van Magister (aug. 2014) zal de output
een excelbestand zijn.
SOM
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Kies voor “leerlingen> leerling zoeken”.
Zorg d.m.v. filtering dat de juiste leerlingen in het
zoekscherm staan.
Kies links onderin voor ‘rapportages’.
Zoek in het veld naam op ‘cjp’. In de lijst met suggesties dient de rapportage met de naam ‘Leer
ling-export leerlingen CJP Cultuurkaart’ naar voren te komen, kies deze.
Klik vervolgens op het .xls-icoontje, geef een peildatum op en kies voor ‘rapportage uitvoeren’.
Als de genoemde rapportage niet verschijnt, dan
beschikt u niet over voldoende rechten, vraag de
applicatiebeheerder om deze rechten.
SCHOOLFACT
1.
U kunt de gegevens zoals door CJP gevraagd opmaken in het rapport met nummer 3085.
2.
U geeft het bestand een naam. Bijvoorbeeld ‘Leerling
naamschool’ en slaat het op.
SCHOOLPLUS
1.
Open de module leerlingenadministratie.
2.
Klik op de verplaatsingsopties.
3.
Klik op externe koppelingen.
4.
Klik op export CJP/CKV.
5.
Selecteer de leerlingen die u wilt exporteren.
Ga naar de volgende pagina als u de gegevens als ASCII- of excelbestand wilt uploaden.
16
KLAARZETTEN LEERLINGGEGEVENS MET ASCII OF EXCEL
1
2
3
UITLEG
ACTIE
OVERIGE BESTANDSTYPEN
Het is van groot belang dat bij het aanmaken
van een ASCII- of excelbestand het vastgestelde format gebruikt wordt. Alleen dan kan
onze computer de geuploade gegevens goed
verwerken.
1
DE KOLOMKOPPEN
Gebruik dezelfde kolomkoppen in dezelfde
volgorde
voorletters
roepnaam
tussenvoegsels
achternaam
straat
huisnummer
huisnummer toevoegsels
postcode
plaatsnaam
geboortedatum
geslacht
soort school
klas
leerlingnummer
e-mailadres
e-mailadres ouder1
e-mailadres ouder2
MAAK EEN ASCII- OF EXCELBESTAND
MET EXACT DEZELFDE KOLOMKOPPEN
ALS HIERNAAST BESCHREVEN
17
UITLEG
ACTIE
2
GEBRUIK DE JUISTE CODERING:
GEBRUIK VAN CODERING
Een aantal coderingen zijn verplicht en hebben
ook een vast format. Zie codes in het blauw in In kolom K - Geslacht
de voorbeeldregel (2 in het voorbeeld).
M = man
V = vrouw
In kolom L - Soort school
M = vmbo
H = havo
V = vwo, atheneum & gymnasium
K = pro
3
AANTAL TEKENS PER KOLOM
Let op het maximale aantal tekens per kolom
( 3 in het voorbeeld).
Let op bij plaatsnamen in het buitenland. Hier
moet een (B) voor België of een (D) voor Duitsland achter de plaatsnaam gezet worden.
18
VUL HET ASCII- OF EXCELSHEET MET
GEGEVENS EN SLA HET OP ALS:
LEERLING.ASC
OF LEERLING.XLS
OF LEERLING.XLSX
KLAARZETTEN LEERLINGGEGEVENS MET EXCEL
1
2
3
UITLEG
Gegevens van docenten en medewerkers kunnen in een excel-bestand ingevoerd worden.
Ook hierbij dient het format exact gevolgd te
ACTIE
worden.
1
DE KOLOMKOPPEN
Gebruik dezelfde kolomkoppen in dezelfde
volgorde
voorletters
voornaam
tussenvoegsels
achternaam
geboortedatum
geslacht
functie
e-mailadres
MAAK EEN EXCEL-BESTAND MET EXACT
DEZELFDE KOLOMKOPPEN ALS HIERNAAST BESCHREVEN
19
UITLEG
ACTIE
2
GEBRUIK DE JUISTE CODERING:
GEBRUIK VAN CODERING
Gebruik de juist codering
In kolom F - Geslacht
M = man
V = vrouw
3
AANTAL TEKENS PER KOLOM
Let op het maximale aantal tekens per kolom
( 3 in het voorbeeld)
VERZAMEL DE DOCENTGEGEVENS VAN
DE DOCENTEN VOOR WIE EEN CJP BCA
DOCENTENPAS WORDT AANGEVRAAGD
ZET ALLE GEGEVENS IN HET BESTAND
SLA HET BESTAND OP ALS
DOCENT.XLS
OF DOCENT.XLSX
20
A2.2 INLOGGEN
UITLEG
ACTIE
De verschillende stappen worden door resp.
het bevoegd gezag, de PC en de BH genomen.
CJP stuurt hiervoor de inlogcodes naar de betreffende personen.
Het aanleveren van de gegevens is stap 2.
KLIK OP DE STAP 2
GA NAAR PAGINA 6 VOOR EEN
BESCHRIJVING VAN HET INLOGGEN
A2.3 GEGEVENS CONTROLEREN
UITLEG
ACTIE
CONTROLEER DE GEGEVENS
Dit scherm is een overzicht van de order van
de school.
Als u alle gegevens heeft aangeleverd kunt u
ook vanuit dit scherm het aanleveren afsluiten.
21
KLIK OP
‘SCHOOL AANLEVEREN’
UITLEG
ACTIE
In dit scherm kan gecontroleerd worden of er
voor de juiste vestiging wordt aangeleverd.
UITLEG
CONTROLEER DE GEGEVENS
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
ACTIE
Het uploaden van bestanden kan in meerdere
sessies gedaan worden. In dit scherm staat de
huidige stand.
U kunt alle eerdere uploads verwijderen door
op ‘reset aantallen’ te klikken.
Onder ‘start nieuwe aanlevering’ vult u in hoeveel personen er in deze sessie worden aangeleverd. Vul 0 in als er in deze sesie geen docent- of leerlinggegevens worden aangeleverd
22
VUL HET AANTAL DOCENTEN EN HET
AANTAL
LEERLINGEN IN DAT IN DEZE SESSIE
GE-UPLOAD WORDT
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
A2.4 GEGEVENS VAN DOCENTEN UPLOADEN
LET OP: Als er bij ‘start nieuwe aanlevering’ ‘0’ is ingevuld bij docenten, kunt u verder gaan
naar pagina 26 : gegevens leerlingen uploaden
UITLEG
ACTIE
U heeft een bestand ‘docenten.xls of docenten.xslx voorbereidt.
In dit scherm kunt u dit bestand naar CJP uploaden.
KLIK OP ‘BESTAND KIEZEN’
RODE BALK MET FOUTMELDING
Tijdens het uploaden van het bestand kunnen
er foutmeldingen komen. Deze hebben betrekking op de manier waarop het bestand is
gemaakt.
Heeft het bestand kolomkoppen?
Staan alle kolomkoppen in de juiste volgorde?
Zijn alle kolomkoppen goed gespeld?
Wordt het maximaal aantal tekens niet overschreden?
In de rode balk die verschijnt als er een foutmelding is, staat omschreven welke fout er
gemaakt is.
23
BLADER DOOR DE COMPUTER OM HET
JUISTE BESTAND TE KIEZEN
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
BIJ EEN FOUTMELDING:
CORRIGEER HET EXCEL-BESTAND
VOLGENS DE AANWIJZING OP DE SITE
EN SLA HET BESTAND OP
KLIK OPNIEUW OP ‘BESTAND KIEZEN’
blader door de computer om het
verbeterde bestand te uploaden.
1
2
3
UITLEG
ACTIE
In dit scherm staan de volgende mogelijkheden:
1
1
OVERZICHT JUISTE DOCENTEN
Deze gegevens kloppen volgens het format.
2
2
OVERZICHT DOCENTEN MET EEN WARNING
Deze gegevens zijn niet conform het format of
onvolledig, maar het gaat hierbij om gegevens
die niet verplicht aangepast hoeven te worden.
Als de warning wordt ‘goedgekeurd’, betekent
dit dat de gegevens niet worden aangepast en
hierdoor wordt de gewenste informatie niet
aan CJP verzonden. Dit kan gevolgen hebben
voor bijvoorbeeld toekomstige communicatie.
We raden altijd aan de gegevens zo volledig
mogelijk aan te leveren.
Zijn alle gegevens juist?
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
Zijn er gegevens met een warning?
Als u de gegevens WEL wilt wijzigen
kunt u op ‘vorige stap’ klikken.
U verbetert het bestand en uploadt het
opnieuw (zie pag. 23)
Als u de gegevens NIET wilt wijzigen
ZET EEN VINK IN
‘WARNING GOEDKEUREN’
OF
KLIK OP ‘ALLE DOCENTEN MET EEN
WARNING GOEDKEUREN’
3
Zijn er gegevens met een fout?
3
OVERZICHT DOCENTEN MET EEN FOUT
Deze gegevens zijn niet conform het format en/
of onvolledig aangeleverd en moeten verplicht
worden aangevuld of verbeterd. Ze worden niet
door het systeem verwerkt.
24
Aanpassen van gegevens met een fout
kan op twee manieren.
(zie pagina 25)
UITLEG
ACTIE
Gegevens met een fout moeten aangepast of ver-
3
Zijn er gegevens met een fout?
beterd worden.
De meest voorkomende warnings en fouten bij een
docentenbestand:
Aanpassen van gegevens met een fout
kan op twee manieren:
HET VOLLEDIGE BESTAND OPNIEUW
Het bestand is niet volgens het juiste format opge- • PAS IN EXCEL HET GEHELE BESTAND
AAN
maakt.
• KLIK IN DE WEBSITE OP ‘VORIGE STAP’
• UPLOAD HET VERBETERDE BESTAND
E-MAIL ONTBREEKT
OPNIEUW
Bij docenten is het het e-mailadres verplicht.
BESTAND KAN NIET WORDEN INGELEZEN
POSTCODE IS ONJUIST
Het systeem controleert alle gegevens op juistheid. FOUTE GEGEVENS LATER AANLEVEREN
• KLIK OP ‘ LIJST MET FOUTEN DOWNHierbij wordt ook de postcode bij het opgegeven
LOADEN’ OM HET EXCEL MET ALLE
adres gematcht.
Zie ook: alle warnings en fouten op pagina 28
UITLEG
FOUTE GEGEVENS
TE DOWNLOADEN.
• SLA DIT BESTAND OP DE COMPUTER OP
• BEWERK DIT BESTAND LATER TOT EEN
JUIST BESTAND
• UPLOAD DIT BESTAND IN EEN VOLGENDE SESSIE
ACTIE
Zolang ‘warnings’ niet goedgekeurd zijn, of als de
foute gegevens nog niet zijn gedownload, zal de
knop ‘ VOLGENDE STAP’ niet actief zijn.
U kunt niet verder.
PAS HET BESTAND AAN EN
UPLOAD HET OPNIEUW ZODAT ALLE
GEGEVENS ‘JUIST’ ZIJN
of
KLIK OP ‘WARNING GOEDKEUREN’
EN/OF ‘LIJST MET FOUTEN
DOWNLOADEN’
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
25
A2.5 GEGEVENS VAN LEERLINGEN UPLOADEN
UITLEG
ACTIE
U heeft een of meerdere leerlingenbestanden
gemaakt en op de computer opgeslagen
(zie pagina 16 - 18)
In dit scherm kunt u deze bestanden naar CJP
uploaden.
KLIK OP ‘BESTAND KIEZEN’
RODE BALK MET FOUTMELDING
Tijdens het uploaden van het bestand kunnen
er foutmeldingen komen. Deze hebben betrekking op de manier waarop het bestand is
gemaakt.
BLADER DOOR DE COMPUTER OM HET
JUISTE BESTAND TE KIEZEN
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
BIJ EEN FOUTMELDING:
CORRIGEER HET EXCELBESTAND
VOLGENS DE AANWIJZING OP DE SITE
EN SLA HET BESTAND OP
KLIK OPNIEUW OP ‘BESTAND KIEZEN’
Heeft het bestand kolomkoppen?
Staan alle kolomkoppen in de juiste volgorde? blader door de computer om het verbeterde bestand te uploaden.
Zijn alle kolomkoppen goed gespeld?
Wordt het maximaal aantal tekens niet overschreden?
In de rode balk die verschijnt als er een foutmelding is, staat omschreven welke fout er
gemaakt is.
Bij een onbekende kolomkop gaat het om een
lege of ontbrekende kop.
26
1
2
3
UITLEG
ACTIE
In dit scherm staan de volgende mogelijkheden:
1
1
OVERZICHT JUISTE LEERLINGEN
Deze gegevens kloppen volgens het format.
2
2
OVERZICHT LEERLINGEN MET EEN WARNING
Deze gegevens zijn niet conform het format of
onvolledig, maar het gaat hierbij om gegevens
die niet verplicht aangepast hoeven te worden.
Als de warning wordt ‘goedgekeurd’, betekent
dit dat de gegevens niet worden aangepast en
hierdoor wordt de gewenste informatie niet
aan CJP verzonden. Dit kan gevolgen hebben
voor bijvoorbeeld toekomstige communicatie.
We raden altijd aan de gegevens zo volledig
mogelijk aan te leveren.
3
27
Zijn er gegevens met een warning?
Als u de gegevens WEL wilt wijzigen
kunt u op ‘ vorige stap’ klikken.
U verbetert het bestand en uploadt het
opnieuw (zie pag. 23)
Als u de gegevens NIET wilt wijzigen
ZET EEN VINK IN
‘WARNING GOEDKEUREN’
OF
KLIK OP ‘ALLE LEERLINGEN MET EEN
WARNING GOEDKEUREN
3
OVERZICHT LEERLINGEN MET EEN FOUT
Deze gegevens zijn niet conform het format en/
of onvolledig aangeleverd en moeten verplicht
worden aangevuld of verbeterd. Ze worden niet
door het systeem verwerkt
Zijn alle gegevens juist?
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
Zijn er gegevens met een fout?
Aanpassen van gegevens met een fout
kan op twee manieren.
(zie pagina 28)
UITLEG
ACTIE
Gegevens met een fout moeten aangepast of
verbeterd worden.
Er kunnen fouten in de opmaak van het bestand zitten (zie pagina 29 voor een overzicht)
Of er kunnen fouten in de gegevens zitten.
Bijvoorbeeld dat een postcode niet matcht met
het adres.
Zijn er gegevens met een fout?
3
Aanpassen van gegevens met een fout
kan op twee manieren:
HET VOLLEDIGE BESTAND OPNIEUW
(deze methode raden we aan)
• Pas in Excel het gehele bestand aan
• Klik in de website op ‘vorige stap’
• Upload het verbeterde bestand opnieuw
FOUTE GEGEVENS LATER AANLEVEREN
• Klik op ‘lijst met fouten downloaden’ om het Excel met alle foute gegevens
te downloaden.
• Sla dit bestand op de computer op
• Bewerk dit bestand later tot een juist
bestand
• Upload dit bestand in een volgende
sessie
De meest voorkomende warnings en fouten
BESTAND KAN NIET WORDEN INGELEZEN
Het bestand is niet volgens het juiste format opgemaakt. (zie pagina 29 met een overzicht)
E-MAIL ONTBREEKT
Bij leerlingen is het het e-mailadres niet verplicht.
POSTCODE IS ONJUIST
Het systeem controleert alle gegevens op juistheid. Hierbij wordt ook de postcode bij het opgegeven
adres gematcht.
ADRES IS GEWIJZIGD DOOR POSTCODECHECK
Het syteem matcht de postcode met het adres en past zo nodig aan.
ADRES NIET BEKEND
Het adres staat niet in de landelijke adressendatabase.
LEEFTIJD IS ONJUIST
Als de leeftijd niet binnen de marges valt die door CJP is opgegeven.
28
OVERZICHT FOUTEN IN HET BESTAND
UITLEG
ACTIE
Zolang ‘warnings’ niet goedgekeurd zijn, of als de
foute gegevens nog niet zijn gedownload, zal de
knop ‘VOLGENDE STAP’ niet actief zijn.
U kunt niet verder.
PAS HET BESTAND AAN
UPLOAD HET OPNIEUW ZODAT ALLE
GEGEVENS ‘JUIST’ ZIJN
of
KLIK OP ‘WARNING GOEDKEUREN’
EN/OF ‘LIJST MET FOUTEN DOWNLOADEN’
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
29
A2.6 OPSLAAN EN VERZENDEN
UITLEG
ACTIE
In het ‘overzicht aanlevering’ staan de gegevens
van de huidige sessie en die van de vorige sessies.
CONTROLEER DE AANTALLEN
KLIK OP ‘AANLEVERING VASTLEGGEN’
UITLEG
ACTIE
BEPAAL HOE VER U BENT HET HET
UPLOADEN VAN DE BESTANDEN
In dit scherm kunt u drie keuzes maken:
1. Meteen een volgend bestand aanleveren
(knop ‘nieuwe aanlevering’ )
als alle bestanden van docenten en
leerlingen naar CJP verstuurd zijn:
2. Voor nu stoppen en in een latere sessie
nog meer bestanden uploaden
(knop ‘stoppen’)
KLIK OP ‘AFSLUITEN AANLEVERING’
LET OP! NA HET AFSLUITEN VER3. Als alle bestanden (docenten en leerlingen)
SCHIJNT ER EEN BEVESTIGINGSgeupload zijn de aanlevering definitief afslui- SCHERM WAARIN NOGMAALS OP
‘AFSLUITEN’ GEKLIKT MOET WORDEN
ten.
(knop ‘afsluiten aanlevering’)
30
A3 STAP 3: DE GEGEVENS CONTROLEREN EN BUDGET VERDELEN
Het controleren van de gegevens en het verdelen van de budgetten voor de Cultuurkaart wordt
gedaan door de budgethouder (BH) van de school. Het is stap 3 in het orderproces en bestaat
uit 4 onderdelen:
3.1 Inloggen
3.2 Budget bepalen
3.3 Klasgegevens aanvullen en budgetverdelen
3.4 Opslaan en verzenden
GEEN INOGGEGEVENS
ONTVANGEN?
WELKOM OP
Stuur een mail met vermelding van
het schoolnummer naar
[email protected]
WWW.CULTUURKAART-INFO.NL
A3.1 INLOGGEN
UITLEG
ACTIE
De verschillende stappen worden door resp.
het bevoegd gezag, de PC en de BH genomen.
CJP stuurt hiervoor de inlogcodes naar de betreffende personen.
Het controleren en verrijken van de gegevens
is stap 3.
KLIK OP DE STAP 3
GA NAAR PAGINA 6 VOOR EEN
BESCHRIJVING VAN HET INLOGGEN
31
UITLEG
ACTIE
In dit scherm vindt u een overzicht van uw
order.
CONTROLEER DE GEGEVENS
KLIK OP
BUDGETVERDELEN
A3.2 BUDGET BEPALEN
UITLEG
ACTIE
Als de school een eigen bijdrage aan enkele
of alle klassen beschikbaar stelt kunt u hier
het bedrag invullen dat de school beschikbaar
stelt. DIt is 0 euro of 10 euro
VUL HET BEDRAG IN
32
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
A3.3 KLASGEGEVENS AANVULLEN EN BUDGET VERDELEN
UITLEG
ACTIE
In dit scherm worden de gegevens van de klassen ‘verrijkt’:
KOLOM LEERJAAR
De gegevens in deze kolom hebben wij gehaald
uit de klasnaam. DIt blijkt niet altijd goed te
kloppen. Het leerjaar kan per klas aangepast
worden.
KOLOM MET BIJDRAGE SCHOOL
Als de school een bijdrage beschikbaar stelt
moet per klas worden aangegeven of de betreffende klas ook voor deze bijdrage in aanmerking komt. Door een vink te plaatsen krijgt
deze klas ook de bijdrage school toegewezen.
Als de school geen bijdrage beschikbaar stelt
is het niet mogelijk om een vink te plaatsen.
KOLOM BONUS NAAR KLASBUDGET
Als de school een bijdrage beschikbaar stelt,
mag de school kiezen of de bonus van OCW in
het klassenbudget of op de individuele kaart
van de leerling terecht komt.
Als de kolommen goed zijn ingevuld kunt u
direct per klas het klasbudget zien.
33
VUL DE DRIE KOLOMMEN OP
DE JUISTE MANIER AAN
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
UITLEG
ACTIE
In dit scherm kunt u per klas controleren of de
verdeling van de budgetten per klas klopt. Let
vooral op of het klasbudget en het budget op
de leerlingkaart klopt.
CONTROLEER PER KLAS
UITLEG
AKTIE
In dit scherm kunt u de budgetten controleren
die op basis van deze order voor uw school
beschikbaar komen.
CONTROLEER DE BUDGETTEN
34
KLIK OP
‘VOLGENDE STAP’
KLIK OP
‘BEVESTIGEN BUDGETVERDELING’
A3.4 OPSLAAN EN VERZENDEN
UITLEG
ACTIE
Stap 3 is bijna afgerond. U kunt in dit scherm
stap 3 afsluiten./
KLIK OP
‘AFSLUITEN’
VRAGEN OVER
DE CULTUURKAART?
Stuur een mail met vermelding van
het schoolnummer naar
[email protected]
35
B
B. CULTUURKAART-TEGOED BEHEREN
Het Cultuurkaart-tegoed komt vrij zodra de school de factuur voldaan heeft. Op dat moment
kan de budgethouder het tegoed beheren en uitgeven. De budgethouder heeft een Schoolpas
ontvangen met inloggegevens voor de budgethouderswebsite: www.cjp.nl/budgethouder.
Als er meerdere personen verantwoordelijk zijn voor het uitgeven van het Cultuurkaart-tegoed
kunnen de inloggegevens uitgewisseld worden.
WELKOM OP
GEEN INOGGEGEVENS
ONTVANGEN?
WWW.CJP.NL/BUDGETHOUDER
Stuur een mail met vermelding van
het schoolnummer naar
[email protected]
Op de budgethouderswebsite zijn een aantal functionaliteiten ingebouwd om
Cultuurkaartzaken te monitoren en te regelen:
1. Klasbudget beheren
2. Schoolbudget beheren
3. Weborder goedkeuren
UITLEG
ACTIE
VUL DE GEGEVENS IN
KLIK OP ‘AANMELDEN’
Op www.cjp.nl/budgethouder logt u in met
de budgethoudersinlog. Deze heeft u ook al
in stap 3 gebruikt. Het loginnummer is uw
schoolnummer.
36
UITLEG
In dit scherm kunt u in het midden direct naar het klassebudget van een bepaalde klas.
Andere menuopties:
UITLOGGEN
Om de budgethouderssite te verlaten.
WACHTWOORD WIJZIGEN
Het door CJP gegenereerde wachtwoord is lastig te onthouden. Hier kunt u het wachtwoord
zelf veranderen. Onthoudt het nieuwe wachtwoord goed.
KLASSENBUDGET
Toegang tot een gedetaileerd overzicht van het budget per klas.
SCHOOLBUDGET
Overzicht van het totale budget per vestiging.
OVERBOEKEN NAAR LEERLINGKAART
Als uw leerling zelfstandig een activiteit wil ondernemen kan er Cultuurkaart-tegoed op de
individuele Cultuurkaart gestort worden.
OVERZICHT WEBORDERS
Een gedetailleerd overzicht van de weborders en de status van de orders.
WEBORDER GOEDKEUREN
Weborders goed- en ook afkeuren.
BUDGETSYSTEEM 2013-2104
Om gegevens van afgelopen jaren op te vragen.
37
KLASSENBUDGET
UITLEG
Als er een klas geselecteerd is wordt er een gedetaileerd overzicht gegeven van het budget in
die klas
GESTORT DOOR SCHOOL PER LEERLING
Het bedrag van de bijdrage school per leerling.
GESTORT KLASSIKAAL BUDGET
Het totale budget dat klassikaal kan worden besteed.
CROSSBOEKING
Het bedrag dat uitgegeven is voor een weborder die niet direct voor deze klas bedoeld was.
BESTEED VIA WEBORDERS
Het bedrag dat voor deze klas via een weborder besteed is. De blauwe letters zijn klikbaar voor
een gedetaileerder overzciht
RESTANT BUDGET
Het (nog) beschikbare budget.
LEERLINGKAARTEN
In de onderste drie regels staat de status van de budgetten op de leerlingkaarten.
DE KNOP ‘BUDGETVERLOOP’
Via de knop ‘budgetverloop’ klikt u naar een gedetailleerd overzicht van alle transacties (bij en
af) in het klassenbudget van de betreffende klas.
38
SCHOOLBUDGET
UITLEG
In het schoolbudget ziet u een totaaloverzicht van het Cultuurkaarttegoed op uw school. U
kunt dit bestand in excel downloaden door rechtsonder op het ‘disk-pictogram’ te klikken
OVERBOEKEN NAAR LEERLINGKAART
UITLEG
Overboeken naar een individuele leerlingkaart is een simpele handeling,. Het overboeken kan
voor 1 leerling of voor de gehele klas gedaan worden.
Geef aan op welke pas een individueel tegoed gestort moet worden en vul het bedrag en de
reden in
39
WEBORDER GOEDKEUREN
UITLEG
Een weborder wordt aangemaakt door de culturele instelling. (de Cultuurkaartacceptant)
De budgethouder kan de weborder af- en goedkeuren.
Door de weborder goed te keuren wordt de transactie definitief en wordt het Cultuurkaart-tegoed uit het klassenbudget gehaald.
Na de klik op ‘goedkeuren’ wordt u door een aantal invulvensters geleid, waarin u dient aan te
geven welke doelgroep(en) aan de activiteit hebben deelgenomen. Hoe gedetailleerder u dit
invult, hoe uitgebreider wij u kunnen informeren over hoe cultuureducatie bij u op school gefinancierd wordt.
40
C
41
C. CULTUURKAARTEN ACTIVEREN
42
UNDER CON
43
NSTRUCTION
44