Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad - t Speel

Gemeenschappelijke
Medezeggenschapsraad
van de stichting CPOV e.o.
Notulen van de vergadering van dinsdag 13 mei 2014
Aanwezig:
Afwezig:
Caroline van Ravenswaaij, Petra de Vries, Ben te Brake, Marissa
Diepeveen, Sunanda van Dam, Christie van Dijken, Marina Lammers, Erik
van Zuidam (wnd. Voorzitter), Joke van Kolfschoten (secretaris)
Henriëtte Havinga, Marc Hendriks, Marjolein Lagerweij
І. Overleg GMR
Opening van de vergadering
Welkom door de voorzitter. Joke van Kolfschoten opent de vergadering met gebed
en ‘Bestemd om te stralen’ van Nelson Mandela
Mededelingen
 Marina Lammers neemt Joop Flendrie waar als vertegenwoordiger van De
Windroos. Erik heet Marina namens de GMR welkom.
 De directeur van Tamin heeft de GMR uitgenodigd voor een bezoek aan de
school. Erik inventariseert via de mail welke voorkeur er is: een bezoek
overdag of het houden van GMR-vergadering op de locatie van Tamim.
Notulen GMR 5 maart 2014
De GMR stelt de notulen van de vergadering van 5 maart 2015 vast.
ІІ. Overleg GMR met algemeen directeur
Bij dit deel van de vergadering zijn ook aanwezig Geurt Morren, algemeen
directeur CPOV en Karen Birdja, manager HRM
Formatie stafbureau
Begin 2013 zijn op het stafbureau functieveranderingen doorgevoerd die niet aan
de GMR voor instemming of advies zijn voorgelegd. Hierover heeft de GMR een
brief gestuurd aan de algemeen directeur, en deze heeft in antwoord daarop een
brief terug gestuurd. Omdat deze brief niet op alle vragen antwoord gaf heeft de
GMR de algemeen directeur uitgenodigd hierop in te gaan tijdens de
overlegvergadering.
De algemeen directeur geeft een toelichting: alleen de functiebenaming van de
(junior) personeelsfunctionaris is gewijzigd, daaraan zijn geen consequenties
verbonden. De benoeming van de manager HRM tot tevens waarnemend
algemeen directeur is gedaan door het bestuur van de stichting. Daarbij hebben
betrokkenen zich niet gerealiseerd dat dit besluit onderworpen is aan het
instemmings- en adviesrecht van de GMR. De algemeen directeur geeft aan dat
op het genomen besluit niet teruggekomen kan worden, en dat een dergelijke
gang van zaken in de toekomst niet meer zal voorkomen. De bevoegdheid tot het
nemen van personeelsbeslissingen aangaande het stafbureau ligt in de toekomst
bij de algemeen directeur.
Bestuursformatieplan 2014 - 2015
Het bestuursformatieplan is aan de GMR aangeboden voor instemming door de
personeelsgeleding.
 Op vraag van de GMR geeft de algemeen directeur aan dat bij de berekening
van de formatie per school de eigen prognoses leidend zijn geweest, en dat de
prognoses van de gemeente als ondersteuning gebruikt zijn. Er wordt voor de
basisscholen rekening gehouden met de leerlingenaantallen op 1 oktober van
het schooljaar waarop de formatie betrekking heeft.
 Ook licht de algemeen directeur toe dat de toekomstige ontwikkeling van de
leerlingenaantallen tussen de scholen verschilt. Alex en Tamim groeien sterk,
terwijl de andere scholen stabiel blijven of krimpen. Dit heeft gevolgen voor
de formaties en voor de mobiliteit. De algemeen directeur voert hierover
gesprekken met onder anderen de directeur van Tamim / Alex, en geeft aan
dat zij dit goed oppakt.
 Tenslotte informeert de GMR naar het bericht dat de formatie voor het
komend jaar vanwege een tegenvaller reeds herzien moet worden, en dat
scholen alsnog een FTE moeten inleveren. De algemeen directeur geeft aan
dat gebleken is dat de gemiddelde personele last (GPL) aanzienlijk hoger blijkt
te zijn dan vorig jaar, maar dat dit voor het komende jaar op te vangen is. Op
langere termijn leidt dit tot een bijstelling van de formatie indien hiervoor
geen aanvullende middelen beschikbaar komen. Voor komend schooljaar zijn
de formaties en tijdelijke benoemingen vrijgegeven.
Werving-, selectie- en introductiebeleid
Het werving-, selectie- en introductiebeleid is aan de GMR aangeboden voor
instemming door de personeelsgeleding, en voor advies door oudergeleding.
 Uit de procedurebeschrijvingen voor de werving van een (algemeen) directeur
blijkt dat het adviesrecht van de medezeggenschap wordt ingevuld door de
deelname van een personeelslid uit de medezeggenschap aan de sollicatiecommissie. De GMR verzoekt in de procedurebeschrijving open te laten of dit
een personeelslid of een ouderlid is. De medezeggenschap kan hier zelf over
beslissen. De procedurebeschrijvingen worden op dit punt aangepast.
 In de procedurebeschrijving zal verduidelijkt worden dat zowel bij de werving
van een algemeen directeur als bij de werving van een directeur een
ontwikkelassessment kan plaatsvinden.
 In de procedurebeschrijving voor de werving van een medewerker stafbureau
blijkt een onjuistheid te zitten.
De beschrijving van het werving-, selectie- en introductiebeleid wordt op de
hiervoor genoemde punten aangepast en opnieuw aan de GMR aangeboden.
In het werving-, selectie- en introductiebeleid staat dat het bevoegd gezag in
uitzonderlijke gevallen kan besluiten af te wijken van de gangbare procedure. De
GMR verzoekt de algemeen directeur te bevestigen dat bij afwijkingen van de
procedure het adviesrecht van de medezeggenschap gerespecteerd zal worden.
De algemeen directeur bevestigt dit, en voegt eraan toe dat hij slechts van de
procedure af zal wijken indien de scholen en/of de medezeggenschap hem hierom
vragen.
Eindgesprek
De procedurebeschrijving voor het eindgesprek is aan de GMR aangeboden voor
instemming door de personeelsgeleding, en voor advies door de oudergeleding.
De inhoud van het eindgesprek is in beginsel vertrouwelijk, ook nadat de
betrokken medewerker het CPOV heeft verlaten. De procedurebeschrijving wordt
hierop aangepast, waarna deze opnieuw aan de GMR wordt aangeboden.
Strategisch beleidsplan ‘Om het kind’
Het strategisch beleidsplan is aan de GMR aangeboden voor advies. De algemeen
directeur licht toe dat het strategisch beleidsplan bedoeld is om als ‘onderlegger’
te dienen voor de schoolplannen. Met het strategisch beleidsplan wordt beoogd
een haalbare gezamenlijke ambitie neer te leggen. De algemeen directeur volgt
op welke wijze de scholen hier invulling aan geven, en hij nodigt de GMR uit dit
ook te doen.
Omdat blijkt dat de GMR abusievelijk niet de meest recente versie toegestuurd
heeft gekregen zal het strategische beleidsplan opnieuw aan de GMR aangeboden
worden.
Vakantieplanning
Jaarlijks wordt in het directieconvent een voorstel voor de vakantieplanning
opgesteld. In dit directieconvent zitten de Veenendaalse schoolbesturen. Dit
voorstel wordt binnen het CPOV vervolgens aangeboden aan het directeurencontact. Voor de Ds. Van Lingenschool, voor school Alex en Tamim wordt een
afwijkend rooster opgesteld. Het streven is het vakantierooster jaarlijks in maart
aan de GMR aan te bieden, zodat de scholen in april hun rooster kunnen
vaststellen.
Enquête op scholen naar stijl van leidinggeven en veranderbereidheid
De GMR heeft vernomen dat er onder directeuren en medewerkers op de scholen
een enquête uitgezet is die gaat over de stijl van leidinggeven van directeuren en
hun veranderbereidheid ten aanzien van passend onderwijs.
De manager HRM geeft aan dat deze enquête uitgezet is in het kader van haar
masterstudie. Zij licht toe het uitzetten van deze enquête niet bezwaarlijk te
vinden omdat dit niet vanuit haar functie is gedaan, maar de doelstelling van dit
onderzoek is om inzichten te geven over de veranderbereidheid binnen CPOV en
de effecten van de transformationele stijl van leidinggeven hierop. Dit is geplaatst
in het kader van de wijzigingen als gevolg van Passend Onderwijs. De enquêtes
zijn bij de personeelsleden (online) afgenomen, de interviews bij een aantal
directeuren en de algemeen directeur.
De GMR zet vraagtekens bij dit onderzoek vanwege de samenloop met de
functionele relatie met directeuren en medewerkers van de scholen, en omdat het
daardoor voor medewerkers en directeuren tot gevoelens van sociale onveiligheid
kan leiden als de manager HRM medewerkers bevraagt op de stijl van
leidinggeven en de veranderbereidheid van de directeuren.
III. Beraadslaging en besluiten GMR
Bestuursformatieplan 2014 - 2015
De personeelsgeleding van de GMR stemt in met het bestuursformatieplan, met
uitzondering van de vermelding van de functie van waarnemend algemeen
directeur.
Formatie stafbureau
De instelling van de functie waarnemend directeur is niet vooraf voor instemming
voorgelegd aan de personeelsgeleding van GMR, zoals wel had gemoeten. Ook is
de invulling van de functie geschied zonder vorm van procedure, waardoor
waarborgen voor zorgvuldige selectie ontbreken. Tenslotte is het adviesrecht van
de GMR voor de benoeming in deze leidinggevende functie niet gerespecteerd. De
GMR beraadt zich op zijn vervolgstappen ten aanzien van de creatie van de
functie van waarnemend directeur en de invulling daarvan.
Enquête op scholen naar stijl van leidinggeven en veranderbereidheid
De GMR neemt het standpunt in dat de raad het onderzoek door de manager HRM
onwenselijk vindt vanwege de samenloop met de functionele relatie met
directeuren en medewerkers van de scholen, en omdat het daardoor voor
medewerkers en directeuren tot gevoelens van sociale onveiligheid kan leiden als
de manager HRM medewerkers bevraagt op de stijl van leidinggeven en de
veranderbereidheid van de directeuren.
Reglement GMR
De GMR stelt het nieuwe reglement vast. Het nieuwe reglement gaat per direct in.
Rondvraag, volgende vergadering
 De GMR heeft eerder met de gedragscode ingestemd voor de duur van het
lopende schooljaar. Joke informeert of de nieuwe gedragscode op de agenda
kan komen voor de vergadering van 16 juni.
 De informatieavond passend onderwijs/samenwerkingsverband is als zeer
geslaagd ervaren. De GMR dankt De Windroos voor de beschikbaar gestelde
faciliteiten, en Piet Meivogel en Foppe van der Wal voor hun toelichting op het
Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Rijn & Gelderse Vallei waar het
CPOV deel van uitmaakt.

Download Report