factsheet gebruik van de Berichtenbox, juli 2014

Resultaten
Onderwerp: gebruik van de Berichtenbox
Datum peiling
Deelname:
Informatie:
juli 2014
negen rundveehouders namen deel aan de discussie op het online forum
neem voor vragen contact op met I&O Research: [email protected]
Via de Berichtenbox kunnen ondernemers digitaal berichten uitwisselen met overheidsorganisaties. De box is opgezet om (bedrijfs)gevoelige
informatie veilig en soepel uit te wisselen. Het doel van de Berichtenbox is om ondernemers gemakkelijker en sneller procedures te laten
afhandelen. Bij RVO.nl bestond de behoefte om in kaart te brengen welke informatie rundveehouders in het bericht opgenomen willen
hebben. RVO.nl plaatste drie berichten in de Berichtenbox en de deelnemers evalueerden deze op het forum.
1
Aanmeldprocedure
Citaten...

Om een Berichtenbox aan te maken is Eherkenning nodig. Slechts enkele deelnemers
hadden hierover de beschikking voordat het onderzoek startte. Voor sommigen bleek dit

lastig te regelen en was het nodig om samen met een medewerker van RVO alle stappen
te doorlopen. Het aanmaken van de Berichtenbox zelf verliep grotendeels zonder

problemen. Een deelnemer geeft aan dat het verwarrend is dat er meerdere
berichtenboxen zijn: één voor particuliere informatie/berichten (door middel van DigiD) en

één voor ondernemers. Het is niet duidelijk of deze berichtenboxen aan elkaar gekoppeld
kunnen worden.
2
Noodzaak
Citaten...

Sommige deelnemers vragen zich af waarom een Berichtenbox nodig is, volgens hen
kunnen de berichten als bijlage van een e-mail verstuurd worden. De persoonlijke aard
van de brieven of kans dat een e-mail in het spam-filter terecht komt of 'kwijt' raakt bij
een provider spelen hierin volgens hen geen rol. RVO.nl zou belangrijke e-mails namelijk
“Dat viel mee hoor. Met de instructie was
dat goed te doen.”
“Het aanmelden bij de Berichtenbox zelf
is, na het lezen van de handleiding, goed
verlopen.”
“Het aanmelden was goed te doen met
hulp van een medewerker van RVO.”
“Het blijkt dat de Berichtenbox bij
MijnOverheid, waar je inlogt met DigiD.
een persoonlijke Berichtenbox is. Dus
heb ik nog altijd twee berichtenboxen
nodig.”

ook kunnen versturen met een automatisch antwoord als hij gelezen is door de ontvanger.
Of een herhaling sturen als hij niet geopend is binnen een week. Voor de Berichtenbox kun
“Dit bericht kan toch ook als bijlage met
de e-mail verstuurd worden. Nu moet je
nog een extra handeling uitvoeren, waar
ik niet direct het nut van in zie.”
“Waarom is er een aparte Berichtenbox
nodig? Kan het niet via de gewone email?”
je ook iemand anders op het bedrijf machtigen, dus vindt men dat de privacy niet méér is
gegarandeerd dan met een e-mail. De belangrijkste reden voor de overheid om de
Berichtenbox te gebruiken is dat de Berichtenbox juridisch gezien een aflevergarantie
biedt.
3
Praktische verbeterpunten
Citaten...

1. Drie deelnemers ervaren technische problemen met het lezen van de berichten in de
Berichtenbox. Ze worden uit de Berichtenbox gegooid, terwijl de termijn van een half
uur nog niet verstreken is. Eén deelnemer vraagt zich af dit komt door het gebruik van
Internet Explorer en of een andere browser misschien meer geschikt is.
2. Via de Berichtenbox ontvangt men een bericht dat er een bepaalde melding is. Op de

persoonlijke pagina van mijn.rvo.nl (waar alle rundveehouders over beschikken) kan
men vervolgens de meldingen afhandelen. Verschillende deelnemers wensen dat je van
de Berichtenbox naar de persoonlijke pagina kunt gaan, zonder in te hoeven loggen.
Bijvoorbeeld door een rechtstreekse link te plaatsen in het bericht. Eén deelnemer vond
zelf een andere oplossing; zij maakte een snelkoppeling naar de Berichtenbox op de

beginpagina van mijn.rvo.nl.
3. Er bestaan momenteel al machtigingsmogelijkheden voor de Berichtenbox. Eén
deelnemer ziet deze optie ook graag terug voor de persoonlijke pagina op mijn.rvo.nl.
Meer informatie over de mogelijkheden hiervoor is gewenst.

“Ik probeerde het tweede bericht te gaan
lezen in de Berichtenbox. Maar dat lukte
niet. Duurde lang voordat ik bij
Eherkenning was. Eherkenning gaf aan
dat ik te lang niet gereageerd had.
Terwijl ik er nog geen 5 minuten mee
bezig was.”
“Wellicht is het een optie om vanuit de email in de Berichtenbox gelijk naar de
I&R-melding te gaan die fout is, zonder
eerst nog een keer te moeten inloggen
bij RVO.”
“Een signaal dat er een melding staat in
het dashboard zou voldoende zijn. Kan
deze melding dan ook naar gemachtigden
worden verstuurd?”
“Ik heb de url-link uit de Berichtenbox
gekopieerd naar de persoonlijke pagina en
opgeslagen. Daarna heb ik op het
bureaublad door met de rechtermuisknop
te klikken gekozen voor een snelkoppeling
verwijzend naar de persoonlijke pagina. Je
kunt nu door hierop te klikken direct naar
de persoonlijke pagina en zien of er een
ongelezen bericht is.”
4
Onderwerp van het bericht
De rundveehouders vinden het belangrijk dat het onderwerp direct
duidelijk maakt waar het bericht over gaat, zodat bepaald kan
worden of men (direct) moet reageren.
Onderwerpen van de berichten:
Bericht 1: Informatie over uw bedrijf
Bericht 2: Overzicht Maatregelen en Meldingen I&R
Bericht 3: Overzicht Maatregelen en Meldingen I&R van UBN <nummer>
In het eerste bericht bleek het onderwerp te algemeen, aldus de
deelnemers. Het tweede onderwerp is voor velen voldoende
informatief. In het derde bericht is het persoonlijke UBN-nummer
opgenomen in het onderwerp. Enkele deelnemers vinden dit heel
handig; een bedrijf kan meerdere UBN-nummers hebben en zo is
meteen duidelijk welke wordt bedoeld. Maar het is niet voor iedereen
nodig. Overige genoemde suggesties zijn: aangeven om wat voor
soort dieren het gaat en een indicatie geven van het belang van het
bericht, bijvoorbeeld door middel van een kleurcodering.
Genoemd voorbeeld kleurcodering:
5

Bericht met eventuele sancties/verplaatsverbod: rood item.

Waarschuwing/herstelmogelijkheid: geel item.

Bevestiging/goedkeuring/subsidiebeschikking: groen item.
Inhoud van het bericht
Het eerste bericht is (evenals het onderwerp van het bericht) te
summier; men kan niet bepalen of het een bericht is ter kennisname
of dat er een reactie is vereist.
Citaten...
Eerste bericht
 “Ik wist niet dat het over I&R-maatregelingen ging. Van mij
had het wel in het onderwerp mogen staan. Dan weet ik dat
het dringend is.”
 “De titel van het bericht: ‘Informatie over uw bedrijf’ is te
algemeen. Dit stimuleert boeren onvoldoende het bericht
direct te lezen.”
 “Het bericht komt onder een algemene naam binnen. In het
onderwerpveld graag een tekst opnemen waarop het
betrekking heeft I&R - mest - BTR - percelen - etc.”
Tweede bericht
 “Het wordt nu concreet benoemd dat het om I&R gerelateerde
zaken gaat. Voor mij duidelijk genoeg zo, voor wat betreft het
verzenden van de brief.”
Derde bericht
 “Uit de titel van het bericht weet je direct waarover het gaat.
Dat was bij het eerste testbericht niet zo.”
 “Je kunt als bedrijf meerdere UBN-nummers hebben. Je weet
nu precies over welk onderdeel van het bedrijf het bericht
gaat.”
 “Ik vind het zo wel duidelijk vermeld in het I&R. Je weet gelijk
waar het over gaat. De meeste zullen één UBN hebben. Dat is
dan overbodig om te vermelden. Ik heb liever een vermelding
of het over runderen, schapen of geiten gaat.”
 “Je weet dan direct in welke diercategorie tekortkomingen
zitten. Persoonlijk ren ik harder voor koeien dan voor schapen
hoor.”
 “Dit bericht is compleet, zonder de bijlage te openen weet je
om welke UBN of houder het gaat.”
Citaten...
Eerste bericht
 “Het kan een oninteressant bericht zijn of iets anders. Ik kan
dit niet hieruit opmaken.”
 “Ik kan aan de e-mail niet zien of het onderwerp urgent is.”
Tweede bericht
 “De aanbiedingstekst is nu duidelijk. In de e-mail graag
informatie dat het bericht in de Berichtenbox urgent is, zodat
hij met spoed gelezen wordt.”
 “Het is nu wel duidelijk waar de brief over gaat”
De inhoud van het tweede en derde bericht is gelijk. Het derde bericht
heeft wel een persoonlijke aanhef en het BSN/KVK-nummer, UBNnummer en relatienummer staat vermeld. Men vindt de inhoud van
beide teksten over het algemeen voldoende informatief. Enkele
deelnemers vinden het personaliseren van het bericht met UBNnummer handig. Deze deelnemers hadden zelf meerdere UBN’s. Voor
de rest hoeft het niet per sé.
Derde bericht
 “Voor mij hoeft het UBN- en relatienummer niet vermeld te
worden, het staat toch in de bijlage. Ik vind het wel netjes in
het derde bericht dat de achternaam in de aanhef staat.”
 “Om zo'n overzicht zo te ontvangen, lijkt mij prima. Door de
e-mail word je gestimuleerd in je Berichtenbox te kijken.”
 “De laatste brief is het duidelijkst. Je hebt alle gegevens bij
elkaar staan, wel gemakkelijk.”
 “Bericht 3 heeft mijn voorkeur. Het bericht geeft de juiste
informatie over welk onderdeel van het bedrijf.”
Betekenis
resultaten voor de
praktijk
Initiatiefnemer van het onderzoek
Het onderzoek is uitgevoerd in
opdracht van Arjen Dijkstra, adviseur
RVO.
Aanleiding van het onderzoek
De Berichtenbox is opgezet om
(bedrijfs)gevoelige informatie veilig en op
een gemakkelijke manier uit te wisselen
tussen ondernemers en overheidsorganisaties. Voordat de Berichtenbox
gebruikt gaat worden, wilde RVO.nl
inzicht in welke informatie
rundveehouders in het bericht
opgenomen willen hebben.
Mijn eerste reactie op de resultaten
We vinden het heel fijn dat een aantal
rundveehouders mee wilde werken aan
het onderzoek. We hebben nu een goed
beeld hoeveel en welke informatie we in
een bericht moeten opnemen zodat het
voor de rundveehouders direct duidelijk is
waar het bericht over gaat. Ook zijn er
een aantal verbeterpunten naar voren
gekomen over het gebruik van de
Berichtenbox.
Een aantal bevindingen gingen over de inhoud
van het bericht. Deze bevindingen worden
meegenomen in de ontwikkeling van de
berichtenbox en zijn naar verwachting eind
2014 doorgevoerd:
- in berichtonderwerp aangegeven om welke
brief/overzicht het gaat;
- in berichtonderwerp informatie geven over
prioritering (actie verwacht/ter kennisname);
- in berichttekst aanvullende informatie geven
als er meer UBN's en diersoorten zijn.
Wat ga je ermee doen?
Een aantal bevindingen hebben te maken
met de werking van de berichtenbox. De
berichtenbox wordt ook gebruikt door
andere overheidsorganisaties. De
bevindingen zijn gemeld aan de
gebruikersgroep en zullen planmatig
worden doorgevoerd:
Een aantal bevindingen gingen over het
signaleren van ontbrekende meldingen e.d. in
I&R. Deze bevindingen zullen worden
aangekaart bij de applicatiebeheerders van I&R
en softwareleveranciers van bedrijfsmanagementpakketten, zodat deze planmatig
kunnen worden doorgevoerd:
- signalering ontbrekende meldingen vóórdat
er een vlag/maatregel op zit, beter
toegankelijk maken (bijv. via berichtenbox);
- communicatie met softwareleveranciers over
mogelijkheden signaleringen.
-
informatie over machtigingen;
mappenstructuur makkelijker in te richten;
sneller benaderen van de Berichtenbox;
door kunnen linken naar website RVO.nl.

Download Report