Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen

Handleiding
Hulpmiddelen en
Voorzieningen
Van:
Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners
Datum:
25-8-2014
Versie:
Concept 0.10
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 2 van 20
Inhoudsopgave
Inleiding
1 Gegevensdrager
4
5
1.1 Bestandsnaam
5
1.2 Manier van aanleveren
5
2 Recordtype
6
2.1 Hoofdrecord (verplicht)
7
2.2 Sluitrecord (verplicht)
9
2.3 Klant stamrecord
9
2.4 Klant aanvullend record
11
2.5 Voorziening record
12
2.6 Wmo indicatie record
15
2.7 Verblijf record
16
3 Bijlagen
20
3.1 Bijlage 1: Hoofdcategorieën productgroepen
20
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 3 van 20
Inleiding
In deze handleiding leggen wij uit hoe u gegevens bij ons kunt aanleveren met de H&V-standaard
(Hulpmiddelen & Voorzieningen-standaard). Met de gegevens die u aanlevert, kunnen wij de eigen bijdrage
Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) per 2015 voor onze klanten berekenen.
De gegevens moeten op gestructureerde wijze bij ons worden aangeleverd. U kunt alleen via de H&Vstandaard de gegevens aanleveren die in dit document genoemd zijn. Andere gegevens moet u op een
andere manier aan ons doorgeven. In deze handleiding beschrijven wij welke gegevens u kunt aanleveren en
op welke wijze u dat moet doen.
Let op! Gaat u voor de eerste keer aanleveren via een H&V-bestand? Neem dan eerst contact op met uw
relatiebeheerder. De relatiebeheerder kan met u de gegevens inhoudelijk beoordelen. Op de afdeling
Dataverwerking van het CAK worden de bestanden ingelezen. Deze afdeling kijkt naar de technische
correctheid van de bestanden. Op deze afdeling worden de gegevens niet inhoudelijk beoordeeld.
Vragen?
Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen? Neem dan contact op met Servicedesk Dataverkeer
Ketenpartners op telefoonnummer 088-7114888.
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 4 van 20
1 Gegevensdrager
WZA-code
De WZA-code is het unieke nummer van elke gemeente die gegevens aan mag leveren aan het CAK. Deze
code krijgt u van ons.
Bestandsnummer
Het bestandsnummer dient om de aangeleverde bestanden te kunnen identificeren per gemeente. Iedere
keer als u bestanden gaat aanleveren moet u het bestandsnummer aanpassen. Een bestandsnummer heeft
een vaste opzet. Het nummer heeft als eerste 4 posities de eeuw en het jaartal (EEJJ) en als laatste 3
posities een volgnummer. Het volgnummer moet per nieuw bestand een uniek nummer hebben (binnen een
bepaald jaar).
Records
In een bestand staat altijd één hoofdrecord, één of meerdere klantrecords, voorzieningen en/of verblijf record
en één sluitrecord.
Het hoofdrecord is altijd het eerste record in het bestand en mag maar éénmaal voorkomen in het bestand.
Het sluitrecord is altijd het laatste record in het bestand en mag maar éénmaal voorkomen in het bestand.
De klantgegevens van één klant mogen niet verdeeld zijn over meerdere bestanden. Zet 10 en 12 records
van een klant in hetzelfde bestand. In het bestand moeten de klantenrecords worden aangeleverd in volgorde
van Clientnummer en recordtype. Bestanden kunnen dagelijks worden aangeleverd.
In de volgende hoofdstukken leggen wij de opbouw van de bestanden verder uit.
1.1 Bestandsnaam
De bestandsnaam heeft de volgende indeling:
• WZA-code
• Laatste 5 posities van bestandsnummer, zijnde het jaartal JJ en het volgnummer waarbij tussen het jaartal
en volgnummer een punt komt te staan (bijvoorbeeld 68000115.001). Om technische reden is niet het
volledige bestandsnummer in de bestandsnaam opgenomen.
1.2 Manier van aanleveren
Wij beschikken over een KEMA-certificaat. Wij houden ons dus aan bepaalde beveiligingseisen met
betrekking tot het uitwisselen van gegevens. De uitwisseling van de bestanden met daarop de klantrecords
en voorzieningen records moeten ook aan deze beveiligingseisen voldoen.
Onze applicatie Extranet / Ketenportaal stelt externe partijen in staat om bestanden bij ons te uploaden en te
downloaden. De externe partij moet via ons een certificaat aanvragen. Dit certificaat kan via onze website
geïnstalleerd worden.
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 5 van 20
2 Recordtype
Elk record heeft een recordtype wat aangeeft wat voor type gegevens het record bevat. De volgende
recordtypen worden ondersteund:
•
•
•
•
•
•
•
Hoofdrecord (01) Verplicht per bestand;
Klant stamrecord (10) Verplicht, altijd in combinatie met 12-14-record;
Klant aanvullend record (12) Verplicht, altijd in combinatie met 10-14-record;
Voorziening (14) Verplicht, altijd in combinatie met 10-12 record
Wmo Indicatie (40) Verplicht bij pgb; altijd in combinatie met 10-12 record (tot en met 2014)
Verblijf record (60) altijd in combinatie met een 10-12 record
Sluitrecord (90) Verplicht per bestand.
Elk recordtype heeft een vaste record lengte van 130 posities.
Elk verplicht veld moet een waarde hebben (ongelijk spatie of 0). Als aangegeven is dat een beperkt aantal
waarden wordt toegestaan, dan mag geen andere waarde in het veld staan.
In de hierop volgende tabellen zullen de recordtypen verder worden uitgelegd.
De tabellen bevatten de volgende kolommen:
Veld; Deze geeft de naam van het element.
Vorm; Deze geeft de lengte en of iets numeriek of alfanumeriek is:
• N = Numeriek, kan alleen cijfers bevatten. Zijn niet alle posities gebruikt? Vul dan het veld aan met nullen.
• A = Alfanumeriek, kan alle ondersteunde lettertekens bevatten.
V/O; Geeft aan of het veld verplicht of optioneel is.
Vult u niets in bij een veld welke optioneel of numeriek is? Vul dan het veld volledig met spaties.
Bij de actiecode ziet u of een record als initieel, correctie of terugtrekking behandeld moet worden.
Als actiecode 1 wordt aangeleverd, dan houdt het in dat het betreffende record voor de eerste keer wordt
aangeleverd. Om vast te stellen of het record uniek is, wordt een controle uitgevoerd op de combinatie WZAcode, cliëntnummer en dossiernummer. Dit houdt in dat, als een initieel record (actiecode 1) wordt
aangeleverd waarbij bovenstaande combinatie al voor komt bij het CAK, deze zal uitvallen en op de uitvallijst
terecht komt. Een initieel record met de combinatie WZA-code, cliëntnummer en dossiernummer mag dus
maar eenmaal worden aangeleverd.
U kunt ook correcties aanleveren, in combinatie met de klantrecords, over al aangeleverde records. Hiervoor
moet u het record actiecode 2 (correctierecord) aanleveren. Als een correctie wordt aangeleverd op een
record dat niet bij ons aanwezig is, dus geen record met de combinatie WZA-code, cliëntnummer en
dossiernummer zal deze uitvallen en komt deze op de uitvallijst terecht.
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 6 van 20
Het kan zijn dat u in het verleden records heeft aangeleverd zonder een dossiernummer of meerdere records
voor dezelfde klant met hetzelfde dossiernummer. Dit houdt in dat bij ons meerdere records aanwezig zijn
met de combinatie WZA-code, cliëntnummer en dossiernummer. Het is dan niet mogelijk om één van deze
records met een correctierecord te corrigeren. U moet de correctie dan doorvoeren via de Webapplicatie
Hulpmiddelen & Voorzieningen.
Met de wijziging naar Wmo 2015 kunt u vanaf 2015 het verblijf record terugtrekken met actiecode 3. Dit
gebruikt u wanneer zorg in zijn totaliteit moet worden teruggetrokken, of wanneer u een veld wilt corrigeren
wat niet met code 2 kan:
•
Veld Datum vanaf: kan niet gecorrigeerd worden: Eerst levert u een code 3 record aan om de
datum vanaf terug te trekken; hierna levert u een code 1 record aan met de nieuwe datum vanaf.
•
Type regeling kan niet gecorrigeerd worden; Eerst levert u een code 3 record aan om de type
regeling terug te trekken; hierna levert u een code 1 record aan met de nieuwe type regeling.
•
Dossiernummer kan niet gecorrigeerd worden; Eerst levert u een code 3 record aan om het
dossiernummer terug te trekken; hierna levert u een code 1 record aan met het nieuwe
dossiernummer.
2.1 Hoofdrecord (verplicht)
HOOFDRECORD
Veld
Vorm
V/O
Toelichting
Recordtype
2N
V
= 01
WZA-code
6N
V
WZA-code is de code van de gemeente
Bestandsnummer
7N
V
EEJJ + volgnummer <999>
Verwerkingsdatum
8N
V
EEJJMMDD
Systeemomgeving
1A
V
P = Productie T = Test
Versienummer
2N
V
versienummer van de gebruikte interface = 40
Filler
104A
O
Voorbeeld van een hoofdrecord:
01|680001|2015001|20150101|P|40| “104 spaties” |
De “|” is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record.
Validatie hoofdrecord:
• Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het hoofdrecord.
• De WZA-code code die aan u is toegewezen door het CAK. Deze WZA-code bestaat uit 6 posities ;
• Het bestandsnummer moet uniek zijn per gemeente en altijd opvolgend t.o.v. het vorige bestand;
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 7 van 20
• Het bestandsnummer hoeft echter niet uniek te zijn indien het bestand op basis van technische fouten
volledig is afgekeurd en zodanig aan de gemeente is teruggekoppeld;
• De WZA-code in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan de WZA-code in het hoofdrecord;
• Het jaartal in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan het jaartal in het bestandsnummer in het hoofdrecord;
• Het volgnummer in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan het volgnummer in het bestandsnummer in het
hoofdrecord;
• Verwerkingsdatum mag geen datum in de toekomst zijn;
• Systeemomgeving: hier geeft u aan met een P of het een productiebestand betreft of met T een
testbestand;
• Het versienummer moet een versie zijn welke op het moment van verwerken ondersteund wordt door de
CAK applicatie wat in dit geval versie 40 is.
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 8 van 20
2.2 Sluitrecord (verplicht)
SLUITRECORD
Veld
Vorm
V/O
Toelichting
Recordtype
2N
V
= 90
Aantal records
7N
V
Geeft het aantal records in het bestand
Aantal uren
12N
V
Hier dienen alleen nullen te staan
Filler
109A
O
Voorbeeld van een sluitrecord:
90|0000127|000000000000| “109 spaties” |
De “|” is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record.
Validatie sluitrecord:
• Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het sluitrecord gaat.
• Het totaal aantal records in het bestand (exclusief het hoofdrecord en het sluitrecord) moet gelijk zijn
aan het opgegeven aantal records in het sluitrecord;
• Het totaal aantal uren moet gevuld worden met nullen. Dit omdat deze normaal gebruikt wordt voor
andere bestanden.
Indien fouten zijn gevonden in het hoofdrecord of in het sluitrecord dan wordt het bestand niet verwerkt en
wordt dit retour gezonden. Deze fouten moeten gecorrigeerd te worden waarna het gecorrigeerde bestand
opnieuw aan het CAK aangeboden moet worden. Omdat het bestand niet bij het CAK verwerkt is, mag het
gecorrigeerde bestand hetzelfde volgnummer hebben als het afgekeurde bestand.
2.3 Klant stamrecord
KLANT STAMRECORD
Veld
Vorm
V/O
Toelichting
Recordtype
2N
V
10
Jaartal Ingangsdatum
4N
V
EEJJ
Weeknummer ingangsdatum
2N
V
53)
Clientnummer
10N
V
Uniek per gemeente
Persoonstype
1N
V
1 = klant 2 = partner
Achternaam
30A
V
Conform nen-norm (GBA)
Voorvoegsels
8A
O
Conform nen-norm
Voorletter
5A
O
Conform nen-norm
Geboortedatum
8N
V
EEJJMMDD
BSN nummer
9N
V
Moet voldoen aan de 11 proef
Filler
51A
O
weeknummer conform periodekalender CAK (1 t/m
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 9 van 20
Dit recordtype moet in combinatie met het 12-14 en/of 40-60- record worden aangeleverd.
Voorbeeld van een klant stamrecord:
10|2015|01|0012345678|1|Dam |van |E |19610808|123456789|”51spaties”|
De “|” is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record.
Validatie klant stamrecord:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het klant stam record.
Het jaartal van de ingangsdatum is het jaar vanaf wanneer de klant Wmo 2015 zorg ontvangt en
/of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Wanneer Wmo2015 wordt aangeleverd dient het
jaartal groter of gelijk te zijn aan 2015. Wanneer het oude soort Wmo betreft, wat niet onder Wmo
2015 valt, moet het jaartal groter of gelijk zijn aan 2007 en mag niet in de toekomst liggen.
Het weeknummer van de ingangsdatum is de week vanaf wanneer de klant Wmo 2015 zorg
ontvangt en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Het weeknummer kan 1 tot en met 52 zijn
(in sommige zorgjaren kan dit ook 53 zijn) en mag niet in de toekomst liggen. Dit is conform de
periodekalender van het CAK welke ieder gepubliceerd wordt op onze website www.hetcak.nl.
Het cliëntnummer moet uniek zijn binnen uw gemeente en mag nog niet zijn gebruikt voor een
andere klant binnen uw gemeente. Voor nieuwe klanten die onder de regeling Wmo 2015 raden
wij aan om het BSN nummer te gebruiken als cliëntnummer, indien dit mogelijk is.
Het persoonstype geeft aan dat het hier om een klant gaat.
De achternaam van de klant die Wmo 2015 zorg ontvangt en/of een hulpmiddel en/ of voorziening
heeft. De achternaam is de naam zoals deze binnen de GBA vastgelegd is.
De voorvoegsels en voorletters van de klant die Wmo 2015 zorg ontvangt en/of een hulpmiddel
en/ of voorziening heeft. Deze gegevens zijn optioneel om aan te leveren.
De geboortedatum moet een geldige datum bevatten, die groter is dan de systeemdatum -/- 120
jaar.
Het BSN is ingevuld en moet bestaan uit 9 cijfers. Deze moet voldoen aan de elfproef.
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 10 van 20
2.4 Klant aanvullend record
Veld
Vorm
V/O
Toelichting
Recordtype
2N
V
= 12
Jaartal ingangsdatum
4N
V
EEJJ
Weeknummer ingangsdatum
2N
V
weeknummer conform periodekalender CAK (1 t/m 53)
Clientnummer
10N
V
Uniek per gemeente
Persoonstype
1N
V
1 = klant
Geslacht
1A
O
M = man V = vrouw
Postcode
6A
V
Huisnummer
5N
V
Numeriek
Huisnummertoevoeging
4A
O
Alfanumeriek
Type Regeling
1N
V
1 = Wmo 2 = PGW = 3 Overgangsrecht Wmo2015
Filler
94A
O
Dit recordtype moet in combinatie met het 10-12 en 14 en / of 40-60 record
Voorbeeld van een klant aanvullend record:
12|2015|01|0012345678|1|M|2717DS|00023|
|1I “94 spaties”|
De “|” is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record.
Validatie klant aanvullend record:
•
•
•
•
•
•
•
•
Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het klant aanvullend record.
Het jaartal van de ingangsdatum is het jaar vanaf wanneer de klant Wmo 2015 zorg ontvangt
en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Wanneer Wmo 2015 wordt aangeleverd dient
het jaartal groter of gelijk te zijn aan 2015. Wanneer het oude soort Wmo betreft, wat niet
onder Wmo 2015 valt, moet het jaartal groter of gelijk zijn aan 2007 en mag niet in de
toekomst liggen.
Het weeknummer van de ingangsdatum is de week vanaf wanneer de klant Wmo 2015 zorg
ontvangt en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Het weeknummer kan 1 tot en met 52
zijn (in sommige zorgjaren kan dit ook 53 zijn) en mag niet in de toekomst liggen. Dit is
conform de periodekalender van het CAK welke ieder gepubliceerd wordt op onze website
www.hetcak.nl.
Het cliëntnummer moet uniek zijn binnen uw gemeente en mag nog niet zijn gebruikt voor een
andere klant binnen uw gemeente.
Het persoonstype geeft aan dat het hier om een klant gaat.
Het geslacht geeft aan of het gaat om een man of een vrouw.
De postcode in combinatie met huisnummer moet bestaan in de postcodetabel van PostNL.
In het veld type regeling moet worden aangegeven of de klant moet worden geregistreerd als
type regeling 1 Wmo klant (Hulpmiddelen en Voorzieningen, Bruto PGB’s, Maatschappelijke
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 11 van 20
Opvang en/of Beschermd Wonen) Als type regeling 2 PGW (Persoonsgebonden budget Netto
of type regeling 3 Overgangsrecht Wmo 2015 (klanten die geen (her)indicatie hebben
ontvangen voor zorg welke valt onder de Wmo2015 (oa Beschermd Wonen overgangsrecht
en Kortdurend Verblijf overgangsrecht).
2.5 Voorziening record
VOORZIENINGEN RECORD
Veld
Vorm
V/O
Toelichting
Recordtype
2N
V
= 14
Actiecode
1N
V
1 = initieel record 2 = correctierecord
Jaartal
4N
V
jaar van ingang (>=2007)
Periode
2N
V
Periode van ingang ( 1-13)
WZA code
6N
V
Unieke code van de gemeente
Clientnummer
10N
V
Uniek per gemeente
H&V groep
4N
V
Hulpmiddelen en Voorzieningengroep
Voorziening
50A
O
Optionele, additionele omschrijving van de H&V bv Scootmobiel
Totale kosten
12N
V
Kosten van de voorziening in centen
Bijdrage die per periode door de client moet worden voldaan tenzij
Periodieke bijdrage
12N
O
de maximale eigen bijdrage wordt bereikt (in centen)
Aantal perioden dat EB moet worden voldaan, zonder beperking
Aantal perioden
3N
O
op de aantal perioden
Dossiernummer
20A
V
Nummer van het dossier wat de gemeente eventueel hanteert
Filler
4A
O
Spaties
Dit recordtype moet in combinatie met het 10-12 record (voor 2014 en eerder eventueel met 40 record)
Voorbeeld van een voorziening record:
14I1I2015I12I680001I1234567891Iscootmobiel I1000 I50 I20IA123 I I”spaties 4”I
De “|” is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record.
•
•
•
•
Het record type: Het Voorziening record start met 14.
Actiecode: Met de actiecode 1 Initieel record wordt een initieel record aangeleverd en met
actiecode 2 wordt een correctierecord aangeleverd die een record met de combinatie WZA code,
cliëntnummer en dossiernummer moet corrigeren
Jaartal: De eigen bijdrage voor een voorziening moet worden opgelegd vanaf een bepaalde
periode in een zorgjaar. Met “Jaartal” wordt het vanaf jaar aangegeven van de eigen bijdrage van
de geleverde Voorziening. Het “Jaartal” is een verplicht numeriek veld en moet groter of gelijk zijn
aan het jaar 2007. Het “Jaartal” bestaat uit 4 posities.
Periode: De eigen bijdrage voor de geleverde voorziening moet worden opgelegd vanaf een
bepaalde periode. Met “Periode” wordt de periode aangegeven vanaf wanneer de eigen bijdrage
van een Voorziening moet worden opgelegd. De “Periode” is een numeriek veld en moet groter of
gelijk zijn aan 1 en kleiner of gelijk zijn aan 13 (is het aantal perioden in een zorgjaar). De
“Periode” bestaat uit maximaal 2 posities.
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 12 van 20
•
•
•
WZA-code: Door het CAK wordt aan iedere gemeente een unieke (WZA-code) toegekend. De
“WZA-code” moet worden gebruikt bij het aanleveren van Wmo 2015 zorg en /of een hulpmiddel
en/ of voorziening. De “WZA-code” is een verplicht numeriek veld. De “WZA-code” bestaat uit
maximaal 6 posities. De combinatie van de WZA-code en het cliëntnummer is uniek en mag
slechts eenmalig worden aangeleverd.
Clientnummer: Een Voorziening kan alleen aan een bestaande klant van de betreffende
gemeente worden gekoppeld. De klant dient bij het CAK te zijn voorzien van een cliëntnummer.
Het veld “cliëntnummer” is een verplicht Numeriek veld. Het “cliëntnummer” bestaat uit maximaal
10 posities. Bij het aanleveren van een Voorziening record wordt gecontroleerd of het
cliëntnummer als bestaat in de Webapplicatie.
H&V Groep: De H&V groep definieert het product waaronder de prestatie (verblijf, PGB en/of
hulpmiddel en voorziening etc.) valt.
•
Let op! H&V Groep code 1 t/m code 7 en 11 t/m 28 alleen in combinatie Type Regeling = 1 (uit Cliënt
aanvullend record, recordtype 12)
Let op! H&V Groep code 8 t/m 10 alleen in combinatie Type Regeling = 2 (uit Cliënt
aanvullend record, recordtype 12)
•
•
•
•
•
Omschrijving: In het veld “Omschrijving” kan een omschrijving van de geleverde Wmo 2015 zorg
en /of een hulpmiddel en/ of ontvangen voorziening. De “Omschrijving” is een optioneel
Alfanumeriek veld. De “Omschrijving” mag maximaal 50 posities lang zijn.
Totale Kosten: Voor een geleverde Voorziening worden kosten gemaakt. In het veld “Totale
Kosten” moeten de kosten van de geleverde Voorziening worden vermeld. “Totale Kosten” is een
verplicht numeriek veld (zonder punten en komma’s). De “Totale Kosten” bestaat uit maximaal12
posities.
Periodieke bijdrage: Voor een geleverde Voorziening moet door de klant een bijdrage worden
betaald. In het veld “Periodieke bijdrage” kan een bijdrage worden vermeld die per periode aan de
klant wordt opgelegd. Zie toelichting inningssystematiek voor toepassing.
Aantal perioden: Voor een geleverde Voorziening moet door de klant een periodieke bijdrage
worden betaald. In het veld “Aantal perioden” moet het aantal perioden worden vermeld die
bepaald hoelang de klant de periodieke bijdrage moet voldoen. Het “Aantal perioden” is een
Numeriek veld. Het “Aantal perioden” bestaat uit maximaal 3 posities. Op de velden “Periodieke
bijdrage” en “Aantal periode” zit een controle. De periodieke bijdrage X het aantal perioden mag
niet groter zijn dan de totale kosten. Zie toelichting inningssystematiek voor toepassing.
Dossiernummer: Het “Dossiernummer” is een Alfanumeriek veld. Het “Dossiernummer” bestaat uit
maximaal 20 posities. Het dossiernummer wordt bij de betreffende klant en geleverde Wmo 2015
zorg en /of een hulpmiddel en/ of ontvangen voorziening vermeld.
Het is noodzakelijk een dossiernummer aan te leveren, zodat bij een eventuele door te voeren correctie de
unieke combinatie van WZA code, cliëntnummer en dossiernummer het mogelijk maakt het betreffende
record te vinden en te corrigeren.
Toelichting inningssystematiek. De gemeente mag zelf de keuze maken welke inningssystematiek gebruikt
kan worden;
In de huidige uitvoeringspraktijk zijn gemeenten verplicht de volgende gegevens aan te leveren:
• A: de (totale) kostprijs van de voorziening
• B: de termijn waarover moet worden opgelegd = het aantal perioden
• C: de bijdrage per periode
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 13 van 20
Als gevolg van het gewijzigde Bmo en de wensen van de gemeenten is het voorstel het voor gemeenten
mogelijk te maken bovenstaande variabelen in de volgende combinaties aan te leveren, en op basis van de
aanlevering een inningssystematiek toe te passen:
SYSTEMATIEK
A
B
C
Uitvoering
1
Gedurende B perioden opleggen van C (huidige systematiek)
2
Gedurende B perioden MPB benutten (of tot kostprijs bereikt is)
3
C innen per periode totdat de kostprijs is bereikt
4
De MPB benutten totdat de kostprijs bereikt is
•
•
•
•
1 = huidige situatie = systematiek 1
2 = systematiek 2 (pas mogelijk vanaf periode 1 2015)
3 = systematiek 3 (pas mogelijk vanaf periode 1 2015)
4 = systematiek 4 (pas mogelijk vanaf periode 1 2015)
Deze systematiek mag niet worden aangepast voordat de kostprijs bereikt is. Wij raden aan om voor alle
klanten dezelfde systematiek toe te passen.
1. Gedurende een aantal perioden een periodebedrag opleggen (huidige systematiek 1): indien
voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten, Periodieke bijdrage en Aantal
perioden verplicht te worden ingevuld.
2. Gedurende een aantal perioden de MPB benutten, of tot de kostprijs is bereikt (nieuwe
systematiek 2): indien voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten en Aantal
perioden verplicht te worden ingevuld. Het veld Periodieke bijdrage wordt hier leeggelaten. Deze
systematiek is alleen mogelijk vanaf periode 1 2015
3. De bijdrage innen per periode totdat de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 3): indien voor
deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten en Periodieke bijdrage verplicht te worden
ingevuld. Het veld Aantal perioden wordt leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf
periode 1 2015
4. Bijdrage opleggen totdat de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 4): indien voor deze optie
wordt gekozen dient het veld Totale kosten verplicht te worden ingevuld. De velden Periodieke
bijdrage en Aantal perioden worden leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf periode 1
2015
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 14 van 20
2.6 Wmo indicatie record
WMO INDICATIE RECORD
Veld
Vorm
V/O
Toelichting
Record type
2N
V
= 40
Actiecode
1N
V
1 = initieel record 2 = correctierecord
WZA-code
6N
V
Unieke code van de gemeente
Clientnummer
10N
V
Unieke per gemeente
H&V groep
4N
V
catalogus
Datum vanaf
8N
V
DDMMJJJJ
Datum t/m
8N
O
DDMMJJJJ
Indicatie doorlopend
1A
O
Hoofdletter N = Nee, J = Ja, niet gevuld is gelijk aan Nee
Uren per week
5N
V
Aantal zorguren, uitgedrukt in uren en minuten
Wmo ID
20A
V
Unieke code per indicatieregel
Filler
65A
O
spaties
Hulpmiddelen en Voorzieningengroep volgens groepproducten
Dit recordtype moet in combinatie met het 10-12 en/of 14-record worden aangeleverd. Voor zorgjaar 2014 en
eerder is dit een verplicht record, voor 2015 en later vervalt dit record. In 2015 mag dit record niet meer
worden aangeleverd.
Voorbeeld van een Wmo indicatie record:
40I1I680001I1234567891I1 |01012010I31122010IN|00400I98765432120100158947I“65 spaties” I
De “|” is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record.
•
•
•
•
•
Het record type: Het Wmo indicatie record start met 40.
Actiecode: Met de actiecode 1 Initieel record wordt een initieel record aangeleverd en met
actiecode 2 wordt een correctierecord aangeleverd die een record moet corrigeren.
WZA-code: Door het CAK wordt aan iedere gemeente een unieke (WZA-code) toegekend.
De “WZA-code” moet worden gebruikt bij het aanleveren van Voorzieningen. De “WZAcode” is een verplicht numeriek veld. De “WZA-code” bestaat uit maximaal 6 posities. De
combinatie van de WZA-code en het cliëntnummer is uniek en mag slechts eenmalig
worden aangeleverd.
Cliëntnummer: Een Wmo indicatie kan alleen aan een bestaande cliënt van de betreffende
gemeente worden gekoppeld. De cliënt moet bij het CAK worden voorzien van een
cliëntnummer. Het veld “cliëntnummer” is een verplicht Numeriek veld. Het “cliëntnummer”
bestaat uit maximaal 10 posities. Bij het aanleveren van een Wmo indicatie record wordt
gecontroleerd of het cliëntnummer al bestaat.
H&V Groep: De H&V Groep koppelt de Wmo indicatie aan één van de H&V Groepen. Het
doorgeven van Wmo indicaties is verplicht bij een aantal H&V groepen, terug te vinden in
de bijlage.
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 15 van 20
•
•
•
•
•
Datum vanaf: een indicatie wordt afgegeven vanaf een bepaalde datum. “Datum vanaf” is
een verplicht numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd:
DDMMEEJJ (bijvoorbeeld 13112014 voor 13 november 2014).
Datum t/m: een indicatie wordt afgegeven t/m een bepaalde datum. “Datum t/m” is een
optioneel numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd:
DDMMEEJJ (bijvoorbeeld 27122015 voor 27 december 2015).
Indicatie doorlopend: Het is mogelijk om een indicatie af te geven zonder einddatum. Als
de waarde van dit veld “J” is, dan moet het veld “Datum t/m” leeg gelaten worden. Als de
waarde van dit veld “N” of leeg is, is het veld “Datum t/m” verplicht,
Uren per week: Het aantal geïndiceerde “Uren per week” wordt uitgedrukt in uren en
minuten. De laatste twee posities van het veld aantal uren betreft het aantal minuten, de
eerste drie posities betreft het aantal uren. Let op!I n het veld “Uren per week” kan
maximaal 999 uur en 59 minuten worden aangeleverd. Het CAK heeft dit aangepast naar
maximaal 168 uur per cliënt, per week om te voorkomen dat er meer uren worden
aangeleverd dan de week groot is.
Wmo ID: Het “Wmo ID” is een alfanumeriek veld. Het “Wmo ID” bestaat uit maximaal 20
posities. Het “Wmo ID” wordt bij de betreffende cliënt en indicatie vastgelegd. Het is
noodzakelijk een “Wmo ID” aan te leveren, zodat bij een eventuele door te voeren
correctie de unieke combinatie van WZA code, cliëntnummer en Wmo ID het mogelijk
maakt het betreffende record te vinden en te corrigeren.
2.7 Verblijf record
Vanaf 2015 kan er een nieuw record worden aangeleverd bij het CAK. Met dit record kunnen
Maatschappelijke Opvang, Beschermd Wonen nieuwe cliënten en overgangsrecht (maximaal 5 jaar) en
Kortdurend Verblijf overgangsrecht (maximaal 1 jaar) aangeleverd worden.
Voor 2015 zal het CAK cliënten met een lopende indicatie voor Beschermd Wonen overgangsrecht en
Kortdurend Verblijf overgangsrecht, continueren. Dit betekent dat de gemeente een lijst van het CAK zal
ontvangen met de cliënten die door het CAK zijn aangemerkt als cliënt met overgangsrecht.
De gemeente kan voor een nieuwe cliënt een volledig 60 record aanleveren, voor cliënten met
overgangsrecht kan alleen de einddatum van zorg door de gemeente worden aangeleverd.
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 16 van 20
VERBLIJFRECORD
Veld
Vorm
V/O
Toelichting
Recordtype
2N
V
= 60
Actiecode
1N
V
1 = initieel record 2 = correctierecord 3 = terugtrekking
WZA code
6N
V
Unieke code van de gemeente
Clientnummer
10N
V
Uniek per gemeente
Type verblijf
2N
V
01 = Mo , 02 = BW, 03 = KV overgang, 04 = BW overgang
Datum vanaf
8N
V
DDMMJJJJ met ingangsdatum vanaf 01-01-2015
Datum t/ m
8N
O
DDMMJJJJ met einddatum vanaf 01-01-2015
Regeling
1N
V
1 = Wmo 3 = Wmo 2015 overgangsrecht
AGB code
6N
V
Code van de instelling
Aantal dagen per week
1N
O
1,2,3,4,5,6 of 7
Dossiernummer
20A
V
Nummer van het dossier wat de gemeente hanteert
Filler
65A
O
Spaties
Dit recordtype moet in combinatie met het 10-12 en-record worden aangeleverd.
Voorbeeld van een Verblijf record:
60I1I680001I1234567891I01I01022015I
I1I420176I I54321201001589471032I “65 spaties”I
De “|” is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record.
•
•
•
•
•
Het record type: Het record voor Verblijf start met 60.
Actiecode: Met de actiecode 1 Initieel record wordt een initieel record aangeleverd en met
actiecode 2 wordt een correctierecord aangeleverd die een record moet complementeren
(toevoegen van einddatum) of corrigeren. Met actiecode 3 is het mogelijk om de totale zorg
in te trekken wanneer deze onterecht is aangeleverd.
WZA-code: Door het CAK wordt aan iedere gemeente een unieke (WZA-code) toegekend.
De “WZA-code” moet worden gebruikt bij het aanleveren van Voorzieningen. De “WZA-code”
is een verplicht numeriek veld. De “WZA-code” bestaat uit maximaal 6 posities. De
combinatie van de WZA-code en het Cliëntnummer is uniek en mag slechts eenmalig
worden aangeleverd.
Cliëntnummer: De cliënt moet bij het CAK worden voorzien van een cliëntnummer. Het veld
“Cliëntnummer” is een verplicht Numeriek veld. Het “Cliëntnummer” bestaat uit maximaal 10
posities.
Type verblijf: 01 = Maatschappelijke opvang , 02 = Beschermd Wonen nieuwe cliënten, 03 =
Kortdurend Verblijf overgangsrecht, 04 = Beschermd Wonen overgangsrecht.
Let op! Ondersteuning Mantelzorg wordt niet aangeleverd in het verblijf record maar in het voorziening
record.
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 17 van 20
•
•
•
•
•
•
•
Datum vanaf: een indicatie wordt afgegeven vanaf een bepaalde datum. “Datum vanaf” is
een
verplicht numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd:
DDMMEEJJ (bijvoorbeeld 01022015 voor 1 februari 2015).
Datum t/m: een indicatie wordt afgegeven t/m een bepaalde datum. “Datum t/m” is een
optioneel numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd:
DDMMEEJJ (bijvoorbeeld 27122015 voor 27 december 2015).
Regeling: 1 = Wmo 3 = Wmo 2015
AGB code: code van de instelling waar de klant verblijft.
Aantal dagen per week: 1,2,3,4,5,6 of 7 dagen
Dossier nummer: Het “Dossiernummer” is een Alfanumeriek veld. Het “Dossiernummer”
bestaat uit maximaal 20 posities. Het dossiernummer wordt bij de betreffende klant en
geleverde Wmo 2015 zorg en /of een hulpmiddel en/ of ontvangen voorziening vermeld.
Maatschappelijke Opvang
Maatschappelijke opvang wordt aangeleverd met type verblijf 01. Het zijn nieuwe cliënten die met actiecode 1
moeten worden aangeleverd. Er zijn een aantal verplichte velden bij de aanlevering van een cliënt met
Maatschappelijke Opvang, dit zijn datum vanaf, AGB code van de instelling en dossiernummer. Aantal dagen
mag leeggelaten worden.
Bij Maatschappelijk opvang is het mogelijk een correctie aan te leveren met actiecode 2. Met actiecode 2
(correctie) kan de datum tot en met worden aangeleverd of de AGB code worden gewijzigd.
Er zijn een aantal gegevens die niet gecorrigeerd kunnen worden door middel van actiecode 2. Het gaat om
de gegevens datum vanaf, regeling en dossiernummer. Wanneer u onverhoopt één van deze gegevens
verkeerd heeft aangeleverd dan dient u eerst een record met actiecode 3 aan te leveren en hierna levert u
een nieuw initieel record aan.
Beschermd Wonen Wmo 2015
Beschermd Wonen wordt aangeleverd met type verblijf 02. Het zijn nieuwe cliënten die met actiecode 1
moeten worden aangeleverd. Er zijn een aantal verplichte velden bij de aanlevering van een cliënt met
Beschermd Wonen, dit zijn datum vanaf, AGB code van de instelling, aantal dagen per week en
dossiernummer.
Bij Beschermd Wonen nieuwe cliënten opvang is het mogelijk een correctie aan te leveren met actiecode 2.
Met actiecode 2 (correctie) kunnen de datum tot en met worden aangeleverd, de AGB code worden gewijzigd
en de aantal dagen per week gecorrigeerd worden.
Er zijn een aantal gegevens die niet gecorrigeerd kunnen worden door middel van actiecode 2. Het gaat om
de gegevens datum vanaf, regeling en dossiernummer. Wanneer u onverhoopt één van deze gegevens
verkeerd heeft aangeleverd dan dient u eerst een record met actiecode 3 aan te leveren en hierna levert u
een nieuw initieel record aan.
Kortdurend Verblijf overgangsrecht
Het CAK continueert de cliënten die in 2014 bij het CAK bekend zijn met Kortdurend Verblijf voor het jaar
2015. Wanneer er geen dossiernummer bekend is van deze cliënt, dan zal het CAK het BSN gebruiken. Het
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 18 van 20
enige wat er aangeleverd kan worden door de gemeente voor Kortdurend Verblijf Overgangsrecht is een
einddatum van deze zorg. Dit dient te gebeuren met een correctierecord (actiecode 2). De datum vanaf van
dit type zorg kan alleen 01-01-2015 zijn.
Bij Kortdurend Verblijf overgangsrecht kan alleen de einddatum door de gemeente gecorrigeerd worden.
Kortdurend Verblijf overgang is maximaal voor 1 jaar. Vanaf 1 januari 2016 bestaat Kortdurend Verblijf
overgangsrecht niet meer.
Beschermd Wonen overgangsrecht
Het CAK continueert de cliënten die in 2014 bij het CAK bekend zijn met Beschermd Wonen overgangsrecht
voor het jaar 2015. Wanneer er geen dossiernummer bekend is van deze cliënt, dan zal het CAK het BSN
gebruiken. Het enige wat er aangeleverd kan worden door de gemeente voor Beschermd Wonen
overgangsrecht is een einddatum van deze zorg. Dit dient te gebeuren met een correctierecord (actiecode 2).
De datum vanaf van dit type zorg kan alleen 01-01-2015 zijn.
Bij Beschermd Wonen overgangsrecht kan alleen de einddatum door de gemeente gecorrigeerd worden.
Beschermd Wonen overgangsrecht is maximaal voor 5 jaar.
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 19 van 20
3 Bijlagen
3.1 Bijlage 1: Hoofdcategorieën productgroepen
Code
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Omschrijving
Type Regeling
Bruto PGB
HbH
Bruto PGB
Vergoeding Alfahulp
Bruto Vervoer
Bruto Wonen
Bruto Verhuiskosten
Bruto Overig
Bruto Eigen Aandeel
Netto PGB HbH
Netto PGB Vergoeding Alfahulp
Netto Eigen Aandeel
Hulp bij huishouden
Begeleiding
Persoonlijke verzorging
Kortdurend verblijf
Woondiensten
Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden / gezin
Dagbesteding
Vervoersdiensten
Overige groepsgerichte ondersteuning
Overige maatwerk arrangementen
Vervoersvoorzieningen
Woonvoorzieningen
Overige hulpmiddelen
Beschermd Wonen
Opvang
Spoedopvang
Overige beschermd Wonen en Opvang
Wmo Indicatie
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO 2015 20140825 0.10.docx
pagina 20 van 20

Download Report