ZA Standaard_v8 0_MZ

Zorgaanbieder Standaard
ZA-Standaard
Naam afdeling of projectteam:
Datum:
Naam auteur:
Versie:
Afdeling Dataverkeer Ketenpartners
-2012
Camille Versteegh
Versie 7
Inleiding
In deze handleidingen leggen wij uit hoe de elektronische bestandsuitwisseling volgens de zorgaanbieders
Standaard (ZA-Standaard) in zijn werk gaat.
Vragen?
Wij willen u bij de aanlevering van de zorguren zo goed mogelijk van dienst zijn en voorzien u graag van
informatie ’op maat’.
1. U kunt met al uw vragen en het aanleveren van bestanden terecht bij de Servicedesk
Dataverkeer Ketenpartners.
uurServicedesk Dataverkeer Ketenpartners
Telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur
Telefoonnummer
Faxnummer
Email
: 088 – 711 4888
: 088 – 711 4001
: [email protected]
2. Met al uw vragen over een individuele klant kunt u contact opnemen met ons Klant
Contact Centrum.
Contactcentrum CAK
Telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08.00 tot 18.00 uur.
Telefoonnummer
: 0800 – 1925
Internet
: www.hetcak.nl
Voor het antwoord op algemene klantvragen kunt u ook terecht op onze website. Op
www.hetcak.nl kunt u onder ‘Vragen?’ zoeken of het antwoord op uw vraag bekend is. De
’Veelgestelde vragen‘ worden regelmatig geüpdatet. Staat het antwoord er niet tussen,
dan kunt u contact met ons opnemen via de pagina ‘Contact’.
pagina 2 van 24
Wijzigingslog
In het wijzigingslog vindt u alle wijzigingen die zijn doorgevoerd als de ZA-Standaard is aangepast naar een
nieuwe versie.
Bent u een bestaande gebruiker van de ZA-Standaard? Dan kunt u in dit wijzigingslog in één oogopslag zien
wat er gewijzigd is en wat u in uw programmatuur moet aanpassen.
Bent u een nieuwe gebruiker van de ZA-Standaard? Dan is het wijzigingslog niet direct voor u van
toepassing. Neem dan de gehele ZA-Standaard aandachtig door en bouw uw programmatuur strikt volgens
de ZA-Standaard op.
Huidige versie = Versienummer 7
Releasedatum = 22-06-2012
Algemene wijzigingen
- Tekstuele wijzigingen
pagina 3 van 24
Inhoudsopgave
Inleiding
Wijzigingslog
1. Digitale aanlevering klantgegevens en zorguren
1.1
AGB- en/of WZA-code
1.2
Bestandsaanlevering
1.2.1
Opbouw wachtwoord
1.2.2
Aanlevering klantgegevens en zorguren
1.2.3
Uitval klantgegevens en zorguren
1.2.4
Gebruik cliëntnummer
1.3
Bestandsopbouw
1.3.1
Bestandsnaam
1.3.2
Testbestanden
2. Beknopte recordlay-out met toelichting
2.1
Hoofdrecord (verplicht)
2.1.1
Recordtype
2.1.2
AGB-code
2.1.3
Bestandsnummer
2.1.4
Verwerkingsdatum
2.1.5
Systeemomgeving
2.1.6
Versienummer
2.1.7
Filler
2.2
Cliënt stamrecord
2.2.1
Jaartal ingangsdatum
2.2.2
Weeknummer ingangsdatum
2.2.3
Cliëntnummer
2.2.4
Persoonstype
2.2.5
Achternaam
2.2.6
Voorvoegsels
2.2.7
Voorletters
2.2.8
Geboortedatum
2.2.9
Burgerservicenummer
2.3
Cliënt aanvullend record
2.3.1
Geslacht
2.3.2
Postcode + huisnummer (toevoeging)
2.3.3
Burgerlijke staat
2.3.4
Leefeenheid
2.3.5
In AWBZ
2.3.6
Automatische incasso
2.3.7
Banknummer
2.3.8
Telefoonnummer
2.3.9
Overlijdensdatum
2.4
Cliënt verzendadresrecord
2.4.1
Actiecode
2.4Cliënt incassoadresrecord
2.5
Aanvullend incassorecord
2.6
Cliënt zorgrecord
2.6.1
Actiecode
2.6.2
Jaartal afgenomen product
2.6.3
Week afgenomen product
2.6.4
Afgenomen product
2.6.5
Financieringsstroom
2.6.6
Aantal uren
2.6.7
Medewerkernummer
2.6.8
Deskundigheid
2.7
Sluitrecord
2.7.1
Aantal records
2.7.2
Aantal uren
3. Bijlagen ZA-Standaard
pagina 4 van 24
2
3
5
5
5
5
5
6
6
7
8
8
9
10
10
10
10
10
10
10
10
11
11
12
12
12
12
13
13
13
13
14
15
15
15
15
15
15
15
15
15
16
16
17
18
19
19
20
20
21
21
21
21
22
23
23
23
24
3.1
3.2
1.
Bijlage I Voorbeeld van een bestand
Bijlage II Voorbeeld van een uitvallijst
24
24
Digitale aanlevering klantgegevens en zorguren
1.1
AGB- en/of WZA-code
Om klantgegevens en zorguren bij ons aan te leveren, moet u in het bezit te zijn van een Algemene
Gegevens Beheer Code (AGB-code) om extramurale AWBZ-zorg te kunnen aanleveren en/of Wmo Zorg
Aanbieder Code (WZA-code) om Wmo-zorg te kunnen aanleveren.
Vektis geeft de AGB-code uit. Wij geven de WZA-code uit.
Voorbeeld
AGB-code (vb.750000) klant- en zorgaanleveringen betreffende Zorg zonder Verblijf (ZzV)
WZA-code (vb.690000) klant- en zorgaanleveringen betreffende Wet maatschappelijke ondersteuning
(Wmo)
Meer informatie over deze codes leest u op www.hetcak.nl. Ga naar CAK zakelijk > Ik werk bij een
zorgaanbieder.
Wanneer u zorg levert bij een klant voor de regelingen Zorg zonder Verblijf én Wmo, dan moet de
zorgaanbieder de klantgegevens en zorguren gescheiden, dus op beide codes, aanleveren. De
bestandsnaam van deze bestanden is voorzien van de AGB- of de WZA-code, een referentie naar het
huidige jaar en een volgnummer. Hier wordt later in de handleiding verder op ingegaan.
1.2
Bestandsaanlevering
De ZA-Standaard ondersteunt op dit moment aanleveringen van gezipte bestanden via de e-mail. De
bestanden moet u wel van een wachtwoord voorzien. Stuur de bestanden naar
[email protected]. De medewerkers van de afdeling Dataverwerking handelen de e-mail
binnen drie werkdagen af. Een e-mail met een vraag over de aanlevering of uitval van gegevens
behandelen we binnen vijf werkdagen.
1.2.1
Opbouw wachtwoord
Ieder bestand moet een wachtwoord hebben. Bouw het wachtwoord op de volgende manier op:
AGB/WZA-code, week van aanlevering bestand, jaartal
Voorbeeld: 750000372014 wanneer de aanleverdatum 14 september 2014 is.
Levert u twee bestanden tegelijk aan (Bijvoorbeeld één voor Zorg zonder Verblijf en één voor Wet
maatschappelijke ondersteuning)? Dan kunnen de wachtwoorden op de gezipte bestanden niet identiek zijn,
omdat de één begint met de AGB-code en de andere met de WZA-code.
1.2.2
Aanlevering klantgegevens en zorguren
Een zorgjaar bestaat voor de regelingen Zorg zonder Verblijf en Wmo uit 13 perioden van 4 weken. Wij
brengen jaarlijks een periodetabel uit waar deze zorgperioden op staan. In deze tabel kunt u zien tot
wanneer een periode loopt en wanneer u de zorguren uiterlijk bij ons moet aanleveren. De periodetabel kunt
u downloaden op www.hetcak.nl. Ga naar CAK zakelijk > Ik werk bij een zorgaanbieder > Downloads.
Let op: Om de klant tijdig te kunnen factureren is het belangrijk dat u een bestand binnen vier weken na het
verlopen van de periode aanlevert.
NAW-gegevens mag u niet verdeeld over meerdere bestanden aanleveren. Het cliënt stamrecord (10
record), het cliënt aanvullend record (12 record) en het zorgrecord (51 record) moeten in één bestand staan
pagina 5 van 24
met vermelding van het burgerservicenummer. Wanneer de klantgegevens bij ons zijn aangeleverd,
controleren wij deze gegevens bij de GBA. Wij ontvangen automatisch eventuele mutaties van deze klant.
Voorbeelden van deze mutaties:
• Verhuisdata
• Overlijdensdata
1.2.3
• Trouw- of scheidingsdata
• Geboortes
Uitval klantgegevens en zorguren
Tijdens de verwerking van de aangeleverde bestanden met klantgegevens en zorguren kunnen er
problemen ontstaan waardoor het hele bestand of delen van het bestand niet te verwerken zijn. Dit wordt
uitval genoemd. U ontvangt na iedere aanlevering een uitvallijst. Op deze lijst kunt u terugvinden of er wel of
geen uitval is. In het document ‘Toelichting op de uitvallijsten’ (zie www.hetcak.nl > CAK Zakelijk > Ik werk
bij een zorgaanbieder > Downloads) worden redenen van uitval genoemd. Ook vindt u een korte toelichting
en de te ondernemen actie bij de verschillende uitvalcodes.
Bij vragen over de uitvallijst kunt u ook terecht bij de Servicedesk Ketenpartners. Lever bij eventuele uitval
zo spoedig mogelijk een correctie aan. Wanneer een bestand in zijn geheel niet te verwerken is, moet u het
herstelde bestand opnieuw aanleveren. Dit moet u uiterlijk binnen drie werkdagen na ontvangst van de
uitvallijst verzenden. Bij gedeeltelijke uitval van een bestand, moet u de gewijzigde klantgegevens en/of
zorguren uiterlijk vier weken na het verloop van een periode aanleveren.
1.2.4
Gebruik cliëntnummer
Met de ZA-standaard is het mogelijk om eigen cliëntnummers door te geven. Hierdoor is de
bestandsuitwisseling transparant en is er gemakkelijk te communiceren over de aanlevering. Het is niet
toegestaan om een cliëntnummer opnieuw te gebruiken.
pagina 6 van 24
1.3
Bestandsopbouw
De bestandsuitwisseling gaat volgens een bepaald formaat. In dit hoofdstuk gaan wij dieper in op de
voorwaarden waar de verschillende recordtypen aan horen te voldoen en welke combinaties noodzakelijk
zijn om de klantgegevens en zorguren goed aan te leveren.
Een bestand heeft altijd één hoofdrecord, één sluitrecord en kan één of meerdere cliëntrecords (NAWgegevens) en zorgrecords (zorguren) bevatten. Deze gegevens worden in deze volgorde geplaatst in een
bestand:
•
•
•
•
Hoofdrecord
Cliëntrecord
Zorgrecord
Sluitrecord
Elk bestand bevat verschillende recordtypes. Met uitzondering van het hoofd- en sluitrecord kunnen de
overige recordtypes in het bestand in een wisselende samenstelling worden aangeleverd
De volgende recordtypen worden door de interface ondersteund:
•
•
•
•
•
•
•
•
Hoofdrecord
Cliënt stamrecord
Cliënt aanvullend record
Cliënt verzendadresrecord
Cliënt incassoadresrecord
Aanvullend incassorecord
Cliënt zorgrecord
Sluitrecord
(01-record)
(10-record)
(12-record)
(20-record)
(30-record)
(32-record)
(51-record)
(90-record)
In bijlage I staat een voorbeeld van de opbouw van een bestand.
pagina 7 van 24
1.3.1
Bestandsnaam
De bestandsnaam van een TZI-bestand is een 8-cijferige combinatie gevolgd door een 3-cijferig
volgnummer en zijn van elkaar gescheiden door een punt.
Bijvoorbeeld 75000013.001 of 69000013.001.
De eerste zes cijfers is de AGB- of WZA-code van uw organisatie. De volgende twee cijfers zijn de laatste
twee cijfers van het huidige jaar (dus voor 2012 geldt 12 en voor 2011, 11). De laatste drie cijfers is het
volgnummer. Dit volgnummer moet per nieuw bestand een opvolgend nummer hebben. Wij adviseren om bij
001 te beginnen. Zoals gezegd moeten deze opvolgend zijn, dus als u een bestand aanlevert met
volgnummer 001 en daarna een bestand met volgnummer 003, dan parkeren wij het bestand met
volgnummer 003, totdat u het bestand met volgnummer 002 aanlevert. U bent zelf verantwoordelijk voor de
administratie zodat de bestanden opvolgend worden aangeleverd.
1.3.2
Testbestanden
Gaat u voor de eerste keer zorg aanleveren? Dan kunt u eerst een aantal testbestanden naar ons sturen.
Met deze testbestanden controleren wij of de aangeleverde bestanden technisch kunnen verwerken.
Wanneer de testbestanden correct zijn, kunt u overgaan tot het aanleveren van het daadwerkelijke
zorggegevens.
Ook als u aanpassingen in uw softwarepakket heeft gedaan, is het wenselijk om opnieuw een testbestand
aan te leveren. Wij controleren of de bestanden technisch correct zijn, zodat er geen onnodige uitval en
vertraging wordt veroorzaakt in de aanlevering van de klantgegevens en zorguren.
pagina 8 van 24
2.
Beknopte recordlay-out met toelichting
In dit hoofdstuk lichten wij de verschillende recordtypen toe. Wij behandelen de verschillende velden in de
recordtypen en geven de belangrijkste aandachtspunten aan.
Let op! De voorbeelden in dit hoofdstuk zijn fictief en komen uit een testomgeving.
U ziet per recordtype de structuur van het bericht. Van elk gegeven wordt de naam beschreven, het soort,
de veldlengte, het formaat en of het veld verplicht is.
Een aantal velden komen in meerdere records voor. De toelichting op het veld wordt echter maar één keer
in dit document vermeld. Wij behandelen de records op chronologische volgorde, beginnend bij het laagste
record nummer.
Recordspecificatie
Soort
Hiermee wordt aangegeven of het veld numeriek of alfanumeriek is:
Lengte
Formaat
Eindpositie
Verplicht
A = Alfanumeriek, kan alle ondersteunde lettertekens bevatten
N = Numeriek, dit kan alleen cijfers bevatten. Wanneer niet alle posities gebruikt worden,
moet u voorloopnullen in het veld invullen.
Is een numeriek veld, waarmee het maximaal aantal karakters aangegeven wordt.
Dit is de juiste weergave van het record om goed verwerkt te kunnen worden.
De optelling van de verschillende lengtevelden.
Hiermee wordt aangegeven of een veld verplicht of optioneel is:
V= verplicht
O = optioneel
Toelichting
NB: Wanneer een veld optioneel en numeriek is, moet u het veld volledig met spaties
invullen, als u die niet met een numerieke waarde wilt invullen.
Eventueel kunt u hier een korte toelichting op het veld geven, bijvoorbeeld bij
keuzemogelijkheden
• Elk record heeft een vaste recordlengte van 80 posities.
• Elk verplicht veld moet een waarde hebben.
• Als aangegeven is dat een beperkt aantal waarden wordt toegestaan, dan mag er geen andere
waarde in het veld staan.
pagina 9 van 24
2.1
Hoofdrecord (verplicht)
Elk bestand waarin u klantgegevens en zorguren aanlevert, is voorzien van een hoofdrecord. Het
hoofdrecord bevat een groot deel van de bestandsnaam. Voor de verwerking van het bestand is dit
noodzakelijk.
Tabel 1
Toelichting hoofdrecord
Veld
Soort
Lengte
Recordtype
AGB-code
Bestandsnummer
Verwerkingsdatum
N
N
N
N
2
6
7
8
Systeemomgeving
A
Versienummer
Filler
N
A
Formaat
Eind
positie
Verplicht
Toelichting
2
8
15
23
V
V
V
V
=01
AGB of WZA code
+volgnummer
1
24
V
2
54
26
80
V
V
JJJJ999
JJJJMMDD
P= productie
T = test
=20
Spaties
Voorbeeld van een hoofdrecord
2.1.1
Recordtype
Het recordtype is het unieke identificatienummer om de verschillende records te identificeren en te
herkennen.
2.1.2
AGB-code
Vul hier uw AGB-code of WZA-code in. Deze code bestaat uit zes posities.
2.1.3
Bestandsnummer
Het bestandsnummer is uniek per zorgaanbieder. Houd er rekening mee dat het volgnummer in de
bestandsnaam opvolgend moet zijn aan voorgaande volgnummers.
De AGB/WZA-code, het jaartal en het volgnummer in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan de AGB/WZAcode, het jaartal en het volgnummer in het hoofdrecord.
2.1.4
Verwerkingsdatum
De verwerkingsdatum mag niet in de toekomst liggen.
2.1.5
Systeemomgeving
In dit veld geeft u aan of het bestand een test- of een productiebestand betreft.
2.1.6
Versienummer
Het versienummer is momenteel 20. Wij informeren u wanneer deze versie wijzigt. Andere versienummers
ondersteunen we momenteel niet.
2.1.7
Filler
De filler is bedoeld om het hoofdrecord aan te vullen naar 80 posities, zodat alle records van het bestand
dezelfde lengte hebben.
pagina 10 van 24
2.2
Cliënt stamrecord
Het cliënt stamrecord bevat de identificerende gegevens van een klant die zorg ontvangt. Belangrijk is dat u
hierin altijd het burgerservicenummer van de betreffende klant vermeld. Het cliënt stamrecord moet u altijd
in combinatie met de adresgegevens aanleveren in het cliënt aanvullend record. Lever deze gegevens voor
alle klanten in elk bestand aan. Dat is namelijk wettelijk verplicht.
Tabel 2
Toelichting cliënt stamrecord
Veld
Soort
Lengte
Recordtype
Jaartal
ingangsdatum
Weeknummer
ingangsdatum
N
2
N
4
N
2
Cliëntnummer
Formaat
JJJJ
Eind
positie
Verplicht
Toelichting
2
V
6
V
=10
Jaartal ≥ 2000
8
V
N
10
18
V
N
1
19
V
A
25
44
V
A
8
52
O
Voorletters
Geboortedatum
BSN
A
N
5
8
57
65
V
V
N
9
74
V
Filler
A
6
80
Persoonstype
Achternaam
Voorvoegsels
JJJMMDD
Conform periodetabel
Uniek nummer per
zorgaanbieder, altijd 10
cijfers (eventueel
aanvullen met voorloop
nullen)
1=Klant
2=Partner
Conform NEN-norm
Conform NEN-norm. Niet
hoofdlettergevoelig, voluit
geschreven
Conform NEN-norm
Moet voldoen aan 11
proef
Spaties
Voorbeeld van een cliënt stamrecord
2.2.1
Jaartal ingangsdatum
Vul hier het jaartal in dat de klant voor het eerst zorg bij uw organisatie heeft ontvangen. Wisselt een klant
van zorgaanbieder? Dan moet de nieuwe zorgaanbieder het jaar aanhouden dat zij zelf voor het eerst zorg
aanleveren wij de klant. Het jaartal mag echter niet voor jaar 2000 liggen.
pagina 11 van 24
2.2.2
Weeknummer ingangsdatum
De ingangsdatum van de weeknummers begint op maandag en eindigt op zondag. Dit kunt u terugzien op
onze periodekalender. De periodekalender kunt u downloaden op www.hetcak.nl. Ga naar CAK zakelijk > Ik
werk bij een zorgaanbieder > Downloads.
2.2.3
Cliëntnummer
Het cliëntnummer is het unieke identificatienummer van de zorgaanbieder. Wij combineren dit cliëntnummer
met de AGB en/of WZA-code waarop u de klantgegevens aanlevert. Deze unieke combinatie wordt
vastgelegd in de leefeenheid waarin wij de klant registreren.
Let op: Het is niet toegestaan om een eerder gebruikt cliëntnummer opnieuw te gebruiken.
2.2.4
Persoonstype
Wij adviseren u alleen het cliënt stamrecord aan te leveren van de klant. De gegevens van een eventuele
partner ontvangen wij namelijk automatisch van de Gemeentelijk Basisadministratie. Hierdoor kunnen wij
eventuele vertragingen door foutieve gegevens voorkomen.
2.2.5
Achternaam
Vul hier de achternaam zoals bekend bij de GBA in. Deze mag maximaal 25 posities innemen. Bij het
invullen hoeft u geen rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. U kunt leestekens gebruiken
(bijvoorbeeld Jörgens). Spaties kunt u invullen, deze tellen wel mee als positie.
Heeft een achternaam meer dan 25 posities? Let dan goed op hoe de naam juist afgebroken moet worden.
De voorwaarde is dat de eerste naam volledig wordt weergegeven in het cliënt stamrecord.
Voorbeeld:
Goed:
Fout:
Croiset van Ugchelen-Wouters
Croiset van Ugchelen-Wout
Cr. van Ug.-Wouters
Bij personen met een buitenlandse afkomst verdient het afbreken van de achternaam extra aandacht. In een
aantal landen is het de gewoonte dat de geboortenaam van een persoon bestaat uit de achternaam van de
vader en de achternaam van de moeder. Het is daarom raadzaam om te controleren op welke wijze deze
persoon bij de burgerlijke stand staat ingeschreven (bijvoorbeeld via het paspoort of rijbewijs). Als het
afbreken van de achternaam noodzakelijk is, neem dan een deel van de geboortenaam op.
Voorbeeld:
Goed:
Fout:
Sabramohammed Pastahannessi (naam vader/ naam moeder)
Sabramohammed Pastahannes
Sabramohammed
De achternaam van gehuwde klanten kunt u op vier verschillende manieren aanleveren. Ook hierbij is het
van belang dat u de combinatie aanhoudt zoals bekend is bij de burgerlijke stand.
•
•
•
•
Alleen geboortenaam
Alleen gehuwde naam
Gehuwdenaam-geboortenaam
Geboortenaam-gehuwde naam
In het geval van een combinatie moet u de namen scheiden door middel van een “-“ (koppelteken). U hoeft
geen spaties voor of na het koppelteken te plaatsen.
pagina 12 van 24
2.2.6
Voorvoegsels
Gebruik in het cliënt stamrecord voorvoegsels op de volgende manier:
Voorbeeld:
Goed:
Fout:
2.2.7
Van Dijk-De Bruin
Achternaam Dijk-De Bruin
Voorvoegsel Van
Achternaam Dijk-Bruin
Voorvoegsel DeVan
Voorletters
Het aantal te vullen posities is minimaal één en maximaal vijf. Eventuele punten vult u niet in. Spaties
kunnen ook worden meegeleverd, deze tellen wel mee als positie.
Voorbeeld:
Goed:
Fout:
2.2.8
Eric Johannes Jacobus Jansen
EJJ
E.J.J
Geboortedatum
In dit veld vult u de geboortedatum van de klant in. Bij personen van buitenlandse afkomst is soms alleen
het geboortejaar bekend. Vul in dergelijke gevallen de geboortedatum als volgt in:
19JJ0000 (JJ= in het bestand moet deze vervangen worden door het geboortejaar)
Als het niet mogelijk is de geboortedatum zo aan te leveren, moet u deze handmatig aanleveren (bij
voorkeur met een kopie van de uitvallijst waar deze klanten op voorkomen).
Voorbeeld:
Goed:
Fout:
2.2.9
31 december 1960
19601231
31121960
Burgerservicenummer
U bent verplicht om het burgerservicenummer van een klant in te vullen. Dit gebruiken wij voor de
identificatie van de klant. Hierdoor kunnen wij verkeerde identificatie voorkomen. De GBA koppelt de
gegevens terug die geregistreerd staan bij dit BSN.
Voorbeeld: De heer Voorbeeld ontvangt zorg, maar mevrouw Voorbeeld heeft per ongeluk haar eigen BSN
doorgegeven aan de zorgaanbieder. De zorgaanbieder heeft dit niet geverifieerd en in het cliënt stamrecord
worden de NAW-gegevens van heer Voorbeeld aangeleverd in combinatie met het BSN van zijn vrouw.
Wanneer wij deze gegevens van de GBA ontvangen, wordt er een positieve match gevonden op het BSN en
ontvangen we de gegevens van mevrouw Voorbeeld. Hierdoor koppelen wij het cliëntnummer van de heer
Voorbeeld aan mevrouw Voorbeeld.
Wanneer bovenstaande situatie van toepassing is, waarbij er NAW-gegevens aangeleverd worden met een
afwijkend BSN, dan kunnen wij deze koppeling niet ongedaan maken. De zorgaanbieder zal eventueel
aangeleverde uren moeten corrigeren naar 0 en voor de klant die de zorg wel heeft ontvangen een nieuw
cliëntnummer aanmaken. Daardoor kan er opnieuw een verificatie plaatsvinden en kunnen we de uren bij de
juiste persoon registreren.
Let op! Per 1 september 2012 is het aanleveren van het burgerservicenummer verplicht.
pagina 13 van 24
2.3
Cliënt aanvullend record
In dit record vult u de aanvullende NAW-gegevens van de klant in. Het cliënt aanvullend record (12-record)
levert u altijd aan in combinatie met het cliënt stamrecord (10-record).
Tabel 3
Toelichting cliënt aanvullend record
Veld
Soort
Lengte
Recordtype
Jaartal
ingangsdatum
Weeknummer
ingangsdatum
N
2
N
4
N
Cliëntnummer
Persoonstype
Formaat
Eind
positie
Verplicht
Toelichting
2
V
6
V
=12
Jaartal ≥ 2000
2
8
V
N
10
18
V
N
1
19
V
A
1
20
O
A
6
26
V
N
5
31
V
A
4
35
O
N
1
36
O
N
1
37
O
A
1
38
O
A
1
39
O
A
1
40
O
N
10
50
O
N
10
60
O
N
8
68
O
A
12
80
O
JJJJ
Geslacht
Postcode
Huisnummer
Huisnummer
toevoeging
Burgerlijke
staat
Leefeenheid
In AWBZ
Inkomensopvraag
Automatische
incasso
Banknummer
Telefoonnumm
er
Overlijdensdatu
m
Filler
JJJJMMDD
pagina 14 van 24
Conform de periodekalender
van het CAK
Uniek nummer per
zorgaanbieder, altijd 10 cijfers
(eventueel aanvullen met
voorloop nullen)
1=Klant
2=Partner
M=Man
V=Vrouw
=Onbekend (spatie)
Aanleveren met hoofdletters,
postcode moet staan in
postcodetabel van Post NL
Verplicht bij aanwezigheid van
toevoeging
0=Onbekend
1=Ongehuwd, nooit gehuwd
2=Gehuwd
3=Gescheiden
4Weduwe/weduwnaar
1=Eenpersoonshuishouden
2=Meerpersoonshuishouden
N=Nee
J=Ja
Niet gevuld is gelijk aan nee
N=Geen toestemming voor
inkomensopvraag
J=Toestemming voor
inkomensopvraag
Niet gevuld is gelijk aan J
N=Acceptgiro
J=Automatische incasso
Niet gevuld is gelijk aan nee
Net- en abonneenummer
Spaties
Voorbeeld van een cliënt aanvullend record
2.3.1
Geslacht
Dit veld mag gevuld worden met het geslacht zoals geregistreerd staat bij de burgerlijke stand. Als het
geslacht niet bekend is, vult u het veld in met een spatie.
2.3.2
Postcode + huisnummer (toevoeging)
Hier worden de gegevens gevuld zoals de klant geregistreerd staat bij het GBA. Het aanleveren van de
gegevens van een tijdelijke verblijfplaats, bijvoorbeeld een vakantiehuisje, kan als correspondentieadres
aangeleverd worden.
Wanneer er geen huisnummer bekend is (zoals het geval is bij bijvoorbeeld woonboten) moet een nul
gevuld worden in het veld huisnummer. Als dit niet door u zelf gedaan kan worden, dan moeten deze de
gegevens schriftelijk bij ons aangeleverd worden.
2.3.3
Burgerlijke staat
In de tabel met toelichting op het cliënt aanvullend record staan de vijf verschillende mogelijkheden vermeld.
2.3.4
Leefeenheid
Het veld leefeenheid mag worden voorzien van een spatie omdat de leefeenheid door de GBA wordt
bepaald.
2.3.5
In AWBZ
In de tabel met toelichting op het cliënt aanvullend record staan de drie verschillende mogelijkheden
vermeld. Deze mag worden gevuld met ‘J’ als de klant verblijft in een intramurale instelling.
2.3.6
Automatische incasso
Vul bij het veld automatische incasso een spatie in. Alleen een klant zelf mag toestemming voor
automatische incasso geven. Als u hier ‘J’ invult, wordt dit daarom niet verwerkt.
2.3.7
Banknummer
Het bankrekeningnummer moet voldoen aan de 11-proef. Voormalige gironummers hebben 7
posities.
2.3.8
Telefoonnummer
Het telefoonnummer bestaat uit 10 cijfers, het eerste cijfer is een 0. Gebruik geen koppelteken.
2.3.9
Overlijdensdatum
In het veld ‘overlijdensdatum’ kunt u spaties invullen omdat de overlijdensdatum door het GBA
wordt aangeleverd. Wanneer u het veld gevuld aanlevert, verwerken we dit niet.
pagina 15 van 24
2.4
Cliënt verzendadresrecord
De klant heeft de mogelijkheid om een correspondentieadres aan ons door te geven als de klant de
correspondentie niet op het adres die in de GBA staat wil ontvangen.
Let op! Een cliënt verzendadresrecord (20-record) wordt niet geaccepteerd, als er in het record een
cliëntnummer wordt aangeleverd dat nog niet bij ons bekend is. Er is dus nog geen 10 en 12 record
aangeleverd of de aangeleverde records zijn niet door ons geaccepteerd. Na overlijden van een klant
verwerken wij geen verzendadresrecords. De nabestaanden kunnen dit adres doorgeven via ons gratis
telefoonnummer (0800-1925).
Tabel 4
Toelichting cliënt correspondentieadres
Veld
Soort
Lengte
Recordtype
Actiecode
N
Formaat
Eind
positie
Verplicht
Toelichting
2
2
V
N
1
3
V
N
10
13
V
A
6
19
V
=20
1=Nieuw
2=Wijzigen
3=Verwijderen
Uniek nummer per
zorgaanbieder, altijd 10 cijfers
(eventueel aanvullen met
voorloopnullen)
Aanleveren met hoofdletters,
postcode moet staan in
postcodetabel van Post Nl
N
5
24
V
A
4
28
O
N
10
38
O
A
42
80
O
Cliëntnummer
Postcode
Huisnummer
Huisnummer
toevoeging
Telefoonnum
mer
Filler
Verplicht bij aanwezigheid van
toevoeging
Net- en abonneenummer
Spaties
Voorbeeld van een cliënt verzendadresrecord
2.4.1
Actiecode
Er zijn drie mogelijkheden voor het aanleveren van een correspondentieadres. De actiecode geeft aan wat u
met het correspondentieadres moet doen.
Actiecode 1
Actiecode 2
Actiecode 3
verwijderen.
Nieuw, er wordt voor de eerste keer een correspondentieadres aangeleverd
Wijzigen, bij ons is een correspondentieadres bekend, maar de klant wil dit adres wijzigen.
Verwijderen, er is bij ons een correspondentieadres bekend, maar de klant wil dit adres
Hieronder staan nog drie aandachtspunten voor het gebruik van het cliënt verzendadresrecord
•
•
•
Wanneer het 20 record met actie 1 wordt aangeleverd, dan moet het adres in dit cliënt verzendadres
record NIET voorkomen in ons bronsysteem.
Als de actiecode gelijk is aan 2 of 3, dan moet er een correspondentieadres aanwezig zijn in ons
systeem.
Wanneer de actiecode gelijk is aan 3, dan moeten de velden postcode, huisnummer en huisnummer
toevoeging (indien van toepassing) gevuld worden met de gegevens van het correspondentieadres dat
afgesloten moet worden.
pagina 16 van 24
2.4Cliënt incassoadresrecord
Als een derde (bijvoorbeeld een familielid of een administratiekantoor) zorgt draagt voor de financiële
administratie van de klant, kan er een factuuradres worden doorgegeven.
Let op! Een cliënt incassoadresrecord (30/32-record) wordt niet geaccepteerd wanneer er in het record een
cliëntnummer wordt aangeleverd dat nog niet bij ons bekend is. Er is dus nog geen 10 en 12 record
aangeleverd of de aangeleverde records zijn niet door ons geaccepteerd. Of de klant is overleden. Een
factuuradres kan in geval van overlijden schriftelijk aan ons worden doorgegeven.
Tabel 5
Toelichting cliënt factuuradres
Veld
Soort
Lengte
Recordtype
Actiecode
N
Formaat
Eind
positie
Verplicht
Toelichting
2
2
V
N
1
3
V
N
10
13
V
A
6
19
V
=30
1=Nieuw
2=Wijzigen
3=Verwijderen
Uniek nummer per
zorgaanbieder, altijd 10 cijfer
(eventueel aanvullen met
voorloop nullen)
Aanleveren met hoofdletters,
postcode moet staan in
postcodetabel TNT
N
5
24
A
4
28
O
N
10
38
O
A
42
80
O
Cliëntnummer
Postcode
Huisnummer
Huisnummer
toevoeging
Telefoonnummer
Filler
Voorbeeld van een cliënt incassoadresrecord
pagina 17 van 24
Verplicht bij aanwezigheid van
toevoeging
Net- en abonneenummer
Spaties
2.5
Aanvullend incassorecord
Om een compleet factuuradres te kunnen registreren moet altijd bij het cliënt incassoadresrecord het
aanvullend incassorecord aangeleverd worden.
Let op! De velden achternaam, voorvoegsels en voorletters moet gevuld te worden met de gegevens van
de persoon aan wie de facturen gericht wordt.
Tabel 6
Toelichting aanvullend incassorecord
Veld
Soort
Lengte
Recordtype
Cliëntnummer
N
Eind
positie
Verplicht
Toelichting
2
2
V
N
10
12
V
A
25
37
V
A
8
45
O
A
5
50
V
N
10
60
O
Automatische
incasso
A
1
61
O
Filler
A
19
80
O
=32
Uniek nummer per
zorgaanbieder, altijd 10 cijfers
(eventueel aanvullen met
voorloop nullen)
Conform NEN-norm
Conform NEN-norm. Niet
hoofdlettergevoelig, volluit
geschreven
Conform NEN-norm
Bankrekeningnummer moet
voldoen aan 11 proef,
voormalige gironummers
hebben 7 posities
N=Acceptgiro
J=Automatische incasso
Niet gevuld = nee
Spaties
Achternaam
Voorvoegsels
Voorletters
Banknummer
Formaat
Voorbeeld van een aanvullend incassorecord
pagina 18 van 24
2.6
Cliënt zorgrecord
Vul bij het cliënt zorgrecord de uren en minuten of dagdelen in die u aan de klant heeft geleverd. De klant
ontvangt op basis van deze gegevens een factuur wanneer de geleverde zorg bijdrageplichtig is.
Tabel 7
Toelichting cliënt zorgrecord
Veld
Soort
Lengte
Recordtype
Actiecode
N
Jaartal
afgenomen
product
Week
afgenomen
product
Cliëntnummer
Afgenomen
product
Financierings
stroom
Aantal uren/
dagdelen
Medewerkernummer
Deskundigheid
Filler
Formaat
Eind
positie
Verplicht
Toelichting
2
2
V
N
1
3
V
=51
1=Nieuw
2=Wijzigen
Jaartal ≥ 2000
N
4
7
V
N
2
9
V
JJJJ
N
10
19
V
N
3
22
V
N
2
24
V
N
5
29
V
N
10
39
V
N
2
41
O
A
39
39
O
Conform de periodekalender
van het CAK
Uniek nummer per
zorgaanbieder, altijd 10 cijfer
(eventueel aanvullen met
voorloop nullen)
Zie de conversietabel op
www.hetcak.nl
01 t/m 09 zie paragraaf 7.5 voor
toelichting
Het aantal zorguren, uitgedrukt
in uren en minuten of in
dagdelen. De eerste 3 spaties
staan voor het aantal uren en in
de laatste twee spaties wordt
het aantal minuten
weergegeven.
Nummer waaronder
medewerker van zorgaanbieder
geregistreerd is
Functieniveau van medewerker
zorgaanbieder
Spaties
Voorbeeld van een cliënt zorgrecord
2.6.1
Actiecode
Er zijn twee mogelijkheden voor het aanleveren van de zorguren. De actiecode geeft aan wat er met de
zorguren moet gebeuren.
Actiecode 1
Actiecode 2
Nieuw, er wordt een nieuw uniek record aangeleverd. Er zijn niet eerder zorguren
doorgegeven voor de betreffende combinatie van het cliëntnummer, jaar, week, productcode,
financieringsstroom en medewerkernummer. Bij deze actiecode mag het aantal uren niet nul
zijn.
Wijzigen, betekent dat het een wijziging betreft op al eerder aangeleverde uren. Er zijn al
eerder zorguren doorgegeven voor de betreffende combinatie van het cliëntnummer, jaar,
week, productcode, financieringsstroom en medewerkernummer.
pagina 19 van 24
Wanneer actiecode 1 (nieuw) wordt aangeleverd mag dit zelfde record niet bestaan in ons systeem. Het
betreft de combinatie cliëntnummer, jaar, week, productcode, financieringsstroom en medewerkernummer.
Als de uren aangeleverd met actiecode 1 gewijzigd moeten worden, lever dan hetzelfde zorgrecord aan voor
het juiste aantal uren, met actiecode 2.
Voorbeeld:
Riet de Vries (1234567890) heeft bij de heer Voorbeeld (0000123456) in week 41 van
2009 voor totaal 4 uur aan zorg geleverd. De zorgaanbieder heeft echter 5 uur bij ons
aangeleverd. Dit moet dus gecorrigeerd worden:
Goed:
511200941000012345602001005001234567890
512200941000012345602001004001234567890
511200941000012345602001005001234567890
511200941000012345602001005001234567890
Resultaat: correctie valt uit in verband met de tweede aanlevering actiecode 1, voor dezelfde
combinatie.
Fout:
Goed:
511200941000012345602001005001234567890
512200941000012345602001001001234567890
Resultaat: aantal uren is gecorrigeerd naar 1 uur, geleverd door Riet de Vries
Fout:
511200941000012345602001005001234567890
5122009410000123456020010-1001234567890
Resultaat: correctie valt uit in verband met niet numerieke waarde, in numeriek veld
Het is niet mogelijk om met het veld ‘actiecode’ een verkeerd aangeleverde productcode te wijzigen. Om dit
te wijzigen moet u eerst de uren corrigeren van de verkeerde productcode naar 0 uur en 0 minuten,
vervolgens moeten de uren op de juiste productcode aangeleverd
worden.
Voorbeeld:
.
Goed:
Fout:
2.6.2
De heer de Vries heeft in week 41 van 2009 ook nog hulp in het huishouden ontvangen van
een alfahulp. Zij is in totaal 3 uurtjes langs geweest. De zorgaanbieder heeft in plaats van
HH1, HH2 bij ons aangeleverd
511200941000012345600608003001212121212
512200941000012345600608000001212121212
511200941000012345600708003001212121212
511200941000012345600608003001212121212
512200941000012345600708003001212121212
Jaartal afgenomen product
Hier moet u het jaartal invullen waarin de zorg is geleverd. Dit jaartal mag niet in de toekomst liggen.
2.6.3
Week afgenomen product
Vul hier het weeknummer in waarin de zorg is geleverd. Dit weeknummer mag niet in de toekomst liggen.
Een week begint op maandag en eindigt op zondag. Dit kunt u terugzien op onze periodekalender. De
periodekalender kunt u downloaden op www.hetcak.nl. Ga naar CAK zakelijk > Ik werk bij een
zorgaanbieder > Downloads.
pagina 20 van 24
2.6.4
Afgenomen product
In onze conversietabel zijn de CTG-codes die door de NZa zijn vastgesteld vertaald naar productcodes. Wij
accepteren alleen de productcodes zoals deze staan vermeld in de conversietabel van het betreffende
zorgjaar.
Let op! Als niet kan worden vastgesteld hoeveel uur zorg er is geleverd (bijvoorbeeld bij dagactiviteit) wordt
de geleverde zorg per dagdeel aangeleverd als één uur zorg. In de conversietabel kunt u zien of u de
geleverde zorg in uren of in dagdelen moet aanleveren.
2.6.5
Financieringsstroom
De financieringsstroom geeft aan uit welke wettelijke regeling het product gefinancierd wordt.
Tabel 9
Financieringsstroomcode tabel
Nr.
Financieringsstroom
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AWBZ
Reikwijdteverbreding
PGB (AWBZ)
Ex-AAW
Intensieve thuiszorg (t/m 01-01-2002)
2de compartiment
3de compartiment
Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)
Overig
2.6.6
Aantal uren
Het aantal geleverde uren wordt uitgedrukt in uren en minuten of in dagdelen. Bij het doorgeven van het
zorgrecord, wordt het daadwerkelijk aantal geleverde zorguren doorgegeven. De laatste twee posities van
het veld aantal uren betreft het aantal minuten, de eerste drie posities betreft het aantal uren.
Voorbeeld:
De heer Voorbeeld heeft in totaal 6 uur en 45 minuten (dus 405 minuten) zorg ontvangen
van zijn huishoudelijke hulp Riet in week 40
Goed:
511200940000012345602001006451234567890
Fout:
511200940000012345602001004051234567890
Resultaat: het CAK factureert voor week 40, 4 uur en 5 minuten
Let op! In het veld aantal uren kan maximaal 168 uur per klant per week aangeleverd worden. Of bij het
aanleveren van afgenomen dagdelen maximaal 9 dagdelen per week. Aanlevering van dagdelen kan alleen
in hele, afgeronde aantallen worden aangeleverd. Er kan dus geen anderhalf dagdeel gedeclareerd worden.
Dit zou dan 1 dagdeel of twee dagdelen moeten zijn. Een dagdeel is een aaneengesloten periode zorg van
0-4 uur.
2.6.7
Medewerkernummer
Het veld ‘medewerkernummer’ is verplicht.
pagina 21 van 24
2.6.8
Deskundigheid
Het veld ‘deskundigheid’ mag leeg zijn. Vult u deze wel in, houd dan de codes van het model
productregistratie aan:
Tabel 10
Model productieregistratie
Nr.
Deskundigheid
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Thuishulp A
Verzorgingshulp B
Verzorgende C
Verzorgende D
Gespecialiseerde verzorgende E
Wijkziekenverzorgende
Verpleegkundige
Wijkverpleegkundige thuiszorg
Wijkverpleegkundige thuiszorg met aandachtsgebieden
Alfahulp/helpende
pagina 22 van 24
2.7
Sluitrecord
Elk bestand is voorzien van een sluitrecord. Het sluitrecord is een opsomming van de gegevens die in het
aangeleverde bestand worden aangeboden.
Tabel 11
Toelichting sluitrecord
Veld
Soort
Lengte
Recordtype
Aantal
records
Aantal uren
N
Filler
Formaat
Eind
positie
Verplicht
Toelichting
2
2
V
N
7
9
V
N
12
21
V
=90
Totaal regels in het bestand -2
(hoofd- en sluitrecord)
De eerste 10 spaties staan voor
het aantal uren en in de laatste
twee spaties wordt het aantal
minuten weergegeven.
A
59
80
O
Voorbeeld van een sluitrecord
Als er fouten zijn gevonden in het sluitrecord, dan verwerken we het bestand niet en sturen we het bestand
terug. Het gecorrigeerde bestand moet u onder dezelfde bestandsnaam opnieuw aanleveren, met een
duidelijke toelichting dat het een correctiebestand betreft.
2.7.1
Aantal records
Het totaal aantal records in het bestand (exclusief hoofd- en sluitrecord) moet gelijk zijn aan het opgegeven
aantal records in het sluitrecord.
2.7.2
Aantal uren
Het totaal aantal uren en minuten in de cliënt zorgrecords van het bestand moet gelijk zijn aan het aantal
uren en minuten dat u opgeeft in het sluitrecord.
pagina 23 van 24
3.
Bijlagen ZA-Standaard
3.1
Bijlage I Voorbeeld van een bestand
Toelichting
De eerste regel van het bestand is het hoofdrecord.
De tweede en derde regel van het bestand zijn de cliëntrecords.
De vierde tot en met de tiende regel van het bestand zijn de zorgrecords.
De drieëntwintigste regel van het bestand is het sluitrecord.
3.2
Bijlage II Voorbeeld van een uitvallijst
Thuiszorginstelling: 000000
Naam: CAK
Bestandsnaam: 00000000.000
Omgeving: Productie
Verwerking: 23-06-2004
Totaal aantal uren: 110:00
Hoofdrecord: 01000000200490320040623P20
Versie: 20
Aantal records: 37
Sluitrecord: 900000037000000011000
Cliënt
Oorspronkelijke record
Foutreden
0
01000000200490320040621P20
FOUTLOOS, ter verduidelijking meegenomen
924031929
51120041709240319290250000200000000000100
Zorguren zijn wachtende i.v.m. niet-bestaande cliënt (924031929)
0
900000037000000011000
FOUTLOOS, ter verduidelijking meegenomen
De toelichting van de uitvallijst met bijbehorende foutcodes vindt u op www.hetcak.nl. Ga naar CAK zakelijk
> Ik werk bij een zorgaanbieder > Downloads.
pagina 24 van 24

Download Report