Logistiek verbeterplan “Samen beter verder”

Logistiek verbeterplan
“Samen beter verder”
School:
Instituut:
Jaar:
Groep:
Studenten :
Avans Hogeschool Breda
Academie voor Algemeen en
Financieel Management
2013-2014
2
Jelte van den Elsen
Pip Horsman
Kübra Kara
Pepijn Laurijsen
Maaren Roest
1
Voorwoord
Dit adviesrapport is geschreven naar aanleiding van het afronden van de minor Strategie in
Beweging van het 4e studiejaar in opdracht van Avans Hogeschool te Breda en het Amphia
ziekenhuis te Breda. Het rapport is opgesteld door Pip Horsman, Jelte van den Elsen, Maaren
Roest, Pepijn Laurijsen en Kübra Kara. 3e en 4e jaar studenten bedrijfskunde en commerciële
economie aan de Avans Hogeschool te Breda, de NHTV te Tilburg en de Avans Hogeschool te
Den Bosch.
De aanleiding voor het schrijven van dit rapport is het optimaliseren van het broodbuffetwagen
proces van de afdeling logistiek binnen het Amphia ziekenhuis. De afdeling Logistiek is
verantwoordelijk voor alle logistieke processen binnen het ziekenhuis. De dynamische
werkomgeving maakt het lastig om een goede bedrijfsoverdracht in te voeren binnen de
afdeling. Wij zijn door onze opdrachtgever, John Huijbregts, gevraagd een passend advies te
vinden.
Wij willen iedereen bedanken die een bijdrage heeft geleverd aan de totstandkoming van dit
advies. In het bijzonder willen wij John Huijbregts bedanken voor de bijdrage aan de
totstandkoming van dit adviesrapport. Daarnaast gaat onze dank uit naar Michel Salewicz Rik
Doodkorte voor de feedbackgesprekken.
Breda, 12 januari ’14
Pip Horsman,
Jelte van den Elsen
Maaren Roest
Pepijn Lauerijsen
Kübra Kara
2
Inhoudsopgave
Voorwoord ................................................................................................................................... 2
Inhoudsopgave ............................................................................................................................. 3
Managementsamenvatting ........................................................................................................... 5
Inleiding ....................................................................................................................................... 6
1.
Bedrijfsbeschrijving ............................................................................................................... 7
1.1 Bedrijfsbeschrijving ................................................................................................................................................... 7
1.2 Afdeling logistiek ......................................................................................................................................................... 8
2.
Van probleemstelling naar opdrachtformulering.................................................................... 9
2.1 Probleembeschrijving ............................................................................................................................................... 9
2.2 Wat, waarom, voor wie is het probleem ............................................................................................................ 9
2.3. Ishikawa diagram ....................................................................................................................................................... 9
2.4 Probleemstelling ...................................................................................................................................................... 10
2.5 Opdracht formulering ............................................................................................................................................. 10
2.6 Randvoorwaarden................................................................................................................................................... 10
2.7 Doelstelling ................................................................................................................................................................. 11
3.
Theoretisch kader ............................................................................................................... 12
3.1 RACI-matrix ................................................................................................................................................................ 12
3.2 Lean huis ....................................................................................................................................................................... 14
4 Huidige situatie ( Soll situatie ) ................................................................................................. 16
4.1 beschrijving huidige situatie ................................................................................................................................ 16
5 Gewenste situatie .................................................................................................................... 17
6. GAP Analyse............................................................................................................................ 18
7. Swimlane ................................................................................................................................ 19
8 Toepassing van de modellen uit het theoretisch kader .............................................................. 20
8.1 RACI-model .................................................................................................................................................................. 20
8.2 Conclusie ....................................................................................................................................................................... 22
8.3 Lean huis ............................................................................................................................... 23
9. Van oplossingsrichtingen naar het advies ................................................................................. 25
9.1 oplossingsinrichtingen ............................................................................................................................................ 25
9.2 Voor en nadelen oplossingen............................................................................................................................ 26
9.3 Definitieve oplossingsrichting ............................................................................................................................. 26
10. Implementatieplan ................................................................................................................ 28
3
Bijlage 1 : Flowchart .................................................................................................................... 29
Bijlage 2 Case Amphia Breda ....................................................................................................... 30
Bijlage 3 : Organogram ................................................................................................................ 32
4
Managementsamenvatting
Binnen het Amphia ziekenhuis kent de afdeling logistiek een belangrijke ondersteunende rol. De
afdeling is verantwoordelijk voor alle logistieke processen binnen de organisatie. Een van de
verantwoordelijkheden die hier onder vallen is het brengen van voedsel naar de patiënten ook
wel het broodbuffetwagen proces genoemd.
Het toevoer van voedsel wordt onderverdeeld in verschillende afdelingen en geleid door
verschillende afdelingshoofden. De afdelingshoofden sturen gezamenlijk één proces van
voedsel toevoer aan. De afdelingshoofden krijgen regelmatig klachten binnen van de
medewerkers over dat de andere afdelingen hun werk niet juist doen. Binnen deze situatie
ontstaan onderlinge irritaties en is het voor de leidinggevende niet altijd precies duidelijk waar
de oorzaak van het probleem ligt. Er zijn geen duidelijke processen voor de medewerkers van
de verschillende afdelingen en de onderlinge informatie overdacht verloopt niet soepel.
Werkzaamheden worden vergeten, niet goed uitgevoerd, niet goed gecontroleerd of
medewerkers hebben niet genoeg kennis.
Centraal in het onderzoek staat de verbetering van het broodbuffetwagen proces.
Het onderzoek brengt de huidige en gewenste situatie in kaart en maakt daarbij gebruik van de
RACI-matrix en het Leanhuis model in combinatie met het swim-lane diagram.
De weergegeven informatie is gebaseerd op interviews met de afdelingshoofden, en in het
meelopen in het proces van medewerkers van de afdelingen logistiek, voorraadbeheer en de
gastvrouwen.
Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat informatie niet op de juiste manier aan elkaar
wordt doorgegeven, waardoor personeel sneller fouten kan maken. Door de verschillende
schakels in het proces kan het voor medewerkers lastig worden om goed te communiceren. Bij
het uitwerken van de oplossingen is er gekozen voor de Ipad. Een Ipad maakt het gemakkelijk
voor medewerkers om een goede communicatie vast te zetten en door te geven, er kunnen
opmerkingen worden bijgevoegd, alarm systemen ingevoerd, checklists toegevoegd en vele
andere verschillende software om een soepel lopend proces te krijgen.
5
Inleiding
Dit adviesrapport bevat de beschrijving van de probleemstelling tot de uiteindelijke aanbeveling
voor het Amphia ziekenhuis. Dit onderzoek wordt gedaan door vijf studenten aan de Avans
Hogeschool te Breda als onderdeel voor de minor Strategie in Beweging.
Allereerst is in het kader van de oriënterende fase van het project een externe oriëntatie
gedaan, hierin is gebruik gemaakt van desk research om een beter beeld te krijgen bij het
Amphia ziekenhuis. Vervolgens is er een kennismakingsgesprek
gehouden met de
afdelingshoofd van de afdeling logistiek, tijdens het gesprek werd er plaats gemaakt voor een
kleine kennismaking met het bedrijf, een opdrachtomschrijving en werden er vervolgafspraken
ingepland. Vanuit het intakegesprek kwam een eerste probleemomschrijving naar voren.
Vervolgens zijn er oriënterende interviews gehouden en is er meegelopen met de
desbetreffende afdelingen. Dit werd gedaan om meer duidelijkheid te krijgen en meer
achtergrond informatie te verzamelen. Vervolgens is er een analyse van het probleem
gemaakt. . Na het opstellen van de analyse zijn de hoofdvraag en een aantal deelvragen
opgesteld.
Vervolgens wordt er verdere onderzoek gedaan naar eventuele oplossingsrichtingen. Aan de
hand van het diepteonderzoek zijn er een aantal oplossingen aangedragen naar het Amphia
ziekenhuis. Uit verschillende oplossingen is een advies geformuleerd, wat wordt aangeboden
aan de afdeling. Ook is hiervoor een implementatieplan opgesteld welke passend is binnen het
ziekenhuis.
6
1. Bedrijfsbeschrijving
1.1 Bedrijfsbeschrijving
Het Amphia Ziekenhuis is op 1 januari 2001 ontstaan uit een fusie van het Ignatius Ziekenhuis
en ziekenhuis de Baronie, beide uit Breda en het Pasteurziekenhuis in Oosterhout1. Het
ziekenhuis is toegankelijk voor topklinische zorg voor Breda, Oosterhout en omstreken
bestaand uit vier locaties Langendijk, Molengracht, Pasteurlaan en Trivium2. Het is één van de
grootste, algemene topklinische ziekenhuizen van Nederland. Naast medische zorg behoren
ook onderzoek en opleiding tot de kerntaken van het Amphia ziekenhuis. Als grote speler in de
regio heeft het Amphia zich gedefinieerd als een organisatie die met haar vestigingen en
huisvesting flexibel kan inspelen op ontwikkelingen in de zorg. Het aantal personeelsleden
bestaat uit ruim 250 medisch specialisten, 4600 medewerkers en 300 vrijwilligers die continue
streven naar verbetering van kwaliteit en veiligheid van patiëntenzorg. Het Amphia Ziekenhuis
wil patiënten de beste medische en verpleegkundige zorg bieden. Zo dicht mogelijk bij huis.
Daarbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met individuele wensen, behoeften en
omstandigheden.
Recente externe ontwikkelingen
 De patiënt wil meer betrokken zijn bij en meedenken over zijn behandeling en is steeds
beter geïnformeerd voordat hij de keuze voor een ziekenhuis of specialist maakt3. Het is
niet langer vanzelfsprekend dat de patiënt naar het dichtstbijzijnde ziekenhuis gaat. Het
Amphia Ziekenhuis zal zich daarom meer moeten onderscheiden van andere
zorgaanbieders. Kwaliteit en reputatie zijn daarbij van groter belang.
 De tevredenheid van patiënten speelt een steeds grotere rol. Ziekenhuizen zullen meer
en meer inzicht moeten geven in de kwaliteit van zorg die ze leveren, opdat deze ook
toetsbaar wordt. Inzet van steeds verder ontwikkelde ICT- toepassingen zal hieraan een
grote bijdrage gaan leveren.
 De overheid streeft naar kostenbeheersing. Door toenemende aandacht voor ziekte en
gezondheid, gedragsbeïnvloeding van levensrisico’s, maar ook door het verhogen van
de eigen bijdragen voor verzekerden, wordt ingezet op het afremmen van de zorgvraag.
Productiegroei, verhouding prijs/kwaliteit en kritische keuzes zijn voortdurend
onderwerpen op de agenda.
Het Amphia Ziekenhuis biedt toegankelijke, efficiënte en veilige basis specialistische, zorg van
hoogwaardige kwaliteit. Deze missie laat zich vertalen in een visie met de volgende strategische
doelstellingen:
 Het Amphia levert kwalitatief hoogwaardige (medische) zorg.
 De patiënt van het Amphia Ziekenhuis ervaart het gedrag van en de behandeling door
zorgverleners als positief.
1
Zie bijlage 13, bijlage 14 organogram.
http://www.amphia.nl/OverAmphia/Pages/default.aspx
3
http://www.amphia.nl/OverAmphia/Documents/Amphia%20Ziekenhuis%20%20Strategisch%20beleidsplan%20Sa
men%20Beter%20Verder.PDF
2
7

Het Amphia Ziekenhuis is een zeer toegankelijk ziekenhuis voor patiënten. Dit uit zich in
een goede fysieke- en telefonische bereikbaarheid en in acceptabele toegangstijden en
wachttijden. 4
1.2 Afdeling logistiek
Het doel van het ziekenhuislogistiek is de optimale ondersteuning van de primaire processen.
Het ziekenhuislogistiek wordt afdeling overstijgend gecoördineerd met de stroom van goederen
en informatie, evenals een onderdeel patiëntenzorg. Voorbeelden van logistieke taken komen
voor in secundaire en tertiaire processen. Hierbij kan er gedacht worden aan het wisselen van
het linnengoed, legen van de afvalcontainers, transport van goederen rondom het ziekenhuis en
het voedingsmiddelenbeheer.5
Binnen de afdeling logistiek wordt er nauw samengewerkt met verschillende afdelingen, één
afdeling hiervan is de afdeling Hoofd hotel groep. Deze afdeling wordt vormgegeven met de
volgende betrokkenen: de zorgassistenten van de verpleegafdelingen, de diëtistes en de
afdeling Gastvrij. De maaltijden worden verstrekt vanuit een broodserveerwagen. Ter
ondersteuning van de informatievoorziening rondom de patiënt maakt het ziekenhuis gebruik
van invul mappen. Het proces van het aanvullen van een broodserveerwagen en het
daadwerkelijk uitdelen en invullen van nieuwe leveringen worden in deze twee afdelingen
gedeeld.
Een medewerker logistiek (ook inzetbaar in magazijn) zorgt voor het magazijnbeheer voedsel
en het aanvullen van de broodserveerwagen, deze medewerkers zijn verantwoordelijk voor het
juist aanvullen van de karren. Een medewerker afdeling hoofd hotel groep zorgt voor het juist
invullen van de bestelmappen en het uitdelen van het voedsel bij de patiënten. Op een
gemiddelde werkdag zijn 6 logistiek-magazijn medewerkers en 58 zorgassistenten aanwezig.
4
http://www.amphia.nl/OverAmphia/Documents/Amphia%20Ziekenhuis%20%20Strategisch%20beleidsplan%20Sa
men%20Beter%20Verder.PDF
5
http://www.pinkroccade-healthcare.nl/actueel/nieuws/albert-schweitzer-ziekenhuis-digitaliseert-voedingsprocesmet-culicart-hospitality-7138/
8
2. Van probleemstelling naar opdrachtformulering
In dit hoofdstuk wordt er bespreken wat de probleemstelling en opdrachtformulering is. Tevens
wordt het probleem wat de organisatie heeft besproken en waarom en voor wie het een
probleem is. Er zijn randvoorwaarden opgesteld en er wordt gekeken naar het gewenste
resultaat.
2.1 Probleembeschrijving
Het Amphia ziekenhuis werkt met een broodbuffetwagen, gedurende het onderzoek is naar
voren gekomen dat er verschillende dingen misgaan in dit proces. De fouten die voorkomen zijn
onder andere; scanmap invullen, uitlezen van scanmap, orderpicken en voorraadbeheer.
Een gevolg van deze fouten in het proces is dat extra kosten met zich mee brengt en patiënten
niet de gewenste voeding krijgen. Het is zaak dat dit ontzettend secuur verloopt, omdat er
patiënten zijn met een bepaald dieet daarnaast staat in de visie van het ziekenhuis dat
patiënten centraal staan hierbij hoort dus ook de gewenste en tijdige voeding.
2.2 Wat, waarom, voor wie is het probleem
Het probleem dat binnen dit onderzoek centraal staat gaat over het feit dat er teveel fouten
worden gemaakt in het broodbuffetproces.
Het proces speelt zich af tussen de afdeling logistiek en de hotelgroep die het eten naar de
patiënten brengt. Ten eerste is het een probleem voor het hele ziekenhuis, dit probleem werkt
door naar de gastvrouwen die de patiënten niet de juiste voeding aan kunnen bieden.
Uiteindelijk is de patiënt het grootste slachtoffer van de problemen in dit proces.
2.3. Ishikawa diagram
9
Bovenstaand is het ishikawa diagram weergegeven en ingevuld voor de afdeling logistiek.
Hiervoor zijn verschillende invalshoeken gebruikt: methode, voedsel, medewerkers en cultuur.
Er is gekozen voor deze indeling omdat de 4 genoemde invalshoeken het probleem het
eenvoudigst in kaart brengen. De standaard indeling van het ishikawa diagram is hier
aangepast. Dit is gedaan omdat bijvoorbeeld de invalshoek ´machine´ niet van pas komt, omdat
er geen sprake is van machines. Onderstaand volgt een korte toelichting per onderwerp.
Methode staat voor de manier waarop het werk wordt uitgevoerd, momenteel zijn er geen vaste
regels/procedures waaraan gehouden moet worden. Ook wordt er in methode gesproken over
handmatig scannen dit is nog een inefficiënte manier waarop orders worden gescand. De
behoefte aan verandering is kenbaar gemaakt door de medewerkers.
Medewerkers staat voor alle medewerkers die een steentje bijdrage aan het proces van voeding
voor de patiënten. Er is sprake van veel verschillende functies en verschillende gezaghebbende
bij de medewerkers. De vele schakels in dit proces maken het hectisch voor zowel
leidinggevende als personeel.
Voedsel staat voor het product dat ze leveren aan de patiënten. Voedsel is het uitkomst van het
proces en wanneer het voedsel goed is afgeleverd betekent dit het einde van het proces. Toch
vinden er nog wel fouten en miscommunicatie problemen voor tijdens het picken, laden en
uitdelen van het voedsel. Problemen als voedsel niet voorradig aanwezig en nee-verkopen
komen dan ook vaker voor.
Cultuur staat voor de bedrijfscultuur die heerst binnen de afdeling Logistiek. Er wordt gewerkt in
een dynamische organisatie waardoor het werk moeilijk te plannen is. Er gebeurt veel op één
dag en doordat er veel schakels zijn en weleens fouten worden gemaakt worden veel keuzes
op basis van ad hoc genomen. Er is geen sprake van goede communicatie tussen de
verschillende schakels en er ontstaan weleens irritaties onder de verschillende
personeelsleden.
2.4 Probleemstelling
Tijdens het broodbuffetwagenproces zorgen de vele fouten ervoor dat de juiste voeding niet
tijdig bij de patiënt komt. Deze fouten zorgen ook dat het voorraadbeheer niet meer klopt. Dit
heeft als gevolg dat er opstoppingen in het broodbuffetwagenproces komen.
2.5 Opdracht formulering
Het in kaart brengen van het logistieke proces met betrekking tot het broodbuffet. Oplossingen
zoeken voor de meest voorkomende fouten om zo het proces in het vervolg beter te laten
verlopen zodat het broodbuffetwagenproces vloeiend verloopt. Deze opdracht maken we voor
de afdeling logistiek bij het Amphia ziekenhuis molengracht te Breda.
2.6 Randvoorwaarden


Het rapport dient binnen een tijdsbestek van 10 weken afgerond te zijn
Dit adviesrapport moet voor het Amphia ziekenhuis een toegevoegde waarde hebben.
10
2.7 Doelstelling
De verwachting is dat binnen een tijdsbestek van 5 maanden de genoemde opstoppingen in
het broodbuffetwagen proces worden geëlimineerd.
11
3. Theoretisch kader
Het theoretisch kader zorgt voor de structuur van de opdracht. Verschillende modellen zullen
hieronder worden uitgewerkt o.a. de RACI-matrix.
Dit model past bij het probleem omdat hiermee de taken/verantwoordelijkheden en functies in
kaart worden gebracht. Hierbij mogelijk de fouten zitten in het proces.
3.1 RACI-matrix
De RACI-matrix is een model dat duidelijk inzicht geeft in de deelnemers en de individuele
verantwoordelijkheden. Deze matrix zorgt voor de omschrijving van de diverse functionele rollen
in het proces, bij het voltooien van taken en resultaten.
De RACI-matrix kent een vaste indeling. Op de horizontale as bevinden zich de namen van de
functionele rollen en op de verticale as de verschillende taken, activiteiten, de te leveren
prestaties en verantwoordelijkheden. Hieronder is een voorbeeld van dit model te zien.
De afkorting RACI staat voor:
•
R - Responsibe: de verantwoordelijke voor het realiseren van resultaat.
•
A - Accountable: de eindverantwoordelijke van het resultaat.
•
C - Consulted: wordt om advies gevraagd.
•
I - Informed: dient geïnformeerd te worden.
Relevantie model
Het is van belang om een goede verdeling van taken en verantwoordelijkheden uit te werken.
Tijdens het broodbuffetwagenproces is er sprake van veel verschillende functies en
verschillende gezaghebbende. De verschillende gezaghebbende moeten hun documentatie
goed in orde hebben, hen personeel goed kunnen informeren over de taken en
verantwoordelijkheden. De medewerkers van het Amphia ziekenhuis die werken aan het
broodbuffetwagenproces weten op dit moment niet goed wat hun taken en
verantwoordelijkheden zijn. Het is de taak van de leiding om deze taken en
12
verantwoordelijkheden duidelijk te maken aan de medewerkers. Het RACI-model is een goed
model om deze taken en verantwoordelijkheden in kaart te brengen.
13
3.2 Lean huis
Kaizen en Gemba
Begrippen uitleg:
Kaizen is het stapsgewijs veranderen. Het betekent continu verbeteren. Kaizen houdt nooit op,
het bedrijf moet constant blijven verbeteren.
Gemba is het centraal stellen van de werkvloer. De mens en de plek waar de waarde wordt
gecreëerd staat centraal. Het verbeteren gebeurt op de werkvloer.
Het is voor het Amphia ziekenhuis van groot belang dat het broodbuffetwagenproces vloeiend
verloopt, dus zonder opstoppingen. Door gebruik te maken van Kaizen en Gemba worden
opstoppingen in het proces geëlimineerd en ontstaat er een vloeiend proces. De opstoppingen
worden ook wel muda’s genoemd. Deze muda’s worden ontdekt en omschreven, vervolgens
herstellen we de muda’s aan de hand van het 5s model.
Kaizen en Gemba horen bij Leanmanagement. Bij Lean management staan de werknemers
centraal. De managers en de Muda moeten er samen voor zorgen dat het bedrijf een slanke,
slimme en snelle organisatie is. Dit betekent een bedrijfsvoering zonder opstoppingen,
effectiviteit, efficiency en geen verspillingen. Door
middel van gebruik te maken van Kaizen en Gemba
kan het Amphia ziekenhuis ook aan Lean
management doen met als gevolg een betere en
soepelere bedrijfsvoering.
Het kaizen/Gemba-huis
Kaizen is te gebruiken om verschillende problemen
in een bedrijf aan te pakken en stapsgewijs te
veranderen. De Muda’s worden eerst onderzocht.
Muda’s zijn ook wel verspillingen in de
bedrijfsvoering van het bedrijf. Er zijn acht Muda’s.
1. overproductie
2. voorraden
3. herstelwerkzaamheden
4. transport
5. bewegingen
6. wachten
7. niet optimaal benutten van de mensen
8. extra verwerking
figuur 5: Het ‘lean’ huis
Hulpmiddelen om deze Muda’s te elimineren kan het
vijf S model zijn.
figuur 6: 5’s model
14
Seiri  schiften: Onderscheid maken tussen noodzakelijke zaken en zaken die overbodig is.
De zaken uit de laatste categorie worden verwijderd uit de gemba(werkplaats).
Seiton  structureren: op een zo zinvolle manier structureren van alles wat er na de seiri
overblijft op de gemba. Dit betekent dat gereedschappen een vaste plek moeten krijgen en de
werkplek goed organiseren zodat er een geschikte werkplaats ontstaat.
Seiso  schoonmaken en onderhouden: Houd de werkplek schoon en onderhoud materiaal.
Een clean werkomgeving.
Seiketsu  standaardiseren, visualiseren: Alles wat na de Seiri, seiton en seiso overblijft
invoeren in de normale bedrijfsvoering.
Shitsuku  handhaven en continu verbeteren: Het borgen van de andere vier pijlers.
Standaardiseren van de werkprocessen
15
4 Huidige situatie ( Soll situatie )
4.1 beschrijving huidige situatie
Problemen + Frequentie
Problemen binnen het proces
Temperatuur
Vergeten stekkeren
Vergeten bestellen gastvrouw
Houdbaarheidsdatum
Fout in kar verkeerde bak
Frequentie
2-3 keer per week6
1 keer per week
1 keer per week
1 keer per week
Houdbaarheidsdatum
Om voedselinfecties te voorkomen, gelden in het Amphia ziekenhuis strenge eisen en regels
voor het bereiden, serveren en bewaren van voedsel. Bij de voedselbereiding in het ziekenhuis
gelden strenge eisen en regels voor hygiëne en veiligheid. Deze eisen en regels zijn wettelijk
vastgesteld in de hygiënecode voor de voeding. Instellingen hebben de plicht om aan te tonen
dat zij patiënten veilig voedsel verstrekken.
Temperatuur van de maaltijd
 Voedselkarren worden gevuld voor ontbijt en lunch deze koude gerechten worden
maximaal geserveerd op 7 °C.
 Het toetje en eventuele andere zuivelproducten die geserveerd worden tijdens de
maaltijd behoren in de koelvak van de voedselkar.
 Maaltijden hebben een eigen vak in de voedsel kar, zo moeten koel producten in koel
vakken en normale knacke brood en koeken op de kar worden bewaard.
 Gekookte eieren moeten in koelvakken worden bewaard.
 Brood wordt vers aan de karren aangevuld.
 Voedselkarren worden in de avond voor het serveren ingestekkerd in stopcontacten
zodat ze de juiste temperatuur hebben voor de volgende ochtend.
Voeding map uitlezen duurt twee uur
De ingevulde mappen door de gastvrouwen worden door de afdeling logistiek uitgelezen. Dit
betekent dat één medewerker een gehele middag bezig met 58 mappen scannen met de
benodigde hoeveelheden voedsel voor de volgende dag. Het scannen van deze mappen duurt
een halve middag.
Map op gok invullen (Eieren dag met bestellen)
De gastvrouwen vullen elke dag een voedingsmap in met de benodigde voedsel voor de
volgende dag. Hierbij moet rekening gehouden worden met vaste dagen zoals eieren dag. De
voedingsmappen worden verder ingevuld zonder verdere instructies en geheel op gevoel.
6
16
Aanvullen eigen kar zonder administratie
De huidige situatie is beschreven aan de hand van de gehouden interviews met de
medewerkers. Daarnaast zijn we met het proces meegelopen. Van dit proces is er een
swimlane gemaakt en een case waarin alle klachten staan. De case is te vinden in bijlage 12.
5 Gewenste situatie
In dit hoofdstuk komt de gewenste situatie aan bod. Dit hoeft niet per definitie de ideale situatie
te zijn. Het is wel de meest reële en haalbare situatie voor de afdeling logistiek. Tijdens dit
hoofdstuk worden de fouten opgelost en wordt de IST situatie omschreven.
Tijdens de Soll situatie worden erg veel fouten gemaakt in het broodbuffetwagenproces. De
communicatie tussen de medewerkers verlopen niet goed, temperatuur van de
broodbuffetwagens zijn af en toe niet op de juiste temperatuur, voorraad klopt niet en hierdoor
ontstaan faalkosten.
In de gewenste situatie worden deze fouten die in het broodbuffetwagenproces zitten, opgelost.
De gewenste situatie voor het Amphia ziekenhuis te Breda, locatie Molengracht is dat de fouten
die op dit moment in het broodbuffetwagenproces voorkomen, volkomen worden geëlimineerd.
Dit wordt gerealiseerd door onderzoek te doen naar drie oplossingsrichtingen en uiteindelijk de
juiste oplossing toe te passen op het Amphia ziekenhuis.
In de gewenste situatie lopen de processen vloeiender. Dit dient te worden gerealiseerd, zonder
dat het de medewerkers veel extra werk oplevert. Het moet ervoor zorgen dat het werken voor
iedereen aangenamer wordt.
Door de communicatie door verschillende software te laten verlopen, is deze informatie
makkelijker terug te vinden en te verwerken. Hierdoor hebben de betrokkenen allemaal inzicht
in de communicatie en worden er minder fouten gemaakt. Een voorbeeld hiervan is dat de
gastvrouw niet meer de scanmappen handmatig invult maar op een computer of dergelijke
zodat voorraadbeheer de scanmappen niet meer handmatig hoeft te scannen. Ook kunnen er
waarschuwingssignalen in een dergelijke computer worden ingebouwd.
De gewenste situatie is een werkomgeving waarin informatie stromen duidelijker zijn
beschreven, zodat het voor de medewerkers duidelijk is wat de taken en verantwoordelijkheden
zijn. Doordat de medewerkers van de afdeling logistiek en afdeling hotelgroep niet tegelijkertijd
aanwezig zijn op een afdeling, is goede uitwisseling van informatie noodzakelijk.
Alle stappen in het broodbuffetwagen proces zullen beter moeten worden geregistreerd. Dit om
fouten te voorkomen in het proces.
17
6. GAP Analyse
Stap 1. Gewenste identiteit
Het broodbuffetwagenproces is een ondersteunend proces binnen het ziekenhuis. Dit proces
moet ervoor zorgen dat alle patiënten de juiste voeding op tijd krijgen aangeleverd. In lijn met de
visie van het Ziekenhuis “het leveren van veilige en efficiënte zorg van hoogwaardige kwaliteit”,
wil men dat dit proces ook een hoogwaardige kwaliteit biedt. Zodat de patiënten wat betreft het
broodbuffetproces op hun wenken worden bedient.
Stap 2. Werkelijke identiteit
Het broodbuffetwagenproces wordt binnen het ziekenhuis gezien als een proces wat nog lang
niet vlekkeloos verloopt. Er komen nog te veel fouten in voor waardoor de klant (patiënt) niet
volledig in zijn behoefte wordt voorzien. Deze verschillende fouten zorgen ervoor dat er binnen
het proces regelmatig frictie ontstaat tussen de verschillende medewerkers.
Stap 3. Fysieke identiteit
Binnen de fysieke identiteit van het proces vallen verschillende middelen deze zullen wij hier
kort behandelen:
 Communicatiemiddelen:
Er wordt gebruik gemaakt van het besturingssysteem SAP care control waarin de voorraad
wordt bijgehouden. SAP care control is sinds 2010 ingevoerd bij het Amphia ziekenhuis te
Breda. Doordat ziekenhuizen in deze tijd onder financiële druk staan, zijn ze genoodzaakt
om slimmer te werken. Dit betekende voor het Amphia ziekenhuis investeren in nieuwe
technologieën zodat het slimmer werken kon worden gerealiseerd. SAP care control is
gekozen op basis van kwaliteit en prijsverhouding.
Tussen de gastvrouwen en de logistieke medewerkers wordt gecommuniceerd via een map,
waarin de huisvrouwen de bestelling voor de volgende dag invullen.
 Omgeving:
Het grootste gedeelte van het proces vind plaats in de kelder van het ziekenhuis. Hier
bevindt zich het magazijn waar de etenswaren worden bewaard. Ook is hier de
“standplaats” van de karren wanneer het middagbuffet afgesloten is. In deze ruimtes worden
de karren klaar gemaakt voor de volgende dag.
 Gedrag
Er wordt binnen het proces niet goed gecommuniceerd met elkaar. Wanneer men een
probleem heeft proberen ze dit zelf op te lossen zonder de andere medewerkers hiervan op
de hoogte te stellen. Zo lopen verschillende processen regelmatig langs elkaar heen. Er
wordt bij fouten ook vaak naar elkaar gewezen. Dit lijdt tot frictie tussen de huisvrouwen en
de logistieke medewerkers.
 Product/dienst
Het uiteindelijke product wat uit het proces voorkomt is het ochtend- en middagbuffet voor
de patiënten. Dit dient op tijd bij de patiënten terecht te komen en te voldoen aan de
kwaliteitseisen.
Stap 4. Imago van het logistieke proces
Het imago van het proces is dat er niet secuur genoeg wordt omgegaan met de interne
bestellingen. Dit beeld wordt mede gevormd door de onjuiste voeding die bij de klant wordt
aangeboden. Leveranciers zien het Amphia ziekenhuis als betrouwbare partner. Het Amphia
ziekenhuis streeft ernaar om dit imago van het broodbuffetwagenproces te verbeteren. Zij
18
vinden het enorm belangrijk dat dit proces als tijdig, betrouwbaar en strikt te boek staat. Zodat
het aansluit op het beeld wat het totale ziekenhuis naar buiten toe wil uitstralen.
Stap 5. Vaststellen kloven uitbreiden.
GAP 1:
Communicatie probleem tussen de verschillende medewerkers binnen het proces.
Gap 2:
De vele fouten in het proces zorgen ervoor dat de klant niet volledig in zijn behoefte kan worden
voorzien.
Gap3:
Het proces past niet binnen de identiteit van het Amphia Ziekenhuis.
7. Swimlane
Een swimlane diagram is een visuele weergeven van een proces. Er staan taken en
verantwoordelijkheden op van de verschillende schakels in het proces.
Hieronder staat de swimlane van het broodbuffetwagenproces. In het broodbuffetwagenproces
zijn vijf verschillende schakels aanwezig: Gastvrouw, administratie medewerker logistiek,
medewerker voorraadbeheer, medewerker logistiek en overige. De overige schakel regelt de
voorraadbeheer met de leverancier.
19
Gastvrouw
Bestelproces BroodBuffetWagen + zuivel, drink- en sondevoeding
output
Sjablonen
(3 stuks)
1. Scanmap
bestelling invullen
5a.
Afleveradres klant
6.
Retourlogistiek
Verbruik bij patiënt
Medew. Voorraad-beheer
Adm. medew. Logistiek
output
2a.verwerking
scanmap
bestelling
2.c
Aanvullen BBW
+ overige
Goederen
afgiftebon
3b.
Doorbelasten op
kostenplaats
CareCTRL
2b.
Dagelijks MRP
HEDEN
Picklist per BBW
+ overige
3a.
Pickproces
Verzamellijst
goederenstromen
per unit
TOEKOMST
CareCTRL
OVERIGE
Medew.
Logistiek
4.
X-dock
Emballage, etc.
7.
Einde proces
2c.
Inkooporder naar
leverancier
E-mail
2d.
Afleveren
bestelling
Fysieke
levering
2e.
Ontvangst
goederen
controle
2f.
voedingsmagazijn
2g.
Einde proces
Mail kijken.
8 Toepassing van de modellen uit het theoretisch kader
8.1 RACI-model
Hieronder zijn de taken en verantwoordelijkheden in kaart gebracht van de verschillende
functies.
Leveranciers
- Leveren van producten iedere ochtend (behalve op zondag)
20
Hoofd logistiek
- Aansturen en coördineren van personeel.
- Contact met leveranciers
Hoofd hotelgroep
- aansturen gastvrouwen
- continuïteit bewaken van het proces
Logistieke medewerkers (buffet)
Ochtend
- Klaarmaken van de broodbuffetwagen
- Transporteren naar de juiste afdeling
- Aansluiten
Middag
- Klaarmaken van broodbuffetwagen (vleeswaren etc.)
Voedingsassistenten
- Rondgaan met broodbuffetwagen
Voorraadbeheer
- Scannen mappen van gastvrouwen
- Invullen in SAP care control systeem
•
•
•
•
R - Responsibe: de verantwoordelijke voor het realiseren van resultaat.
A - Accountable: de eindverantwoordelijke van het resultaat.
C - Consulted: wordt om advies gevraagd.
I - Informed: dient geïnformeerd te worden.
Taken/functies
Gastvrouwen Administratief Logistieke
medewerker
medewerkers
logistiek
Leveren van
producten
Scanmap invullen
RA
Verwerking
scanmap
Bestellingen
invullen in SAP care
control
Picken van de order
Inkooporder naar
leverancier
Aanvullen
Broodbuffetwagen
Voorraadbeheer Leveranciers
RA
RA
RA
I
I
I
RA
RA
21
Broodbuffetwagen
rondbrengen naar
patienten
RA
8.2 Conclusie
AANPASSEN!
22
8.3 Lean huis
Kijkend naar de acht muda’s uit het model van Kaizen en Gemba’s, blijkt dat de grootste
verspillingen in het broodbuffetwagen proces zitten in:
 Voorraden
 Herstelwerkzaamheden
 Wachten
Voorraden
Er is bij het Amphia Ziekenhuis een groot probleem met de voorraden. Het gaat hier om
voedingswaren dus moet er enorm zorgvuldig met de producten omgesprongen worden. Ook is
het van belang dat er altijd FIFO (First in First out) bijgevuld wordt. Er zijn regelmatig problemen
dat de aanwezige voorraad afwijkt van de voorraad die in de administratie staat. Dit komt
doordat de “na leveringen” (ontbrekende spullen die de gastvrouw zelf alsnog uit het magazijn
haalt) vaak niet genoteerd worden om zo tijd te besparen.
Herstelwerkzaamheden
De herstelwerkzaamheden nemen ook veel tijd in beslag in het proces. Zo worden niet altijd de
juiste karren op de juiste afdeling afgeleverd en dient dit of door de logistieke medewerker, of
door de gastvrouw herstelt te worden. Ook worden er regelmatig verkeerde producten
afgeleverd. De gastvrouw kan het niet maken om de patiënten andere voeding te geven dan zij
besteld hebben. In het ziekenhuis komt het namelijk vaak voor dat de patiënt een dieet volgt.
Om dit te herstellen moet de gastvrouw naar benden om deze producten in het magazijn om te
wisselen tegen de juiste voeding.
Wachten
In het proces zijn verschillende opstoppingen zichtbaar die betrekking hebben op wachten. Zo
moet de medewerk(st)er die de karren naar de juiste afdeling brengt de eerste keer vijf minuten
wachten op de karren voordat hij/zij deze naar boven kan brengen. Hierna zijn deze karren wel
op tijd bij de lift om gelijk door te kunnen werken.
Gebruikmakend van de 5’s
Seiri  schiften
Het magazijn staat enorm vol. De karren hebben een vaste plaats omdat deze aan de stroom
moeten staan. Er staan wel enorm veel lege kratten in het magazijn wat enorm veel ruimte
innemen in het magazijn. Om goed overzicht te krijgen dienen deze verwijderd moeten worden
en verplaatst naar een andere ruimte.
Seiton  structureren
De karren dienen allemaal op de zelfde manier ingericht te worden. Er moet op de kar in de
verschillende vakken staan welke producten hierin moeten liggen. Zo kan er veel
gestructureerder gewerkt worden. Hiermee kan het voorkomen worden dat producten die in de
koeling thuis horen buiten de koeling blijven.
Seiso  schoonmaken
De omgeving dient uiteraard schoon te blijven. Hier wordt al enorm goed opgelet in het
ziekenhuis. Hier zijn geen problemen mee wat het proces ophoudt.
Seiketsu  standaardiseren
23
Het kan natuurlijk altijd zijn dat er nog een keer een menselijke fout wordt gemaakt. Denk
bijvoorbeeld aan de verkeerde producten bij de broodkar invullen. De huisvrouw moet die dan
alsnog herstellen. Hier dient ook een procedure voor gemaakt worden zodat alle huisvrouwen
dit op dezelfde wijze doen, zodat de voorraad administratie correct blijft.
Shitsuku  handhaven en continu verbeteren
Het hoofd van de logistieke afdeling dient zijn medewerkers mee te laten denken om
verbeteringen aan te dragen. Het staat in de normen en waarden van het Amphia ziekenhuis
om haar medewerkers mee te laten denken met het proces. Wanneer er een maal in de maand
een meeting wordt gepland om de knelpunten te bespreken blijven de medewerkers actief in het
mee denken aan verbeteringen.
24
9. Van oplossingsrichtingen naar het advies
9.1 oplossingsinrichtingen uitbreiden.
Momenteel worden producten die ontbreken in de kar of die voor de volgende dag extra
geleverd moeten worden opgeschreven in een map door de voedingsdeskundigen.
Voorraadbeheer scant de map en zorgt voor de aanvulling. Er worden regelmatig scanfouten
gemaakt waardoor de verkeerde producten besteld en geleverd worden.
Oplossing 1
De voedingsdeskundigen worden voorzien van een tablet. Dit zal verschillende voordelen
hebben.
- de voedingsdeskundigen zijn constant up to date van verschillende wijzigingen in het dieet van
bijvoorbeeld in een patiënt. Daarnaast hebben ze beschikking over alle data betreft voeding.
- het proces zal sneller verlopen, iedereen in het ziekenhuis kunnen wijzigingen doorvoeren in
het systeem. Artsen kunnen het voorgeschreven dieet invoeren en dit is meteen beschikbaar
voor de voedingsdeskundigen.
- de voedingsdeskundigen kunnen de mutaties in de voeding doorgeven dit wordt gelijk in het
systeem gezet waardoor de scanmappen eigenlijk overbodig worden. In principe wordt hiermee
van 2 handelingen 1 handeling gemaakt. Beneden hoeven de mappen namelijk niet nog een
keer uitgelezen te worden.
Oplossing 2
Standaardisatie in het proces zal fouten verminderen in het broodbuffetwagenproces. Dit zal
gedaan worden door checklists toe te voegen aan het proces. De checklists moeten ervoor
zorgen dat fouten worden voorkomen en dat er niks vergeten wordt. In feite worden er door
middel van checklists controles uitgevoerd.
Er zal een checklist komen voor alle medewerkers in het broodbuffetwagenproces
Bijvoorbeeld: Er wordt 1 formulier opgesteld voor de twee verschillende afdelingen. Dit
formulier begint tijdens het aanvullen van de kar. Voorbeeld formulier:
1. Wat is er aangevuld bij de kar. Bij puntje overige kan er opmerkingen worden ingevuld
waar de gastvrouw rekening mee kan houden.
2. Logistieke vast karren krijgen zodat de gastvrouwen direct contact kunnen hebben met de
logistieke medewerkers. Zij kunnen elkaar feedback geven. (medewerker 1 doet 10 karen >
eerst zuivel medewerker 2 doet 10 karren > droogwaren en daarna wisselen ze om.)
3. Medewerker logistiek vult de kar in en deze medewerker kijkt aan de hand van de
checklist of alles goed is.
Dus de checklists moeten ervoor zorgen dat alle medewerkers na een handeling op de checklist
kijken en aftekenen wat ze hebben gedaan. Deze checklist zal iedereen hebben. Dit moet
ervoor zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van wat er is gedaan tijdens het
25
uitvoeren van het broodbuffetwagenproces. Hierdoor worden de fouten zoals; geen eieren meer
aanwezig in de kar van de gastvrouwen zonder dat de gastvrouwen hier op de hoogte van zijn.
Oplossing 3: scanner aan de muur voor voorraad.
9.2 Voor en nadelen oplossingen
Oplossing 1
Voordelen:
- Doordat het voorraadbeheer niet meer hoeft te scannen kan het hier niet meer fout gaan. Je
verwijdert in principe een menselijke handeling (het scannen van de mappen) en reduceert
hierdoor het risico.
- Proces verloopt sneller
- Constant op de hoogte van wijzigingen in bijvoorbeeld het dieet van de patient
- Altijd de beschikking over de data
Nadelen:
- Kundigheid met Ipad
- Aanschafprijs Ipad
- Ontwikkelen van applicatie
Oplossing 2
Voordelen:
Betere communicatie tussen de verschillende medewerkers.
Fouten in het broodbuffetwagenproces worden snel geïdentificeerd
Als er iets fout gaat dan kan het sneller worden opgelost
Nadelen:
Tijdens het invullen van de checklists kan er een hoop fout gaan, het blijft immers mensenwerk
Iedereen zal zich aan deze procedure moeten houden. Het kan voorkomen dat een schakel
vergeet de checklist in te vullen.
9.3 Definitieve oplossingsrichting
Er zijn 3 oplossingsrichtingen voorgesteld waaruit de eerste oplossing de meeste uitkomst biedt
voor de vastgestelde problemen. Waarin de voor en nadelen in mee zijn genomen. Bij deze
oplossing worden verschillende handelingen weggenomen en het proces vereenvoudigt en
levert het meer gebruikersgemak op. Voor de tablets is gekozen om Ipads aan te schaffen
omdat deze erg gebruiksvriendelijk zijn.
26
Doormiddel van het gebruik van Ipads wordt het logistiek proces verbeterd en vereenvoudigt.
De bedoeling van de Ipad is dat de voedingsdeskundigen constant gebruik kunnen maken van
de beschikbare data. Daarnaast moeten de voedingsdeskundigen hierop de mutaties van de
voorraad invullen. Dit wordt direct naar SAP Care Control gestuurd, aan de had van dit
programma
kunnen
meteen
de
nieuwe
bestellingen
worden
gedaan.
Echter vergt deze oplossing wel een grote investering, het begint bij de aanschaf van de Ipads
en het ontwikkelen van een geschikte applicatie. Iedere afdeling wordt voorzien van een Ipad
met toegang tot een applicatie die de data beschikbaar stelt en de mogelijkheid tot het invoeren
van de mutaties. Voor het gebruik zal er een training van 2 uur worden gegeven door het hoofd
van de afdeling logistiek aan alle voedingsdeskundigen, dit om uit te leggen waar de mutaties
ingevoerd moeten worden en waar men de data kan vinden. Daarnaast ook overige regels
zoals; opbergen na gebruik, opladen etc.
De randvoorwaarden voor deze oplossing zijn:
- Aanschaf van Ipads.
- Trainingscursus geven om deze oplossing uit te leggen (2 uur)
- Aanschaf applicatie om gegevens te verwerken
Kosten voor het uitwerken van deze oplossing:
Middel
58 Tablets7 (€ 238,84)
Geven
van
trainingscursus
voorbereiding, 2 uur presentatie)8
Aanschaf applicatie (40 uur)9
(8
Kosten
€13.852,72 (excl btw)
uur €220
€2400
€16452,72
7
http://store.apple.com/nl/ipad
http://gemiddeldgezien.nl/meer-gemiddelden/80-gemiddeld-uurloon
9
http://www.appgoeroes.nl/app-laten-maken/kosten-app-laten-maken.html
8
27
10. Implementatieplan
Taak
Omschrijving
Afdeling/persoon
Datum
Overleg over
invoeren oplossing
Met alle afdelingen
bespreken wat het
plan is en hoe deze
uitgevoerd zal
worden.
Afdeling logistiek met
andere organen en
afdelingen uit de
organisatie
Januari 2014
Afspraak maken met
applicatie
ontwikkelaar
Bespreken van de
eisen van de
applicatie en het
uitvoeren daarvan.
Afdeling logistiek
1 Februari 2014
Aanschaffen van
Ipads
Het aanschaffen van
de 58 Ipads bij de
Apple store
Afdeling Inkoop
10 Februari 2014
Presentatie
voorbereiden
Presentatie
voorbereiden voor het
gebruik van de Ipad.
Hoofd Logistiek
10 Februari 2014
Presentatie geven
Presentatie aan de
voedingsdeskundigen
geven over het
gebruiken van de
Ipads.
Hoofd Logistiek
11 Februari 2014
Controle/evaluatie
De oplossing
evalueren om
eventueel nog
wijzigingen aan te
brengen in het
systeem.
Hoofd Logistiek
Eind maart 2014
28
Bijlage 1 : Flowchart
Om duidelijk te maken welke taken deel uitmaken
Van het broodbuffetwagenproces ziet u aan de
rechterkant een flowchart met alle handelingen
uit het proces. In de tabel hieronder is
weergegeven wie welke taken in dit proces uitvoert.
Handeling
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Medewerker
Leverancier
Medewerker logistiek
Medewerker logistiek
Medewerker logistiek
Gastvrouw
Gastvrouw
Gastvrouw
Gastvrouw
Gastvrouw
Medewerker logistiek
Medewerker voorraadbeheer
Medewerker logistiek
Medewerker logistiek
29
Bijlage 2 Case Amphia Breda
’s Ochtends om zeven uur beginnen de logistieke medewerkers met hun ploeg. De
medewerkers zijn het vers aangekomen brood over de karren aan het verdelen. Op elke kar
staat wat de bestelling is en welke soort brood de afdeling wenst te hebben. Deze karren
worden vervolgens voor 7.45 allemaal naar boven naar de desbetreffende afdeling gebracht en
aan de gastvrouw afgegeven. Om 8 uur beginnen de gastvrouwen met het uitdelen van het
voedsel.
Elke gastvrouw heeft een eigen afdeling die een eigen voeding map bevat. De mappen worden
door de gastvrouwen in de middag op de eigen afdeling ingevuld. Deze mappen worden niet
volgens een vaste proces/regeling ingevuld maar op gevoel. Tijdens het invullen van de
mappen
op
gevoel
kunnen
er
verschillende
dingen
mis
gaan.
twee punten die zoal vergeten worden bij het invullen van map door gastvrouw:
1. Vergeten in te vullen van een product over het hoofd zien door hectiek en een product
niet bestellen.
2. In het ziekenhuis zijn er vaste dagen waarop sommige voedingswaren worden
aangeboden zoals eieren. Deze worden alleen op woensdag en zaterdag aangeboden
zo kan het voorkomen dat een gastvrouw vergeet op dinsdag in te vullen dat ze
woensdag eieren moet bestellen.
Doordat de mappen op gevoel worden ingevuld kan het zijn dat een gastvrouw te weinig
besteld, dit houdt het proces weer onnodig op.
Als het ook daadwerkelijk zo is dat een gastvrouw voedsel mist door zelf verkeerd bestellen of
een product dat door de logistieke afdeling vergeten is kan zij drie dingen doen:
1. Melden beneden bij afdeling, zodat het alsnog naar boven wordt gebracht.
2. Pakken van collega van een andere afdeling (bijvoorbeeld de gastvrouw heeft geen
kaas, vragen naar de kaas van afdeling 56 en daar even naar toe lopen).
3. Zelf naar beneden lopen het desbetreffende product zonder afboeken uit het magazijn
pakken en snel weer terug naar de patiënten lopen.
Wat er verder nog kan misgaan bij de voedselkarren is:
1. Dat afdeling logistiek eieren die koel bewaard moeten worden nadar ze gekookt zijn in
een warme vak worden geplaats waardoor eieren onbruikbaar worden.
2. Wit brood aan de kar aanvullen in plaats van bruinbrood.
3. Voedsel aanvullen waarvan de datum per ongeluk over datum is.
Als het zo is dat de kar helemaal klopt bij aankomst zouden er geen problemen op een dag
moeten ontstaan. De map is goed ingevuld en deze is goed aangekomen bij afdeling logistiek.
Afdeling logistiek heeft de map goed verwerkt en alle producten aan de kar aangevuld die
noodzakelijk waren. Zo kan de gastvrouw de map in de middag weer invullen voor de volgende
dag. Een gastvrouw houdt rekening met plus diëten en andere bijzonder heden van zijn
patiënten en bestelt zo de producten. Een kar bevat ontbijt en middag eten en na het middag
eten worden de karren door de gastvrouwen naar de logistieke afdeling gebracht. Afdeling
logistiek verzamelt alle mappen in één en scant alle producten die nodig zijn voor de volgende
30
dag . Vervolgens worden voor alle afdeling bonnen gemaakt met de benodigd heden voor de
volgende dag. Afdeling logistiek begint om half 2 met het verwerken van deze bonnen. Dit wordt
gedaan per kar per afdeling. De volgende voedingswaren afdelingen zijn aanwezig:
DKW(knäcke brood, droge koeken enz.), de koeling en afdeling zuivel. De karren worden
klaargelegd voor de volgende dag het enige wat nog moet gebeuren is de stekker van de
wagen aan het stopcontact zetten. Hier kan het ook wel eens mis gaan:
1. Stekker wordt niet goed genoeg in het stopcontact geduwd waardoor de kar niet koel
blijft. De karren moeten een minimum tempratuur van 4 graden hebben voor ze in de
ochtend mee naar boven mogen.
2. Het gebeurt weleens dat de karren dan geen goede temperatuur hebben. Dat moet er in
de ochtend snel de reserve kar worden aangevuld met de benodigde producten en
deze op tijd voor acht uur naar boven worden gebracht naar de gastvrouw.
31
Bijlage 3 : Organogram
32
33