Voorwaarden voor het organiseren van evenementen

Voorwaarden voor het organiseren van evenementen
Wat te doen bij evenementen?
Het is aan te raden om bij de organisatie van evenementen reeds in een vroegtijdig stadium de TU/e-Brandweer te
betrekken. U krijgt dan advies en waar mogelijk ondersteuning voor uw beveiliging en veiligheid. U kunt hiervoor het
elektronisch aanvraagformulier gebruiken (www.tue.nl en klik op Universiteit  Over de universiteit Direct naar:
Digitaal loket). Dit formulier dient u in te vullen indien het evenement plaatsvindt op de TU/e-campus, sportpark de
Hondsheuvels, Bunkerterrein of het terrein van de roeiloods aan de Kanaaldijk.
Bij een evenement gelden de volgende voorwaarden:
 Aanvragen voor evenementen bij de TU/e dienen aangeboden te worden aan de TU/e-Brandweer met het
elektronische aanvraagformulier.
 Aanvragen voor evenementen binnen een gebouw dienen tevens aangevraagd te worden bij de
gebouwbeheerder.
 Alle aanvragen voor evenementen worden door de TU/e-Brandweer getoetst; bekeken wordt of een
vergunningaanvraag bij de gemeente moet worden ingediend. Vergunningaanvragen worden door de
TU/e-Brandweer begeleid.
 Grote en/of langdurige evenementen en evenementen waarbij tenten worden geplaatst waarvoor het
noodzakelijk is om bij de gemeente een aanvraag in te dienen, moeten minimaal 10 weken van tevoren worden
aangevraagd. Dit is nodig vanwege de procedures bij de gemeente en het organiseren van
beveiligingswerkzaamheden. De aanvraag bij de gemeente gebeurt via de TU/e-Brandweer. De kosten van de
vergunning komen voor rekening van de evenementenorganisatie.
 Evenementen mogen geen onnodige overlast veroorzaken. De organisatie dient hierop toe te zien.
 Een evenement valt onder verantwoordelijkheid van de evenementenorganisatie. Als organisatie bent u
verantwoordelijk voor uw evenement en daarom ook verplicht om voldoende opgeleide BHV-ers in te zetten om
de veiligheid van eenieder te waarborgen. BHV-ers dienen altijd duidelijk herkenbaar en nuchter te zijn.
 De organisatie is er volledig verantwoordelijk voor dat er geen alcoholische drank geschonken wordt aan
personen jonger dan 18 jaar. De organisatie zal er alles aan doen om te voorkomen dat personen jonger dan 18
jaar in het bezit komen van alcoholische dranken. Op verzoek dient de organisatie kenbaar te maken hoe zij
zullen voorkomen dat personen jonger dan 18 jaar in aanraking komen met alcoholische dranken. Voor vragen
of adviezen hierover kan de organisatie contact opnemen met de TU/e-brandweer via e-mailadres
[email protected].
 Het schenken van alcoholische dranken aan personen van 18 jaar en ouder is toegestaan vanaf 16.00 uur tenzij
anders is overeengekomen met de TU/e-Brandweer
 De TU/e-Brandweer en TU/e-Beveiliging is bevoegd ten tijde van een evenement in een uiterst geval het
evenement stil te leggen. Afhankelijk van de bindende afspraken, die bij de aanvraag gemaakt zijn, kan de
Brandweer en/of Beveiliging het evenement voor aanvang stilleggen.
 Indien er voor het evenement beveiligings- en/of brandweerwerkzaamheden verricht moeten worden, komen
deze kosten ten laste van de evenementenorganisatie.
 Brandweer- en/of beveiligingswerkzaamheden ten tijde van een evenement moeten met de TU/e-Brandweer en
TU/e-Beveiliging afgestemd worden. De TU/e-Brandweer en TU/e-Beveiliging kunnen adviseren in de wijze van
het organiseren van dergelijke werkzaamheden. De TU/e-Beveiliging stelt bijvoorbeeld bepaalde eisen met
betrekking tot het inhuren van externe beveiligingsbedrijven.
 Evenementen mogen gehouden worden tussen 09.00 uur en 23.00 uur. Om uiterlijk 23.00 uur dient de
evenementlocatie schoon en leeg achtergelaten te zijn. Onder andere rond tentamenperiodes kunnen deze
tijden wijzigen. Informeer hiernaar bij de TU/e-Brandweer. Afwijken van deze tijden is in enkele gevallen
mogelijk na toestemming van de TU/e-Brandweer.
 Er mag op de TU/e campus buiten de gebouwen geen glas gebruikt worden. Enkel karton-, plastic- of
blikverpakkingen zijn toegestaan.
 Open vuur is niet toegestaan (geldt ook voor vuurkorven).
21 januari 2014
 Indien er voor een evenement werkzaamheden of leveringen gedaan worden door of namens diensten van de
TU/e, kunnen hier mogelijk kosten aan verbonden zijn. Deze kosten worden vooraf aan de organisatie kenbaar
gemaakt middels een offerte. De daadwerkelijk gemaakte kosten worden op basis van nacalculatie aan de
organisatie doorberekend.
 De organisatie is verplicht voldoende sanitaire voorzieningen in de nabijheid van het evenement te hebben.
Voor buitenterreinen geldt dat er in principe geen gebruik gemaakt mag worden van de voorzieningen in de
gebouwen tenzij hier toestemming voor is van de betreffende gebouwbeheerder. U dient dan zelf voor mobiele
toiletvoorzieningen te zorgen. Deze mogen pas vlak voor het evenement geplaatst worden en dienen binnen 24
uur na het evenement (op werkdagen) verwijderd te zijn.
 Na afloop van een evenement dienen het terrein en de omgeving direct opgeruimd te worden, en schoon
opgeleverd. Afvalbakken kunnen tegen kostprijs aangevraagd worden middels het elektronisch
aanvraagformulier. Na oplevering van het terrein door de organisatie wordt het terrein gecontroleerd door
Dienst Huisvesting. Indien het terrein niet voldoende schoon en netjes is achtergelaten, wordt dit alsnog gedaan
door Dienst Huisvesting op kosten van de organisatie.
Extra voorwaarden ten behoeve van kamperen op de TU/e-campus:





Overnachten in een van de aangewezen hallen in het StudentenSportCentrum geniet de voorkeur.
Verantwoordelijkheid
De organisatie van het evenement waarvan de kampeeractiviteiten een onderdeel zijn, is verantwoordelijk voor
de aanwezigen op het terrein (haar gasten). De organisatie is ervoor verantwoordelijk dat eenieder zich
gedraagt en dat haar gasten aanwijzingen/orders opvolgen van deze organisatie, TU/e-Beveiliging en
TU/e-Brandweer.
De TU/e-Beveiliging en TU/e-Brandweer zijn bevoegd om, indien nodig, personen die zich niet gedragen zoals
in dit reglement beschreven, te (laten) verwijderen van de TU/e-terreinen.
Het niet of niet juist naleven van dit reglement door organisatie en/of haar gasten kan gevolgen hebben voor
eventuele volgende evenementaanvragen van de betreffende vereniging waar de organisatie onder valt.
Tijdens het gehele evenement zijn er altijd voldoende personen van de organisatie aanwezig voor de
TU/e Brandweer en TU/e-Beveiliging. Deze persoon(en) is (zijn) op dat moment nuchter, aanwezig en
aanspreekbaar. Deze personen worden kenbaar gemaakt middels een contactlijst die verkrijgbaar is bij de
TU/e-Brandweer.
Kampeerterrein
Kamperen is enkel toegestaan op door de TU/e aangewezen plaatsen, na toestemming van de
TU/e-Brandweer. Tijdens en rond tentamenperiodes is kamperen op veld 4 niet toegestaan (zie plattegrond).
Auto’s op het kampeerterrein zijn niet toegestaan, dit geldt ook voor in- en uitladen (alleen parkeren in de
daarvoor bestemde P-plaatsen). Glas op het kampeerterrein is niet toegestaan. Karton, plastic en blik zijn wel
toegestaan.
Vuur en barbecues
Open vuur (waaronder vuurkorven) en fakkels zijn ten strengste verboden.Barbecues zijn op het kampeerterrein
verboden. Enkel toegestaan op TU/e-terrein indien vooraf door de TU/e-Brandweer toestemming is verleend op
door hen aangewezen plaatsen.
Overlast en vandalisme
Organisatie dient erop toe te zien dat er geen overlast wordt veroorzaakt richting derden. (inwoners
spaceboxen, gebouw Connector , voorbijgangers, etc.).
De organisatie ziet er daarom ook op toe dat haar gasten op de TU/e-campus de kortste weg van en naar het
kampeerterrein volgen om mogelijke overlast te voorkomen.
Organisatie wordt bij vandalisme en vernieling, waarvan een concreet vermoeden uitgaat naar de organisatie of
haar gasten, verantwoordelijk gesteld voor de schade.
Op het TU/e-terrein en de kampeerterreinen gelden geluidsnormen. Deze normen zijn op te vragen bij de
TU/e-Brandweer. Tussen 23.00 uur en 09.00 uur moet het stil zijn, de organisatie dient hierop toe te zien. Bij
overtreding hiervan kan de TU/e-Beveiliging en/of TU/e-Brandweer de organisatie sommeren de overtreders
onmiddellijk van het terrein te laten verwijderen.
21 januari 2014
Pagina 2 van 3





Sanitaire voorzieningen
Organisatie dient te voorzien in voldoende en 24 uur per dag goed te bereiken sanitaire voorzieningen (toilet en
stromend leidingwater). Eventuele voorzieningen in het StudentenSportCentrum zijn hierin bij voorbaat niet
toereikend.
Mobiele sanitaire voorzieningen mogen pas vlak voor het evenement geplaatst worden en dienen binnen 24
uur na het evenement (op werkdagen) verwijderd te worden. Locatie van deze voorzieningen altijd in overleg
met de TU/e-Brandweer. De organisatie dient erop toe te zien dat de sanitaire voorzieningen en omgeving
tijdens het evenement schoon en netjes zijn.
BHV en toezicht
Organisatie dient voldoende gediplomeerde BHV-ers (EHBO) aanwezig te hebben. De BHV-ers dienen
aanwezig te zijn op, of in de nabijheid van het kampeerterrein, d.w.z. op kampeerterrein of eventueel loge
StudentenSportCentrum.
BHV-ers dienen duidelijk herkenbaar en nuchter te zijn. Zij zijn ook op de hoogte van de geldende regels t.b.v.
ambulanceoproep en TU/e-Beveiliging. (Alarmnummer 040-2472222)
De organisatie verstrekt vooraf naam en telefoonnummer van BHV-ers die bovengenoemde taak vervullen.
Deze zijn tijdens het evenement bekend bij de TU/e-Beveiliging.
Netheid en schoonmaak van het terrein
De organisatie dient het terrein na afloop z.s.m. geheel schoon op te leveren. Dit dient zo spoedig mogelijk na
afloop van het evenement te gebeuren. Met de TU/e-Brandweer wordt vooraf een datum en tijdstip afgesproken
waarop het terrein totaal schoon en leeg wordt opgeleverd.
Tijdens het evenement dient de organisatie erop toe te zien dat het kampeerterrein en omgeving er netjes
uitzien en dat alle afval direct wordt gedeponeerd in de daarvoor bestemde afvalbakken.
Kosten en schades
Indien er kosten ontstaan voor de TU/e en/of derden door het niet naleven van dit reglement, of schade
gerelateerd aan het evenement, komen deze voor rekening van de organisatie. Indien hierover onduidelijkheid
ontstaat, beslist de TU/e-Brandweer.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de TU/e-Beveiliging en/of TU/e-Brandweer.
21 januari 2014
Pagina 3 van 3

Download Report