Mailmerging: een persoonlijke touch geven aan

MAILMERGING:
Een persoonlijke touch geven aan bulkmail.
Een e-mail sturen aan grote groepen mensen doen we vaak. Via distributielijsten
of mailgroepen is dat snel geregeld. Maar iedereen krijgt dan hetzelfde bericht.
Als je de geadresseerde persoonlijk zou aanspreken, kom je meteen veel sterker
binnen. Voor een event wil je toch graag persoonlijk worden uitgenodigd? Dat is
wat je kunt met ‘Mailmerging’.
Het knopje zit in Word
Vreemd genoeg moet jet het systeem van gepersonaliseerde mail niet zoeken in
Outlook, maar in Word. Daar heet het ‘verzendlijsten’. In dit tabblad kun je ook
etiketten en gepersonaliseerde brieven printen. Mailmerging is niets anders dan
een gepersonaliseerde brief, gemaakt in Word en vervolgens gekoppeld aan een
lijst met personen. Dat kan een Excel-lijst zijn of de lijst met contactpersonen in
Outlook. Voordaarde om te kunnen mailen is natuurlijk dat er een e-mailadres bij
alle personen in de lijst staat.
Maak er meteen iets moois van
We zetten de brief op in Word. Het voordeel is dat we deze meteen mooi kunnen
opmaken, eventueel in de huisstijl. Of je pakt er een document bij dat je al hebt.
Geen probleem. Deze brief zal straks niet als bijlage worden verzonden. Het
opgemaakte Word-document IS het mailbericht!
Geen gedoe met CC en BCC
Als de brieven straks worden verzonden, gaan ze als afzonderlijk bericht de deur
uit. In je ‘verzonden berichten’ zitten dan net zoveel berichten als personen die
je hebt aangeschreven. Niemand ziet dus aan wie dit bericht nog is verzonden.
Wat betreft opvolging is het dus niet mogelijk via 1 verzonden bericht de hele
groep aangeschreven personen in te zien.
Waar is je lijst met persoonlijke gegevens?
Er zijn twee mogelijkheden. Of je hebt Outlook-contactpersonen of je hebt een
lijst met alle gegevens; vaak is dat een Excellijst. Het is ook van belang dat je op
voorhand weet welke persoonlijke informatie je wilt toevoegen aan het bericht.
Als je kiest voor Outlook-contactpersonen, dan moet alle info die je nodig hebt
zijn toegevoegd in de betreffende velden. Kies je voor Excel, zorg er dan voor
dat alle info netjes in aparte kolommen staan en dat er geen lege rijen zijn
toegevoegd. Maak zoveel mogelijk aparte kolommen: naam, voornaam,
aanspreking (dhr., mevr.), postcode, woonplaats, bedrijfsnaam,… Alle gegevens
die je apart zet kunnen apart in je brief worden gebruikt.
Vind je Excel wel prettig om mee te werken dan kun je de Outlookcontactpersonen makkelijk als lijst weergeven, vervolgens kopiëren en in Excel
plakken. Vervolgens maak je er eventueel nog kolommen bij. Hoewel ik een zeer
uitgebreide contactpersonenlijst heb in Outlook doe ik deze extra handeling wel
als ik meer dan 100 personen wil aanschrijven. Omdat ik gemerkt heb dat
Outlook wat stottert als je dergelijke grote mailmerge rechtstreeks vanuit de
contactpersonen regelt. Extra voordeel: deze Excellijst is dan handig als
opvolgingslijst en aanwezigheidslijst op het event.
Wat is het stappenplan in Office 2007/2010?
1. Open een lege pagina in Word of een reeds aanwezig bestand.
2. Open ‘het tabblad verzendlijsten’. De meeste knoppen zijn grijs en worden
pas later actief.
3. Klik op de knop ‘adressen selecteren’ en kies voor een ‘bestaande
(Excel)lijst’ of ‘Outlook contactpersonen’.
Outlook contactpersonen kun je alleen gebruiken als je ze daadwerkelijk
hebt. En voor wie ze heeft is het maar de vraag of je voldoende gegevens
hebt toegevoegd aan de contactpersonen. Als je bijvoorbeeld geen
bedrijfsnaam hebt toegevoegd, kun je die straks ook niet in je mailmerge
gebruiken. We kiezen als voorbeeld voor de Excellijst.
2/4
4. Bevat de Excellijst meerdere werkbladen, kies dan voor het werkblad
waard de lijst met contactinformatie staat.
5. Meteen worden een aantal knoppen in het lint actief. We gaan
nu de velden invoegen. Het ‘adresblok’ kun je in principe
negeren omdat dit in een mail weinig belang heeft. Voor een
‘begroetingsregel’ kun je kiezen of niet. Ik doe dat nooit. Ik
begin meteen aan de brief of uitnodiging. Overal waar ik
persoonlijke informatie wil plaatsen klik ik op de knop
‘samenvoegveld invoegen’.
6. Soms gaat het mis. Mailmerging maakt gebruik van
gestandaardiseerde veldnamen. Als je Excellijst een andere
naam gebruikt gaat dit mis. Als je bijvoorbeeld in Excel
‘naam’ in plaats van ‘voornaam’ gebruikt, dan zal er geen
koppeling worden gemaakt. Dit los je op via de knop ‘velden
vergelijken’. Links staan de juiste veldnamen, rechts de
kolomnamen in je Excellijst. Koppel de gebruikte naam van
Excel rechts aan de gevraagde naam links en je leert Outlook
praten met je Excellijst. Je hoeft dus niet de kolomtitels in je
Excelijst aan te passen.
7. Je ziet nog steeds geen persoonlijke informatie in al die ingevoerde
velden. Om even te kijken of het goed gaat, klik je in het lint op de knop
‘voorbeeld van resultaat’. Et voilá, daar is je gepersonaliseerd mailbericht.
3/4
8. Mag het bericht straks naar iedereen op de lijst worden verzonden? Zo
niet, kijk dan even via de knop ‘adreslijst bewerken’. Daar kun je filteren
op alle mogelijke informatie in de lijst. Of je duidt manueel met behulp van
de vinkjes aan wie wel of niet een mail krijgt. Dit is een interessante
methode als je later nog iemand het bericht wilt verzenden.
9. We kunnen alles nu verzenden met de knop ‘voltooien en samenvoegen’.
Je kunt met een gerust hart op de knop ‘e-mailberichten verzenden’
klikken. Je krijgt immers nog een reeks keuzes. Je mag een
onderwerpregel invullen en aangeven of je alles of een deel wilt
verzenden. Belangrijk is hier nog aan te geven in welk veld de emailadressen staan. Die worden immers niet automatisch gevonden.
10.Een klik op ‘OK’ en Outlook gaat van start. Het kan enige tijd duren
vooraleer alle mail is verzonden. Open je map ‘verzonden items’ in Outlook
om te genieten van alle vertrekkende uitnodigingen.
Mailmerging is spannend, daarom deze tip
Als het fout gaat, gaat het wellicht goed fout. Daarom zet ik altijd mijzelf
bovenaan in de lijst. Ik zie in het word-document dan mijn eigen gegevens staan
en kies in stap 9, in het allerlaatste menu, voor ‘huidig record’. Er wordt dan
alleen naar mijzelf een bericht verzonden. Als dat er allemaal gelikt uitziet, krijgt
iedereen mijn feestelijke uitnodiging.
4/4

Download Report