Outlook: voor gemak en rust in je werk

Outlook: voor gemak en rust in je werk
Wil je ook beschikken over je eigen persoonlijke secretaresse?
Krijg inzicht in wat er allemaal mogelijk is in Outlook op basis van vier essentiële
efficiencywaarden
Leer hoe je je informatiestromen systematisch kunt beheren en verwerken en hoe
je een compleet en correct e-mailarchief opbouwt
Leer hoe je een takenlijst zo slim mogelijk kunt inrichten en beheren
Combineer je taken met je agenda en maak je persoonlijke workflow zichtbaar
Leer snelkoppelingen te maken en te auto-archiveren waarmee je steeds
terugkerende handelingen kunt overslaan
Het optimaal inzetten van Outlook betekent 4 uur tijdwinst per week!
Wist je dat je Outlook zó kunt inrichten dat het jouw werk
zonder extra inspanning ondersteunt?
De meest gehoorde reden om niet al het mogelijke uit Outlook te halen is dat het zo veel werk is om "alles bij te houden". Het
blijkt dat veel mensen niet weten dat alle onderdelen van Outlook een relatie hebben met elkaar en dat het helemaal niet nodig
is om alles opnieuw of apart in te vullen.
In deze training leer je hoe je Outlook zó kunt inrichten dat het jouw werk ondersteunt, zonder dat je er extra werk voor hoeft te
doen. De rode draad in deze training is jouw persoonlijk werkproces: de Workflow. De meeste workflows starten met e-mail,
waarna de weg volgt via taken naar de agenda om uiteindelijk bij een optimaal resultaat uit te komen. Het gaat er dus om dat je
binnen Outlook je werkprocessen automatiseert zodat je met meer gemak, tijd en rust kunt werken. Deze training richt zich niet
op de knoppen van Outlook, we gaan ervan uit dat je die kennis al hebt. Deze training zit boordevol handige en praktische
instructies waarmee je uiteindelijk meer gemak en rust krijgt in je werk, zoals:
-
Een infographic, het overzicht van de workflow in Outlook en tevens de leidraad voor de route door de Modules
-
5 beslisstappen om dubbel werk te voorkomen
-
Suggesties voor automatisch sorteren en archiveren van e-mail
-
4 verschillende manieren waarop je de takenlijst kunt gebruiken
-
Een overzicht in één oogopslag van je werkplanning in je agenda
-
Instructies om overdraagbaar samen te werken met collega's
-
In enkele minuten een (eenvoudig) project inplannen en beheren
-
Werken met snelkoppelingen, zodat eindeloos doorklikken verleden tijd is
-
En heel veel instellingen waarmee je snelheid en gemak creëert in je werk met Outlook
Jullie benaderen Outlook vanuit de gedachte dat ik in gesprek
ben met een levend persoon. En juist die benaderingswijze
zorgt er nu voor dat ik er veel meer uithaal! Het geeft mij met
name veel inzicht en overzicht, iets wat mij met jullie
benaderingswijze eigenlijk heel weinig extra tijd kost. In ieder
geval levert het me heel veel op! Ik weet nu waarvoor ik het
consequent bijhouden van Outlook doe!
– Paul
Op welke vragen krijg je in deze training antwoord?
Hoe kan ik Outlook tot mijn persoonlijke secretaresse maken?
In deze tijd hebben steeds minder mensen een eigen secretaresse. Jammer? Enerzijds wel, maar anderzijds hoeft dit
niet meer zoveel uit te maken nu er systemen zijn die kunnen dienen als je eigen persoonlijke secretaresse. Outlook is
zo’n systeem. Zodra je Outlook de juiste input geeft, krijg jij direct je eigen persoonlijke secretaresse. Wie wil dat nou
niet?
Hoe breng ik overzicht en structuur aan in mijn werk?
Overzicht over je werkzaamheden betekent dat je alles op één plek bij elkaar hebt en dat je een grove planning hebt
gemaakt voor de afhandeling van al jouw acties. Zolang je nog met losse lijstjes werkt, kun je niet echt spreken van
overzicht. De structuur ontstaat door systematisch te werk te gaan en de juiste prioriteiten te stellen. Outlook
ondersteunt je hierin.
Ik heb van alles in mijn hoofd, hoe kan ik dat loslaten?
Veel mensen hebben hun acties in hun hoofd en lopen die regelmatig te herhalen opdat ze niets vergeten. Zo gaan de
dingen die echt niet overgeslagen mogen worden in het hoofd ook mee naar huis. Zodra acties een plek krijgen waar
ze genoteerd staan en een plek krijgen in de planning is het mogelijk om los te laten. Hiervoor is Outlook bijzonder
geschikt.
Wat is een workflow?
De letterlijke vertaling van workflow is werkstroom, en dit slaat dus op de organisatorische invalshoek van je
werkproces, je werkorganisatie: Wat doe je, wanneer doe je het en hoe doe je het om op tijd resultaten te behalen.
Deze online training is erop gericht om zoveel mogelijk de organisatie van je werk te automatiseren. We spreken dan
van een ‘Persoonlijke Workflow’.
Hoe zet ik Outlook in voor mijn projecten?
Denk jij bij projectmanagement ook meteen aan ingewikkelde projecttools? Deze training laat je zien dat projectmatig
werken helemaal niet ingewikkeld is als je Outlook hiervoor inzet. We laten je een aantal manieren van
projectmanagement in Outlook zien. Jij kiest dan zelf wat het beste bij jou én bij jouw project past.
Hoe maak ik de voortgang in mijn werkzaamheden zichtbaar?
Er zijn veel wegen die naar Rome leiden en zo is het binnen Outlook ook mogelijk om je werkzaamheden op
verschillende manieren te ordenen en te presenteren. In deze online training leer je om een haalbare planning te
maken en hoe je die weer kunt bijstellen als dat nodig is, je leert je taken van verschillende invalshoeken te benaderen
en je leert om in één keer je gebruikte uren zichtbaar te maken.
Wat is er nog meer mogelijk om elkaar te informeren, naast het delen van agenda’s?
Herken je dat je in eerste instantie voor jezelf met Outlook werkt? Herken je ook dat je je soms mateloos kunt irriteren
dat je niet van je collega weet waar hij zit en wat hij doet? Dat hoeft niet! In deze training leer je om elkaar op een
eenvoudige en logische wijze te informeren, zodat je elkaars werk kunt aanvullen, overpakken en waarnemen mocht
jou plotseling iets overkomen.
Wat maakt deze training zo uniek?
1
Competentiegericht online leren
Wij geloven dat een online training niet alleen bedoeld is om kennis
en inzicht over te brengen, maar ook om vaardigheden en uiteindelijk
het gedrag te trainen. Cursisten nemen in deze cursus dan ook niet
alleen nieuwe informatie tot zich, maar gaan aan de hand van vragen
en opdrachten direct aan de slag met het verbeteren van hun
vaardigheden. De combinatie van het trainen van kennis, inzicht en
vaardigheden zal leiden tot gedragsverandering.
2
Persoonlijke leerroute
Trainingen die werkelijk toegespitst zijn op het individu leveren het hoogste rendement op. Immers, ieder individu heeft
een andere achtergrond en een eigen niveau qua kennis en ervaring. Studytube is een leerplatform waar trainingen
adaptief worden vormgegeven. Adaptief leren zorgt ervoor dat de trainingen zich automatisch focust op de onderwerpen
die voor de betreffende cursist nog nadere uitleg of oefening vereisen. Cursisten zijn daardoor snel klaar met onderwerpen
die ze begrijpen en langer bezig met onderwerpen waar ze meer moeite mee hebben. Individuele verbeterpunten worden
op deze manier weggewerkt.
Voorbeeld: De drie cursisten Lisa, Mark en Tim
LISA
MARK
TIM
doorlopen allemaal dezelfde online training, maar de
doorlooptijd verschilt aanzienlijk. Alle drie de
cursisten starten de module met een video. Hierna
volgen enkele meerkeuzevragen. Lisa beantwoordt
deze meerkeuzevragen allemaal juist, waardoor zij dit
onderdeel in 15 minuten afrondt. Mark en Tim geven
foutieve antwoorden, waardoor zij een nieuwe
leerroute inslaan en extra informatie krijgen. Door het
doorlopen van deze adaptieve leerroutes hebben zij
in 25, respectievelijk 55 minuten hetzelfde
kennisniveau als Lisa behaald. Op deze wijze leren
cursisten op maat en wordt alleen die kennis
aangeboden die de cursist op dat moment nodig
heeft. Just in time!
15 minuten
25 minuten
55 minuten
3
Sociaal leren
Je krijgt toegang tot de besloten community van deze training. In deze
community kun je andere cursisten uitdagen voor een duel en reputatie
opbouwen, en kun je (actief) deelnemen aan een van de discussie
onderwerpen. Ook kunnen er regelmatig nieuwe praktijkopdrachten worden
gepubliceerd, zodat je ook na afronding van de cursus je kennisniveau kunt
blijven vergroten.
GAMIFICATION
Met de doordachte Studytube Game Elementen krijgen
gebruikers direct feedback op hun vorderingen en worden ze
stapsgewijs gemotiveerd om het leertraject te voltooien.
Gedurende het leertraject gaan gebruikers in duels onderling
strijden, bouwen ze reputatie punten op en worden ze intrinsiek
gemotiveerd om continu te blijven leren.
SOCIAAL EN COLLABORATIEF
In groepsverband, samenspraak en samenwerking met mede
cursisten van een vergelijkbaar niveau wordt een
gemeenschappelijk doel nagestreefd. Studytube is een online
alternatief voor het traditionele corporate klaslokaal.
4
Eenvoudig platform en doorlopend leertraject
Het volgen van een training op Studytube voelt als het browsen op je favoriete consumentenwebsite. Het
systeem is voor iedereen eenvoudig te gebruiken. Zelfs als je nog nooit een online training hebt gevolgd is
geen enkele vorm van instructie nodig.
De training is opgeknipt in diverse kleine onderdelen, en met behulp van het Studytube dashboard kun je
je voortgang nauwlettend in de gaten houden. Zelfs als je maar een paar minuten de tijd hebt kun je
zonder problemen een deel van de training volgen, en op een later moment weer verder gaan. Ook is het
mogelijk om na afronding van de training bepaalde onderwerpen nogmaals te bekijken.
Inhoud van de modules
1
Inleiding
In de eerste module krijg je inzicht in wat er allemaal mogelijk is in Outlook. Aan de hand van een infographic laten we je zien
hoe de workflow in Outlook eruit ziet en hoe de Modules aansluiten op deze route. Ten slotte leggen we onze vier essentiële
efficiencywaarden aan je uit. Deze efficiencywaarden vormen altijd de basis van onze manier van werken, dus ook van onze
manier van werken met Outlook. Ze zijn als het ware een kompas voor hoe jij jouw werk kunt inrichten.
2
Outlook – E-mail
E-mail is meestal het begin van de workflow in Outlook en dus leer je in deze module om informatiestromen systematisch te
beheren en te verwerken. Je krijgt een stappenplan voor een lege inbox. Verder leer je hoe je eenvoudig een e-mailarchief
opzet, waarbij je ook nog rekening houdt met de werking van je hersenen. Je leert hoe je ervoor zorgt dat je het
e-mailarchief compleet en correct maakt, hoe je geautomatiseerd kunt archiveren en hoe je berichten snel terugvindt. Ook
niet onbelangrijk.
3
Outlook - Taken
In deze module pakken we de workflow op door een begin te maken met het verwerken van je acties. De takenlijst is daarin
een belangrijke schakel. We leren je hoe je een takenlijst zo slim mogelijk kunt inrichten en beheren. Je krijgt lekker veel
instructies waar je veel mee kunt doen! Zo leer je onder andere hoe je alle taken bij elkaar kunt zetten, hoe je orde
aanbrengt en hoe je kunt werken met meerdere takenlijsten. En ook komt aan bod wat de factor tijd binnen een taak
betekent. En als laatste leer je hoe je effectief en efficiënt kunt samenwerken met behulp van taken.
4
Outlook - Agenda
In deze module leer je de laatste stappen van de workflow. Zodat je uiteindelijk rustig en gemakkelijk een optimaal resultaat
kunt behalen. Een inhoudelijk resultaat maar ook het resultaat van meer doen in minder tijd.Je leert daarom heel praktisch
hoe je met taken werkt in combinatie met de agenda, hoe je een haalbare planning maakt, hoe je kunt samenwerken met
behulp van de agenda en welke automatiseringsslagen je helpen om je persoonlijke workflow zichtbaar te maken in je
agenda.
5
Extra’s
In deze module publiceren we regelmatig nieuwe handigheidjes zoals snelkoppelingen, auto-archiveren en Snelle stappen
voor gevorderden. Handigheidjes waarmee je steeds terugkerende handelingen kunt overslaan. In het gedeelte over
snelkoppelingen leer je niet alleen hoe je ze maakt naar mappen en documenten, maar ook hoe je de meest gebruikte
websites direct kunt openen. Bij auto-archiveren gaat het om het archiveren van álle mappen binnen Outlook. En Snelle
stappen voor gevorderden? Dat moet je zien.
Over de experts
Jaldhara Groeneveld
Expertisegebied:
Ontwikkelen van menselijk- en bedrijfspotentieel
Selma Mulder
Expertisegebied:
Persoonlijke efficiency en productief werken. Licentiehouder van het Persoonlijk Efficiency Programma
PEP®.
Jaldhara Groeneveld (1960) is expert op het gebied van ‘ontwikkelen van menselijk potentieel en bedrijfspotentieel’. Zij
is eigenaar van Het Efficiency Huis en mede oprichter van Ondernemen met Effect. Het is haar missie dat in 2020 heel
werkend Nederland z’n volle potentieel met passie en plezier benut. Zij leerde de afgelopen 15 jaar duizenden
medewerkers en managers om hun volle potentieel te benutten. Haar kracht is om praktijk en theorie met elkaar te
verbinden.
Selma Mulder (1950) is expert op het gebied van persoonlijke effectiviteit en efficiency. Zij is eigenaar Mulder
Performance Consultants en heeft in de afgelopen jaren duizenden mensen begeleid. Zij gelooft dat iedereen efficiënt
en stressvrij kan werken. Als je maar weet hoe. Technieken die het werken vereenvoudigen liggen voor iedereen binnen
handbereik. Mulder Performance Consultants biedt praktische oplossingen die het mogelijk maken om werkdruk het
hoofd te bieden.