CUOS-Reglement, Rijksuniversiteit Groningen Reglement Centraal

Reglement Centraal Uitvoerings Orgaan voor de Studentenorganisaties (CUOS)
Het College van Bestuur,
overwegende
dat, gelet op artikel 6.2.1 van het BBR van de RUG, het College van Bestuur een Centraal
Uitvoerings Orgaan voor de Studentenorganisaties heeft ingesteld;
dat ter uitvoering van het BBR dit orgaan wordt belast met:
•
het faciliteren van studentenorganisaties die voldoen aan de in dit reglement gestelde
voorwaarden;
•
het namens de universiteit beheren van de huisvesting ten behoeve van studentenorganisaties
die voldoen aan de in dit reglement gestelde voorwaarden;
dat, gelet op de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW) artikel 7.51
lid 1 en lid 2 sub a, het instellingsbestuur van een universiteit voorzieningen dient te treffen ter
financiële ondersteuning van de student die, ter beoordeling van het instellingsbestuur, het
lidmaatschap vervult van het bestuur van een studentenorganisatie van enige omvang met
volledige rechtsbevoegdheid;
dat het Centraal Uitvoerings Orgaan voor de Studentenorganisaties wordt belast met:
•
het toetsen van studentenorganisaties die zijn of willen worden opgenomen in de Regeling
Profileringsfonds en de advisering hierover aan het College van Bestuur;
dat het Centraal Uitvoerings Orgaan voor de Studentenorganisaties een reglement behoeft waarin
de taken, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze zijn neergelegd;
besluit vast te stellen het navolgend reglement:
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
De universiteit, de RUG
de Rijksuniversiteit Groningen;
Het College
het College van Bestuur van de RUG;
BBR
het Bestuurs- en Beheersreglement van de RUG;
Het CUOS
het Centraal Uitvoerings Orgaan voor de Studentenorganisaties van de
RUG;
Organisatie
studentenorganisatie die wezenlijk open staat voor alle RUG-studenten;
Ondersteunde organisatie
organisatie die voldoet aan de in artikel 8 genoemde voorwaarden en die
volgens artikel 9 activiteitensubsidie en/of huisvesting is toegewezen;
Financiële middelen
de door het College van Bestuur aan het CUOS beschikbaar gestelde
gelden;
Ruimte
de door het College van Bestuur aan het CUOS beschikbaar gestelde
ruimte;
Activiteitensubsidie
de door het CUOS aan een organisatie beschikbaar gestelde gelden;
Huisvesting
de door het CUOS aan een organisatie beschikbaar gestelde ruimte;
Het reglement
het reglement Centraal Uitvoerings Orgaan voor de
Studentenorganisaties;
Artikel 2. Taken van het CUOS
1.
Het CUOS vervult de volgende taken:
a. adviseren over een door het College vast te stellen meerjarenvisie;
b. vaststellen van jaarlijkse beleidsvoornemens met betrekking tot de toebedeelde taken binnen
het kader van de door het College vastgestelde meerjarenvisie;
c. vaststellen van een jaarlijkse begroting van baten en lasten van het CUOS op grond van de
toewijzing van financiële middelen door het College;
d. de toetsing van organisaties die in aanmerking willen komen voor activiteitensubsidie en/of
huisvesting van de universiteit aan de in artikel 8 genoemde voorwaarden;
e. de verdeling van de financiële middelen en de ruimte over organisaties volgens door het
CUOS vast te stellen richtlijnen voor de aanvragen en de toetsing;
f.
(de voorbereiding van) besluiten op aanvragen van organisaties die in aanmerking willen
komen voor financiële ondersteuning op grond van de CUOS-Regeling International Grants;
CUOS-Reglement, Rijksuniversiteit Groningen
g.
2.
3.
4.
het gevraagd en ongevraagd adviseren van het College over het door de universiteit te voeren
beleid ten aanzien van de studentenvoorzieningen en ten aanzien van studentenorganisaties;
h. adviseren aan het College over de opname van studentenorganisaties in de Regeling
Profileringsfonds van de RUG binnen de door het College vastgestelde beleidsmatige en
financiële kaders;
i.
het beheer van de huisvesting voor organisaties binnen de door het College gestelde kaders.
Het CUOS voert regelmatig gezamenlijk overleg met de voorzitters of hun plaatsvervangers van de
besturen van de studentenvoorzieningen, Contractus en FVOG;
Het CUOS kan voor het beheer van de huisvesting voor organisaties regels opstellen, inclusief een
regeling van sancties in geval van overtreding van deze regels.
Een lid van het CUOS is toehoorder bij de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van ACLO,
KEI en Usva en de Raad van Toezicht van ESN.
Artikel 3. Verantwoording
1.
Het CUOS is voor het beleid en de uitvoering van de taken verantwoording verschuldigd aan het
College. Het verschaft hiertoe een jaarverslag waarin het gevoerde beleid inclusief de realisatie van
baten en lasten worden beschreven. Daarnaast verstrekt het alle gevraagde inlichtingen.
2.
Ten minste één keer per jaar vindt overleg plaats met het College over het gevoerde beleid en de
uitvoering van de taken.
Artikel 4. Benoeming en samenstelling
1.
Het CUOS bestaat uit vijf leden.
2.
Benoemd tot lid van het CUOS kunnen worden zij, die als voltijdstudent staan ingeschreven aan de
RUG.
3.
De leden van het CUOS worden, op voordracht van een benoemingsadviescommissie, door het
College van Bestuur benoemd voor de periode van 1 september tot en met 31 augustus van het
daaropvolgende jaar.
4.
De voorzitter wordt in functie benoemd. De portefeuilleverdeling wordt door het CUOS zelf
bepaald.
5.
Indien een lid van het CUOS tussentijds aftreedt, voorziet het College zo spoedig mogelijk in een
opvolger voor de resterende periode van de oorspronkelijke benoemingstermijn.
Artikel 5. Vergaderingen
1.
Het CUOS vergadert ten minste éénmaal per maand.
2.
De vergaderingen van het CUOS zijn openbaar, behoudens het bepaalde in het derde lid van dit
artikel.
3.
Op voorstel van de voorzitter of op verzoek van ten minste twee leden, kan in een openbare
vergadering besloten worden dat de vergadering in besloten kring wordt voortgezet, indien het
belang van de universiteit en dat van het CUOS in het bijzonder, dan wel dat van bepaalde
personen, vergaderen in besloten kring vordert.
De behandeling van dit verzoek vindt in een besloten vergadering plaats.
4.
Afwezige leden worden zo spoedig mogelijk door of namens de voorzitter ingelicht omtrent het in
een besloten vergadering besprokene.
5.
Het CUOS kan niet-leden uitnodigen om als adviseur een vergadering van het CUOS geheel of
gedeeltelijk bij te wonen.
Artikel 6. Brede vergadering
1.
Ten minste tweemaal per jaar nodigt het CUOS alle in dat jaar ondersteunde organisaties uit voor
het bijwonen van een vergadering.
2.
In deze vergaderingen zullen ten minste ter bespreking worden voorgelegd:
- het jaarverslag als genoemd in artikel 3 lid 1,
- de begroting als genoemd in artikel 2 lid sub c,
- het jaarplan als genoemd in artikel 2 lid 1 sub b en
- eventuele wijzigingen in de meerjarenvisie als genoemd in artikel 2 lid 1 sub a en/of de richtlijnen
voor de aanvragen en de toetsing als genoemd in artikel 2 lid 1 sub e.
3.
De organisaties worden in de gelegenheid gesteld hun zienswijze hierop kenbaar te maken. Hiertoe
worden relevante stukken tijdig ter beschikking gesteld.
CUOS-Reglement, Rijksuniversiteit Groningen
Artikel 7. Studentenvoorzieningen
1.
De studentenvoorzieningen ACLO, ESN, KEI en Usva krijgen jaarlijks een vast bedrag aan
subsidie en - voor zover daarin niet op andere wijze is voorzien – een vaste huisvesting.
2.
De genoemde voorzieningen brengen hun jaarstukken – de begroting, het jaarverslag en het
financieel jaarverslag – zo spoedig mogelijk na vaststelling ter kennis van het CUOS.
Artikel 8. Voorwaarden
1.
Om in aanmerking te komen voor ondersteuning met activiteitensubsidie en huisvesting dient een
organisatie aan de volgende voorwaarden te voldoen:
a) De organisatie heeft rechtspersoonlijkheid en is volledig rechtsbevoegd, blijkende uit:
1.
notarieel vastgelegde statuten, en
2. een actuele registratie bij de Kamer van Koophandel.
De organisatie werkt op non-profit basis.
b) In de statuten van de organisatie zijn ten minste opgenomen:
1.
de doelstelling van de organisatie,
2. de werkzaamheden van de organisatie,
c) In de statuten is daarnaast in elk geval het volgende bepaald.
1. De organisatie richt zich op de studentengemeenschap van de RUG en eventueel de
HG.
2. Het uitvoerende bestuur van de organisatie bestaat uit (deeltijd)studenten of bursalen.
3. De organisatie is in principe toegankelijk voor elke student ingeschreven bij de RUG
en eventueel de HG.
d) De organisatie stelt jaarlijks een begroting, een jaarverslag en een jaarrekening vast.
e) De organisatie draagt bij aan een positieve uitstraling van de RUG en eventueel de HG en
van Groningen als studentenstad.
De organisatie houdt zich aan de afspraken in de Regeling Introductietijden van de RUG en
de HG.
2.
Wanneer een organisatie wordt opgeheven, haar statuten wijzigt of wanneer er zich een
significante reductie in het activiteitenaanbod voordoet of de organisatie niet meer aan een van
de in lid 1 genoemde voorwaarden voldoet, dan dient zij dit onmiddellijk te melden aan het
CUOS. Het CUOS kan een onderzoek van een accountant verlangen.
3.
Voor ondersteuning door middel van activiteitensubsidie en/of huisvesting vanwege het CUOS
komen niet in aanmerking:
a) sportverenigingen;
b) gezelligheidsverenigingen;
c) opleidings- of faculteit gerelateerde verenigingen.
4.
Culturele studentenorganisaties komen niet in aanmerking voor ondersteuning vanwege het
CUOS door middel van huisvesting; een culturele studentenorganisatie kan zich voor
huisvesting wenden tot Usva.
Artikel 9. Toewijzing activiteitensubsidie en huisvesting
1.
Een organisatie die aan de voorwaarden voldoet, kan in aanmerking komen voor ondersteuning
met activiteitensubsidie en huisvesting. De organisatie dient hiertoe een aanvraag in bij het CUOS.
2.
Ondersteuning door het CUOS heeft een aanvullend karakter: ondersteuning wordt slechts
verleend voor zover andere mogelijkheden redelijkerwijs ontoereikend blijken.
3.
Het CUOS onderzoekt de aanvraag als bedoeld in lid 1 en neemt hierover krachtens artikel 2 sub e
binnen zes weken na in behandelingneming ervan een voorgenomen besluit.
Bij de toetsing van de aanvragen voor activiteitensubsidie let het CUOS op:
- de omvang van het aanbod aan activiteiten voor studenten in overeenstemming met de
doelstelling van de organisatie,
- de kwaliteit en uniciteit van deze activiteiten,
- de noodzaak van ondersteuning in verhouding tot de financiële middelen van de organisatie,
- de uitstraling van de activiteit voor de RUG en voor Groningen als studentenstad.
Bij de toetsing van aanvragen voor huisvesting let het CUOS bovendien op:
- de bestuurslast van de organisatie,
4.
- de noodzaak van ondersteuning in verhouding tot de materiële middelen van de organisatie.
5.
Het CUOS geeft de betrokkene de gelegenheid kennis te nemen van het voorgenomen besluit en de
mogelijkheid om binnen 10 werkdagen zijn zienswijze kenbaar te maken.
CUOS-Reglement, Rijksuniversiteit Groningen
6.
7.
Indien betrokkene binnen deze termijn geen zienswijze kenbaar maakt, dan wordt het
voorgenomen besluit definitief.
Indien betrokkene binnen deze termijn een zienswijze kenbaar maakt, dan neemt het CUOS zo
spoedig mogelijk daarna een definitief besluit.
Na afloop van het jaar waarin een organisatie ondersteuning heeft ontvangen, zendt deze een
jaarverslag en een jaarrekening aan het CUOS. Het CUOS kan bepalen dat de jaarrekening
vergezeld gaat van een accountantsverklaring.
Het jaarverslag en de jaarrekening omvatten in ieder geval:
a. een verantwoording van de besteding van de ontvangen gelden;
b. een opsomming van en een toelichting op de ontplooide activiteiten;
c. een overzicht van het aantal deelnemers aan de activiteiten.
Bij het besluit op een aanvraag toetst het CUOS of de in het voorgaande jaar aan de organisatie
toegewezen activiteitensubsidie doelmatig is gebruikt.
Indien het CUOS van oordeel is dat de activiteitensubsidie in het voorgaande jaar niet geheel
doelmatig is gebruikt, dan kan het in zijn besluit op de aanvraag de omvang van de
activiteitensubsidie dienovereenkomstig verlagen.
Indien het CUOS van oordeel is dat de organisatie in het voorgaande jaar extra activiteiten heeft
ondernomen die in het belang zijn geweest van studenten en van de RUG en van Groningen als
studentenstad en waarmee onvoorziene financiële uitgaven waren gemoeid, dan kan het in zijn
besluit op de aanvraag de omvang van de activiteitensubsidie dienovereenkomstig verhogen.
Artikel 10. Advisering bestuursbeurzen
Het CUOS adviseert het College ter zake van:
a)
de opname van organisaties in de Regeling Profileringsfonds aan de hand van de voorwaarden
genoemd in deze Regeling.
b)
de herijking van de in de Regeling Profileringsfonds opgenomen organisaties aan de hand van de
voorwaarden genoemd in deze Regeling;
c)
het aantal bestuursbeurzen dat aan studentenorganisaties wordt toegewezen op grond van de
criteria genoemd in de Regeling Profileringsfonds.
Artikel 11. Ambtelijke ondersteuning
Het hoofd van de afdeling Studentenzaken voorziet in de ambtelijke ondersteuning van het CUOS.
Artikel 12. Mandatering en bezwaar
1.
De besluiten van het CUOS inzake de nadere verdeling van financiële middelen en ruimte, als
bedoeld in art. 2 sub e en f, alsmede de besluiten voortvloeiend uit het beheer van de huisvesting
als bedoeld in artikel 2 sub i, worden geacht te zijn genomen namens het College.
2.
Tegen deze besluiten staat, binnen zes weken na bekendmaking ervan, ingevolge de Algemene wet
bestuursrecht (Awb), bezwaar open bij het College.
Artikel 13. Citeerwijze
Dit reglement kan worden aangehaald als CUOS-Reglement.
Artikel 14. In werkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2012. Hiermee vervalt het CUOS-Reglement van 1 september
2005, alsmede de CUOS-Regelingen Organisatiesubsidie, Huisvesting en Incidentele subsidie.
Oorspronkelijk vastgesteld door het College van Bestuur in zijn vergadering van 14 juni 2005, met
instemming van de Universiteitsraad in zijn vergadering van 29 april 2005.
Gewijzigd door het College van Bestuur in zijn vergadering van 12 december 2011 met instemming van de
Universiteitsraad in zijn vergadering van 26 januari 2012.
CUOS-Reglement, Rijksuniversiteit Groningen

Download Report