MEMORIE | RAAD VAN 23 januari 2014
AGENDA RAAD
OPENBARE ZITTING
1. Opvolging en goedkeuring verslag vorige zitting.
2. Aktename resultaten klantentevredenheidsonderzoek.
3. Assistentiewoningen bij Woonzorgcentrum Bellegem: via Sociale Huisvestingsmaatschappij of zelf uitvoeren met erna
verkoop aan SHM. Voorstel tot goedkeuring.
4. Aanstelling externe begeleiding Financieel Technisch Plan Bellegem – Sint-Jozef.
5. Kleinschalig koken. Voorstel tot aktename.
6. Goedkeuring conceptnota en bouwprogramma als basis voor opmaak dossier ‘aanstellen ontwerper’ en technisch financieel
plan voor projectfase 2 WZC Sint-Jozef.
7. Goedkeuring conceptnota en bouwprogramma als basis voor opmaak dossier ‘aanstellen ontwerper’ en technisch financieel
plan voor projectfase 1 WZC Bellegem.
8. Opmeting site Bellegemkerkdreef in Bellegem. Voorstel tot aanstelling landmeter.
9. Nieuw organogram directie Welzijn – Stad en OCMW. Voorstel tot goedkeuring.
10. Aktename van herziening budgethouderschap en aanstelling van personen voor nazicht van betaalstaten die niet onder
dagelijks bestuur ressorteren.
11. Eindafrekening bouwdossier De Nieuwe Lente. Voorstel tot goedkeuring.
12. Raamcontract voor de levering van koffie. Voorstel tot verlenging.
13. Aankoop van twee vrachtwagens . Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning.
14. Aankoop van twee camionettes. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning.
15. Leasing van 2 dienstvoertuigen. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning.
16. Software bewonersadministratie Geracc. Voorstel tot upgrade.
17. Aankoop module multimenubeheer voor de dienst maaltijden aan huis. Voorstel tot goedkeurig.
18. Samenwerking personeelsdiensten stad en OCMW: wijze van aanstelling van externe begeleider. Voorstel tot goedkeuring.
19. Varia.
GESLOTEN ZITTING
1. Weddenvaststelling personeel kinderopvang.
2. Aanstelling diensthoofden nieuw organogram directie welzijn. Voorstel tot goedkeuring.
3. Hoger beroep bij het Arbeidshof tegen een beslissing van het BCSD. Voorstel tot aanstelling raadsman.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 2
Onderwerp
Aktename resultaten klantentevredenheidsonderzoek.
Indiener
Katrien Verhaeghe
Doelstelling
De mate van tevredenheid van de gebruikers over de hulp- en dienstverlening van het Sociaal
Huis en de sociale dienst kennen in functie van het optimaliseren van de dienstverlening.
Feitelijke
aanleiding
AANLEIDING
Dienst
Sociale Dienst
De VVSG riep alle besturen op om het Charter toegankelijke dienst- en hulpverlening te
onderschrijven. Het is een intentieverklaring over de basisprincipes van toegankelijke dienst- en
hulpverlening in de gemeente en een engagement om deze principes in de praktijk te brengen. In
november 2010 besliste de Raad voor Maatschappelijk Welzijn om het Charter te ondertekenen.
De VVSG stelde daarnaast een tevredenheidsscan op, een zelfevaluatie-instrument waarmee de
besturen lacunes en tekortkomingen kunnen opsporen en dat als basis voor verbeteracties kan
dienen. De scan is samengesteld op basis van de concretisering van de 7 B’s (bekendheid,
bereikbaarheid, betrouwbaarheid, beschikbaarheid, betaalbaarheid, begrijpbaarheid,
bruikbaarheid), vertaald in een vragenlijst. De Raad besliste om het Sociaal Huis te evalueren aan
de hand van de scan. De evaluatiegroep bestond uit medewerkers die allen gerelateerd waren aan
het Sociaal Huis. Dit onderzoek resulteerde in een aantal actiepunten. De visie van gebruikers
met betrekking tot de dienstverlening vanuit het Sociaal Huis ontbrak echter nog. Omdat de visie
van de cliënt een cruciaal gegeven is, werd het onderzoek uitbesteed aan de dienst
‘dienstverlening en onderzoek’ van Vives. Zij beschikken over de nodige expertise gezien ze in het
verleden instonden voor eenzelfde soort onderzoek binnen andere OCMW’s.
METHODOLOGIE
Een onderzoekster werd gedurende het academiejaar 2012-2013 ingezet om het kwalitatief
onderzoek te leiden. Aan de hand van een vragenlijst werden een aantal items met betrekking tot
de dienstverlening van het Sociaal Huis en de sociale dienst bevraagd. Over de periode van 1 juli
tot en met 31 december 2012 werd het cliëntenbestand ingedeeld in vijf groepen. Vanuit alle
groepen werd er een evenredig aantal personen ad random geselecteerd. Deze manier van
werken zorgde ervoor dat alle soorten hulpvragen mee in kaart gebracht werden. Hierbij werd op
geen enkele manier sturing gegeven aan de personen die geselecteerd werden. Studenten van de
Hogeschool voerden de enquêtes uit. In totaal konden 151 enquêtes worden afgenomen.
INHOUDELIJK
Sociaal Huis:
 Bekendheid en bereikbaarheid
 Kennismaking, drempels en eerste contact
 Onthaal
 Wachtzaal
 Aard van de vragen en vraagbehandeling
 Tevredenheid over de dienstverlening en de doorverwijzing
 Telefonisch - en elektronisch loket en de website
Sociale Dienst:
 Algemene tevredenheid over de maatschappelijk werker
 Kennismaking
 Wachtzaal en wachttijden
 Dienstverlening en aard van de hulpverlening
 Relatie cliënt - maatschappelijk werker
 Klachtenbehandeling
BEVINDINGEN
De bevindingen werden gesynthetiseerd. Algemeen genomen merken we een zeer positief beeld
over de hulp- en dienstverlening op. Er werden weinig lacunes of tekortkomingen aangehaald.
De algemene gemiddelde tevredenheid over de dienstverlening van het sociaal huis bedraagt
4.07/5. Dat cijfer verhoogt naar 4.27/5 wanneer het gaat over de tevredenheid over hun
maatschappelijk werker.
Een aantal punten werden positief onthaald, een aantal punten zijn vatbaar voor verbetering.

Het onderscheidt tussen Sociaal Huis en sociale dienst is niet duidelijk. Beiden zijn op
dezelfde locatie gelegen en bewegwijzering naar het sociaal huis en de sociale dienst volstaat
niet.

Het sociaal huis is op een gemakkelijk te bereiken plaats gelegen. De meeste mensen komen
te voet of met het openbaar vervoer. Het gebrek aan parkeergelegenheid wordt aangekaart.

De eerste ontmoeting met het sociaal huis wordt als positief ervaren. Eén op de vijf personen
haalt een persoonlijk motief als drempel aan. Om hierop in te spelen, moet er blijvend
ingezet worden op de beeldvorming over het sociaal huis en het OCMW.

De openingsuren van het sociaal huis zijn slechts door 2/3 de van de respondenten gekend.

De meeste respondenten zijn tevreden over de manier waarop ze onthaald worden. Het
pijnpunt is de manier waarop het onthaal en de wachtzaal met elkaar in verbinding staan. De
infrastructuur en inrichting maakt dat wat gezegd wordt aan het onthaal hoorbaar is in de
wachtzaal. Omgekeerd kunnen de onthaalmedewerkers de gesprekken die in de wachtzaal
plaatsvinden volgen. De privacy komt hierdoor in het gedrang.

Elementen die voor een wachtzaal als belangrijk beschouwd worden, zijn van functionele
aard. Het voorzien van voldoende zitplaatsen en een speelhoek voor de kinderen, wordt hier
naar voren geschoven.

Vragen van financiële aard worden meest gesteld, gevolgd door vragen rond huisvesting en
administratie. 87% is tevreden over de manier en snelheid van afhandeling. Een verdere
bevraging bij de 6% die niet tevreden is, is noodzakelijk om exact te weten waardoor die
ontevredenheid veroorzaakt wordt.
Het verschaffen van een inkomen en beheer van het inkomen worden als belangrijkste
vormen van ondersteuning benoemd, gevolgd door extra financiële steun, hulp bij
tewerkstelling en administratieve hulp. Slechts 3% geeft aan psychosociale hulp of hulp bij
relatieproblemen als belangrijkste vorm van ondersteuning te beschouwen.


De doorverwijzingen verlopen positief, zowel van interne als van externe aard. Negen op de
tien personen volgt de verwijzing daadwerkelijk op en is hierover positief.

Over de telefonische hulpverlening spreekt 80% zich positief uit. 1/6 de geeft aan dat de lijnen
te vaak bezet zijn. Het elektronisch loket en de website worden nauwelijks gebruikt. Dit
kanaal kan op heden niet beschouwd worden als een goed instrument om te communiceren
naar de cliënten.

In totaal is 90% tevreden over de relatie tussen de hulpvrager en de maatschappelijk werker.
Meer dan 95% van de respondenten geeft aan dat z’n maatschappelijk werker iemand is die
ze kunnen vertrouwen. De onderzochte zaken gaan over de bereikbaarheid, bekwaamheid,
rechtvaardigheid, communicatie, empathie, effectiviteit, betrouwbaarheid en rekening houden
met de privacy. De bereikbaarheid scoort hier met een score van 3.86/5 het laagst.

Van wie hun maatschappelijk werker wijzigde, vindt de helft de wijziging vervelend. De
redenen werden niet opgenomen in het onderzoek en zijn dus niet gekend. De meeste
mensen kunnen zich overdag vrijmaken.

De schriftelijke communicatie is begrijpelijk voor 3/4 de van de personen. Diegenen die er
moeite mee hebben, zijn vnl. mensen waarvan het Nederlands hun moedertaal niet is. Dit
blijft een aandachtspunt.

De subjectieve gemiddelde wachttijd wordt op 14 minuten geschat. De respondenten geven
aan bereid te zijn gemiddeld 20 minuten te willen wachten. Gezien 1/4 de aangeeft op heden
tussen de 20 en de 60 minuten te moeten wachten, wordt dit best mee opgenomen als
aandachtspunt.

De procedure rond klachtenbehandeling is bij meer dan de heft van de ondervraagden niet
gekend.
VERDER TRAJECT



Financiële
toetsing
De resultaten worden teruggekoppeld naar de teams van de sociale dienst.
De verbeterpunten en de punten waarbij diepgaander onderzoek aangewezen is, worden in
samenwerking met welzijnsorganisaties waaronder de erkende vereniging waar armen het
woord nemen, uitgewerkt.
Er wordt nagegaan op welke manier het onderzoek in de toekomst herhaald kan worden.
Budget
Niet van toepassing.
Visum ontvanger
Niet van toepassing.
Wetten en
reglementen
Eerdere
beslissingen

Raadsnota van november 2010 betreffende de toegankelijkheidsscan en ondertekenen
charter toegankelijkheid in functie van verdere uitbouw sociaal huis.


Beknopte synthese van het rapport betreffende het onderzoek naar klantentevredenheid.
Het rapport ‘onderzoek klantentevredenheid’ OCMW Kortrijk 2013.
Besluitvormingsproces
Bijlagen
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Opvolging en
communicatie
De raad neemt akte van de resultaten van het tevredenheidsonderzoek.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 3
Onderwerp
Assistentiewoningen bij Woonzorgcentrum Bellegem: via Sociale Huisvestingsmaatschappij of zelf
uitvoeren met erna verkoop aan SHM. Voorstel tot goedkeuring.
Indiener
Filip D’Haene
Nota wordt nagestuurd.
Dienst
Woonzorg
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 4
Onderwerp
Aanstelling van externe begeleider voor de opmaak van Technisch Financieel Plan Bellegem – StJozef
Indiener
Frank Claerhout
Doelstelling
Goedkeuring om voor opmaak Technisch Financieel Plan voor WZC Bellegem en Sint-Jozef
Kortrijk een externe begeleider aan te stellen met het oog op het realiseren van een
woonzorgcentrum 96 woongelegenheden met aanpalend 24 assistentiewoningen (dit in
samenwerking met de sociale bouwmaatschappij) plus de realisatie van een (ver)nieuwbouw voor
het WZC St-Jozef.
Feitelijke
aanleiding
In de raad van december 2013 werd de procedure voor de opmaak van het technisch financieel
plan Bellegem en St-Jozef goedgekeurd. In diezelfde Raadszitting werd tevens goedgekeurd dat
er bij de opmaak van dit Technisch Financieel Plan een externe begeleider mocht worden gezocht
via offerteaanvragen.
De huidige wetgeving met betrekking tot het verkrijgen van investeringssubsidies is recent
gewijzigd en de huidige VIPA-reglementering kan alleen nog worden toegepast op financieel
technische plannen die ontvankelijk worden verklaard voor 31 december 2014.
Het financieel technisch plan moet dus uitgevoerd worden in een strak tempo binnen een periode
van 9 maand (van februari tot en met oktober 2014).
Beoordeling
Voor de offerteaanvraag werden vier externe consultingbureau’s aangeschreven.
 JVD Zorgmanagement BVBA, Guido Gezellelaan 32, 8210 Loppem
 Probis Consulting, Legeweg 157 H1-1, 8020 Oostkamp
 VDD-Consultancy, Eikenstraat 1, 9810 Nazareth
 Athena Consulting nv, Vaalbeekstraat 32, 3050 Oud-Heverlee.
Dienst
MAT- WZC
Bij de opdracht werd ook gevraagd om rekening te houden met een factor die op het moment van
de offerteaanvraag nog niet 100% zeker was, namelijk omwille van het feit dat er nog tot 2019
subsidies zaten op het WZC St-Jozef, waardoor het kon dat wij voor dit project geen technisch
financieel plan konden indienen.
“In principe gaan wij voor twee projecten, enerzijds de realisatie van een nieuw WZC in
Bellegem en een (ver)nieuwbouw voor ons bestaand WZC Sint-Jozef te Kortrijk.
Voor de offerte vragen wij dus rekening te houden met de twee projecten. Het kan echter dat het
tweede project te Kortrijk wordt uitgesteld. Daarom verzoeken wij u om eenduidig de impact
op uw offerteprijs te vermelden indien dit tweede project niet zou worden
weerhouden.”
Drie aanbieders hebben een offerte ingediend. VDD- Consultancy heeft niet geantwoord.
 JVD Zorgmanagement BVBA , 13500 euro excl. BTW (10000 + 3500)
 Probis Consulting, 14500 euro exclusief. BTW (12500 + 2000)
 Athena Consulting nv , 17200 euro exclusief BTW (10800 + 6400)
Globale beschrijving opdracht technisch financieel plan OCMW Kortrijk.
Het OCMW van Kortrijk heeft eind oktober 2013 een zorgstrategisch plan ingediend dat begin
november als ontvankelijk werd verklaard. Dit zorgstrategisch plan omvat twee projecten,
waarvan één met een woonzorgcentrum van 96 woongelegenheden en een groep van
assistentiewoningen van 24 woongelegenheden die in de deelgemeente Bellegem zullen
gerealiseerd worden en een tweede project met een woonzorgcentrum van 129
woongelegenheden, een centrum voor kortverblijf van 3 woongelegenheden, een
dagverzorgingscentrum en een dienstencentrum die allemaal op de huidige site van rusthuis Sint
Jozef in Kortrijk centrum gepland zijn.
Het OCMW van Kortrijk wil hiervoor vanaf januari 2014 starten met de uitwerking van
een technisch financieel plan met als doel een principieel akkoord aan te vragen voor de
subsidiëring van beide projecten.
Dit technisch financieel plan moet ten laatste tegen 31 oktober 2014 ingediend kunnen
worden bij VIPA en beantwoorden aan alle wettelijke bepalingen van een VIPA-dossier. Dit
betekent concreet
 de aflevering van een dossier dat de alle verplichte onderdelen bevat die door VIPA gevraagd
worden inclusief het voorontwerp van de verschillende subsidiabele te realiseren gebouwen
die in de hoger vernoemde projecten opgenomen zijn.
 de strikte opvolging van alle richtlijnen van de Vipa –teamverantwoordelijke en van de
technisch adviseur van het Vipa-team.
Omwille van het omvattend karakter, de noodzakelijke inbreng van diverse interne en externe
disciplines en de beperkte tijd om alle activiteiten uit te voeren, heeft het OCMW van Kortrijk
besloten hiervoor een externe projectbegeleider aan te duiden.
De projectbegeleider zal nauw samenwerken met de projectcoördinator van het OCMW, een
stuurgroep en met het projectteam dat in samenwerking met de stuurgroep zal worden
samengesteld.
Hij/zij zal voor de concrete en inhoudelijke uitwerking van de taken kunnen beroep doen op
interne medewerkers en een extern architectenbureau en technisch studiebureau.
De opdracht van de aangeduide projectbegeleider zal bestaan uit:
 De uitwerking van een gedetailleerd plan van aanpak voor alle af te leveren onderwerpen.
 De bepaling van de noodzakelijke resources om dit werk tot een goed einde te brengen.
 De opvolging en monitoring van alle projectactiviteiten en het tijdsplan.
 de coördinatie van de werkzaamheden in samenwerking met de projectcoördinator van het
OCMW.
 De controle op de afgeleverde producten op conformiteit met de VIPA-richtlijnen.
 Het bijwonen/leiden van de noodzakelijke meetings en contacten met het VIPA team.
 De rapportering aan de stuurgroep over de voortgang van het dossier en alle elementen die
een invloed kunnen hebben op de voortgang, de kwaliteit, de af te leveren dossierelementen
en eventuele gevolgen van beslissingen voor de toekomstige projectrealisatie en de kosten
ervan.
 De communicatie afgestemd is op verschillende belanghebbenden.
 Het bijhouden van de projectdocumenten en de eindredactie van het technisch financieel
plan.
De opdracht omvat niet: de begeleiding van de aanduiding van het architecten- en studiebureau
Op basis van de ingediende offertes, rekening houdende met de aangeboden dienstverlening
(kwaliteitsparameters) , rekening houdende met de prijsopgave, rekening houdende met het feit
dat één dezer aanbieders ook het zorgstrategisch plan heeft begeleid, en daarbij ook naar
kwaliteit van het aangebodene het meest de opdracht benaderd, daarnaast ook de voordeligste
aanbieder is, stellen wij JVD Zorgmanagement BVBA uit Loppem voor als extern begeleider voor
het TFP OCMW Kortrijk.
Financiële
toetsing
Budget
Ok.
Visum ontvanger
Goedgekeurd.
Wetten en
reglementen





Eerdere
beslissingen
Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van
de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten
voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald
artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 200.000,00 excl. BTW niet overschreden; dienstencategorie
06).
Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor
aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en
latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120.
Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels
van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere
wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 2.
De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26
september 1996, en latere wijzigingen.

Raad december 2013 – aanstelling externe begeleider TFP WZC Bellegem en WZC St-Jozef.


drie offertes
begeleidend schrijven en opdracht
Besluitvormingsproces
Bijlagen
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
De raad beslist dat de opdracht voor externe begeleiding voor de opmaak van het Technisch
Financieel Plan voor het OCMW Kortrijk mag gegund worden JVD Zorgmanagement uit Loppem
voor de prijs van 13.500 euro exclusief BTW.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014| punt 5
Onderwerp
Kleinschalig koken
Indiener
Stuurgroep FTP - Kris Lefebvre
Doelstelling
Bepalen welke vorm van koken het beste zou zijn voor onze 2 nieuwe instellingen Bellegem en
Sint-Jozef
Feitelijke
aanleiding
Bepaling is nodig voor de opmaak van de Financieel Technische Plannen van Bellegem en SintJozef
Beoordeling
Naar zorgmodel gaat de voorkeur van de directies woonzorgcentra uit naar kleinschalig koken. Dit
wordt reeds succesvol toegepast in Lichtendal en De Weister en geniet de voorkeur van de
bewoners, de families van de bewoners en van het personeel. Wat kleinschalig koken precies
inhoudt en wat hier de gevolgen van zijn is in de visietekst in bijlage beschreven.
Dienst
-
Het Masterplan Keukens berekende voor de volgende scenario’s de kost voor een voedingsdag:
model met centrale keuken, decentraal model met productiekeukens in de Woonzorgcentra,
model van kleinschalig koken, tussenvormen op basis van de huidige praktijk. Dit masterplan
concentreerde zich op de voedingskost, de personeelskost van het kookgedeelte en de
exploitatiekost. In de verschillende modellen is er echter ook een groot verschil naar logistieke
kost van vervoer maaltijden binnen het woonzorgcentrum bij het gebruik van een
productiekeuken en naar kost van animatie die met koken verband houdt. Deze elementen zitten
niet in het Masterplan Keukens.
Het Vast Bureau stelde in de zitting van 6 januari dat de gegeven kwalitatieve elementen van
kleinschalig koken zeer waardevol zijn. Het Vast Bureau wenst dat er nog een toets door de
financiële dienst gebeurt van het realistisch karakter van het Masterplan Keukens. Deze toets is
nu volop bezig. Het Masterplan Keukens zal in februari aan de Raad worden voorgelegd. Er wordt
dan ook voorgesteld de definitieve keuze voor het kookmodel van Bellegem en Sint-Jozef in de
raad van februari vast te stellen.
Financiële
toetsing
Budget
Pas toepasselijk vanaf exploitatie van de woonzorgcentra Bellegem en SintJozef.
Visum ontvanger
De principes “kleinschalig koken” worden momenteel bestudeerd.
Wetten en
reglementen
Eerdere
beslissingen
Besluitvormingsproces
Vast Bureau van 6 januari 2014
Bijlagen
-
Visietekst kleinschalig koken
Presentatie kleinschalig koken
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Opvolging en
communicatie
De raad neemt akte van de visietekst kleinschalig koken. De raad stelt dat de gegeven
kwalitatieve elementen van kleinschalig koken zeer waardevol zijn. De raad wacht het definitieve
Masterplan Keukens af om het kookmodel vast te leggen.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014| punt 6
Onderwerp
Goedkeuring conceptnota en bouwprogramma als basis voor opmaak dossier ‘aanstellen
ontwerper’ en technisch financieel plan voor projectfase 2 WZC Sint-Jozef.
Indiener
Rik Lambert
Doelstelling
Goedkeuring conceptnota en bouwprogramma met programma van eisen voor de opmaak van het
bestek ‘aanstellen van de ontwerper voor de realisatie van WZC Sint-Jozef voor 132 bewoners
met mogelijkheid tot uitbreiding van 24 woongelegenheden’ en als onderdeel van het technisch
financieel plan voor WZC Sint-Jozef.
Feitelijke
aanleiding
We ontvingen op 5 november 2013 de ontvankelijkheid van ons zorgstrategisch plan.
De huidige financieringsregeling bij VIPA voorziet dat alle dossiers met een ontvankelijk
zorgstrategisch plan hun financieel technisch plan volledig afgewerkt moeten voorleggen voor
eind 2014.
Per projectfase dient er een technisch financieel plan opgemaakt te worden volgens een strikt
stramien opgelegd door VIPA.
In zitting van 19 december keurde de Raad de planning voor het opstellen van dit technische
financieel plan goed. Daarbij werd opdracht gegeven aan de stuurgroep om tegen de raad van
januari 2014 het bouwprogramma en programma van eisen voor deze projectfase op te maken
alsook de conceptnota.
Beoordeling
TFP WZC SINT-JOZEF CONCEPTNOTA EN BOUWPROGRAMMA:
Dienst
Facility
Algemene omschrijving
Het ganse concept dient door de architect zo ingevuld te worden dat het flexibel is (bestemming
van ruimtes moeten kunnen veranderen gezien de steeds veranderende regelgeving en
demografische evolutie) , space-saving is (minder vierkante meters en zonder verlies aan comfort
en ergonomie= ook cost-saving), met aandacht voor akoestiek en geur en met ruimte voor
toekomstige, nieuwe technologieën en dit alles volgens de LEAN-principes (procesverbetering en
efficiëntie). Integratie van natuur is een must (zicht op buitenwereld, op natuur…) Ook dient men
speciale aandacht te hebben voor de ecologische voetafdruk.
Voorwaarden om tot ontwerp te komen:
 We streven naar een functioneel, duurzaam gebouw dat minstens beantwoordt aan alle
voorschriften van VIPA en dat gebouwd is binnen de door VIPA bepaalde oppervlakte en
binnen het door VIPA voorziene budget.
Dit bouwprogramma kan aangevuld worden met extra m² voor LDC functie.
 De ontwerpen worden opgemaakt aan de hand van de ‘life cycle cost analyse’ (cfr
rekenmodel vipa- cfr site). Dit wordt gedaan voor loopafstanden, ramen en energie.
Hieronder verstaan we onder andere:
Alle door de bewoners gebruikte ruimten beantwoorden aan de noden van functionele
zichtlijnen. Vb. vanuit de woonkamer ziet men de begeleiders, de sanitaire ruimte, keuken,….
De loopafstanden zijn beperkt.
Levering van goederen (en linnen) en afhalen van afval (en vuil linnen) kunnen ‘Lean’ en
gescheiden georganiseerd worden, loopafstanden worden beperkt.
 Het volledige complex zal gebouwd worden zodat het voldoet aan alle normen en
voorschriften voor integrale toegankelijkheid. Het ontwerp zal globaal rekening houden met
de resident op alle vlak zoals zichtlijnen, kleuren, looplijnen, … Hiervoor zal de ontwerper zich
laten bijstaan door het expertisecentrum toegankelijkheid “ENTER” en “ECD Vlaanderen”
(kenniscentrum Dementie ). Het ontwerp zal globaal rekening houden van de ergonomie van
de gebruikers en de bewoners in al zijn facetten.
 Het ontwerp dient volledig te beantwoorden aan alle brandpreventievoorschriften. Hiervoor
zal samengewerkt worden met de preventiediensten van de plaatselijke brandweer en de
preventieadviseur van het OCMW. Er zal onderzocht worden onder welke voorwaarden er
installaties voor animatie kunnen ingebouwd worden in de gangen conform de
brandpreventievoorschriften.
 Het ontwerp voldoet volledig aan alle richtlijnen in verband met legionellapreventie. De
uitvoering dient volledig aan de BBT richtlijnen te voldoen en bij de oplevering dient een
legionellabeheersplan ingediend te worden. Dit alles wordt opgemaakt in overleg met de
preventieadviseur van het OCMW.
 Alle keukens dienen volledig te voldoen aan de HACCP richtlijnen en de voorschriften van
FAVV. De ontwerpen worden gemaakt in overleg met FAVV.
 Het ontwerp van alle elektronicavoorzieningen voor verpleegoproep, ICT, dwaaldetectie,
toegangscontrole, branddetectie, gebouwenbeheer, … wordt opgemaakt in nauw overleg met





de IT diensten van het OCMW zodat dit in overeenstemming gebeurd met de huidige
infrastructuur zoals verpleegdossier, medicatiedossier, …
Voor het energiebeheer van het gebouw zal er een team gevormd met ontwerper, technisch
studiebureau en verslaggever EPB. Er wordt gestreefd naar een zoveel mogelijk energie
neutraal gebouw, hiervoor zullen diverse simulaties gemaakt worden met de diverse
mogelijke oplossingen. Er wordt zeker gedacht aan WKK, warmtepomp, zonneboiler,
stookplaats op basis van biomassa, … Er wordt gestreefd naar een compact gebouw met een
optimaal geïsoleerde buitenschil dat optimaal georiënteerd is en waar nodig voorzien is van
zonnewering. Er wordt gestreefd om airco te vermijden via bouwfysische oplossingen.
Er wordt geopteerd om modulair te bouwen met als basismodule de kamer van netto 25m².
De andere ruimtes worden zoveel mogelijk opgebouwd uit dergelijke modules. De ruimtes die
aansluiten bij de afdeling worden zoveel mogelijk opgebouwd als eventueel bruikbare kamer.
De sanitaire voorzieningen van de polyunits kunnen op de afdeling gebruikt worden als
personeels- , bezoekers- of bewonerstoilet.
Binnen het bouwteam wordt er een adviseur opgenomen om de akoestische eigenschappen
van het gebouw op te volgen en te adviseren zodat deze voldoen aan alle huidige normen en
richtlijnen. De akoestische eisen voor de lokalen zijn afgestemd op hun gebruik en op hun
bewoning.
Architecturale waarde: Het gebouw dient te passen binnen de residentiele omgeving en
afgestemd zijn met het karakter van het terrein. Er dient aandacht te zijn voor de groene
omgeving, een goede circulatie rekening houdend met de leveringen en voldoende
parkeerzone ( zowel fietsers als voertuigen ) op het terrein.
Het concept van het gebouw is zo dat er uitbreidingmogelijkheden zijn. De bouwkundige
mogelijkheid moet er zijn om een extra bouwlaag te bouwen onafhankelijk van de
beperkingen opgelegd in het RUP.
Bouwtechnische criteria: Bouwprogramma WZC
WZC 132 x 65m²/ woongelegenheid =
8.580 m²
Bouwkundige mogelijkheid moet voorzien worden voor een uitbreiding van een bijkomende
verpleegeenheid met 24 woongelegenheden.
Het WZC is opgebouwd uit 4 verpleegafdelingen waarvan 2 voor 32 en 2 voor 34 wooneenheden.
De kleinere leefgroepen ( 16 ) worden voorbehouden voor ouderen met dementie of een
psychiatrische aandoening. Zichtlijnen en oriëntatie bevorderende elementen zijn hierin extra
belangrijk.
De grotere leefgroepen (17 ) worden voorbehouden voor ouderen met een functionele stoornis.
Toegankelijkheid en voldoende ruimte voor rolwagendraaicirkels zijn hierin extra belangrijkste
doelen.
Te bouwen volgens de voorschriften van de bestaande stedenbouwkundige voorschriften en in
overleg met de stedenbouwkundige diensten.
Kamers hebben de minimale oppervlakte zoals voorzien in de VIPA voorschriften namelijk 25m².
Deze oppervlakte wordt zo dicht mogelijk benaderd. Alle kamers worden gelijk ingericht. De
kamers zijn uitgerust met een sanitaire cel voorzien van inloopdouche. De kamer is voorzien van
een plafondliftsysteem dat vanuit het bed kan gebruikt worden tot aan het toilet en de douche. De
kamer moet door de bewoner of familie vrij kunnen ingericht worden (rekening houden met de
nodige voorzieningen, bv stopcontacten, beloproep, lichtschakelaars, etc…). Meerwaarde is dat er
een mogelijkheid is om een slaapgedeelte en een woonruimte kan gecreëerd worden. De
mogelijkheid moet bestaan om een opplooi bed te plaatsen zodat de mogelijkheid bestaat dat er
een familielid kan bijslapen.
Deurbreedte van de kamerdeur is 1,13m.
De mogelijkheid moet bekeken worden om een multifunctionele schuifdeur te voorzien aan de
sanitaire ruimte, zodat de lavabo, de douche en het toilet eenvoudig toegankelijk en bruikbaar
zijn vanuit de slaapruimte, deze zal niet de enige toegang tot de sanitaire cel zijn.
Verpleegafdeling
Het complex bestaat uit 2 verpleegafdelingen van 32 bewoners en 2 verpleegafdelingen van 34
bewoners.
Elke verpleegafdeling van32 bewoners bestaat uit: 2x 16 ( leefgroep ) en 4 x 8 ( woonhuis).
Elke verpleegafdeling van34 bewoners bestaat uit: 2x 17 ( leefgroep ) en 2 x 8 & 2 x 9
( woonhuis).
Elke leefgroep wordt opgesplitst in 2 functionele entiteiten genaamd woonhuis
Definitie verpleegafdeling: op de verpleegafdeling resideren 32 bewoners.
Definitie leefgroep: de verpleegafdeling wordt opgesplitst in 2 afzonderlijke entiteiten die
autonoom, los van elkaar kunnen functioneren. Per entiteit of leefgroep verblijven 16 bewoners.
Definitie woonhuis: de leefgroep kan men opsplitsen in 2 woonhuizen van 8 bewoners. Dit situeert
zich hoofzakelijk op het niveau van de woonkamer zodat geen 16 bewoners samen in een
woonkamer hoeven te vertoeven. Dit creëert teveel prikkels met agitatie en onrust tot gevolg.
Daarom moet men de leefgroep in 2 entiteiten (woonhuizen) van 8 kunnen splitsen maar die toch
1 functionele eenheid kunnen vormen.
Concreet:
Per verpleegafdeling:
4 ruime woonruimtes. Per leefgroep zijn er 2 woonruimtes die kunnen omgevormd worden tot
één grote ruimte.
1 verpleegpost (die opsplitsbaar is in 2 delen zodat de leefgroepen tijdens de werkdagen
autonoom kunnen functioneren):
2 medicatiekasten, 2 dossierkasten,
2 medicatiekarren, 2 verzorgingskasten die kunnen geparkeerd worden in de verpleegpost.
De verpleegpost bevindt zich centraal tussen de beide leefgroepen en heeft zicht op beide
leefgroepen.
Toiletten nabij living plus zichtbaar.
Per leefgroep:
Per leefgroep zijn er 2 woonruimtes, waarvan 1 voorzien van keuken, die kunnen omgevormd
worden tot één grote ruimte.
1 keuken
De leefgroepkeuken wordt bevoorraad vanuit een voorraadkamer. Er wordt afgeruimd vanuit de
woonkamer en de keuken in een opruimkamer.
Alle kookactiviteiten voor de leefgroep gebeuren in deze keuken waar er voor de volledige
leefgroep gekookt wordt. Om de ruimtes te optimaliseren kan de mogelijkheid overwogen worden
om de voorraadruimtes voor twee leefgroepen te combineren. Er dient echter steeds rekening
gehouden worden met een de loopafstanden voor personeel en bewoners.
1 Buitenruimte onder de vorm van een terras of afgesloten tuin waarvan de grootte in functie is
van het aantal gebruikers ( grote van de leefgroep )
Noodzakelijke ruimtes per verpleegafdeling.
utility ( met oa semi industriele wasmachine, oplaadpunten voor schoonmaakrobots ),
berging,
linnenkamer ( alles extern wasserij, zowel de persoonlijke was, als de functionele was wordt via
een externe wasserij aangeleverd ).
Multifunctionele badkamer tevens geschikt voor pedicure, kapsalon, welness.
Korte loopafstanden op de leefgroepen naar de functionele ruimtes.
Noodzakelijke centrale ruimtes
Lokaal voor poetskarren, 1 kuismachine per gebouw,
Multifunctionele badkamer tevens geschikt voor pedicure, kapsalon, welness. Deze badkamer is
zowel voor gebruik van het LDC als van het WZC.
Algemene voorraadruimte schoonmaak producten, centrale ruimte opslag van linnen,
personeelskledij en bewonerskledij, centrale ruimte drank en overslagruimte (voeding), centrale
ruimte incontinentiemateriaal. Best allemaal dicht bij dienstingang leveringen.
Administratieve diensten is een landschapsbureau voor 4 gebruikers in het clean desk systeem.
(directie, sociale dienst, facturatie en eventueel verantwoordelijke aankoop).
Aparte vergaderruimte die ook als gesprekskamer kan gebruikt worden voor familiegesprekken,
functioneringsgesprekken, opnames, teamvergaderingen ,...
Er zijn centraal ruimten nodig voor kiné en voor animatie en atelierwerking. Enerzijds kan de
kinéruimte eventueel fitnesstoestellen bevatten die bovendien dienst kunnen doen voor een lokaal
dienstencentrum, anderzijds zijn de mogelijkheden van residenten beperkt en echte
fitnesstoestellen weinig geschikt. Toestellen voor residenten, loopbaar, trap en motomed zijn dan
weer weinig geschikt voor thuiswonende ouderen.
Er is géén centrale wasserij wel een ruimte voor verdeling van linnen en kledij en een aparte
ruimte voor het stapelen van vuil linnen (Lean + gescheiden circuit)
Er is geen centrale keuken.
Er is voldoende ruimte voor personeel en stagiairs (kleed-, pauze-, sanitaire- en doucheruimtes
op maat van volgend aantal koppen per 100 ouderen: 100 dames + 20 manen (incl. M stagiairs)
+ 30 vrouwelijke stagiairs)
Er is een centrale technische ruimte en een ruimte voor de technieker (atelier)
Bouwprogramma LDC
Lokaal dienstencentrum functie
maximaal 300 m²
De lokaal dienstencentrumfunctie wordt conform het woonzorgdecreet gebouwd rekening
houdende met de algemene principes van dit project. Ontmoetingsruimte in te dienen met mobile
wanden in 2 of 3 ruimtes met in het middengedeelte een klein bargedeelte. Totale capaciteit voor
70 personen, in te delen in 20/30/20.
De bureauruimte is een landschapsbureau voor 4 gebruikers in het clean desk systeem. In het
landschapsbureau is een kleine infobalie ( receptie ) voorzien. Deze functie moet afsluitbaar zijn
omdat deze niet altijd bezet zal zijn. Vanuit dit bureau is de werking van het centrum te bekijken
doch dit is ook afsluitbaar.
Een module polyvalent inzetbare ruimte voor badkamer, pedicure, manicure, welness,
kapster, ... . Polyvalent bruikbaar voor WZC en LDC.
Een module voor wassalon polyvalent inzetbaar voor LDC, Sociale assistentiewoningen en WZC.
Een module voor gespreksruimte, polyvalent inzetbaar voor LDC, WZC en sociale
assistentiewoningen.
Sanitaire blok.
Binnen het LDC is er een kleine polyvalente keuken voorzien die instaat voor de maaltijden van de
LDC bezoekers en het personeel. Deze keukenmodule kan gebruikt wordt voor regeneratie van
geleverde maaltijden koude lijn, verdeling en portionering van in bulk geleverde maaltijden
warme lijn of om zelf maaltijden te bereiden. Deze sluit aan op de centrale cafetaria.
Het is de bedoeling op de oppervlakte te optimaliseren en met het totaal zo dicht mogelijk aan te
sluiten bij 8.580 m². De maximale oppervlakte van het complex, exclusief dagcentrum en
kinderopvang, mag zeker de 8.880 m² niet overschrijden.
Bouwprogramma dagcentrum
Op het gelijkvloers van het complex en geïntegreerd binnen het complex komt er een dagcentrum
voor 15 mensen met 3 kamers voor nachtopvang.
Het dagverzorgingscentrum ontwikkelt zijn werking in een eigen, duidelijk te onderscheiden
infrastructuur welke maximaal functioneel aansluit in het gehele concept.
Het dagcentrum heeft een afzonderlijke ingang.
De richtlijnen zijn dezelfde als deze van het WZC en voldoen dus volledig aan de richtlijnen van
VIPA. De kamers voor nachtopvang hebben eenzelfde module en inrichting als deze van het WZC
en zullen functioneel moeten aansluiten op het WZC voor het nachttoezicht.
Het dagcentrum wordt voorzien op het gelijkvloers.
De ontwerper zal een oppervlakteberekening maken van dit dagcentrum. Er wordt gestreefd naar
multifunctioneel gebruik van badruimte, sanitaire voorzieningen en een optimale functionele
inplanting.
Kinderopvang
We streven naar een functioneel, duurzaam gebouw dat minstens beantwoord aan alle
voorschriften van Kind en gezin en dat gebouwd is binnen de door Kind en gezin bepaalde
oppervlakte. Er zal planadvies gevraagd worden bij Kind en gezin. Het besluit van de Vlaamse
Regering houdende de vergunningsvoorwaarden en het kwaliteitsbeleid voor gezinsopvang en
groepsopvang van peuters en baby’s wordt strikt gevolg.
Het gebouw sluit aan op het WZC en kan aansluiten op de technische installaties van de
bouwcomplex.
Het volledige complex zal gebouwd worden zodat het voldoet aan alle normen en voorschriften
voor integrale toegankelijkheid, hiervoor zal de ontwerper zich laten bijstaan.
Het ontwerp dient volledig te doen beantwoorden aan alle specifieke brandpreventievoorschriften.
Hiervoor zal samengewerkt worden met de preventiediensten van de plaatselijke brandweer en de
preventieadviseur van het OCMW.
Het ontwerp voldoet volledig aan alle richtlijnen in verband met legionellapreventie. De uitvoering
dient volledig aan de BBT richtlijnen te voldoen en bij de oplevering dient er legionellabeheersplan
ingediend worden. Dit alles wordt opgemaakt in overleg met de preventieadviseur van het OCMW.
Alle keukens dienen volledig te voldoen aan de HACCP richtlijnen en de voorschriften van FAVV.
De ontwerpen worden gemaakt in overleg met FAVV.
Voor het energiebeheer van het gebouw zal er een team gevormd met ontwerper, technisch
studiebureau en verslaggever EPB. Er wordt gestreefd naar een zoveel mogelijk energie neutraal
gebouw, hiervoor zullen diverse simulaties gemaakt worden met de diverse mogelijke
oplossingen. Er wordt zeker gedacht aan WKK, warmtepomp, zonneboiler, stookplaats op basis
van biomassa, … Er wordt gestreefd naar een compact gebouw met een optimaal geïsoleerde
buitenschil dat optimaal georiënteerd is en waar nodig voorzien is van zonnewering. Er wordt
gestreefd om airco te vermijden via bouwfysische oplossingen.
Binnen het bouwteam wordt er een adviseur opgenomen om de akoestische eigenschappen van
het gebouw op te volgen en te adviseren zodat deze voldoen aan alle huidige normen en
richtlijnen. De akoestische eisen voor de lokalen zijn afgestemd op hun gebruik en op hun
bewoning.
Bouwprogramma kinderopvang
Het gaat om buitenschoolse opvang de puzzel.
Dit gaat om de opvang van kinderen van 2,5-12jaar, voor 74 plaatsen.
Functioneel en specifiek gebruik van tuin en buiten speelruimte.
De kinderopvang ontwikkelt zijn werking in een eigen, duidelijk te onderscheiden infrastructuur
welke maximaal functioneel aansluit in het gehele concept.
De ontwerper zal een oppervlakteberekening maken van dit dagcentrum. Er wordt gestreefd naar
een optimale functionele inplanting.
BESTAANDE TOESTAND:
De bestaande loods van de dienst facility wordt behouden.
Er wordt gekozen voor een nieuwbouw. De ontwerper kan, indien, gemotiveerd, een gedeelte of
geheel de bestaande gebouwen van de kinderopvang opnemen in zijn complex voor zover ze
functioneel technisch en architecturaal kunnen opgenomen worden in het nieuwe concept.
Tijdens de bouwwerken dient er steeds voorzieningen te zijn voor de huisvesting van de
bestaande bewoners en de bestaande kinderopvang op de huidige site. Hiervoor kan de ontwerper
voorstellen om de uitvoering maximaal in 2 fases laten uitvoeren. Het dossier zal opgemaakt
worden als één dossier met één project dat gesplitst kan worden in twee opeenvolgende
uitvoeringsfases.
De ontwerper optimaliseert de site en ziet na wat de ontwikkelingsmogelijkheden zijn van de
overgebleven grondgedeelte en dit binnen de bestaande stedenbouwkundige voorschriften.
Kwaliteitsvolle optimalisatie van het gebied is een meerwaarde voor het ontwerp.
Deze optimalisatie moet gezien worden als een toekomstvisie en houd geen realisatie in van dit
vrijgekomen gebied.
Infrastructuur
De infrastructuur wordt ontworpen volgens de voorschriften en de richtlijnen van stad, de
voorschriften binnen de stedenbouwkundige voorschriften en de noden voor de diverse gebouwen.
De infrastructuur wordt zo aangelegd zodat ze na voltooiing kan overgedragen worden als
openbaar terrein.
Er wordt voldoende parkeergelegenheid voorzien voor bezoekers van het WZC, Dagcentrum,
kinderopvang en LDC, werknemers van het WZC, Dagcentrum, kinderopvang en LDC. Er wordt
een onderscheid gemaakt tussen openbare parkeermogelijkheden en private
parkeermogelijkheden.
Er wordt voldoende fietsberging voorzien voor bezoekers met een afgesloten gedeelte voor het
personeel.
Er wordt aandacht gevraagd, binnen het ontwerp, voor de zachte weggebruiker, aangepaste
parkeerplaatsen voor minder validen.
Het ontwerp voorziet de brandweg in overleg met de preventiediensten van de plaatselijke
brandweer en de preventieadviseur van het OCMW.
De infrastructuur zal ontworpen worden zodat het voldoet aan alle normen en voorschriften voor
integrale toegankelijkheid, hiervoor zal de ontwerper zich laten bijstaan.
De conceptnota en het bouwprogramma (zie bijlage) werden door de stuurgroep opgemaakt en
besproken op het vast bureau van 6 januari 2014. Ze worden ter goedkeuring aan de raad
voorgelegd om als basis te dienen voor de opmaak van het bestek ‘aanstellen ontwerper’. De
conceptnota en het bouwprogramma maken eveneens deel uit van het technisch financieel plan.
Financiële
toetsing
Budget
Nog niet opgenomen in het meerjarenplan vermits bouwwerken ten vroegste
in 2020 zouden aanvragen.
Visum ontvanger
Voor catering wordt verwezen naar het afzonderlijk punt. Voor de andere
elementen visum goedgekeurd.
Wetten en
reglementen

De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
aanneming van werken, leveringen en diensten
Eerdere
beslissingen


Raad van 17 oktober 2013, goedkeuring van zorg-strategisch plan.
Raad van 19 december 2013, planning technisch financieel plan voor projectfase 1 en 2
Besluitvormingsproces


Vast Bureau 5 december 2013
Vast Bureau 6 januari 2014
Bijlagen

TFP Bellegem conceptnota en het bouwprogramma
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Goedkeuring conceptnota, bouwprogramma en programma van eisen voor projectfase 1 Bellegem
als basis voor het opmaken van een bestek voor het aanstellen van de ontwerper en als onderdeel
van het Technisch financieel plan.
De raad wacht voor wat betreft het kookgebeuren het Masterplan Catering af dat in de raad van
februari zal worden gepresenteerd alvorens hierover te beslissen.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 7
Onderwerp
Goedkeuring conceptnota en bouwprogramma als basis voor opmaak dossier ‘aanstellen
ontwerper’ en technisch financieel plan voor projectfase 1 WZC Bellegem.
Indiener
Rik Lambert
Doelstelling
Goedkeuring conceptnota en bouwprogramma met programma van eisen voor de opmaak van het
bestek voor het aanstellen van de ontwerper voor de realisatie van WZC voor Bellegem voor 96
bewoners en 24 assistentiewoningen en als onderdeel van het technisch financieel plan voor WZC
voor Bellegem.
Feitelijke
aanleiding
We ontvingen op 5 november 2013 de ontvankelijkheid van ons zorgstrategisch plan.
De huidige financieringsregeling bij VIPA voorziet dat alle dossiers met een ontvankelijk
zorgstrategisch plan hun financieel technisch plan volledig afgewerkt moeten voorleggen voor
eind 2014.
Per projectfase dient er een technisch financieel plan opgemaakt te worden volgens een strikt
stramien opgelegd door VIPA.
In zitting van 19 december keurde de Raad de planning voor het opstellen van dit technische
financieel plan goed. Daarbij werd opdracht gegeven aan de stuurgroep om tegen de raad van
januari 2014 het bouwprogramma en programma van eisen voor deze projectfase op te maken
alsook de conceptnota.
Beoordeling
TFP BELLEGEM CONCEPTNOTA EN BOUWPROGRAMMA:
Dienst
Facility
Algemene omschrijving
Het ganse concept dient door de architect zo ingevuld te worden dat het flexibel is (bestemming
van ruimtes moeten kunnen veranderen gezien de steeds veranderende regelgeving en
demografische evolutie) , space-saving is (minder vierkante meters en zonder verlies aan comfort
en ergonomie= ook cost-saving), met aandacht voor akoestiek en geur en met ruimte voor
toekomstige, nieuwe technologieën en dit alles volgens de LEAN-principes (procesverbetering en
efficiëntie). Integratie van natuur is een must (zicht op buitenwereld, op natuur…) Ook dient men
speciale aandacht te hebben voor de ecologische voetafdruk.
Voorwaarden om tot ontwerp te komen:
 We streven naar een functioneel, duurzaam gebouw dat minstens beantwoordt aan alle
voorschriften van VIPA en dat gebouwd is binnen de door VIPA bepaalde oppervlakte en
binnen het door VIPA voorziene budget.
Dit bouwprogramma kan aangevuld worden met extra m² voor LDC functie.
 De ontwerpen worden opgemaakt aan de hand van de ‘life cycle cost analyse’ (cfr
rekenmodel vipa- cfr site). Dit wordt gedaan voor loopafstanden, ramen en energie.
Hieronder verstaan we onder andere:
Alle door de bewoners gebruikte ruimten beantwoorden aan de noden van functionele
zichtlijnen. Vb. vanuit de woonkamer ziet men de begeleiders, de sanitaire ruimte, keuken,….
De loopafstanden zijn beperkt.
Levering van goederen (en linnen) en afhalen van afval (en vuil linnen) kunnen ‘Lean’ en
gescheiden georganiseerd worden, loopafstanden worden beperkt.
 Het volledige complex zal gebouwd worden zodat het voldoet aan alle normen en
voorschriften voor integrale toegankelijkheid. Het ontwerp zal globaal rekening houden met
de resident op alle vlak zoals zichtlijnen, kleuren, looplijnen, … Hiervoor zal de ontwerper zich
laten bijstaan door het expertisecentrum toegankelijkheid “ENTER” en “ECD Vlaanderen”
( kenniscentrum Dementie ). Het ontwerp zal globaal rekening houden van de ergonomie van
de gebruikers en de bewoners in al zijn facetten.
 Het ontwerp dient volledig te beantwoorden aan alle brandpreventievoorschriften. Hiervoor
zal samengewerkt worden met de preventiediensten van de plaatselijke brandweer en de
preventieadviseur van het OCMW. Er zal onderzocht worden onder welke voorwaarden er
installaties voor animatie kunnen ingebouwd worden in de gangen conform de
brandpreventievoorschriften.
 Het ontwerp voldoet volledig aan alle richtlijnen in verband met legionellapreventie. De
uitvoering dient volledig aan de BBT richtlijnen te voldoen en bij de oplevering dient een
legionellabeheersplan ingediend te worden. Dit alles wordt opgemaakt in overleg met de
preventieadviseur van het OCMW.
 Alle keukens dienen volledig te voldoen aan de HACCP richtlijnen en de voorschriften van
FAVV. De ontwerpen worden gemaakt in overleg met FAVV.
 Het ontwerp van alle elektronicavoorzieningen voor verpleegoproep, ICT, dwaaldetectie,
toegangscontrole, branddetectie, gebouwenbeheer, … wordt opgemaakt in nauw overleg met





de IT diensten van het OCMW zodat dit in overeenstemming gebeurd met de huidige
infrastructuur zoals verpleegdossier, medicatiedossier, …
Voor het energiebeheer van het gebouw zal er een team gevormd met ontwerper, technisch
studiebureau en verslaggever EPB. Er wordt gestreefd naar een zoveel mogelijk energie
neutraal gebouw, hiervoor zullen diverse simulaties gemaakt worden met de diverse
mogelijke oplossingen. Er wordt zeker gedacht aan WKK, warmtepomp, zonneboiler,
stookplaats op basis van biomassa, … Er wordt gestreefd naar een compact gebouw met een
optimaal geïsoleerde buitenschil dat optimaal georiënteerd is en waar nodig voorzien is van
zonnewering. Er wordt gestreefd om airco te vermijden via bouwfysische oplossingen.
Er wordt geopteerd om modulair te bouwen met als basismodule de kamer van netto 25m².
De andere ruimtes worden zoveel mogelijk opgebouwd uit dergelijke modules. De ruimtes die
aansluiten bij de afdeling worden zoveel mogelijk opgebouwd als eventueel bruikbare kamer.
De sanitaire voorzieningen van de polyunits kunnen op de afdeling gebruikt worden als
personeels- , bezoekers- of bewonerstoilet.
Binnen het bouwteam wordt er een adviseur opgenomen om de akoestische eigenschappen
van het gebouw op te volgen en te adviseren zodat deze voldoen aan alle huidige normen en
richtlijnen. De akoestische eisen voor de lokalen zijn afgestemd op hun gebruik en op hun
bewoning.
Architecturale waarde: Het gebouw dient te passen binnen deze landelijke omgeving en
volledig afgestemd zijn met het hellend karakter van het terrein. Er dient aandacht te zijn
voor de groene omgeving, een goede circulatie rekening houdend met de leveringen en
voldoende parkeerzone ( zowel fietsers als voertuigen ) op het terrein.
Het concept van het gebouw is zo dat er uitbreidingmogelijkheden zijn. De bouwkundige
mogelijkheid moet er zijn om een extra bouwlaag te bouwen onafhankelijk van de
beperkingen opgelegd in het RUP.
Bouwtechnische criteria: Bouwprogramma WZC
WZC 96 x 65m²/ woongelegenheid =
6.240 m²
Te bouwen volgens de voorschriften van de RUP in opmaak.
Kamers hebben de minimale oppervlakte zoals voorzien in de VIPA voorschriften namelijk 25m².
Deze oppervlakte wordt zo dicht mogelijk benaderd. Alle kamers worden gelijk ingericht. De
kamers zijn uitgerust met een sanitaire cel voorzien van inloopdouche. De kamer is voorzien van
een plafondliftsysteem dat vanuit het bed kan gebruikt worden tot aan het toilet en de douche. De
kamer moet door de bewoner of familie vrij kunnen ingericht worden (rekening houden met de
nodige voorzieningen, bv stopcontacten, beloproep, lichtschakelaars, etc…). Meerwaarde is dat er
een mogelijkheid is om een slaapgedeelte en een woonruimte kan gecreëerd worden. De
mogelijkheid moet bestaan om een opplooi bed te plaatsen zodat de mogelijkheid bestaat dat er
een familielid kan bijslapen.
Deurbreedte van de kamerdeur is 1,13m.
De mogelijkheid moet bekeken worden om een multifunctionele schuifdeur te voorzien aan de
sanitaire ruimte, zodat de lavabo, de douche en het toilet eenvoudig toegankelijk en bruikbaar
zijn vanuit de slaapruimte, deze zal niet de enige toegang tot de sanitaire cel zijn.
Verpleegafdeling
Het complex bestaat uit 3 verpleegafdelingen van 32 bewoners.
Elke verpleegafdeling bestaat uit: 2x 16 ( leefgroep ) en 4 x 8 ( woonhuis).
Elke leefgroep wordt opgesplitst in 2 functionele entiteiten genaamd woonhuis
Definitie verpleegafdeling: op de verpleegafdeling resideren 32 bewoners.
Definitie leefgroep: de verpleegafdeling wordt opgesplitst in 2 afzonderlijke entiteiten die
autonoom, los van elkaar kunnen functioneren. Per entiteit of leefgroep verblijven 16 bewoners.
Definitie woonhuis: de leefgroep kan men opsplitsen in 2 woonhuizen van 8 bewoners. Dit situeert
zich hoofzakelijk op het niveau van de woonkamer zodat geen 16 bewoners samen in een
woonkamer hoeven te vertoeven. Dit creëert teveel prikkels met agitatie en onrust tot gevolg.
Daarom moet men de leefgroep in 2 entiteiten (woonhuizen) van 8 kunnen splitsen maar die toch
1 functionele eenheid kunnen vormen.
Concreet:
Per verpleegafdeling:
4 ruime woonruimtes. Per leefgroep zijn er 2 woonruimtes die kunnen omgevormd worden tot
één grote ruimte.
1 verpleegpost (die opsplitsbaar is in 2 delen zodat de leefgroepen tijdens de werkdagen
autonoom kunnen functioneren):
2 medicatiekasten, 2 dossierkasten,
2 medicatiekarren, 2 verzorgingskasten die kunnen geparkeerd worden in de verpleegpost.
De verpleegpost bevindt zich centraal tussen de beide leefgroepen en heeft zicht op beide
leefgroepen.
Toiletten nabij living plus zichtbaar.
Per leefgroep:
Per leefgroep zijn er 2 woonruimtes, waarvan 1 voorzien van keuken, die kunnen omgevormd
worden tot één grote ruimte.
1 keuken
De leefgroepkeuken wordt bevoorraad vanuit een voorraadkamer. Er wordt afgeruimd vanuit de
woonkamer en de keuken in een opruimkamer.
Alle kookactiviteiten voor de leefgroep gebeuren in deze keuken waar er voor de volledige
leefgroep gekookt wordt. Om de ruimtes te optimaliseren kan de mogelijkheid overwogen worden
om de voorraadruimtes voor twee leefgroepen te combineren. Er dient echter steeds rekening
gehouden worden met een de loopafstanden voor personeel en bewoners.
1 Buitenruimte onder de vorm van een terras of afgesloten tuin waarvan de grootte in functie is
van het aantal gebruikers ( grote van de leefgroep )
Noodzakelijke ruimtes per verpleegafdeling.
utility ( met oa semi industriele wasmachine, oplaadpunten voor schoonmaakrobots ),
berging,
linnenkamer ( alles extern wasserij, zowel de persoonlijke was, als de functionele was wordt via
een externe wasserij aangeleverd ).
Multifunctionele badkamer tevens geschikt voor pedicure, kapsalon, welness.
Korte loopafstanden op de leefgroepen naar de functionele ruimtes.
Noodzakelijke centrale ruimtes
Lokaal voor poetskarren, 1 kuismachine per gebouw,
Multifunctionele badkamer tevens geschikt voor pedicure, kapsalon, welness. Deze badkamer is
zowel voor gebruik van het LDC als van het WZC.
Algemene voorraadruimte schoonmaak producten, centrale ruimte opslag van linnen,
personeelskledij en bewonerskledij, centrale ruimte drank en overslagruimte (voeding), centrale
ruimte incontinentiemateriaal. Best allemaal dicht bij dienstingang leveringen.
Administratieve diensten is een landschapsbureau voor 4 gebruikers in het clean desk systeem.
(directie, sociale dienst, facturatie en eventueel verantwoordelijke aankoop).
Aparte vergaderruimte die ook als gesprekskamer kan gebruikt worden voor familiegesprekken,
functioneringsgesprekken, opnames, teamvergaderingen ,...
Er zijn centraal ruimten nodig voor kiné en voor animatie en atelierwerking . Enerzijds kan de
kinéruimte eventueel fitnesstoestellen bevatten die bovendien dienst kunnen doen voor een lokaal
dienstencentrum, anderzijds zijn de mogelijkheden van residenten beperkt en echte
fitnesstoestellen weinig geschikt. Toestellen voor residenten, loopbaar, trap en motomed zijn dan
weer weinig geschikt voor thuiswonende ouderen.
Er is géén centrale wasserij wel een ruimte voor verdeling van linnen en kledij en een aparte
ruimte voor het stapelen van vuil linnen (Lean + gescheiden circuit)
Er is geen centrale keuken.
Er is voldoende ruimte voor personeel en stagiairs (kleed-, pauze-, sanitaire- en doucheruimtes
op maat van volgend aantal koppen per 100 ouderen: 100 dames + 20 manen (incl. M stagiairs)
+ 30 vrouwelijke stagiairs)
Er is een centrale technische ruimte en een ruimte voor de technieker (atelier)
Bouwprogramma LDC
Lokaal dienstencentrum functie
maximaal 300 m²
De lokaal dienstencentrumfunctie wordt conform het woonzorgdecreet gebouwd rekening
houdende met de algemene principes van dit project. Ontmoetingsruimte in te dienen met mobile
wanden in 2 of 3 ruimtes met in het middengedeelte een klein bargedeelte. Totale capaciteit voor
70 personen, in te delen in 20/30/20.
De bureauruimte is een landschapsbureau voor 4 gebruikers in het clean desk systeem. In het
landschapsbureau is een kleine infobalie ( receptie ) voorzien. Deze functie moet afsluitbaar zijn
omdat deze niet altijd bezet zal zijn. Vanuit dit bureau is de werking van het centrum te bekijken
doch dit is ook afsluitbaar.
Een module polyvalent inzetbare ruimte voor badkamer, pedicure, manicure, welness,
kapster, ... . Polyvalent bruikbaar voor WZC en LDC.
Een module voor wassalon polyvalent inzetbaar voor LDC, Sociale assistentiewoningen en WZC.
Een module voor gespreksruimte, polyvalent inzetbaar voor LDC, WZC en sociale
assistentiewoningen.
Sanitaire blok.
Binnen het LDC is er een kleine polyvalente keuken voorzien die instaat voor de maaltijden van de
LDC bezoekers en het personeel. Deze keukenmodule kan gebruikt wordt voor regeneratie van
geleverde maaltijden koude lijn, verdeling en portionering van in bulk geleverde maaltijden
warme lijn of om zelf maaltijden te bereiden. Deze sluit aan op de centrale cafetaria.
Het is de bedoeling om de oppervlakte te optimaliseren en met het totaal zo dicht mogelijk aan te
sluiten bij 6.240 m². De maximale oppervlakte van het complex mag zeker de 6.540 m² niet
overschrijden.
Bouwprogramma 24 sociale assistentiewoningen
We streven naar een functioneel, duurzaam gebouw dat minstens beantwoordt aan alle
voorschriften van VMSW en dat gebouwd is binnen de door VMSW bepaalde oppervlakte en
binnen het door VMSW voorziene budget.
Dit wordt beoordeeld aan de hand van de simulatietabel van VMSW
Het volledige complex zal gebouwd worden zodat het voldoet aan alle normen en voorschriften
voor integrale toegankelijkheid, hiervoor zal de ontwerper zich laten bijstaan.
Het ontwerp dient volledig te doen aan alle brandpreventievoorschriften. Hiervoor zal
samengewerkt worden met de preventiediensten van de plaatselijke brandweer en de
preventieadviseur van het OCMW. Er zal onderzocht worden onder welke voorwaarden er
installaties voor animatie kunnen ingebouwd worden in de gangen conform de
brandpreventievoorschriften.
Voor het energiebeheer van het gebouw zal er een team gevormd met ontwerper, technisch
studiebureau en verslaggever EPB. Er wordt gestreefd naar een zoveel mogelijk energie neutraal
gebouw, hiervoor zullen diverse simulaties gemaakt worden met de diverse mogelijke
oplossingen. Er wordt zeker gedacht aan WKK, warmtepomp, zonneboiler, stookplaats op basis
van biomassa, … Er wordt gestreefd naar een compact gebouw met een optimaal geïsoleerde
buitenschil dat optimaal georiënteerd is en waar nodig voorzien is van zonnewering. Er wordt
geen airco voorzien.
Er is een bouwkundige verbinding tussen het WZC en de assistentiewoningen.
De assistentiewoningen functioneren volledig autonoom. Ze worden gebouw in een
appartementsgebouw volgens de voorschriften van de RUP in opmaak.
Verder uit te werken na beslissing ivm de SBM
Infrastructuur
De infrastructuur wordt ontworpen volgens de voorschriften van VMSW, de richtlijnen van stad,
de voorschriften binnen het RUP en de noden voor de diverse gebouwen.
De infrastructuur wordt zo aangelegd zodat ze na voltooiing kan overgedragen worden als
openbaar terrein.
Er wordt voldoende parkeergelegenheid voorzien voor de bewoners van de sociale
assistentiewoningen, bezoekers van het WZC en LDC, werknemers van het WZC en LDC. Er wordt
een onderscheid gemaakt tussen openbare parkeermogelijkheden en private
parkeermogelijkheden.
Er wordt voldoende fietsberging voorzien voor bezoekers met een afgesloten gedeelte voor het
personeel en de bewoners van de sociale assistentiewoningen.
Er wordt aandacht gevraagd, binnen het ontwerp, voor de zachte weggebruiker, aangepaste
parkeerplaatsen voor minder validen.
Het ontwerp houdt tevens rekening met de voetweg en de ontsluiting van achterliggende garages
op aanpalende percelen.
Het ontwerp voorziet de brandweg in overleg met de preventiediensten van de plaatselijke
brandweer en de preventieadviseur van het OCMW.
De infrastructuur zal ontworpen worden zodat het voldoet aan alle normen en voorschriften voor
integrale toegankelijkheid, hiervoor zal de ontwerper zich laten bijstaan.
De conceptnota en het bouwprogramma (zie bijlage) werden door de stuurgroep opgemaakt en
besproken op het vast bureau van 6 januari 2014. Ze worden ter goedkeuring aan de raad
voorgelegd om als basis te dienen voor de opmaak van het bestek ‘aanstellen ontwerper’. De
conceptnota en het bouwprogramma maken eveneens deel uit van het technisch financieel plan.
Financiële
toetsing
Budget
In het meerjarenplan 2014-2019 is 21.000.000EUR voorzien voor aankoop
gronden en voor betaling van de tegen dan te realiseren bouwwerken. In
het meerjarenplan is gewerkt vanuit het idee dat de assistentiewoningen
door een private partner gerealiseerd worden, geen krediet voorzien.
Visum ontvanger
Voor catering wordt verwezen naar het afzonderlijk punt. Voor de andere
elementen visum goedgekeurd.
Wetten en
reglementen

De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
aanneming van werken, leveringen en diensten
Eerdere
beslissingen


Raad van 17 oktober 2013, goedkeuring van zorg-strategisch plan.
Raad van 19 december 2013, planning technisch financieel plan voor projectfase 1 en 2
Besluitvormingsproces


Vast Bureau 5 december 2013
Vast Bureau 6 januari 2014
Bijlagen

TFP Bellegem conceptnota en het bouwprogramma
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Goedkeuring conceptnota, bouwprogramma en programma van eisen voor projectfase 1 Bellegem
als basis voor het opmaken van een bestek voor het aanstellen van de ontwerper en als onderdeel
van het Technisch financieel plan.
De raad wacht voor wat betreft het kookgebeuren het Masterplan Catering af dat in de raad van
februari zal worden gepresenteerd alvorens hierover te beslissen.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 8
Onderwerp
Opmeting site Bellegemkerkdreef in Bellegem. Voorstel tot aanstelling landmeter.
Indiener
Sabien Maes
Doelstelling
Aanduiden van een landmeter voor de opmeting van terreinen Bellegemkerkdreef Bellegem.
Feitelijke
aanleiding
We ontvingen op 5 november 2013 de ontvankelijkheidsverklaring van ons zorgstrategisch plan
voor de realisatie van een woonzorgcentrum in Bellegem voor 96 bewoners en de bouw van 24
assistentiewoningen.
De huidige financieringsregeling bij VIPA voorziet dat alle dossiers met een ontvankelijk
zorgstrategisch plan hun financieel technisch plan volledig afgewerkt moeten voorleggen voor
eind 2014.
Op het Vast Bureau van 5 december 2013 werd goedkeuring gegeven voor de opmaak van een
technisch financieel plan voor projectfase 1: Bellegem met de daarbij horende planning.
In dit kader moet er voor de aankoop van de bouwpercelen een landmeter aangesteld worden
voor de opmeting met grensbepaling en een oppervlakteberekening van de aan te kopen percelen
grond.
Beoordeling
In het kader van de opdracht “Opmeting Bellegemkerkdreef Bellegem” werd een technische
beschrijving met nr. 20131219/rl/OPZB opgesteld door de dienst Facility.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 1.900,00 exclusief BTW of € 2.299,00
inclusief 21% BTW.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking.
Facility besliste op 13 december 2013 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma’s uit
te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:
 Scherpereel Johan, Europalaan 60 te 8560 GULLEGEM;
 Wyseur Ivan, Winkelsestraat 144 te 8860 LENDELEDE;
 Callens en Vandermeersch bvba, Kelderstraat 2 te 9700 Oudenaarde;
 Guilini Colette, Graaf de Smet de Naeyerlaan 85 te 8500 KORTRIJK.
Dienst
Facility
De offertes dienden ons ten laatste op 19 december 2013 om 09.00 uur te bereiken.
De verbintenistermijn van 240 kalenderdagen eindigt op 16 augustus 2014.
Er werden 4 offertes ontvangen:
 Scherpereel Johan, Europalaan 60 te 8560 GULLEGEM (€ 950,00 exclusief BTW of € 1.149,50
inclusief 21% BTW);
 Wyseur Ivan, Winkelsestraat 144 te 8860 LENDELEDE (€ 1.740,00 exclusief BTW of
€ 2.105,40 inclusief 21% BTW);
 Callens en Vandermeersch bvba, Kelderstraat 2 te 9700 Oudenaarde (€ 1.800,00 exclusief
BTW of € 2.178,00 inclusief 21% BTW);
 Guilini Colette, Graaf de Smet de Naeyerlaan 85 te 8500 KORTRIJK (€ 3.850,00 exclusief
BTW of € 4.658,50 inclusief 21% BTW);
Op 19 december 2013 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op.
De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te
gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Scherpereel Johan, Europalaan 60 te
8560 GULLEGEM tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 950,00 exclusief BTW of
€ 1.149,50 inclusief 21% BTW.
Financiële
toetsing
Budget
Ok.
Visum ontvanger
Goedgekeurd.
Wetten en
reglementen




Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van
de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel
26, § 1, 1° a (limiet van € 200.000,00 excl. btw niet bereikt; dienstencategorie 06).
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke
sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 105.
Eerdere
beslissingen

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels
van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere
wijzigingen, meer bepaald artikel 5, § 4.

Vast Bureau 5 december 2013: Goedkeuring voor de opmaak van een technisch financieel
plan voor projectfase 1 Bellegem volgens de vooropgestelde planning.



Technische beschrijving van de opdracht
4 offertes
Verslag van nazicht van de offertes
Besluitvormingsproces
Bijlagen
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Opvolging en
communicatie
De technische beschrijving met nr. 20131219/rl/OPZB en de raming voor de opdracht “Opmeting
Bellegemkerkdreef Bellegem”, opgesteld door de dienst Facility worden goedgekeurd. De raming
bedraagt € 1.900,00 exclusief BTW of € 2.299,00 inclusief 21% BTW.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking.
Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 19 december 2013
voor deze opdracht, opgesteld door de dienst Facility.
Deze opdracht wordt gegund aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Scherpereel
Johan, Europalaan 60 te 8560 GULLEGEM, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van
€ 950,00 exclusief BTW of € 1.149,50 inclusief 21% BTW.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014| punt 9
Onderwerp
Nieuw organogram directie Welzijn – Stad en OCMW. Voorstel tot goedkeuring.
Indiener
Nele Hofman
Doelstelling
Uitbouw van 1 directie welzijn om sociaal beleid concreet uit te werken voor stad en OCMW
Feitelijke
aanleiding
Vanuit Stad en OCMW willen we werk maken van een sterk sociaal beleid en willen we de
expertise en krachten Stad en OCMW sterk bundelen.
De opmaak van het nieuw organogram in de Stad, uitrol bestuursakkoord zorgde voor een
beslissing om de samenwerking tussen de organisaties stad en OCMW te versterken. De voorbije
legislatuur was er al op een sterke samenwerking in kader van lokaal sociaal beleid. De opmaak
van de meerjarenplanning en ook de insteek voor het bestuursakkoord gebeurde in een nauwe
samenwerking.
Maar nu gaan we een stap verder en bundelen we de verschillende diensten in 1 directie om zo de
samenwerking, de afstemming nog te versterken en nog meer het verschil te kunnen maken voor
de burger zelf.
Dit organogram vraagt een beslissing in en OCMW Raad en Stad CBS- Gemeenteraad aangezien
de bevoegdheden deels OCMW, deels Stad zijn, de personeelsleden deels Stad en deels OCMW
zijn.
Beoordeling
Kort wat historiek mei- september 2013.
In eerste instantie hebben we focus gelegd op uitrol van de meerjarenplanning Stad en OCMW en
opbouw van de inhoudelijke accenten, acties, doelstellingen.
Dienst
Directie
Een organogram is een middel om onze doelstellingen (stad en OCMW) te realiseren.
In samenspraak met de collega’s van de Stad (Nils Vanantwerpen directeur Mens, Frederik
Chanterie directeur ruimte) hebben we de voorzet rond het innovatieve organogram (voorgesteld
aan CBS in juni) verfijnd en hebben we vanuit de meerjarenplanning ook de diensten correct
geordend binnen het nieuwe organogram.
Stad en OCMW kennen samen vanaf nu 3 grote beleidsdirecties: mens, ruimte en welzijnsamenleven. Daarnaast is er de vzw met de woonzorgcentra.
Deze directies staan naast elkaar maar werken voor verschillende zaken ook heel nauw samen.
Daarnaast zijn er de ondersteunende diensten binnen stad en OCMW.
Een geïntegreerd sociaal beleid voeren vraagt een horizontaal beleid binnen Stad en OCMW waar
elk binnen zijn bevoegdheden mee zijn verantwoordelijkheid dient te nemen.
De uitvoering van het een goed sociaal lokaal beleid wordt dus mee gedragen door de 3
beleidsdirectie mens, ruimte en de nieuwe directie Welzijn.
De directie Welzijn is een directie met Stad en OCMW-personeel.
Deze directie brengt alle diensten en teams samen die focussen op sociale en maatschappelijke
dienstverlening, op zorg, op samenleven.
De doelstellingen van deze directie liggen in het realiseren van de wettelijke opdrachten vanuit
het OCMW- sociale dienst- activering, de exploitatie in wonen en zorg (ambulante zorg en
assistentiewonen, kinderopvang en thuiszorg) en de territoriale werking via de wijkteams en de
wijk en dienstencentra.
De directie geeft uitvoering aan Vlaamse en federale beleidsprioriteiten zoals integratiebeleid,
flankerend onderwijsbeleid, financiële steunverlening, woonzorg .. en heeft aandacht voor de
maatschappelijke en stedelijke uitdagingen.
Kort samengevat bundelen we de vroegere OCMW- directie maatschappelijke dienstverlening met
de stedelijke diensten welzijn- kinderopvang- sociale economie.
In totaal omvat deze directie een 240tal VTE (vnl, mensen op bacherlorniveau, bijna allen
concreet in de dienstverlening of hulpverlening).
Grote lijnen:
 3 grote beleidsdiensten en projectmatige ondersteuning
 1 ondersteunend beleidsteam en klein team straathoekwerk
De 3 beleidsdiensten hebben onderling veel verbanden, veel samenwerking.
1. Sociale dienst en activering
Deze dienst legt focus op opvang hulpverleningsvragen en begeleiding mensen in problematische
situatie. Is Centraal georganiseerd, focus op individuele hulpverlening.
Deze dienst staat in voor de verdere uitbouw van het sociaal huis: uitrol wegwijs in welzijn- en
opvang eerste vragen en afstemming met diverse andere actoren in de eerste lijn zoals CAW,
CLB, justitiehuis ea.
Focus van deze dienst is de uitvoering van wettelijke opdrachten OCMW.
Binnen de wettelijke opdrachten kennen we volgende teams met volgende taken:
 Intake en onthaal: opvang van nieuwe vragen en kortdurende dossiers
 Algemene teams maatschappelijk werk en team andere nationaliteiten: begeleidingsteams
 Team energie: opvolging LAC en preventie aanpak energiearmoede
 Team schuldhulpverlening: screening en detectie schulddossiers
 Team werkpunt met trajectbegeleiding
Ondersteunend is er team administratie
Aanvullend is er ook team de Kroost met gezinsbegeleiding.
Projectmatig wordt sociale dienst ondersteund door medewerker die actief werkt op Uitbouw
sociale economie en opstart nieuwe activeringsprojecten.
2. Wonen en zorg
De dienst wonen en zorg legt focus op ondersteuning van diverse groepen in wonen en bieden
van zorg (thuiszorg en kinderopvang).
De dienst kent volgende teams:
 Team wonen met enerzijds aanbod crisisopvang en doorgangswonen en aanbod aan
duurzame woonvormen zoals logementswonen- sociale woningen- assistentiewoningen
 Sociale dienst woonzorgcentra met aanmelding ifv opname Woonzorgcentrum
 Thuiszorg (aanbod van poets, maaltijden, PAS)
 Kinderopvang (aanbod aan voorschoolse en buitenschoolse opvang)
Projectmatig wordt deze dienst ondersteund door
1 een medewerker die regierol opneemt mbt kinderopvang en verdere uitbouw private sector
2 een medewerker die diverse aspecten opneemt rond wonen (Lokaal toewijsregelement,
woonzorg op een kruispunt,.. in samenspraak met Ruimte) en ondersteuning nieuwe projecten
mee vorm geeft
3 inzet op renovatiebegeleiding (in samenspraak met Ruimte)
3. Wijkteams en wijk- en dienstencentra
Deze dienst staat in voor territoriale werking; leggen focus op ontmoeting, gerichtheid op buurt,
activiteitenaanbod in nauwe samenwerking met verenigingsleven en andere actoren in de buurt.
Hier leggen we duidelijk meer gewicht om verschil te maken dichtbij de burger, op vlak van
samenleven, kansen in onderwijs, kansen in integratie, veiligheid..
Zij hebben werking in de binnenstad en in de deelgemeenten.
Directie bevat volgende teams:
 team woonzorgverleners: staan in voor individuele zorg en zorgcoördinatie
 team ergo: staan in voor organisatie activiteiten rond beweging maar ook voor advies in
levenslang wonen en woningaanpassingen
 team centrumleiders: staan in voor coördinatie van de centra en programmatie activiteiten
 team buurtwerkers: staan in voor opbouwwerk in de aandachtsbuurten en leggen focus op
corproduktie met bewoners- handelaars-..
 ondersteunend team: onthaal- infobalie, logistieke medewerkers
In de binnenstad wordt vernieuwend gewerkt vanuit de wijkteams, een samenwerking met
enerzijds medewerkers binnen deze directie (multidisciplinair samengesteld) maar anderzijds ook
met externen zoals wijkagent, medewerkers preventie (Mens), scholen, handelaars..
Voor de wijkcentra in de binnenstad mikken we op termijn op 3 uitvalsbasissen:
 Noord-: centrum Overleie
 Zuid: nog te bepalen
 Centrum: Zonnewijzer
Projectmatig wordt deze dienst ondersteund door een team met diverse expertise en inzet
concreet in de wijken, in de buurten
1 uitbouw gezondheidsbeleid en concrete projecten gezondheidszorg ism CGG, huisartsen,
Kompas, thuiszorg
2 uitbouw brede school- werking
3 verdere uitrol buren voor buren als buurtgegeven (meer dan zorg)
4 inzet in praatgroepen, taalcoaching, ...
5 uitrol gezinsondersteuning op wijkniveau
6 uitbouw en ondersteuning coproduktie- participatie op wijkniveau
4. Beleidsteam en team straathoekwerk
a.






Beleidsteam:
Uitbouw vrijwilligerswerk: zicht op totale vrijwilligersbestand, uitbouw nieuwe niches rond
vrijwilligers, afstemming ifv sociale activering, database, website, screening nieuwe
vrijwilligers
Opvolging samenwerkingsovereenkomsten en data en onderzoek
Projectscreening en research: screening ifv nieuwe projecten (fondsen europees, federaal,
vlaams..), opstart nieuwe projecten en begeleiding
Programma armoede: opmaak programma en actiesporen, opvolging diverse projecten
Uitbouw sociaal lokaal beleid en opvolgen diverse convenanten (Vlaams, Federaal)
Administratie: opvolging stedelijke budgetten en financieel, opvolging administratief surplus
b.
Financiële
toetsing
team Straathoekwerk
Budget
Niet van toepassing.
Visum ontvanger
Niet van toepassing.
Wetten en
reglementen
Eerdere
beslissingen
Besluitvormingsproces



Beslissing in Raad 9 juli om 1 directie sociaal beleid vorm te geven, om de samenwerking
Stad- OCMW in sociale zaken verder uit te werken.
VB dec eerste toelichting nieuw organogram
CBS 6jan toelichting stedelijk organogram waaronder ook nieuwe directie welzijn
Bijlagen
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing


Opvolging en
communicatie
Goedkeuring nieuw organogram en uitrol deelorganogrammen en wijzigingen in
budgethouderschap, aansturing.
Opmaak samenwerkingsovereenkomst Stad en OCMW ifv aansturing gedeelde directie
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 10
Onderwerp
Aktename van herziening budgethouderschap en aanstelling van personen voor nazicht van
betaalstaten die niet onder dagelijks bestuur ressorteren.
Indiener
Luc Sabbe
Doelstelling
Op basis van de bevoegdheden die de Raad in het kader van dagelijks bestuur aan de Secretaris
gedelegeerd heeft, is het wenselijk dat de Raad akte neemt van de budgethouders aan wie de
Secretaris delegeert. Dergelijke lijst werd eerder voorgelegd maar wordt vanaf 2014
geactualiseerd.
Inzake betaalstaten die resulteren uit beslissingen die het dagelijks bestuur overstijgen, moet de
Raad de personen aanduiden die belast worden met het nazicht en de betaalbaarstelling van deze
betaalstaten/facturen.
Feitelijke
aanleiding


Dienst
Financiële dienst
Invoering vanaf 1 januari 2014 van BBC-regelgeving
Wijziging van organigram ingevolge overheveling van Stad naar OCMW van kinderopvang en
ingevolge integratie van welzijnsdiensten.
Beoordeling
Financiële
toetsing
Budget
Niet van toepassing
Visum ontvanger
Niet van toepassing.
Wetten en
reglementen


OCMW-decreet van 19 december 2008
Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 en Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010.
Eerdere
beslissingen


Ingevoerd bij Raadsbeslissing 20 december 2001
Gewijzigd bij Raadsbeslissingen van 8 maart 2003, 14 december 2004, 27 april 2006, 18
oktober 2007, 28 augustus 2008, 18 juni 2009,8 juli 2010, 20 januari 2011 en 17 november
2011.

De Raad neemt akte van onderstaande geactualiseerde budgethouderslijst voor
aangelegenheden van dagelijks bestuur. Deze lijst is toepasselijk vanaf 1 januari 2014.
Besluitvormingsproces
Bijlagen
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Secretaris
Directeur personeel
Diensthoofd HRM
Financieel beheerder
Preventie-adviseur
Diensthoofd B&O +ICT
Directeur facility
Diensthoofd catering
Politieke organen, privaat patrimonium,
ziekenhuis, onroerende voorheffing, belastingen
andere dan bedrijfsvoorheffing.
Personeelsdienst, publicatie- en selectiekosten
voor OCMW-vacatures, verzekeringen personeel
Vorming OCMW-personeel
Financiële dienst; leningslasten
Dienst preventie en bescherming; elementen
preventie en bescherming.
Bestuur, organisatie, communicatie, dienst ICT;
alle ICT-hardware en –software, vaste telefonie
en GSM.
Dienst facility, magazijnaankopen,
verzekeringen andere dan personeel, energie,
water, onderhoud gebouwen, wagenpark,
dranken dienstencentra.
Voeding en keukenuitrusting met betrekking tot
centrale keuken en woonzorgcentra.
Diensthoofd beleidsteam
Directeur Welzijn
Diensthoofd sociale dienst en activering
Directeur Sint-Jozef en Biezenheem
Directeur Ter Melle
Directeur Lichtendal en De Weister
Diensthoofd wijk- en dienstencentra (bij
langdurige ziekte/vakantie →
diensthoofd Wonen en Zorg)
Diensthoofd Wonen en Zorg
Beleidsteam, leerwerkplaats
Straathoekwerk, sociaal restaurant,
wijkgezondheid, convenanten, kinderopvang.
Sociale dienst, juridische dienst, energie, Lac,
LOI, werkpunt, sociale tewerkstelling
Sint-Jozef en Biezenheem
Woon- en zorgcentrum Ter Melle, De
Kolleblomme, Personeel centrale keuken
Woon-en zorgcentra Lichtendal en De Weister
De Zonnewijzer, De Condé, ’t Cirkant, De
Zevenkamer, De Vlaskapelle, Overleie en
Kortrijk Zuidelijke rand, buurtwerk.
Serviceflats, aanleunflats Akkerwinde,
huisvesting, thuiszorg
De arcering wijst op budgethouderschap per materie, dus over de beleidsitems heen.
Uitzondering op algemene regeling: persoonlijke kosten.
 De Raad beslist volgende regeling voor goedkeuring van persoonlijke kosten:
Persoonlijke kosten van:
Voorzitter
Secretaris
Diensthoofd beleidsteam, diensthoofd
sociale dienst en activering, diensthoofd
wijk- en dienstencentra, diensthoofd
Wonen & Zorg
Diensthoofd catering
Overige budgethouders

Goed te keuren door:
Secretaris
Voorzitter
Directeur Welzijn
Directeur Ter Melle
Secretaris
Met betrekking tot betaalstaten en facturen die niet tot het dagelijks bestuur behoren, duidt
de Raad onderstaanden aan tot nazicht van de betreffende documenten met de
Raadsbeslissing en aldus ook tot betaalbaarstelling van de betaalstaten.
Voorwerp
Lonen en wedden
Leningslasten
Andere exploitatiekosten en
investeringen:

ICT en telecommunicatie

Andere
(1) Of bij afwezigheid de Secretaris.
Nazicht (1)
Personeelsdirecteur
Financieel Beheerder
ICT-diensthoofd
Directeur facility
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 11
Onderwerp
Eindafrekening bouwdossier De Nieuwe Lente. Voorstel tot goedkeuring.
Indiener
Rik Lambert
Feitelijke
aanleiding
Dienst
Facility
De voorlopige oplevering van de werken werd voor de diverse dossiers uitgevoerd.
De eindafrekening van de diverse dossiers werd door de aannemers opgemaakt en door de ontwerper nagezien
en goedgekeurd.
Dit is een afrekening van de via aanbesteding gegunde percelen voor de bouwwerken van dit dossier.
Gezien in de loop van de uitvoering er overgegaan werd naar het systeem van BTW medecontract is het
raadzaam de vergelijking te bepalen op basis van bedragen exclusief BTW om een objectieve vergelijking te
kunnen maken.
Prijsherziening is wettelijk bepaald ten gevolge van de prijsstijging van de lonen en materialen gedurende de
bouwperiode gerekend vanaf de aanbesteding tot de afwerking.
We komen tot volgende resultaten:
Perceel Algemene Bouwwerken van aannemer Himpe.
KOSTPRIJS alle delen - Toewijzing
totaal excl. BTW
DEEL 1
Ruwbouw + afwerking
DEEL 2
2.074.861,99 €
2.199.353,71 €
348.092,31 €
368.977,85 €
466.609,40 €
564.597,37 €
3.046.461,56 €
3.322.775,34 €
GELIJKVLOERS
Ruwbouw + afwerking + omgevingswerken
DEEL 3
inclusief BTW
APPARTEMENTEN
NASCHOOLSE KINDEROPVANG
Ruwbouw + afwerking + omgevingswerken
TOTAAL VAN ALLE DELEN
KOSTPRIJS alle delen - Afrekening
totaal excl. BTW
DEEL 1
Ruwbouw + afwerking + Meerwerken
prijsherziening
Totaal
DEEL 2
GELIJKVLOERS
Ruwbouw + afwerking + omgevingswerken +
meerwerken
prijsherziening
DEEL 3
inclusief BTW
APPARTEMENTEN
2.095.477,20 €
56.105,06 €
2.151.582,26 €
378.309,12 €
10.145,40 €
totaal
388.454,52 €
NASCHOOLSE KINDEROPVANG
Ruwbouw + afwerking + omgevingswerken +
meerwerken
521.175,20 €
prijsherziening
totaal
TOTAAL VAN ALLE DELEN, bestelbedrag
meerwerken
prijsherziening
totaal
*Gezien een gedeelte BTW medecontractant is en een ander
niet, is deze lijst niet representatief.
2.160.673,01 €
389.413,48 €
14.503,35 €
535.678,55 €
555.369,94 €
2.889.563,70 €
105.397,82 €
80.753,81 €
3.075.715,33 €
3.105.456,43*
Perceel Elektriciteit van aannemer Tevean.
KOSTPRIJS alle delen - Toewijzing
totaal excl. BTW
DEEL 1
inclusief BTW
APPARTEMENTEN
Elektriciteit
DEEL 2
174.475,80 €
184.944,35 €
145.039,50 €
153.741,87 €
GELIJKVLOERS
Elektriciteit
DEEL 3
NASCHOOLSE KINDEROPVANG
Elektriciteit
TOTAAL VAN ALLE DELEN
32.334,30 €
39.124,50 €
351.849,60 €
377.810,72 €
KOSTPRIJS alle delen - Afrekening
totaal excl. BTW
DEEL 1
Elektriciteit + meerwerken
Prijsherziening
174.475,80 €
4.369,10
Totaal
DEEL 2
178.844,90 €
GELIJKVLOERS
Elektriciteit
Prijsherziening
124.078,05 €
3.377,62 €
Totaal
DEEL 3
127.455,67 €
NASCHOOLSE KINDEROPVANG
Elektriciteit
Prijsherziening
33.314,00 €
970,12 €
Totaal
TOTAAL VAN ALLE DELEN
Herziening
34.285,12 €
331.868,25 €
8.717,44 €
Globaal totaal*

BTW medec.
APPARTEMENTEN
340.585,69 €
Alles BTW medecontractant
Perceel HVAC van aannemer Vandewalle.
KOSTPRIJS alle delen - Toewijzing
totaal excl. BTW
DEEL 1
APPARTEMENTEN
HVAC
DEEL 2
522.687,27 €
554.048,51 €
67.511,02 €
71.561,68 €
82.686,61 €
100.050,80 €
672.884,90 €
725.660,99 €
GELIJKVLOERS
HVAC
DEEL 3
inclusief BTW
NASCHOOLSE KINDEROPVANG
HVAC
TOTAAL VAN ALLE DELEN
KOSTPRIJS alle delen - Afrekening
totaal excl. BTW
DEEL 1
BTW medec.
APPARTEMENTEN
HVAC + meerwerken
Prijsherziening
Totaal
522.687,27 €
15.218,21 €
537.905,48 €
DEEL 2
GELIJKVLOERS
HVAC + meerwerken
Prijsherziening
95.735,78 €
2.537,80 €
Totaal
DEEL 3
98.273,58
NASCHOOLSE KINDEROPVANG
HVAC +meerwerken
Prijsherziening
70.246,54 €
2.081,88 €
Totaal
72.328,33 €
TOTAAL VAN ALLE DELEN
688.669,50 €
Herziening
19.837,90 €
Globaal Totaal*
708.507,40 €
*Alles BTW medecontractant
Beoordeling
In de vergelijkende tabel zien we dat het:
 Het globale project werd uitgevoerd voor € 4.124.592,15 excl. BTW.
 Het oorspronkelijk bestelbedrag voor het globale project was € 3.914.298,20 excl. BTW.
De meerkost wordt opgesplitst in:
 € 109.309,69 prijsherziening wat overeenkomt met 2,79 % ( wettelijk bepaald ten gevolge van de
prijsstijging van de lonen en materialen gedurende de bouwperiode gerekend vanaf de aanbesteding tot de
afwerking )
 € 100.984,26 meerwerken en verrekeningen wat overeenkomt met 2,58%. In bijlage vindt je een
verantwoording voor deze meerwerken door de ontwerper.
Gezien het gaat om een ingrijpende verbouwing is een meerwerk van 2,58% zeker aanvaardbaar.
Financiële
toetsing
Budget
Ok.
Visum ontvanger
Goedgekeurd.
Wetten en
reglementen
Eerdere
beslissingen



12 juli 2007 inzake de aanstelling van een ontwerper voor de renovatie van De Nieuwe Lente;
15 mei 2008 inzake de goedkeuring van het uitvoeringsdossier, de wijze van gunning en de raming van het
project;
17 september 2009 inzake de uitbreiding van het project met een uitbouw voor de dienst kinderopvang;
15 oktober 2009 waarbij Openbare aanbesteding werd gekozen als wijze van gunning voor het
renovatieproject;
14 juli 2011 inzake de gunning van de 3 percelen Bouwwerken, Elektriciteit en HVAC
20 december 2012 inzake goedkeuring meerwerken voor de afwerking van het gelijkvloers.
13 februari 2013 inzake goedkeuring meerwerken voor aanleg parking.


Vergelijkende tabel
Verantwoordingsnota van de ontwerper




Bijlagen
Tussenkomst
ter zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
De raad keurt de eindafrekening van bouwdossier De Nieuwe Lente goed.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 12
Onderwerp
Raamcontract voor de levering van koffie. Voorstel tot verlenging.
Indiener
Rik Lambert
Doelstelling
Goedkeuring van een verlenging van 2,5 jaar van het bestaand raamcontract levering op afroep
van koffie met een duur van 5 jaar.
Feitelijke
aanleiding
Op 20 mei 2010 werd het raamcontract levering op afroep van koffie gegund aan Coffeeservice
Sint-Michel uit Antwerpen. Dit raamcontract heeft een looptijd van 5 jaar en eindigt op 30
september 2015.
Dienst
Facility
Voor 2010 was er een jaarverbruik over alle instellingen van het OCMW van 6.300 kg koffie. Dit
betekent een verbruik van ongeveer 780.000 tassen koffie per jaar. Bij de opmaak van het
lastenboek werd toen geopteerd voor vriesdroogkoffie inclusief het ter beschikking stellen van de
toestellen door de koffieleverancier. Het verbruik is, sinds de omschakeling naar vriesdroogkoffie,
stabiel waarbij het jaarverbruik +1700 kg koffie is met een equivalent van 416.000 tassen koffie
per jaar. Het aantal gebruikers is in die 4 jaar zeker niet gedaald. Dit doet ons besluiten dat er
veel minder koffie verloren gaat met het huidig systeem van bereiden. Andere voordelen van dit
bereidingssysteem zijn de permanente beschikbaarheid van verse koffie, de vaste kwaliteit van de
koffie, geen personeelskost voor bereiding, geen aankoop van toestellen en eenvoudige
manipulatie van de toestellen.
In de 3,5 jaar dat de huidige toestellen in gebruik zijn hadden we geen technische mankementen
aan de toestellen. Omdat de voorbereiding van een nieuw lastenboek begint te naderen polsten
we of we de huidige toestellen eventueel kunnen overnemen zodat we voor een nieuw dossier
enkel de levering van de vriesdroogkoffie zelf moeten voorzien. Dit blijkt helaas niet mogelijk.
Daarom onderhandelden we met de huidige leverancier, Coffeeservice Sint-Michel , over een
mogelijkse verlenging van het bestaande contract. Coffeeservice Sint-Michel is bereid een korting
van 3% toe te staan vanaf 1 oktober 2015 (einde van het huidig contract) omwille van het feit dat
bij verlenging de afschrijving van de toestellen niet meer meetelt.
De koffieprijs van ons huidig contract is € 33/kg of € 56.100 per jaar. Een korting van 3%
betekent een besparing van + € 1.700 per jaar.
Als we een nieuwe procedure starten zouden we zeker opnieuw opteren voor het systeem van
vriesdroogkoffie. Gezien onze omzet zou dit een open offertevraag met Europese bekendmaking
worden. De opmaak van een dergelijk dossier en vooral de beoordeling van de offertes door het
organiseren van smaaktesten vraagt veel tijd en energie.
De huidige marktprijs van vriesdroogkoffie bedraagt intussen € 36/kg of 6% meer dan de prijs
van ons huidig contract.
De toestellen die we nu hebben en die niet versleten zijn, zouden door de nieuwe leverancier
vervangen worden en aangerekend worden in de koffieprijs.
Daarom stellen we voor om het huidig contract met 2,5 jaar te verlengen waarbij de huidige
leverancier verder instaat voor het onderhoud van de toestellen.
Beoordeling
De wet van 15 juni 2006 art 26§ 1.2a voorziet dat werken of diensten kunnen gegund worden via
onderhandelingsprocedure zonder bekenmaking als het gaat om :
aanvullende werken of diensten die noch in het oorspronkelijk geplande ontwerp, noch in de
oorspronkelijke opdracht zijn vermeld en die ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk
zijn geworden voor de uitvoering van de erin beschreven werken of diensten, op voorwaarde dat
ze worden gegund aan degene die deze werken of diensten uitvoert en het samengevoegde
bedrag van de opdrachten gegund voor de aanvullende werken of diensten niet hoger ligt dan
50 % van het bedrag van de hoofdopdracht:
 Wanneer deze aanvullende werken of diensten technisch of economisch niet van de
hoofopdracht kunnen worden gescheiden zonder een ernstig bezwaar op te leveren voor de
aanbestedende overheid.
Financiële
toetsing
Budget
In meerjarenplan opgenomen bij de onderscheiden beleidsitems.
Visum ontvanger
Goedgekeurd.
Wetten en
reglementen


Wet van 15/06/2006
KB plaatsing 15/07/2011
Eerdere
beslissingen

KB uitvoering 14/01/2013

Raad van 20 mei 2010 : gunning raamcontract levering op afroep van koffie.
Besluitvormingsproces
Bijlagen
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Opvolging en
communicatie
De raad gaat akkoord met de verlenging van het huidige raamcontract voor de levering op afroep
van koffie, met 2,5 jaar, dus tot 31 maart 2018.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 13
Onderwerp
Aankoop van twee vrachtwagens . Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning.
Indiener
Sabien Maes
Doelstelling
Goedkeuring prijsvraag via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor
de aankoop van 2 vrachtwagens : 1 voor de leerwerkplaats en 1 voor tuin technische dienst.
Feitelijke
aanleiding
Op de begroting 2014 werd de aankoop van 2 vrachtwagens voorzien:
1. Vrachtwagen leerwerkplaats budget : € 40.000
2. Vrachtwagen tuin technische dienst budget : € 40.000
Dienst
Facility
De bestaande Ford vrachtwagen van de leerwerkplaats dateert van 2001 en heeft 250.000 km op
de teler. De vrachtwagen moet dringend vervangen worden.
De vrachtwagen van de tuiniers stond vorig jaar reeds op de begroting maar de vervanging werd
toen met een jaar uitgesteld. De wagen is versleten en er worden in de nabije toekomst grote
kosten verwacht (aangekocht 2000 en 130.000 km).
Beoordeling
We stellen voor een procedure te starten voor de aankoop van:
Vrachtwagen 1 :
In overleg met de leerwerkplaats werd het eisenpakket voor de nieuwe wagen vastgelegd:
Type vrachtwagen met enkele cabine (voor 3 personen), servostuur, vaste laadbak en laadbrug.
In optie wordt prijs gevraagd voor een radio/cd-speler, en bluetooth.
Specificaties voor vrachtwagen 1 :
-Cilinderinhoud:
+/- 105 pk
-Motor:
diesel
-Nuttig laadvermogen:
900 à 1000 kilo
-Dubbele bandenmontage
achteraan
-laadbrug :
+/ 1000 kilo
-laadbak :
alu bak met 2 opendraaiende deuren
lat om lat betimmering
opstaptrede
antislipvloer
* lengte binnen : +/- 4500 mm
* hoogte binnen: +/- 2000 mm
* breedte binnen:+/- 2000 mm
-zijdeur :
in de laadbak
-Bekleding zetels:
skai of wasbare stof
-Kleur:
wit
-1ste keuring
inbegrepen
Onderhoudscontract voor 5 jaar: 500 km / maand.
Opgave van:
CO² uitstoot
Brandstofverbruik gr/km
Ecoscore
Leveringstermijn
Vrachtwagen 2 :
De wagen voor de tuiniers moet voldoen aan volgend eisenpakket:
Type vrachtwagen met dubbele afgeschermde cabine, met kipbak en dubbele achterwielen.
De wagen dient tevens voorzien te zijn van een trekhaak.
In optie wordt prijs gevraagd voor een radio/cd-speler en bluetooth.
Specificaties voor vrachtwagen 2 :
-Cilinderinhoud:
-Motor:
-Nuttig laadvermogen:
-MTM:
-voorzien van:
-kipbak:
-lengte kipbak:
-uitvoering kipbak:
+/- 2800 cc –105 pk
diesel
+/-2000 kilo
3500 kilo voor chauffeur met rijbewijs E
dubbele cabine
servostuur
trekhaak
airco
eenzijdig kippen achteraan en langszij
+/- 3 meter
zijpanelen met een hoogte van min 30 cm
Inclusief ladderhouder en beschermrooster achterzijde cabine
-vergrendeling:
-vrachtwagenchassis:
-koppeling:
-vooras:
-achteras:
-ophanging vooras:
-ophanging achteras:
-remsysteem:
-Bekleding zetels:
-Kleur:
1ste keuring
centraal
dubbele achterwielen omwille van stabiliteit,asreserve,.. en
afvoeren steenpuin en transport stabilisé
enkelvoudige,hydraulisch bediende droge plaatkoppeling
onafhankelijke wielophanging
starre achteras, type met enkelvoudige reductie
onafhankelijke wielophanging met dwarsgeplaatste
paraboolveer
half elliptische bladveer
schijfremmen op voor- en achteras
skai of wasbare stof
wit
inbegrepen
Onderhoudscontract voor 5 jaar: 1000 km / maand.
Opgave van:
CO² uitstoot
Brandstofverbruik gr/km
Ecoscore
Leveringstermijn
In het kader van de opdracht “Aankoop 2 vrachtwagens” werd een bijzonder bestek met nr.
20140303/rl/OPZB opgesteld door de dienst Facility.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 68.000,00 exclusief BTW of € 82.280,00
inclusief 21% BTW.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking. In bijlage de lijst met de garages die zullen uitgenodigd worden om deel te nemen
aan deze prijsvraag.
Financiële
toetsing
Wetten en
reglementen
Budget
In het budget 2014 is voor elk van deze auto’s een budget van 40.000EUR
voorzien.
Bij globale besteding van 82.280 (=bedrag in Raadsnota) zal 2.280EUR
extra krediet moeten voorzien worden met de budgetwijziging
Visum ontvanger
Goedgekeurd mits het budget zo nodig verhoogd wordt.





Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van
de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel
26, § 1, 1° a (limiet van € 85.000,00 excl. btw niet bereikt).
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke
sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 105.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels
van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere
wijzigingen, meer bepaald artikel 5, § 2.
Eerdere
beslissingen
Besluitvormingsproces
Bijlagen


Bestek
Lijst aan te schrijven leveranciers
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Het bijzonder bestek met nr. 20140303/rl/OPZB en de raming voor de opdracht “Aankoop 2
vrachtwagens”, opgesteld door de dienst Facility worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden
worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene
aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen
en diensten. De raming bedraagt € 68.000,00 exclusief BTW of € 82.280,00 inclusief 21% BTW.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking.
De lijst met uit te nodigen firma’s wordt goedgekeurd.
De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 3 maart 2014.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 14
Onderwerp
Aankoop van twee camionettes. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning.
Indiener
Rik Lambert
Dienst
Facility
Doelstelling
Goedkeuring prijsvraag via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor
de aankoop van 2 camionettes: 1 voor leerwerkplaats en 1 voor koerierdienst.
Feitelijke
aanleiding
Op de begroting 2014 werd de aankoop van 2 camionettes voorzien:
3. Wagen leerwerkplaats budget : € 25.000
4. Wagen koerierdienst budget : € 25.000
De bestaande Ford camionette van de leerwerkplaats dateert van 2001 en heeft 146.000 km. Ze
is versleten en moet vervangen worden.
De wagen voor de koerierdienst stond vorig jaar reeds op de begroting maar de vervanging werd
toen met een jaar uitgesteld. De camionette is van 2004 en heeft 234.000 km. De carrosserie is
versleten en er worden in de nabije toekomst grote kosten verwacht.
Beoordeling
We stellen voor een procedure te starten voor de aankoop van 2 nieuwe camionettes:
Camionette 1
In overleg met de leerwerkplaats werd het eisenpakket voor de nieuwe wagen als volgt
vastgelegd:
Type lichte vrachtwagen met cabine, laag dak en korte wielbasis.
Tevens moet deze wagen voorzien zijn van een trekhaak, ladderrek, -rol en ladder.
In deze wagen dient geen schot voorzien te zijn tussen laadruimte en cabine.
In optie wordt ook prijs gevraagd voor een radio/cd-speler en bluetooth.
Specificaties voor de wagen :
(Afmetingen bij benadering)
-Cilinderinhoud:
-Motor:
-Nuttig laadvolume:
-Afmeting hoogte buiten:
-Afmeting lengte buiten:
-Afmeting breedte buiten:
-Afmeting hoogte laadruimte:
-Afmeting lengte laadruimte:
-Breedte tussen wielkasten:
-Bekleding zetels:
-Kleur:
-Vergrendeling:
-1ste keuring:
min. 85 Pk
diesel
+/- 5,5 m³
1975 mm
4900 mm
2000 mm
1400 mm
2250 mm
1390 mm
skai of wasbare stof
wit
centraal
inbegrepen
Onderhoudscontract voor 5 jaar:
600 km/maand.
Opgave van:
CO² uitstoot
Brandstofverbruik gr/km
Ecoscore
Leveringstermijn
Camionette 2
De wagen voor de koerierdienst moet voldoen aan volgend eisenpakket:
Type lichte vrachtwagen met afgeschermde cabine, verhoogd dak en verlengd chassis.
De wagen dient tevens voorzien te zijn van een ladderdrager, -rol en ladder.
In optie wordt prijs gevraagd voor een radio/cd-speler, ingebouwde GPS en bluetooth.
Specificaties voor de wagen :
(Afmetingen bij benadering)
-Cilinderinhoud:
-Motor:
-Nuttig laadvermogen:
-Afmeting lengte buiten:
-Afmeting breedte buiten:
-Afmeting hoogte laadruimte:
-Afmeting lengte laadruimte:
-Breedte tussen wielkasten:
-Bekleding zetels:
100 Pk
diesel
+/- 11 m³
5500 mm
2300 mm
1750 mm
3300 mm
1400 mm
skai of wasbare stof
-Kleur:
-Vergrendeling:
-1ste keuring:
-Airco
wit
centraal
inbegrepen
inbegrepen
Onderhoudscontract voor 5 jaar:
2000 km/maand.
Opgave van:
CO² uitstoot
Brandstofverbruik gr/km
Ecoscore
Leveringstermijn
In het kader van de opdracht “Aankoop 2 camionettes” werd een bijzonder bestek met nr.
20140227/RL/OPZB opgesteld door de dienst Facility.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 41.000,00 exclusief BTW of € 49.610,00
inclusief 21% BTW.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking.
We stellen voor om de in bijlage vermelde firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de
onderhandelingsprocedure.
Als uiterste datum voor het indienen van de offertes wordt 27 februari 2014 voorgesteld.
Financiële
toetsing
Budget
50.000 EUR aan budget
Visum ontvanger
Goedgekeurd.
Wetten en
reglementen





Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van
de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel
26, § 1, 1° a (limiet van € 85.000,00 excl. btw niet bereikt).
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke
sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 105.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels
van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere
wijzigingen, meer bepaald artikel 5, § 2.
Eerdere
beslissingen
Besluitvormingsproces
Bijlagen


Bestek
Lijst aan te schrijven leveranciers
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Het bijzonder bestek met nr. 20140227/RL/OPZB en de raming voor de opdracht “Aankoop 2
camionettes”, opgesteld door de dienst Facility worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden
vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene
aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen
en diensten. De raming bedraagt € 41.000,00 exclusief BTW of € 49.610,00 inclusief 21% BTW.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking.
De lijst met uit te nodigen firma’s wordt goedgekeurd.
De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 27 februari 2014.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 15
Onderwerp
Leasing van 2 dienstvoertuigen. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning.
Indiener
Rik Lambert
Doelstelling
Goedkeuring prijsvraag via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor
de aankoop van 2 leasingwagens: 1 voor de secretaris en 1 voor de financieel beheerder van het
OCMW.
Feitelijke
aanleiding
Via operationele leasing stelt het OCMW sinds 2010 aan de secretaris en de financieel beheerder
van het OCMW een dienstwagen ter beschikking.
Het huidige leasingcontract (van 4 jaar) loopt in augustus 2014 ten einde.
We stellen voor om opnieuw voor de formule van operationele leasing te opteren waarbij alle
extra kosten, zoals onderhoud en taksen, in de maandelijkse leasingaflossing inbegrepen zijn.
Daardoor is de leasingkost volledig als exploitatie opgenomen.
De secretaris en financieel beheerder kiezen een wagen die beantwoordt aan de voorwaarden
vastgelegd in de rondzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/11 d.d. 23/12/2008 van de Vlaamse Regering,
namelijk: een wagen uit klasse 3 tot 8 van de indeling van dienstwagens van de Vlaamse
Regering met maximumwaarde van € 25.000 en met een minimum ecoscore zoals bepaald in
reglement Vlaamse Regering.
Beoordeling
Op de begroting 2014 werd de aankoop van de 2 leasingwagens voorzien:
 Vervanging wagen secretaris budget : € 25.000 waarde voertuig
 Vervanging wagen financieel beheerder budget : € 25.000 waarde voertuig
Dienst
Facility
Aan de hand van het gekozen merk en type wagen wordt via onderhandelingsprocedure aan de
leasingmaatschappijen en bij de autodealers zelf een offerte gevraagd voor het leasen van beide
wagens volgens de formule van operationele leasing met volgende specificaties:
 periode : 48 maanden

kilometers/jaar : 20.000km

pechverhelping

bonus malus : nul
 supplementen :

vervanging banden

indien niet inbegrepen : supplement voor winterbanden

(%) korting bij domiciliëringsopdracht

tarief voor jaarlijkse kilometerafrekening in min of meer.
 verzekering:

burgerlijke aansprakelijkheid

dekking bestuurder

rechtsbijstand

eigen schade, brand, diefstal, glasbraak en vandalisme zonder vrijstelling.
In het kader van de opdracht “Leasing van 2 dienstvoertuigen ” werd een bijzonder bestek met
nr. 20140305/rl/OPZB opgesteld door de dienst Facility.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 50.000,00 exclusief BTW (21% BTW).
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking.
Financiële
toetsing
Wetten en
reglementen
Budget
Niets voorzien in investeringsdienst, in exploitatiedienst is het vereist krediet
voortzetting van de operationele leasings opgenomen.
Visum ontvanger
Goedgekeurd.





Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van
de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel
26, § 1, 1° a (limiet van € 85.000,00 excl. BTW niet bereikt).
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke
sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 105.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels
van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere
wijzigingen, meer bepaald artikel 5, § 2.
Eerdere
beslissingen

Raad van 17 december 2009: Leasing dienstwagens decretale graden - gunningsprocedure en
modaliteiten.


Bestek
Lijst aan te schrijven leasingmaatschappijen
Besluitvormingsproces
Bijlagen
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Opvolging en
communicatie
Het bijzonder bestek met nr. 20140305/rl/OPZB en de raming voor de opdracht “Leasing van 2
dienstvoertuigen ”, opgesteld door de dienst Facility worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden
worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene
aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen
en diensten. De raming bedraagt € 50.000,00 exclusief BTW (21% BTW).
De lijst met uit te nodigen firma’s wordt goedgekeurd.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 16 januari 2014 | punt 16
Onderwerp
Software bewonersadministratie Geracc. Upgrade. Bekrachtiging bestelling.
Indiener
Nick Vandommele
Dienst
Bestuur & Organisatie
Doelstelling
Feitelijke
aanleiding
De woonzorgcentra gebruiken GERACC van de firma CMS voor hun bewonersadministratie enfacturatie.
De GERACC suite van CMS is ondertussen herschreven in het Microsoft .net Framework. Tegelijk
met de technologische aanpassing werden de functionaliteiten en de gebruikersvriendelijkheid van
de software geoptimaliseerd.
Dat betekent ook dat de huidige versie van het pakket niet verder ondersteund en geactualiseerd
wordt.
Beoordeling
We hebben de upgrade zo lang mogelijk uitgesteld, maar zien ons nu toch genoodzaakt om over
te gaan tot die upgrade.
Facturatie binnen de woonzorgcentra is sterk onderhevig aan aanpassingen in de regelgeving.
CMS vertaalt deze wijzigingen in de software, waardoor de facturatie conform de regelgeving
gebeurt. Daarnaast is facturatie ook een complex gegeven, en betekent software hier een
aanzienlijke hulp.
Omwille van het einde van de ondersteuning van de huidige versie op 31 december 2013, hebben
we de upgrade al besteld. Door bijkomende factoren zoals een nieuwe serverlicentie en nieuwe
Citrix-software bleken we uiteindelijk ruim boven € 5.000 uit te komen, waardoor we de bestelling
toch nog ter bekrachtiging voorleggen aan de Raad.
Financiële
toetsing
Budget
Er is bij de onderscheiden woonzorgcentra krediet op de post “groot
onderhoud”.
Visum ontvanger
Goedgekeurd.
Wetten en
reglementen
Eerdere
beslissingen
Besluitvormingsproces
Bijlagen
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Opvolging en
communicatie
De Raad gelieve de upgrade van de Geracc-software van CMS te bekrachtigen.
Upgrade CMS door Geracc:
€ 7.157,20
Citrix upgrade door RealDolmen:
€ 6.308,00
€ 13.465,20
RAADSNOTA
Openbare zitting van januari 2014 | punt 17
Onderwerp
Aankoop module multimenubeheer voor de dienst maaltijden aan huis. Voorstel tot goedkeurig.
Indiener
Filip D’Haene- Sofie Maes
Doelstelling
De foutmarge van het productie-, distributie- en facturatieproces binnen de Dienst Maaltijden aan
Huis zo klein mogelijk houden.
Feitelijke
aanleiding
Naar aanleiding van de introductie van de differentiatie in aanbod en prijs heeft de firma Logins
moeten vaststellen dat de eerder voorgestelde werkwijze binnen de module ‘maaltijden aan huis’
niet haalbaar is voor een goede en vlotte werking van de dienst.
Dienst
Dienst Thuiszorg- Maaltijden aan Huis
Omdat de Dienst Maaltijden aan Huis volledig afhankelijk is van een goed en op maat werkend
software programma zijn we genoodzaakt om de huidige software te laten aanpassen als we ons
aanbod en daaraan gekoppelde prijzen willen uitbreiden.
Beoordeling
Financiële
toetsing
Budget
Geen budget op beleidsitem “maaltijden”. Te boeken op ICT met verrekening
lastens maaltijden.
Visum ontvanger
Goedgekeurd.
Wetten en
reglementen
Eerdere
beslissingen

Raadsnota 17 oktober 2013: Differentiatie aanbod en prijs dienst maaltijden aan huis
Besluitvormingsproces
Met de Dienst Maaltijden aan Huis willen we onze klanten een ruimer aanbod qua maaltijden
aanbieden, dit gekoppeld aan drie tarieven(voorkeur-, sociaal- en standaardtarief). Met dit aanbod
moet iedereen, ook de mensen in kansarmoede, iedere dag een volwaardige kwaliteitsvolle
maaltijd kunnen nuttigen.
De Firma Logins moest vaststellen dat desondanks eerdere besprekingen de voorgestelde
werkwijze waarbij ook manuele input vereist is, niet haalbaar is voor een goede en vlotte werking
van de dienst.
Logins heeft de mogelijke scenario’s afgetoetst om eventueel in een tijdelijke fase met de
bestaande module verder te kunnen maar deze geven geen bevredigend resultaat.
Logins kan een beperkte uitbreiding van de module maaltijden voorstellen waarbij aan
multimenubeheer kan worden gedaan en waarbij correct gefactureerd kan worden.
Raming:
3 dagen gedetailleerde voorstudie in functie van uit te voeren wijzigingen en uitbreidingen
15 dagen programmatie en uitvoering
0.5 dag implementatie en opleiding
Dit aan een tarief van 686,95 € /dag exclusief BTW
Deze zou voorzien in :
Klantenfiche:
 Opgave van een tariefgroep
 Opgave van een algemeen default keuzemenu
 Opgave van afwijkende keuzemenu’s bij de standaardbestellingen
Menubeheer:
 Indien er vanuit de klantenfiche een goede RTF is, is dit menupunt niet meer van toepassing
Bestellingen:
 Opgave van de beschikbare menukeuzes
Facturatie:
 Te onderzoeken op meest performant:
Uitbreiding van de bestaande facturatiefunctionaliteit of auto-geïntegreerde koppeling met de
module diverse facturatie op basis van de bestellingen
Diverse rapporten:
 Via RTF worden alle gegevens aangereikt om productielijsten, distributielijsten en eventuele
andere op te maken volgens sjabloon. Er wordt voorzien in een basissjabloon voor de
productie- en distributielijst.
Realisatietermijn : 3 maand na bestelling
Totale kostprijs: 12.708,58 euro(exclusief BTW), met volgende overeenkomst:
 De opgegeven prijs is een maximum, mochten er hiervoor minder arbeidsuren nodig zijn, dan
zal de verminderde prijs gefactureerd worden
 Als een ander Bestuur dit programma zou aankopen, dan is er een engagement tot een
creditnota of een commercieel aanbod.
Zodra deze multimenubeheer module operationeel is kunnen we ons aanbod en daaraan
gekoppelde prijzen( voorkeur-, sociaal- en standaardtarief) uitbreiden. Indien de voorgestelde
timing van de firma Logins aangehouden kan worden wil dit zeggen met de start van de
zomercyclus in april 2014.
In afwachting van deze software aanpassing kan vanaf 1 januari 2014 de reguliere menu(soep,
hoofdschotel en dessert) aangeboden worden aan voorkeur- sociaal- en standaardtarief.
Bijlagen

Offerte aankoop multimenubeheer
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing
Wil de Raad akkoord gaan tot de aankoop van de module multimaaltijdbeheer bij de Firma Logins.
Totale kostprijs: 12.708,58 euro(exclusief BTW), met volgende overeenkomst:
-De opgegeven prijs is een maximum, mochten er hiervoor minder arbeidsuren nodig zijn, dan zal
de verminderde prijs gefactureerd worden;
-Als een ander Bestuur dit programma zou aankopen, dan is er een engagement tot een
creditnota of een commercieel aanbod.
RAADSNOTA
Openbare zitting van 23 januari 2014 | punt 18
Onderwerp
Samenwerking personeelsdiensten Stad en OCMW: wijze van aanstelling externe begeleider.
Voorstel tot goedkeuring.
Indiener
An Spriet
Doelstelling
PNK 10: Een stadsbestuur dat transparant en sober is. Samenwerking van ondersteunende
diensten van stad en OCMW.
Feitelijke
aanleiding
Het college van burgemeester en schepenen en de OCMW-raad van de stad Kortrijk beslisten in
juni – juli vorig jaar tot het versterken van de samenwerking en integratie tussen de Stad en het
OCMW vanuit een gelijkwaardig partnerschap. Zij beslisten dat wordt gewerkt in de richting van
een maximale integratie van de ondersteunende diensten van Stad en OCMW, op basis van
disciplines (facility, ICT, financiën, personeel, communicatie) en volgens een realistisch tijdspad,
uitgestippeld in overleg met alle betrokkenen.
Beoordeling
Begeleidingsstructuur
De secretarissen van Stad en OCMW leiden de operatie.
Er werd een gemeenschappelijke stuurgroep opgericht op ambtelijk niveau, samengesteld uit de
verantwoordelijken van de betrokken disciplines, met een delegatie uit de kabinetten. De
stuurgroep heeft de opdracht om de globale transitietrajecten te sturen en te begeleiden. De
stuurgroep rapporteert aan het college en aan de OCMW-raad.
De beide managementteams volgen de werkzaamheden op.
Dienst
Personeelsdienst
Werkwijze
De samenwerkingstrajecten worden gefaseerd aangepakt, volgens haalbaarheid en opportuniteit.
Einddoel voor de totaliteit van de ondersteunende diensten dient bereikt tegen 2018.
Naargelang de opportuniteit worden bepaalde aspecten onmiddellijk aangepakt, al dan niet met
externe begeleiding. Sommige aspecten worden op middellange termijn voorzien, omwille van
andere prioriteiten.
Volgende aspecten of cases worden in eerste fase aangepakt, al dan niet met externe
begeleiding:
 Personeelsdienst: met externe begeleiding, pilootproject
 ICT: interne aanpak
 Gemeenschappelijke sociale dienst: interne aanpak
 Erfgoed, archief: interne aanpak
 Aansluiting leerwerkplaats bij technische dienst(en): interne aanpak
De projecten die in eerste fase worden aangepakt dienen als leerfase voor volgende fases.
Samenwerkingstraject personeelsdiensten
Het samenwerkingstraject van beide personeelsdiensten dient als pilootproject en is een proeftuin
voor de wijze van aanpak van volgende diensten.
De stuurgroep stelt voor om te werken met een externe begeleider in eerste instantie voor de
analysefase.
Verantwoording van de externe begeleiding:
 Complexiteit van de werking: 3 werkgevers, Stad, OCMW en vzw Zusters Augustinessen
 2 verschillende statuten: RPR en CAO’s social profit (Paritair Comité 330.01.20)
 Verschillende loonsoftware – probleem gemeenschappelijke loonmotor publiek /privaat
 Verschillende sociale zekerheidinstituten: RSZ en RSZ PPO
 Diversiteit doelgroepen: verwevenheid met hulpverlening voor loonadministratie sociale
tewerkstelling (personeel art.60§7)
 Verschillende aanpak: stad bedrijfsvoering, OCMW personeelsdienst
Opdracht van de externe begeleider:
De externe begeleider is de procesbegeleider. Het gaat om een coachende, begeleidende
opdracht in samenwerking met de interne trekker(s) van het project.
De externe begeleider is de motor van de voortgang van het project. Hij zorgt ervoor dat
deadlines worden gehaald, dat opdrachten worden uitgevoerd.
De opdracht is louter beschrijvend en betreft de analyse van de bestaande toestand en opmaak
van een rapport met eindconclusies en voorstellen. De opdracht behelst niet de begeleiding van
de (eventuele) transitie.
Elementen van de opdracht:
 Algemene analyse van de werking van beide personeelsdiensten
 Aangeven van de efficiëntiewinsten door samenwerking
 Aanwijzen van knelpunten en mogelijke oplossingen
 Aantonen van de meerwaarde van de samenwerking
 Kostprijsanalyse
 Omschrijving van mogelijke samenwerkingsvormen
 Omschrijving van de transitie naar een gezamenlijke werking
 Aanreiken van werkmethodes: sjablonen, schema’s, …
De externe begeleider werkt samen met de verantwoordelijken van beide personeelsdiensten.
De werkwijze is dusdanig dat deze het vertrouwen wint van alle medewerkers van de beide
personeelsdiensten. Alle medewerkers worden betrokken.
De externe begeleider heeft bijzondere aandacht voor de communicatie over het project en geeft
adviezen naar aanpak ervan.
De opdracht dient te worden uitgevoerd in 2014. Het tijdspad dat de externe begeleider voorstelt
is een criterium voor toewijzing van de opdracht.
Toewijzing van de opdracht:
De stuurgroep stelt voor om voor de opdracht samen te werken met ofwel Jobpunt Vlaanderen
ofwel de Vereniging AudiO. Zowel de stad als het OCMW zijn vennoot van beide verenigingen.
Deze werkwijze is correct overeenkomstig de wetgeving op de overheidsopdrachten.
De samenwerking met Jobpunt zal gebeuren met 1 van hun partners met ervaring met dergelijke
trajecten.
De keuze van de externe begeleider zal gebeuren op basis van een presentatie.
Voorstel om volgende bureau’s uit te nodigen:
 Möbius (Jobpunt)
 Ernst & Young (Jobpunt)
 Een derde partner van Jobpunt Vlaanderen door hen aan te bevelen op basis van ervaring
 AudiO
Criteria voor de toewijzing:
Aan de kandidaat partners wordt gevraagd om een presentatie te geven van hun werkwijze aan
een beperkte afvaardiging van de stuurgroep bestaande uit:
 De beide secretarissen
 De verantwoordelijken van beide personeelsdiensten
 Een delegatie vanuit de kabinetten van het college
De opdracht wordt toegewezen op basis van volgende criteria:
 Prijs voor de globale opdracht en van eventuele extra prestaties op afroep in het verlengde
van de opdracht
 Ervaring met vergelijkbare opdrachten bij voorkeur in de sector van de lokale besturen, of in
andere overheden, te bewijzen met referenties over de opdrachten
 Inhoud van de globale procesbegeleiding:

Globale aanpak

Kwaliteit en inhoud van het eindrapport op basis van voorbeelden
 Tijdspad: de opdracht dient te worden gefinaliseerd in 2014. Dit wil zeggen dat het
eindrapport met conclusies en voorstellen in 2014 aan het college van burgemeester en
schepenen en de OCMW-raad wordt voorgelegd.
Budget
 Stad en OCMW delen de kosten van de opdracht. De kostprijs wordt geraamd op 25.000
euro.
 Op het budget OCMW is 20.000 euro voorzien
Financiële
toetsing
Budget
20.000 euro voorzien op budget OCMW
Visum ontvanger
Goedgekeurd.
Wetten en
reglementen


Gemeentedecreet
OCMW-decreet
Eerdere
beslissingen

Raad 9 juli 2013
Besluitvormingsproces



CBS 10 juni 2013
VB 14 januari 2014
CBS 20 januari 2014
Bijlagen
Tussenkomst ter
zitting
Stemmen
Voorstel van
beslissing







Opvolging en
communicatie
Akkoord met de voorgestelde werkwijze voor de globale aanpak van de samenwerking van de
ondersteunende diensten van stad en OCMW Kortrijk
Akkoord met de aanstelling van een externe begeleider voor de analysefase van het
samenwerkingstraject van de personeelsdiensten van stad en OCMW
Aanstelling van de externe begeleider ofwel via Jobpunt Vlaanderen, ofwel AudiO, op basis
van een presentatie
Opdrachtomschrijving van de externe begeleider is:

Algemene analyse van de werking van de personeelsdiensten

Aangeven van de efficiëntiewinsten door samenwerking

Aanwijzen van knelpunten en mogelijke oplossingen

Aantonen van de meerwaarde van de samenwerking

Kostprijsanalyse

Omschrijving van mogelijke samenwerkingsvormen

Omschrijving van de transitie naar een gezamenlijke werking

Aanreiken van werkmethoden: sjablonen,schema’s
Criteria voor toewijzing van de opdracht:

Prijs voor de globale opdracht en van eventuele extra prestaties op afroep in het
verlengde van de opdracht

Ervaring met vergelijkbare opdrachten bij voorkeur in de sector van de lokale besturen of
in andere overheden, te bewijzen met referenties over de opdrachten

Inhoud van de globale procesbegeleiding:
*
Globale aanpak
*
Kwaliteit en inhoud van het eindrapport op basis van voorbeelden

Tijdpad: 2014
De opdracht dient te worden gefinaliseerd in 2014. Dit wil zeggen dat het eindrapport met
conclusies en voorstellen in 2014 aan het college en de OCMW-raad wordt voorgelegd.
De kosten van de begeleiding worden gelijk verdeeld onder de stad en het OCMW.

Toelichtende nota 09/2014

Prijslijst QB Pas 2014

Workshop Fusietrajecten in het PO

Belastingkantoor Haaglanden Postbus 30206 2500 GE Den Haag

Sonos Play 1 Go Pro HD Hero3 Bongo cadeaubon Eropuit in Europa

20140321 Inschrijvingsformulier opleiding NT 162

Eén op de vier ouders besteedt per week hoogstens drie uur aan

Prijslijst Peugeot 308 GT en 308 SW GT

Overzicht prijzen - Therapeutisch Centrum Flevoland

inschrijfformulier open themadagen 2015 - Apeiron