Exposanten Handleiding

Exposanten Handleiding
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Inhoudsopgave
1. Inleiding
4
2. Deadlines
5
3. Wat moet ik weten voor een goede beursvoorbereiding?
Belangrijke telefoonnummers
Aanvullende contactgegevens
Data en tijden
Opbouw en afbouw procedures eigen standbouw
Opbouw en afbouw procedures standaard standbouw
Toegang tot de beurs voor exposanten
7
7
8
11
12
12
14
4. Standbouw & standbouw voorschriften
Standaard Standbouw
Standbouwreglement
Techniek
15
15
17
19
5. Regels voor activiteiten
20
6. Uitleg over het klantenportaal
Het klantenportaal
Expo Match
Bezoekers mailing, Digitale Relatiekaart
De pers, hoe te benaderen?
21
21
21
21
22
3
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
1. Inleiding
U neemt deel aan Renovatie 2014 en uw voorbereidingen zijn in volle gang. In deze handleiding
zetten wij een aantal praktische tips voor u op een rij.
Handleiding
De organisatie en promotie van Renovatie 2014 is in handen van VNU Exhibitions. In deze
handleiding vindt u belangrijke informatie over de organisatie en de marketingcommunicatie
middelen van Renovatie 2014.
Digitaal handboek
Het beurscomplex en de technische voorzieningen worden beheerd door Brabanthallen ‘sHertogenbosch. Alle diensten die Brabanthallen ‘s-Hertogenbosch leveren, zoals technische
voorzieningen, kunt u online bestellen via het digitale exposantenhandboek van A-Booth. Een
link naar het digitale exposantenhandboek is te vinden via het klantenportaal of rechtstreeks.
Van A-Booth zult u voor het digitale exposantenhandboek vanaf 20 januari 2014 een
toegangscode en wachtwoord ontvangen. Mocht u uw inloggegevens kwijt zijn, dan kunt u
deze opvragen via Customer Service (t. 030- 295 2999 )
Wij wensen u een succesvolle beursdeelname!
Namens VNU Exhibitions Europe,
Projectteam Renovatie 2014
Richard Butter, Marktmanager Bouw & Installatie
Dave Refoealoe, Sales & Account manager
Sandra Vendel, Project Coördinator
4
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
2. Deadlines
Agenda
Om ervoor te zorgen dat u niets vergeet, hebben wij een aantal deadlines voor u opgesteld voor
de beurs. Ook staan er tips in wanneer u sommige zaken moet opstarten. Zet de data in uw
agenda, zodat u ze niet vergeet.
Datum
Leverancier
Omschrijving
12 maart 2014
VNU Exhibitions
Deadline invullen Expo Match
25 februari 2014 VNU Exhibitions
Uiterlijke inleverdatum
standbouwtekeningen eigen standbouw
13 maart 2014
Marvel
Uiterlijke besteldatum
exposantenbadges, op- en afbouwpassen
via het Klantenportaal. Na deze datum
worden badges niet meer toegestuurd,
maar kunt u deze ophalen bij de Marvelbalie bij entree van hal 3.
A-Booth Exposantenhandboek
Na 23 maart 2014 geldt een toeslag van
gemiddeld 20% voor bestellingen via het
facilitair handboek.
A-Booth Exposantenhandboek
Vanaf 31 maart 2013 kan er in het
handboek niet meer betaald worden per
factuur, maar moet u via iDEAL betalen.
2 april 2014
A-Booth Exposantenhandboek
Deadline bestellen technische
voorzieningen via
http://renovatie.aboothmanual.nl/
Hierna is het handboek gesloten.
9 april 2014
VNU Exhibitions
Inleveren persmappen in beurskantoor,
bij voorkeur voor opening beurs.
23 maart 2014
31 maart 2014
Januari/februari
5
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Bepalen doelstellingen deelname Renovatie.
Controleren adressenbestanden.
Opnemen deelname in al uw on- en offline communicatie.
Zet registratielink voor bezoekers met het beurslogo op uw website.
Stel uw communicatieplan op.
Bestel uitnodigingskaarten in het Klantenportaal.
Verstuurt digitale uitnodigingen vanuit het Klantenportaal.
Bestel uw technische voorzieningen in het facilitair handboek.
Vul uw nieuws en noviteiten in Expo Match.
Volg uw registraties via het Klantenportaal.
Maak in uw agenda ruimte vrij voor aftersales direct na de beurs.
Indien nodig: bestellen extra exposantenpassen.
•
Deadline goedkeuren standontwerp: 25 februari 2014.
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Maart
•
•
•
•
•
Catering en technische voorzieningen aanvragen via het facilitair handboek.
Deadline invullen catalogusgegevens Expo Match: 12 maart 2014. Deadline bestellingen
plaatsen via het facilitair handboek: 23 maart 2014. Hierna geldt een besteltoeslag van
gemiddeld 20%.
3e week maart: Verstuur een reminder via het Klantenportaal naar relaties die nog niet
op uw uitnodiging hebben gereageerd.
Organiseer een interne kick-off.
4e week maart; Bel uw 20 belangrijkste relaties en maak een concrete afspraak op de
beurs.
April
•
•
6
1e week april: Maak uw persmappen (vergeet niet uw standnummer te vermelden). Deze
levert u de laatste opbouwdag of eerste beursdag in bij het organisatiekantoor (ingang
hal 3).
Sluitingsdatum Facilitair handboek: 2 april 2014. Hierna kunt u alleen nog bestellingen
plaatsen op de laatste opbouwdag, 8 april 2014 bij de Servicebalie van A-Booth in de
Brabanthallen.
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
3. Wat moet ik weten voor een goede beursvoorbereiding?
Snel op zoek naar de contactgegevens van het projectteam of bent u in verband met een
facilitaire vraag op zoek de projectmanager van A-Booth? Vind hier direct uw contactpersoon!
Belangrijke telefoonnummers
Customer Service
t. 030 295 2999 (optie 3)
e. [email protected]
Voor inlogcodes van het klantenportaal, informatie over uitnodigingskaarten, detailplattegronden van de
stand en informatie over het beurscomplex.
Philippe Nubé
Project Manager
t. 075 6225581
[email protected]
Voor alle facilitaire vragen tijdens uw beursvoorbereiding of vragen over uw bestellingen via het digitale
exposantenhandboek van A-Booth.
Dave Refoealoe
Sales & Account Manager
t. 030 295 2999
[email protected]
Richard Butter
Project Manager
t. 030 295 2999
[email protected]
Sandra Vendel
Project Coördinator
t. 030 295 2999
[email protected]
Esther Steenbergen
Campagne Manager
t. 030 295 2999
[email protected]
Renate van Roosmalen
Content coördinator
t: 030 295 2999
[email protected]
Adres
Projectteam
7
VNU Exhibitions Europe
Projectteam Renovatie 2014
Jaarbeursplein 6
3521 AL UTRECHT
Postbus 8800
3503 RV Utrecht
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Aanvullende contactgegevens
Hieronder vindt u een overzicht van telefoonnummers die ook voor u belangrijk zijn, neem deze
ook mee naar de beurs zodat u ze altijd bij de hand heeft.
Marvel
t. 030 241 3424
[email protected]
Op de laatste opbouwdag dinsdag 8 april 2014 van 13.00 – 16.00 uur of de eerste beursdag 9
april 2014 vanaf 8.00 uur kunt u uw databadge reader ophalen bij het kantoor van Marvel bij de
entree van hal 5. Heeft u exposantenpassen besteld na 13 maart 2014, dan liggen deze ook voor
u klaar in het kantoor van Marvel bij de entree van hal 5.
Wij raden u aan, deze al op te halen op dinsdag 8 april i.v.m. de drukte de volgende ochtend.
t. 030 295 2006
[email protected]
Voor vragen over persberichten, persmappen & publiciteit (digitaal en print).
Ben de Jongh
Beursmagazine Renovatie 2014
Hierover volgt in een later stadium meer informatie.
Noodnummers in de Brabanthallen
Alarm bij grote calamiteiten
t. 073 629 3211 (tijdens opbouw, beurs en afbouw)
EHBO
t. 073 629 3957 (tijdens opbouw, beurs en afbouw)
Het beurscomplex wordt zo goed mogelijk beveiligd. Het is echter voor onze bewaking soms
moeilijk de eigendomsverhoudingen goed in te schatten, zeker tijdens het sluiten van de beurs
en tijdens de opbouw en demontageperiode. Om de veiligheid zo goed mogelijk te garanderen,
zal onze beveiliging controleren op het bezit van toegangsbewijzen (exposantenbadges en open afbouwpassen). Tenslotte adviseren wij u diefstalgevoelige items (laptops, mobiele telefoons
etc.) niet onbewaakt en niet buiten beurstijden op de stand achter te laten. Ook niet in de
berging op uw stand.
8
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
De onderstaande items kunt u allemaal via http://renovatie.aboothmanual.nl/ bestellen. Per
leverancier hebben we weergegeven waarvoor u bij ze terecht kunt.
Voor vragen hierover kunt u bellen met t. 075 622 5581.
Brabanthallen ‘s-Hertogenbosch
De volgende voorzieningen worden geleverd door de Brabanthallen en zijn te bestellen via het
digitale exposantenhandboek van A-Booth.
Stroomaansluitingen;
Watervoorzieningen;
Technische voorzieningen;
Catering op de stand;
Standschoonmaak;
Afvalverwerking;
Telefoon en internet aansluitingen.
Catering
Heeft u aanvullende vragen over catering bij de Brabanthallen? Wilt u een borrel geven? Neem
contact op met Noortje Paagman of Katja Schover van Brabanthallen Catering.
[email protected]
Tel: 073 - 6293254
Heftruck, opslag & het laden en lossen van uw spullen
Voor assistentie bij het verzenden, laden en lossen van uw goederen kunt u contact opnemen
met CEVA Logistics, onze logistieke partner. Contactpersoon is Nadja Wevers. Te bereiken via t.
030 - 2916050 of [email protected].
Adexpo Meubilair
Naast uw standbouw heeft u ook meubilair nodig om deze aan te kleden. Het meubilair van
Adexpo kunt u bestellen via http://renovatie.aboothmanual.nl/. Vragen? Bel 075-6225581
Hotel Van der Valk Vught
Mocht u willen overnachten in de buurt van Brabanthallen ‘s-Hertogenbosch, dan adviseren wij
om dit te doen in hotel Van der Valk in Vught.
Hotel 's-Hertogenbosch-Vught
Bosscheweg 2
5261 AA Vught
T. +31 (0)73 658 77 77
F. +31 (0)73 658 77 00
[email protected]
9
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Decoriginals (Tuien / ophangpunten / hoogwerkers)
Voor het ophangen van verlichting of banieren aan trussen of heeft u een hoogwerker nodig,
dan kunt u contact opnemen met Decoriginals Zij kunnen zowel de installatie als het materiaal
voor u verzorgen. Het opdrachtformulier vindt u ook in het handboek van A-Booth.
Contact
Paardskerkhofweg 14
5223 AJ ’s-Hertogenbosch
Telefoon: 073-6148486
Fax: 073-6148466
Vloertegels bij A-Booth
Voor het bestellen van losse vloertegels voor in uw stand kunt u contact opnemen met A-Booth
via het digitale handboek, http://renovatie.aboothmanual.nl/.
10
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Data en tijden
Bent u op zoek naar de openingstijden voor exposanten of wilt u weten wanneer de bezoekers
welkom zijn op de beurs? Bekijk hieronder dan het complete overzicht van de data en tijden
van Renovatie 2014.
Renovatie 2014 vindt plaats van woensdag 9 tot en met vrijdag 11 april 2014.
Openingstijden voor exposanten
Woensdag 9 april
07:00 - 18:30 uur
Donderdag 10 april
08:30 - 18.30 uur
Vrijdag 11 april
08.30 - 22.00 uur (inclusief afbraak)
Openingstijden voor bezoekers
Woensdag 9 april 10:00 - 17:30 uur
Donderdag 10 april 10:00 - 17.30 uur
Vrijdag 11 april 10:00 - 17:30 uur
Locatie
Brabanthallen ‘s – Hertogenbosch; Langstraathal (hal 3), Diezehal (hal 4) en Peelhal (hal 5).
Bezoekadres: Diezekade 2, 5222 AK 's Hertogenbosch
11
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Opbouw en afbouw procedures
Hieronder vindt u weergegeven wanneer u in de Brabanthallen terecht kunt om uw stand in te
richten.
Opbouwtijden eigen standbouw
Maandag 7 april
Dinsdag 8 april
Woensdag 9 april
08.00 – 22.00 uur
08.00 – 22.00 uur
08.00 – 10.00 uur (om 10.00 uur start de beurs)
Inrichten standaard standbouw
Als u standbouw heeft besteld via VNU Exhibitions, kunt u deze op 8 april 2014 van 12:00 tot
17:00 uur inrichten en op 9 april 2014 van 08:00 tot 10:00 uur (opening beurs). Eerder is de stand
niet opgeleverd en kunt u dus niets afleveren op uw stand.
Afbouwtijden eigen standbouw
Vrijdag 11 april
Zaterdag 12 april
17:30 - 22:00 uur
08:00 - 17.00 uur
Ontruimen standaard standbouw
U dient uw stand op vrijdag 11 april 2014 voor 22.00 uur leeg achter te laten.
*) Met ingang van maandag 7 april 2014 vanaf 12.00 uur worden géén auto’s meer in de hallen
toegelaten. Toegang is dan mogelijk via een beperkt aantal ingangen.
LET OP! Helaas merken wij regelmatig dat tijdens de eerste momenten van de afbouw waardevolle
spullen verdwijnen. Zorg er dus voor dat er te allen tijde iemand bij uw waardevolle spullen aanwezig is.
Laat uw spullen niet onbewaakt achter. Eén minuutje is genoeg om uw laptop, tas of camera mee te
nemen!
Parkeren tijdens opbouw en afbouw
U kunt tijdens de opbouw op 7 en 8 april gebruik maken van het expeditieterrein tussen de
beurshallen en de overige parkeerterreinen. Het parkeren is gedurende deze dagen gratis. Het
parkeren van uw voertuig exact voor de roldeuren en overige entrees van de hallen is niet
toegestaan, ook niet voor het lossen van goederen.
Parkeren tijdens de beursdagen
Tijdens de beursdagen dient u als exposant te parkeren op het hoofdparkeerterrein of bij
voorkeur op het expeditieterrein van Brabanthallen ‘s-Hertogenbosch. Een parkeerabonnement
kost €18,00 en is geldig gedurende de 3 beursdagen. Parkeerkaarten kunt u bestellen via het
facilitaire handboek. Deze vindt u via de link ‘Facilitaire bestellingen’ onder het kopje ‘Mijn
beursvoorbereiding’ in het Klantenportaal.
12
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Cateringvoorzieningen tijdens de Opbouw
Tijdens de opbouwdagen is er vanaf 08.00 uur een gratis kopje koffie of thee te verkrijgen uit
een van de gereedstaande koffiemachines in de gang bij hal 4 en 5. Op maandag 7 april en
dinsdag 8 april zal van 12.00 tot 13.30 uur zal het vaste horecapunt in hal 4 geopend zijn. Hier
kunt u terecht voor: belegde broodjes snacks en soep van de dag.
13
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Toegang tot de beurs voor exposanten
Hieronder vindt u weergeven wat u precies ontvangt als exposant om toegang te krijgen tot de
beurs tijdens beursdagen of de opbouw.
Een aantal weken voor de beurs ontvangt u automatisch een aantal op- en afbouwpassen. Deze
zijn bestemd voor u, uw collega’s en derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw stand
tijdens de op- en afbouw. Deze passen zijn persoonsgebonden.
Gebruikt u voor uw medewerkers tijdens de beurs alstublieft de exposantenbadges en niet de
uitnodigingskaarten. Deze uitnodigingskaarten zijn uitsluitend bestemd voor uw relaties.
Gebruik hiervan door standpersoneel vertroebelt het beeld van de samenstelling van het
vakbezoek. Bovendien is het zonder exposantenbadge niet mogelijk om de beurs buiten de
openingstijden voor bezoekers te betreden.
Oppervlak (m2)
0-25
26-50
50+
Aantal exposantenbadges
5
7
10
Aantal op- en afbouwpassen
5
5
5
Wat is het verschil?
De exposantenbadges zijn bedoeld voor uw standpersoneel en geven zowel tijdens de op- en
afbouwperiode als tijdens de beurs toegang tot de beursvloer.
De opbouw- en afbouwpassen zijn bedoeld voor derden die in opdracht van u werkzaam zijn op
uw stand (standbouwer, transportdiensten, etc.). Deze passen geven alleen toegang tot de
beursvloer gedurende de op- en afbouwperiode.
Opbouw- en afbraakinformatie
Opbouw- en afbraakpassen
Vlak voor de beurs ontvangt u op- en afbraakpassen. Voor het betreden van de hal dient u en/of
uw standbouwers/toeleveranciers in het bezit van een opbouwpas te zijn. Hierop kan
gecontroleerd worden door het beveiligingspersoneel van de Brabanthallen.
Standhouderpassen/exposantenbadges
Voor snelle toegang van uw standpersoneel tijdens de beursdagen krijgt u een aantal
standhouderspassen/exposantenbadges. Vanwege uw eigen veiligheid en eigendommen kunnen
u en uw standpersoneel alléén met deze passen de beursvloer op. Het aantal
standhouderspassen is afhankelijk van uw standgrootte en u ontvangt ze enkele weken voor de
beurs.
Extra exposantenbadges en op- en afbouwpassen bestellen
Via het klantenportaal (te bereiken via www.renovatiebeurs.nl) kunt u extra en/of
gepersonaliseerde passen aanvragen. Bestel deze voor 13 maart zodat u ze op tijd in huis hebt.
14
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
4. Standbouw & standbouwvoorschriften
Standbouw
U bent als exposant verplicht om een stand te bouwen. Dit kan door middel van het bouwen van
uw eigen stand of gebruik te maken van een van onze standaard standbouwpakketten.
Standaard standbouw
Exposanten met een stand kleiner dan 21 m² zijn verplicht een standaard standbouwpakket af te
nemen. De voordelen hiervan zijn legio: het bespaart tijd waarmee u zich kunt richten op het
kerndoel van uw deelname: scoren van business. Daarnaast bespaart u geld en garandeert de
standaard standbouw een professionele uitstraling.
Exposanten met een stand groter dan 20 m2 mogen uiteraard ook gebruik maken van een
standaard standbouwpakket, maar zijn dit niet verplicht.
U heeft de keuze uit de volgende 2 standbouwpakketten:
• Basic
à € 55,00
• Deluxe
à € 85,00
Afbeelding 1, standbouwpakket basic
Standbouwpakket Basic
Inhoud standbouwpakket Basic
• vloerbedekking in antracietkleurige tegels
• systeembouw wanden in zwart en friezen aluminum/ witte panelen. Afmeting per
verticaal paneel(frame) 1x2,5m (bxh). Frieshoogte 30 cm
• naamsvermelding van de exposant en het standnummer. Eén naam per frieslengte (20
tekens)
• 1 x naampaneel in kleur wit
• verlichting d.m.v. 120 W spots bevestigd aan de binnenzijde van de frieslijst,1 spot per 3
m2 standoppervlak
• 1 electra aansluiting van 3 kW en een wandcontactdoos
15
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
•
•
Dagelijkse standschoonmaak
Berging 1m²
Optioneel
• Meubelpakket
De stand is in overleg naar wens aan te passen.
Afbeelding 2, standbouwpakket Deluxe
Standbouwpakket Deluxe
Inhoud standbouwpakket Deluxe
• vloerbedekking in de kleur antracite
• A-Wand paneel in 100 x 250 cm (frameless panelen) met witte wandvulling
• eyecatcher van 250 xc 100 cm met een dakconstructie van 100 x 200 cm
• naamsvermelding exposant
• ophangmogelijkheid voor een plasmascherm
• verlichting d.m.v. 120 W spots bevestigd aan de wand van de frieslijst, 1 per 4 m2
• 1 wandcontactdoos en een stopcontact van 3 kW
• standschoonmaak bij oplevering
Optioneel
• berging 1m2
• Meubelpakket
De stand is in overleg naar wens aan te passen.
16
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Eigen standbouw
Heeft u een stand groter dan 20 m2, en wilt u een eigen stand laten bouwen? Houdt u er
rekening mee dat er bepaalde voorwaarden zijn voor het bouwen van een stand.
In sommige gevallen dient u tijdig een standbouwtekening ter goedkeuring in te leveren bij het
projectteam.
Standbouwreglement
Bestellen
Als u interesse heeft in één van de standbouwpakketten, kunt u contact opnemen met uw Sales
& Accountmanager.
Voorschriften
Goedkeuring standontwerp
U dient uw standbouwtekening voor 25 februari 2014 ter goedkeuring te overleggen aan de
afdeling Backoffice van VNU Exhibitions Europe. Zij beoordelen uw ontwerp.
Om een stand goed te kunnen beoordelen verzoeken wij u de hieronder genoemde tekeningen
inzake uw standontwerp aan te leveren:
1. vereist: technische tekeningen (zij-, voor- en bovenaanzicht voorzien van afmetingen)
2. gewenst: commerciële tekeningen, zogenaamde visuals
Met een goedkeuring bent u verzekerd van een probleemloze opbouw.
U kunt uw standbouwtekening (laten) sturen naar: [email protected] of
VNU Exhibitions Europe
Afd. Standkeuringen, Backoffice
Postbus 8800
3503 RV Utrecht
Tel: 030 295 2999
Wij raden u aan erop te letten dat het standontwerp door uw standbouwer of standmanager ter
goedkeuring wordt ingestuurd. Zo weet u maanden voor beurs dat u zich hierover in ieder geval
geen zorgen meer hoeft te maken.
Minimale standbouweisen
Elke exposant met eigen standbouw is verplicht afscheidingswanden te plaatsen aan de
achterzijde en aan de zijkanten waar een buurstand gesitueerd is. U kunt dus geen gebruik
maken van de achterwand van uw buren. Deze wanden moeten een hoogte hebben van 2.50
meter. De vloerruimte dient bedekt te zijn.
De scheidingswanden met de buren dienen een hoogte te hebben van 2,50 meter en de
vloerruimte dient bedekt te zijn.
Let op! Als u een verhoogde vloer gebruikt en daar bovenop wanden van 2,50 meter plaatst,
dan is uw stand hoger dan 2,50 meter. Als u dus een verhoogde vloer plaatst, trek dan het aantal
cm van uw vloer van de wandhoogte af. Zo zorgt u ervoor dat uw wanden niet te hoog worden.
17
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Hoogte
Afhankelijk van de halhoogte is hoger bouwen dan 2,50 meter mogelijk, mits u dit (zoals
hierboven is aangegeven) met [email protected] (030 295 29 99) heeft
afgestemd. Dit is essentieel omdat de hallen plaatselijk in hoogte variëren.
In het belang van uw buren mag u pas op 1 meter afstand van uw buurstand hoger dan de
standaardhoogte van 2,50 meter bouwen. De scheidingswanden dienen dus altijd 2,50 meter te
zijn. Hierdoor komen u en uw buren niet voor onnodige verrassingen te staan. Alleen na
schriftelijke toestemming van uw buren mag u hiervan afwijken. Let er wel op dat de eventuele
afwerking van de achterzijde van de wand door uw standbouwer gedaan moet worden.
Wanden
Vooral deelnemers met een eilandstand of een kopstand komen soms wandruimte tekort. Extra
wandruimte kan dan worden gecreëerd door langs een van de gangpaden de wand door te
trekken. Een logische oplossing, ware het niet dat zo de bezoekers en de overburen worden
geconfronteerd met een uitzicht op een blinde wand. Dit is natuurlijk niet echt elegant.
Mocht u wandruimte tekort komen, dan kunt u ook binnen uw standruimte extra wandjes
maken. Niet direct naast het gangpad, maar op een meter binnen de rooilijn. Zo houdt uw stand
een open karakter.
Let op! Elke gangpadzijde van een standruimte mag voor maximaal 50%, met een maximum van
5 meter worden dichtgebouwd, tenzij VNU Exhibitions Europe schriftelijk anders oordeelt.
Hierbij behouden wij ons het recht voor om, desnoods zonder opgave van redenen, andere
voorschriften te geven.
Obstakelschema
Controleer de indelingsplattegrond op markeringen die wijzen op obstakels in uw standruimte.
Houd hiermee rekening bij het standontwerp.
Gangpaden
Gangpadoverschrijdende standbouw is zonder overleg niet toegestaan. Daarnaast moet u uw
activiteiten tot uw standruimte beperken en dus displays en producten binnen uw stand houden.
Zo hindert u de doorstroming van bezoekers niet en bevordert u de veiligheid van exposanten
en bezoekers.
Oplevering standbouwpakketten
Als u standbouw heeft besteld via VNU Exhibitions, kunt u deze op 8 april 2014 van 12:00 tot
17:00 uur inrichten en op 9 april 2014 van 08:00 tot 10:00 uur (opening beurs). Eerder is de stand
niet opgeleverd en kunt u dus niets afleveren op uw stand.
18
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Techniek
Bent u op zoek naar technische specificaties van uw stand of van de Brabanthallen? Neem
hierover contact op met A-Booth.
Technische specificaties hallen
De technische specificaties van de hallen kunnen opgevraagd worden via A-Booth tel. 075 – 622
5581.
Technische voorzieningen
Technische voorzieningen (elektra, water, perslucht) komen uit de goten, c.q. putten in de vloer.
Houdt u rekening met hun locatie binnen uw standruimte. Zo voorkomt u dat er nodeloos
leidingen door uw stand lopen. Een andere oplossing is het leggen van een verhoogde vloer
waaronder u de leidingen kunt laten trekken. Via de online plattegrond kunt u op de
detailtekening precies zien waar de putten zich bevinden binnen uw stand. Pas uw indeling
hierop aan, zodat de leidingen zo min mogelijk door uw stand heen lopen.
19
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
5. Regels voor activiteiten
Bent u van plan een activiteit te organiseren op uw stand tijdens de beurs? Stuur een e-mail met
uw plannen naar Sandra Vendel.
Voorkoming geluidsoverlast
Zorg ervoor dat anderen geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Met name
geluidsoverlast kan erg storend zijn voor omliggende standhouders die gesprekken voeren met
klanten. Het is een goed idee om uw directe buren vooraf te informeren als u op uw stand
activiteiten organiseert die mogelijk tot enige overlast kunnen leiden.
Als u gebruik gaat maken van versterkt geluid, dient u toestemming via e-mail te vragen aan de
organisatie. Wij behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te trekken in geval
van (geluids-) overlast. Houdt u rekening met het maximum aantal decibel van ca. 50 Db.
Activiteiten op uw stand
Wilt u iets op uw stand organiseren na sluiting van de beurs? Vraag hiervoor eerst toestemming
bij Sandra Vendel. Collega-standhouders mogen geen overlast ondervinden van de bijeenkomst.
Indien er toch tijdens de beurs klachten binnenkomen, behoudt VNU Exhibitions zich het recht
voor maatregelen te treffen.
Alcoholgebruik op uw stand
Het schenken van alcohol kan onderdeel zijn van uw gastheerschap. Help dan ook mee om te
zorgen dat uw en onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig
thuiskomen.
Promotie activiteiten buiten uw stand
Het ontplooien van promotionele activiteiten buiten uw stand is alleen toegestaan in overleg
met en na goedkeuring van de organisator. In het algemeen zult u een vergoeding moeten
betalen. Als u interesse heeft om bijvoorbeeld reclamemateriaal uit te delen bij de ingang of een
reclameobject wilt plaatsen, neem dan contact op met Dave Refoealoe:
t. 030 295 2999
e. [email protected]
20
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
6. Uitleg over het klantenportaal
Het Klantenportaal
Het Klantenportaal is hét kruispunt waar marketinginformatie, acties, statistieken en
vervolgacties bij elkaar komen. Dit alles om ervoor te zorgen dat u het maximale uit uw
beursdeelname haalt. Met één gebruikersnaam en wachtwoord kunt u gebruik maken van het
totale dienstenpakket.
Als u inlogt (via het VNU Klantenportaal) ziet u alle beurzen overzichtelijk bij elkaar waaraan u
heeft deelgenomen en de komende beurs waaraan u gaat deelnemen.
Wat zijn de mogelijkheden binnen het klantenportaal?
Extra uitnodigingskaarten en exposantenbadges bestellen;
Expo Match, de nieuwe online catalogus
Rapportages vinden over uw totale beursdeelname en e-mailcampagnes;
Uw digitale relatiekaarten versturen;
Bekijken wie zich op uw naam hebben voor geregistreerd;
Bestanden met profielen van uw bezoekers selecteren en downloaden;
De resultaten van uw acties vergelijken met die van uw collega’s;
De respons meten op uw marketingacties;
Uw voorregistratielink downloaden;
Uw catalogusgegevens en persinformatie invullen;
Een complete rapportage - inclusief grafieken - over uw beursdeelname samenstellen.
Informatie Expo Match op www.renovatiebeurs.nl
Alle informatie omtrent het klantenportaal en Expomatch vindt u op www.renovatiebeurs.nl.
Tevens vindt u hier een instructievideo over het gebruik van het klantenportaal.
Een selectie van de gegevens wordt opgenomen in de gedrukte catalogus. In verband met de
aanleverdatum voor de productie van de catalogus verzoeken wij u uw gegevens uiterlijk op 12
maart 2014 in te voeren via het klantenportaal.
Opgelet!
Zorg ervoor dat u uiterlijk 12 maart 2014 uw gegevens in Expo Match hebt ingevuld, anders
verschijnt u niet op tijd in de lijst die de bezoeker krijgt te zien. De beursorganisatie start
namelijk begin augustus met het uitnodigen van bezoekers.
Bezoekersmailing, Digitale Relatiekaart
Uw bezoekersmailing is misschien wel de belangrijkste actie uit het voortraject. Een verkeerde
mailing, op het verkeerde moment, aan de verkeerde doelgroep, breit u op de beurs niet meer
recht.
Inhoud
Een bezoekersmailing bestaat minimaal uit een uitnodigingskaart en een begeleidende brief. U
kunt dit eventueel aanvullen met een eigen flyer of brochure.
Exposanten die een themacampagne hebben bedacht, kunnen die origineel tot uiting laten
komen in de mailing. Noem uw nieuws, noviteiten, beursaanbiedingen en vergeet uw
standnummer niet te noemen. De belangrijkste vraag die u in uw mailing dient te
beantwoorden is: waarom moet uw klant juist naar uw stand komen?
21
Exposantenhandleiding Renovatie 2014
Tijdstip
Uit ons onderzoek blijkt dat u het beste de bezoekersmailing vier á vijf weken voor beurs kunt
verzenden. Dat levert de hoogste respons op.
Doelgroep
Nodig zowel uw vaste klanten uit als uw prospects. Trouwe klanten zijn de basis van uw
beurssucces. Hun aanwezigheid op uw stand trekt nieuwe klanten aan. Als u veel vaste klanten
hebt, moet u wel een betrouwbaar bedrijf zijn, en bovendien kunnen ze referenties geven.
Daarnaast zoeken uw vaste klanten bevestiging van hun keuze voor u. Op een beurs kunnen ze
vergelijken, dus is het belangrijk hen in die keuze te bevestigen. Hoe spannend een nieuw
contact ook is, geef uw vaste klanten aandacht.
Differentieer
Schrijf een andere brief voor uw vaste klanten dan voor uw prospects. Beloon hot prospects en
goede klanten met iets extra's, zoals het vooruitzicht op een uitrijkaart of een uitnodiging voor
een speciale actie op de stand: Sushi op de stand? Stuur alvast de stokjes toe.
Kom op de stapel
Sommige bezoekers krijgen inderdaad stapels uitnodigingen. Toch is het belangrijk dat ook u
hen uitnodigt. Zeven van de tien bezoekers bepaalt namelijk al vóór beurs welke stands hij gaat
bezoeken. Zorg dat u daar bij zit.
Bovendien moet u voorkomen dat de bezoeker zich afvraagt waarom hij niet door u is
uitgenodigd (en wel door uw concurrenten…).
Maak een beursaanbieding
Bezoekers zijn dol op beursaanbiedingen, maar we zien ze nauwelijks. Dat kan twee redenen
hebben: ze zijn er niet of we herkennen ze niet. Zorg dus voor een aanbieding, gebruik hem in
het voortraject als lokkertje en adverteer hem in uw stand.
De pers, hoe te benaderen?
Digitale perskamer (via het Klantenportaal)
Zet een kort persbericht in Expo Match. VNU Exhibitions zorgt er vervolgens voor dat uw
persbericht bij de aangesloten (vak)journalisten terecht komt.
Natuurlijk kan VNU niet garanderen dat uw persbericht opvalt bij de journalisten. Schrijf daarom
een goed bericht waar de journalisten niet omheen kunnen.
Specials
Ga na of de voor u belangrijke vakbladen aandacht besteden aan de beurs door middel van
themanummers, bijlagen of specials. Journalisten zitten te springen om nieuws voor deze edities.
Stuur uw persbericht op. Aarzel niet zelf de redactie te bellen als u nieuws hebt. (Renate van
Roosmalen, t: 030 – 2952699 of [email protected])
Uitnodigen
Heeft u echt nieuws? Nodig journalisten uit op uw stand. Beleg een perslunch op de eerste dag
of open de beurs met een persconferentie.
22