reactie college op managementletter 2013 - Gemeente Alphen

Reactie van college op managementletter 2013
Thema’s
-2. Aanpak en voortgang interne controle
In de tabel van uit te voeren controles is ook een controle op het proces “Reserves en voorzieningen”
opgenomen. Deze controle was niet opgenomen in ons controleprogramma en daarom ook niet uitgevoerd. We zullen deze controle voortaan ook uitvoeren.
Aanbevelingen accountant
Geadviseerd wordt de interne controles meer te spreiden gedurende het jaar zodat in een vroeg stadium bijgestuurd kan worden als dat nodig is. Daarnaast adviseren we u op een uniforme wijze te rapporteren.
Reactie college
De meeste interne controles worden uitgevoerd in het derde, maar met name in het vierde en eerste
kwartaal. Dit heeft te maken met de workload van het cluster Financiën in het eerste en tweede kwartaal (jaarrekening, perspectiefnota, begroting) en het feit dat diverse controles pas afgerond kunnen
worden ná de jaarafsluiting als de totaalcijfers beschikbaar zijn. De interne controles van de personeelskosten, legesopbrengsten en inkopen en aanbestedingen vinden overigens wel gespreid over het
hele jaar plaats. De toekomstige ambtelijke samenwerking met Baarle-Nassau en Gilze en Rijen biedt
overigens wellicht mogelijkheden om de controles wel meer te spreiden.
Wat het rapporteren op een uniforme wijze betreft zijn we van mening dat dit al gebeurt.
-3. Naleving treasurystatuut
Aanbevelingen accountant
In 2013 is geen gedetailleerde liquiditeitsplanning voor de korte termijn opgesteld en zijn bij collegevoorstellen voor een garantiestelling en een verstrekte geldlening de gevolgen voor het weerstandsvermogen niet aangegeven. Geadviseerd wordt voortaan het treasurystatuut te volgen of het statuut aan
te passen. Daarin ook de gevolgen van het schatkistbankieren meenemen.
Reactie college
In 2014 staat de actualisatie van het treasurystatuut gepland. Daarbij zal rekening worden gehouden
met de gedane aanbevelingen.
Bevindingen interne beheersing
-1. Memoriaalboekingen
Aanbevelingen accountant
We hebben geconstateerd dat geen zichtbare controle en autorisatie van memoriaalboekingen plaatsvindt. Ook ontbreekt soms onderliggende documentatie.
Reactie college
Het controleren en autoriseren van alle memoriaalboekingen is erg omslachtig terwijl de kans op fraude of fouten gering is gebleken. Om toch enige zekerheid te hebben over de rechtmatigheid van de
memoriaalboekingen gaan we deze vanaf 2014 steekproefsgewijs controleren.
1
-2. Bijdragen gemeenschappelijke regelingen
Aanbevelingen accountant
Wij adviseren u in het vervolg de hoogte van de bijdragen aan de gemeenschappelijke regelingen expliciet te vermelden in zowel de collegebesluiten als in de paragraaf verbonden partijen van de programmabegroting.
Reactie college
Aanbeveling wordt overgenomen.
-3. Interne controle subsidieverstrekkingen
Aanbevelingen accountant
Het is van belang dat alsnog een interne controle wordt uitgevoerd op de juistheid en rechtmatigheid
van de susbsidievaststellingen 2012. Hiervoor kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van een
checklist waarin de (belangrijkste) bepalingen uit de subsidieverordening zijn opgenomen.
Reactie college
De genoemde controle is in het programma rechtmatigheidstoetsen 2013 opgenomen maar nog niet
uitgevoerd. Wordt nog uitgevoerd.
-4. Grondexploitatie en tussentijdse informatievoorziening
Aanbevelingen accountant
Wij adviseren u in de toekomst meer informatie over de ontwikkelingen binnen de grondexploitatie op
te nemen in de tussentijdse informatievoorziening. Als voorbeeld noemen we het relateren van de
voortgang van de verkopen aan de laatst opgestelde exploitatie-opzetten en/of de begroting.
Reactie college
De rapportage over de voortgang van de bouwgrondverkopen maakt onderdeel uit van de rapportage
over de risicovolle budgetten. Tot 2013 was deze rapportage opgenomen in de managementrapportages marap I (maart) en marap III (september). In het kader van de herijking van de planning & control
cyclus is besloten het aantal managementrapportages te beperken en de rapportage over de risicovolle
budgetten op te nemen in de perspectiefnota en in de zomernota. Daarin is in 2013 echter abusievelijk
niet gerapporteerd over de voortgang van de bouwgrondverkopen. Het is de bedoeling dat hierover in
2014 weer gerapporteerd wordt.
-5. Actualiseren van de exploitatie-opzetten grondexploitatie
Aanbevelingen accountant
In het begin van het jaar worden de exploitatie-opzetten van grondexploitaties herzien door een extern
bureau in overleg met de verantwoordelijke medewerkers binnen uw organisatie. Het ontbreekt hierbij
aan een gestructureerde vastgelegde onderbouwing van de diverse aannames en parameters in deze
exploitatie-opzetten.
Reactie college
Met ingang van 2014 zal door de vakafdeling per exploitatie vastgelegd worden waar de gehanteerde
aannames en parameters op gebaseerd zijn. Door middel van interne controle zullen aannames en parameters getoetst worden.
2
-6. Leges omgevingsvergunningen
Aanbevelingen accountant
Wij adviseren u functiescheiding aan te brengen tussen de behandeling van de aanvraag en de definitieve besluitvorming en de onafhankelijke controle in het proces hierbij zichtbaar vast te leggen.
Daarnaast is het van belang dat definitieve besluiten worden genomen door een daartoe bevoegd persoon.
Reactie college
U hebt geconstateerd dat een brief is ondertekend door een medewerker en niet door het afdelingshoofd. Dit betrof echter een ontvangstbevestiging van een aanvraag voor een omgevingsvergunning
waarvoor de betreffende medewerker bevoegd is. De uiteindelijke beschikkingen zijn steeds ondertekend door het afdelingshoofd. Daarmee is uw aanbeveling ongegrond.
-7. Leges omgevingsvergunningen: aansluiting subadministratie met financiële administratie
Aanbevelingen accountant
Wij adviseren u de aansluiting tussen de subadministratie omgevingsvergunningen en de financiële
administratie periodiek (bijvoorbeeld per kwartaal) vast te stellen om eventuele afwijkingen tijdig te
signaleren en waar nodig bij te sturen.
Reactie college
Aanbeveling zal worden uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheidstoets 2014.
-8. Vastgoedtransacties/staatssteun
Aanbevelingen accountant
Het is van belang alle aan- en verkopen binnen de gemeente te onderbouwen met actuele en getekende
stukken.
Reactie college
Ons college stemt in met deze aanbeveling.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole
Voorzieningen
Aanbevelingen accountant
Het is van belang dat voor alle voorzieningen de benodigde omvang ultimo 2013 wordt onderbouwd
met actuele calculaties, uitgangspunten e.d. en dat ook de dotaties aan de voorzieningen in 2013 aansluiten met deze herziene calculaties. Ook is het van belang werkelijke onttrekkingen in het boekjaar
2013 te relateren aan de inschattingen van ultimo 2012 en afwijkingen toe te lichten en te onderbouwen. Wij willen eind februari 2014 al naar de voorzieningen kijken. Op deze manier worden eventuele
bijzonderheden of andere aandachtspunten vroegtijdig gesignaleerd en kan tijdig actie worden ondernomen voor de jaarrekening 2013. Het is daarbij wel van belang dat intern de benodigde documentatie
en analyses ook eind februari 2014 beschikbaar zijn voor de controle.
Reactie college
Betreffende aanbeveling is verplicht op grond van het Besluit Begroten en Verantwoorden. Bij de
werkzaamheden in het kader van de jaarrekening is hier al rekening mee gehouden.
3
Herbestemming gemeentelijk vastgoed
Aanbevelingen accountant
Wij adviseren u ten behoeve van de jaarrekening het gemeentelijk vastgoed nadrukkelijk te beschouwen op (verwachte) toekomstige bestemming, wijze van exploitatie e.d. en daarbij te bezien of de
noodzaak aanwezig is om tot een afwaardering van de waarde van dit vastgoed over te gaan. In dit
kader verwijzen wij u ook naar de notitie die de commissie Besluit Begroten en Verantwoorden
(BBV) in juli 2013 over dit onderwerp heeft uitgebracht.
Reactie college
Betreffende aanbeveling is verplicht op grond van het Besluit Begroten en Verantwoorden. Deze toets
is al uitgevoerd.
Overige actiepunten
Aanbeveling accountant
Voor de verwerking van de algemene uitkering heeft de commissie BBV een stellige uitspraak gedaan.
In de jaarrekening 2013 wordt de algemene uitkering opgenomen conform de in 2013 laatst gepubliceerde accresmededeling (septembercirculaire 2013). Wanneer u voor het inzicht van de jaarrekening
2013 rekening houdt met de in latere circulaires of berichtgeving aangekondigde ontwikkelingen van
het accres, dan dient u deze afwijking van de genoemde stellige uitspraak toe te lichten bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening 2013.
Reactie college
Met deze aanbeveling zal rekening worden gehouden bij het opstellen van de jaarrekening 2013.
Actuele ontwikkelingen
Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector (WNT)
Aanbeveling accountant
De WNT heeft gevolgen voor uw gemeente. Het is van belang zodanige maatregelen van interne beheersing te treffen die de naleving van de wet waarborgen:
1. toets bezoldiging topfunctionarissen en overige medewerkers aan de WNT en specifiek het overgangsrecht;
2. zorg voor een goede registratie van de relevante WNT-gegevens, zowel voor personen met een
dienstverband als externe inhuur;
3. maak de openbaarmakingsverplichting tot onderdeel van uw jaarrekeningproces;
4. stel vast of het wervings- en beloningsbeleid moet worden aangepast;
5. treed indien nodig tijdig in overleg met uw toezichthouder en/of accountant.
Reactie college
Bij de werkzaamheden die voortvloeien uit de WNT zal rekening worden gehouden met de genoemde
aanbevelingen.
Wijziging Besluit Begroten en Verantwoorden met ingang van begrotingsjaar 2014
Aanbeveling accountant
Wij hebben vastgesteld in hoeverre in de programmabegroting 2014 rekening is gehouden met de
voornoemde wijzigingen in het BBV. Naar aanleiding hiervan merken wij het volgende op:
4
•
De ‘Staat van reserves en voorzieningen’ in de begroting 2014 geeft inzicht in de begrote mutaties in reserves en voorzieningen. De staat geeft echter geen inzicht in de beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.
• In de begroting 2014 is nog de ‘oude’ terminologie gehanteerd van het BBV vóór de beschreven wijzigingen. Het is voorgeschreven de juiste terminologie uit het BBV te hanteren in de
jaarstukken 2014.
Wij adviseren bij het opstellen van de programmabegroting 2015 en de jaarstukken 2014 rekening te
houden met voornoemde aanbevelingen, zodat de jaarstukken volledig voldoen aan het BBV. Daarnaast is het aan te bevelen de raad tijdig te informeren over de wijzigingen in het BBV, zodat de raad
de betreffende informatie, posten en resultaten juist begrijpt en interpreteert.
Reactie college
Betreffende onderdelen zullen in overeenstemming worden gebracht met het BBV.
Wet Markt en Overheid
Aanbeveling accountant
De volgende bepalingen uit de Wet Markt en Overheid zijn voor de jaarrekening 2013 van belang:
• Wet M en O opnemen in het normenkader rechtmatigheid voor 2013;
•
Op korte termijn inventariseren welke economische activiteiten worden uitgevoerd
•
Indien sprake is van nieuwe economische activiteiten in de zin van de Wet M en O dienen de
integrale kosten aan de afnemers van de economische activiteiten te worden doorberekend.
•
Voor bestaande economische activiteiten (van vóór de invoering van de Wet M en O) dient
een tijd- en activiteitenplanning te worden opgesteld waarmee wordt geborgd dat deze activiteiten vóór 1 juli 2014 voldoen aan de bepalingen van de Wet M en O.
Reactie college
Vóór 1 juli 2014 zullen de economische activiteiten van de gemeente in beeld worden gebracht en zal
per activiteit een kostprijsberekening worden opgesteld. Op dit moment denken we aan het verhuren
van ruimten aan derden waarop de wet voor onze gemeente van toepassing kan zijn.
Invoering decentralisaties (participatiewet)
Aanbevelingen accountant
Hoewel de korting op het subsidiedeel van de Wet Sociale Werkvoorziening voorlopig is opgeschort,
is het niet ondenkbaar dat het Rijk een dergelijke bezuiniging opnieuw oplegt. Wanneer gemeenten
met ongewijzigd beleid doorwerken, ontstaan tekorten. Voor uw gemeente is het daarom van groot
belang inzicht te hebben in de bestanden en de doelgroepen en kennis te hebben van het rendement
van het ingezette instrumentarium. Het is belangrijk dat u de koers van het kabinet blijft volgen en
direct vertaalt naar de gevolgen voor de eerder opgestelde project- en transitieplannen om op die manier zo snel mogelijk, op een effectieve en efficiënte manier, de uitvoering ter hand te kunnen nemen.
Reactie college
Problematiek is bekend, in regionaal verband wordt gewerkt aan maatregelen.
5

Download Report