Jaarplan interne controle 2014 Deelplan IC Investeringen en kredieten

Deelplan IC
Investeringen en
kredieten 2014
Gemeente Lingewaard
Inhoudsopgave
1. Aanleiding
2
2. Structureel / incidenteel
2
3. Opdrachtgever
2
4. Opdrachtnemer
2
5. Relevante wet- en regelgeving
2
6. Rapportage
3
7. Frequentie
3
8. Omvang van de controle
3
9. Werkwijze
4
10. Tijdsplanning
4
11. Waarom (risico’s)
5
Bijlage: Checklist Investeringen en kredieten
6
Gemeente Lingewaard
9 september 2014
Pagina 1 van 6
1. Aanleiding
Aanleiding van de interne controle op het proces Investeringen en kredieten ligt in het Jaarplan IC
2014. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Investeringen
en kredieten.
Actualiteiten in het proces
Geen
IC insteek
Vastgesteld dient te worden dat de baten en lasten betreffende investeringen juist, volledig en tijdig
(volgens verslaggevingsvoorschriften) worden verantwoord. Tevens dient te worden vastgesteld dat
de juiste afschrijvingstermijnen gehanteerd worden ( conform Nota activabeleid Lingewaard 2007).
Daarnaast dient vastgesteld te worden dat de door de Raad gevoteerde kredieten niet overschreden
worden.
Risico´s
Investering worden niet conform verslaggevingsregels worden verantwoord (denk hierbij aan BBV
voorschriften, kadernota). Ook zal er controle plaatsvinden op investeringsbijdragen (bijv. subsidies).
Doel van het onderzoek is (primair) om vast te stellen hoe het krediet tot stand is gekomen, of er
binnen dit krediet wordt gewerkt, hoe de uitgaven gemonitord worden en (secundair) om na te
gaan of rekening is gehouden met subsidiemogelijkheden.
2. Structureel / incidenteel
Een structurele interne controle.
3. Opdrachtgever
Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle
e
deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het
Managementteam aangeboden.
4. Opdrachtnemer
Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Investeringen en Kredieten, te weten alle
afdelingen binnen de gemeente Lingewaard. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de
medewerker AO/IC onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller.
5. Relevante wet- en regelgeving
In het Normenkader 2014 (zie bijlage 3 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per
proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Investeringen en kredieten beperkt
zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving:
 Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten en Provincies (BBV)
 Nota Reserves en Voorzieningen
 Nota Activabeleid
 Europese aanbestedingsregels en Europees Verdrag wet ketenaansprakelijkheid
 Aanbestedingswet 2012
 Gids proportionaliteit
 Budgethoudersregeling
 Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Gemeente Lingewaard
9 september 2014
Pagina 2 van 6

Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (02-04-2014)
6. Rapportage
De uitkomst van de interne controle Investeringen en kredieten wordt besproken (en eventueel daarna
aangepast) met de procesverantwoordelijke en/of de teamleider Financiën. De medewerker AO/IC
verwerkt de uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in een deelrapport dat gericht is aan de
teamleider Financiën. Deze bevindingen en aanbevelingen worden vervolgens verwerkt in een aan
e
het Managementteam gerichte notitie (naar verwachting 1 kwartaal 2015). Deze notitie bevat een
samenvatting van alle deelcontroles 2014.
7. Frequentie
Het proces Investeringen en kredieten is een continue proces. Investeringskredieten worden ten
eerste ingesteld voor uitgaven die geactiveerd moeten worden en waarop in de toekomst
afgeschreven gaat worden. Daarnaast worden investeringskredieten ook gebruikt voor projecten die
gedekt worden uit voorzieningen of die een meerjarig karakter hebben.
Jaarlijks wordt een staat C opgesteld voor de begroting en de jaarrekening. Daarnaast wordt er een
kredietstaat en een toelichting op de kredietstaat voor de jaarrekening opgesteld. Dagelijks worden de
openstaande kredieten beheert; waaronder het doorboeken van facturen. Het opvoeren van kredieten
gebeurt naar aanleiding van de door de Raad goedgekeurde Kadernota en collegebesluit.
Conform het Jaarplan IC 2014 wordt het proces Investeringen en kredieten voor de interne controle
2014 op één bepaald moment in het jaar gecontroleerd (gezien de tijdspanne en de capaciteit in de
organisatie).
8. Omvang van de controle
De controle van het proces ‘’ Investeringen en kredieten’’ raakt alle afdelingen. Object van onderzoek
zijn alle uitgaven die niet ten laste van de exploitatie komen, maar die op de balans worden
geactiveerd en waarvoor door de raad een krediet beschikbaar is gesteld.
Dossiercontrole op (nieuwe) investeringskredieten
Op basis van het totaal aantal in de financiële administratie geboekte facturen dat is geboekt op
investeringen en kredieten (naar verwachting ca 800) wordt een deelwaarneming van 25
deelwaarnemingen uitgevoerd (mits algemeen oordeel over het proces positief is). Dit conform de
bepaling van de omvang deelwaarneming paragraaf 3.2.3 van het Jaarplan IC 2014.
Om te komen tot het aantal van 25 deelwaarnemingen wordt de volgende selectie toegepast:
 Van 2 nieuwe investeringsdossiers; per dossier 5 facturen controleren
 Van 3 bestaande investeringsdossiers selectie op basis van risico; per dossier facturen van
de 5 grootste crediteuren controleren.
Per crediteur wordt één factuur geselecteerd. De geselecteerde facturen zijn zoveel mogelijk over het
jaar verspreid. Vervolgens wordt van deze in totaal 25 deelwaarnemingen naast een gedetailleerde
controle van de factuurafhandeling ook het totaal van de opdracht bekeken en wordt de betreffende
investeringskrediet gecontroleerd of het conform het Activabeleid is opgevoerd of gemuteerd in 2014.
Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de checklist “ Investeringen en kredieten” (zie bijlage).
Gemeente Lingewaard
9 september 2014
Pagina 3 van 6
9. Werkwijze
1. Uitvoeren lijncontroles.
2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor
iedereen beschikbaar zijn.
3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat
de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de
volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico’s in het proces. Dit vastleggen in
een gespreksverslag (procesbeschrijving).
4. Vaststellen actualiteit Nota Activabeleid;
5. Vaststellen aansluiting tussen de sub-administratie activa en de financiële administratie;
6. Controle van 5 investeringsdossier (2 nieuwe uit 2014 en 3 bestaande) op de volgende aspecten
a. Is het krediet aangevraagd via het college en goedgekeurd met een collegebesluit?
b. Zit de benodigde informatie in het dossier?
c. Is het krediet juist in de financiële administratie verwerkt?
d. Zitten de overeenkomsten met partners (verplichtingen) in het dossier?
e. Zitten documenten m.b.t. te ontvangen gelden van derden in het dossier?
f. Zijn tijdig, juist en volledig alle tussentijdse rapportages opgesteld en aan het dossier
toegevoegd?
7. Controle van de gekozen facturen ten laste van bovenstaande investeringen controleren op de
aspecten (a.d.h.v. de checklist ‘Investeringen en kredieten):
a. Contract is conform inkoop en aanbestedingsregels (Europees, afdeling Inkoop, meerdere
offertes)
b. Verwerking in het activaregister
c. Juiste verwerking in de administratie (rekenkundig juist, juist BTW-regime)
8. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met de eigenaar van het proces
Investeringen en kredieten.
9. Rapport met bevindingen en aanbevelingen eventueel aanpassen en afronden.
10. Rapporteren aan leidinggevende; in dit geval teamleider Financiën.
10. Tijdsplanning
De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in december 2014 en afgerond worden.
De verwachting is dat de controle 8 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 3
weken. De 8 dagen zijn als volgt onderverdeeld:
- 1,0 dag om de voorbereidingen te treffen;
- 2,0 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 1 dag meelopen in het proces en interview met de
proces verantwoordelijke);
- 2,0 dag om de dossiercontrole en controle op de facturen uit te voeren
- 1,0 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven;
- 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen;
- 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven.
Gemeente Lingewaard
9 september 2014
Pagina 4 van 6
11. Waarom (risico’s)
Risico's
Richtlijnen in het BBV
t.a.v investeringen en
afschrijven worden niet
nageleefd
Investeringen vinden
plaats zonder dat
hiervoor vooraf budget
beschikbaar is
Uitgaven ten laste van
investeringen vinden
onrechtmatig plaats.
Gemeente Lingewaard
Interne controle
doelstelling
Investeringen/kredieten
zijn rechtmatig tot stand
zijn gekomen
(aanbestedingsbeleid
en nota Activa is
gevolgd)
Interne controle
maatregel
Adequaat
kredietbeheer (BBV,
nota Activabeleid) op
beschikbaarheid
budget investeringen
en mutaties. Contract
conform inkoop- en
aanbestedingsbeleid.
Verantwoording
investeringen en
kapitaallasten juist,
tijdig, volledig en
rechtmatig in de
financiële administratie
zijn verwerkt
Investeringskredieten
worden door de raad
beschikbaar gesteld.
Adequaat
kredietbeheer op
beschikbaarheid
budget investeringen
en mutaties.
Bevoegd persoon is
Adequaat
geautoriseerd voor het kredietbeheer op
doen van uitgaven voor beschikbaarheid
betreffende investering. budget investeringen
en
9 september 2014
Interne controle
werkzaamheden
het uitvoeren van 25
deelwaarnemingen op
investeringen waarbij
de nadruk ligt op het
volgen van de
aanbestedingsregels,
de kredietstaat en een
detailcontrole op de
investeringsfacturen
wordt uitgevoerd (zie
checklist).
Vaststellen dat de
kredietmutatie juist
geautoriseerd is;
uitvoeren 25
deelwaarnemingen.
Vaststellen dat
uitgaven ten laste van
investeringen
plaatsvinden op basis
van de juiste
belegstukken en
autorisatie door
bevoegd persoon
d.m.v. 25
deelwaarnemingen.
Pagina 5 van 6
Bijlage: Checklist Investeringen en kredieten
F
rn
uu
act
me
r
um
N
eu
dit
Cr e
aam
Gemeente Lingewaard
r
er
Kre
tnu
di e
mm
di
Kre
m
eto
sch
i ng
r ijv
t
en
n
ig tie
pjuis
ls
gde
a
kke
tijd
koo srege
tr o
012 erd? st en ini str
v oe
rk, e)
d
n
e
n
i
e
2
e
i
n
b
b
i
g
n
e
n
g
'
e
e
(w
ht
rm
ing
ie i toris r ag ju i n adm uur
g
ht bijdra door er soo errek er kin strati
oop
r ac
nfo sted
en
t
tat
u
v
i
e
dr a
d
ra c
p
'Ink
opd
i ng
t co anbe
fac
erw min
be
mu gea etbe erkt
ist
pd ri ng, risati
g
e
c
t
t
v
g
u
o
n
a
d
j
e
e
i
er k
d
r
a
l
r
e
i
i
i
t
w
e
a
r
t
r
a
o
r
t
v
a
d
d
d
e
m
t
d
W
s
n
e
o
e
a
e
e
e
d
i
l
p
v
Kr
Kr
Kr
Be
W
So
Au
BT
Ju
Co
Af
O
9 september 2014
Pagina 6 van 6

Download Report