2.8 Aanbesteden van ICT - NEVI

Aanbesteden van ICT
NEVI – PIANOo congres
Ir. Richard Heijne den Bak, 5-6-2014
Onafhankelijk IT-advies vanuit de combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise
Inhoud





Voorstellen Mitopics
IT markt bijzonder
Wat doen we daarmee
Aanbesteden
En na het aanbesteden…
2
Regelt IT Al 22 jaar!
Onafhankelijk IT-advies
combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise
Kenmerken
Sinds 1991
Hoogwaardige expertise
Beëdigd informaticadeskundigen
Professioneel netwerk
Interdisciplinair
bedrijfskundig
Kernwaarden
Professioneel
Pragmatisch
Objectief
Ambitieus
Betrokken
Betrouwbaar
technisch
juridisch
3
Regelt IT Al 22 jaar!
Diensten
Strategie
Beleid
Sourcing
Voorstudies
Inkoop en aanbesteding
Programma van eisen
Pakket- en partnerselectie
Implementatiebegeleiding
Overeenkomsten
Contracten/licenties/SLA’s
Onderhandeling
Geschillen
Regie
Beheer en organisatie
Contractmanagement
Service Management
Beoordeling
Scans & audits
Second opinions
Deskundigenberichten
Vormen
Training & workshops
Advies & ondersteuning
Programma-/projectbegeleiding
4
Regelt IT Al 22 jaar!
Topics
5
Regelt IT Al 22 jaar!
Trainingen
Actuele onderwerpen
•
•
•
•
•
•
•
•
Service level agreements
Contractmanagement
Opstellen en beoordelen van IT-contracten
Juridische aspecten van informatiebeveiliging
Pakketselectie en implementatie
Contractmanagement & risicobeheersing voor projectleiders
Inkopen van IT
Aanbesteden van IT
Vormen
Lezingen
Open inschrijving
Op maat in house
6
Context IT-inkoop
 ongelijke deskundigheid van partijen:
 materiedeskundigheid IT+ snelle verandering technologie
 klant kent eigen ´ins´ en ´outs´
 eindresultaat niet 100% vast te leggen
 “kwaliteit ontstaat in cirkels
 complexiteit/ onbekendheid
 vitaal belang, fouten zijn kostbaar
 kwetsbaarheid klant tijdens overgang
 afhankelijkheid (‘zonder ICT ben je vleugellam’)
 strategisch belang
 lange termijn relatie
 IT-project geen eenmalige levering
 na project
 onderhoud
 wijzigingen in behoeften
Context IT-inkoop (vervolg)





meerdere partijen
“Winners Curse”
spanningsveld ICT en inkoop
monopolisten
licenties op software
Proeftuin
Samenhang van ICT in een organisatie
Front
“office”
Werk
Werk
Werk
Werk
station
station
station
station
Winkel
Call centre
Website
Portal
Procesbesturing
Mid office
Workflow management
server Communicatie
netwerkserver
Relatie
beheer
infrastructuur,
Verkoop
middleware Document
informatie
informatie
Database
Back office
server
Database
Processing Processing
IT markt
 Veel onderaanneming: IT-aanvragen komen
soms wel drie keer langs
 Structurele en gelegenheidssamenwerking
 Overnames en fusies
 Cowboys vs. parels
 Bonuscultuur: ook in ICT
 Semi-monopolisten
IT-inkoop
 perspectieven en belangen
(Business)
Manager
IT-staff,
operational
technicians
Commercie
Kwaliteit
Continïteit
Flexibiliteit
Stabiliteit
Integratie
Ondersteuning
Onderhoudbaarheid
IT-inkoper
Risico-reductie
Niveau van inkoop
BPO
Outsourcing
Hoofdaannemerschap
Projecten
Beheerdiensten
Projectdiensten
Software
Infrastructuur
Cloud
Service Level Agreements
Agreement
Service Definition
Bijlagen
Service Level
Specification
Bijlagen
Daily Agreed
Procedures
Prijzen en tarieven
Offerte
Addenda
Bijlagen
Addenda
Overzicht
volledige
Service
Overeenkomst
Functiegeoriënteerd
praktijkmodel
Mitopics
Classificatie kwaliteitsnormen
1. beschikbaarheid
 service: in uren, aantal storingen, max. duur van een storing
 ondersteuning: service window helpdesk
2. performance
 service: snelheid transactieverwerking, aantal gelijktijdige of
totale gebruikers, aantal transacties per tijdseenheid,
omvang opslag
 ondersteuning: snelheid beantwoording, aantal vragen
3. integriteit
 service: volledigheid, actualiteit en juistheid van resultaten
 ondersteuning: juiste beantwoording vragen, juistheid,
volledigheid verstrekte informatie etc.
4. exclusiviteit
 service: toegang tot vertrouwelijke informatie en
functionaliteit
 ondersteuning: aan wie mag welke informatie worden
verstrekt
5. conformiteit
 eisen te stellen aan het interne proces van de leverancier
Vb Compliance
Specificeren vs. papieren exercitie.
 Gebruik contacten met de markt:
 Voor de procedure




Beurzen
Gesprekken met leveranciers/ lotgenoten/ experts
Marktverkenning
Inhuren bestekschrijver
 Tijdens procedure








Marktconsultatie
Concurrentiegerichte dialoog
Prebids
Prototypes (beauty contest)
Demo’s
Proof of concept
Keuze om specificatie los te koppelen van bouwfase
Keuze gefaseerde oplevering
Selectiecriteria
 NB Gids proportionaliteit




Uitsluitingsgronden
Bewijs inschrijving beroeps- of handelsregister
Financiële economische draagkracht
Technische bekwaamheid
 Aantal gekwalificeerde medewerkers/ personeelsverloop
 Technische uitrusting
- Helpdesk, hoe snel ter plaatse (ITIL, ASL …)
- Kwaliteit/ milieu (ISO 9000, 27001, ISAE 3402, 14001, etc)
 Toegang tot kennis en expertise toeleverancier
 Innovatie capaciteit
 Referenties (kerncompetentie van prestatie uit het verleden)
 Escalatiemechanisme?
Sub criteria EMVI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Kwaliteit van de systeemoplossing
 Geschiktheid van de oplossing (technisch)
 Geschiktheid van de oplossing (functioneel)
 Kwaliteit van documentatie
 Mate van aansluiting op de IT-eisen
Kwaliteit van de implementatie
 Plan van aanpak
 Tijdschema
 Kwaliteit van voorgestelde projectmedewerkers
Kwaliteit van continue dienstverlening
 Onderhoud documentatie
 Kwaliteit van voorgestelde onderhoud (preventief, correctief, adaptief)-> SLA eisen
 Vernieuwend onderhoud
Hoogte van de prijs van de aanbieding
 Total Cost of Ownership (TCO)
 Tarieven/ prijslijst
Demonstratie/ presentatie
Akkoord Plan van Aanpak Proof of Concept
Acceptatie zonder voorbehoud van de definitieve overeenkomsten
 Maar welke contractvorm kies je?
Contractmanagement
Het contract verdwijnt niet in de la!
Dossiervorming
• Voorbeeldstukken in dossier
•
•
•
•
•
•
•
•
•
relevante documenten uit de precontractuele fase, zoals de RFI/RFP en de definitieve
reactie van de leverancier daarop
een index met een opsomming van alle dossierstukken, voorzien van statusaanduiding
(Overeengekomen? Voorstel? Concept? Anders?), datum, auteur en distributielijst
het oorspronkelijke contract inclusief alle bijlagen
alle addenda op het contract/de bijlagen, dan wel nieuwe versies daarvan
alle correspondentie waarin wijzigingen in het contract/de bijlagen worden behandeld
alle stuurgroepverslagen en – afhankelijk van hoe operationeel die zijn – de
projectgroep(en)verslagen en - in geval van ongoing services – de
service(management)rapportages en de verslagen van de bespreking daarvan
facturen en een overzicht van de uitnutting van het contractuele budget;
Voor zover relevant, ingebrekestellingen en correspondentie naar aanleiding daarvan
het oorspronkelijke tijdschema en het meest recente statusoverzicht/voortgangsrapport
Prestatiebewaking
 monitoren; kwalificeren; evalueren
 systematiek voor naleving termijnen
 tijdig opzeggen/verlengen/wijzigen
 checkpunten voor prestatiebewaking /
service Management in het contract
 slim omgaan met afwijkingen van de prestatie
 expliciet overeenkomen meer- en minderwerk (addenda)
 vriendelijk doch tijdig in gebreke stellen
 schademonitoring en –beperking
 verbetermechanismen
 Opmerkingen! / Vragen?
 [email protected]
 Overige informatie
 Nieuwsbrief:
 Informatie:
[email protected]
www.mitopics.nl

Download Report