Van automatiseringsafdeling naar ICT-regieorganisatie Anderhalf jaar later Praten over regie is makkelijker dan regie voeren René Bosman Manager Informatie & Automatisering Lentiz onderwijsgroep v 1.0 | sep.14 Onderwerpen 1. Introductie 2. Terugblik 3. Stand van zaken Portaal Organisatie 4. Geleerde lessen 5. Vragen v 1.0 | sep.14 v 1.0 | sep.14 Wie zijn wij? 11 scholen Lentiz onderwijsgroep 7510 831 leerlingen medewerkers Status op 1-10-2013 v 1.0 | sep.14 Welk onderwijs verzorgen wij? MAVO VMBO HAVO Lentiz onderwijsgroep VWO Legenda VMBO Cursus MBO v 1.0 | sep.14 VO Ministerie OCW BVE Ministerie LNV Waar zijn wij gevestigd? Lentiz onderwijsgroep Naaldwijk Maasland Schiedam Maassluis v 1.0 | sep.14 Vlaardingen Onderwijsaanbod in de regio Lentiz | Floracollege Lentiz | Dalton MAVO Lentiz | MBO Greenport Lentiz | VMBO Maasland Lentiz | MBO Maasland Lentiz | Reviuslyceum Lentiz | Kastanjecollege Lentiz | VMBO LIFE College Lentiz | MBO LIFE College Lentiz | Groen van Prinstererlyceum Lentiz | Geuzencollege v 1.0 | sep.14 Organogram v 1.0 | sep.14 v 1.0 | sep.14 Aanleiding Vernieuwing ICT-infrastructuur Inventarisatie gebruikerswensen v 1.0 | sep.14 Benodigde veranderingen Functioneel • Van ICT-gebruik binnen Lentiz naar altijd, overal en met elk apparaat • Eenvoudig bereikbare centrale voorziening voor informatiedelen en samenwerken ICT-dienstverlening • Van aanbod- naar vraaggestuurde ICT • Van inspanningsverplichting naar gegarandeerde kwaliteit (SLA) ICT-organisatie • Van ICT-leverancier naar sparringpartner onderwijs en bedrijfsvoering • Van ICT-leverancier naar regieorganisatie Techniek • Van decentrale naar centrale ICT-infrastructuur en applicaties v 1.0 | sep.14 Organisatie • Meer flexibiliteit ICT-voorzieningen • Vrijheid binnen duidelijke kaders Portaal Algemeen Verandertraject • Portaal • Aanbesteding • Techniek • Organisatieontwikkeling 2012 2013 verandertraject v 1.0 | sep.14 2014 Portaal Organisatie Portaal Organisatie v 1.0 | sep.14 Portaal v 1.0 | sep.14 Portaal: + en • Doel • Techniek • Communicatie • Gebruik • Lancering • Digitale vaardigheid • Introductie gebruik • Inzicht en structuur • Handleidingen • Sturing • Draagvlak Introductiefilmpje op youtube v 1.0 | sep.14 Portaal: conclusies • Tempo adoptie van portaal is laag • Werken met portaal moet je organiseren • Veranderkundige consequenties onderschat • Complexiteit portaal groter dan vooraf gedacht • Draagvlak en inzet management onontbeerlijk • Strak aansturen, vooral in begin • Informatiebeleid/plan nodig v 1.0 | sep.14 Organisatie Kernpunten organisatieontwikkeling • Regieorganisatie • Sparringpartner • Vraaggestuurde ICT • Gegarandeerde kwaliteit • Betalen naar gebruik v 1.0 | sep.14 Regieorganisatie Taak regieorganisatie: regie voeren Al wat nodig is om de ICT-dienstverlening te ontwikkelen en te leveren en de beschikbaarheid te garanderen, ter ondersteuning van de onderwijsprocessen en de bedrijfsvoeringsprocessen. Waar onder: • Vertalen onderwijs- en bedrijfsvoerings-vraagstukken naar ICT-oplossingen en (nieuwe) ICT-diensten. • Monitoren en sturen op afgesproken servicelevels. • Aansturen van marktpartijen. • Functioneel beheren van centrale applicaties. • Het op gewenst niveau brengen en houden van de informatiebeveiliging. v 1.0 | sep.14 Regie voeren Regieorganisatie Vraagzijde Aanbodzijde Scholen Lentiz onderwijsgroep Interne en externe ICT-leveranciers Afspraken v 1.0 | sep.14 PDC SLA Organisatie: + en • PDC-ICT • Organisatie leverancier • Rapportages • Werken met PDC-ICT • Transparantie kosten • Planmatig denken • Bewustwording • Groei in nieuwe rol • Personele bezetting • Processen t.b.v. regie v 1.0 | sep.14 Schema producten en diensten v 1.0 | sep.14 Producten- en dienstencatalogus ICT op portaal v 1.0 | sep.14 Coderingen en doorbelastingsmodel (1) Velden Voorbeeld 1 Voorbeeld 2 Product -en/of dienst Werkplekken ICT-toegangsbeheer Soort kosten Gebruik- en beheerskosten Beheerslasten Kostenplaats (KPL) 106100 106100 Kostenplaatsomschrijving ICT-bedrijf ICT-bedrijf Grootboek 41400 41400 Grootboekomschrijving Diensten derden Diensten derden Kostendrager (KDR) 50050 50000 Kostendrageromschrijving Werkplekken ICT-toegangsbeheer Crediteurennr 2225817 2225817 Crediteurenomschrijving Vancis Vancis Omschrijving/extra info v 1.0 | sep.14 Coderingen en doorbelastingsmodel (2) v 1.0 | sep.14 Groei in nieuwe rol • Directieteams • Servicedeskmedewerkers • Functioneel beheerders • Manager regieorganisatie ITIL BiSL ASL Functioneel beheerder, als de spin in het web. v 1.0 | sep.14 Functies en rollen Scholen Regieorganisatie strategisch • Raad van Bestuur • Schooldirecteur • Stafmanager • Stafmanager I&A (functie) • Directeur ICT-leverancier • Accountmanager van ICT-leverancier tactisch Aanbodzijde • • • • Schooldirecteur Teamleider Stafmanager Docent • Servicemanager I&A (functie) • Sr. medewerker advies & projecten (functie) • Regisseur Lentizbrede applicaties (rol) • Service delivery manager operationeel Vraagzijde ICT-leveranciers • • • • Schooldirecteur Teamleider Stafmanager Docent • Servicedesk- en supportmedewerker (functie) • Sr. servicedeskmedewerker (functie) • (Sr.) Functioneel beheerder voor Lentizbrede applicaties (functie) • Servicedesk (2e/3e lijns) • Servicesupport (2e/3e lijns) v 1.0 | sep.14 Processen en activiteiten Scholen Regieorganisatie • Aandragen van onderwijsontwikkelingen • Volgen onderwijs- en markt ontwikkelingen • Opstellen en bewaken van: - ICT- en sourcingstrategie - Informatiebeleid - ICT-architectuur - ICT-portfolio • Bijdrage leveren aan ICT-strategie en ICT-architectuur • Aandragen marktontwikkelingen • Definiëren van ICT-onderwijsbehoeften (innovatie) • Evalueren van ICT-dienstverlening • Bundelen, vertalen en adviseren over ICTonderwijsbehoeften (innovatie) • Opstellen onderwijsinformatieplan • Uitvoeren servicelevelmanagement • Uitvoeren leveranciersmanagement • Uitvoeren financieel management • Aandragen van ICT-oplossingen voor ICT-onderwijsbehoeften • Levering ICT-diensten • Leveranciersmanagement operationeel strategisch Aanbodzijde tactisch Vraagzijde ICT-leveranciers • Afnemen en gebruiken ICT-producten en ICT-diensten v 1.0 | sep.14 • Ondersteunen gebruikers • Monitoren en bewaken ICT-diensten • Beheren meldingen (incidenten, verzoeken en wijzigingen) • Uitvoeren functioneel beheer • Beheren Lentiz ICT-middelen • Leveren ICT-producten en -diensten • Aannemen en afhandelen meldingen • Beheren ICT-middelen • Beheren van kennis Organisatie: conclusies • Kosten transparant, afrekenen naar gebruik • Alle partijen moeten nog groeien in hun rol • Accent nog te veel op operationeel en tactisch • Verandering gaat langzamer dan gewenst • Samen denken in producten en diensten is essentieel • Voldoen aan SLA ≠ automatisch tevreden klant • Flexibel inzetten ICT ≠ nu vragen, morgen klaar • Werken als partners: klant-regieorganisatie-leverancier v 1.0 | sep.14 v 1.0 | sep.14 Geleerde lessen • • • • • • • • • • Complexiteit en veranderkundige consequenties Opzetten/feedback van gebruikersgroepen Gewenste faciliteit ≠ automatisch gebruikersacceptatie Investeren in professionele ontwikkeling gebruikers Draagvlak en inzet management Portaal = toegang ≠ informatiemanagement Organisatiecultuur: vrijheid of structuur Regieorganisatie opzetten ≠ regie voeren Strak regie voeren, vooral in begin Managen van verwachtingen v 1.0 | sep.14 Kortom We zijn op de goede weg! Maar we zijn er nog niet… v 1.0 | sep.14 v 1.0 | sep.14 Dank voor uw aandacht! v 1.0 | sep.14
© Copyright 2024 ExpyDoc
