VOORSTEL AANPAK COMMUNICATIE MFA

AANPAK COMMUNICATIE MULTIFUNCTIONELE ACCOMMODATIE/ BREDE
SCHOOL SCHOLENEILAND/ (MFA/ BSS) MONNICKENDAM.
INHOUD
1.
Inleiding/analyse
2.
Wat kan communicatie bijdragen? Wat is het doel van communicatie?
3.
Met wie willen we communiceren?
4.
Wat gaan we communiceren? Wat is de boodschap?
5.
Waarmee gaan we communiceren?
6.
Planning
BIJLAGE:
I.
Toelichting middelenmix
AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM
MEI 2014
1
1. Inleiding/analyse
1.1 Projectfase
In Monnickendam wordt een Brede School, of zoals we de ontwikkeling beter kunnen noemen:
een Multifunctionele Accommodatie (MFA/BSS), gerealiseerd op het terrein van de voormalige
Kohnstammschool. Het is al een langer lopend project dat op basis van een startnotitie in
verschillende fases is ingedeeld, t.w.:
0. Start
1. Initiatief/onderzoek
2. Voorbereiding
3. Ontwerp
4. Realisatie
5. Nazorg
Op dit moment bevindt het project zich in de ontwerpfase (=3).Dat houdt in dat het
Ruimtelijke en Technische Programma van Eisen (PvE’s) klaar zijn en dat er wordt gewerkt
aan de totstandkoming van een Voorlopig Ontwerp en een nieuw bestemmingsplan. In het
Ruimtelijk Programma van Eisen wordt weergeven wat de ruimtebehoefte per gebruiker is en
welke ruimtes met elkaar worden gedeeld. Het document is tot stand gekomen na diverse
interviews met de toekomstige gebruikers afzonderlijk en enkele werkbijeenkomsten met alle
gebruikers gezamenlijk. Het Technisch programma van Eisen omvat de technische en facilitaire
uitgangspunten voor de realisatie van de MFA/BSS.
Er is inmiddels een architect geselecteerd, die op basis van die PvE’s een Voorlopig Ontwerp
(=VO) maakt. Ook wordt gewerkt aan een beheer- en exploitatiemodel voor het moment dat de
partners het gebouw in gebruik hebben genomen en aan een voorzieningenboekDit
voorzieningeboek geeft per ruimte aan welke voorzieningen er moeten komen. Aanbesteding van
het werk (na uitwerking van het VO) vindt naar verwachting na de zomer van 2014 plaats
De ontwikkeling wordt gedragen door alle toekomstige gebruikers en de gemeenteraad.
1.2 Opdrachtgever/Partners
Opdrachtgever van de totstandkoming van de MFA/BSS is Gemeente Waterland.
De volgende partners participeren in de MFA/BSS:
Onderwijsinstellingen
• Stichting CPOW met KBS basisschool Kennedy;
• Stichting CPOW met PCBS basisschool Willem de Zwijger;
• Stichting SPOOR met basisschool OBS De Fuut;
Maatschappelijke partners
• Sociaal Cultureel Centrum De Bolder;
• Bibliotheek Karmac;
• Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG)
• KANS;
• Stichting Kinderopvang Waterland;
Beoogde medegebruikers zijn:
• Muziekschool;
• Dansstudio;
• Overige verenigingen en stichtingen
AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM
MEI 2014
2
Deze MFA/BSS biedt mogelijkheden voor het opgroeiende kind en alle inwoners van
Monnickendam door middel van een toekomstbestendige en multifunctionele voorziening. De
gemeente Waterland is bouwheer.
Eerder is afgesproken dat gemeente Waterland en de twee schoolbesturen de “kernpartijen” zijn
in dit project die als gelijkwaardige partners met elkaar optrekken. Zij werken met elkaar samen in
een stuurgroep. Voor de verdere uitwerking van het plan is een project- en ontwerpteam
ingesteld waarin alle toekomstige gebruikers zijn vertegenwoordigd.
1.3 Specifieke aandachtspunten
In de ontwerpfase zijn er verschillende processen die doorlopen moeten worden. Dat is allereerst
het opstellen van het VO. Dit VO wordt door de architect en de installatieadviseur in
samenspraak met de toekomstige gebruikers gemaakt. Mede naar aanleiding van de door het
nieuwe college verwoorde wens om het gebouw zo duurzaam mogelijk te maken wordt Stichting
Duurzaam Waterland als adviseur aan het ontwerpteam toegevoegd.
Tegelijkertijd lopen de procedures voor de opstelling van het bestemmingsplan en wordt gewerkt
aan het opstellen van een begroting voor het project om tijdig het bouwkrediet ter beschikking te
kunnen krijgen. In deze laatste processen heeft de gemeenteraad een besluitvormende rol.
Belemmerende factor is dat deze drie processen niet synchroon (kunnen) lopen. Verder is het de
wens om een zo flexibel en globaal mogelijk bestemmingsplan op te stellen. Dat is een
complicerende factor omdat het daarmee voor de buitenwereld niet duidelijk is hoe het gebied
wordt ingevuld. Het VO wordt na de aanbesteding door de aannemer uitgewerkt naar een
Definitief Ontwerp en omgevingsvergunning, waarbij op onderdelen het ontwerp nog kan
veranderen. Deze factoren maken met name de externe communicatie complex.
Intern aandachtspunt (dus tussen partners onderling) is dat er nog een “gebruikershandboek”
opgesteld moet worden. Er wordt al gewerkt aan afspraken omtrent beheer, zeggenschap en
exploitatie van de nieuwe accommodatie.
Bovendien lijkt er bij de partners behoefte te zijn aan een passende naam voor de accommodatie.
Het pand bestaat straks niet alleen uit scholen maar herbergt meerdere functionaliteiten. De naam
Brede School Scholeneiland (BSS) dekt dus niet volledig de lading. Daarom is er vooralsnog voor
gekozen de naam Multi Functionele Accommodatie/Brede School Scholeneiland (MFA/BSS) te
gebruiken. .
Met betrekking tot de externe communicatie is het verder goed om te beseffen dat het ruim
anderhalf jaar “stil” is geweest terwijl er natuurlijk wel flinke stappen in het proces zijn gezet.
1.4 Stand van de communicatie
Voor fase 1 is (in 2010) een communicatieplan opgesteld. Daarin is naast een beschrijving van de
doelgroepen en communicatiedoelstellingen een aantal strategische uitgangspunten voor de
interne en externe communicatie vastgelegd. Het is aan te raden om voor de huidige fase zoveel
als mogelijk is aan te sluiten bij die eerder opgestelde uitgangspunten. Het kan zijn dat de focus
gedurende de eerdere fases verschoven/gewijzigd is. Ook kan het zijn dat de geadviseerde
middelenmix niet( meer) voldoet. In de bij dit voorstel gevoegde middelenmix wordt daar
aandacht aan besteed.
1.5 Draagvlak
Om een goed beeld te hebben van het doel van communicatie en de verwachtingen daaromtrent
is het van belang om te weten of er sprake is van voldoende draagvlak voor de realisatie van de
brede school. Politiek/bestuurlijk gezien maar ook bij partners en de buitenwereld. Qua
communicatie maakt het immers veel verschil of er sprake is van acceptatie of dat er geïnvesteerd
AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM
MEI 2014
3
moet worden in het overtuigen/wegnemen van weerstanden. De huidige stand van zaken is dat
er zeker politiek/bestuurlijk gezien een groot draagvlak is. Ook bij de maatschappelijke partners
is er commitment. Iets genuanceerder ligt dat bij de buitenwereld/omwonenden en wellicht bij
sommige ouders. Hoewel de gemeentelijke website regelmatig wordt aangepast, is lange tijd
geen actieve informatie verstrekt en er dus ook niet duidelijk in welke fase het project zich
bevindt. En dus bestaat er ook geen beeld over hoe de accommodatie er uit gaat zien. Door deze
informatieachterstand kan hetzijn dat de buitenwereld aarzelend tegen de komst van de
BSS/MFA aan kijkt.
1.6 Risico’s
Het is verstandig kort stil te staan bij de mogelijke risico’s die aan het project verbonden zijn.
Want als er sprake is van veranderingen of verschuivingen in welke zin dan ook, kan dat gevolgen
hebben voor de communicatie. Zonder uitputtend te zijn volgt hieronder een opsomming van
mogelijke risicofactoren.
 Gevolgen gemeenteraadsverkiezingen/aantreden van een nieuwe raad c.q. nieuw college
 Moeilijkheden m.b.t. de planningen
 Terugtrekken maatschappelijke partners
 Verstoring eensgezindheid
 Budgettaire knelpunten
 Teruglopend leerlingenaantal
 Leegstandrisico
 Bezwaarmakers
AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM
MEI 2014
4
2. Wat kan communicatie bijdragen? Wat is het doel van de communicatie?
Het feit dat er politiek/bestuurlijk en bij de maatschappelijke partners draagvlak en commitment
is voor de realisatie van BSS/MFA is positief. Dat draagt bij aan eensgezindheid en onderling
vertrouwen. En dat is zowel wat de interne als de externe communicatie betreft een goed
uitgangspunt. De “scepsis” die er mogelijk bij de buitenwereldis ,behoeft extra aandacht.
Een goede onderlinge communicatie (dus tussen alle betrokken partijen) draagt er aan bij dat er
naar buiten toe “met één mond” kan worden gesproken. Dat is bij zo’n complex project van
belang om geen ruis te laten ontstaan. Om die eensgezindheid te bewaren/bewaken is het
noodzakelijk dat alle participanten op hetzelfde moment over dezelfde informatie beschikken en
daaarover ook gelijktijdig en zoveel mogelijk op dezelfde manier communiceren. Door
transparantie kan ook het onderlinge vertrouwen in tact blijven wat voor het opstellen van een
“gebruikershandboek” weer van belang is.
Verder is het belangrijk dat door adequate communicatie de buitenwereld begrijpt wat er aan de
hand is. Juist omdat het niet mogelijk is om de verschillende processen gelijk te laten lopen, is
uitleg noodzakelijk. De buitenwereld moet als het ware worden meegenomen in het proces. En
binnen bepaalde kaders mee kunnen denken/doen als het gaat om de inrichting van de directe
(woon)omgeving. Dat draagt bij aan begrip voor en acceptatie van het project. Uiteindelijk kan
dat er toe leiden dat er aan het eind van het proces zo min mogelijk bezwaren worden ingediend.
Op dit moment is het wel noodzakelijk om prioriteit te geven aan het snel informeren van de
buitenwereld over de stand van zaken van het project. Om die reden is er voor gekozen een
inloopavond te organiseren op woensdag 14 mei 2014. Vooral omwonenden hebben een
informatieachterstand en juist om begrip en acceptatie te bewerkstelligen moet die achterstand zo
snel mogelijk worden weggewerkt!
Gerichte en specifieke communicatie kan ook bijdragen aan het vinden van een nieuwe naam
voor MFA/BSS Monnickendam. Intern maar ook extern is er ongetwijfeld veel creativiteit
aanwezig. Om die aan te boren, is er korte maar gerichte communicatie (lees: campagne) nodig.
3. Met wie willen we communiceren?
Er zijn verschillende doelgroepen op wie de communicatie gericht moet worden.
Intern zijn dat:
 Alle betrokken partners
 College van B & W
 Gemeenteraad
Extern zijn de doelgroepen:
 Beoogde gebruikers
 Omwonenden
 Ondernemers winkelcentrum ’t Spil
 Schoolbesturen
 Ouders
 Stadsraad Monnickendam
 Pers
AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM
MEI 2014
5
4. Wat gaan we communiceren? Wat is de boodschap?
De realisatie van de MFA/BSS heeft zonder meer een meerwaarde. De combinatie van
functionaliteiten zorgt voor mogelijkheden voor het opgroeiende kind en alle inwoners van
Monnickendam. Bovendien wordt door de combinatie van functies de accommodatie optimaal
gebruikt. Dat is efficiënt en effectiefVooral naar de buitenwereld toe is dat de kernboodschap.
Intern is dat het benoemen van de meerwaarde minder noodzakelijk omdat die overtuiging
immers al aanwezig is. Intern is vooral het gedrag belangrijk. Door naar elkaar toe te laten zien
dat er geloof/vertrouwen is in de realisatie van deMFA/BSS, te laten blijken dat de
samenwerking goed verloopt en een ieder zich op alle fronten inzet voor een goed resultaat,
wordt het geloofwaardig om de boodschap over die meerwaarde naar de buitenwereld toe over te
brengen5. Waarmee gaan we communiceren?Om de communicatiedoelen te bereiken, is het
nodig verschillende communicatiemiddelen in te zetten. Daarin kan een onderscheid worden
aangebracht tussen intern en extern. Wel is het aan te raden in zowel de interne als de externe
communicatiemiddelen gebruik te maken van een vast beeldmerk/logo. Dat draagt bij aan de
herkenbaarheid.
Interne middelen kunnen zijn:
 Vast logo
 Vergaderingen/bilaterale bijeenkomsten
 Verslagen vergaderingen project- en ontwerpgroep
 Mondelinge terugmeldingen
 Centraal archief
 Centraal logboek
 Intern e-mailadres
 Vast aanspreekpunt contactpersoon (projectleider)
 Interne memo’s (naar eigen achterban)
Externe middelen kunnen zijn:
 Vast logo
 Nieuwsbrieven
 Vast aanspreekpunt/-informatiepunt
 Centraal e-mailadres
 Ambassadeurs (vertegenwoordigers van de partners)
 Website(s)
 Social Media (Twitter/Facebook)
 Informatieavonden
 Beeldmateriaal
 Bord toekomstige bestemming op locatie
 Publicaties gemeentepagina
 Free publicity (door middel van interviews met betrokken partners)
Voor een nieuwe naam:
 Wedstrijd uitschrijven
 Publiciteit genereren via diverse middelen
AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM
MEI 2014
6
Het is beslist aan te raden om stelselmatig te bespreken of de middelen effectief en functioneel
zijn. Dat betekent: beoordelen welk effect is bereikt, of het juiste moment is gekozen, of de
boodschap duidelijk is, of de afzender de juiste is geweest of dat bijsturing noodzakelijk is.
6. Planning
De gemeente bepaalt eerst samen met de architect/stedenbouwkundige de inpassing van de te
bouwen MFA/BSS. Daarmee ligt dan vast wat de hoofdindeling wordt van de functies in het
gebouw, op welke wijze het gebouw ontsloten wordt, waar er wordt geparkeerd en waar de
speelpleinen komen. Vóór er met het ontwerp wordt begonnen wordt eerst een informatieavond
voor de buurt en andere belangstellenden georganiseerd, zodat eventuele aanbevelingen van de
omwonenden kunnen worden meegenomen.
Elke drie weken zitten alle toekomstige gebruikers en de gemeente samen met de architect aan
tafel om het Ruimtelijk Programma van Eisen door te nemen en waar nodig bij te stellen. Medio
mei 2014 is het VO gereed en kan er worden begonnen met het aanbestedingstraject. De
MFA/BSS opent begin 2016 haar deuren.
De planning van het proces vanaf heden ziet er als volgt uit:
 Afronden voorontwerp bestemmingsplan
mei 2014
 Vaststellen in college
juni 2014
 Start vooroverleg en inspraak
juni 2014
 Verwerking reacties en start ontwerpbest.
juni/juli 2014
 Ontwerpbestemmingsplan gereed
juli 2014
 Besluitvorming B&W en raad
juli/sep 2014
 VO Ontwerp gereed
mei/juni 2014
 raadsvoorstel bouwkrediet
juni/juli 2014
 Aanbesteding op basis van engin.+design
juli/sep 2014
 Ter visie bestemmingsplan
okt/nov 2014
 Verwerking zienswijzen, bestemmingsplan december 2014
 Vaststellen bestemmingsplan B&W en raad februari/maart 2015
 Start beroepsprocedure
maart/april 2015
 verlening omgevingsvergunning
mei/juni 2015
 Start bouw
medio 2015
 Oplevering en opening mfa/BSS
2016
De communicatiemomenten en de invulling daarvan worden in onderling overleg hierop
afgestemd.
AANPAK COMMUNICAITE BSS/MFA MONNICKENDAM
MEI 2014
7

Download Report