BZ BLIKT TERUG OP DE TOP

SPELERS
SPELERS
CAECILIA WIJGERS COÖRDINATOR SHERPA SUPPORT TEAM
OVER DE VLOER
BZ BLIKT TERUG OP DE TOP
Twee dagen was Den Haag het middelpunt van de wereld.
Inmiddels zijn de wereldleiders – en in hun kielzog tal van
delegatieleden en journalisten – huiswaarts gekeerd. Hoe kijken
BZ-ambtenaren Marc Gerritsen, Caecilia Wijgers en Daphne
Kerremans terug op de Nuclear Security Summit, de grootste
top ooit in Nederland georganiseerd? ‘We hebben risico’s moeten
nemen.’
TEKST RIANNE WATERVAL BEELD RVD EN MINISTERIE VAN BUITENLANDSE ZAKEN/KAREL DE BEER
MARC GERRITSEN PLAATSVERVANGEND DIRECTEUR NSS
Van the day after is nog geen sprake, zegt Marc Gerritsen wanneer PM de plaatsvervangend directeur van het
NSS-projectteam op woensdag 26 maart vraagt naar zijn
ervaringen. ‘Er zijn nog enkele delegaties in Nederland
en we zijn volop bezig met de afbouw, ook die logistieke
operatie moet in moordend tempo verlopen.’ De komende
maanden staan in het teken van de verslaglegging voor
de Kamer, de interne evaluatie en archivering. Gerritsen:
‘Deze ervaring komt goed van pas bij de voorbereidingen
van de internationale cyberconferentie in 2015 en het
Nederlandse EU-voorzitterschap in 2016.’
Toch komt Gerritsen langzaamaan uit de ‘bubble’
waarin hij de afgelopen dagen in leefde. ‘Het is gelukt om
een inhoudelijk geslaagde top te organiseren. Daarbij hebben we de kans om Nederland op de kaart te z etten met
beide handen aangegrepen.’ De verwachte verkeerschaos
in de Randstad bleef uit. Gerritsen: ‘De hoge respons op de
oproep om tijdens deze dagen thuis te werken, had ik niet
durven dromen. Het aantal thuiswerkers was veel h
oger
dan voorspeld door Rijkswaterstaat.’ De exacte
cijfers
en data moeten nog op een rijtje worden gezet, aldus de
plaatsvervangend directeur NSS. Pas dan kan worden vastgesteld of de top binnen het kostenplaatje van de begrote
24 miljoen euro – exclusief beveiliging – is gebleven.
30
De balans vinden tussen veiligheid en goed gastheerschap
terwijl delegaties zich continu
binnen en buiten de beveiligde
zone verplaatsen, vormde voor
Gerritsen de grootste uitdaging.
‘Daar hebben we een goede
modus in gevonden,’ vertelt de
plaatsvervangend
directeur.
‘Toen de G7 hier nog bij kwam, waren we met de betrokken organisaties al goed op elkaar ingespeeld, dat maakte
deze extra bijeenkomst wat betreft de organisatorische
kant relatief overzichtelijk.’
Voorafgaand aan de top was er enige scepsis ten
aanzien van het ongebruikelijke format waarbij wereldleiders actief werden aangespoord het gesprek met elkaar
aan te gaan. ‘Deze interactieve werkwijze was ook voor ons
spannend, maar vrijwel iedere delegatie deed e nthousiast
mee,’ vervolgt Gerritsen, die deze zomer weer voor een
nieuwe post meedraait in de carrousel van Buitenlandse
Zaken. ‘We hopen deze elementen terug te zien bij de top
over twee jaar in de Verenigde Staten. We zullen onze
Amerikaanse collega’s in ieder geval uitgebreid informeren over onze ervaringen.’
‘Premier Rutte wilde een innovatieve top en daar hebben
we ons aan gehouden.’ Caecilia Wijgers refereert aan
de wens van de minister-president om de NSS een stuk
dynamischer te maken dan de gemiddelde bijeenkomst
van regeringsleiders. Eind 2012 startte ze op het kerndepartement, daarvoor was ze rule of law-adviseur bij de
politietrainingsmissie in Kunduz. Als coördinator van het
sherpa support team, de club van negen ambtenaren die
hoofdonderhandelaar Piet de Klerk ondersteunt, was zij
betrokken bij de inhoudelijke voorbereidingen.
De multilaterale onderhandelingen – gebaseerd op
consensus – zijn volgens haar allerminst geëindigd in een
zouteloos compromis. ‘Ik zie onze ambities bijvoorbeeld
duidelijk terug in de slotverklaring,’ aldus Wijgers. ‘Om in
een relatief korte tijd te komen tot dit concrete resultaat
hebben we verschillende fases doorlopen. Deze vereisten elk specifieke skills. Bij de eerdere twee toppen was
al aardig wat laaghangend fruit weggehaald. Waar je in
het begin vooral creativiteit nodig hebt om concepten uit
te werken waar nog muziek in zit, moet je in de laatste
weken juist uiterst secuur te werk gaan om tot een goede
slotverklaring te komen.’
De top mocht niet saai worden. En dat is volgens Wijgers gelukt. ‘Dit betekende wel dat we risico’s moesten
nemen, ook al is dat normaal
gesproken moeilijk te verenigen
met diplomatieke onderhandelingen. We hebben wereldleiders bijvoorbeeld gevraagd dit
keer niet de standaard nationale
verklaringen voor te lezen, maar
videoverklaringen te maken. Ook
hebben we zo veel mogelijk interactieve elementen toegevoegd, zoals een discussie waarbij
de delegaties op basis van een fictief scenario bespreken
hoe zij omgaan met de dreiging van een nucleaire aanslag.’
Daarnaast is er gekozen voor een uitgebreid programma
met veel side events. ‘Door niet alleen met lidstaten te praten, maar ook met bedrijven en wetenschappers hebben we
het totaalpakket interessanter gemaakt voor alle partijen.’
Dat gedurende de onderhandelingen de ontwikkelingen in Oekraïne en de ingelaste G7 behoorlijk wat aandacht
opslokten, heeft ze niet als storend ervaren. ‘Dit is niet ten
koste gegaan van het resultaat. Als je een top als deze organiseert, weet je dat er van die gelegenheid gebruik kan
worden gemaakt om actualiteiten op het hoogste niveau
te bespreken. Dat we dit als Nederland kunnen faciliteren
maakt de top wat mij betreft nog een groter succes.’
bit.ly/PMopNSS
DAPHNE KERREMANS WOORDVOERDER
‘Van het Dagblad van het Noorden tot Al Jazeera en alles
wat daar tussen zit. Ik heb de afgelopen dagen heel wat
journalisten aan me voorbij zien komen.’ Woordvoerder
Daphne Kerremans is ‘meer dan tevreden’ over de internationale en nationale aandacht die de top heeft gekregen.
Dat de afsluitende persconferentie met premier Rutte en
president Obama door CNN live werd uitgezonden noemt
ze als haar professioneel hoogtepunt.
In februari 2013 begon Kerremans als enige woordvoerder, begin dit jaar is het team uitgebreid naar vier
personen. In aanloop naar de top werd het projectteam
nog groter. Zo zijn er een kleine vijftig ambtenaren opgeleid als media liaison officers, zodat er snel geschakeld
kon worden met de vier woordvoerders. Ook werden er
65 ambtenaren getraind om de delegaties te begeleiden.
‘Tijdens de top is het mediacentrum 24/7 open geweest.
Dan heb je deze extra inzet zeker nodig,’ aldus Kerremans.
‘Je probeert je zo goed mogelijk voor te bereiden,
maar er zijn altijd zaken die je niet in de hand hebt.
Neem
bijvoorbeeld de delegatie uit Oekraïne die la-
ter dan
gepland op Schiphol
arriveerde, omdat er moest worden b
ijgetankt in Brussel. Dan
moet je dus improviseren en het
programma ad hoc aanpassen.’
Maar er zijn ook onverwachte
meevallers. Kerremans: ‘Zo was
het op de dagen van de top stralend weer. En het was ook voor
ons een verrassing dat Koning Willem-Alexander bij de
ontvangst de oranje NSS-das droeg.’
De special ontworpen app heeft volgens haar zowel
voor de delegaties als de journalisten goed gewerkt. ‘We
hebben deze app gebruikt voor de verspreiding van speeches, documenten en praktische zaken. De delegatieleden
konden bovendien gebruikmaken van een locatiebepaler
om snel contact te zoeken. De app biedt een efficiënte
manier van werken, ook bespaar je een hoop papier,’ vertelt Kerremans die zich nog tot 1 juni bij het ministerie zal
bezighouden met de evaluatie en uitwerking van de top.
31

Download Report