Eurobottle Flestic Holding B.V. Groeien naar meer waarde NRK collectief ISO 26000 Eurobottle Flestic Holding B.V. Groeien naar meer waarde NRK collectief ISO 26000 Versie 1.0 (10-9-2014) Groeien naar meer waarde - 5 1.Scope 7 2.Samenvatting 8 3.MVO-principes 11 4. Onderzoeksvragen over stakeholders 18 5. Onderzoeksvragen MVO-kernthema’s 21 6. Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie 28 7. Gepaste zorgvuldigheid (‘due diligence’) 30 8. Visie, missie, beleid en strategie 32 9. Ontwikkelen van draagvlak en competenties 33 10. Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 36 11. Communicatie en rapportage 38 12. Conflicten en meningsverschillen met stakeholders 40 13. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 41 14. Selecteren van MVO-initiatieven en –instrumenten 42 Groeien naar meer waarde - 7 1.Scope Naam van de organisatie: Eurobottle Flestic Holding B.V. Belangrijkste activiteiten (merken en/of diensten) van de organisatie: Eurobottle Flestic Holding B.V. is de holdingmaatschappij van meerdere werkmaatschappijen. Binnen deze werkmaatschappijen worden kunststof producten van hoogwaardige kwaliteit ontwikkeld en geproduceerd. Met de organisaties Flestic B.V. en Eurobottle B.V. is men een marktspeler op het gebied van onder andere kunststof verpakkingsmiddelen en bidons. Flestic B.V. is met haar grote assortiment, veelal klant specifieke verpakkingsmiddelen zoals flacons en afsluitingen, hoofdzakelijk actief binnen de Benelux en het Verenigd Koninkrijk. Ruim 35 jaar ervaring op het gebied van extrusieblazen, spuitgieten en spuitgietblazen stelt Flestic B.V. in staat om haar klanten kwalitatief hoogwaardige verpakkingsoplossingen te bieden. Ook binnen haar eigen groep maakt de organisatie gebruik van de bovengenoemde expertise van Flestic B.V. De bidons die door Eurobottle B.V. hoofdzakelijk binnen Europa worden afgezet komen van de productielijnen van Flestic B.V. Eurobottle B.V. is een toonaangevende speler op het gebied van (sport)bidons. Bij veel sportevenementen worden de Eurobottle bidons gebruikt door zowel de sporters als voor promotionele activiteiten. Tot de klantengroep van Eurobottle B.V. behoren onder andere de marktleiders op het gebied van sportvoeding, leveranciers van promotionele artikelen en sportverenigingen. Binnen alle werkmaatschappijen staan kwaliteit en de klantwens centraal. De relatie die Eurobottle Flestic Holding B.V. met haar klanten heeft is veelal langdurig en intensief. Dit heeft onder andere te maken met het feit dat de productie van klant specifieke producten leidt tot een intensief gezamenlijk ontwikkeltraject en de termijn waarbinnen de klant specifieke matrijzen in gebruik blijven. Eurobottle Flestic Holding B.V. is daarmee een belangrijke schakel in de productketens van haar klanten. Het productie apparaat van Flestic B.V. kenmerkt zich door een hoge mate van standaardisatie. Hiermee is de organisatie in staat om flexibel te reageren op de continue veranderende vraag vanuit haar klantenkring. De klanten van Flestic B.V. bevinden zich hoofdzakelijk binnen de marksegmenten voor Levensmiddelen, Persoonlijke Verzorging en Industriële Producten. Een belangrijke doelstelling binnen Eurobottle Flestic Holding B.V. is dat de organisatie in haar relatie met stakeholders een duurzame relatie nastreeft. De achterliggende gedachte hierbij is dat hierdoor wederzijds begrip en inzicht ontstaat in de centrale belangen die een organisatie nastreeft. Er wordt dan ook door Eurobottle Flestic Holding B.V. veel aandacht besteed aan het onderhouden van relaties met de verschillende stakeholders. Landen waar de organisatie actief is: Eurobottle Flestic Holding B.V. is vooral actief binnen Europa. Sporadisch en in kleine volumes worden de producten afgezet in andere delen van de wereld. Locatie van het hoofdkantoor van de organisatie: Zowel het hoofdkantoor als de productiefaciliteiten van Eurobottle Flestic Holding B.V. bevinden zich in de gemeente Dronten aan de Pioniersweg. Deze zelfverklaring heeft betrekking op Eurobottle Flestic Holding B.V. 8 - Groeien naar meer waarde 2.Samenvatting In de hierna volgende bladzijden worden de 40 vragen uit de NPR beantwoord. Deze zelfverklaring omschrijft wat we nu zijn. Het is een vertrekpunt dat een basis vormt voor verdere ontwikkeling. Het systematisch beantwoorden van de 40 vragen, heeft ons positief geprikkeld en daagt ons uit tot een betere visie en een bewustere omgang met de MVO kernthema’s. Onderwerpen die al deel uitmaakten van onze bedrijfsvoering maar nu beter tot hun recht komen en meer diepgang krijgen. We zullen ons richten op de onderwerpen die in de figuur (vraag 16) hieronder worden weergegeven. In vraag 17 is dit concreet verwoord, in al gehaalde doelstellingen en nog uit te voeren doelen. MVO integreren in Voorkomen van milieuvervuiling. besluitvormingsprocessen. Duurzaam gebruik van bronnen. HET MILIEU EERLIJK ZAKENDOEN MAATSCHAPPELIJKE BETROKKENHEID Eerlijke concurrentie na streven & bevorderen. BESTUUR VAN DE ORGANISATIE ARBEIDSPRAKTIJK Gezondheid en veiligheid op MENSENRECHTEN CONSUMENTEN AANGELEGENHEID het werk verbeteren. Goede werkomstandigheden & sociale Voorkomen en oplossen bescherming bieden. Persoonlijke van klachten. ontwikkeling & training op de werkplek bieden. Wergelegenheid behouden & bevorderen. Dankzij dit collectieve project ontwikkelen wij onze eigen visie op MVO steeds nadrukkelijker. Onze identiteit wordt hierdoor positief beïnvloed. We zullen gaande weg dit proces onze invloedsfeer op relevante stakeholders kunnen vergroten, wat meer waarde geeft voor onze bedrijfsvoering en kansen geeft om MVO kernwaarden positief en actief te beïnvloeden binnen onze keten. Voor vragen en inhoud verantwoording kunt u contact opnemen met: dhr. J.P. Vaartjes ([email protected]). Groeien naar meer waarde - 11 3.MVO-principes 3.1 Vraag 1: Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Eurobottle Flestic Holding B.V. legt rekenschap af over: De effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; De maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen. Wij leggen rekenschap af over de volgende onderwerpen. • Flestic neemt deel aan het MJA3 programma. Dit houdt in dat wij jaarlijks ons energieverbruik registreren en dat wij ons committeren aan een verbruik reductie van 3% per jaar. • Flestic heeft het Kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) ISO 9001 in gebruik en legt jaarlijks rekenschap af over klanttevredenheid en hoe wij omgaan met onze klanten. Jaarlijks stellen wij een financieel jaarverslag op waarin inzage gegeven wordt over onze effecten op de economie. Dit is voor relevante stakeholders beschikbaar. • Onze organisatie past het voedselveiligheid systeem (FSMS) ISO 22000 toe. Wij leggen met behulp van deze ISO-methodiek jaarlijks rekenschap af over: traceability van grondstoffen en onze eindartikelen, veilig voedselcontactmateriaal en hygiënisch werken. • Eurobottle Flestic Holding B.V. controleert haar veilige werkomgeving aan de hand van het erkende systeem “RIE”. De Risico Inventarisatie & Evaluatie is eind 2013 opgesteld en het bijbehorende plan van aanpak is goedgekeurd en staat frequent op de agenda. Bronnen: • MJA3 verslag • ISO 9001 surveillance verslag • ISO 22000 surveillance verslag • R.I.E. verslag met bijhorend plan van aanpak 3.2 Vraag 2: Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Wij zijn transparant over: Het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; Wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft; De manier waarop besluiten tot stand komen; Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; Wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; Hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; Onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; Onze financiële prestaties; Waar onze financiële middelen vandaan komen; De gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); Wie wij als onze stakeholders beschouwen; De manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; Hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie. 12 - Groeien naar meer waarde Over de volgende onderwerpen is Eurobottle Flestic Holding B.V. transparant. • Eurobottle Flestic Holding B.V. hanteert het ondernemingsdossier als regelhulp voor het borgen van wettelijke regels. Daarnaast hebben we voor Eurobottle Flestic Holding B.V. unieke beheersmaatregelen toegevoegd. Het dossier is opengesteld voor handhavers bij de Gemeente, zij kunnen desgewenst autorisatie krijgen voor het beoordelen van ons systeem. • Wij zijn transparant over onze verkoopvoorwaarden. Deze worden bij iedere aanbieding proactief verstrekt. We willen hier vooraf duidelijkheid mee creëren. Aanvullend geven wij informatie over goed gebruik van onze producten. Dit is vastgelegd in onze “Packaging Data File”. • Mochten er desondanks uitingen van ontevredenheid zijn over onze goederen, of over onze organisatie dan wordt dit geregistreerd en opgevolgd met een klachtenprocedure. Jaarlijkse samenvatting is input voor de jaarlijkse review. Deze systematiek is tijdens 2e en de 3e partij audits openbaar. • Met behulp van deze zelfverklaring zijn wij transparant over onze ambities en huidige status van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en over onze omgang met stakeholders. • Onze beslissingsstructuur en onze organisatie opbouw is vastgelegd in het Handboek. Onderdeel hiervan is de omschrijving van taken en bevoegdheden, die duidelijk en transparant zijn. • Onze organisatie staat altijd open voor 2e of 3e partij audits die een relevante relatie hebben met onze organisatie. Wij willen op deze manier volledig transparant zijn over onze werkmethodieken, bedrijfsstructuur en werkcultuur. Groeien naar meer waarde - 13 Herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan; Leven internationaal erkende normen van ethisch gedrag bij medisch onderzoek na; Respecteren het welzijn van dieren. Eurobottle Flestic Holding B.V. onderneemt de volgende activiteiten: • Eurobottle Flestic Holding B.V. respecteert en voldoet aan de Nederlandse wetgeving en algemeen geldende internationale gedragsnormen. • Eurobottle Flestic Holding B.V. realiseert zich dat wij alleen door ketensamenwerking kunnen blijven groeien en waardevol zijn. Bij deze samenwerkingsverbanden is ethisch handelen een basis. • Wij hebben samen, binnen het NRK Collectief ISO 26000, een branche brede Code of Conduct opgesteld om ethisch gedrag te formaliseren. Deze onderschrijven wij. De C.O.C. zal de komende 2 jaar nadrukkelijk gecommuniceerd worden, proactief verstrekt worden en gepubliceerd worden. • De directie van Eurobottle Flestic Holding B.V. is zich bewust van de kernwaarden van deze verklaring en zal zich vanuit haar verantwoordelijkheid het belang van ethisch handelen continue uitdragen. • Eurobottle Flestic Holding B.V. heeft een vertrouwenspersoon aangewezen. Ethisch handelen is een van de onderwerpen die binnen dit takenpakket valt. Bronnen: Deze informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar. Begrijpelijk voor onze stakeholders. Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. • Code of Conduct, zie onze internetpagina: www.Eurobottle.nl & www.Flestic.com • Taakstelling naar vertrouwenspersoon. Bronnen: • Onze internetpagina: www.eurobottle.nl & www.flestic.com • Management review (niet openbaar beschikbaar). • HACCP–review en QMS–review (niet openbaar beschikbaar). • Leveringsvoorwaarden: http://www.Flestic.com/engels/linksdownloads/avgb.pdf • Packaging Data File: http://www.Flestic.com/engels/linksdownloads/packagingdatafile.pdf • Ondernemingsdossier: voor relevante stakeholder, de Gemeente Dronten. • Zelfverklaring op het NEN publicatieplatform en website www.eurobottle.nl & www.flestic.com 3.3 Vraag 3: Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Eurobottle Flestic Holding B.V. is ethisch: Maken onze kernwaarden en principes bekend; Richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling); Benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000; Bemoedigen het naleven van deze normen aan; Maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); Voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; Stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; Stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles; Over DPA Solutions by sharing knowledge De Dutch Packaging Association (DPA) is een samenwerkingsverband van onafhankelijke verpakkingsproducenten. Bundeling van specialistische kennis en ruime ervaring maakt de DPA tot de perfecte sparringspartner op het gebied van verpakkingen en alle aanverwante producten en diensten. Heeft u een verpakkingsuitdaging? Dan helpt DPA u graag! De partners en gelieerde partners van de DPA beantwoorden specifieke verpakkingsvragen en lossen eventuele probleemstellingen van bijvoorbeeld merk- en private label-producenten op. De DPA is uw pragmatische kennispartner in verpakkingsvraagstukken Door korte lijnen en goede samenwerking met al haar ketenpartners is de DPA in staat om snel een efficiënt verpakkingsadvies te geven. Dat kan variëren van inspratiesessies tot het ontwikkelen van innovatieve totaalverpakkingen. One-Stop-Shop Ervaring in en kennis van verpakkingen in alle markten maakt de DPA tevens tot uw ideale one-stop-shop partner. Wij kunnen u helpen van verpakking- brainstorm tot definitieve productie en van design tot innovatieve toepassingen. Met de partners van de DPA heeft u alleen contact met échte specialisten die de verpakingsmarkt door en door kennen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kenninsmaking. 14 - Groeien naar meer waarde Groeien naar meer waarde - 15 3.4 Vraag 4: Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. De hieronder beschreven activiteiten voeren wij uit om invulling aan dit principe te geven. Wij Weten wie onze stakeholders zijn; Erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; Onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; Hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; Over de volgende onderwerpen is Eurobottle Flestic Holding B.V. in gesprek met haar stakeholders. • Eurobottle Flestic Holding B.V. heeft als deelnemer aan het door de branche (NRK) georganiseerde collectieve project betreffende ISO 26000, de relevante stakeholdergroepen (en voorbeelden van individuele stakeholders) eerst intern geïnventariseerd en vervolgens in een serie van workshops met elkaar gevalideerd en aangevuld. Het resultaat hiervan hebben we wederom in onze organisatie getoetst en waar nodig aangevuld. • Eurobottle Flestic Holding B.V. wil samen met haar leveranciers een win – win situatie creëren. Wij vragen nadrukkelijk om innovatie en samenwerkingsverbanden. Begin 2014 zijn onze key – suppliers benaderd en is dit thema onderwerp van gesprek geweest. Dit beleid zal in de komende jaren steeds concreter moeten worden. • Binnen de Dutch Packaging Association wordt door een groep van verpakking gerelateerde bedrijven intensief samengewerkt om elkaar te versterken. We proberen binnen deze groep van bedrijven kennis te delen en van elkaars specialiteiten te leren en elkaar te versterken. Flestic is vanaf het begin partner van de Dutch Packaging Associating. • Wij zijn gevestigd in de Gemeente Dronten. Wij willen elkaar versterken. Wij werken samen met de gemeente om langdurig werklozen bij Flestic weer arbeidsritme te laten opbouwen. Daarnaast betrekken wij de gemeente Dronten in actuele onderwerpen, zoals inrichting bedrijventerrein, ongediertebestrijding en veiligheid. • Ons personeel wordt vertegenwoordigd door het Advies Overleg Orgaan. Dit orgaan wordt betrokken bij relevante thema’s. Bronnen: • Stakeholderanalyse, hoofdstuk 9. • www.D-P-A.nl HET MILIEU ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN BEHOORLIJK EERLIJK ZAKENDOEN ORGANISATIE CONSUMENTEN AANGELEGENHEID BESTUUR MENSENRECHTEN BETROKKENHEID BIJ EN ONTWIKKELING VAN DE GEMEENSCHAP Flestic op weg naar de ‘wereldcup’ van ISO 26000 Maatschappeijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is een term die steeds vaker wordt gebruikt. Klanten stellen vragen en zelfs eisen in het kader van MVO. Binnen het containerbegrip MVO vallen uiteenlopende onderwerpen die men kan onderverdelen in 7-MVO principes. Vaak besteden bedrijven slechts aan enkele principers aandacht en is er sprake van een gefragmenteerde aanpak in het kader van MVO-beleid. Om haar maatschappelijke betrokkenheid op een structurele wijze te integreren in haar beleid heeft Flestic een belangrijke stap gezet. Men gaat voor het bewust omgaan met MVO-vraagstukken de internationale richtlijnen van ISO 26000 volgen. Hiermee zet Flestic een belangrijke stap om haar MVO-beleid richting haar klanten verder te kunnen onderbouwen. Flestic is er van overtuigd dat het bewust omgaan met MVO leidt tot een verdere optimalisatie van haar organisatie en productaanbod. Stilstand is achteruitgang en door aan de slag te gaan met ISO 26000 richtlijnen voorziet Flestic dat ze richting haar klanten een nog completere aanbieder wordt van kunsstof verpakkingsoplossingen. Uitgaande van de 7 MVO-principes zal Flestic in samenwerking met haar ‘stakeholders’ (o.a. klanten, personeel, leveranciers, overheden) op een open en eerlijke wijze haar verantwoordelijkheid nemen in maatschappelijke thema’s. Hierbij valt te denken aan onder andere mensenrechten, arbeidsomstandigheden, bestuur en milieu. Vanzelfsprekend zal Flestic tijdens dit proces haar ervaringen delen met haar DPA-partners. De optelsom van kennis en ervaring biedt een goed gefundeerd productieplatform voor klanten en prospects. 28 april 2014 16 - Groeien naar meer waarde Groeien naar meer waarde - 17 3.5 Vraag 5: Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Wij ondernemen de volgende activiteiten om de wet- en regelgeving te respecteren: Stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; Leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; Treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming zijn met de wet- en regelgeving; Infomeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving. Eurobottle Flestic Holding B.V. heeft in haar QMS-systeem het borgen van regelgeving opgenomen. Dit gebeurt onder andere door de volgende regelhulpen. • Het ondernemingsdossier is in gebruik. Het ondernemingsdossier baseert zich op de laatst geldende regelgeving. De regelhulpen brandveiligheid en milieu zijn geactiveerd en zullen de komende jaren verder uitgebouwd worden. • Flestic is lid van de brancheverenigingen NRK en VMK. Deze partijen geven nieuwsbrieven uit die ons attenderen op wijzigende regelgeving op het gebied van ARBO en voedselveiligheid. Ook innovaties en branche brede projecten worden geïnitieerd binnen deze vereniging. Eurobottle Flestic Holding B.V. is regelmatig aanwezig met vertegenwoordigers van ons bedrijf om kennis te delen en zich te laten informeren over wijzigingen van de wet- en regelgeving. 3.6 Vraag 6: Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. De hieronder beschreven activiteiten voeren wij uit om invulling aan dit principe te geven. Wij Wij respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; Heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; Eurobottle Flestic Holding B.V. gaat bewust om met het respecteren van internationale gedragsnormen, maar is te klein om hier zelfstandig invloed op uit te oefenen. Daarom is Eurobottle Flestic Holding B.V. lid van de brancheverenigingen. Daar waar wij invloed en kennis hebben, zullen wij ons te allen tijde onthouden van zaken doen met deze landen of ondernemers in landen of gebieden die deze internationale gedragsnormen schenden. • • Flestic ondersteunt via de NRK activiteiten op het gebied van afvalwetgeving plastics. Wij ondersteunen via de NRK activiteiten op het gebied van recycling en vervoer afval. Wij nemen deel aan Nedvang en daarmee Plastic Hero, via het NRK. Wij willen voor de komende jaren dit punt meer inhoud geven en daarmee concreter maken, ook richting onze toeleveranciers. Wij zullen een Code of Conduct opstellen en bij selecties van leveranciers deze thema’s meenemen in de beoordeling. 3.7 Vraag 7: Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Wij zijn ons bewust van het belang van deze rechten en: Respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; Ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; Maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; Respecteren de internationale gedragsnormen; Eurobottle Flestic Holding B.V. heeft haar bedrijfsvoering in Nederland en koopt haar goederen binnen de Europese Unie. Mocht dit in de toekomst wijzigen, dan zullen wij ons beleid op dit onderwerp wijzigen. We zullen ons onthouden van zaken doen met bedrijven en organisaties die direct of indirect betrokken zijn bij het schenden van deze universele mensenrechten. In onze Code Of Conduct onderschrijven wij deze universele rechten van de mens. En geven wij ons personeel ruimte om te ontwikkelen en hun talenten te ontplooien. Ons arbeidsregelement voorziet hierin. Bronnen: • Code of Conduct, zie onze internetpagina: www.Eurobottle.nl & www.Flestic.com • Arbeidsregelement Eurobottle Flestic Holding B.V.. 18 - Groeien naar meer waarde Groeien naar meer waarde - 19 4. Onderzoeksvragen over stakeholders 4.3 Vraag 10: Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders. 4.1 Vraag 8: Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd? Eurobottle Flestic Holding B.V. heeft zich aangesloten als deelnemer aan het door de branche (NRK) georganiseerde collectieve project over ISO 26000. Binnen dit project zijn wij betrokken geweest en hebben wij verschillende validatie sessies doorlopen en actief meegedaan aan de stakeholderanalyses. Eerst hebben wij de relevante stakeholdergroepen (en voorbeelden van individuele stakeholders) intern geïnventariseerd en vervolgens in een serie van workshops met elkaar gevalideerd en aangevuld. Het resultaat hiervan hebben we bij Eurobottle Flestic Holding B.V. opnieuw getoetst en waar nodig aangevuld en specifiek gemaakt voor onze organisatie. Startpunt voor het identificeren van onze stakeholders was het denken in onze toeleverketen, waardeketen en omgeving. Wij hebben de stakeholders van onze organisatie onderverdeeld in de volgende 11 groepen: toeleveranciers, eigen organisatie, klanten, branche vereniging, aandeelhouders, banken/verzekeraars, concurrenten, overheid, burgers, media en samenwerkingsverbanden. Een grafisch overzicht van de resultaten is verwerkt bij vraag 9. 4.2 Vraag 9: Wat zijn de stakeholders van uw organisatie? ffen du hu in lpg nt oe de gron ren dsto diens n kra lade DPA vakb ten De zwart gemarkeerde stakeholders zijn nog niet actief. We zullen de komende 2 jaar deze nog niet-actieve stakeholders benaderen en na deze periode evalueren op relevantie. om ge UWV r cie V ran dia en BH eve nd toe l ne me wo tra sammewerking in rre te rie st om ur te or p ns vin scholen eigen isatie organ AOO Flestic KVK el one pers g ereniging klan heid ten e eent klan t nt urre conc g in urre conc sin s eid nt pe cti e K st VM C NV r oude eelh aand bank r verzekeraa arb K der la NR u elho be he e aand bank/verzekering r ee dw n bra nc a br gem Over de volgende onderwerpen is Eurobottle Flestic Holding B.V. in gesprek met haar stakeholders. • Eurobottle Flestic Holding B.V. heeft als deelnemer aan het door de branche (NRK) georganiseerde collectieve project over ISO 26000, de relevante stakeholdergroepen (en voorbeelden van individuele stakeholders) eerst intern geïnventariseerd en vervolgens in een serie van workshops met elkaar gevalideerd en aangevuld. Het resultaat hiervan hebben we met ons management wederom getoetst en waar nodig aangevuld. • Eurobottle Flestic Holding B.V. wil samen met haar leveranciers een win – win situatie creëren. Wij vragen nadrukkelijk om innovatie en samenwerkingsverbanden. Begin 2014 zijn onze key – suppliers benadert en is dit thema onderwerp van gesprek geweest. Dit beleid zal in de komende jaren steeds concreter moeten worden. Opname van dit specifieke onderwerp in leverancier evaluatie formulier. • Binnen de Dutch Packaging Association wordt door een groep van verpakking gerelateerde bedrijven intensief samengewerkt om elkaar te versterken. We proberen binnen deze groep van bedrijven kennis te delen en van elkaars specialiteiten te leren en elkaar te versterken. Flestic is vanaf het begin partner van de Dutch Packaging Associating. • Wij zijn gevestigd in de Gemeente Dronten. Wij willen elkaar versterken. Wij werken samen met de gemeente om langdurig werklozen bij Eurobottle Flestic Holding B.V. weer arbeidsritme te laten opbouwen. Daarnaast betrekken wij de gemeente Dronten in actuele onderwerpen, zoals inrichting bedrijventerrein, ongediertebestrijding en veiligheid. Regelmatig vinden er gesprekken plaats. • Ons personeel wordt vertegenwoordigd door een Advies Overleg Orgaan. Dit orgaan wordt betrokken bij relevante thema’s en heeft ook een adviserende rol in het doorvoeren van interne beleidswijzigingen. • Excursies voor het voortgezet onderwijs en basisscholen om hierdoor de samenleving al op jonge leeftijd te betrekken bij onze organisatie en haar activiteiten. Bronnen: personeelsv over Wij betrekken onze stakeholders om: Inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; Er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd; Er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden; Onze MVO-prestaties te beoordelen; Mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen; Aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen; Transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); Waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden; • Stakeholder analyse Berenschot – NRK (niet openbaar beschikbaar). • Stakeholder analyse Eurobottle Flestic Holding B.V. (niet openbaar beschikbaar). • Leveranciersbeoordeling. Groeien naar meer waarde - 21 5. Onderzoeksvragen MVO-kernthema’s 5.1 Vraag 11: Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar; Bij het bepalen van de relevante onderwerpen is gekeken naar; De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Zie voor verdere uitwerking vraag 12. 5.2 Vraag 12: Welke onderwerpen zijn relevant? Eurobottle Flestic Holding B.V. is actief betrokken geweest bij het NRK collectief ISO 26000. Alle impactsessies zijn bezocht en de uitkomst is bij Eurobottle Flestic Holding B.V. besproken en geaccepteerd. Deelname aan deze impactsessies en de geleverde input voor de stakeholderdialogen is een rechtvaardiging om alle drie de aandachtspunten, zoals verwoord in vraag 11 te selecteren. De NRK collectieve impactsessies en stakeholderdialogen (klant, leverancier, overheid) hebben uitgewezen dat alle MVO kernthema’s relevant zijn voor Eurobottle Flestic Holding B.V.. Er is echter wel verschil in de mate van relevantie. De meest relevante onderwerpen voor Eurobottle Flestic Holding B.V. zijn: ONDERWERP KERNTHEMA Duurzaam gebruiken van hulpbronnen. milieu Voorkomen van milieuvervuiling. milieu MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuur. bestuur van de organisatie Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen. eerlijk zakendoen Gezondheid en veiligheid op het werk behouden en verbeteren. arbeidspraktijk Goede werkomstandigheden en sociale bescherming bieden. arbeidspraktijk Persoonlijke ontwikkeling en training bieden op de werkplek. arbeidspraktijk De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe: ONDERWERP KERNTHEMA Bevorderen van MVO in de keten. eerlijk zakendoen Voorkomen en adequaat oplossen van klachten. consumentenaangelegenheden 22 - Groeien naar meer waarde Groeien naar meer waarde - 23 Onderstaande grafiek geeft de relevantie van de MVO thema’s weer. Op thema niveau ziet de relevantie van de verschillende thema’s er als volgt uit: RELEVANTIE MVO THEMA’S beeld NRK vs. beeld stakeholders RELEVANTIE STAKEHOLDERS 8,5 8 7,5 7 6,5 ONDERWERP KERNTHEMA Gezondheid en veiligheid op het werk behouden en verbeteren. arbeidspraktijk Goede werkomstandigheden en sociale bescherming bieden. arbeidspraktijk Het milieu Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek bieden. arbeidspraktijk Consumenten aangelegenheid Voorkomen van milieuvervuiling. milieu Maatschappelijke betrokkenheid Duurzaam gebruik van (hulp)bronnen. milieu Eerlijk zakendoen MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren. bestuur van de organisatie Mensenrechten 6 Arbeidspraktijk 5,5 5 Bestuur van de organisatie 5 5,5 6 6,5 7 7,5 8 8,5 RELEVANTIE NRK Wij herkennen het beeld dat bovenstaande grafiek weergeeft. De relevante thema’s worden door Eurobottle Flestic Holding B.V. overgenomen. Bronnen: • De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe: ONDERWERP KERNTHEMA Beschermen van de consumentengezondheid en –veiligheid. consumentenaangelegenheden Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen. eerlijk zakendoen Voorkomen en adequaat oplossen van klachten. consumentenaangelegenheden Werkgelegenheid bevorderen. betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap Duurzaam gebruik van (hulp)bronnen. milieu analyse Berenschot – NRK stakeholder dialogen en impactsessies (niet openbaar beschikbaar). Onderstaande grafiek geeft de significantie van de relevante MVO thema’s weer: 5.3 Vraag 13: Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? SIGNIFICATIE MVO THEMA’S beeld NRK vs. beeld stakeholders Andere criteria, namelijk de inschatting van de deelnemers aan het NRK collectieve ISO 26000 project over de effectiviteit van (collectieve) actie op een onderwerp. Systematisch zijn hiervoor alle MVO onderwerpen gescoord en besproken. De uitkomst hiervan is vervolgens voorgelegd aan een vertegenwoordiging van 3 stakeholdergroepen: werknemers, toeleveranciers en klanten. 5.4 Vraag 14: Welke onderwerpen zijn significant? Als actief deelnemer aan het NRK collectief zijn diverse thema’s besproken en is in een grote groep van gelijke bedrijven een levendige discussie opgestart. We hebben hierin ondervonden dat veel MVO thema’s significant zijn voor Eurobottle Flestic Holding B.V.. We kunnen deze significantie waarderen in mate van invloedssfeer. In de tabel hieronder staan de significante onderwerpen. SIGNIFICATIE STAKEHOLDERS Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp. Het milieu 8,5 8 Consumenten aangelegenheid 7,5 Maatschappelijke betrokkenheid 7 Eerlijk zakendoen 6,5 Mensenrechten 6 Arbeidspraktijk 5,5 5 Bestuur van de organisatie 5 5,5 6 6,5 7 7,5 8 8,5 RELEVANTIE NRK Wij onderschrijven de uitkomst van het gemiddelde van de branche. 24 - Groeien naar meer waarde Groeien naar meer waarde - 25 5.5 Vraag 15: Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? 5.7 Vraag 17: Tot welke acties heeft dit geleid, of gaat u nemen? Bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen is gekeken naar; Uw prestaties afgezet tegen de ‘state of the art’ en ‘best practices’. De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan uw doelstellingen. De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt. Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd – de ‘quick wins’ Wij gaan de komende 1 tot 2 jaar de volgende acties uitvoeren, of hebben de volgende acties al uitgevoerd. Ze zijn gegroepeerd op MVO kernthema’s; • ARBEIDS PRAKTIJK 5.6 Vraag 16: Welke onderwerpen hebben prioriteit? • • De hieronder geformuleerde onderwerpen hebben voor Eurobottle Flestic Holding B.V. prioriteit. De grafische weergave geeft alle MVO-thema’s weer, de verbindingslijnen naar deze thema’s geven concrete onderwerpen weer die in het hierna volgende hoofdstuk verder worden uitgewerkt. De gevolgde methodiek is beschreven in vraag 19. • CONSUMENTEN MVO integreren in Voorkomen van milieuvervuiling. besluitvormingsprocessen. Duurzaam gebruik van bronnen. HET MILIEU MAATSCHAPPELIJKE BETROKKENHEID EERLIJK ZAKENDOEN BESTUUR VAN DE ORGANISATIE ARBEIDSPRAKTIJK Gezondheid en veiligheid op • • • • Eerlijke concurrentie na streven & bevorderen. BESTUUR MENSENRECHTEN • MILIEU CONSUMENTEN AANGELEGENHEID het werk verbeteren. Goede werkomstandigheden & sociale Voorkomen en oplossen bescherming bieden. Persoonlijke van klachten. • • • • • • • • • ontwikkeling & training op de werkplek bieden. Wergelegenheid behouden & bevorderen. • EERLIJK ZAKEN Bron: • Prioriteringsmatrix Eurobottle Flestic Holding B.V. (niet openbaar beschikbaar). De risico inventarisatie is in oktober 2013 uitgevoerd. Het door de RIE geïnitieerde Plan van Aanpak continue opvolgen, voortgang bewaking door preventieteam. Verdere invulling geven aan de geluid- en fysieke belasting inventarisatie (mei 2014). In 2015 een veiligheid informatie / instructie boekje opstellen. In 2014 & 2015 verdere warmte reductie proberen te realiseren in de productieruimten (warmte isolatie extruders & natuurlijke ventilatie). We gaan de door de branche opgestelde Code of Conduct uitdragen. Herschrijven van het arbeidsregelement, specifieke aandacht voor welbevinden. Al gerealiseerd is het opnieuw inrichten van de kantoorruimten en de kantines (het 1e kwartaal van 2014 “voel je thuis - project”). Verdere ontwikkeling van een voedselveilig product en proces. Dit in de vorm van; a. Eind 2013 is het gebruikte grondstoffen pakket geïnventariseerd op voedselveiligheid, aanvullende migratie testen zijn in uitvoer. b. In de keten actief overleg met stakeholders over de verdere reductie van componenten welke SML-en bevatten. c. Actief onderhoud aan het ISO 22000 systeem, met BRC voorwaardenprogramma. In 2015 is de ambitie gesteld Flestic te her certificeren. De klachtenregistratie wordt in 2014 verder de organisatie ingetrokken. Verkoop binnendienst gaat een grotere rol krijgen. Aanstelling van R&D manager eind 2013. Vooraf betere ontwikkeling, achteraf minder ingrijpende klachten. Deelname aan het NRK ISO 26000 collectief. In oktober 2014 het publiceren van de op het NPR 9026+C1 gebaseerde zelfverklaring. Tijdens het MT overleg komt (en is) MVO op de agenda te staan. Verdere implementatie van het ondernemingsdossier (transparantie). Eind 2014 oriëntatie naar “one paper strategy” voor onze jaarplannen. Het MJA-3 programma is in uitvoer. Betere controle op deze doelstelling door toevoeging aan het KPI-dasboard per eind 2014. Vanaf 2014 nemen wij groene elektriciteit af. Kunststof afval wordt her verwerkt, via een externe partij. In 2014 een proef met warmte isolatie van de extruders, meten of dit energie besparing tot gevolg heeft Klanten enthousiasmeren voor bredere toepassing van biobased kunststoffen. Eind 2013 heeft Eurobottle Flestic Holding B.V. een eigen bio-based bottle op de markt gezet. Flestic werkt in een samenwerkingsverband van de Dutch Packaging Association. Dit is geënt op wederzijds vertrouwen en het geloof in de kracht van samenwerken. Samen kennis delen en met betrouwbare partners een totaal concept aan de klant kunnen aanbieden. In dit samenwerkingsverband wordt in 2014 verdere initiatieven ontwikkeld. Ook zijn wij vertegenwoordigd in de focusgroep kennismanagement, die zich voor 2014 & 2015 als doel heeft gesteld aanwezige kennis te delen en beter bereikbaar te maken voor alle aangesloten leden. 26 - Groeien naar meer waarde Groeien naar meer waarde - 27 5.8 Vraag 18: Toelichting op de prioriteitenstelling. Zie hiervoor vraag 15 en 16. De (niet openbaar beschikbaar) prioriteringsmatrix heeft structuur gebracht aan de thema’s en de belangrijkheid weergegeven. Uitkomsten zijn met de directie besproken en bevatten een mix van al lopende projecten en nieuwe projecten. 5.9 Vraag 19: Geef aan welke stakeholders u heeft betrokken (en de wijze waarop) bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen. Als deelnemer aan het door de NRK georganiseerde collectieve traject ISO 26000, hebben wij deelgenomen aan een serie workshops met eigen medewerkers, en met klanten, toeleveranciers en overheden. Tijdens deze workshops is steeds op systematische wijze de relevantie en significantie van de MVO onderwerpen besproken en uiteindelijk gescoord. Het per stakeholdergroep gevolgde trechterproces is gevisualiseerd in onderstaande afbeelding. De uitkomst van deze multi-stakeholder raadpleging hebben wij vervolgens gebruikt en voor Eurobottle Flestic Holding B.V. nog specifiek gemaakt om tot de prioriteitstelling te komen. Er is ook gekeken naar onze huidige score op de MVO onderwerpen en of de genoemde acties passend zijn om tot een gezonde MVO ontwikkeling te komen. Wij hebben de volgende stakeholders betrokken: klant, toeleverancier, branchevereniging, Dutch Packaging Association en de eigen organisatie. In de toekomst gaan wij kijken of we hier meer stakeholders in kunnen betrekken. ALLE MOGELIJKE MVO ONDERWERPEN Flestic produceert de eerste échte Biobased bidon ter wereld! In opdracht van haar zusteronderneming Eurobottle heet Flestic het afgelopen jaar, in nauwe samenwerking met diverse grondstofproducenten, een biobased bidon ontwikkeld. De opdracht van Eurobottle was helder: De nieuwe bidon moet minimaal voldoen aan de al hoge bestaande kwaliteitsnorm voor bestaande bidons. De voor de nieuwe bidon gebruikte kunststof is voor 90% gemaakt uit suikerriet. De teelt van suikerriet, en de omzetting ervan naar kunststof, vindt plaats in Brazilië. De hoeveelheid beschikbare, maar nog ongebruikte bouwgrond is daar zo groot, dat er geen enkele bedreiging bestaat voor de wereldvoedselproductie. net zo min vormt het een bedreiging voor het tropische regenwoud, simpelweg omdat suikerriet niet groeit in een vochtige omgeving. Tijdens de groei van suikerriet wordt CO2 opgenomen. Hiermee is de productie van deze biobased kunststof zeer duurzaam. Een ander belangrijk voordeel van deze bidon is het feit dat de gebruikte kunststof 100% recyclebaar is. Hierdoor kan de eindgebruiker, na langdurig gebruik, de bidon wegdoen in het bestaande, zeer goed ontwikkelde, kunststof recycling systeem. Uiteraard is het product geschikt voor contact met levensmiddelen. 27 januari 2014 RELEVANT ONDERWERP SIGNIFICANT ONDERWERP PRIORITEITEN Relevant - Is dit onderwerp van toepassing op NRK bedrijven? Significant - Hoeveel effect heeft het (verbeteren van dit) onderwerp op de MVO prestatie van de NRK bedrijven? Prioriteit - Prioriteit voor actie. Op welke termijn vinden wij dat dit onderwerp moet worden aangepakt? 28 - Groeien naar meer waarde Groeien naar meer waarde - 29 6. Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie 6.1 Vraag 20: Welke (type) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie? In vraag 9 zijn onze stakeholders weergegeven, die afhankelijk van het onderwerp een intensieve of minder intensief dialoog met ons hebben. Ook onze invloedssfeer is niet in alle gevallen even groot. In de tabel hieronder zijn de relaties gecategoriseerd. STAKEHOLDER TYPE RELATIE INVLOEDSFEER Toeleverancier Economisch & formeel Beperkte invloed Eigen organisatie Wettelijke & politieke relatie Invloed Klanten Economisch & formeel Beperkte invloed Branche Wettelijke & politieke relatie Invloed Aandeelhouder Eigendom & bestuur Invloed Bank / verzekering Economisch & formeel Beperkte invloed Concurrent Economisch & formeel Beperkte invloed Overheid Wettelijke & politieke relatie Beperkte invloed Omgeving Informele beïnvloedingen relatie Beperkte invloed Media Publieke opinie Beperkte invloed Samenwerking Informele beïnvloedingen relatie Beperkte invloed 6.2 Vraag 21: Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties; Door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden. Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen. Door het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders. Door kennis over maatschappelijke kwesties met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. Door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken. Eurobottle Flestic Holding B.V. stimuleert op de volgende wijze maatschappelijke verantwoordelijkheid bij onze stakeholders; • Eurobottle Flestic Holding B.V. zal een Code of Conduct hanteren die zowel intern als extern gecommuniceerd gaat worden. Deze code of Conduct zal een onderdeel vormen van de selectie criteria voor nieuwe leveranciers. • Door deze zelfverklaring te publiceren willen wij transparant zijn over onze huidige status en toekomstige status met betrekking tot de MVO kernwaarden. • Wij zijn onderdeel geweest van de collectieve stakeholder dialogen. Daarnaast hebben wij frequent contact met ons lokaal bestuur over inrichting bedrijventerrein en arbeidsparticipatie. • Als actief lid van de Dutch Packaging Association hebben wij een plaats binnen de focusgroep “kennismanagement”. Wij organiseren eind 2014 een discussiebijeenkomst over MVO. De kennis die wij met dit collectief project opdoen, gaan wij delen met onze leden. • Door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken. Dit doen wij binnen het N.R.K. collectieve projecten. Wij werken actief aan de dossiers: Arbocatalogus, collectieve invoer ISO 26000, NRK deelname aan MJA 3, recycling afval. 30 - Groeien naar meer waarde 7. Gepaste zorgvuldigheid (‘due diligence’) 7.1 Vraag 22: Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele), (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Wij zullen de controle van onze activiteiten uitvoeren met al bestaande P.D.C.A.-cycli die in ons bedrijf zijn geïntegreerd. Dit is hoofdzakelijk geborgd in onze ISO 9001 en ISO 22000 systematiek. Concrete voorbeelden zijn ook in vraag 17 te vinden. • • • • • Periodiek en geborgd in ISO 9001, wordt klanttevredenheid gewogen. Onderdeel hiervan is de klachten afhandeling. Periodiek worden voedselveiligheid onderwerpen gewogen m.b.v. ons Food Safety Management Sytem ISO 22000. Periodiek vindt controle plaats op de voortgang van onze ARBO doelstellingen. Bij het verder vormgeven van onze “one paper strategy” eind 2014 worden de MVO doelstellingen apart verwoord, zodat voortgang inzichtelijk is. In de review over 2014 wordt MVO apart verwoord, zodat tijdig bijgestuurd kan worden. Financieel jaarverslag. Bronnen: • Assessment 9001 & 22000 (bij audits opvraagbaar) • RIE en notulen preventieteam • Review • Financieel jaarverslag 7.2 Vraag 23: Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele), (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedsfeer op de maatschappij, milieu en economie? We stellen ons richting onze stakeholders, zo transparant als mogelijk is, op. We zijn ons bewust van de mate van invloed die we op deze stakeholders hebben (zie vraag 20). Door actief de dialoog op te zoeken krijgen we informatie. Deelname aan de collectieve stakeholderdialogen is hiervan een voorbeeld. Daarnaast gesprekken met de Gemeente Dronten, samenwerking binnen de Dutch Packaging Association en gesprekken in de keten, zoals bij leveranciersbeoordeling, audits en samenwerkingsprojecten met deze zelfde leveranciers. 7.3 Vraag 24: Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling): Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling): Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen. Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen. Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering. Groeien naar meer waarde - 31 Het uitoefenen van gepaste zorgvuldigheid vindt plaats op de volgende manieren; • Met behulp van de Code of Conduct, arbeidsregelement en het management zal aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid gevraagd worden. • Met behulp van de aanwezige instrumenten ISO 9001, ISO 22000 en het ondernemingsdossier worden minimaal de onderwerpen klanttevredenheid, voedselveiligheid en ARBO uitgeoefend en geïmplementeerd. • Het KPI dashboard geeft de actualiteit van het bedrijf weer en is een instrument om prestaties te monitoren. De mogelijkheden voor een “one paper strategy” worden eind 2014 onderzocht, waarbij dan ook MVO items kunnen worden toegevoegd. Dat maakt het prioriteren en het volgen van ook deze prestaties inzichtelijker. • Review van deze zelfverklaring, tussen nu een maximaal 2 jaar zal ook een meetmoment zijn om verdere prioritering te geven. Bronnen: • KPI dashboard • Code of Conduct: www.Eurobottle.nl & www.Flestic.com • Zelfverklaring: www.Eurobottle.nl & www.Flestic.com 7.4 Vraag 25: Welke (potentiele) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Onze kunststof verpakkingen en sluitingen beschermen het te verpakken product, op een goede manier. Met alle voordelen van een langere levensduur voor voedselartikelen, geen verspilling, reductie transportkosten etc. tot gevolg. Deze positieve punten zijn alleen verdedigbaar als we oog hebben voor een goede recycling na het gebruik van het verpakkingsmateriaal. En onze eigen interne afvalstromen goed beheersen. We monitoren dit verbruik en dit is onderdeel van het KPI-dashboard. In samenwerking met andere partijen en onze branchevereniging is een goed afvalinzameling systeem ontwikkeld, onder de merknaam Plastic Hero, wat een jaarlijkse groei doormaakt. Wij hebben met een machinepark van ruim 60 productielijnen een groot, maar ook afnemend energie verbruik. Wij hebben hier oog voor en zijn actief bezig met het laten afnemen van dit verbruik. Er worden behoorlijke conditionele eisen aan onze mensen gesteld binnen de productie omgeving. Vooral tijdens de warme perioden. Wij zijn actief bezig met ARBO voorlichting en continue op zoek naar warmte-reductie. Wij nemen een significant deel van het industrie terrein in gebruik. Wij willen ons opstellen als een goede buur en zorgen voor een netjes en goed opgeruimd terrein, met minimale overlast. Om dit in balans te houden hebben wij vaak (ook informeel) overleg met bedrijven op ons omringende percelen. Bronnen: • Branchevereniging • MJA 3 rapportage • R.I.E. 32 - Groeien naar meer waarde Groeien naar meer waarde - 33 8. Visie, missie, beleid en strategie 9. Ontwikkelen van draagvlak en competenties 8.1 Vraag 26: Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. 9.1 Vraag 27: Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen en buiten de organisatie? • • • www.Flestic.com Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie, allereerst door nadrukkelijk te kiezen voor dit collectief. We zullen dit de komende jaren verder ontwikkelen en nadrukkelijker gaan uitdragen. Initiatieven hiervoor zijn o.a. in vraag 17 verwoord. Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie, waarvan dit collectief al uitgevoerde beleid is. Meerdere projecten zijn in uitvoer, zoals ARBO, Bio Based bidon en andere onderwerpen die in vraag 17 zijn te vinden. Om dit nadrukkelijker op te pakken en beter te volgen, gaat dit onderdeel van ons jaarplan uitmaken, zie voor een plan van aanpak ook vraag 17. Eurobottle Flestic Holding B.V. zal een eigen Code of Conduct opstellen, of bij voorkeur de NRK opgestelde gedragscode aan nemen. In vraag 17 staan duidelijke doelstellingen verwoord die al onderdeel zijn en worden van ons dagelijks handelen. Deze worden binnen bestaande ISO 9001 methodieken opgevolgd, gemonitord en indien nodig bijgestuurd. Bronnen: • KPI dashboard • Code of Conduct www.Eurobottle.nl & www.Flestic.com • Zelfverklaring & hoofddoelstelling www.Eurobottle.nl & www.Flestic.com • Welkomstboekje “een schone zaak …” x x Verklaringen • Flestic wil deze doelstelling uitstralen en klanten, leveranciers en werknemers moet Flestic als zodanig herkennen. “Perfect Plastic Packaging” is de leus welke gebruikt wordt om de doelstelling kracht bij te zetten. Artikelen / advertenties Het ontwikkelen, produceren en leveren van kwalitatief hoogwaardige, klantspecifieke, kunststof verpakkingen met behulp van de productietechnieken extrusieblazen, spuitgieten en spuitgietblazen. Een gezonde rendementsontwikkeling en duurzaamheid staan centraal bij het aangaan van samenwerkingsverbanden met klanten, leveranciers, personeel en overige relaties. Kwaliteit (van product en organisatie) wordt geborgd door middel van de kwaliteitszorgsystemen ISO9001 en ISO22000. Website Dagelijks worden bij Flestic meerdere beslissingen genomen, afspraken gemaakt en activiteiten ontplooid. Al deze keuzes komen direct en indirect voort uit haar hoofddoelstelling. Flestic wil deze doelstelling dan ook graag met u delen. De hoofddoelstelling van Flestic luidt: Met behulp van onderstaande tabel is inzichtelijk gemaakt hoe wij omgaan met draagvlak richting onze stakeholders. nieuws overleggen – memo’s Flestic heeft in haar hoofddoelstelling staan dat wij belang hechten aan een duurzame relatie met haar stakeholders. Dit zijn zowel interne als externe stakeholders. Op de website van het bedrijf, maar ook in het welkomstboekje voor nieuw personeel is dit prominent aanwezig. Klanten x x x x Toeleveranciers x x x x Concurrenten x Financieel jaarverslag • Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen én buiten de organisatie? Het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema’s en -onderwerpen. De betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. MJA3 of milieu rapportage Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie. Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie. Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. Door prioriteiten voor actie op kernthema’s door te vertalen in doelstellingen. Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.). Communicatie matrix Eenzijdig INTERNE STAKEHOLDERS Medewerkers / A.O.O. x Aandeelhouders x x x x KETEN STAKEHOLDERS Branche x x x x x x x x Burger ('het publiek') x x Media x x x x OVERIGE STAKEHOLDERS MET FORMELE RELATIE Overheid Banken Buurt / omgeving Dutch Packaging Association x x x x 34 - Groeien naar meer waarde Groeien naar meer waarde - 35 x Aandeelhouders x x x Klanten x x x x x Toeleveranciers x x x x x x x x x x x Website x Klachten afhandeling x Dialoog Bedrijfsbezoek NEN publicatie-platform Medewerkers / A.O.O. Communicatie matrix Enquête Regulier overleg 9.2 Vraag 28: Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen en eventueel buiten de organisatie? INTERNE STAKEHOLDERS KETEN STAKEHOLDERS Concurrenten Branche x OVERIGE STAKEHOLDERS MET FORMELE RELATIE Overheid Banken x x x x x Burger (‘het publiek’) x x Media x x x x Dutch Packaging Association x x Bronnen: Code of Conduct • Zelfverklaring x • RIE en notulen preventieteam • Review • Financieel jaarverslag x x x Concrete voorbeelden van competentieontwikkeling die al plaatsvinden zijn: • Deelname aan NRK collectief project ISO 26000. • Introductie van de Code of Conduct. • x x We staan open voor verdere samenwerking en onderkennen dat innoveren met andere partijen in de keten van levensbelang is binnen onze sector. Rekening houden met onze maatschappelijke verantwoordelijkheid, is onlosmakelijk verbonden met dit voortdurende innovatieproces. Zoals ook beschreven in het antwoord op vraag 10 en vraag 27 betrekken wij onze stakeholders hierbij. x OVERIGE STAKEHOLDERS MET INFORMELE RELATIE Buurt / omgeving Oog krijgen voor de meer waarde van en de noodzaak die het actief werken aan de MVO kernwaarden oplevert, zal moeten groeien. Dit is een proces die we in ieder geval willen gaan opzetten door als management het goede voorbeeld te geven. Duidelijke communicatie en uitgangspunten te formuleren met behulp van de Code of Conduct. Het transparant zijn en de dialoog aan te gaan, met behulp van deze zelfverklaring, zal ons verdere groei geven. En helpen deze competenties te ontwikkelen. x Een lopend project met de kernwaarden arbeidsklimaat, is het (in 1e kwartaal 2014) uitgevoerde fysieke belastingmeting en geluidsmeting. De aangedragen verbeterpunten zijn met een afvaardiging van het personeel besproken. Maatregelen en projecten zijn samen vormgegeven. Budget is beschikbaar gesteld. De personeelsvertegenwoordiging is gevraagd om ambassadeur te zijn en regelmatig met feedback te komen over de status en beleving van de medewerkers. Een afgesloten project is de herinrichting van alle kantoorruimten. We vinden het belangrijk dat de werkplekken voldoen aan de huidige normen. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat onze medewerkers zich thuis voelen. Een afgesloten project is de samenwerking met de Gemeente Dronten over het onderhoud van onze gedeelde omgeving. Straten worden gerepareerd en de groenvoorziening wordt anders vormgegeven. Het realiseren van een snelheid beperkende voorziening is niet gerealiseerd. Wel hebben we onze bezoekers op dit risico geïnformeerd. Ook is overleg met buren geweest over het verwijderen van “rommel” uit de straat. Momenteel lenen wij via de Gemeente mensen in, die weer een arbeidsritme moeten opbouwen. We proberen elkaar te versterken. 36 - Groeien naar meer waarde 10. Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 10.1 Vraag 29: Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen. Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten. Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid. De opgestelde zelfverklaring is een vertrekpunt die we tenminste iedere 2 jaar zullen bijwerken. We zitten in een beginstadium, waarbij hoort dat nog niet ieder kernthema evengoed is geïntegreerd in de processen. We hebben in de eerder genoemde hoofdstukken (zie vraag 1, 2, 4, 16, 21, 22, 24 en vraag 26) punten benoemt die ons in staat gaan stellen hierin te verbeteren. Ook worden hierin onderwerpen genoemd die al wel goed opgenomen zijn in onze bedrijfsvoering. In werking: In planning: ISO 9001, ISO 22000, opstellen zelfverklaring en R.I.E. A3-methodiek, one paper strategy (inclusief integreren MVO). Code of Conduct uitdragen. KPI dashboard aanvullen met MJA-3 indicator. Zie voor verdere doelstellingen vraag 1, 2, 4, 16, 17, 21, 22, 24 en vraag 26. Bronnen: • Zelfverklaring Eurobottle Flestic Holding B.V. (vraag 1, 2, 4, 16, 21, 22, 24 en vraag 26). 38 - Groeien naar meer waarde 11. Communicatie en rapportage 11.1 Vraag 30: Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde. Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang. Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten. Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft. Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders. Groeien naar meer waarde - 39 Vraag 27 geeft weer hoe wij communiceren met onze stakeholders en over welke onderwerpen. Hieronder enkele voorbeelden, zie hiervoor ook vraag 10; • • • • Onze communicatie (zowel intern als extern) over maatschappelijke verantwoordelijkheid is in een begin stadium. We moeten ons duidelijk nog ontwikkelen als het gaat om responsief, informatie behoort in te haken op de belangen van de stakeholders. In de volgende vragen zijn concrete voorbeelden beschreven. • • Bronnen: • Zelfverklaring www.Eurobottle.nl & www.Flestic.com • 11.2 Vraag 31: Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? (geef voorbeelden) In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren Interne communicatie tussen management en medewerkers of leden van de organisatie. Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO. Communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen. Consumenteninformatie via producten. Artikelen over MVO in tijdschriften of nieuwsbrieven. Advertenties of andere openbare verklaringen om MVO te promoten. • In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. Dit vindt plaats binnen het NRK-collectief. Ook hebben wij meerdere keren per jaar gesprekken met onze leveranciers waarin MVO kernwaarden steeds vaker en nadrukkelijker worden benoemd. Specifieke onderwerpen die besproken worden met onze stakeholders zijn onder andere het toepassen van mindervervuilende en voedselveiligere grondstoffen. Gesprekken met de Gemeente Dronten over werkervaringsplaatsen, inrichting omgeving. Voortdurende samenwerking met klanten en leveranciers en onderzoek naar het toepassen van Biobased grondstoffen. Meerdere producten worden inmiddels vervaardigd uit 100%, of deels renewable resins. Onderzoek naar minder karton. Interne communicatie vindt plaats met behulp van nieuwsbrieven, bijeenkomsten en trainingen (fysieke en geluidsbelasting, ARBO). Onze houding t.o.v. MVO kernwaarden wordt uitgedragen m.b.v. onze Code of Conduct. Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO zal plaatsvinden via de zelfverklaring en in de nabije toekomst ook via het KPI dashboard. Communicatie met leveranciers over MVO in inkoopeisen is nog niet volledig geregeld. We gaan dit toevoegen aan de leveranciersbeoordeling. Consumenten informatie is voor Eurobottle Flestic Holding B.V. niet volledig van toepassing. Wel lichten wij onze klanten voor als het gaat om beoogd gebruik en gebruiks informatie. Wij verwijzen proactief naar deze “gebruikers”-regels. Artikelen over MVO in tijdschriften of nieuwsbrieven vinden plaats binnen de Dutch Packaging Association. Het promoten van onze bidon gemaakt uit BioBased resin. Advertenties of andere openbare verklaringen om MVO te promoten vinden plaats binnen ons netwerk van de Dutch Packaging Association. Eind 2014 is Eurobottle Flestic Holding B.V. gastheer van een themabijeenkomst over MVO, dit is voor Dutch Packaging Association leden. Bronnen: • Zelfverklaring www.Eurobottle.nl & www.Flestic.com • C.O.C. • Leveranciersbeoordeling 11.3 Vraag 32a: Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Wij rapporteren over onze MVO prestaties en doelstellingen met behulp van de zelfverklaring. We gebruiken de NPR 9026, zelfverklaring NEN-ISO 26000 als methode. Dit verslag is beschikbaar op de website en op het zelfverklaring platform van de NEN. 40 - Groeien naar meer waarde Groeien naar meer waarde - 41 13. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 13.1 Vraag 34: Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema’s en onderwerpen? Feedback van stakeholders. Meten met behulp van indicatoren. Doelen stellen is eenvoudig. Daarna moeten doelstellingen opgepakt worden en de voortgang bewaakt worden. Tijdig ingrijpen of bijstellen kan alleen als relevante onderwerpen voortdurend bewaakt worden en onderwerp van gesprek zijn. Ook bij Eurobottle Flestic Holding B.V. is dit niet altijd vanzelfsprekend. We gaan eind 2014 ons oriënteren op een one paper jaarplan, de zogenoemde A3-methodiek die ons hier verder in kan ondersteunen. Momenteel vinden de volgende processen plaats. 12. Conflicten en meningsverschillen met stakeholders 12.1 Vraag 33a: Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Nee Vraag 33b: Welke methode heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan. Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen. Formele procedures voor klachtenbehandeling. Voor het personeel is een onafhankelijke vertrouwenspersoon aanwezig. Conflicten worden altijd opgelost door een open en rechtstreekse discussie. Daar waar het niet kan, is voor het personeel een vertrouwenspersoon beschikbaar. Bij meningsverschillen en klachten over de geleverde producten en diensten kennen wij een vastgelegde klachten procedure. Monitoring van klachten vindt plaats met behulp van een klachtentabel en is onderdeel van het KPI dashboard. Bronnen: • Klachten analyse ((bij audits opvraagbaar) • Review • • • • • Feedback van (en in dialoog gaan met) stakeholders. Meten met behulp van indicatoren, namelijk MJA-3 voortgang, klanttevredenheid, ziekteverzuim e.a. Met behulp directie en management team overleg. Met ISO 9001 en ISO 22000 systemen. Met behulp van een nog op te zetten one paper jaarplan, waarop ook MVO doelstellingen worden verwoord en voortgang worden gemeten, zie o.a. vraag 24. Voor deze monitoring gelden de volgende punten; • De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. • De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te • begrijpen zijn. • De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. 13.2 Vraag 35: Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema’s en onderwerpen beoordeeld? In het door de NRK georganiseerde collectieve ISO 26000 project zijn onze prestaties op de relevante thema’s en onderwerpen collectief beoordeeld door onze medewerkers, klanten en toeleveranciers, zie hiervoor vraag 12. Deze uitkomst is bij Eurobottle Flestic Holding B.V. besproken en wordt overgenomen. Dit was de basis om bij vraag 16 en 17 prioritering toe te kennen en actiepunten te formuleren, zie vraag 17. Deze actiepunten zijn in uitvoer of moeten nog worden genomen. Deze eerste zelfverklaring staat hieraan ten grondslag. We zullen bij evaluatie van deze doelstellingen ons de volgende vragen gaan stellen; Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen erbij betrokken? 42 - Groeien naar meer waarde 13.3 Vraag 36: Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Ja, als deelnemer aan het door de NRK georganiseerde collectieve project ISO 26000 hebben wij collectief onze werknemers, klanten, toeleveranciers en de lokale overheid betrokken bij het beoordelen van onze inspanningen en prestaties op de relevante onderwerpen (zie ook vraag 12). 13.4 Vraag 37a: Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? De zelfverklaring is een eerste inventarisatie van onze huidige positie ten opzichte van de MVO kernwaarden. Door het systematisch beantwoorden van al deze vragen en dit binnen het management en directieteam en bij stakeholders te inventariseren en te verifiëren komen wij tot acties zoals verwoord in vraag 17. Desondanks zijn er toch al successen te benoemen. • Arbeidspraktijk: eind 2013 is een R.I.E. uitgevoerd en het plan van aanpak is goedgekeurd. Dit heeft ons gewezen op de noodzaak fysieke en geluidsbelasting serieus aan te pakken. De inventarisatie van deze knelpunten is in volledige openheid besproken met alle medewerkers. In samenwerking met de personeelsvertegenwoordiging zijn actiepunten geformuleerd en worden nu maatregelen uitgevoerd. • Milieu: al enkele jaren zijn wij biobased grondstoffen aan het testen binnen onze productie faciliteit. In samenwerking met 1 van onze klanten gaan wij een hardloper produceren met een mix van biobased resin. Ook leveren wij aan onze zuster de eerste 100% bio based bidonfles. • Bestuur: deelname aan het NRK ISO 26000 collectief. Vraag 37b: Welke doelen zijn nog niet bereikt? We zijn net op weg met MVO, het aandeel niet bereikte doelen is dan logischerwijs wat groter. Deze zijn verwoord en vertaald in acties, zie hiervoor vraag 17. 14. Selecteren van MVO-initiatieven en –instrumenten 14.1 Vraag 38: Aan welke MVO-initiatieven en eventuele instrumenten neemt uw organisatie deel? Wij nemen geen deel aan branche overschrijdende initiatieven zoals verwoord in tabel A.1 van de NEN-ISO 26000:2010. 14.2 Vraag 39: Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Zie vraag 38. 14.3 Vraag 40: Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? Zie vraag 38. Eurobottle Flestic Holding B.V.
© Copyright 2024 ExpyDoc
