Gemeentelijke Ombudsman Begroting ombudsman 2015 Datum: I juli 2014 inhoudsopgave 1. Aanbiedingsbrief 3 2. Vaststellingsprocedure en gevraagde beslissing 4 3. Inleiding 5 4. Veranderproces 6 4. Begroting 2015 8 4.1 Maatschappelijk effect 8 4.2 W a t gaan we ervoor doen? 4.2.1. Activiteiten 8 8 4.2.1 Instroom 8 4.3 W a t mag het kosten? 9 4.4 Toelichting begroting 10 4.4.1 Reserve 4.4.2 Drie wijzigingen 4.4.3 Meerjarenbegroting 2016-2018 10 10 II 4.5 Risico's 12 Bijlage I Uitgangspunten begroting ombudsman 2 13 I. A a n b i e d i n g s b r i e f Geachte leden van de raden, geachte leden van het Door het vaststellen van de Verordening metropool Amsterdam vanaf I januari metropool Gemeenschappelijke (hierna: de gemeenschappelijke 2014 ( hierna: de Gezamenlijke Conform de gemeenschappelijke Regeling Gezamenlijke orgaan Gezamenlijke regio's. De Gezamenlijke gemeenschappelijke Ombudsman Ombudsman). regeling bied ik u hierbij de concept begroting 2015 Ombudsman voor de bijdragen van de overige deelnemende dient desalniettemin regeling de ontwerpbegroting overeenkomstig artikel bij de Gemeenteraad kader vriendelijk verzocht -desgewenststuren voor de eerstvolgende van Amsterdam uw zienswijze aan de Gemeenteraad gemeenteraadsvergadering In deze begroting leest u zien dat er drie wijzigingen Haar personeelskosten ad ē 108.000,- komen vanaf Haar budget blijf t structureel De tweede wijziging is dat het in 2014 boventallig geworden de ombudsman dd. IO september hebben meerjarenraming in de begroting 2014. I november bij de ombudsman 2014 inzetbaar vanwege de drie decentralisaties daarmee vooruit naar de jaren Met vriendelijk e over de van Amsterdam structureel te ombudsman. anders van een in aangewend. 2013 terug is gevloeid naar de begroting van Dit budget wordt eveneens op een andere wijze besteed. De van 2014 liet eerder een daling zien van de begroting 2015. is en waarvan meer gebruik in het Sociaal Ik heb in deze begroting beoogd transparant inhouden, wat ik en 2014. en wordt in 2015 voor het k unnen bek ostigen van de plaatsvervangende de vorige ombudsman gemeenten niet meer ten laste van de daling k omt hiermee te vervallen. Tot slot is er sprak e van een structurele van ś 55.000,- en 12 van de plaatsgevonden: weggevloeide budget ad ś 80.000,- communicatiemedewerk er vanaf I januari en gemeenten naar voren te brengen. U wordt allen in dit De eerste wijziging heef t te maken met het vertrek van het Hoof d Bureau van de gemaak t Deze verhoging van de lasten ombudsman, die meer gaat worden, met dan name Domein. weer te geven wat de bovengenoemde van u vraag en wat ik u daarvoor 2016-2018. groeten, Zuurmond Gezamenlijke aan. aan de raden van de deelnemende regio's voor te leggen, waarbij deze in de gelegenheid worden gesteld hun zienswijze ontwerpbegroting Arre en uw regio in deze begroting komen ten laste van de bijdrage door de gemeente Amsterdam hebben geen f inanciële consequenties ombudsman. Ombudsman regeling) neemt uw gemeente deel aan het 'Gemeenschappelijk Amsterdam' Wijzigingen Veiligheidsbestuur, Ombudsman 3 bied. Ook blik wijzigingen ik , voor zover mogelij k , 2. V a s t s t e l l i n g s p r o c e d u r e en gevraagde beslissing Aan de Raad van de gemeente Amsterdam is conform artikel 12, lid I, mandaat verleend om jaarlijks de begroting van de Ombudsman voor het volgende kalenderjaar vast te stellen. Na vaststelling door de Gemeenteraad van Amsterdam w o r d t de vastgestelde begroting op grond van artikel 12 van de Gemeenschappelijke regeling aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Holland en aan de gemeenteraden gestuurd. Aan de Gemeenteraad van Amsterdam w o r d t gevraagd, in te stemmen met de begroting 2015. 4 3. Inleiding In de selectiegesprekken voor mijn benoeming t o t Gemeentelijke Ombudsman in 2013, hoorde ik van verschillende kanten kritiek op het bestaande bureau Gemeentelijke Ombudsman. Z o zouden de rapportages van de ombudsman te formeel zijn en onvoldoende rekening houden met de uitvoeringspraktijk en stond het bureau van de Gemeentelijke Ombudsman te veel op afstand van de organisatie. Verder zou de bedrijfsvoering niet voldoende onder controle zijn. Vernieuwing van werkwijzen, modern management en vernieuwing van de bedrijfsvoering was noodzakelijk. In dit kader hebben het Presidium, de Gemeentesecretaris en ik vanaf mijn aantreden verschillende gesprekken gevoerd, op basis waarvan we uiteindelijk een aantal uitgangspunten met elkaar hebben afgesproken, die de basis hebben gelegd voor deze begroting. Deze uitgangspunten houden - k o r t gezegd- in dat er ten eerste een streep w o r d t gezet onder het verleden. Er zijn afspraken gemaakt met mijn voorgangers die door mij redelijkerwijs en om uiteenlopende redenen niet nagekomen kunnen worden. Verder geldt dat mij als ombudsman één budget ter beschikking w o r d t gesteld door het Presidium, met daarbinnen de vrijheid om zelf keuzes te maken in het aanwenden ervan. T o t slot heb ik afspraken gemaakt over het dragen van de kosten van langdurig arbeidsongeschikte medewerkers, boventallige medewerkers of medewerkers met wie een langdurig arbeidsconflict ontstaat. Na maximaal 9 maanden worden deze kosten overgenomen door de gemeente Amsterdam, omdat de omvang van het bureau te beperkt is om de financiële risico's te dragen. De budgetten v o o r de medewerkers blijven wel ter beschikking van de ombudsman. In het najaar praat ik verder met het Presidium en de Gemeentesecretaris over een aantal meer fundamentele vraagstukken, waaronder; het op onderdelen aanpassen van de Gemeenschappelijke Regeling (waaronder onder meer artikel 13 en artikel 14); het (herf o r m u l e r e n van een oude notitie uitgangspunten opgesteld door de gemeente Amsterdam van vorig voorjaar; en de wijze van financiering van de ombudsman. 1 O p basis van de mij gegeven kritische kanttekeningen over de werkwijze van de ombudsman, in combinatie met de resultaten van een door mij geïnitieerde accountantscontrole en mijn eigen waarnemingen heb ik vrijwel direct een aantal ontwikkelingen doorgevoerd, zoals het invoeren van een modern 360 graden HR beleid en het niet vervangen van een zware managementfunctie van een vertrekkend Hoofd Bureau. Daarnaast heb ik direct de huur opgezegd omdat ik het huidige pand aan Singel 250 een te statige uitstraling vind hebben naar het publiek en de arbeidsomstandigheden niet voldoen aan die van een moderne werkomgeving. O o k heb ik een veranderproces in werking gesteld dat alle facetten van de organisatie beslaat; van middelen t o t producten. In januari 2014 is de officiële kick off geweest van het veranderproject. Het veranderproject zal na de zomer van 2014 afgerond zijn. Na het veranderproject zal een meerjaren strategisch plan voor het bureau opgesteld worden. In het volgende hoofdstuk ga ik nader in op de inhoud van dit proces. Met de doorgevoerde ontwikkelingen en het veranderproces, beoog ik te komen t o t een moderne en transparante organisatie die met haar voeten in de maatschappij staat, opgebouwd uit specialisten die goede sparringpartners zijn van de gemeentelijke organisatie en die in staat zijn op een meer preventieve, constructieve en snelle manier te helpen om de dienstverlening van de gemeenten te verbeteren. Hiervoor heb ik de juiste mensen op de juiste plek nodig, een solide en eenduidige bedrijfsvoering en een nieuwe innovatieve manier van werken met de daarbij behorende middelen en passende ondersteuning. 1 Zie bijlage 1. 5 4. V e r a n d e r p r o c e s Het veranderproces beslaat alle facetten van de bedrijfsvoering en het primair proces. Er is een interne projectorganisatie ingericht met stuurgroep, projectcoördinator en werkgroepen. In totaal zijn er vier werkgroepen gevormd die zich ieder bezig houden met een andere opgave: I) werkgroep personeel en financiën, 2 ) werkgroep werkprocessen en digitalisering, 3) werkgroep nieuwe interventies en 4) werkgroep communicatie en public relations. Zoals gezegd, het veranderproject zal na de zomer van 2014 afgerond zijn en w o r d t er een strategisch plan opgesteld voor het bureau. Hieronder leest u in het k o r t de opgaven van de verschillende werkgroepen. Werkgroep personeel en financiën Doelstelling van deze werkgroep is te komen t o t een goede personele en financiële bedrijfsvoering van de Gemeentelijke Ombudsman die zich kenmerkt door eenduidigheid en transparantie. De werkprocessen die hier onderdeel van uit maken, maar ook de beleidskeuzes die daaraan ten grondslag liggen moeten voldoen aan de (gemeentelijke) regelgeving en inzichtelijk zijn voor een ieder. De werkgroep zal zich bezig houden met onderwerpen als het ontwerpen en verbeteren van de urenregistratie, verlofregistraties, het administreren van declaraties en bonnen, facturering, etc. Vooruitlopend hierop is de P-cyclus aangepast. Hierbij w o r d t meer aandacht besteed aan het bepalen en evalueren van persoonlijke doelstellingen, om de ontwikkeling van de medewerkers en hun (externe) doorgroeimogelijkheden te vergroten. Mobiliteitsbeleid, 360 graden feedback en een evenwichtiger functiegebouw vormen tevens onderdeel van de nieuwe HR-lijn. Werkgroep werkprocessen en digitalisering De doelstelling van de werkgroep Digitalisering en Werkprocessen is om de werkprocessen van het bureau zodanig in te richten dat de nieuwe visie van de ombudsman in de praktijk (een efficiënte) uitvoering kan krijgen. Concreet betekent dit dat aan het einde van het project een handboek 'Werkafspraken Gemeentelijke Ombudsman' beschikbaar zal zijn, waarin de meest actuele (en nieuwe) werkprocessen staan omschreven. De (nieuwe) werkprocessen dienen ervoor te zorgen dat de administratieve last die gepaard gaat met de behandeling van een signaal/dossier zoveel mogelijk w o r d t gereduceerd en dubbel w e r k w o r d t voorkomen. Tegelijkertijd dienen de doorlooptijden van dossiers beperkt te worden, zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit van het onderzoek. Het streven is om de processen zodanig in te richten dat het haalbaar is om een dossier binnen twee maanden af te handelen. T o t slot willen we zoveel mogelijk gebruik maken van de mogelijkheden die digitalisering ons biedt. Vooruitlopend hierop is in november 2013 al een eerste resultaat bereikt en is de performance aanzienlijk verbeterd. Hierdoor kan veel sneller gewerkt worden en is er minder last van 'vastlopen' van de computers. Werkgroep nieuwe interventies Het doel van deze werkgroep is te komen t o t een "gereedschapskist" aan alternatieve interventiemethoden (naast het bestaande rapport) waaruit geput kan worden bij de behandeling van verzoeken, zodat verzoeken snel en 'op maat' behandeld kunnen worden. Deze werkgroep ontwikkelt en experimenteert met alternatieve interventiemethoden. Voorbeelden van nieuwe interventies waar aan w o r d t gewerkt zijn koffietafelgesprekken, collectieve interventiegesprekken en rondetafelbijeenkomsten. Een belangrijk onderdeel is ook te komen t o t een beschrijving van de juiste nazorg. Tevens worden de voordelen van iedere interventiemethode benoemd en welke (organisatorische) kosten aan gebruik van het instrument zijn verbonden. T o t slot is het van belang om aan te geven welke gevolgen de 6 instrumenten voor de werkwijze hebben en hoe de ombudsman het gebruik ervan zichtbaar maakt. Werkgroep communicatie en Public Relations De werkgroep Communicatie en PR houdt zich bezig met het verbeteren van zowel de interne- als de externe communicatie. Met betrekking t o t de interne communicatie geldt dat er van medewerkers een actievere bijdrage verwacht voor het leveren van input voor communicatie. Dat geldt zowel voor artikelen op de website als voor het jaarverslag en columns. Met betrekking t o t de externe communicatie heeft de werkgroep een aantal doelstellingen: het vergroten van de naamsbekendheid van het Bureau Gemeentelijke Ombudsman, het intensiveren van relatiebeheer (waaronder ook de media), het verhogen van de inzet van sociale media, het vergroten van het aantal columns, het moderniseren van de website, het verbeteren van de leesbaarheid van de rapporten en het aantrekkelijker maken van het jaarverslag. 7 4. B e g r o t i n g 2015 4.1 Maatschappelijk effect De Gezamenlijke Ombudsman is een onafhankelijk instituut dat, gevraagd en ongevraagd, het handelen en het gedrag van de lokale overheid ten aanzien van de burger toetst aan een stelsel van behoorlijkheidnormen. Naast toetsing van overheidshandelen achteraf, zal de Gezamenlijke Ombudsman veel meer dan voorheen ook preventief optreden. Als op basis van maatschappelijke signalen duidelijk w o r d t dat een dienstverleningsprobleem kan ontstaan, dan zal de ombudsman een alarmerende rol vervullen en 'aan de bel trekken' bij de betreffende dienst of gemeente voordat eventuele klachten worden gegenereerd. De ombudsman levert op deze wijze een bijdrage aan de kwaliteit van de dienstverlening en (meer algemeen) het handelen van de gemeentelijke overheid. Daarnaast worden door interventies van de ombudsman concrete problemen tussen burger en overheid snel en effectief opgelost. De ombudsman w e r k t momenteel, zoals in het vorige hoofdstuk reeds genoemd, aan een grote 'toolbox' van verschillende interventies die maatwerk kunnen leveren, zodat het probleem zo effectief mogelijk w o r d t opgelost. Zowel waar het gaat om onderzoek, als om interventies w o r d t zoveel mogelijk te samenwerking met het ambtelijk apparaat gezocht met als doel het lerend effect maximaal te verhogen. Daarmee w o r d t bijgedragen aan het herstel van het vertrouwen van de (individuele) burger in de gemeente. 4.2 Wat 4.2.1. gaan we ervoor doen? Activiteiten De ombudsman wil dit maatschappelijk effect bereiken door in de behandeling van klachten of onderzoeken uitgevoerd op eigen initiatief of op verzoek van het college op de raad: « laagdrempelig (goed bereikbaar en bekend) te zijn voor iedereen met klachten. De ombudsman heeft medio 2014 een bekendheidonderzoek en een klanttevredenheid onderzoek uit laten voeren en zal dit structureel blijven doen. De ombudsman zal meer investeren in marktonderzoek en gaat investeren in zijn PR, door meer naar buiten op te treden en zichtbaarder te worden binnen het ambtelijk apparaat. Daarnaast zal de ombudsman na het aflopen van het huurcontract van het huidige pand aan de Singel, in september 2016, zoeken naar een locatie die minder 'regentesk' aandoet en daarmee toegankelijker is voor het publiek. » onpartijdig en deskundig onderzoek uit te voeren naar aanleiding van klachten en op eigen initiatief; « snel te interveniëren met een methode 'op maat' in verschillende problematieke situaties. » naast het schrijven van rapporten ook gebruik te maken van andere vormen van publicatie via openbare brieven of via sociale media of het schrijven van digitale columns en blogs. « onderzoeksresultaten en andere inspanningen openbaar te maken en voor te houden aan politiek, bestuurlijk en ambtelijk verantwoordelijken. « t o t slot behoort ook het uitbrengen van een bindend advies t o t de mogelijkheden. 4.2.1 Instroom V o o r het jaar 2015 verwacht de Ombudsman een flinke toename van de instroom aan klachten als gevolg van de decentralisatie van het Sociaal Domein (Jeugdzorg, W M O en Participatiewet). Daarnaast signaleert de ombudsman nog een aantal andere ontwikkelingen die gevolgen kunnen hebben voor de instroom aan klachten. Ten eerste zullen de gevolgen van de economische crisis, evenals de afgelopen jaren, zich blijven aftekenen in het steeds hogere aantal klachten. Daarnaast geldt in veel gemeenten een steeds strikter handhavingsbeleid, waar in toenemende mate door burgers over geklaagd w o r d t . Verder is 8 de grote bezuinigingsopgave van gemeenten van directe invloed op de instroom van klachten. T o t slot signaleert de ombudsman steeds meer regelgeving dat gerelateerd is aan woonadresgegevens van burgers. D i t brengt complexe problematiek met zich mee, waardoor burgers in een cascade kunnen raken. Onderstaand overzicht geeft de ontwikkeling van de instroom sinds 2008 weer. Tevens is een prognose voor 2014 opgenomen. Deze prognose laat een verdere stijging van de instroom zien. 2008 2009 2010 201 1 2012 2013 Prognose 2014 Ingekomen 1564 1608 1758 1862 2433 2334 2388 Afgehandeld 1574 1676 1757 1815 2290 2225 2270 Rapporten 106 97 96 95 92 49 12 4.3 Wat mag het 2 kosten? Bedrag Begroting cat.nr. categorie 2014 2015 2016 2017 2018 1.625.342 1.628.342 1.631.342 1.634.342 1.637.342 58.251 58.251 58.251 58.251 58.251 huisvesting 147.000 161.1 1 1 161.1 1 1 161.1 1 1 161.1 1 1 materieel overige 324.407 273.096 273.096 273.096 273.096 18.000 18.000 18.000 18.000 18.000 -180.000 -180.000 -180.000 -180.000 -180.000 1.958.800 1.961.800 1.964.800 1.967.800 1 personeel 2 inhuur 3 4 5 kapitaallasten 6 baten Eindtotaal (bijdrage g e m e e n t e Amsterdam) 2 3 I.993.000 3 Op basis van cijfers 23 juni 2014. Deze begroting 2014 is opgesteld op basis van de uitgangspunten in bijlage 1. 9 4.4 Toelichting 4.4.1 begroting Reserve De Gezamenlijke Ombudsman mag conform artikel 12 lid 5 van de gemeenschappelijke regeling bij een positief exploitatieresultaat dit resultaat in het daarop volgende begrotingsjaar aan een bedrijfsvoeringsreserve toevoegen, t o t een maximum van 10 X van de gezamenlijke bijdragen van de deelnemende gemeenten van het betreffende begrotingsjaar. 4.4.2 Drie wijzigingen 1) Vertrek hoofd bureau; andere besteding budget Met de komst van de nieuwe ombudsman is de inrichting van de organisatie opnieuw tegen het licht gehouden. In dezelfde periode heeft het hoofd bureau ombudsman besloten te vertrekken. De opbouw van het functiegebouw en de carrièrekansen van de jongere medewerkers van het bureau in overweging nemende is besloten de functie van hoofd bureau te laten vervallen en de taken binnen het bureau te verdelen. Het bureau ombudsman is te klein om de lasten van vertrekkende medewerkers langdurig te dragen. Afgesproken is daarom met de Gemeentesecretaris dat de lasten op I november 2014 overgedragen worden aan Service Huis Personeel (SHP). Het personele budget van het hoofd bureau ad C 108.000,- blijft structureel bij de ombudsman. De voornaamste taken en verantwoordelijkheden van het hoofd bureau zijn met ingang van medio januari 2014 verdeeld over twee senior onderzoekers. D i t brengt voor deze medewerkers een substantiële verzwaring van verantwoordelijkheden en vermeerdering van taken mee. Een dusdanige verzwaring dat de functies van de twee medewerkers herzien zijn. De functietyperingen zijn niet langer passend en zijn gewijzigd naar de functietypering Manager H. De kosten hiervan bedragen C 20.000,-. Omdat de taken die het hoofd bureau uitvoerde met name ten laste komen van deze twee senior onderzoekers die werkzaam zijn op de back office van de ombudsman moet de capaciteit op het back office verstrekt worden om dit organisatieonderdeel op sterkte te houden. De kosten hiervan bedragen 6 75.000,-. De kosten voor de medewerker op het back office en de kosten van de wijziging van de functietyperingen van twee senior onderzoekers naar de functietypering Manager H worden derhalve opgevangen binnen het vrijgevallen personeelsbudget van het hoofd bureau. 2) Boventallige communicatieadviseur; andere besteding budget In het reorganisatieplan van 2013 is een communicatieadviseur boventallig geworden. Omdat het bureau ombudsman niet de middelen heeft om de kosten van de boventallige communicatie medewerker gedurende drie jaar (en mogelijk daarna W W ) te blijven bekostigen, is eerder de afspraak gemaakt dat SHP de kosten overneemt met ingang van I januari 2014. Onbedoeld is daarmee echter ook het budget van de medewerker ad C 80.000,- weggevloeid uit de begroting van de ombudsman. D i t is onderwerp van gesprek geweest in de overleggen met het Presidium in het eerste en tweede kwartaal van 2014. Besloten is (zie in dit kader ook de nadere uitwerking van de uitgangspunten in de bijlage) om het initieel aan de ombudsman verstrekte budget terug te brengen in zijn begroting en geen doorbelasting meer plaats te laten vinden door SHP vanaf I januari 2014. De meerjarenraming in de begroting van 2014 liet eerder een daling zien van de begroting 2015. Deze daling komt hiermee te vervallen. Doel van de reorganisatie was altijd om het front office van de ombudsman te versterken vanwege een onevenredig hoge werkdruk. Deze voorgenomen versterking is, gezien de verwachte verdere toename van instroom aan klachten die door hun aard primair door het front office behandeld worden (te meer in het licht van de 3 decentralisaties in 2015) 10 noodzakelijk en onontkoombaar. De werving van deze medewerker zal zo snel mogelijk, doch in ieder geval in de zomer 2014 starten. De verwachte kosten hiervan bedragen 6 65.000,- per jaar. Deze kosten kunnen worden opgevangen door het teruggevloeide budget van de communicatiemedewerker. Daarnaast heeft de ombudsman in het verleden nooit kosten voor onderzoek gebudgetteerd. De ombudsman wil daarom graag een post hiervoor instellen, waarmee hij eventuele kosten op zich kan nemen. Te denken valt aan het inhuren van deskundigen (bijvoorbeeld voor een geluidsmeťmg) of ma terieel benodigd voor onderzoek zoa ls een camera of een geluidsmeter. De ombudsma n wil de restsom va n C 80.000 - C 65.000,- = C 15.000,- gebruiken om deze nieuwe post in te stellen en te vullen. 3) Nieuwe pla a tsverva nger: structurele verhoging budget In het verleden werd weinig gebruik gema a kt va n de ca pa citeiten va n de pla a tsverva nger. Er was da a rom slechts een incidenteel budget va n C 8.000,- beschikba a r in 2014 en geen budget meer va na f 2015. Met na me va nwege de moderniseringssla g die de ombudsma n wil ma ken met het burea u heeft de ombudsma n behoefte a a n iema nd die hem da a rin bij ka n sta a n en aan ka n vullen. Met na me op va kgebieden wa a r hij zelf minder goed thuis is, zoals op het gebied va n media tion en juridische expertise. Da a rna a st is er expertise nodig in verband met de komst va n de drie decentra lisa ties op het gebied va n het Socia a l Domein (Jeugdzorg, W M O en Pa rticipa tiewet). Er is daarom da a rop vooruitlopend, door de ombudsma n een plaatsvervanger voorgedra gen a a n het Presidium va n Amsterda m, die vanwege ha a r juridische kennis, media tionva a rdigheden en ha a r expertise op het gebied va n Jeugdzorg zeer geschikt is voor deze functie. Er za l veel meer da n voorheen gebruik gema a kt worden va n de capaciteiten va n de pla a tsverva nger. Afgesproken is dat de pla a tsverva ngend ombudsma n 3 dagdelen per week werkt, tegen dezelfde norm a ls die geldt voor een ra a dsheer plaatsvervanger. De pla a tsverva nger w o r d t ingezet voor ondersteuning in het prima ire proces (met na me op dossiers Jeugdzorg), voor za ken wa a rin media tionva a rdigheden benodigd zijn en voor verva nging van de ombudsma n. De pla a tsverva nger is niet in dienst va n de ombudsma n, ma a r w o r d t ingehuurd en beta a lt op ba sis van het a a nta l gewerkte uren. 4.4.3 Meerjarenbegroting 2016-2018 Ten a a nzien va n de meerja renbegroting 2016-2018 zijn de volgende ontwikkelingen te voorzien. Decentralisatie Socia a l Domein V o o r het ja a r 2015 verwa cht de Ombudsma n een flinke toena me va n de instroom a a n klachten a ls gevolg van de decentra lisa tie va n het Socia a l Domein (jeugdzorg, W M O en Participatiewet). Het is nu nog moeilijk te voorspellen wa t dit precies ga a t betekenen voor het burea u. Het ka n mogelijk betekenen da t er een t e k o r t a a n personele ca pa citeit ontsta a t als de instroom a a n kla chten te snel stijgt. Indien dit het geva l is, dan voorziet de ombudsman da t in het ja a r 2015 een eventuele explosieve stijging van de instroom nog wel opgevangen ka n worden, nu de ombudsma n middels deze begroting de mogelijkheden krijgt het prima ire proces met twee medewerkers te versterken. Eventuele bijsta nd ka n da n in de vorm va n sta gia irs, uitzendkra chten of medewerkers uit de gemeentelijke boventa lligenpoule gezocht worden. In de jaren na 2015 za l mogelijk wel uitbreiding va n het a a nta l medewerkers in dienstverba nd a a n de orde zijn. Huisvesting Het huurcontra ct voor het huidige pa nd va n de ombudsma n a a n het Singel 250 te Amsterdam loopt in het derde kwa rta a l va n 2016 a f. Vanwege de bereikba a rheid voor burgers, o o k va n de a ndere deelnemende gemeenten, zal gezocht worden na a r een a ndere locatie in het centrum va n Amsterdam. Eisen die de ombudsma n stelt a a n de nieuwe loca tie zijn da t het een loca tie is die de ona fha nkelijkheid va n de ombudsma n wa a rborgt, een loca tie 11 met een minder statige uitstraling dan de huidige en een locatie met meer werkruimte(n). Er bestaat nog geen zicht op wat een en ander betekent in termen van kosten voor nieuwe huisvesting, verhuiskosten en kosten voor het aanschaffen van kantoorinventaris. Stijging deelnemende gemeenten De ombudsman voert momenteel oriënterende gesprekken met een aantal niet aangesloten gemeenten die interesse hebben getoond om zich aan te sluiten bij de gemeenschappelijke regeling. Bij eventuele verzoeken t o t aansluiting zal de ombudsman hierover in overleg treden met de deelnemende raden (conform artikel 5 van de gemeenschappelijke regeling). Het is de inzet van de ombudsman om bij eventuele uitbreiding van het aantal gemeenten dusdanige financiële afspraken te maken met die nieuwe gemeente dat de daaruit voortvloeiende werkzaamheden kunnen worden bekostigd door de daaruit voortvloeiende baten. 4.5 Risico's Stijging/ daling aantal deelnemende gemeenten Het aantal aangesloten gemeenten kan fluctueren. Het risico op een daling van het aantal aangesloten gemeenten, door aansluiting bij de Nationale Ombudsman, is verminderd omdat, overeenkomstig het advies van A C A M , de vaste kosten niet in rekening worden gebracht bij de overige gemeenten. D o o r de nieuwe werkwijze van de ombudsman en de aandacht voor PR w o r d t dit risico eveneens teruggebracht. Een stijging van het aantal deelnemende gemeenten kan een capaciteitsgebrek of een huisvestingprobleem (te weinig beschikbare werkruimten) met zich brengen. Geïnteresseerde gemeenten (en andere bestuursorganen) kunnen besluiten zich aan te sluiten per I januari van een jaar. Het is, zoals gezegd, de inzet van de ombudsman om bij eventuele uitbreiding van het aantal gemeenten dusdanige financiële afspraken te maken met die nieuwe gemeente dat de daaruit voortvloeiende werkzaamheden kunnen worden bekostigd door de daaruit voortvloeiende opbrengsten (baten). Een probleem met beschikbare werkruimte kan t o t aan de verhuizing (voorgenomen vierde kwartaal 2016) mogelijk opgelost moeten worden door thuiswerken, flexwerken en het reguleren van de aanwezigheid van het personeel. Decentralisatie Sociaal Domein Zie onder meerjarenbegroting hiervoor. De ombudsman zal de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk en in zo vroeg mogelijk stadium informeren over stijging van de instroom aan klachten. De ombudsman zal daarnaast als 'spin in het web' zo veel mogelijk kennis, best practises en knelpunten die deelnemende gemeenten ondervinden delen met de andere deelnemende gemeenten, om preventief aan klachtvermindering te doen, dan wel gemeenten daarover in contact brengen met elkaar. 12 jlage I U i t g a n g s p u n t e n b e g r o t i n g o m b u d s m a n 1. De ombudsman krijgt één bedrog ter beschikking van da Gemeenteraad van Amsterdam. De ombudsman heeft de vrijheid om met dit budget zelf keuzes te maken In liet aanwenden ervan, Voor het overige houdt de ombudsman zich aan het PIOFHÀ beleid van de gemeente Amsterdam, tenzij deze beleidsregels zich niet verenigen met de onafhankelijke positie van de ombudsman, De ombudsman zal In die gevallen met de Gemeentesecretaris efi hat Presidium van de Amsterdamse Gemeenteraad afstemmen over goede werkafspraken. 2. Ďe ombudsman zal vanaf dit jaar een algemene reserve Instellen, conform artikel 12 lid 5 ļo (ld 6 van de Verordening van de Gemeenschappelijke Regeling Gezamenlijke Ombudsman metropool Amsterdam, waarin een positief saldò aan het eind van het |aar wordt toegevoegd of een eventueel negatief saldo kan worden onttrokken. 3. De ombudsman biedt jaarlijks een begroting aan. De begroting 20IS Is nu In voorbereiding. Ďe voorstellen In die begroting zullen c onform hot herposltlonerlngsverslag van de ombudsman zijn. Hierin zijn de volgende ontwikkelingen verwerkt: a, Hat sln/diirc fc budget nd Ē 80.000,- van de boventallige c ommunic atieadviseur dat In de meerjarenraming Is 'weggevloeid', komt terug naar de ombudsman (vanaf I januari 2014, zie 5a). b, Er Is structureel budget nodig van 55.000,- per ļaai' voor de plaatsvervangend ombudsman die Is. aangetrokken vanwege haai' expertise op het gebied van Jeugdzorg. c, Hr Is aan do batenkānt ê 160.000,-, opgenomen als blļdragen van de andere deelnemende gemeenten. Dit bedrag |s gebaseerd op de ervaring van de afgelopen jaren. De blļdrage van Amsterdam was In de meerjarenbegroting 2014 begroot op G 1.823,002,- en stlļgt met deze voorstellen rïietfi 13S.000į- naar ë 1.958.000,-. 4. Voor de begroting 20 M heeft het herposltlonerlngsverslag van de ombudsman de volgende financiële gevolgen: a. Er Is In 2014 eenmalig een ICT Investering nodig van 6 45.000,-. Deze Investering heeíţ te maken met ernstig achterstallig onderhoud eii daarmee ontstane onverenigbaarheid met de nieuwe architectuur van do Dienst ICT. Hiermee wordt gereal iseerd dat er beter werkpl ekonal hankel l jk kan worden gewerkt en toegewerkt tan worden naar totale digitalisering van dossiers; b. Er Is, zoal s hierboven reeds genoemd, structureel budget nodig voor de pl aatsvervangend ombudsman, Voor 2014 Is or l.p.v. S 55,000,-, 6 47,000,- nodig omdat er reeds ĉ 8,000,- voor een plaatsvervanger was begroot. c. Er Is een batenverhoglng van ĉ 50.000,- begroot, die niet gehaald wordt. De baten van de deelnemende gemeenten worden nu geraamd op do bovengenoemde 3 180,000,-. Deze ontwikkelingen van per saldo een nadeel van ë 142.000 zal de ombudsman melden met de 8maandsľapporţage. De ombudsman zal dit nadeel voor een groot gedeelte op kunnen vangen door het terugvloeien van het budget van. de communicatiemedewerker ad ĉ 80.000,-. Dit betekent dat bij de 8-maands rapportage een extľa budget van 6 62,000 wordt gevraagd, 5. De ombudsman doet mee aan de P- en C cyclus van de gemeente Amsterdam, Inclusief de 4- en 0maandellļkse tussenrapportages. 6. Kosten van personeel van de ombudsman die boventallig raken of langdurig ziek worden, worden na maximaal 9 maanden na vertrok van de medewerker(s) overgenomen door de gemeente Amsterdam, Het budget blijft bļļ de ombudsman. a. In dit kader galde dat de kosten van de communicatieadviseur die door een reorganisatie per 26 maart 2013 Is vertrokken, per 26 december 2013 niet langer ten laste komt van de begroting van de ombudsman. Haaľ budget blijft structureel bij de ombudsman, Er zal derhalve vanaf I |anuarl 2014 geen doorbelastlng van SHP meer plaatsvinden. (Kosten: S 6.600,- per maand - circa ë 00.000,- por jaar). b. In dit kader geldt tevens dat de kosten van de medewerker van het facilitair bureau dlo per 2 augustus 2013 ziek Is geworden, por 2 mei 2014 niet meer ten lasto komt van de begroting van do ombudsman. Haar budget blíjft structureel bij de ombudsman. Er zal derhalve vanaf I mei 2014 geen doorbelasting van SHP meer plaatsvinden. (Kosten: é 3,050,- per maand circa 46.000 per ļaar). Adviseurs Van MO die de ombudsman ter zijde staan, treden op als adviseur van de ombudsman en niet als ţļyiseur van het Presidium of van de Gemeentesecretaris, tenzl| hierover goede afstemming bestaat mat da omìStiq'sman, s Amstei a t n , ^ juni 20|4 cretan Amsterdam, 25 juni 20 akkoord, 25 juni 2014 tfrd, Zín rmondj Gemeen ell •Ombuds t Presidium, avari- lanse 13
© Copyright 2024 ExpyDoc
