Untitled - Gemeente Amersfoort

OVEREENKOMST SERVICEVERLENING
De ondergetekenden:
De publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Amersfoort, verder te
noemen de gemeente, zetelende te Amersfoort aan Stadhuisplein 1 (Postbus
4000, 3800 EA), ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur
van Concernmiddelen, de heer D. de Jonge,
en
de rechtspersoon Servicebureau Gemeenten, verder te noemen
Servicebureau, gevestigd te Amersfoort, aan Utrechtseweg 12, 3811 NB, ten
dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer H. Toeter, directeur;
nemen het navolgende in aanmerking:



De gemeente verzorgt in opdracht van en levert aan Servicebureau de
personeels-, salaris- en hypotheekadministratie ten behoeve van
(voormalig) medewerkers van Servicebureau.
Servicebureau maakt gebruik van de HR-portaal van Amersfoort.
Partijen leggen in deze overeenkomst hun rechten en verplichtingen
vast.
en komen overeen als volgt:
Artikel 1
Algemene bepalingen
1.1
De Algemene Inkoopvoorwaarden Diensten van de gemeente
Amersfoort maken onderdeel uit van deze overeenkomst.
1.2
De algemene voorwaarden van Servicebureau zijn niet van
toepassing.
Artikel 2
Begripsbepalingen
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
- APG Groep
: Algemene Pensioen Groep, de pensioenuitvoeringsorganisatie van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds.
- ARGA
: Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Amersfoort.
- Brondocumenten : Documenten waarin gegevens staan opgenomen, die
door de gemeente als basis dienen voor verwerking.
- Bruto-nettotraject : De berekening van salarissen, toelagen en vergoedingen
met toepassing van loon- en premieheffing en eventuele
service-inhoudingen.
- Loonfunctie
: Registratienummer van een medewerker waarvoor
(mutaties op) berekeningen en/of betalingen plaatsvinden
in de personeels- en salarisadministratie.
- Rechtspositie
: de arbeidsrechtelijke situatie van de medewerker en de
organisatie, beschouwd vanuit juridisch oogpunt.
- UWV
: Uitvoeringsinstelling Werknemersverzekeringen.
- WIA
: Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen.
- WAZO
: Wet arbeid en zorg
- ZW
: Ziektewet
Artikel 3
Onderwerp van de overeenkomst
3.1
Servicebureau verleent opdracht aan de gemeente tot het voeren van de
personeels-, salaris- en hypotheekadministratie.
Artikel 4
Verplichtingen Servicebureau
4.1
Servicebureau levert brondocumenten (bijv. mutatie- en aanvraagformulieren, declaraties en verzamellijsten), uiterlijk 2 werkdagen
voor de laatste dag van de maand, aan bij de gemeente door middel van
door de gemeente aangegeven.
4.2
Servicebureau zorgt voor volledigheid van gegevens en levert zo
nodig onderliggende documentatie aan.
4.3
Servicebureau verstrekt aan de gemeente de informatie die nodig is bij
de uitvoering van de werkzaamheden inzake de WAZO en de ZW.
4.4
Servicebureau verstrekt aan haar medewerkers eventuele voorschotten
op salarisbetalingen onder schriftelijke mededeling aan de gemeente.
4.5
Servicebureau zorgt voor premieaangifte aan Belastingdienst en APG
Groep.
4.6
Servicebureau verzorgt de afdracht van premies aan Belastingdienst,
Zorgverzekeraars en APG Groep.
4.7
Servicebureau verzorgt alle betalingen en ontvangsten in het kader van
de hypotheekregeling.
4.8
Servicebureau heeft de (financiële) eindverantwoordelijkheid en
aansprakelijkheid inzake de uitvoering van de hypotheekregeling.
4.9
Servicebureau verstrekt aan de gemeente de documenten, in papieren
dan wel digitale vorm, die in aanmerking komen voor archivering in
het personeelsdossier, zoals verslagen van functioneringsgesprekken en
andere niet door de gemeente opgestelde documenten.
Artikel 5 Verplichtingen gemeente ten aanzien van
personeels/salarisadministratie
5.1
De gemeente verwerkt de aangeleverde personeelsmutaties,
-declaraties, -aanvragen en -verzamellijsten zodanig dat uitbetaling
altijd in de eerst van toepassing zijnde maand, na datum aanlevering,
plaatsvindt.
5.2
De gemeente verzorgt de bruto-netto berekening, uitbetaling van
salarissen, toelagen, vergoedingen en declaraties inclusief
salarisspecificaties en jaaropgaven.
5.3
De gemeente voert de rechtspositionele en fiscale toets uit op
aangeleverde mutaties, declaraties en aanvragen.
5.4
De gemeente voert ten behoeve van de medewerkers van Servicebureau
de geldende secundaire arbeidsvoorwaarden uit conform de ARGA.
5.5
De gemeente voert de regelingen in het kader van de ARGA uit, zoals
vervoerplan, fietsplan, levensloop en keuzemodel arbeidsvoorwaarden.
5.6
De gemeente stelt personeelsbesluiten en –brieven op in verband met
wijzigingen in de rechtspositie van medewerkers van Servicebureau en
verzendt deze.
5.7
De gemeente is verantwoordelijk voor een bruto-netto traject conform
de geldende wet- en regelgeving.
5.8
De gemeente berekent de premie-afdracht naar APG Groep,
Zorgverzekeraars en Belastingdienst.
5.9
De gemeente zorgt voor aan- en afmelding naar APG Groep en UWV/
Belastingdienst.
5.10 De gemeente levert aan Servicebureau gegevens ten behoeve van de
financiële verantwoording van salarissen en vergoedingen in de
boekhouding.
5.11 De gemeente verwerkt organisatie- en formatiemutaties en wel uiterlijk
in de eerstvolgende maand na aanlevering door Servicebureau.
5.12 De gemeente beheert alle verwerkte personeelsgegevens en bewaart de
brondocumenten, in papieren dan wel digitale vorm, conform de
daarvoor geldende wettelijke voorschriften en termijnen.
5.13 De gemeente is verantwoordelijk voor het beheer van de
personeelsdossiers overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke
voorschriften en termijnen. De gemeente is daarnaast verantwoordelijk
voor de raadpleegbaarheid van de personeelsdossiers door
Servicebureau.
Artikel 6
Verplichtingen gemeente ten aanzien van ziekteverzuim
6.1
De gemeente verwerkt de aangeleverde ziekteverzuimmutaties.
6.2
De gemeente levert de ziekteverzuimmutaties aan bij de desbetreffende
Arbodienst.
6.3. De gemeente voorziet Servicebureau van verzuimoverzichten.
6.4
De gemeente signaleert aan Servicebureau inzake activiteiten met
betrekking tot de Wet Verbetering Poortwachter.
6.5
6.6
De gemeente bewaakt de termijnen in het kader van de Wet
Verbetering Poortwachter en past eventuele consequenties daarvan toe
op de salarissen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
De gemeente verzorgt de informatieverstrekking en correspondentie
met UWV in het kader van de WAZO (no-risk polis) en ZW.
Artikel 7
Verplichtingen gemeente ten aanzien van advies en
informatie
7.1
De gemeente levert op verzoek aan Servicebureau relevante maatwerken standaardrapportages met gegevens uit het personeelsinformatiesysteem.
7.2
De gemeente geeft op verzoek informatie en advies over de
rechtspositie en arbeidsvoorwaarden, sociale wetgeving, werkloosheid,
loonheffingen, ziekte en arbeidsongeschiktheid aan medewerkers en
management van Servicebureau. Deze informatie strekt zich ook uit tot
prognoseberekeningen en juridische advisering met uitzondering van de
meer complexe zaken zoals
gerechtelijke procedures (bijv. bij
ontslag), disfunctioneren en het treffen van een minnelijke regeling.
7.3
De gemeente organiseert incidenteel voorlichtingsbijeenkomsten over
grote wijzigingen in wet- en regelgeving. Deze bijeenkomsten zijn voor
medewerkers van Servicebureau vrij toegankelijk. In overleg kunnen
deze bijeenkomsten op locatie worden georganiseerd.
7.4 De
gemeente
informeert
Servicebureau
periodiek
(minimaal
halfjaarlijks) over actualiteiten met betrekking tot salarissen,
arbeidsvoorwaarden en rechtspositie.
Artikel 8
Verplichtingen
hypotheekadministratie
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
8.8
gemeente
ten
aanzien
van
De gemeente voert een toets uit op aanvragen voor oversluitingen,
renteconversies en aflossingen aan de hand van de hypotheekregeling en de
algemene voorwaarden.
De gemeente stelt offertes, besluiten en rentenota’s op en handelt alle hiermee
verband houdende correspondentie af.
De gemeente toetst de concept hypotheekakten.
De gemeente verstrekt betaalopdrachten aan de financiële administratie van
Servicebureau.
De gemeente verwerkt alle ontvangsten en betalingen in een geautomatiseerd
systeem.
De gemeente geeft de maandelijkse termijnkalender vrij en verstrekt een
verwerkingsoverzicht van de termijnkalender ten behoeve van de financiële
administratie van Servicebureau.
De gemeente verstrekt jaaroverzichten ten behoeve van de accountant en de
financiële administratie van de opdrachtgever.
De gemeente verstrekt jaaropgaven aan hypotheekgevers.
8.9
8.10
De gemeente verstrekt voorlichting, advisering
en informatie aan
medewerkers.
De gemeente verstrekt relevante managementinformatie (op aanvraag).
Artikel 9
Verplichtingen gemeente ten aanzien van de HRM-applicatie
9.1
De gemeente stelt de HRM-applicatie beschikbaar ten behoeve van
Servicebureau.
9.2
De
HRM-applicatie
wordt
gebruikt
voor
raadplegen
van
personeelsinformatie door daartoe bevoegden.
9.3
Het gebruiksrecht bevat de volgende modulen/functionaliteiten:
raadplegen eigen gegevens
verlofaanvraag en –fiattering
verzuimregistratie en -begeleiding (volgens de Wet Verbetering
Poortwachter)
salarisspecificaties en jaaroverzichten
9.5
De gemeente is verantwoordelijk voor het ontsluiten van de toegang tot
het gemeentelijk netwerk.
Artikel 11 Looptijd
11.1 Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van drie jaar,
ingaande op 1 januari 2013 en eindigende op 31 december 2015.
11.2 Partijen zullen hun samenwerking periodiek evalueren. Daarnaast
vindt indien gewenst periodiek inhoudelijk afstemmingsoverleg plaats.
11.3 Opzegging van deze overeenkomst kan plaatsvinden na verloop van de
overeengekomen looptijd van de overeenkomst, steeds uiterlijk zes
maanden voor de alsdan geldende einddatum van de overeenkomst en
wel bij aangetekende brief.
11.4 Deze overeenkomst wordt, behoudens opzegging conform het vorige
lid, steeds stilzwijgend voor de duur van één jaar verlengd.
Artikel 12 Verplichtingen na beëindiging van de overeenkomst
12.1 Na eventuele beëindiging van deze overeenkomst zal de gemeente
desgewenst meewerken aan de door Servicebureau gewenste wijze van
overdracht aan een nieuwe dienstverlener van de alsdan nog lopende
dienstverlening.
12.2 Nadat deze overeenkomst is geëindigd is Servicebureau gerechtigd de
resultaten van door de gemeente geleverde diensten te blijven
gebruiken.
12.3 Gegevens en brondocumenten die naar hun aard dienen bewaard te
worden, kunnen door Servicebureau tot de maximale wettelijke termijn
(7 jaar) na afloop van deze overeenkomst worden opgevraagd, tenzij
wordt overeengekomen dat deze gegevens en brondocumenten na
afloop van deze overeenkomst door de gemeente worden overgedragen
aan Servicebureau of aan een nieuwe dienstverlener.
Artikel 13
Honorering
13.1 De overeengekomen prijs voor de diensten bedraagt € 844,-- excl.
BTW per actieve loonfunctie per jaar.
13.2 De peildatum voor de bepaling van het aantal actieve loonfuncties is 1
juli van het lopende kalenderjaar.
13.3 De in het eerste lid genoemde prijs wordt eenmaal per jaar bijgesteld
op basis van het door de gemeente gehanteerde prijs indexcijfer voor de
begroting.
13.4 Voor beide partijen geldt dat fundamentele wijzigingen in de
werkwijze vooraf kenbaar gemaakt dienen te worden, waarbij in
overleg de eventueel noodzakelijke
afstemming wordt gevonden.
13.5 Indien de aard en omvang van de dienstverlening substantiële
veranderingen ondergaat, dient dit vooraf kenbaar gemaakt te worden.
In onderling overleg zal eventuele aanpassing in prijsstelling worden
vastgesteld.
13.6 Het is mogelijk om in overleg op incidentele basis extra
werkzaamheden boven op de in deze overeenkomst genoemde uit te
voeren. De prijs voor dit meerwerk bedraagt € 68,50 per uur (excl.
BTW).
Artikel 14 Betaling
14.1 De gemeente brengt het overeengekomen jaarbedrag jaarlijks in
rekening in de maand juli van het lopend kalenderjaar.
14.2 Eventueel incidenteel meerwerk wordt afzonderlijk, na afronding van
de overeengekomen dienst, in rekening gebracht.
Artikel 15 Geheimhouding
15.1 Beide partijen zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ten
aanzien van de informatie over elkaars organisatie en (overige) in het
kader van deze overeenkomst verkregen informatie.
15.2 Behoudens situaties waarin de gemeente een wettelijke of beroeps plicht
heeft, zal de gemeente informatie en gegevensdragers welke hem ter
beschikking staan, niet zonder voorafgaande schriftelijke toe stemming
aan derden ter beschikking stellen en aan zijn per soneel slechts bekend
maken voor zover dit nodig is voor het verrichten van de over eengekomen prestaties.
Artikel 16 Rechtskeuze
16.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
16.2 Partijen verbinden zich om alle geschillen die uit deze overeenkomst
voortvloeien, in onderling overleg op te lossen.
16.3
Slechts indien onderling overleg niet binnen een redelijke termijn tot
oplossingen leidt, wordt het geschil beslecht door de bevoegde rechter te
Utrecht.
Overeengekomen te Amersfoort en in tweevoud ondertekend op: ……….2014
Gemeente Amersfoort
Servicebureau
………………………………
………………………………
dhr. D. de Jonge
directeur Concernmiddelen
dhr. H. Toeter
directeur

Download Report