Notulen Algemene Ledenvergadering (ALV) van de VvKR 5 april

Notulen Algemene Ledenvergadering (ALV) van de VvKR
5 april 2014
Aanwezig/Afwezig:
(Noot van de notulist: de namen van de aanwezige leden zijn overgenomen van de aanwezigheidslijst van 5 april, niet alles
was voor mij goed leesbaar, misschien zijn sommige namen daardoor niet goed gespeld; niet iedereen had zijn/haar naam
ingevuld, dus in dat geval had ik alleen de bedrijfsnaam. De namen van de afwezige leden met bericht zijn overgenomen
van de lijst op de datumprikker, hierop stonden vaak of alleen de naam of de bedrijfsnaam).
Bestuur:
Aanwezig:
Eduard Camping (Travellers); Rikus Hulscher (Agro Natura); Ardjan Langedijk (Kazachstan Reizen); Marlies Rattink (Meander
Reizen); Anna v.d. Heijden (Arief!reizen)
Leden:
Aanwezig:
Anne v.d. Boogaart (Natuurlijk Reizen); Aart de Ruyter en Hans Beckers (Beckers Groepsreizen); Caroline de Greeff (Fair 2);
Irene de Jonge en Wouter van der Meer(Blini Reizen); Frank Bovelander (Werelds Koken); Huub van Luyt (Hemmingstone
Travel);Kai Hagen (Active Adventure); Bianca Vet(Lopus Wandelreizen); Pepijn Grau (Go Local); Els Plagman (Singles Enzo);
Marleen Baarveldt (Travel Woman); Jeanet Bruining (Wijnwandeltochten); Ymkje Repko (Y.Repko Travel); André Moorman
(WandelVakantie);Willemien Jacops (Atelier Maroc);Eva van Sichem en Marko Oudenaarden (Delta Safari); Dionne Delnoy
(Saffraanreizen); Frank Heemskerk (Doe reizen); Gerard te Kaat (Drome- Vakantiehuizen); Esther de Haas en Petra Luitjes
(Ivory travel); Goa Travel; Jacobien Viets (Jacobien Travels);John Wang(van Lijnn Travel)); Marcel Creemers (Lopend Vuurtje
Wandelreizen); Mayke Schrijnemakers (Mayke Tours); Hanna Deckers (Easy Israel Reizen); Anna Maria Verhagen(Mi Cuba).
Afwezig met bericht:
Ger de Heus (Andalusië fietsreizen); Andre Ladenius (Singha Reizen); Artemis Body & Mind; Astrid Feijen (City Mates); Atlas
Promotion Tours; AV Travel; Bert Hoogervorst (het Vliegende Nijlpaard); BETje individuele reizen; Bianca van der Locht
(Kaipara Reizen); Borq Hongaarse Wijnreizen; Candaluna; Cuisine et Culture; Daari; Deniz Travel BV; Dennis Jongen (East
European Travels); Desert Joy; Donald Koskamp (Tura Travel); E. Grooteman (Experience Nubia); Edwin Nieuwhof; Enjoy
Dolfijnreizen; Fair Reizen Kenia; Fokke Jonkman; Fru Amundsen; Gabor Margez (Pure Latin America); Marco Kleijn (Global
Cyclist); Boyke reizen; Guus Aarts (Aarts Wandelreizen); Hannibal Reizen; Hugo Pervors (Next Motorreizen); Jaap Putzes;
Jan ter Haar; Laurens Raaijman; Lex van Kooten; Marie-Jose Bluijssen; Mart Hovens; MAVI travel; Mongolia Tours; Native
Travel; Njoy Reizen BV; Nordic Vision; OCS Travel; Oliva Travel; Onderweg Reizen; Onyx Travel; Peter Diks; Peter Pigheddu;
Poesta Reizen; RusReis; SeaMore Travel; ShapShap Travel Group; Steunpunt Reizen; Steven Westerink; Suzette Eeltink;
Undiscovered; Vakantieduiker.nl; Work at Balance Top of the World; Yared Tour & Travel; Alberts Lamberts (Wolverine);
Aad den Boer (Vogelreizen).
1
Welkom en opening
Eduard Camping (voorzitter) heet iedereen welkom op de vierde Algemene Ledenvergadering van de
VvKR en stelt het bestuur voor.
Eduard schetst in het kort hoe de VvKR in april 2011 is ontstaan. De aanleiding hiertoe was de
“signaleringslijst “ van de ANVR. Hierop stonden reisorganisaties die volgens de ANVR geen
garantieregeling hadden.
Deze lijst bestaat nog steeds en daar staan nu ruim 100 organisaties op. Kijk deze lijst na, het komt
voor dat organisaties er onterecht op staan.
De behoefte om ons te bundelen was en is duidelijk aanwezig en we groeien gestaag: in 2011
hadden we 40 leden en nu in 2014 zitten we al op 160 leden.
Vandaag zijn we met 32 organisaties bij elkaar. 59 organisaties hebben zich afgemeld, veelal vanwege
reizen in het buitenland. 69 leden hebben na de uitnodiging voor de ALV niet gereageerd. Dat vinden
we jammer, het zou fijn zijn om de volgende keer wel iets van je te laten horen.
2
Notulen ALV 6 april 2013
N.a.v. punt 6:
Het betalen van de contributie loopt nog niet zo soepel. Mensen moeten nog wennen aan het
inloggen op de site om zo hun factuur te betalen. We willen dit systeem wel aanhouden, omdat het
efficiënt is en het bestuur veel tijd scheelt. Voor de leden is het 5 minuten werk om in te loggen en te
betalen.
De notulen worden goedgekeurd, met dank aan de notulist.
3
Financieel jaarverslag en goedkeuring door de kascommissie
Ardjan Langedijk (penningmeester) geeft een korte uitleg over het financiële jaarverslag van 2013.
De kascommissie bestaat uit Jip Meijer en Frank Bovelander. Jip is niet aanwezig op de vergadering,
maar er is telefonisch contact geweest met hem. Frank is wel aanwezig. De kascommissie keurt het
jaarverslag goed en verleent de penningmeester decharge.
De vergadering bedankt de penningmeester en de kascommissie.
De kascommissie voor het jaarverslag van 2014 zal bestaan uit Jip Meijer en Hanna Deckers.
4
Bestuurswisseling
Eduard Camping (voorzitter) en Ardjan Langedijk (penningmeester), stoppen met ingang van 6 april
2014 met hun bestuursfunctie. We nemen dus vandaag afscheid van hen en vinden het jammer dat
ze gaan.
Zij zijn beiden pioniers van de VvKR en we bedanken hen voor hun jarenlange inzet, zij hebben de
VvKR vormgegeven zoals die nu is.
We verwelkomen twee nieuwe bestuursleden die zich hebben gemeld : Caroline v.d. Greeff en Guus
Aarts. Caroline is op de vergadering aanwezig; Guus is op reis, dus kan er niet bij zijn.
Caroline heeft geschiedenis en internationale betrekkingen gestudeerd en heeft in verschillende
sectoren gewerkt. Nu heeft zij Fair2, met als belangrijkste poot reizen. Zij wil zich graag als algemeen
bestuurslid inzetten voor de VvKR.
Guus Aarts heeft een jarenlange werkervaring, als trainer voor ondernemingsraden, als journalist en
als reisbegeleider. Hij heeft sinds enkele jaren Aarts Wandelreizen en is beschikbaar als voorzitter
van de VvKR.
De nieuwe bestuurssamenstelling is als volgt:
Guus Aarts --------voorzitter
Rikus Hulscher---------penningmeester
Anna v.d. Heijden---------secretaris
Marlies Rattink---------algemeen bestuurslid
Caroline v.d. Greeff-------------algemeen bestuurslid
5
Korte terugblik op het brainstormweekend in Vorden
Het brainstormweekend in Vorden was een zeer goede bijeenkomst. We waren in totaal met 13
mensen, (4 bestuursleden en 9 leden). Het was inspirerend om elkaar te ontmoeten, van gedachten
te wisselen en een breder draagvlak te creëren voor de toekomst van de VvKR.
We groeien gestaag en willen meer doen voor de leden en ons profileren naar buiten.
De tweede dag zijn er concrete voorstellen uitgewerkt om drie werkgroepen in het leven te roepen.
Er zijn opdrachten voor de werkgroepen geschreven, die elke werkgroep kan gebruiken om hun
werkplan te maken.
De werkgroepen zijn als volgt ingedeeld:
A: werkgroep B2B (communicatie Business to Business)
B: werkgroep B2C ( communicatie Business to Consumer/ Evenementen en Reisinspiratiedagen)
C: werkgroep Kennis en Ontmoetingsdagen (voor de VvKR leden zelf)
Daarnaast zijn er in het weekend teksten en een plan ontwikkeld om nieuwe bestuursleden aan te
trekken. Dit is inmiddels met succes afgerond.
De bedoeling is dat de werkgroepen autonoom aan het werk gaan, met terugkoppeling naar het
bestuur. Vanuit het bestuur heeft elke werkgroep een contactpersoon/coördinator.
Meer over de werkgroepen bij punt 6.
6
Instellen van de nieuwe werkgroepen
Tijdens de vergadering worden de 3 nieuwe werkgroepen geïnstalleerd.
Werkgroep B2B (communicatie Business to Business):
Actief in deze werkgroep zijn: Frank Heemskerk (DOE reizen); Maaike Linde (Native Travel); Jan Jaap
Meendering (Mevo reizen). Contactpersoon/ coördinator vanuit het bestuur: Anna v.d. Heijden
(Arief!reizen).
Werkgroep B2C ( communicatie Business to Consumer/ Evenementen en Reisinspiratiedagen):
Actief in deze werkgroep zijn: Boriska Szabo (Travel2Transsylvania); Frank Bovenlander (Werelds
Koken); Pepijn Grau (Go Local); Hanna Deckers (Easy Israel Reizen); Mayke Schrijnemakers (Mayke
Tours). Ymkje Repko (Y.Repko Travel) wil input geven aan deze werkgroep.
Contactpersoon/coördinator vanuit het bestuur: Rikus Hulscher (Agronatura).
Werkgroep Kennis en Ontmoetingsdagen (voor de VvKR leden zelf):
Actief in deze werkgroep zijn: Anne van den Boogaart (Natuurlijk Reizen); Pepijn Grau (Go Local);
Albert Lamberts (Wolverine Avontuurlijke Reizen). Contactpersoon/coördinator vanuit het bestuur:
Marlies Rattink (Meander Reizen).
Op de website van de VvKR kun je meer lezen over voorgestelde inhoud van de werkgroepen
http://www.vvkr.nl/kleinschalig/leden/werkgroep/reisorganisatie.php
Heb je ideeën waar een werkgroep zich volgens jou zich mee bezig kan houden: geef het door!
Er zijn nog mensen nodig, wellicht nog 2 per werkgroep (omdat we vaak zelf ook op reis zijn), dus
meld je aan!
7
Enquête
Het bestuur legt aan de ALV voor wat men ervan vindt om eens per jaar onder de leden een enquête
te houden, die verplicht wordt gesteld.
De bedoeling van deze enquête is tweeledig:
1: het bestuur moet elk jaar kunnen controleren of de leden nog aan de voorwaarden voor
lidmaatschap voldoen. Hiervoor moeten de leden dus gegevens aanleveren als omzet,
groepsgrootte, aantal fte’s, het hebben van een garantieregeling en dergelijke.
2: Benchmark: steeds meer bedrijven benaderen ons met een aanbod waar we als VvKR leden iets
aan kunnen hebben. Dan is het nodig dat we iets kunnen zeggen over onze omzetcijfers etc. De
bedrijven moeten kunnen inschatten wie wij als totaliteit zijn en waar hun evt. risico’s liggen. Dit was
bv. belangrijk bij de onderhandelingen over de BAV.
Het spreekt vanzelf dat de gegevens die worden aangeleverd, na controle van het bestuur
geanonimiseerd worden.
Besloten wordt dat de verplichte criteria voor lidmaatschap van de VvKR ook verplichte vragen
worden in de jaarlijkse enquête en dat daarnaast overige benchmark vragen niet verplicht zijn.
Het bestuur zal de enquête uitwerken.
8
Geschillencommissie
Caroline v.d. Greeff geeft informatie over de Geschillencommissie. De vraag is of we als VvKR daar
werk van gaan maken.
1. Er is een commissie reizen, door de ANVR in het leven gebracht. Wij zouden als VvKR met de ANVR
in gesprek kunnen gaan om hier ook in opgenomen te worden. Dat is de goedkoopste oplossing. Bij
makelaars geldt ook dat verschillende verenigingen samen in dezelfde commissie zitten.
2. We kunnen als VvKR een commissie op laten zetten. Kosten € 15.000,00 eenmalig.
Jaarlijkse kosten zijn in beide gevallen: € 7800,00. Daarnaast zijn de variabele kosten per zaak
ongeveer € 500,00 à € 600,00. Vaak doet de brancheorganisatie de helft en het bedrijf de andere
helft. De jaarlijkse kosten die je hierbij voor de leden van de VvKR zou moeten vragen zijn dus
minimaal € 50,00 voor de jaarlijkse kosten. Als je een deel van de geschillenkosten op zou willen
nemen, zou je daar ca. € 75,00 per jaar ongeveer van moeten maken.
De geschillencommissie heeft een aantal algemene voorwaarden:
+ U (VvKR in dit geval) zorgt ervoor dat uw leden goede leveringsvoorwaarden hebben. Deze moeten
worden goedgekeurd door de consumentenbond.
+ U (VvKR) zorgt ervoor dat uw leden zich aan de bindende adviezen van De Geschillencommissie
houden, zelfs als een lid dit weigert.
Voordelen van aansluiting bij de geschillencommissie, volgens henzelf, vind je hier:
http://www.degeschillencommissie.nl/aansluiten/voordelen-voor-ondernemers
We doen bij de aanwezige leden een peiling of er behoefte aan is om ons hiervoor in te gaan
spannen. Bijna niemand heeft ooit een klacht gehad waarmee hij/zij in de problemen is gekomen. De
kosten zijn hoog.
We besluiten om er geen energie in te steken.
Naar aanleiding van dit onderwerp komt naar voren of we als VvKR wellicht een collectieve
rechtsbijstandsverzekering kunnen afsluiten. Dit wordt door het bestuur opgepakt.
9
Aanmeldingsprocedure VvKR
Het komt regelmatig voor dat nieuwe leden die zich aanmelden, er erg lang over doen om hun
zaakjes op orde te hebben. Zij blijven dan te lang staan op het lijstje “leden in wording” op de
website. Sommigen veroorloven zich zelfs om het logo al te voeren terwijl ze nog geen lid zijn.
Het bestuur heeft er teveel werk aan om deze aspirant leden te volgen om te kijken of ze al aan de
voorwaarden voldoen. Er wordt besproken hoe lang het duurt om je garantieregeling rond te krijgen.
De STO duurt een week , de GGTO een maand en de SGR 2 maanden.
We besluiten dat er op de site wordt vermeld dat er enkele richtlijnen zijn waar men zich aan moet
houden voordat men zich aanmeldt, deze zijn:
1: Zorg dat je een website en reisvoorwaarden hebt.
2: Als je bezig bent met een aanvraag voor een garantieregeling, vermeld dat dan op je site (bij je
reisvoorwaarden of onder het kopje garantie/garantieregeling) en geef dit ook duidelijk aan in het
aanmeldformulier.
Na aanmelding krijgen mensen 2 maanden de tijd om aan de gestelde voorwaarden te voldoen. In
die tijd komt men op de website in de lijst 'leden in wording' te staan. Daarna vervalt de aanmelding
en kun je je na een half jaar opnieuw aanmelden.
Als het lidmaatschap is goedgekeurd en de factuur is voldaan, wordt de naam van de organisatie
vermeld in de ledenlijst op deze site. Pas dan mag men het logo van de VvKR voeren.
10
Stand van zaken van de STO-reisgarantie
Er zijn momenteel 72 reisorganisaties aangesloten bij de STO-reisgarantie. Alle leden hebben hun
zaakjes op orde. Het contact STO en Certo Escrow loopt goed. Er zijn weinig tot geen klachten van de
aangesloten leden over het werken met STO-reisgarantie en Certo Escrow. De ervaringen van
klanten zijn positief. Soms gaat het mis bij overboekingen, dit komt doordat mensen hun
referentienummer niet goed invullen.
Betalingen via Ideal gaan goed. Er wordt nu uitgezocht of het via Creditcard of Paypall ook mogelijk
is.
Er wordt over nagedacht of het mogelijk kan worden om partijen buiten de VvKR toe te laten. Een
moeilijk punt is dat er bij evt. faillissement van die partijen geen beroep kan worden gedaan op de
expertise van de VvKR leden.
11 Gesprek STO-reisgarantie en Certo Escrow met het Calamiteitenfonds
Marlies Rattink en mensen van Certo Escrow hebben een gesprek gehad met de heer Reuver van het
Calamiteitenfonds.
Het Calamiteitenfonds is opgezet vanuit de SGR. Je kunt je pas aansluiten bij het Calamiteitenfonds
als je een garantieregeling hebt.
Reuver was positief over de STO, maar adviseerde STO om na te denken over een situatie die zou
kunnen ontstaan wanneer je als STO toch meer kosten moet maken dan het betaalde bedrag van de
reizigers. Dit zal binnen STO besproken worden.
Er zijn veel misverstanden over wat het Calamiteitenfonds doet. Reuver wil wel een keer voorlichting
komen geven aan de VvKR leden. Dit zullen we een keer organiseren.
De GGTO is ook in overleg met het Calamiteitenfonds.
12 Het Portaal op de website van de VvKR
Op het Portaal van de VvKR site staan nu 80 organisaties. Het ziet er mooi uit. We verzoeken de
organisaties die er nog niet op staan, dit wel te doen. Het is belangrijk dat alle leden via het Portaal
vindbaar zijn. Bovendien is het Portaal dan een mooi visitekaartje van de VvKR.
NB: Om het Portaal voor je potentiële klanten beter vindbaar te maken, is het nodig dat het nog
meer gevuld raakt met teksten en foto’s van de landen waar je je reizen aanbiedt. Verzoek is dus om
foto’s en teksten aan te leveren bij Marlies Rattink, via [email protected] Zij zal het plaatsen.
Een ander idee om het Portaal te gebruiken is, als je je eigen groepsreizen niet vol krijgt, dan kun je
misschien samenwerken met andere VvKR leden die op dezelfde bestemming werken.
NB: geef je ideeën of opmerkingen over de site van de VvKR en het Portaal aan ons door via
[email protected]
13 Wat is de beste manier om als leden met elkaar te communiceren?
Nieuws en berichten komen op het besloten deel van de website. Het is dus van belang dat
regelmatig te bekijken. Je kunt hier zelf ook iets op plaatsen, een vraag of mededeling.
Er bestaat een Linked in groep voor VvKR leden. Geef je op bij Jeanet Bruining van
Wijnwandeltochten via [email protected]
De facebook pagina van de VvKR mag ook nog groeien, dus gebruik hem goed, ook voor je eigen
doelen. Anne v.d. Boogaart van Natuurlijk Reizen beheert deze pagina, [email protected]
14 Rondvraag
Ardjan Langedijk:
Ardjan pleit voor professionalisering van het bestuur. Nu we steeds groter worden, neemt de
hoeveelheid werk toe en kun je je afvragen of je dit wel op vrijwillige basis van mensen kunt vragen.
Continuïteit is ook belangrijk nu we steeds meer een professionele vereniging worden.
De tijdsinvestering die het bestuur nu heeft is gemiddeld een dag per week (per bestuurslid).
Ardjan stelt voor om bepaalde mensen van het bestuur 1 dag per week uit te betalen. Dit heeft dan
gevolgen voor de hoogte van de contributie. Die zou dan omhoog moeten, bv. naar € 150 of € 200
per jaar. We hebben er een tijdje discussie over, er wordt ook geopperd om iemand te betalen die
het bestuur ondersteunt. We willen ook kijken hoe het gaat nu werkgroepen zijn ingesteld.
Caroline de Greeff:
Op 18 april is er in Tilburg een bijeenkomst van Het Tourism Café, bedoeld om toerisme in
ontwikkelingslanden te bevorderen, door reisorganisaties, projecten en andere stakeholders samen
te brengen. Thema: marketing van op duurzaamheid gerichte toerisme programma’s.
Dit kan op de VvKR site geplaatst worden.
Anna Maria Verhagen:
Is enthousiast over Tele Spirit,een bepaald software pakket. Dit kan doorgegeven worden aan de
werkgroep Kennis en Ontmoetingsdagen.
Kaj Hagen:
Zou het mogelijk zijn om als VvKR aan de leden een goede mogelijkheid te bieden een reisverzekering
af te sluiten?
Dit gaat naar de werkgroep B2B.
Esther de Haas en Petra Luitjes:
De communicatie met Concordia ivm. de BA loopt niet goed. Het blijkt dat meer mensen klachten
hebben. Rikus Hulscher zal met hen contact op nemen.
Nagekomen bericht : Rikus heeft per mail contact gehad met Concordia en de klachten gemeld.
Concordia heeft daarop gereageerd en wil graag een keer komen praten. Er is nog geen afspraak tot
stand gekomen.
Huub v. Luyt:
Vraagt of de alternatieve vakantiebeurs in Utrecht is doorgegaan. Deze heeft niet plaatsgevonden.
Jeanet Bruining :
In Hilversum is de Art Leisure and Living beurs geweest. Er waren ook VvKR leden aanwezig. Het was
een leuke beurs, maar er waren niet zo veel bezoekers.
Jeanet heeft gezien dat het VvKR logo soms misbruikt wordt door leden die geen lid zijn. Ook het
bestuur komt dit tegen. Deze organisaties worden aangeschreven en verzocht het logo eraf te halen.
Het bestuur zal ook nagaan of het logo beschermd dient te worden.
De besloten Linked in groep voor VvKR leden telt nu 46 organisaties. Als je mee wilt discussiëren via
Linked in, meld je dan aan. We houden deze groep aan zolang we niet via de site met elkaar
communiceren.
Frank Bovenlander:
Vraagt of het bestuur heeft overwogen om de contributie via een automatische incasso te doen.
Rikus Hulscher zoekt dit een keer uit. Hanna Deckers raadt het niet aan, het geeft het bestuur veel
extra werk.
Na de vergadering blijven nog enkele mensen gezellig borrelen en eten en niet te vergeten:
netwerken.
Notulen ALV van de VvKR
5 april 2014
Anna v.d. Heijden

Download Report