Slimmer werken bij de overheid op stoom

rondetafel Vodafone
Rondetafeldiscussie Vodafone en TITM toont sleutelrol ict aan
Slimmer werken bij
de overheid op stoom
Minister voor Wonen en
Rijksdienst, Stef Blok, heeft
vlak voor de zomer ambitieuze
doelstellingen neergelegd voor
de vernieuwing van het werken bij de Rijksoverheid. Om
in 2020 met 30 procent minder
kantoorruimte toe te kunnen,
zal het slimmer werken met ict
een forse impuls krijgen. Van
een interactieve discussie met
een marktpartij als Vodafone –
die vanuit het hoofdkantoor in
Amsterdam jarenlang ervaring
heeft met het nieuwe werken
– bleek een geweldige wisselwerking uit te gaan.
“D
e reden voor Vodafone Nederland om zes jaar geleden met
slimmer werken te beginnen,
zat ’m niet zozeer in kostenverlaging
als wel in een cultuurverandering
realiseren”, vertelt Koen Wezenberg,
Head of Sales bij Vodafone Global Enterprise, aan het begin van een rondetafeldiscussie over slimmer werken bij
de overheid. “De grootste uitdaging
voor een jong bedrijf als Vodafone, dat
in 1995 als Libertel begon met mobiele
telefonie, was de bedrijfscultuur. Die
kwam niet overeen met wat de markt
46 t i j d s c h r i f t
i t
van ons verwachtte. Dat wilden we
door een organisatieverandering
aanpassen. Je zou van een bedrijf
als Vodafone verwachten dat we het
gedaan hebben om de markt te laten
zien hoe je met mobiele technologie
een organisatie kunt vernieuwen.
Maar de belangrijkste reden was een
nieuwe bedrijfscultuur die een jonge
generatie medewerkers optimaal zou
aanspreken. Op dat moment zochten
we voor ons nieuwe hoofdkantoor in
Amsterdam een groot aantal nieuwe
medewerkers. Natuurlijk klopte de
businesscase ook als een bus: de
facilitaire kosten gingen bij ons met 80
procent naar beneden, maar dat was
niet het belangrijkste doel.”
Breed uitrollen
De aanleiding voor de rondetafeldiscussie, die op initiatief van Tijdschrift
IT Management en Vodafone plaatsvond, was het plan van minister Blok
om de eerste successen met vernieuwing van de Rijksoverheid de komende jaren breed uit te gaan rollen. Door
slimmer te werken, waar plaats- en
tijdonafhankelijk werken een hoofdrol
in heeft, kunnen de bezettingsgraden bij de ministeries omlaag van 1,1
werkplek per fte naar 0,7 werkplek.
De daling is, gerekend in vierkante
m a n a g e m e n t
meters, in Den Haag het grootst, namelijk zo’n 40 procent. In andere delen
van Nederland zouden departementen
met 30 procent minder kantoorruimte
toekunnen. Rijksdiensten zullen meer
en meer gezamenlijk worden gehuisvest, er werken meer ambtenaren per
vierkante meter en er zijn minder
werkplekken per formatieplaats.
Het thema spreekt aan; een groot
aantal managers bij overheidsinstellingen schoof aan om deze ambitieuze
doelstellingen en de allesbepalende
rol die ict daarin speelt, te bespreken.
Robert Bennis, lead Architect SSC-ICT
Den Haag bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken, zet in zijn inleiding
uiteen hoe het nieuwe werken toegepast wordt bij de Ministeries IenM,
BZK, VWS, SZW en Financiën. Het
shared-servicecenter, dat nu zo'n tien
jaar bestaat, heeft in de Haagse regio
zo'n 27.000 werkplekken in beheer en
geeft daardoor een inkijkje in de vernieuwingsmogelijkheden met ict.
Bennis ziet bij de overheid een ander
vertrekpunt om met slimmer werken
aan de slag te gaan. “We horen hier
aan tafel dat Vodafone een cultuurverandering wilde bewerkstelligen”,
stelt Bennis. “De aanleiding vanuit de
overheid lag bij de invoering van een
➼
van onze redactie | Foto’s: marcel willems
a p r i l
2 0 1 4
47
rondetafel Vodafone
48 t i j d s c h r i f t
i t
m a n a g e m e n t
compacte overheid en een streven naar
meer efficiëntie. Uiteindelijk kom je in
mijn ogen wel op hetzelfde punt uit.
Je merkt gaandeweg dat zo'n overstap
naar het slimmer werken ook automatisch met zich meebrengt dat de
cultuur van de organisatie er anders
uit komt te zien. Ik ken kantoorpanden die per etage een nieuwe inrichting kregen, waarbij collega's zonder
problemen voor overleg in een nieuwe
kantoortuin neerstreken. Het was misschien wel rumoeriger om elkaar in
zo'n setting op te zoeken voor overleg,
maar het heeft wel een nieuwe dimensie aan het werken gegeven.”
Businesscase
Onderdeel van het beleid rond de
compacte overheid is de zogenaamde
I-strategie. Dit door alle rijksoverheden
gedeelde informatiebeleid is bedoeld
om de bedrijfsvoering van de Rijksoverheid te rationaliseren en tegelijkertijd te vernieuwen, legt Bennis uit. Het
inzetten van privédevices voor werk
(bring your own device) is onderdeel
van die rationalisatie, evenals thuiswerken. In de businesscase van de
Rijksoverheid voor deze organisatieverandering, worden de doelstellingen
vooral gehaald door besparingen op de
huisvesting en facilitaire kosten. Maar
ook de IT-kosten van een gestandaardiseerde werkplek gaan in de praktijk
aanzienlijk naar beneden. “Een overstap naar de dienstverlening van het
shared-servicecentrum zorgt voor standaardisatie en verlaging van de kosten.
Het samenvoegen van IT-diensten
van departementen naar een centraal
centrum heeft naast kostenbesparingen
veel meer opgeleverd. De transformatie
van de architectuur heeft rijksoverheden functionele vernieuwingen
gebracht die onbetaalbaar en onhaalbaar leken. Gedeelde datacenters en
opslagvoorzieningen hebben ervoor
gezorgd dat ambtenaren niet langer
vastgeklonken zitten aan de infrastructuur van het eigen departement.”
Maar belangrijker dan het informatiseringsbeleid is de organisatieverandering zelf. Volgens een deelnemer aan de discussie gaat dit soort
veranderingen lastiger bij de overheid.
Er zijn bijna evenveel meningen als
mensen, en slimmer werken is een
containerbegrip. Zie in zo'n setting de
handen maar eens op elkaar te krijgen
voor zo'n stap. Het voorbeeldgedrag
van het management is heel belang-
rijk, stelt Wezenberg van Vodafone.
Het management moet de verandering
dragen, maar soms is er weerstand
vanuit het middlemanagement.
Dat moet op een andere aansturing
overstappen zodra aanwezigheid een
minder belangrijk criterium wordt
voor het functioneren van medewerkers. Volgens Wezenberg is dat een
verandering die niet gemakkelijk
is, maar veel kan opleveren. “In ons
callcenter kunnen medewerkers
zichzelf inroosteren. De werkvloer
is zelf verantwoordelijk voor een
minimumbezetting, en medewerkers
worden beoordeeld op hoe goed zij
een probleem oplossen. Op deze manier geef je op basis van vertrouwen
verantwoordelijkheid, en daar krijg je
als organisatie veel voor terug.”
voorbeeld van een kantoor dat met
een veel lagere werkplekfactor ingericht is. In dat kantoor zijn er maar 250
werkplekken op 1.100 medewerkers.
Naast de flexplekken zijn er 700 zogenaamde worksettings waar mensen in
grotere of kleinere groepen kunnen
samenwerken. “Als je genoeg van deze
opstellingen hebt dan wordt de werkplekfactor een arbitrair getal.”
Ook de fixatie op huisvesting en
meubilair is te beperkt in de ogen van
de adviseur die onder andere betrokken is geweest bij de realisatie van de
nieuwbouw van de Dienst Uitvoering
Onderwijs (Duo) en de Belastingdienst in Groningen. “Vragen als wat
je wil bereiken en wat de strategische
doelen van de organisatie voor de
Leergeld
Vodafone heeft bij de invoering van het
slimmer werken het nodige leergeld
betaald, en deelt dat openhartig met
de genodigden aan tafel. “In sommige
zaken zijn we destijds doorgeslagen”,
aldus Wezenberg. “Zo begonnen we
de eerste twee jaar van de verandering in een bestaand kantoorpand bij
Sloterdijk. In dat pand waren te weinig
afgesloten vergaderkamers waardoor het niet goed mogelijk was om
vertrouwelijke informatie te delen. Na
de evaluatie die we iedere twee jaar uitvoeren, hebben we dit aangepast.” Een
deelnemer aan de discussie benadrukt
in een reactie hierop dat de inrichting
niet allesbepalend is. “Het gaat er niet
alleen maar om dat de kantoorvloer er
mooi moet uitzien. De invoering van
slimmer werken is een verandering die
door de hele organisatie gedragen moet
worden. Ik zie dat terug aan een relatief
kleine afdeling die als een eiland in
de organisatie met flexplekken werkt.
Zodra deze medewerkers doorstromen
naar andere plekken in de organisatie,
willen zij alsnog een eigen kantoor, terwijl je medewerkers juist uit hun eigen
kantoor wilt halen.”
Arbitrair
Zouden de doelstellingen rond slimmer werken bij de overheid niet veel
ambitieuzer kunnen? Frederik van
Steenbergen, adviseur van het in
slimmer werken gespecialiseerde
Ynno, denkt van wel. Volgens Van
Steenbergen zijn er kanttekeningen te
plaatsen bij de aanpak van de nieuwe
rijkswerkplek. Hij haalt het kantoor
van Microsoft op Schiphol aan als
Een fixatie op
huisvesting en
meubilair leidt tot een
te beperkte aanpak
komende jaren zijn, zullen centraal
moeten staan in de aanpak”, vervolgt
Van Steenbergen. “Wij dragen dat uit
in onze filosofie die samen te vatten
is in de kernbegrippen ‘bits’, ‘bricks’
en ‘brains’. Voor ons is het nieuwe
werken een combinatie van informatietechnologie, kantoorinrichting en
van mensen die de organisatie dragen.
Maak je van die drie aspecten een goede mix, dan kom je veel meer bij het
DNA en de visie van een organisatie
uit.” En die ziet er niet voor elke overheidsorganisatie hetzelfde uit. Wat dat
betreft is het beleid van één compacte
overheid een te beperkte aanpak. Wat
voor de ene overheidsinstelling goed
werkt, komt in een andere misschien
minder goed uit de verf. Houd daarom
oog voor individuele organisaties, is
het devies van Van Steenbergen. Daarnaast moet er een open oog en oor zijn
voor andere geluiden. Altijd bereikbaar zijn en altijd kunnen werken
betekent voor sommige werknemers
dat hun privéleven eronder gaat lijden,
waardoor zij sneller een burn-out oplopen. Blijf kritische vragen stellen, is
dan ook het belangrijkste advies van
Van Steenbergen.
a p r i l
❉
2 0 1 4
49

Download Report