inspiratiegids www.slimenergiethuis.nl Voorbeeld Draaiboek Evenementen VERKEERSVEILIGHEIDSDAG OVERIJSSEL Datum: Tijd: Locatie: Adres: Inhoudsopgave Contactgegevens organisatie Leveranciers en partners Bereikbaarheid en parkeren Omschrijving evenement Programma Indeling evenement/informatiemarkt Telefoon: Draaiboek Website: Nazorg Taken tijdens evenement Contactgegevens organisatie Organisatie Contactpersoon Partij X Contactpersoon 1 E-mailadres Telefoonnummer Aankomst Contactpersoon Telefoonnr. Aankomst Contactpersoon 2 Partij Y Contactpersoon 1 Contactpersoon 2 Partij Z Contactpersoon 1 Contactpersoon 2 Bij calamiteiten contact opnemen met Partij X Contactpersoon 1 Contactpersoon 2 Leveranciers en partners Organisatie Geleverde Organisatie X AV materiaal Organisatie Y Presentatiemateriaal Etc. Bereikbaarheid en parkeren Routebeschrijving naar de locatie Routekaart Informatie over parkeren / betaald parkeren Omschrijving evenement Wat, waar, wanneer, wat gaat er gebeuren Waarom? Doel van het evenement Activiteiten - programma Onderdeel Frequentie Waar Leverancier Bemensing Programmaonderdeel Wanneer vindt het plaats: doorlopend, ieder uur (bv in geval van demonstratie) Op welke plek Wie verzorgt Wie zorgt (m.n. bij het materiaal? voor bemenomvangrijkere sing van de evenementen) activiteit of de stand. Bijzonderheden Globale indeling evenement Kaartje of schets van het terrein of de locatie met de verschillende programmaonderdelen. Draaiboek Dag x (kan bv dag van te voren zijn) Voorbereiding Start Gereed Activiteit Uitvoering Verantwoordelijk 00.00 00.00 Omschrijving activiteit Verantwoordelijke partij Verantwoordelijke persoon Tijd Gereed Activiteit Uitvoering Verantwoordelijk 00.00 00.00 Beschrijving activiteiten: opbouw, aankomst materialen, aankomst personen, testen, briefing aanwezigen Uitvoerende partij Verantwoordelijke persoon van de organisatie Gereed Activiteit Uitvoering Opbouw Evenement Tijd 00.00 Start evenement 00.00 00.00 Specifieke programmaonderdelen 00.00 00.00 Ophalen lunchpakketten 00.00 00.00 Uitdelen lunchpakketten 00.00 Verantwoordelijk Allemaal Uitvoerende partij Einde evenement Verantwoordelijke persoon van de organisatie Allemaal Afbreken Tijd Gereed Activiteit Uitvoering Verantwoordelijk 00.00 00.00 Beschrijving verschillende onderdelen afbreken en opruimen, wanneer kunnen leveranciers spullen komen ophalen Uitvoerende partij Verantwoordelijke persoon van de organisatie Start Gereed Activiteit Uitvoering Verantwoordelijk 00.00 00.00 Ophalen materialen die niet op de dag zelf opgehaald konden worden Uitvoerende partij Verantwoordelijke persoon van de organisatie Nazorg Taken tijdens evenement Activiteit x Benodigdheden: Instructies: wat is er nodig (give aways, formulieren, pennen etc) wat kunnen mensen doen, wat moet er verteld worden, worden er zaken uitgedeeld, wat is de kernboodschap, moet er informatie verzameld worden Wie neemt wat mee naar het evenement? LOGISTIEK Wie? Retouradres Wat? Welke partij haalt op Waar kan het materi- Omschrijving materiaal aal opgehaald worden Aantal Formaat (schatting) Aantal Formaat (schatting) Wie neemt wat mee terug? LOGISTIEK Wie? Retouradres Wat? Welke partij haalt op Waar kan het materi- Omschrijving materiaal aal opgehaald worden Aandachtspunten EHBO, Verkeersregelaars (bij hoge opkomst), flyeraars (om gedurende de dag publiek te trekken)
© Copyright 2024 ExpyDoc
