EOTA werkt efficiënter met hybride omgeving van server en cloud EOTA, de Europese Organisatie voor Technische Goedkeuringen, stroomlijnt en coördineert de procedures die uiteindelijk leiden tot een CE-markering. De efficitel. +32 (0)3 457 57 77 [email protected] land: België sector: overheid ëntie en de beveiliging van de vertrouwelijke informatie kwamen in het gedrang toen de ondersteuning van Windows XP ten einde liep. IT-partner Aurelium adviseerde EOTA om over te stappen van een lokaal computernetwerkje zonder server, profiel naar een vernieuwd pc-park met Windows 8, een lokale De Europese Organisatie voor Technische Goed- server met Windows Server Essentials en Office 365 keuringen (EOTA) is de vereniging van Goedkeu- voor e-mail en later ook documentbeheer (met Share- ringsinstituten die erkend zijn om Europese Techni- Point Online) en communicatie (via Lync) in de cloud. sche Goedkeuringen (ETA) af te leveren. Een bouwproduct dat voldoet aan de attesteringsregels mag de CE-markering dragen en mag in de handel gebracht worden in alle EU- en EVA-landen die lid zijn van de Europese Economische Ruimte (EER). uitdaging EOTA werkte nog met een peer-to-peer netwerk Door informatie te centraliseren in de cloud en de workflows meer te automatiseren, verwacht EOTA de procedure voor het afleveren van een attest te versnellen van zes à negen naar drie tot zes maanden. Zo kunnen de aanvragers hun bouwproducten sneller internationaal op de markt brengen. zonder server. Dat bood te weinig betrouwbaarheid en flexibiliteit. De pc’s draaiden op Windows XP, waarvoor de ondersteuning werd stopgezet. Office 365 Bovendien zocht de organisatie een manier om EOTA, de Europese Organisatie voor Technische Goedkeu- efficiënter te communiceren en samen te werken ringen, werkte vroeger nog met een ‘peer-to-peer’ net- aan documenten. werk waarin de pc’s met elkaar waren verbonden zonder een achterliggende server. IT-partner Aurelium adviseerde oplossing IT-partner Aurelium adviseerde en begeleidde EOTA bij de overstap naar een eigen server met Windows Server Essentials en nieuwe laptops met Windows 8, in combinatie met Office 365 voor emailen en later ook documentbeheer via de cloud. Aurelium beheert de omgeving op afstand. en begeleidde de overstap naar een netwerk met een lokale server op basis van Windows Server Essentials. De drie medewerkers van EOTA kregen ook een nieuwe pc met het Windows 8 besturingssysteem. Dankzij Office 365 e-mailen ze nu al in de cloud en stappen ze ook nog over naar SharePoint voor het online beheren van de vele documenten die ze nodig hebben. Ze combineren dus een lokale server met werkprocessen in de cloud – “het beste van twee werelden”, aldus Peter Schellinck, secretaris- voordelen generaal van EOTA. Û flexibiliteit, overal toegang tot data Û betere back-up Grote hoeveelheid gegevens Û snellere procedures De documenten die EOTA aflevert zijn een eerste vereiste Û minder risico op fouten dankzij versiebeheer Û efficiënter samenwerken en communiceren voor een CE-markering van constructiemateriaal. Het gaat doorgaans om nieuwe ontwikkelingen die de producenten graag zo snel mogelijk over de landsgrenzen heen op de software&services Windows Server Essentials Office 365 Windows 8 markt willen brengen. Vandaar dat het voor hen erg belangrijk is om de procedure zo snel mogelijk af te handelen. “Wij staan in voor de stroomlijning en de coördinatie van de goedkeuringsprocedures, waarbij we ook intensief communiceren met de Europese Commissie”, vertelt Peter Schellinck. “Met een kleine groep mensen - een drietal medewerkers binnen EOTA – verwerken we voortdurend een grote hoeveelheid gegevens. Daarbij is IT natuurlijk onmisbaar. Bovendien zijn we wettelijk verplicht om de vastgelegde termijnen voor de goedkeuringsprocedure te respecteren.” Procedures versnellen Als die procedure normaal verloopt, zitten er zes tot negen maanden tussen de aanvraag en de ontvangst van het attest. “Met SharePoint Online willen we nog sneller gaan werken”, verklaart Peter Schellinck. “We zullen dan immers de informatie via de cloud efficiënter kunnen beheren door de verschillende stappen in de procedure vlugger en meer geautomatiseerd op elkaar te laten volgen. Daardoor zullen we naar verwacht de procedure kunnen inkorten naar drie tot zes maanden.” Op dit moment gaan de documenten voortdurend heen en weer via e-mail, zodat er vaak meerdere versies begin- Peter Schellinck, secretaris-generaal van EOTA: “Met SharePoint Online kunnen we de procedure met drie maanden inkorten.” nen te circuleren. “Dat verhoogt het risico op fou- dows XP, dat intussen niet meer ondersteund ten, wat we absoluut moeten vermijden”, zegt Peter wordt”, vertelt André Huynen, sales en marketing Schellinck. “Via SharePoint Online zal iedereen met manager bij Aurelium. “Voor het zover was, verwit- de meest recente versie werken en kunnen we veel tigden we EOTA omdat de beveiliging van hun ver- korter op de bal spelen. Ook met de Europese Com- trouwelijke gegevens in het gedrang kon komen missie willen we in de cloud gaan samenwerken via wanneer ze met XP bleven werken.” SharePoint voor het uitwisselen van gegevens en het becommentariëren van documenten.” Probleemloze overstap Aurelium evolueerde bij dit project van hard- en Flexibel en mobiel werken via de cloud softwareleverancier naar een meer strategische IT- Een groot voordeel van het werken in de cloud is de partner. “Toen we beslisten om te investeren in een grotere toegankelijkheid. Dat is nu al het geval met betere IT-basis, moesten we ook kiezen of we het de e-mail dankzij Exchange Online binnen Office beheer zouden uitbesteden of een IT- 365. Naast de mails zullen in de tweede fase, na de verantwoordelijke zouden aanwerven”, zegt Peter overstap naar SharePoint Online, ook de dossiers op Schellinck. “Aanwerven beschouwde ik als de laatste elke locatie beschikbaar zijn via een internetverbin- optie, dus we gingen op zoek naar een gespeciali- ding. Peter Schellinck: “We reizen vaak en als je dan seerde partner. Met Aurelium hadden we al een bij een overleg op een andere locatie geen toegang goede relatie en ze kwamen heel overtuigend over. hebt tot je belangrijke gegevens, maak je geen goe- Ze brachten eerst onze huidige infrastructuur in de indruk. Via de cloud is dat geen probleem en kaart en legden de pijnpunten bloot. De overgang worden we veel flexibeler en mobieler.” naar de nieuwe opstelling werd grondig voorbereid en verliep vervolgens probleemloos op minder dan Aurelium was al langer de IT-leverancier bij EOTA, twee weken. Aurelium gaf ook een opleiding aan de dat zelf geen IT-verantwoordelijke in huis heeft. Zij eindgebruikers.” adviseerden de Europese organisatie om voor een grondige vernieuwing te gaan. “De aanleiding was Beheer op afstand eigenlijk dat de meeste pc’s nog draaiden op Win- Voor Aurelium past dit project heel mooi in de rol die ze het liefst willen spelen: die van een externe ITafdeling. “We staan nu ook in voor het proactieve beheer van de omgeving op afstand”, legt André Huynen uit. “Via de Office 365 console krijgen we een automatische melding wanneer er problemen zijn, vaak nog voor de mensen van EOTA daar zelf hinder van ondervinden. Ook de server kunnen we op afstand monitoren vanuit de helpdesk van Aurelium. Op die manier bieden we meer zekerheid en continuïteit dan één interne IT-verantwoordelijke. Dankzij ons team van 50 mensen is er altijd iemand om het beheer op te volgen. Bovendien heeft iedereen zijn eigen expertise.” Steeds meer naar de cloud André Huynen Na de overstap naar SharePoint Online volgen er zeker “Via de Office 365 console krijgen we een automatische melding wanneer er problemen zijn, vaak nog voor de mensen van EOTA daar zelf hinder van ondervinden.” nog andere stappen. “We gaan op termijn mogelijk ook Lync gebruiken voor een meer efficiënte en budgetvriendelijke internationale communicatie”, aldus Peter Schellinck. “De komende jaren willen we steeds meer in de cloud gaan werken. Daarnaast hebben we nog inspanningen te leveren om onze leden overtuigen om ook in de cloud met ons samen te werken. Tot onze verbazing blijkt niet iedereen vertrouwen te hebben in de beveiliging. Nochtans was een betrouwbare en veilige omgeving onze eerste vereiste, gezien de gevoelige informatie waarmee we werken. Wijzelf zijn alvast helemaal overtuigd van de grote voordelen en de veiligheid van de cloud. Door eerst al intern in de cloud te werken, kunnen we het vertrouwen van onze leden wellicht aanwakkeren.” voor meer informatie Voor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/ cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken. Voor meer informatie over Aurelium, bel naar +32 (0)3 457 57 77 of bezoek www.aurelium.be Voor meer www.eota.eu informatie over EOTA, bezoek
© Copyright 2025 ExpyDoc