Verder lezen

EOTA werkt efficiënter met hybride
omgeving van server en cloud
EOTA, de Europese Organisatie voor Technische Goedkeuringen, stroomlijnt en coördineert de procedures
die uiteindelijk leiden tot een CE-markering. De efficitel. +32 (0)3 457 57 77
[email protected]
land: België
sector: overheid
ëntie en de beveiliging van de vertrouwelijke informatie
kwamen in het gedrang toen de ondersteuning van
Windows XP ten einde liep.
IT-partner Aurelium adviseerde EOTA om over te stappen van een lokaal computernetwerkje zonder server,
profiel
naar een vernieuwd pc-park met Windows 8, een lokale
De Europese Organisatie voor Technische Goed-
server met Windows Server Essentials en Office 365
keuringen (EOTA) is de vereniging van Goedkeu-
voor e-mail en later ook documentbeheer (met Share-
ringsinstituten die erkend zijn om Europese Techni-
Point Online) en communicatie (via Lync) in de cloud.
sche Goedkeuringen (ETA) af te leveren. Een bouwproduct dat voldoet aan de attesteringsregels mag
de CE-markering dragen en mag in de handel gebracht worden in alle EU- en EVA-landen die lid
zijn van de Europese Economische Ruimte (EER).
uitdaging
EOTA werkte nog met een peer-to-peer netwerk
Door informatie te centraliseren in de cloud en de
workflows meer te automatiseren, verwacht EOTA de
procedure voor het afleveren van een attest te versnellen van zes à negen naar drie tot zes maanden. Zo kunnen de aanvragers hun bouwproducten sneller internationaal op de markt brengen.
zonder server. Dat bood te weinig betrouwbaarheid en flexibiliteit. De pc’s draaiden op Windows
XP, waarvoor de ondersteuning werd stopgezet.
Office 365
Bovendien zocht de organisatie een manier om
EOTA, de Europese Organisatie voor Technische Goedkeu-
efficiënter te communiceren en samen te werken
ringen, werkte vroeger nog met een ‘peer-to-peer’ net-
aan documenten.
werk waarin de pc’s met elkaar waren verbonden zonder
een achterliggende server. IT-partner Aurelium adviseerde
oplossing
IT-partner Aurelium adviseerde en begeleidde EOTA bij de overstap naar een eigen server met Windows Server Essentials en nieuwe laptops met Windows 8, in combinatie met Office 365 voor emailen en later ook documentbeheer via de cloud.
Aurelium beheert de omgeving op afstand.
en begeleidde de overstap naar een netwerk met een lokale server op basis van Windows Server Essentials. De
drie medewerkers van EOTA kregen ook een nieuwe pc
met het Windows 8 besturingssysteem. Dankzij Office 365
e-mailen ze nu al in de cloud en stappen ze ook nog over
naar SharePoint voor het online beheren van de vele documenten die ze nodig hebben. Ze combineren dus een
lokale server met werkprocessen in de cloud – “het beste
van twee werelden”, aldus Peter Schellinck, secretaris-
voordelen
generaal van EOTA.
Û flexibiliteit, overal toegang tot data
Û betere back-up
Grote hoeveelheid gegevens
Û snellere procedures
De documenten die EOTA aflevert zijn een eerste vereiste
Û minder risico op fouten dankzij versiebeheer
Û efficiënter samenwerken en communiceren
voor een CE-markering van constructiemateriaal. Het gaat
doorgaans om nieuwe ontwikkelingen die de producenten
graag zo snel mogelijk over de landsgrenzen heen op de
software&services
Windows Server Essentials
Office 365
Windows 8
markt willen brengen. Vandaar dat het voor hen erg belangrijk is om de procedure zo snel mogelijk af te handelen.
“Wij staan in voor de stroomlijning en de coördinatie van
de goedkeuringsprocedures, waarbij we ook intensief
communiceren met de Europese Commissie”, vertelt Peter
Schellinck. “Met een kleine groep mensen - een drietal
medewerkers binnen EOTA – verwerken we voortdurend
een grote hoeveelheid gegevens. Daarbij is IT natuurlijk
onmisbaar. Bovendien zijn we wettelijk verplicht om de
vastgelegde termijnen voor de goedkeuringsprocedure te
respecteren.”
Procedures versnellen
Als die procedure normaal verloopt, zitten er zes tot negen maanden tussen de aanvraag en de ontvangst van
het attest. “Met SharePoint Online willen we nog sneller
gaan werken”, verklaart Peter Schellinck. “We zullen dan
immers de informatie via de cloud efficiënter kunnen beheren door de verschillende stappen in de procedure
vlugger en meer geautomatiseerd op elkaar te laten volgen. Daardoor zullen we naar verwacht de procedure kunnen inkorten naar drie tot zes maanden.”
Op dit moment gaan de documenten voortdurend heen
en weer via e-mail, zodat er vaak meerdere versies begin-
Peter Schellinck, secretaris-generaal van EOTA:
“Met SharePoint Online kunnen we de procedure met drie maanden inkorten.”
nen te circuleren. “Dat verhoogt het risico op fou-
dows XP, dat intussen niet meer ondersteund
ten, wat we absoluut moeten vermijden”, zegt Peter
wordt”, vertelt André Huynen, sales en marketing
Schellinck. “Via SharePoint Online zal iedereen met
manager bij Aurelium. “Voor het zover was, verwit-
de meest recente versie werken en kunnen we veel
tigden we EOTA omdat de beveiliging van hun ver-
korter op de bal spelen. Ook met de Europese Com-
trouwelijke gegevens in het gedrang kon komen
missie willen we in de cloud gaan samenwerken via
wanneer ze met XP bleven werken.”
SharePoint voor het uitwisselen van gegevens en
het becommentariëren van documenten.”
Probleemloze overstap
Aurelium evolueerde bij dit project van hard- en
Flexibel en mobiel werken via de cloud
softwareleverancier naar een meer strategische IT-
Een groot voordeel van het werken in de cloud is de
partner. “Toen we beslisten om te investeren in een
grotere toegankelijkheid. Dat is nu al het geval met
betere IT-basis, moesten we ook kiezen of we het
de e-mail dankzij Exchange Online binnen Office
beheer zouden uitbesteden of een IT-
365. Naast de mails zullen in de tweede fase, na de
verantwoordelijke zouden aanwerven”, zegt Peter
overstap naar SharePoint Online, ook de dossiers op
Schellinck. “Aanwerven beschouwde ik als de laatste
elke locatie beschikbaar zijn via een internetverbin-
optie, dus we gingen op zoek naar een gespeciali-
ding. Peter Schellinck: “We reizen vaak en als je dan
seerde partner. Met Aurelium hadden we al een
bij een overleg op een andere locatie geen toegang
goede relatie en ze kwamen heel overtuigend over.
hebt tot je belangrijke gegevens, maak je geen goe-
Ze brachten eerst onze huidige infrastructuur in
de indruk. Via de cloud is dat geen probleem en
kaart en legden de pijnpunten bloot. De overgang
worden we veel flexibeler en mobieler.”
naar de nieuwe opstelling werd grondig voorbereid
en verliep vervolgens probleemloos op minder dan
Aurelium was al langer de IT-leverancier bij EOTA,
twee weken. Aurelium gaf ook een opleiding aan de
dat zelf geen IT-verantwoordelijke in huis heeft. Zij
eindgebruikers.”
adviseerden de Europese organisatie om voor een
grondige vernieuwing te gaan. “De aanleiding was
Beheer op afstand
eigenlijk dat de meeste pc’s nog draaiden op Win-
Voor Aurelium past dit project heel mooi in de rol
die ze het liefst willen spelen: die van een externe ITafdeling. “We staan nu ook in voor het proactieve beheer
van de omgeving op afstand”, legt André Huynen uit. “Via
de Office 365 console krijgen we een automatische melding wanneer er problemen zijn, vaak nog voor de mensen van EOTA daar zelf hinder van ondervinden. Ook de
server kunnen we op afstand monitoren vanuit de helpdesk van Aurelium. Op die manier bieden we meer zekerheid en continuïteit dan één interne IT-verantwoordelijke.
Dankzij ons team van 50 mensen is er altijd iemand om
het beheer op te volgen. Bovendien heeft iedereen zijn
eigen expertise.”
Steeds meer naar de cloud
André Huynen
Na de overstap naar SharePoint Online volgen er zeker
“Via de Office 365 console krijgen we een
automatische melding wanneer er problemen zijn, vaak nog voor de mensen van
EOTA daar zelf hinder van ondervinden.”
nog andere stappen. “We gaan op termijn mogelijk ook
Lync gebruiken voor een meer efficiënte en budgetvriendelijke internationale communicatie”, aldus Peter Schellinck. “De komende jaren willen we steeds meer in de
cloud gaan werken. Daarnaast hebben we nog inspanningen te leveren om onze leden overtuigen om ook in de
cloud met ons samen te werken. Tot onze verbazing blijkt
niet iedereen vertrouwen te hebben in de beveiliging.
Nochtans was een betrouwbare en veilige omgeving onze
eerste vereiste, gezien de gevoelige informatie waarmee
we werken. Wijzelf zijn alvast helemaal overtuigd van de
grote voordelen en de veiligheid van de cloud. Door eerst
al intern in de cloud te werken, kunnen we het vertrouwen
van onze leden wellicht aanwakkeren.”
voor meer informatie
Voor
meer
informatie
over
de
beschreven
producten en diensten van Microsoft, bel naar
+32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/
cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke
toepassingen gebruiken.
Voor meer informatie over Aurelium, bel naar +32
(0)3 457 57 77
of bezoek www.aurelium.be
Voor
meer
www.eota.eu
informatie
over
EOTA,
bezoek

Download Report