Verklaring van Onafhankelijkheid en onpartijdigheid - Q

Onafhankelijkheid en onpartijdigheid
Qualitatis Inspectie opereert onpartijdig naar andere organisaties. Qualitatis Inspectie geeft
geen ondersteuning en advisering op haar technisch werkterrein en daaraan grenzende
activiteiten, zoals advisering op het gebied van financieel administratieve systemen. De
aandeelhouders van Qualitatis Inspectie hebben verder ook geen belangen in dergelijke
ondernemingen, noch hebben de aandeelhouders van dergelijke ondernemingen belangen in
Qualitatis Inspectie. Omwille van de handhaving van de type A-status van Qualitatis
Inspectie, zullen bovengenoemde belangen ook in de toekomst niet gaan worden verworven.
Hierdoor is uitgesloten dat personen of organisaties buiten Qualitatis Inspectie invloed kunnen
uitoefenen op uitgevoerde inspecties. Met betrekking tot de uitvoering van Cao toetsingen is
het uitgesloten dat er eventuele potentiële belangenconflicten kunnen optreden omdat Cao
toetsingen niet gekoppeld zijn aan één partij (uitvoering SNA-Schema en Cao toetsing door
dezelfde Inspectie Instelling), de voorganger van de ACM “NMA” heeft de ABU, VPO,
NBBU, SKA Vlees en Sociale Zaken Pluimvee verboden dergelijke verplichting aan hun
leden op te leggen.
Om de onafhankelijk verder te waarborgen, zal Qualitatis Inspectie geen inspectiepersoneel
inzetten dat als aandeelhouder, bestuurder en/of werknemer direct betrokken is bij bedrijven
die in aanmerking komen voor inspectie op basis van het SNA-Schema2.
De onafhankelijkheid wordt op vier niveaus gewaarborgd, daar Qualitatis Inspectie van
mening is dat alleen het afdekken op inspectieniveau de onafhankelijkheid en integriteit niet
voldoende waarborgt.
De niveaus waar de waarborging op gestoeld zijn als volgt ingedeeld:
1. Inspectieniveau
Het “inspectie” personeel dient schriftelijk te verklaren onpartijdig te zijn en onafhankelijk
van de organisaties die worden beoordeeld en alle hierbij ontvangen informatie vertrouwelijk
te behandelen. Het Management van Qualitatis Inspectie zet alleen inspectiepersoneel dat
volledig aan deze eisen voldoet.
Op basis van het bovenstaande, geldt ten aanzien van opdrachtgevers waar Qualitatis
Inspectie een inspectie in het kader van het SNA-Schema uitvoert, dat ter waarborging van de
onafhankelijke positie voor alle bij de inspectie betrokken medewerkers geldt dat:

Zij geen directe financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever of
een hiermee verbonden partij;

Zij geen indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever
die voor één van beide partijen van grote betekenis is;

Zij geen directe of indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in een met
de opdrachtgever verbonden partij die voor één van beide partijen van grote betekenis is;

Hun naaste familieleden eveneens geen dergelijke financiële belangen bezitten, tenzij deze
belangen van te verwaarlozen betekenis zijn;
2
Voor de precieze eisen met betrekking tot de onafhankelijkheid van inspectiepersoneel, wordt verwezen naar
de tekst van paragraaf 3.2 in het interne Kwaliteitshandboek.
ID-764 v05

Voor zover zij hiervan op de hoogte zijn eveneens geen sprake is van dergelijke financiële
belangen bij nauwe persoonlijke relaties;

Zij geen belangrijke functies vervullen bij een opdrachtgever, dat dergelijke functies ook
niet worden vervuld door een collega’s in zijn/haar netwerk en dat – voor zover zij
hiervan op de hoogte zijn – er eveneens geen sprake is van het vervullen van dergelijke
functies door naaste familieleden en/of nauwe persoonlijke relaties;

Het hen niet is toegestaan personen of organisaties van buiten Qualitatis Inspectie invloed
te laten uitoefenen op de resultaten van uitgevoerde inspecties. Wanneer dit zich zou
voordoen, dient dit terstond te worden gemeld aan de directie.

Zij (freelancers) dienen half jaarlijks (ieder jaar voor 1 februari en 1 augustus) een
overzicht te verstrekken aan Qualitatis Inspectie van bedrijven waarvoor zij als consultant
/ aandeelhouder optreden en die direct dan wel indirect te maken kunnen hebben met de
uitvoering van inspecties op basis van het SNA-Schema. Dit overzicht zal worden
opgenomen in hun personeelsfile en wordt onder strikte vertrouwelijkheid bewaard.
Tevens zal hij/zij per entiteit aan dienen te geven wie verantwoordelijk is voor uitvoering
van werkzaamheden betreffende een eventueel conflicterende situatie.
2. Managementniveau

Het top management dient schriftelijk te verklaren onpartijdig te zijn en onafhankelijk van
de organisaties die worden beoordeeld en alle hierbij ontvangen informatie vertrouwelijk
te behandelen, daarnaast mogen zij geen directe of indirecte belangen bezitten (c.q. hierin
handelen) in met de opdrachtgever verbonden partij die voor één van beide partijen van
grote betekenis is. De verklaring van onafhankelijkheid en integriteit dient op de website
van Qualitatis Inspectie te worden gepubliceerd.

Zij geen directe financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever of
een hiermee verbonden partij;

Zij geen indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever
die voor één van beide partijen van grote betekenis is;

Zij geen directe of indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in een met
de opdrachtgever verbonden partij die voor één van beide partijen van grote betekenis is;

Hun naaste familieleden eveneens geen dergelijke financiële belangen bezitten, tenzij deze
belangen van te verwaarlozen betekenis zijn;

Voor zover zij hiervan op de hoogte zijn eveneens geen sprake is van dergelijke financiële
belangen bij nauwe persoonlijke relaties;

Zij geen belangrijke functies vervullen bij een opdrachtgever, dat dergelijke functies ook
niet worden vervuld door een collega in zijn/haar netwerk en dat – voor zover zij hiervan
op de hoogte zijn – er eveneens geen sprake is van het vervullen van dergelijke functies
door naaste familieleden en/of nauwe persoonlijke relaties;

Zij op generlei wijze verbonden is aan een andere Inspectie Instelling die vergelijkbare
werkzaamheden verricht op basis van het SNA-Schema, dan wel naaste familieleden.

Het is directieleden en leden van de Commissie van Beroep niet toegestaan als uitvoerend
inspecteur te functioneren.
ID-764 v05
3. Organisatieniveau

Qualitatis Inspectie heeft op geen enkele wijze belangen in administratiekantoren,
accountantskantoren etc. dan wel dan wel organisaties die getoetst kunnen worden op
basis van het SNA-Schema , ook mag zij geen belangen hebben in andere Inspectie
Instellingen die inspecties uitvoert op basis van het SNA-Schema.

Administratiekantoren, accountantskantoren ect. dan wel organisaties die getoetst kunnen
worden op basis van het SNA-Schema mogen op geen enkele wijze belangen hebben in
Qualitatis Inspectie, ook mag een andere Inspectie Instelling die inspecties uitvoert op
basis van het SNA-Schema belangen hebben in Qualitatis Inspectie.
4. Procesniveau

Qualitatis Inspectie dient ieder jaar een risico analyse van haar inspectie en
kantoorpersoneel te maken evenals van het topmanagement. Aan de hand van de risico
analyse kan besloten worden nadere maatregelen te nemen om het risico te beperken dan
wel uit te sluiten.

Qualitatis Inspectie dient ieder jaar een risico analyse te maken van haar overige
werkzaamheden. Aan de hand van de risico analyse kan besloten worden nadere
maatregelen te nemen om het risico te beperken dan wel uit te sluiten.

Qualitatis Inspectie dient ieder jaar een algehele bedrijfsrisico analyse te maken waarin is
opgenomen risico analyse personeel en overige werkzaamheden evenals alle andere
aspecten waarin eventuele risico’s worden benoemd en geanalyseerd. Qualitatis Inspectie
is verplicht eventuele nadere maatregelen te nemen op risico’s te beperken dan wel uit te
sluiten.
Qualitatis Inspectie verricht geen inspectiewerkzaamheden “namens” een opdrachtgever, een
klant of een afnemer van een opdrachtgever of klant (zoals het uitvoeren van interne audits of
afnemersbeoordelingen op het technisch werkterrein en daaraan grenzende werkgebieden).
Qualitatis Inspectie voldoet daarmee aan de eisen zoals die in de norm ISO 17020:2012 zijn
gesteld aan een type A inspectie-instelling.
Uit de risico analyses van d.d. 8 december 2011, 9 oktober 2012, 14 juni 2013 en 27 januari
2014 met betrekking tot uitvoering inspecties SNA-Schema versus Cao toetsingen is de risico
inschatting als laag beoordeeld. De enige beperking die opgelegd is, dit komende uit de risico
analyse, is dat een Cao toetsing nooit voorafgaande een SNA-Schema inspectie mag
plaatsvinden, de inspectie van het SNA-Schema en de Cao toetsing mogen door een en
dezelfde inspecteur uitgevoerd worden. De uiteindelijke beoordeling van de Cao toetsing
wordt door een derde partij gedaan. De risicoanalyse berekening vindt plaats aan de hand van
document ID-749a.
Qualitatis Inspectie B.V. toetst jaarlijks op basis van een risicoanalyse haar inspecteurs via
document ID-749b Risicoanalyse berekening evenals worden op deze wijze andere systemen
geanalyseerd die eventueel invloed kunnen hebben op het SNA-Schema.
Om de onafhankelijkheid en integriteit met betrekking tot de inzet van inspecteurs nader te
bewaken is bepaald dat bij een verzoek voor de inzet van een bepaalde inspecteur er nooit aan
dit verzoek zal worden voldaan. Daarnaast hanteert zij de regel dat een inspecteur nooit meer
dan twee volledige achtereenvolgende inspecties mag uitvoeren bij een onderneming, het
ID-764 v05
aantal inspecties wat een inspecteur achtereen bij een klant mag uitvoeren is gesteld op een
maximum van drie. Qualitatis Inspectie kan besluiten het aantal achtereen uit te voeren
inspecties door een inspecteur bij een klant verder te beperken. Dit beleid is ook opgenomen
in het reglement Inspectievoorwaarden SNA-Schema onder 1.9 Integriteit, onafhankelijkheid
en frequentie inzet van inspecteurs evenals de openbare verklaring van onafhankelijkheid en
onpartijdigheid op de website van Qualitatis Inspectie B.V.
Het top managent van Qualitatis Inspectie B.V. onderschrijft de uitgangspunten van
onpartijdigheid en onafhankelijkheid en conformeert zich doormiddel van ondertekening
hieraan. Deze uitgangspunten zijn ook openbaar gepubliceerd op de website van Qualitatis
Inspectie B.V. www.q-inspectie.nl.
Hoogenweg, 1 juli 2014
Mevr. S.A.H. Verbrugge
Algemeen Directeur
J.D. Putter
Commercieel Directeur
J.P.N. Verboom
Manager SNA-Schema
R. Jeroense
Technisch Manager SNA-Schema
Mevr. M. van der Heijden
Plv. Technisch Manager SNA-Schema
ID-764 v05

Download Report