Onafhankelijkheid en onpartijdigheid Qualitatis Inspectie opereert onpartijdig naar andere organisaties. Qualitatis Inspectie geeft geen ondersteuning en advisering op haar technisch werkterrein en daaraan grenzende activiteiten, zoals advisering op het gebied van financieel administratieve systemen. De aandeelhouders van Qualitatis Inspectie hebben verder ook geen belangen in dergelijke ondernemingen, noch hebben de aandeelhouders van dergelijke ondernemingen belangen in Qualitatis Inspectie. Omwille van de handhaving van de type A-status van Qualitatis Inspectie, zullen bovengenoemde belangen ook in de toekomst niet gaan worden verworven. Hierdoor is uitgesloten dat personen of organisaties buiten Qualitatis Inspectie invloed kunnen uitoefenen op uitgevoerde inspecties. Met betrekking tot de uitvoering van Cao toetsingen is het uitgesloten dat er eventuele potentiële belangenconflicten kunnen optreden omdat Cao toetsingen niet gekoppeld zijn aan één partij (uitvoering SNA-Schema en Cao toetsing door dezelfde Inspectie Instelling), de voorganger van de ACM “NMA” heeft de ABU, VPO, NBBU, SKA Vlees en Sociale Zaken Pluimvee verboden dergelijke verplichting aan hun leden op te leggen. Om de onafhankelijk verder te waarborgen, zal Qualitatis Inspectie geen inspectiepersoneel inzetten dat als aandeelhouder, bestuurder en/of werknemer direct betrokken is bij bedrijven die in aanmerking komen voor inspectie op basis van het SNA-Schema2. De onafhankelijkheid wordt op vier niveaus gewaarborgd, daar Qualitatis Inspectie van mening is dat alleen het afdekken op inspectieniveau de onafhankelijkheid en integriteit niet voldoende waarborgt. De niveaus waar de waarborging op gestoeld zijn als volgt ingedeeld: 1. Inspectieniveau Het “inspectie” personeel dient schriftelijk te verklaren onpartijdig te zijn en onafhankelijk van de organisaties die worden beoordeeld en alle hierbij ontvangen informatie vertrouwelijk te behandelen. Het Management van Qualitatis Inspectie zet alleen inspectiepersoneel dat volledig aan deze eisen voldoet. Op basis van het bovenstaande, geldt ten aanzien van opdrachtgevers waar Qualitatis Inspectie een inspectie in het kader van het SNA-Schema uitvoert, dat ter waarborging van de onafhankelijke positie voor alle bij de inspectie betrokken medewerkers geldt dat: Zij geen directe financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever of een hiermee verbonden partij; Zij geen indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever die voor één van beide partijen van grote betekenis is; Zij geen directe of indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in een met de opdrachtgever verbonden partij die voor één van beide partijen van grote betekenis is; Hun naaste familieleden eveneens geen dergelijke financiële belangen bezitten, tenzij deze belangen van te verwaarlozen betekenis zijn; 2 Voor de precieze eisen met betrekking tot de onafhankelijkheid van inspectiepersoneel, wordt verwezen naar de tekst van paragraaf 3.2 in het interne Kwaliteitshandboek. ID-764 v05 Voor zover zij hiervan op de hoogte zijn eveneens geen sprake is van dergelijke financiële belangen bij nauwe persoonlijke relaties; Zij geen belangrijke functies vervullen bij een opdrachtgever, dat dergelijke functies ook niet worden vervuld door een collega’s in zijn/haar netwerk en dat – voor zover zij hiervan op de hoogte zijn – er eveneens geen sprake is van het vervullen van dergelijke functies door naaste familieleden en/of nauwe persoonlijke relaties; Het hen niet is toegestaan personen of organisaties van buiten Qualitatis Inspectie invloed te laten uitoefenen op de resultaten van uitgevoerde inspecties. Wanneer dit zich zou voordoen, dient dit terstond te worden gemeld aan de directie. Zij (freelancers) dienen half jaarlijks (ieder jaar voor 1 februari en 1 augustus) een overzicht te verstrekken aan Qualitatis Inspectie van bedrijven waarvoor zij als consultant / aandeelhouder optreden en die direct dan wel indirect te maken kunnen hebben met de uitvoering van inspecties op basis van het SNA-Schema. Dit overzicht zal worden opgenomen in hun personeelsfile en wordt onder strikte vertrouwelijkheid bewaard. Tevens zal hij/zij per entiteit aan dienen te geven wie verantwoordelijk is voor uitvoering van werkzaamheden betreffende een eventueel conflicterende situatie. 2. Managementniveau Het top management dient schriftelijk te verklaren onpartijdig te zijn en onafhankelijk van de organisaties die worden beoordeeld en alle hierbij ontvangen informatie vertrouwelijk te behandelen, daarnaast mogen zij geen directe of indirecte belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in met de opdrachtgever verbonden partij die voor één van beide partijen van grote betekenis is. De verklaring van onafhankelijkheid en integriteit dient op de website van Qualitatis Inspectie te worden gepubliceerd. Zij geen directe financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever of een hiermee verbonden partij; Zij geen indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever die voor één van beide partijen van grote betekenis is; Zij geen directe of indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in een met de opdrachtgever verbonden partij die voor één van beide partijen van grote betekenis is; Hun naaste familieleden eveneens geen dergelijke financiële belangen bezitten, tenzij deze belangen van te verwaarlozen betekenis zijn; Voor zover zij hiervan op de hoogte zijn eveneens geen sprake is van dergelijke financiële belangen bij nauwe persoonlijke relaties; Zij geen belangrijke functies vervullen bij een opdrachtgever, dat dergelijke functies ook niet worden vervuld door een collega in zijn/haar netwerk en dat – voor zover zij hiervan op de hoogte zijn – er eveneens geen sprake is van het vervullen van dergelijke functies door naaste familieleden en/of nauwe persoonlijke relaties; Zij op generlei wijze verbonden is aan een andere Inspectie Instelling die vergelijkbare werkzaamheden verricht op basis van het SNA-Schema, dan wel naaste familieleden. Het is directieleden en leden van de Commissie van Beroep niet toegestaan als uitvoerend inspecteur te functioneren. ID-764 v05 3. Organisatieniveau Qualitatis Inspectie heeft op geen enkele wijze belangen in administratiekantoren, accountantskantoren etc. dan wel dan wel organisaties die getoetst kunnen worden op basis van het SNA-Schema , ook mag zij geen belangen hebben in andere Inspectie Instellingen die inspecties uitvoert op basis van het SNA-Schema. Administratiekantoren, accountantskantoren ect. dan wel organisaties die getoetst kunnen worden op basis van het SNA-Schema mogen op geen enkele wijze belangen hebben in Qualitatis Inspectie, ook mag een andere Inspectie Instelling die inspecties uitvoert op basis van het SNA-Schema belangen hebben in Qualitatis Inspectie. 4. Procesniveau Qualitatis Inspectie dient ieder jaar een risico analyse van haar inspectie en kantoorpersoneel te maken evenals van het topmanagement. Aan de hand van de risico analyse kan besloten worden nadere maatregelen te nemen om het risico te beperken dan wel uit te sluiten. Qualitatis Inspectie dient ieder jaar een risico analyse te maken van haar overige werkzaamheden. Aan de hand van de risico analyse kan besloten worden nadere maatregelen te nemen om het risico te beperken dan wel uit te sluiten. Qualitatis Inspectie dient ieder jaar een algehele bedrijfsrisico analyse te maken waarin is opgenomen risico analyse personeel en overige werkzaamheden evenals alle andere aspecten waarin eventuele risico’s worden benoemd en geanalyseerd. Qualitatis Inspectie is verplicht eventuele nadere maatregelen te nemen op risico’s te beperken dan wel uit te sluiten. Qualitatis Inspectie verricht geen inspectiewerkzaamheden “namens” een opdrachtgever, een klant of een afnemer van een opdrachtgever of klant (zoals het uitvoeren van interne audits of afnemersbeoordelingen op het technisch werkterrein en daaraan grenzende werkgebieden). Qualitatis Inspectie voldoet daarmee aan de eisen zoals die in de norm ISO 17020:2012 zijn gesteld aan een type A inspectie-instelling. Uit de risico analyses van d.d. 8 december 2011, 9 oktober 2012, 14 juni 2013 en 27 januari 2014 met betrekking tot uitvoering inspecties SNA-Schema versus Cao toetsingen is de risico inschatting als laag beoordeeld. De enige beperking die opgelegd is, dit komende uit de risico analyse, is dat een Cao toetsing nooit voorafgaande een SNA-Schema inspectie mag plaatsvinden, de inspectie van het SNA-Schema en de Cao toetsing mogen door een en dezelfde inspecteur uitgevoerd worden. De uiteindelijke beoordeling van de Cao toetsing wordt door een derde partij gedaan. De risicoanalyse berekening vindt plaats aan de hand van document ID-749a. Qualitatis Inspectie B.V. toetst jaarlijks op basis van een risicoanalyse haar inspecteurs via document ID-749b Risicoanalyse berekening evenals worden op deze wijze andere systemen geanalyseerd die eventueel invloed kunnen hebben op het SNA-Schema. Om de onafhankelijkheid en integriteit met betrekking tot de inzet van inspecteurs nader te bewaken is bepaald dat bij een verzoek voor de inzet van een bepaalde inspecteur er nooit aan dit verzoek zal worden voldaan. Daarnaast hanteert zij de regel dat een inspecteur nooit meer dan twee volledige achtereenvolgende inspecties mag uitvoeren bij een onderneming, het ID-764 v05 aantal inspecties wat een inspecteur achtereen bij een klant mag uitvoeren is gesteld op een maximum van drie. Qualitatis Inspectie kan besluiten het aantal achtereen uit te voeren inspecties door een inspecteur bij een klant verder te beperken. Dit beleid is ook opgenomen in het reglement Inspectievoorwaarden SNA-Schema onder 1.9 Integriteit, onafhankelijkheid en frequentie inzet van inspecteurs evenals de openbare verklaring van onafhankelijkheid en onpartijdigheid op de website van Qualitatis Inspectie B.V. Het top managent van Qualitatis Inspectie B.V. onderschrijft de uitgangspunten van onpartijdigheid en onafhankelijkheid en conformeert zich doormiddel van ondertekening hieraan. Deze uitgangspunten zijn ook openbaar gepubliceerd op de website van Qualitatis Inspectie B.V. www.q-inspectie.nl. Hoogenweg, 1 juli 2014 Mevr. S.A.H. Verbrugge Algemeen Directeur J.D. Putter Commercieel Directeur J.P.N. Verboom Manager SNA-Schema R. Jeroense Technisch Manager SNA-Schema Mevr. M. van der Heijden Plv. Technisch Manager SNA-Schema ID-764 v05
© Copyright 2025 ExpyDoc