Case Sleutelbeheer ZC Vivre

VIVRE
Gewoon Beter met Traka sleutelbeheersystemen
Vivre is een organisatie die Woon-, Welzijn- en Zorgdiensten aanbiedt voor ouderen en chronisch zieken.
De locaties van Vivre bevinden zich in en om Maastricht. Momenteel zijn dit 14 locaties, maar op termijn
zullen dit er 20 zijn. De organisatie telt ca. 1.650
cliënten, 1.950 medewerkers en nog eens zo’n 850
vrijwilligers. Deze aantallen zorgen voor vele sleutelhandelingen per dag.
Vraaggerichte Zorg
Vivre zit midden in de omslag van aanbodgerichte
naar vraaggerichte zorg. De cliënt staat daarbij centraal en deze moet zijn of haar gewone leven zoveel
als mogelijk kunnen voortzetten.
Bij Vivre vinden ze dat een zorginstelling geen status
aparte moet vormen, maar volwaardig deel uit moet
maken van de maatschappij. Laagdrempelig, open,
betrokken bij de wijk en vice versa. Geen klinische
behuizing, maar een thuis waar warmte heerst, waar
aandacht is voor de wensen van de cliënt, waar bewoners met hun beperkingen zelfs beter af zijn dan
thuis. Dat noemt men bij Vivre ‘Gewoon Beter’.
Gewoon Beter
Het Gewoon Beter project heeft een grote impact op
personeel en huisvesting. Weg institutionele zorg,
weg recepties, weg onpersoonlijke zorg. In plaats
daarvan kleinschalige leefomgevingen, een prettige
woonsfeer en gastvrij personeel dat extra wordt getraind op gastvrijheid. Maar ook de locaties worden
aangepast. Zo is er in de locatie Koepelhof een heus
bruin café.
De locaties worden midden in de wijk geplaatst, met
een multifunctioneel karakter van bijvoorbeeld kapsalon, huisartsenpost of kinderopvang. Op deze wijze krijgen cliënten van Vivre het gevoel om bij de
wijk te horen als elke andere inwoner van die wijk.
Veiligheid
Voorwaarde voor een prettige leefomgeving is veiligheid. Cliënten van Vivre moeten zich veilig voelen in
hun woning. Ook heeft iedere cliënt recht op privacy.
Cliënten verlenen dus zelf toegang voor bezoekers,
maar ook voor medewerkers van Vivre die gewoon
aanbellen als ze op bezoek komen.
Echter in geval van nood moet men wel snel toegang hebben tot de woning. Met 1.650 cliënten en
2.750 medewerkers is sleutelbeheer binnen Vivre
een uitdaging.
De heer Jos Swillens van het Facilitair bedrijf: “In het
verleden kreeg elke medewerker een hoofdsleutel
van de vestiging waar hij of zij werkte, en medewerkers die op meerdere vestigingen werkten, kregen
ook meerdere sleutels. Het overzicht van waar sleutels zich bevonden raakte dan ook zoek en dat
strookte niet met onze hoge veiligheidsnormen.”.
sleutels krijgt men alleen met een dubbele autorisatie bijvoorbeeld een toegangspas plus pincode.
“Doordat men weet dat elke sleutelhandeling wordt
vastgelegd, voelt men zich ook verantwoordelijk voor
de sleutel.” aldus Jos Swillens.
Traka
De heer Swillens ging op zoek naar een oplossing
voor het beheren van de vele sleutels en het waarborgen van de veiligheid van de cliënten. Hij vond
deze bij het Atrium Ziekenhuis in Heerlen, waar hij
voor het eerst in aanraking kwam met het Traka
sleutelbeheersysteem. De tevredenheid van Atrium
en het gemak van het systeem overtuigden de heer
Swillens en zijn collega’s, waarna het Traka systeem
als eerste op locatie Klevarie werd geïmplementeerd.
De heer Swillens bij een Traka systeem.
Tevredenheid
Onbemande recepties
Kort op de eerste locatie volgden er meer locaties en
stap voor stap wordt elke locatie voorzien van het
Traka systeem. Jos Swillens: “Voor de medewerkers
was het even wennen, maar nu is het gewoon om bij
binnenkomst je sleutel te pakken en bij het einde van
de dienst deze weer terug te plaatsen in de Traka
kast.”. Ook medewerkers zonder vaste locatie zoals
een diëtist of fysiotherapeut krijgen nu eenvoudig
toegang tot de sleutels waarvoor zij bevoegd zijn.
BedrijfsHulpVerleners hebben bijvoorbeeld exclusief
toegang tot bepaalde sleutels.
“Voorheen kwamen belangrijke sleutels niet uit mijn
kluis, maar nu vertrouw ik ze toe aan het Traka systeem, want ik kan altijd zien wie, wanneer, welke
sleutel in zijn bezit heeft.” Toegang tot dergelijke
Passend bij het Gewoon Beter concept is het opheffen van de traditionele recepties. Receptiemedewerkers van Vivre worden omgeschoold tot
gastvrouw of gastheer. Dat betekent niet meer achter de balie zitten, maar proactief de cliënten en gasten van dienst zijn. Het innemen en uitgeven van
sleutels is dus niet langer een taak van een receptie,
maar wordt volledig uit handen genomen door het
Traka systeem dat dit nog een 24 / 7 doet. Zo heeft
de gastvrouw of –heer tijd om in de lounge de krant
te lezen met een cliënt.

Download Report