Actieplan 2014 -‐ 2015 September 2014 Auteur: PACKED vzw Review door de TRACKS-‐stuurgroep PACKED vzw Delaunoystraat 58 bus 23, 1080 Brussel [email protected] ++32 (0)2 217 14 05 Het project ‘Erfgoedzorg in de kunstensector’ wordt uitgevoerd met financiële steun van de Vlaamse overheid Actieplan TRACKS Het actieplan is enerzijds een stand van zaken waarin duidelijk wordt wat de afgeronde acties inhielden en wat hun resultaat was. Anderzijds worden de toekomstige acties voor 2014 en 2015 verklaard en beschreven. Het actieplan wordt ter review voorgelegd aan de stuurgroep van het project. Acties worden verder aangevuld en aangepast naar de bemerkingen van de stuurgroep en inhoudelijk uitgewerkt door een werkgroep. Inhoudstafel 1. SITUERING EN RESULTATEN: STAND VAN ZAKEN .................................................................... 3 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. TRACKS ................................................................................................................................ 3 STUURGROEP .......................................................................................................................... 4 WERKGROEP .......................................................................................................................... 4 ONDERSTEUNEND NETWERK ....................................................................................................... 5 TRACKS EN HET KUNSTENDECREET ............................................................................................. 5 PILOOTPROJECTEN ................................................................................................................... 5 SECTOREVENEMENT LANCERING TRACKS ..................................................................................... 7 2. ACTIES .................................................................................................................................... 9 2.1. ACTIE 1: TRACKS-‐WEBSITE ...................................................................................................... 9 2.1.1. EVALUEREN EN AANVULLEN ........................................................................................................... 9 2.1.2. NIEUWE EXPERTISE ..................................................................................................................... 10 2.1.3. VERTALEN ................................................................................................................................. 10 2.1.4. SENSIBILISEREN OVER DE INVOER IN HET KENNISPLATFORM ................................................................ 11 2.2. ACTIE 2: PILOOTPROJECTEN .................................................................................................... 11 2.2.1. STAND VAN ZAKEN ...................................................................................................................... 11 2.2.2. PLANNING ................................................................................................................................ 13 2.3. ACTIE 3: SENSIBILISEREN EN DIENSTVERLENING TRACKS ............................................................... 14 2.3.1. SENSIBILISEREN .......................................................................................................................... 14 2.3.2. DIENSTVERLENING ...................................................................................................................... 16 2.4. ACTIE 4: SAMENWERKINGEN ................................................................................................... 18 2.4.1. CEST ....................................................................................................................................... 18 2.4.2. HET FIRMAMENT ....................................................................................................................... 18 2.4.3. AMVB -‐ VERVOLGTRAJECT ARCHIEFZORG BIJ BRUSSELSE KUNSTENORGANISATIES ................................. 19 2.4.4. ARCHIEFBANK VLAANDEREN ......................................................................................................... 19 2.4.5. NATIONAL ARCHIVES -‐ ARCHIVING THE ART .................................................................................... 20 2.4.6. BKKC -‐ ARCHIEF VOOR DE TOEKOMST ............................................................................................ 20 2.4.7. IMAL ....................................................................................................................................... 21 2.4.8. KUNSTENLOKET .......................................................................................................................... 21 2.4.9. STAGES ..................................................................................................................................... 21 2.4.10. MUSEA VOOR HEDENDAAGSE KUNST ........................................................................................... 22 3. COMMUNICATIE ................................................................................................................... 22 3.1. INTERN ................................................................................................................................ 22 3.2. EXTERN ............................................................................................................................... 22 4. AGENDA ............................................................................................................................... 23 2 Actieplan TRACKS 1. Situering en resultaten: stand van zaken 1.1. TRACKS De Toolbox en Richtlijnen voor Archief-‐ en Collectiezorg in de KunstenSector is het resultaat van het project ‘Erfgoedzorg in de Kunstensector’ dat van start ging in juli 2013. Het project wil binnen de kunstensector de zorg voor het eigen archief en collectie(s) stimuleren. Via de online TRACKS-‐ toolbox worden hiervoor richtlijnen en tools aangereikt. Daarnaast sensibiliseert het project de kunstensector rond de aspecten duurzaamheid en preservering in creatie, ontsluiting en presentatie. TRACKS is een online toolbox van PACKED vzw, gerealiseerd in samenwerking met Het Firmament en met medewerking van het agentschap Kunsten en Erfgoed, Archiefbank Vlaanderen, BAM, CVAa, FARO, Forum voor Amateurkunsten, Resonant en VTi. Het project ‘Erfgoedzorg in de kunstensector’ ging van start op 1 juli 2013 en liep tot 30 juni 2014. In aanvulling op de projectsubsidies sloot PACKED vzw een samenwerkingsovereenkomst met het agentschap Kunsten en Erfgoed voor een uitbreiding van het project in 2014. In het najaar van 2013 werd een terreinverkenning en een actieplan opgesteld waarin het te volgen traject werd vastgelegd. Dit behelsde in de eerste plaats de ontwikkeling van een online toolbox en de voorstelling hiervan op een evenement waar de hele kunstensector op uitgenodigd was. Door de samenwerkingsovereenkomst met het agentschap Kunsten en Erfgoed was er ruimte voor het ontwikkelen van nieuwe expertise die zorgt voor een uitbreiding van de toolbox met nieuwe informatie afkomstig uit pilootprojecten. De tweede samenwerkingsovereenkomst met het agentschap Kunsten en Erfgoed zorgt voor een verdere continuering en evolutie van TRACKS tot begin 2015. Begin 2014 werd de TRACKS-‐toolbox vormgegeven. PACKED vzw en Het Firmament besloten de krachten te bundelen en de initiële plannen van Het Firmament voor een online toolbox, specifiek voor het podiumkunstenveld, in te zetten voor het volledige kunstenveld, met de inbreng van alle partners. Door complementair te werken, werd zo dubbel werk vermeden. De vormgeving, huisstijl en structuur van de TRACKS-‐website werd in samenwerking met Het Firmament ontwikkeld en beide organisaties fungeerden als eindredacteur voor de teksten die op TRACKS verschenen en eerder besproken werden in het redactiecomité. De toolbox werd eind mei online geplaatst. Voorafgaand werd aan een aantal personen die betrokken waren binnen het project ‘Erfgoedzorg in de kunstensector’, onder andere de werk-‐ en stuurgroep, gevraagd om de website in de testomgeving te verkennen. Op basis hiervan werden de eerste verbeteringen aangebracht. Op het lanceringsevent, georganiseerd door PACKED vzw in samenwerking met Het Firmament, werd de website aan het grote publiek voorgesteld. Sinds 18 juni 2014 vonden bijna 1000 geïnteresseerden hun weg naar de TRACKS-‐toolbox, samen goed voor meer dan 1600 sessies (op 08/09/2014). De gebruikers zijn voornamelijk afkomstig uit Vlaanderen en Brussel, maar ook bijna 10% van de gebruikers zijn afkomstig uit Nederland. Aan de achterzijde van de TRACKS-‐website bevindt zich het TRACKS-‐kennisplatform 1 , waar medewerkers van alle partnerorganisaties toegang tot hebben of kunnen krijgen. Het kennisplatform is een databank die niet toegankelijk is voor het publiek en die de expertise rond archief-‐ en collectiezorg in de kunstensector centraliseert. Iedereen met een login kan zelf ook 1 2 http://kennisplatform.projecttracks.be/login# Zie: www.projecttracks.be/nl/praktijkvoorbeelden 3 Actieplan TRACKS actief expertise toevoegen. De expertise wordt centraal ter beschikking gesteld voor cultureel-‐ erfgoedactoren die het ondersteunen van de kunstensector als taak hebben, onder andere bij de zorg voor hun archief. Het kennisplatform voedt de TRACKS-‐website, maar kan ook de basis vormen voor andere websites of toepassingen. Aanvullend aan de website werd een folder met basisinformatie over TRACKS gedrukt om te verspreiden binnen de cultureel erfgoed-‐ en kunstensector. De folder kan door iedereen verkregen worden om te verspreiden via de eigen organisatie of via sectorevenementen. 1.2. Stuurgroep Een in omvang beperkte stuurgroep werd samengesteld om PACKED vzw bij de uitvoering van dit project te begeleiden. De stuurgroep fungeert als klankbord voor het opvolgen, bijsturen en bewaken van alle acties die binnen dit project werden ondernomen. De stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers uit de cultureel-‐erfgoedsector en zijn afkomstig uit de diverse deelsectoren uit de kunstensector. De stuurgroep bestaat uit Sanne Van Bellingen (PACKED vzw), Nastasia Vanderperren (PACKED vzw), Rony Vissers (PACKED vzw), Veerle Wallebroek (Het Firmament), Mariet Calsius (Resonant), Bart De Nil (Faro), Bart Magnus (VTi), Michel Vermote (ABV, Amsab-‐ISG), Sylvia Matthys (Forum voor Amateurkunsten), Dirk De Wit (BAM), Sofie De Caigny (CVAa) en Leen Driesen (agentschap Kunsten en Erfgoed). 1.3. Werkgroep Een kleinere werkgroep, waarin alle kunstdisciplines zijn vertegenwoordigd, werd opgericht om zich te buigen over de inhoudelijke aspecten van het project. De inhoud van de richtlijnen en of ze behoren tot de basiszorg, werd bepaald door deze werkgroep. De werkgroep heeft geen vaste samenstelling. Deze hangt af van het te behandelen onderwerp. Voor de realisatie van TRACKS en het invullen van de richtlijnen bestond de werkgroep uit medewerkers van: - AMVB; - CVAa; - Het Firmament; - Letterenhuis; - PACKED vzw; - Resonant; - S.M.A.K. De werking en de rol van de werkgroep wordt nog geëvalueerd en besproken op een volgende bijeenkomst van de werkgroep. 4 Actieplan TRACKS 1.4. Ondersteunend netwerk Ook de culturele archieven in Vlaanderen en Brussel en de musea voor hedendaagse kunst droegen bij aan de realisatie van de toolbox. Voor het opstellen van de terreinverkenning werden gesprekken gevoerd met de musea voor hedendaagse kunst en diverse archiefbewaarplaatsen. Voor de uitwerking van verschillende pilootprojecten werd er samengewerkt met een aantal collectiebeherende instellingen (zie verder). De samenwerking die hierdoor tot stand kwam, wordt zoveel mogelijk in stand gehouden. Voor de communicatie en verspreiding van het nieuws omtrent de lancering van TRACKS kon een beroep gedaan worden op de werk-‐ en stuurgroep, maar ook op andere actoren uit het veld. Via de nieuwsbrieven en de website van oKo (Overleg Kunstenorganisaties) en BKO (Brussels Kunstenoverleg) werd de professionele kunstensector bereikt. De aankondiging van de lancering werd tevens opgenomen in diverse tijdschriften binnen de kunstensector (o.a. OP&doek, De Witte Raaf). 1.5. TRACKS en het Kunstendecreet Het project ‘Erfgoedzorg in de kunstensector’ gaf tevens een concrete invulling voor de subsidievoorwaarde ‘zorg dragen voor eigen archief’ uit het Kunstendecreet. Binnen TRACKS werden er 17 richtlijnen opgesteld waarmee aan de slag kan gegaan worden bij het zorgdragen. Met de werkgroep werd bekeken welke van deze 17 richtlijnen een invulling konden zijn voor de subsidievoorwaarde. Er werden 8 richtlijnen weerhouden, de andere worden beschouwd als ‘een stap verder’. De 8 richtlijnen werden voorgesteld aan het agentschap Kunsten en Erfgoed. Na intern overleg kregen deze 8 richtlijnen uiteindelijk het label ‘basiszorg’ mee, op de TRACKS-‐website grafisch aangeduid met Basiszorg. In navolging van het nieuwe Kunstendecreet wordt ook de opvolging van de subsidievoorwaarde ‘zorg dragen voor eigen archief’ uitgebreid. Hiervoor zullen kunstenorganisaties die een aanvraag indienen voor werkingssubsidies ook in hun aanvraagdossier hun doelstellingen en geplande acties op dit vlak moeten neerschrijven. In het jaarlijkse afrekeningsdossier moeten de uitgevoerde acties beschreven worden. De formulering en de uitwerking van de opvolging gebeurt in samenwerking met PACKED vzw, zodat er een maximale afstemming is tussen TRACKS en een subsidieaanvraag. PACKED vzw fungeert hier als een schakel tussen het agentschap Kunsten en Erfgoed, de cultureel erfgoed-‐ en de kunstensector. Wanneer het nieuwe, digitale, aanvraagdossier vorm heeft gekregen wordt het onderdeel rond de archiefzorg ook voorgelegd aan de stuurgroep. Op de pagina http://www.projecttracks.be/nl/over/kunstendecreet wordt vanaf de invoering van het nieuwe decreet meer uitleg gegeven over de basiszorg en het ‘comply or explain’-‐principe. 1.6. Pilootprojecten Vanaf eind 2013 werden er verschillende pilootprojecten opgestart. Op de TRACKS-‐website worden deze ontsloten als praktijkvoorbeelden.2 Een praktijkvoorbeeld is het verslag van een concreet 2 Zie: www.projecttracks.be/nl/praktijkvoorbeelden 5 Actieplan TRACKS project dat een kunstenaar of kunstenorganisatie uitvoerde op het vlak van de zorg voor het eigen archief of collectie(s). In een praktijkvoorbeeld wordt uitgelegd wat het doel was van het project, welke richtlijnen en tools ze daarbij gebruikt hebben, welke problemen ze daarbij tegenkwamen en welke keuzes ze hebben moeten maken. Het is een voorbeeld van hoe een kunstenaar of kunstenorganisatie richtlijnen en tools in de praktijk hebben toegepast. Hieronder worden de afgeronde pilootprojecten kort opgelijst met hun probleemstelling en de acties waarbij PACKED vzw het project begeleidde. - Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery Inventariseren en duurzaam bewaren van het statisch archief van Montevideo (1981-‐1985) om een latere digitalisering mogelijk te maken. Acties: begeleiden van een vrijwilligster, archief in kaart brengen, identificeren van de stukken, schonen, ordenen, beschrijven volgens ISAD(G), herverpakken in archiefdozen, registratie op Archiefbank3 I.s.m. BAM en m.m.v. M HKA Periode: januari 2014 -‐ april 2014 - Opstellingsplannen ontwerpen voor de sculpturen van Bernd Lohaus Ontwerpen van eenvoudige opstellingsplannen voor de monumentale sculpturen zodat de kunstwerken autonoom kunnen reizen en opgesteld kunnen worden. Acties: begeleiden van vrijwilligster, grote objecten registreren, opstellingsplannen ontwerpen met SketchUp. I.s.m. BAM en S.M.A.K. en m.m.v. M HKA Periode: januari 2014 -‐ augustus 2014 - Projectarchieven en -‐collecties van FLACC ontsluiten met ICA-‐AtoM Vastleggen van het proces dat een kunstenaar in residentie aflegt tijdens de creatie van zijn werk en de ontsluiting van de projectarchieven om de gevormde kennis te bewaren en te delen. Acties: archief in kaart brengen, beschrijven volgens ISAD(G) in ICA-‐AtoM, ontwikkelen van een overkoepelend programma voor raadpleging van het archief via full-‐text-‐search. Periode: juli 2013 -‐ april 2014 - Archief opruimen met Tristero Er werd een opruimdag georganiseerd voor het papieren archief om informatie sneller terug te vinden. Acties: documenten identificeren, samenvoegen en ordenen van het papieren archief, archiefmateriaal verwijderen op basis van selectielijsten, documenten in archiefdozen verpakken, lokalisatielijst en vernietigingslijst maken. I.s.m. Het Firmament Periode: april 2014 - De ontwikkeling van een logische mappenstructuur bij Netwerk 3 Zie: http://www.archiefbank.be/?q=node/103&st=gentils 6 Actieplan TRACKS Ordening van het digitale archief voor een efficiëntere werking. Acties: informatiesessie met alle medewerkers over het digitaal archief, nieuwe mappenstructuur uitbouwen, documenten samenbrengen in de nieuwe structuur en dubbels verwijderen op een trash day. I.s.m. Stadsarchief Aalst Periode: januari 2014 -‐ juni 2014 Naast de door PACKED vzw gecoördineerde pilootprojecten worden ook gevalstudies van andere expertisecentra of partners via de TRACKS-‐website ontsloten. Het Firmament schreef in functie hiervan een verslag over de inventarisatie bij Circus Ronaldo. 1.7. Sectorevenement lancering TRACKS Op 18 juni 2014 kwamen meer dan 100 geïnteresseerden uit de kunsten-‐ en de cultureel erfgoedsector samen in de Brusselse Beursschouwburg voor een inspirerende namiddag over het erfgoed van de kunstensector, georganiseerd door PACKED vzw in samenwerking met Het Firmament. Onder het publiek bevonden zich individuele professionele en amateurkunstenaars, medewerkers van kunstenorganisaties uit verschillende disciplines, medewerkers van collectiebeherende instellingen, beleidsmedewerkers van het agentschap Kunsten en Erfgoed en het Departement CJSM, vrijwilligers en studenten. In een eerste ronde vertelden verschillende kunstenaars en kunstenorganisaties aan 6 tafels over hun archief en hun collectie. Inspirerende voorbeelden, problematieken en ervaringen werden gedeeld. In een tweede ronde tafelgesprekken werd er ingegaan op de toekomst van het kunstenerfgoed. Waarom is het belangrijk om zorg te dragen voor archieven en collecties? Wat zijn de obstakels? Welke bijkomende ondersteuning is er nog nodig? De bijeenkomst werd door de aanwezigen interessant bevonden. Het samenkomen en delen van ervaringen in een informele sfeer bood nieuwe inzichten. Men had het gevoel niet alleen te staan met de archiefzorg. Voor, tijdens en na de sessies werden contacten gelegd en verdere plannen besproken. Een uitgebreid verslag van alle gesprekken uit zowel de eerste als de tweede ronde zal te vinden zijn op de TRACKS-‐website. Hieronder worden de delen uitgelicht waaraan binnen dit actieplan aandacht aan moet geschonken worden. Uit de focusgesprekken kwamen een aantal duidelijke noden en problemen naar voor: 7 Actieplan TRACKS - - - - - - -‐ In de eerste plaats heerst er bezorgdheid over de verwachtingen vanuit de overheid omtrent de archiefplicht uit het Kunstendecreet. Deze bezorgdheid komt voort uit de onduidelijkheid die de huidige subsidievoorwaarde met zich meebrengt. Deze problematiek wordt grotendeels opgelost door de gepubliceerde richtlijnen op de TRACKS-‐website. Er is duidelijk vraag naar concrete richtlijnen omtrent archiefzorg, maar deze mogen echter geen extra planlast met zich meebrengen. De overheid moet een minimumnorm geven over wat er verwacht wordt bij een zorgzame omgang. De details en de uitwerking moeten overgelaten worden aan de organisaties zelf. Ook was er te horen dat de subsidiërende overheid vertrouwen moet hebben in de kunstensector, dat kunstenorganisaties er zelf ook het belang van inzien. Er leven nog heel wat vragen omtrent het zorg dragen voor het digitaal archief. Ook rond de archivering van websites en e-‐mails is weinig geweten. Er blijft nood aan kennis rond digitalisering, zeker voor het audiovisueel materiaal. Rond rechten heerst nog heel wat onwetendheid. Wat mag je onder welke voorwaarden op internet ontsluiten of openstellen voor hergebruik? Waar kan je terecht met je vragen rond rechten? Naar mogelijk hergebruik van (delen van) het archief is er vooral nieuwsgierigheid. De plannen van de Beursschouwburg en andere voorbeelden die tijdens de gesprekken aan bod kwamen, oogstten veel interesse. Wat zijn mogelijke vormen van hergebruik? Hoe kan je archief (artistiek) een tweede leven krijgen? Ook hier speelt de onzekerheid over de rechten een rol. Er werd gesteld dat wanneer er meer is gesensibiliseerd, en er meer inzicht is verkregen in de creatieve mogelijkheden van het archief, de kunstensector meer motivatie zal vinden om er actiever mee aan de slag te gaan. Een hiaat blijft bestaan binnen de beeldende kunsten. In deze sector is geen direct aanspreekpunt of expertisecentrum voor vragen over archieven en collecties. De erkende musea voor hedendaagse kunst hebben voor het Cultureel-‐erfgoeddecreet wel als taak hun expertise te delen met het veld, maar in de praktijk lijkt dit niet te voldoen. De nood is het grootst bij erfgenamen van beeldend kunstenaars, die zich informeel wel organiseren, maar waar geen kader voor bestaat. Tijd, gebrek aan handen en plaatstekort, zeker omdat het vaak gaat om grote objecten die gestockeerd moeten worden, zijn nog steeds reële noden. In alle organisaties is archief-‐ en collectiezorg uiteraard nooit een prioriteit. Archiefzorg wordt zeker als nuttig beschouwd, maar het is vooral de tijd die ontbreekt. Vaak is binnen een kunstenorganisatie niemand echt verantwoordelijk voor archiefzorg; het is een taak die er moet bijgenomen worden. Werken met vrijwilligers of studenten kan een oplossing bieden voor het tekort aan tijd of personeel, maar dit vergt echter ook een inspanning van de organisatie zelf. Er is wel interesse vanuit organisaties en kunstenaars om met vrijwilligers en/of stagiairs aan de slag te gaan, maar er is weinig kennis over hoe een samenwerking tot stand gebracht kan worden. Het plaatstekort gaat gepaard met de vraag naar wat moet bewaard worden en wat verwijderd kan worden uit het archief? Selectie gebeurt vaak organisch en intuïtief. Sensibilisering hierrond kan ook blikverruimend werken. Misschien kunnen er richtlijnen opgesteld worden: wat hou je bij en wat niet? Ten opzichte van de cultureel-‐erfgoedsector werd er gesteld dat een wisselwerking nodig is. Zeker wat betreft de digitale noden is het nodig om samen alert te zijn en tot goede oplossingen komen. Voor beide sectoren is dit immers nuttig. Dit is van belang voor een latere 8 Actieplan TRACKS overdracht en voor eigen gebruik. Informatie moet ook uitgewisseld worden: bijvoorbeeld ook immateriële kennis meegeven aan erfgoedinstelling. De vraag werd gesteld waar men aanvullend nog nood had aan ondersteuning bij de zorg voor het eigen archief. De meeste aanwezigen waren tevreden met het concept om op een informele manier kennis te delen met anderen uit de sector. Zo had men het gevoel niet alleen te staan met de problematiek en kon men ideeën en ervaringen uitwisselen. Waar binnen TRACKS aanvullend aandacht aan besteed kan worden zijn volgende punten: - Een duidelijk aanspreekpunt waar men terecht kan met vragen en problemen: een soort consultant zoals bij het Kuntenloket. Dit kan een contactpersoon zijn met wie je kan e-‐mailen over je archiefproblemen. - Algemeen werd gesteld dat het nuttig zou zijn als er iemand zou langskomen in het archief die vertelt hoe je de archiefzorg kan aanpakken. Een ‘vliegende archivaris’ of ‘consultant archivaris’ die op bezoek komt in het archief en de persoon of organisatie op weg zet en feedback geeft. - Een individueel traject moet per organisatie aangepakt worden. Wanneer het gaat om de basiszorg vanuit het Kunstendecreet zullen workshops misschien handiger zijn. - Overlegplatformen of samenkomsten kunnen nuttig zijn om van elkaar te horen waar iedereen mee bezig is. Iedereen is geïsoleerd bezig en niemand weet dat anderen dezelfde problemen hebben. Er werden diverse ideeën aangebracht: een meldpunt om gelijkgestemden te vinden met eenzelfde probleem en dezelfde werking om contact te leggen met elkaar of een aanmeldpunt waar je jezelf voorstelt en je problematiek aankaart. Dit kan ook een forumplaats zijn waar problemen kunnen gedeeld worden of ruimte op de website met ‘veelgestelde vragen’. Wanneer er veel vragen zijn over een specifiek probleem, kan er daarover een moment georganiseerd worden. Iedereen met eenzelfde problematiek wordt samengebracht en deze problematiek wordt samen aangepakt. Binnen een dergelijk netwerk kan er tevens samengewerkt worden met andere actoren uit eenzelfde werkveld, dit kan een oplossing vormen voor bepaalde problemen. Een (inter)nationaal netwerk uitbouwen en op diverse plaatsen advies vragen zorgt ervoor dat men niets nieuws moet uitvinden wat ergens anders al gebeurd is. Het is onduidelijk wat andere organisaties met hun archief doen en wie hiermee mee bezig is. Wordt er gewerkt met vrijwilligers? Kan er personeel gedeeld worden? Dit weten kan verhelderend zijn. - Ondersteuning bij het uitwerken van erfgoedprojecten. 2. Acties 2.1. ACTIE 1: TRACKS-‐website 2.1.1. Evalueren en aanvullen In het najaar van 2014 en het voorjaar van 2015 wordt er werk gemaakt van het continueren van de TRACKS-‐website door het aanvullen en updaten van de onderdelen. De reeds gepubliceerde tools moeten worden geëvalueerd naar lees-‐ en bruikbaarheid en er moet nagekeken worden of ze correct en volledig zijn. Dit gebeurt door en/of in samenspraak met de werkgroep. Leden van de werkgroep kunnen op eigen initiatief tools aanvullen of aanpassen via het TRACKS-‐kennisplatform (zie boven). 9 Actieplan TRACKS De leesbaarheid van de tools en praktijkvoorbeelden kan verbeterd worden door het invoegen van afbeeldingen (ter verduidelijking van de tekst) en/of markeren van tekst. Ook de terminologie bepaalt de leesbaarheid. Archiefspecifieke termen werden opgenomen in een glossarium. Dit glossarium moet nagekeken worden op fouten en desgewenst aangevuld worden met andere termen. De structuur en lay-‐out zullen geëvalueerd worden op basis van het effectieve gebruik van de website en feedback die gegeven wordt door de gebruikers. 2.1.2. Nieuwe expertise Nieuwe expertise over de mogelijkheden tot valorisatie van het eigen archief moet aangemaakt worden. Dit kan best gebeuren door het opzetten van enkele specifieke pilootprojecten hieromtrent (zie onder). Nieuwe tools moeten onder andere ingaan op het digitaal archiveren van websites en e-‐mails, evenals een duurzame bewaring en het maken van een goede back-‐up. Ook moet er aandacht besteed worden hoe men meer proactief aan archiefzorg kan doen. Hiernaast moet ook de rechtenproblematiek aan bod komen. Uit het lanceringsevenement bleek dat hier nog veel vragen en onwetendheid rond bestaan. Het hiaat in de beeldende kunsten, dat reeds gesignaleerd werd in het vorige actieplan van het project, is nog steeds bestaande. Door het ontbreken van een expertisecentrum voor de beeldende en de mediakunsten is er binnen deze deelsector geen direct aanspreekpunt betreffende het erfgoed. Samen met BAM wordt gekeken hoe dit hiaat verder kan opgevuld worden en hoe dit binnen TRACKS kan opgenomen worden. 2.1.3. Vertalen Binnen het project wordt enerzijds zoveel mogelijk aangestuurd op kennisdeling. Om deze kennisdeling niet te beperken tot Nederlandstalige partners, dient de TRACKS-‐website (gedeeltelijk) vertaald te worden. Zo wordt een betere kennisdeling mogelijk met onder andere The National Archives (zie onder). Anderzijds wordt met de TRACKS-‐website getracht een zo breed mogelijke kunstensector te bereiken en te sensibiliseren. Vlaanderen en Brussel hebben een zeer gediversifieerde kunstensector, waar ook veel internationale kunstenaars en kunstenorganisaties een plaats vinden. Om deze personen en organisaties te bereiken is tevens een vertaling van de TRACKS-‐website aangewezen. Door de evaluatie en het aanvullen van de tools op de TRACKS-‐website is het niet opportuun om direct de hele website aan een vertaalslag te onderwerpen. Met het oog op sensibilisering kan best van start gegaan worden met een vertaling van de praktijkvoorbeelden. Doordat verschillende organisaties uit de praktijkvoorbeelden zich situeren in een internationale context (o.a. Peter Downsbrough, Stella Lohaus, Meg Stuart/Damaged Goods) kan hier ook beter over gecommuniceerd worden via diverse kanalen. Verder moeten ook de richtlijnen een Engelse vertaling krijgen. De richtlijnen vormen immers het centrale deel van de website, die personen en organisaties vertellen hoe ze zorg kunnen dragen. Slechts in de derde plaats dienen de tools vertaald te worden. Ervaring zal tevens uitwijzen welke tools het meest geraadpleegd worden en bruikbaar zijn. 10 Actieplan TRACKS Vooraleer onderdelen van de websites vertaald worden, wordt aan de werkgroep gevraagd om deze onderdelen na te lezen en indien nodig aan te passen. 2.1.4. Sensibiliseren over de invoer in het kennisplatform Het kennisplatform laat toe aan de partners om zelf tekstmateriaal toe te voegen, bestemd voor de TRACKS-‐website of andere toepassingen. Dit gebeurt voorlopig nog weinig. Extra sensibilisering bij de partners en andere organisaties is nodig om de regelmatige invoer of de actualisering van bestaand materiaal te garanderen en het draagvlak omtrent het gebruik van het kennisplatform en het gebruik van TRACKS te vergroten. 2.2. ACTIE 2: Pilootprojecten 2.2.1. Stand van zaken De reeds afgeronde projecten werden op de TRACKS-‐website ontsloten als praktijkvoorbeelden. Hieronder volgt een overzicht van de pilootprojecten waar momenteel nog aan gewerkt wordt en hun status. - Kunstencentrum Netwerk Aalst Vastleggen van belangrijke immateriële geschiedenis en kennis van Netwerk. Wat ontbreekt er in het huidige archief van Netwerk en welke procedures kunnen opgesteld worden om deze essentiële kennis voor de toekomst vast te leggen? Acties: begeleiden van een vrijwilligster, artistiek directeur Paul Lagring interviewen over vier tentoonstellingen in vier verschillende periodes van Netwerk, interviews en papieren archief vergelijken naar wat ontbreekt, procedures ontwikkelen en testen om ontbrekende informatie vast te leggen. I.s.m. BAM en m.m.v. Stadsarchief Aalst Periode: februari 2014 -‐ september 2014 Status: afronden - Kunstencentrum Vooruit Gent Overdracht van het fysieke en digitale archief van Vooruit naar Amsab-‐ISG. Acties: opvolgen en beschrijven van de verschillende stappen in de overdracht. Oplossing zoeken voor de archivering van het Vooruit Game. I.s.m. Amsab-‐ISG Periode: maart 2014 -‐ augustus 2014 Status: opvolgen en afronden - Peter Downsbrough Beschrijving van kunstwerken op een uniforme, gestandaardiseerde manier. Acties: een datamodel voor conceptuele kunstwerken ontwikkelen, handleiding voor de beschrijving van kunstwerken opstellen, een eenvoudig beschrijvingsprogramma ontwikkelen. Periode: april 2014 -‐ november 2014 Status: lopend - deBuren 11 Actieplan TRACKS Overdracht van het digitale archief van deBuren naar het e-‐depot van het Letterenhuis. Acties: case afbakenen, overdracht voorbereiden, mailklassement op orde zetten, medewerkers sensibiliseren. I.s.m. Letterenhuis Periode: juli 2014 -‐ december 2014 Status: lopend - Damaged goods Digitalisering van de video-‐ en audiobanden van Meg Stuart/Damaged Goods. Acties: audiovisueel archief registreren volgens het model van VIAA, vrijwilliger(s) begeleiden, prioriteiten bepalen, partners voor digitalisering zoeken, eisen en behoeften vastleggen. Periode: mei 2014 -‐ 2015 Status: registratie gestart - MATRIX Klaren van rechten op partituren en bijhorende video’s, foto’s, geluidsbestanden en programmateksten voor online ontsluiting en heruitvoering. Acties: overzicht maken van alle rechten die op de werken rusten, rechthebbenden bepalen en contacteren, oplossingen zoeken voor verweesde werken, op basis van bevindingen uit dit project modelcontracten ontwikkelen. I.s.m. Resonant Periode: juli 2014 -‐ november 2014 Status: lopend - Martine De Maeseneer Architecten Ontwikkelen van procedures voor de duurzame bewaring van de mijlpaaldocumenten van een architectuurproject. Acties: interviews afnemen om de workflow binnen het architectenbureau te analyseren, ontwikkelen van een mappenstructuur, mijlpaaldocumenten bepalen, een oud project (BRONKS) opkuisen met behulp van DROID, 7-‐Zip en Duplicate File Finder, procedures met best practices voor de bewaring van CAD-‐files invoeren. I.s.m. CVAa Periode: april 2014 -‐ november 2014 Status: lopend - Jeugd en Muziek Vlaanderen Ontwikkelen van een overkoepelende beeldbank voor de ontsluiting en registratie van het beeldmateriaal van alle afdelingen van Jeugd en Muziek Vlaanderen. Acties: beeldmateriaal bekijken, eisen en behoeften vastleggen, software zoeken, beeldmateriaal beschrijven, toekomstplan opmaken I.s.m. Resonant Periode: september 2014 -‐ n.t.b. Status: Eerste overleg vond plaats in juli 2014, de concrete uitwerking van het project is in voorbereiding. 12 Actieplan TRACKS - BRONKS Evaluatie van de huidige archiefwerking van BRONKS Acties: ontwikkeling evaluatietool, digitaal en fysiek archief doorlichten, BRONKS-‐medewerkers interviewen over de gebruikte archiefmethode, aanbevelingen en vorming geven aan de BRONKS-‐ medewerkers. I.s.m. Het Firmament en AMVB Periode: september 2014 -‐ november 2014 (n.t.b.) Status: in voorbereiding - ABC Mogelijkheden onderzoeken voor het beschrijven en doorzoeken van de bibliotheekcollectie. De registratie moet het visuele aspect, de onderlinge relaties en interactie met gebruikers stimuleren en daarom meer bieden dan de 'klassieke' beschrijvingsstandaarden van de bibliotheeksector mogelijk maken. I.s.m. FARO Status: In een eerste fase zal ABC de gewenste functionaliteiten in kaart brengen en de mogelijkheden onderzoeken om via het toekennen van trefwoorden de inhoudelijke ontsluiting en relaties te bepalen. PACKED vzw zal in een vervolgfase aangezocht worden om verder te adviseren bij de vertaling van deze functionele eisen naar een geschikte softwarematige oplossing. 2.2.2. Planning In het vorige actieplan werd gesteld dat binnen het project de focus op de eerste plaats kwam te liggen op wijze waarop vandaag het archief en de collectie gebruikt en geïntegreerd kan worden in de artistieke werking.4 Uit het TRACKS-‐sectorevenement kwam naar voren dat er te weinig geweten is over mogelijke toepassingen en hergebruik van het eigen archief. Binnen de praktijkvoorbeelden moet dus aandacht besteed worden aan pilootprojecten bij organisaties die hun archief en collectie (her)gebruiken. Hierrond moet expertise gezocht worden en valorisatieprojecten moeten hun weg vinden op de TRACKS-‐website. Op volgende vragen uit het eerste actieplan moeten nog een antwoord gevonden worden: -‐ Draagt archief-‐ en collectiezorg bij tot een economischer gebruik van de beschikbare middelen in de werking van de kunstorganisatie? -‐ Draagt archief-‐en collectiezorg bij aan het creatieve proces van de kunstenorganisatie? -‐ Draagt archief-‐ en collectiezorg bij aan de receptie en financiële valorisatie van het artistieke werk van de kunstenorganisatie? Geplande pilootprojecten: -‐ Beursschouwburg: mogelijk hergebruik van het archief naar aanleiding van 50 jarig bestaan (overleg met projectteam BSB eind september) -‐ Contour: digitalisering en bewaring van dvd’s (eerste overleg vond plaats begin augustus) -‐ Anne-‐Mie Van Kerckhoven: ordening en digitalisering van de dia-‐collectie (eerste overleg vond begin september plaats) 4 Zie : http://kp.projecttracks.be/resources/actieplan.pdf 13 Actieplan TRACKS -‐ -‐ TAZ (aanvraag projectsubsidie erfgoedproject in september, PACKED vzw en Het Firmament zijn partner in het project): In 2016 wil TAZ terugblikken op 20 jaar festival en bij uitbreiding op 20 jaar jonge makers in Vlaanderen. Ter voorbereiding van dit feestjaar wil TAZ het huidige archief aanpakken, een selectie digitaal ontsluiten voor het publiek, nieuwe ontsluitingsprojecten creëren en presenteren tijdens het jubileumjaar, de opgedane expertise rond archiefzorg implementeren in de dagelijkse werking en de begeleidingsrol naar jonge kunstenaars verder uitbreiden naar sensibilisering over en ondersteuning in de zorg voor hun archief. STUK (in bespreking) -‐ problematiek van tentoonstellingsarchief (i.s.m. Het Firmament, n.t.b.) Naast de pilootprojecten gecoördineerd en/of uitgevoerd door PACKED vzw, worden de praktijkvoorbeelden op de TRACKS-‐website verder uitgebreid met gevalstudies van partnerorganisaties: -‐ Bewaring van decormaquettes bij De Munt (Het Firmament) -‐ Identificeren en ordenen van het archief van Ugo Dehaes -‐ vzw kwaadbloed (Het Firmament) Voor een pilootproject binnen de amateurkunsten wordt er afgewacht of er bij één van de geplande evenementen in de sector (zie verder) archiefvormers aanwezig zijn met vragen die binnen TRACKS verder kunnen uitgewerkt worden. Het is tevens de bedoeling om de archiefvormers die binnen de TRACKS-‐website als pilootproject fungeerden verder op te volgen. Door jaarlijks terug contact op te nemen, blijven we op de hoogte van de problemen en stand van zaken i.v.m. de archief-‐ en collectiezorg. Zo kunnen archiefvormers verder in contact gebracht worden met andere actoren die hun verder kunnen helpen of andere archiefvormers die worstelen met eenzelfde problematiek. Op basis van deze opvolging kan gekeken worden of de tools op TRACKS voldoen voor het verderzetten van de archief-‐ en collectiezorg of dat aanpassingen nodig zijn. Zo ontstaat er tevens een netwerk van kunstenaars en kunstenorganisaties die binnen TRACKS hun ervaringen en problemen deelden en aanpakten. 2.3. ACTIE 3: Sensibiliseren en dienstverlening TRACKS In deze actie wordt een onderscheid gemaakt tussen het sensibiliseren over het project TRACKS en informeren over archief-‐ en collectiezorg bij verschillende doelgroepen enerzijds. Met dienstverlening worden anderzijds alle acties bedoeld waarbij de kunstensector actief benaderd en bijgestaan wordt bij hun archief-‐ en collectiezorg. 2.3.1. Sensibiliseren Presentaties en/of infosessies kunnen op vraag van organisaties of instellingen ingericht worden. Hierbij wordt de ontstaanscontext van TRACKS uitgelegd evenals de werking en opbouw van de website geduid. Er wordt ingegaan op het belang van duurzaam bewaren en de mogelijkheden tot valorisatie en mogelijk hergebruik. 14 Actieplan TRACKS Toeschouwers wordt de weg gewezen waar ze terecht kunnen met hun vragen, zowel via de TRACKS website als bij het partnernetwerk. -‐ Algemene vergadering oKo > n.t.b. Gesprekken, debatten of het organiseren van een ronde tafel is een andere manier om de kunstensector te informeren over archief-‐ en collectiezorg. Aanwezigen kunnen mee denken over problemen en mogelijke oplossingen in een meer informele sfeer. Deze kunnen ingericht worden bij specifieke doelgroepen die moeilijk te bereiken zijn of niet meteen hun weg gaan vinden naar de TRACKS-‐website (bvb. amateurkunstenaars, specifieke doelgroepen binnen de beeldende kunsten) en gebeurt steeds in overleg met de relevante partnerorganisaties.. Voor de amateurkunsten werd samen met het Forum voor Amateurkunsten gekeken hoe de verschillende disciplines kunnen benaderd worden. -‐ Landjuweelfestival -‐ 26 oktober 1014 (i.s.m. Het Firmament)5 Op het Landjuweelfestival organiseert Het Firmament, Forum voor Amateurkunsten en OPENDOEK i.s.m. NTGent en PACKED vzw ‘Het geheugen van mijn gezelschap’. Een ronde tafel met amateurtheatergezelschappen en een bezoek aan de kostuumstock van NTGent vormen de achtergrond voor een gesprek over het erfgoed van hun gezelschap. In de marge wordt tevens TRACKS voorgesteld. Achteraf is er ruimte voor vragen. -‐ Op zaterdag 8 november 2014 vindt de Dag van de Amateurfotograaf plaats in het FotoMuseum in Antwerpen. Samen met het Forum voor Amateurkunsten wordt geïnformeerd of er op deze dag tevens een ronde tafel kan plaatsvinden, waarbij een fotograaf die reeds bezig is met zijn/haar archief inleidend aan het woord komt. Eventueel kan de ronde tafel gevolgd worden door een bezoek aan het archief van het FotoMuseum. > n.t.b. -‐ Voor de beeldende amateurkunstenaars wordt bekeken om een atelier-‐ of depotbezoek te organiseren bij een kunstenaar of instelling waar men werkt aan de zorg voor zijn/haar archief. Hiervoor dient samengewerkt te worden met Kunstwerkt, die reeds dergelijke atelierbezoeken inrichten.6 Een atelier-‐ of depotbezoek zou pas voor voorjaar 2015 zijn. > n.t.b. -‐ Binnen de beeldende kunsten wordt onderzocht of aparte trajecten dienen georganiseerd te worden voor specifieke doelgroepen (bv. Galerijen, erfgenamen kunstenaars, …) > wordt nog besproken met BAM Door middel van één of meerdere artikels in tijdschriften in de cultureel erfgoed-‐ en kunstensector wordt geïnformeerd over het project. Dit kan een algemeen artikel zijn of een artikel dat dieper 5 http://www.projecttracks.be/nl/nieuws/detail/het-‐geheugen-‐van-‐mijn-‐gezelschap-‐-‐-‐in-‐dialoog-‐over-‐ amateurtheatererfgoed 6 http://www.kunstwerkt.be/activiteiten/lijst/atelierbezoek/5#.U_bvFLx_upp 15 Actieplan TRACKS ingaat op één bepaalde problematiek, eventueel aan de hand van een concreet praktijkvoorbeeld zoals dit op de website gebeurt. -‐ FARO-‐tijdschrift > n.t.b. -‐ Tijdschriften in de kunstensector zijn gecontacteerd omtrent de zorg voor hun eigen archief en de interesse om hieromtrent iets op te nemen in hun tijdschrift. 2.3.2. Dienstverlening De dienstverlening die PACKED vzw uitbouwt rond TRACKS situeert zich op drie gebieden: -‐ TRACKS als aanspreekpunt voor de kunstensector; -‐ TRACKS helpdesks op locatie; -‐ TRACKS workshops. Online aanspreekpunt In de eerste plaats kunnen personen en organisaties uit de kunstensector met hun vragen terecht op de contactpagina van de toolbox. 7 De contactaanvragen komen terecht bij een PACKED-‐ medewerker die de vraag behandelt en indien van toepassing doorstuurt naar andere organisaties of personen met meer expertise. Wanneer deze vraag van een archiefvormer uit een specifieke kunstdiscipline komt, worden de desbetreffende partners hiervan op de hoogte gebracht. Via de Organisaties-‐pagina op de TRACKS-‐website kan men zijn/haar vraag ook direct stellen aan één van de partnerorganisaties die inhoudelijke, financiële of logistieke steun bieden.8 Zo is de TRACKS-‐website een direct aanspreekpunt voor vragen uit de kunstensector en weten de bezoekers ook bij welke organisaties ze terecht kunnen voor specifieke kennis en expertise. Mobiele helpdesk In samenspraak met de stuurgroep werd beslist om in het najaar van 2014 nog niet van start te gaan met workshops voor de hele kunstensector. Er is enerzijds onvoldoende geweten of de kunstensector nood heeft aan workshops. Anderzijds is het niet duidelijk of deze thematisch, regionaal of discipline gebonden ingericht dienen te worden. Door het inrichten van regelmatige contactdagen kan TRACKS stilaan bekendheid vergaren. Daarnaast kan er zo gepeild worden naar behoeftes en aan de hand van de binnenkomende vragen vastgesteld worden of er nood is aan thematische workshops. De TRACKS-‐helpdesk wordt ingericht zowel bij bestaande sectorevenementen als aanvullend bij lokale actoren uit de kunstensector. -‐ Participatie aan bestaande evenementen9 Brussels Creative Forum -‐ 29 en 30/08/14 -‐ Square en kunstberg Brussel Op het Brussels Creative Forum richt PACKED vzw samen met het AMVB een helpdesk op in de Culture Market om de aanwezige kunstensector te informeren rond archief-‐ en collectiezorg. Vragen kunnen op voorhand doorgestuurd worden, maar het is vooral van belang om de aanwezige 7 http://www.projecttracks.be/nl/contact http://www.projecttracks.be/nl/organisaties 9 http://www.projecttracks.be/nl/nieuws/detail/vragen-‐over-‐archief-‐-‐en-‐collectiezorg-‐kom-‐langs-‐bij-‐de-‐ tracks-‐helpdesk 8 16 Actieplan TRACKS actoren uit de kunstensector op de hoogte te brengen van TRACKS en te sensibiliseren rond archief-‐ en collectiezorg. BAPEO, die het Brussels Creative Forum organiseert, is daarnaast ook geïnteresseerd om een werking uit te bouwen rond archiefzorg voor Brusselse festivals en organisaties. Hiervoor wordt in het najaar nog samengezeten. Theaterfestival 4, 11, 13/09/14 -‐ deSingel Antwerpen In de rand van het Theaterfestival organiseert Het Firmament in samenwerking met PACKED vzw drie contactmomenten van de TRACKS-‐helpdesk. TRANSIT festival -‐ 24-‐26/10/14 -‐ STUK Leuven Op zaterdag 25 oktober organiseert PACKED vzw samen met Resonant en in samenwerking met MATRIX een TRACKS-‐helpdesk op het TRANSIT festival. Interieur Kortrijk 22/10/14 -‐ CVAa CVAa organiseert op 22 oktober op Interieur Kortrijk ‘Geef vorm aan uw archief!’. Binnen de presentaties wordt verwezen naar TRACKS. CVAa organiseert ook ‘advies op maat’-‐sessies die gelijkend zijn aan de elders georganiseerde zittingen van de helpdesk. -‐ Contactmomenten In aanvulling op de participatie aan bestaande sectorevenementen worden nog een aantal andere contactmomenten georganiseerd. Deze worden lokaal georganiseerd in samenwerking met plaatselijke actoren uit de kunstensector. Er wordt naar gestreefd de helpdesks zo te spreiden dat alle provincies en verschillende kunstdisciplines gedekt worden. -‐ Partners zoeken: o S.M.A.K. > na nieuwjaar n.t.b. o Andere musea voor hedendaagse kunst gecontacteerd o Overleg met CAHF georganiseerd -‐ Data en locaties n.t.b. Workshops Naast het sensibiliseren en bewustmaken van de professionele en amateurkunstensector wil TRACKS zich ook richten naar toekomstige kunstenaars, met name kunststudenten. Een oproep werd gedaan naar docenten die lesgeven over het werkveld en de zakelijke praktijken van de kunstenaarspraktijk aan Vlaamse kunsthogescholen. Vanuit TRACKS kunnen gastcolleges of workshops ingericht worden. De werkvorm en focus wordt in overleg met de betreffende docent bepaald, zodat de meest interessante invalshoek voor de studenten gevonden wordt. Gastcolleges die al ingepland werden: -‐ KASK Antwerpen -‐ MA: Kunstmanagement -‐ KASK Gent -‐ BA 3: Initiatie werkveld -‐ Interesse vanuit Luca Brussel en MAD Hasselt Voor wat betreft de theater-‐ en dansopleidingen in Vlaanderen zal Het Firmament de contacten leggen en de workshops verzorgen. 17 Actieplan TRACKS Op het TRACKS-‐lanceringsevenement ging ook het idee op om een aantal gerichte workshops te organiseren over archiefzorg zoals die in het Kunstendecreet geformuleerd staat. In het najaar van 2015 moeten de nieuwe dossiers voor werkingssubsidies ingediend worden. Met de stuurgroep wordt besproken of workshops naar aanleiding hiervan nuttig kunnen zijn. De Basiszorg-‐infosessies kunnen georganiseerd worden in samenwerking met het agentschap voor Kunsten en Erfgoed. > n.t.b. Zowel in acties m.b.t. sensibilisering, dienstverlening als tijdens de workshops zijn de deelnemende partners zichtbaar en wordt gecommuniceerd welke organisaties per discipline of aspect fungeren als aanspreekpunt voor erfgoedgerelateerde vragen door bv. de aanwezigheid van flyers van de partnerorganisaties. 2.4. ACTIE 4: Samenwerkingen In aanvulling op de dienstverlening en sensibilisering van de kunstensector worden bestaande samenwerkingen voortgezet en nieuwe samenwerkingen opgestart. Naast het partnernetwerk dat vanuit de werk-‐ en stuurgroep samenwerkt en kennis deelt, worden volgende trajecten op-‐ of verdergezet: 2.4.1. CEST Binnen het PACKED-‐team werd gekeken naar de afstemming tussen CEST en TRACKS. Rond CEST organiseert PACKED vzw al workshops i.s.m. FARO in verschillende provincies.10 Bedoeling is om CEST en TRACKS meer op elkaar af te stemmen zodat beide complementair zijn. De focus van CEST ligt op een duurzame, lange termijn bewaring van het digitale erfgoed en het ontsluiten ervan. TRACKS richt zich meer op het dynamisch digitaal en tevens niet digitaal erfgoed. M.a.w. op TRACKS kan men terecht voor informatie over de bewaring van alle erfgoed voor eigen (intern) gebruik en eigen bewaring. Voor een bewaring op lange termijn wordt men doorverwezen naar CEST. Zo zijn op TRACKS de richtlijnen rond digitalisering van het erfgoed toegespitst op het maken van raadplegingbestanden, terwijl CEST dieper ingaat op het maken van archiveringsbestanden. Zoals vermeld in het vorige actieplan moeten de principes en handelingen vanuit de cultureel erfgoedsector vertaald worden naar de kunstensector. Het materiaal van de kunstensector op haar beurt hoopt ooit een plaats te vinden bij een collectiebeherende instelling. 2.4.2. Het Firmament Zoals vermeld besloten PACKED vzw en Het Firmament begin 2014 om de krachten te bundelen. De initiële plannen van Het Firmament om een online toolbox te ontwikkelen specifiek voor het podiumkunstenveld, werden ingezet voor het volledige kunstenveld, met de inbreng van alle partners. Deze samenwerking wordt gecontinueerd. Enerzijds zal Het Firmament blijven meedenken met PACKED vzw over de structuur en vormgeving van de TRACKS-‐website op basis van 10 http://www.faronet.be/node/47620 18 Actieplan TRACKS het effectieve gebruik en evaluatie. Daarnaast fungeren PACKED vzw en Het Firmament samen als eindredacteur voor wijzigingen of nieuw te publiceren tekstmateriaal. 2.4.3. AMVB -‐ Vervolgtraject Archiefzorg bij Brusselse Kunstenorganisaties PACKED vzw was in 2013-‐2014 samen met Het Firmament en Resonant betrokken bij de uitwerking van het cursustraject Archiefzorg bij Brusselse Kunstenorganisaties, georganiseerd door VGC en AMVB. PACKED vzw organiseerde in het najaar op vraag van de VGC de plaatsbezoeken en richtte in januari 2014 een sessie in rond digitale archiefzorg. In het nieuw op te starten traject is PACKED vzw opnieuw als partner gevraagd voor de communicatie via TRACKS en het co-‐organiseren van de sessies. Naar aanloop van het nieuwe traject organiseerde PACKED vzw i.s.m. het AMVB een TRACKS-‐helpdesk in Brussel op het Brussels Creative Forum (zie boven). Brusselse organisaties die meer actief aan de slag willen gaan, werden doorverwezen naar het AMVB-‐traject. Bij vragen vanuit de Brusselse kunstensector, wordt ook steeds doorverwezen naar het AMVB als lokale partner. 2.4.4. Archiefbank Vlaanderen Archiefbank Vlaanderen (ABV) werkt regelmatig kleinere projecten of campagnes uit met als doel het sensibiliseren van een bepaalde sector en het registreren van archieven in ABV. In samenwerking met TRACKS wordt in 2015 een campagne uitgewerkt rond archieven in de kunstensector. Voor de voorbije campagne rond sporterfgoed werd een aparte webpagina opgericht, een brochure gedrukt en werd de sportwereld bevraagd via de koepelverenigingen. 11 Er werd tevens een webtentoonstelling opgericht rond het wielererfgoed12 en de geregistreerde sportarchieven in ABV werden gebundeld. Op het einde van de campagne, december 2014, word een eindrapport voorgesteld waarin een stand van zaken en de gedetecteerde probleemgebieden worden opgenomen. Eerder werkte ABV tevens projecten uit rond het archief van James Ensor13 en Georges Minne14. De focus van de campagne komt zowel te liggen op het sensibiliseren van het hedendaagse kunstenveld als het opsporen van kunstenerfgoed bij collectiebeherende instellingen zoals musea. Wanneer zijn/haar archief vindbaar is via ABV levert dit diverse voordelen op voor een kunstenaar of organisatie. De precieze inhoud van de campagne rond kunstenerfgoed en de doelstellingen worden later in het najaar 2014 door PACKED vzw en ABV uitgewerkt, in overleg met de relevante expertisecentra of andere partnerorganisaties. Aan de stuurgroep werd gevraagd of er andere ideeën of invalshoeken zijn voor deze samenwerking. 11 Zie: http://www.archiefbank.be/?q=node/372 http://www.archiefbank.be/?q=node/390 13 http://www.archiefbank.be/?q=node/146 en http://jamesensor.vlaamsekunstcollectie.be/nl/bronnen/archivalia 14 http://www.archiefbank.be/?q=node/385 12 19 Actieplan TRACKS > Er wordt een overleg gepland met ABV en de expertisecentra om de hiaten in het veld in kaart te brengen. 2.4.5. National Archives -‐ Archiving the Art The National Archives startte in 2013 een project over kunstenarchieven in het Verenigd Koninkrijk, Archiving the Arts. 15 Het project wil het goed en toegankelijk bewaren van archieven uit de kunstensector onder de aandacht brengen. Er wordt aandacht besteed aan de waardering en duurzaamheid van de archieven en collecties, zowel bij collectiebeherende instellingen als bij kunstenaars zelf. In kader van het project organiseert The National Archives tevens workshops en presentaties in het hele land. In februari 2014 gingen een aantal PACKED-‐medewerkers op studiebezoek bij The National Archives in Londen. Het project ‘Erfgoedzorg in de kunstensector’ werd voorgesteld en de werkwijze werd toegelicht. Er werd geconcludeerd dat de problematiek in beide landen parallel loopt, met een steeds groeiende nood aan het bewaren van het digitaal archief. PACKED vzw en The National Archives houden elkaar op de hoogte van de vorderingen van beide projecten. Er werd tevens afgesproken dat PACKED vzw in het najaar een door The National Archives georganiseerde bijeenkomst over Archiving the Arts zal bijwonen. In kader van het verder verspreiden van de expertise op TRACKS werd ook gedacht aan het, zij het gedeeltelijk, vertalen van de TRACKS-‐website zodat kennisdeling met buitenlandse initiatieven beter mogelijk wordt (zie boven). 2.4.6. bkkc -‐ Archief voor de toekomst De Verbeke Foundation en het brabants kenniscentrum voor kunst en cultuur richtten in 2013 het project ‘Archief voor de toekomst’ op, naar aanleiding van de opening van een museum rond het resterende oeuvre van Jacobus Kloppenburg.16 Het project focust op het behoud en beheer van de oeuvres van hedendaagse beeldend kunstenaars. Bas Veldhuizen en Mirjam Emmen van bkkc waren aanwezig op het TRACKS-‐lanceringsevent en kwamen zo in contact met PACKED vzw en andere Vlaamse actoren uit de beeldende kunstensector. Daar het project onder andere handelt over de selectie-‐ en waardeproblematiek binnen de beeldende kunsten en de problematiek van het nalatenschap, zijn er meerdere raakpunten met TRACKS. De problematiek van het beeldend kunstenerfgoed en de situatie in Vlaanderen werd later nog verduidelijkt in een uitgebreid gesprek. Waar mogelijk wordt kennis tussen beide projecten uitgewisseld. Het project ‘Archief voor de toekomst’ resulteert in 2015 in een leidraad in de vorm van een e-‐ publicatie. In juni 2015 worden in Tilburg de resultaten van het onderzoek gepresenteerd op een symposium. PACKED vzw werd hier ook gevraagd als spreker over het onderwerp. De resultaten van het onderzoek zullen tevens ontsloten worden op de TRACKS-‐website. De ontsluitingsvorm wordt nader bepaald. 15 http://www.nationalarchives.gov.uk/archives-‐sector/archiving-‐the-‐arts.htm http://www.bkkc.nl/bkkc/projecten/archief-‐voor-‐de-‐toekomst 16 20 Actieplan TRACKS 2.4.7. iMAL iMAL (centre for digital cultures and technology) plant in 2015 verschillende projecten rond digitale kunst en de bewaring ervan. In verschillende onderdelen is PACKED vzw betrokken, waaronder een symposium en workshop rond het thema ‘The artist’s archive in the digital era’. Hoe archiveer je het digitale ensemble van een kunstenaar? Hoe houd je het creatieproces, de documentatie en de kunstwerken van die persoon bij? Hoe onderhoud je de collectie? Waarom en voor wie? Hoe verhoudt een kunstenaar zich tot zijn/haar archieven. Wat is de rol van het archief in het creatieve proces? Hoe kunnen kleinschalige organisaties uit de kunst-‐ en cultuursector hun archieven beheren en gebruiken? Welke voordelen zijn er verbonden aan een degelijk archiveringsproces? Het symposium zou in november 2015 gehouden worden. De inhoud wordt verder uitgewerkt in samenwerking met iMAL en geïllustreerd met praktijkvoorbeelden uit TRACKS. 2.4.8. Kunstenloket Samen met het Kunstenloket en Poppunt wordt er onderzocht of de mogelijkheid bestaat om een contract of clausules op te maken voor het vooraf vastleggen van de rechten op creaties. Aanleiding hiervoor is de auteursrechtenproblematiek die aan bod komt in het pilootproject van MATRIX. Op het lanceringsevenement bleek tevens dat veel personen en organisaties worstelen met de rechtenproblematiek. Vertrekkende vanuit use cases kunnen de gebruiksvormen van het materiaal afgebakend worden. Welke noden en behoeftes zijn er met betrekking tot het hergebruik van het materiaal? Er moet gesensibiliseerd worden, terwijl ook concrete oplossingen kunnen aangeboden worden. Aangezien het Kunstenloket hierrond reeds expertise rond heeft opgebouwd zijn zij een goede partners voor het onderzoeken van de mogelijkheden. Met Poppunt werkt het Kunstenloket momenteel al aan een tool rond beheersvennootschappen. De problematiek moet nog verder uitgewerkt worden. Er moet gekeken worden naar de haalbaarheid van een dergelijke samenwerking. 2.4.9. Stages Via de interuniversitaire Master na Master opleiding Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer worden er twee stage-‐aanvragen ingediend. Een eerste aanvraag focust op het hiaat dat er zich bevindt in de beeldende kunsten. De tweede aanvraag werkt verder op de aanvraag die vorig jaar ingediend werd en handelt over de oprichting van een scoremodel waarmee archiefvormers de stand van zaken en meest dringende actiepunten omtrent hun archief kunnen aanpakken. Een eventuele stage wordt binnen PACKED vzw uitgevoerd en begeleid, maar wordt uitgewerkt in samenwerking met de werkgroep en een of meerdere archiefvormers uit de kunstensector. Het project TRACKS werd ook geplaatst op de lijst met mogelijke stageplaatsen in de cultureel-‐ erfgoedsector van FARO.17 17 http://www.faronet.be/vacatures/stageplaatsen-‐en-‐thesisonderwerpen-‐cultureel-‐erfgoedsector 21 Actieplan TRACKS 2.4.10. Musea voor hedendaagse kunst De Vlaamse musea voor hedendaagse kunst werden gecontacteerd voor het polsen naar mogelijke samenwerkingen voor het erfgoed van de beeldende kunsten. Het kan gaan over een samenwerking voor het organiseren van zitdagen of ontvangen van de mobiele helpdesk, een samenwerking voor het geven van workshops of gastcolleges of het uitwerken van pilootprojecten binnen de beeldende kunsten. Concrete plannen en de invulling van de samenwerkingen worden in najaar 2014 bepaald. 3. Communicatie 3.1. Intern Zoals eerder vermeld komen contactaanvragen via de toolbox bij een PACKED-‐medewerker terecht. Wanneer deze vraag van een archiefvormer uit een specifieke kunstdiscipline komt, worden de desbetreffende partners hiervan op de hoogte gebracht. Andere instellingen en organisaties worden gecontacteerd indien nodig. De contactaanvragen worden binnen PACKED vzw behandeld als andere loketaanvragen via [email protected]. Via de stuurgroep houdt PACKED vzw alle partners op de hoogte van lopende projecten en binnengekomen vragen. Complexe vragen of problematieken kunnen op een werk-‐ of stuurgroep aangepakt worden. Alle partners brengen ook PACKED vzw op de hoogte van vragen m.b.t. digitaal erfgoed via e-‐mail of op een stuur-‐ of werkgroep. 3.2. Extern In de communicatie over het project worden steeds alle partners vermeld, evenals dat TRACKS tot stand kwam met steun van de Vlaamse overheid: “TRACKS is een online toolbox van PACKED vzw, gerealiseerd in samenwerking met Het Firmament en met medewerking van het Agentschap Kunsten en Erfgoed, Archiefbank Vlaanderen, BAM, CVAa, FARO, Forum voor Amateurkunsten, Resonant en VTi. Ook de culturele archieven in Vlaanderen en Brussel en de musea voor hedendaagse kunst droegen bij aan de realisatie van de toolbox. Het project kwam tot stand met steun van de Vlaamse overheid.” De acties en het nieuws, zowel vanuit de TRACKS-‐website als van de andere partners, worden opgenomen in de Nieuws-‐sectie op TRACKS en verschijnen ook op de Homepage. Nieuws over sectorevenementen worden mee opgenomen in de PACKED-‐nieuwsbrief, evenals de nieuwsbrief van partnerorganisaties. Voor de communicatie rond het lanceringsevenement werd een uitgebreide mailing georganiseerd. Aan alle partners werd gevraagd om een extra mailing te organiseren naar hun doelpubliek, om de kunstensector maximaal te bereiken. Er werd ook gevraagd aan oKo en BKO om het evenement in hun agenda en nieuwsbrief te plaatsen en mee op te nemen in hun mailing. Ook het agentschap Kunsten en Erfgoed organiseerde een aparte mailing voor de bekendmaking van het evenement. Gezien de grote opkomst, bleek de gezamenlijke inspanning te werken voor bereiken van de kunstensector voor het lanceringsevenement. 22 Actieplan TRACKS 4. Agenda Datum 29-‐30/08/14 4, 11, 13/09/13 1/10/14 25/10/14 26/10/14 oktober 2014 8/11/14 December 2014 Voorjaar 2015 Voorjaar 2015 November 2015 Naam Brussels Creative Forum Theaterfestival KASK TRANSIT festival Landjuweel KASK Dag van de Amateurfotograaf oKo -‐ algemene vergadering Atelierbezoeken i.s.m. Kunstwerkt S.M.A.K. Symposium iMAL Locatie Brussel Antwerpen Antwerpen Leuven Gent Gent Antwerpen Gent Brussel Soort Helpdesk Helpdesk Gastcollege Helpdesk Ronde tafel Gastcollege Ronde tafel Presentatie helpdesk workshop n.t.b n.t.b. n.t.b. n.t.b. 23
© Copyright 2024 ExpyDoc
