03g-Accountantsverslag 2013 Provincie Fryslân

Provincie Fryslân
Uitkomsten controle en overige
informatie 2013
Rapportage aan Provinciale Staten
+31 88 407 10 00
+31 88 407 3355
ey.com
Ernst & Young Accountants LLP
Van der Nootstraat 2
8913 HV Leeuwarden
Postbus 727
8901 BM Leeuwarden
VERTROUWELIJK
Provinciale Staten van de
provincie Fryslân
T.a.v. de statengriffier, de heer A. Oortgiesen
Postbus 20120
8900 HM LEEUWARDEN
Leeuwarden, 31 maart 2014
BDIA-9HLE3K/DE/lg
Uitkomsten controle en overige informatie 2013
Geachte leden van Provinciale Staten,
Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2013 van de
provincie Fryslân, brengen wij u hiermee verslag uit omtrent onze
bevindingen en aanbevelingen.
De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel
uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip
van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn
toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening van de
provincie Fryslân. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen
afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de
jaarrekening 2013.
Wij willen u als opdrachtgever met dit verslag zo goed mogelijk informeren.
Wij beogen hiermee u met name in uw controlerende functie met raad en
daad bij te staan. Dit verslag sluit aan op de afspraken die wij met u hebben
gemaakt en die wij hebben vastgelegd in onze opdrachtbevestiging.
Het concept van dit rapport is d.d. 18 maart 2014 besproken met concern
en financien en d.d. 24 maart 2014 toegelicht aan gedeputeerde mevrouw
J. de Vries, algemeen directeur en secretaris van het college van
Gedeputeerde Staten de heer Van den Berg en een afvaardiging vanuit
concern en financien. Eventuele opmerkingen zijn verwerkt in dit verslag
van bevindingen. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het
college van Gedeputeerde Staten.
Wij stellen het op prijs bijgevoegd verslag nader aan u toe te lichten of
eventuele vragen hierover van u te beantwoorden.
Hoogachtend,
Ernst & Young Accountants LLP
D.E. Engwerda RA
Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij
Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt
voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair
gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ
Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden
zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.
Inhoudsopgave
4
Onafhankelijkheid en
controleproces
28
9
Onafhankelijkheid
Ons controleproces
29
30
Bijlagen
32
Managementsamenvatting
3
Managementsamenvatting
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Bijlage 1: overzicht controleverschillen
Bijlage 2: SiSa-bijlage
Totaal aantal pagina’s in dit rapport: 35
33
34
Managementsamenvatting
Managementsamenvatting
Pagina 4
Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân
Samenvatting accountantsverslag Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân
Uitkomsten
jaarrekeningcontrole
De jaarrekening is
getrouw
Bij de jaarrekening 2013 van de provincie Fryslân zullen wij, naar verwachting, een goedkeurende
controleverklaring afgeven met betrekking tot de getrouwheid.
Er resteren geen ongecorrigeerde controleverschillen of materiële herrubriceringen voor de jaarrekening
2013. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2013 zijn ingericht in overeenstemming met het
BBV en de in de programmarekening opgenomen balans en toelichting en rekening van baten en lasten een
getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van de provincie Fryslân.
De jaarrekening is
rechtmatig
Bij de jaarrekening 2013 van de provincie Fryslân zullen wij, naar verwachting, een goedkeurende
verklaring afgeven met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit betekent dat de baten en lasten en
balansmutaties in de jaarrekening 2013 in overeenstemming zijn met de door Provinciale Staten
vastgestelde wet- en regelgeving.
Geen fouten ten
aanzien van de SiSabijlage.
Onzekerheid
aantallen jeugdzorg
(conform bevinding
2012)
Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met
inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2013. Op grond van ons onderzoek hebben
wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten geconstateerd die de voor SiSa geldende
rapporteringstolerantie overschrijden. Wij hebben een onzekerheid inzake jeugdzorg geconstateerd omdat
we de juistheid en volledigheid van de indicatoren “Aantal aanmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau
jeugdzorg” en “Aantal afmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” niet vast kunnen stellen.
De ingevulde verantwoording sluit aan met de door Bureau Jeugdzorg opgeleverde aantallen. Deze
bevinding was ook in 2012 van toepassing.
Geen
controleverschillen
Wij hebben geen controleverschillen boven de door Provinciale Staten opgegeven rapporteringstolerantie
geconstateerd.
Management samenvatting
Pagina 5
Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân
Samenvatting accountantsverslag Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân
Uitkomsten
jaarrekeningcontrole
Voordracht
Leeuwarden voor
Culturele hoofdstad
2018
De provincie blijft zich vol inzetten voor de ontwikkeling en promotie van het Friese land en dong mee (met
de stad Leeuwarden) naar de titel culturele hoofdstad 2018 van Europa. Het resultaat mag er zijn:
Nederland draagt Leeuwarden voor als Culturele Hoofdstad van Europa in 2018. In het voorjaar van 2014
zal definitieve toewijzing door de ministers van Cultuur van de EU plaatsvinden.
Wurk yn utfiering
In 2013 is gewerkt aan verdere uitrol van de drie sporen in “ Wurk yn utfiering”. Hiermee wordt uitvoering
gegeven aan geconstateerde aandachtspunten op het gebied van bedrijfsvoering en samenwerking (PS, GS
en organisatie). In onze managementletter constateren wij dat de opgestelde plannen een goede eerste
stap zijn, waaraan momenteel nadere invulling en uitvoering gegeven wordt. Het monitoren van voortgang
(tempo en gerealiseerde resultaten) blijft van belang. In het kader van de controle 2014 zullen wij
(tussentijds) inzoomen op de voortgang en resultaten van de ingezette acties en onze waarneming en
eventuele aanbevelingen in dit kader rapporteren.
Kwaliteit
totstandkoming
jaarrekening
In overleg met uw organisatie hebben wij in december al een aantal werkzaamheden op het gebied van
SiSa, rechtmatigheid en jaarrekening (waaronder activa, obligaties, gronden) verricht. Het doel van deze
tussentijdse controle was het eerder signaleren van mogelijke knelpunten in het jaarrekeningproces,
alsmede de druk voor zowel uw organisatie als voor ons weg te halen uit de periode februari/maart.
Daarnaast hebben in januari en februari diverse tussentijdse overleggen plaatsgevonden om het
jaarrekeningproces soepeler te laten verlopen.
Wij zijn van mening dat deze vernieuwde aanpak heeft geleid tot een soepeler verloop van het
jaarrekeningtraject op een aantal gebieden (bijvoorbeeld obligaties). Wel constateren wij dat dit bij een
aantal, met name, complexere posten nog verder ontwikkeld kan worden (bijvoorbeeld gronden,
aanbestedingen en tijdelijke budgetten).
Management samenvatting
Pagina 6
Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân
Samenvatting accountantsverslag Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân
Uitkomsten
jaarrekeningcontrole
Interne beheersing
In onze managementletter 2013, uitgebracht aan Gedeputeerde Staten, hebben wij onze bevindingen en
aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2013 opgenomen.
Wij constateren dat de provincie Fryslân onze aanbevelingen en bevindingen opgepakt heeft. Dit vinden wij
een goede zaak. Er zijn nagenoeg geen punten die nog niet opgepakt zijn; daarmee zijn alle punten
onderhanden. We hebben het college geadviseerd goed te sturen op de voortgang en afronding van de
onderhanden punten.
Het maatschappelijk
verkeer stelt
toenemende eisen
aan interne
beheersing en
kwaliteit van
verantwoording
In 2013 is de regelgeving rondom het positioneren en functioneren van de “Internal Audit Function”
aangescherpt (COS 610). Deze ontwikkelingen zijn te plaatsen in het kader van toename van de eisen die
het maatschappelijk verkeer (bijvoorbeeld de rijksoverheid en toezichthouders) stelt aan de kwaliteit van
verantwoording (zoals de SiSa-verantwoording). De provincie heeft ook in het afgelopen jaar stappen gezet
in de doorontwikkeling van de interne beheersing en de interne auditfunctie. De verzwaring van eisen
vanuit het maatschappelijk verkeer vragen om een verdere doorontwikkelng van de interne auditfunctie en
van de interne beheersing in brede zin.
Bijvoorbeeld hanteert de rijksoverheid een meer strikte interpretatie en toepassing van regelgeving en is
herziening van eerdere SiSa verantwoordingen aan banden gelegd. Dit betekent dat aan de interne
beheersing en interne audit steeds hogere eisen worden gesteld om aan de (toenemende) vereisten te
kunnen blijven voldoen. Wij gaan graag met uw organisatie in overleg hoe deze doorontwikkeling vorm
gegeven kan worden.
Management samenvatting
Pagina 7
Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân
Samenvatting accountantsverslag Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân
Uitkomsten
jaarrekeningcontrole
Tijdelijke budgetten
De stand van de tijdelijke budgetten bedraagt ultimo 2013 € 124,8 miljoen (2012: € 142,2 miljoen). Dit
betreft het saldo van de positieve tijdelijke budgetten (€ 133 miljoen) en de negatieve tijdelijke budgetten
(€ 8 miljoen). Hieruit blijkt dat, evenals afgelopen jaren, nog steeds sprake is van structurele
onderbesteding doordat de uitvoering van projecten om diverse redenen vertraging heeft opgelopen
waardoor budgetten doorschuiven. Uit ambtelijk onderzoek in het najaar van 2013 wordt geconcludeerd
dat de zichtbare onderbouwing een aandachtspunt is. Hierop is direct actie ondernomen en is ingezet op
verbetering van sturing op tijdelijke budgetten. Zo is in 2013 voor het eerst een monitor met
sturingsinformatie, zoals voortgang, opgenomen in de directierapportages. Op basis van deze ontwikkeling
is een intensivering uitgevoerd waarbij een herprioritering van budgetten van € 25 miljoen heeft
plaatsgevonden. We adviseren om de verbeterslag die eind 2013 is ingezet en uitgevoerd te verankeren in
de processen en onderdeel van de planning- en controlcyclus te maken, zodat door strakke sturing en
duidelijke spelregels de beheersing en inzicht in (voortgang van) tijdelijke budgetten structureel verbeteren
en geborgd worden.
Ons inziens is de oorzaak van de afwijkingen deels terug te voeren door vertraging bij derde partijen en
deels interne oorzaken; naar onze mening is op beleidsafdelingen nog niet altijd sprake van een strakke
planning en sturing op het financiële budget (in relatie tot inhoudelijke voortgang), zodanig dat bestedingen
beter worden geraamd en overschotten of tekorten vroegtijdig zichtbaar worden. Beleid / inhoud is
onlosmakelijk verbonden met financiën. Wij hebben GS geadviseerd de beheersing en sturing op beleid en
het financiële budget als een geheel te borgen in de organisatie, zodat ook voor de beleidsmedewerkers de
verbinding tussen inhoud en financiën zichtbaar is en strakkere sturing daarop plaats kan vinden. Dit is te
realiseren om middels een goede onderbouwing van de inhoud /beleid de relatie naar de (omvang van) de
financiën te leggen. In dit proces is aandacht voor de "zachte" aspecten van planning & control, zoals
cultuuraspecten van belang. Hierbij kan de directie een belangrijke sturende rol vervullen.
Daarnaast hebben wij u de afgelopen jaren geadviseerd om de kwalitatieve inhoudelijke toelichting in de
jaarrekening en het jaarverslag verder te versterken door de onderliggende redenen en effecten waarom
besteding achterblijft te beschrijven. Hiermee kan de informatiewaarde van het jaarverslag voor Provinciale
Staten verder versterkt worden. Dit wordt door uw organisatie onderkend, en hier wordt opvolging aan
gegeven. Wij onderschrijven deze ontwikkeling en adviseren uw organisatie om dit te blijven
monitoren.
Daarnaast hebben wij u de afgelopen jaren geadviseerd om de kwalitatieve inhoudelijke toelichting in de
jaarrekening en het jaarverslag verder te versterken door de onderliggende redenen en effecten waarom
besteding achterblijft te beschrijven. Hiermee kan de informatiewaarde van het jaarverslag voor Provinciale
Staten verder versterkt worden. Dit wordt door uw organisatie onderkend, en hier wordt opvolging aan
gegeven. Wij onderschrijven deze ontwikkeling en adviseren uw organisatie om dit te blijven monitoren.
Management samenvatting
Pagina 8
Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân
Samenvatting accountantsverslag Jaarrekening 2013 Provincie Fryslân
Uitkomsten
jaarrekeningcontrole
Verwerking Thialf
In 2013 heeft de provincie aandelen in Thialf O.G. verworven tegen een koopsom van € 4 miljoen.
Dit bedrag bestaat voor € 1,5 miljoen uit aankoopprijs van de aandelen vermeerderd met agio van € 2,5
miljoen. In de jaarrekenging 2013 zijn de aandelen en agio gewaardeerd tegen in totaal € 4 miljoen.
Wij hebben de waardering van deze post op grond van het BBV getoetst waarbij de functie van het actief
van belang is (maatschappelijke en/of economische functie). Wij kunnen met de gekozen waardering
instemmen aangezien de provincie adequaat onderbouwd heeft dat Thialf een maatschappelijke functie
heeft.
In januari 2014 is een subsidie van maximaal € 50 miljoen toegekend aan Thialf voor de verbouw van de
ijshal. De subsidie wordt voor € 20 miljoen gedekt uit REP middelen en voor € 30 miljoen uit NUON gelden.
De in het najaar 2013 verstrekte lening van € 1 miljoen is begin 2014 verrekend met de
subsidietoekenning. De lening van € 1 miljoen maakt feitelijk onderdeel uit van de totale subsidie en deze
eerste tranche is reeds in 2013 uitgekeerd om voorbereidingskosten etc. uit te dekken. Aangezien de totale
subsidietoekenning is gekoppeld aan het ritme van daadwerkelijke realisatie en ook het bedrag ad
€ 1 miljoen gekoppeld is aan het bestedingsritme, kunnen wij instemmen met verwerking van deze lasten in
2013. Wel is van belang om gedurende de gehele looptijd de werkelijke versus geplande realisatie van het
project te blijven volgen.
Uitkomsten
jaarrekeningcontrole
Provincie Fryslân
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 10
Conclusie van de controle
Controleverklaring
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening van de
provincie Fryslân afgegeven over het boekjaar geëindigd op 31 december
2013.
De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in
overeenstemming met het BBV. Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening
2013 van de provincie Fryslân geen materiële afwijkingen vertoont ten
opzichte van de voorschriften van het BBV.
Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke
uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen
accountantscontrole 2013. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw
specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die
de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.
Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijk
voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen
tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening.
Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met
de jaarrekening.
Voorts hebben wij vastgesteld dat voldaan wordt aan de Wet normering
bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (de WNT).
Wij zijn er bij ons oordeel van uitgegaan dat Provinciale Staten de nu
overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen
worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij
deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden
opgenomen.
Controleverschillen
Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen enerzijds
bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van jaarrekeningposten
die de provincie Fryslân heeft opgenomen of gerapporteerd en anderzijds
bedragen, classificaties, presentatie of toelichting zoals die naar onze
mening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten dienen te worden opgenomen of gerapporteerd.
Wij hebben geen corrigeerde of ongecorrigeerde controleverschillen
geconstateerd.
In de verantwoording van specifieke uitkeringen (SiSa) hebben wij een
onzekerheid inzake jeugzorg geconstateerd; dit betreft dezelfde bevinding
als in 2012 van toepassing was. Zie onze eerdere toelichting (en zie bijlage
2) in dit verslag. Deze bevinding heeft geen gevolgen voor ons oordeel.
Conclusie van de controle
Pagina 11
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Controleverschillen
Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen enerzijds bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van jaarrekeningposten die de
provincie heeft opgenomen of gerapporteerd en anderzijds bedragen, classificaties, presentatie of toelichting zoals die naar onze mening in overeenstemming
met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten dienen te worden opgenomen of gerapporteerd. Onderstaand is een overzicht van de
materiële verschillen opgenomen, die zijn geconstateerd tijdens onze controle en welke zijn aangepast door het college. Wij hebben geëvalueerd in hoeverre
onderstaande verschillen voortkomen uit een tekortkoming in de interne beheersing. Tevens is een overzicht opgenomen van de onjuistheden die wij tot aan
de datum van dit verslag hebben gesignaleerd en niet door de provincie zijn gecorrigeerd. Daarnaast zijn eventuele rechtmatigheidsfouten in dit overzicht
opgenomen.
Gecorrigeerde verschillen
Post/omschrijving verschil
Bedrag
€/verwijzing
naar
regelgeving
Geen
Effect van deze constatering op de interne beheersing
Referentie in dit verslag
Conclusie van de controle
Pagina 12
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
In bijlage 1 is het overzicht met ongecorrigeerde controleverschillen opgenomen dat is verstrekt aan het college en als bijlage bij de Bevestiging bij de
jaarrekening is gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen in bijlage 1 met het college besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk
door het college moeten worden gecorrigeerd, echter wij kunnen instemmen met de overwegingen van het college om deze verschillen niet te corrigeren,
aangezien deze bedragen niet materieel zijn voor het inzicht van de jaarrekening. Wij hebben geen fouten geconstateerd. In de SiSa-verantwoording hebben
wij een onzekerheid geconstateerd in de doeluitkering jeugdzorg. De door u vastgestelde controletolerantie van respectievelijk € 7 miljoen en € 21 miljoen
wordt door deze bevinding niet overschreden.
De kwalitatieve factoren die hierbij in overweging zijn genomen, zijn:
► het effect op het resultaat voor en na bestemming;
► het effect op de balansposten, inclusief het eigen vermogen;
► het effect op significante toelichtingen, individuele items, subtotaal of totaal in de jaarrekening.
Wij lichten de ongecorrigeerde verschillen nader toe.
Ongecorrigeerde verschillen
Post/omschrijving van de toelichting
Bedrag in
Referentie in dit verslag
€/verwijzing naar
regelgeving
Doeluitkering jeugdzorg (SiSa)
De provincie Fryslân heeft de indicatoren “Aantal aanmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” en “Aantal afmeldingen 2012
aan het LBIO door bureau jeugdzorg” ingevuld aan de hand van door Bureau Jeugdzorg Friesland verstrekte gegevens.
Onzekerheid (ten
Zie pag 26, SiSa en zie
aanzien van
bijlage 2
De juistheid van deze gegevens is door ons niet vast te stellen aangezien er geen betrouwbare verantwoording is afgelegd. De ingevulde
verantwoording sluit aan met de door Bureau Jeugdzorg opgeleverde aantallen.
genoemde
aantallen),
Omvang: p.m.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Kwaliteit totstandkoming jaarrekening
Kwaliteit totstandkoming jaarrekening
Evenals voorgaande jaren heeft de provincie Fryslân een gedetailleerde
planning voor de totstandkoming van de jaarrekening opgesteld.
Deze planning is vooraf met ons afgestemd. Een belangrijke wijziging in
deze planning ten opzichte van 2012 is de tussentijdse controle in
december. In overleg met uw organisatie hebben wij in december al een
aantal werkzaamheden op het gebied van SiSa, rechtmatigheid en
jaarrekening (waaronder activa, obligaties, gronden) verricht. Het doel van
deze tussentijdse controle was het eerder signaleren van mogelijke
knelpunten in het jaarrekeningproces, alsmede de druk voor zowel uw
organisatie als voor ons weg te halen uit de periode februari/maart.
Daarnaast hebben in januari en februari diverse tussentijdse overleggen
plaatsgevonden om het jaarrekeningproces soepeler te laten verlopen.
De interne controlemedewerkers stellen de SiSa-bijlage op en voeren de
interne controle op de SiSa-regelingen uit. De afgelopen jaren hebben wij
geadviseerd om de SiSa-controle gedurende het jaar meer voor te bereiden
en tussentijds met ons af te stemmen. Wij constateren dat gedeeltelijk
opvolging is gegeven aan dit advies. Zo heeft diverse malen tussentijds
afstemming met ons plaatsgevonden over de SiSa-verantwoording. Bij de
provincie zijn intern de SiSa-werkzaamheden in een eerder stadium
opgepakt maar nog niet geheel afgerond. Dit heeft daarom voorlopig nog
niet geleid tot het eerder uitvoeren van de SiSa-controles door ons. Door u
is onderkend prioriteit te geven aan een verdere verbetering van de
totstandkoming van de SiSa-bijlage. Dit gebeurt onder andere door het
investeren in opleiding en training van medewerkers.
Wij zijn van mening dat deze vernieuwde aanpak heeft geleid tot een
soepeler verloop van het jaarrekeningtraject op een aantal gebieden
(bijvoorbeeld obligaties). Wij constateren dat op een aantal andere, met
name, complexere posten verdere ontwikkeling kan worden gerealiseerd
(bijvoorbeeld gronden, aanbestedingen en tijdelijke budgetten).
Pagina 13
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 14
Kwaliteit totstandkoming jaarrekening
Het maatschappelijk verkeer stelt toenemende eisen aan
interne beheersing en kwaliteit van de verantwoording
In 2013 is de interpretatie van de regelgeving rondom het positioneren en
functioneren van de “Internal Audit Function” aangescherpt (COS 610).
Deze ontwikkelingen zijn te plaatsen in het kader van toename van de eisen
die het maatschappelijk verkeer (bijvoorbeeld de rijksoverheid en
toezichthouders) stelt aan de kwaliteit van verantwoording (zoals de SiSaverantwoording). De provincie heeft ook in het afgelopen jaar stappen
gezet in de doorontwikkeling van de interne beheersing en de interne
auditfunctie. De verzwaring van eisen vanuit het maatschappelijk verkeer
vragen om een verdere doorontwikkelng van de interne auditfunctie en van
de interne beheersing in brede zin.
Bijvoorbeeld hanteert de rijksoverheid een meer strikte interpretatie en
toepassing van regelgeving en is herziening van eerdere SiSaverantwoordingen aan banden gelegd.
Bij de provincie Fryslân worden de rechtmatigheidscontroles grotendeels
uitgevoerd door de verantwoordelijke afdeling in samenspraak met de
interne controlemedewerkers. In overleg met ons worden de
werkzaamheden en de diepgang van de controle afgestemd. Daarnaast
hebben wij diverse malen tussentijds overleg gehad over de stand van
zaken. Evenals bij SiSa geldt dat wij onze controles pas gedurende de
jaarrekeningcontrole geheel konden uitvoeren, terwijl het streven was om
deze al (deels) in december uit te voeren. De werkzaamheden zijn, na een
intensief proces van samenwerking, van voldoende niveau. Wij constateren
dat de afgelopen jaren stappen zijn gezet in verbetering van
werkzaamheden en vastlegging; dit is positief. Hierbij merken wij op dat
verdere verbetering van belang is en adviseren daarom het proces van
verbetering door te zetten.
Voornoemde ontwikkeling van toenemende vereisten vanuit het
maatschappelijk verkeer betekent dat aan de interne beheersing en de
kwaliteit van de verantwoording (en daarbij behorende interne en externe
audit) steeds hogere eisen worden gesteld om aan deze (toenemende)
vereisten te kunnen blijven voldoen. Wij gaan graag met uw organisatie in
overleg hoe deze doorontwikkeling vorm gegeven kan worden.
Een hulpmiddel hierbij is het Key Control Dashboard. Deze softwaretool
zorgt voor een meer gestructureerde aanpak van de controles.
Daarnaast wordt de zichtbaarheid van de uitgevoerde
toetsingswerkzaamheden hiermee verbeterd. Uw organisatie heeft
aangegeven de invoering van het Key Control Dashboard te overwegen.
Graag gaan wij met uw organisatie in overleg hoe wij aan een soepele
overgang naar deze tool bij kunnen dragen. Daarnaast gaan wij graag met
uw organisatie in overleg hoe deze drie aspecten van een goed
functionerende interne controle verder ontwikkeld kunnen worden binnen
de provincie Fryslân.
Naast bovengenoemde adviezen hebben wij met uw organisatie
afgesproken om na afloop van de controle 2013 het proces te evalueren en
concrete afspraken en voorstellen voor doorontwikkeling voor de controle
2014 te bepalen.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 15
Onze analyse van het resultaat 2013
Voordeligresultaat nader besproken
Het rekeningresultaat over het jaar 2013 bedraagt € 2,8 miljoen voordelig
ten opzichte van de gewijzigde begroting. Dit betekent een afwijking van
0,5%.
Het resultaat over 2013 ten opzichte van de gewijzigde begroting kan als
volgt worden weergegeven:
Bedragen x
€ 1 mln
Gewijzigde
begroting
Rekening
2013
Totale lasten
543,2
514,2
29
Totale baten
485,7
484,5
(1,2)
Resultaat vóór
€
(57,5)
(29,7)
27,8
58,6
33,6
(25)
1,1
3,9
2,8
bestemming
reserve
resultaat
2
Stoomtrein
2,3
Bedrijfsvoeringskosten
1,2
5,5
Diverse kleine nadelen
€
Rekening-
Doefonds
Diverse kleine voordelen
Afwijking
€
mutaties is
Bedragen x
Voordelig
Nadelig
€ 1belangrijkste
mln
De
verklaringen van het resultaat zijn als volgt:
TOTAAL SALDO
1,2
2,8
Uit deze analyse blijken een drietal forse afwijkingen. Allereerst betreft dit
een voordeel van € 2 miljoen op het Doefonds. Dit betrof een geraamde
bijdrage in 2013 aan het Doefonds. Aangezien het Doefonds pas eind 2013
is opgericht zal deze bijdrage naar verwachting in 2014 uitgekeerd worden.
Ten tweede betreft dit de afboeking op de gemaakte kosten voor
railinfrastructuur van de stoomtrein. In 2013 is het definitieve besluit
gevallen dat de stroomtrein geen doorgang zal vinden. Ten derde is in het
kader van mobiliteit en uitstroom met een dertigtal medewerkers een
regeling getroffen voor het vrijwillig beëindigen van het dienstverband.
Dit heeft geresulteerd in een nadeel van € 1,2 miljoen. Wij constateren dat
daarnaast sprake is van diverse kleinere voor- en nadelen. De inhoudelijke
analyse van de afwijkingen in de programmaverantwoording vindt plaats op
alle afwijkingen boven € 100.000. De analyse kan nog verbeterd worden
door in die analyse meer focus aan te brengen en te differentiëren
(hoe uitgebreid wordt een afwijking toegelicht) op kwantiteit en kwaliteit.
Ofwel in de mate van detail van toelichting wordt de focus gelegd op
majeure afwijkingen (kwantitatief) of bijzondere afwijkingen die in
kwalitatieve zin meer aandacht verdienen.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 16
Financiële positie ultimo 2013
Eigen vermogen
Solvabiliteit
Op basis van de jaarrekeningen 2013 en 2012 is de financiële positie van
de provincie Fryslân als volgt samengesteld:
Ondanks dat de solvabiliteit is gedaald naar 79% (vorig jaar 80%), ligt deze
ook in 2013 op een hoog niveau. Voor een nadere toelichting hierop wordt
verwezen naar de volgende paragraaf inzake weerstandsvermogen.
Bedragen x
€ 1 mln
Algemene reserve
Bestemmingsreserves
Nog te bestemmen resultaat
Rekening 2013
100%
Rekening 2012
95%
90%
€
€
87
174
1.446
1.383
75%
4
10
70%
1.537
1.567
85%
80%
65%
Totaal Eigen Vermogen
60%
55%
Zoals uit bovenstaande opstelling blijkt, is de reservepositie van de
provincie Fryslân ten opzichte van 2012 afgenomen met circa € 30 miljoen.
Deze afname wordt met name veroorzaakt door de afname in de reserve
NUON met € 30 miljoen vanwege de inzet voor de Centrale As
(€ 15 miljoen) en diverse gebiedsontwikkelingen.
50%
2011
2012
2013
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 17
Onze analyse van het weerstandsvermogen
Weerstandsvermogen
Schattingsprocessen binnen de jaarrekening
In het jaarverslag is onder andere de paragraaf Weerstandsvermogen
opgenomen. In deze paragraaf is opgenomen in hoeverre de
provincie Fryslân in staat is financiële risico’s op te vangen door middel van
het weerstandsvermogen. Hiervoor heeft de provincie Fryslân een
risico-inventarisatie uitgevoerd en de risico’s zoveel mogelijk
gekwantificeerd met een (verwachte) financiële impact.
Het college van Gedeputeerde Staten is verantwoordelijk voor het maken
van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant
beoordelen wij deze door Gedeputeerde Staten gemaakte schattingen.
Jaarlijks wordt door de provincie Fryslân bij de kadernota een stresstest
uitgevoerd. Hierbij worden de kans en impact van de aanwezige risico’s in
beeld gebracht. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt dit overzicht
geactualiseerd. Hieruit volgt een benodigd weerstandsvermogen van ruim
€ 137 miljoen. De beschikbare weerstandscapaciteit wordt geraamd op
ruim € 527 miljoen. Uit deze analyse blijkt dat de weerstandscapaciteit ruim
voldoende is.
Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en
resultaatbepaling
Naar onze mening zijn de door het management gekozen
waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met
betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties.
Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben
plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de
desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.
Wij kunnen instemmen met de door Gedeputeerde Staten gemaakte
inschattingen en waarderingsgrondslagen.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 18
Onze analyse van het weerstandsvermogen
Verplichtingenbeleid bij subsidietoekenning
De provincie Fryslân investeert aanzienlijk in de provincie; zo investeert de
provincie in het kader van het programma Wurkje foar Fryslan in totaal
€ 300 miljoen. Dergelijke investeringen, bijdragen en subsidies dienen als
last genomen te worden op moment dat de prestatie is verricht,
bijvoorbeeld doordat met het afgeven van een verleningsbeschikking een
onherroepelijke verplichting is aangegaan. Indien een subsidie wordt
verstrekt die als exploitatiebijdrage voor een bepaalde periode wordt
toegekend, dan vindt toerekening van de subsidielast aan betreffende
periode plaats. Ingeval de prestatie expliciet is gekoppeld aan realisatie van
in enig jaar te realiseren prestaties, moet het moment van het nemen van
de last gekoppeld worden aan het moment van realisatie van de prestatie.
De subsidietoekenning aan Thialf is concreet gekoppeld aan het ritme van
(geplande) realisatie van de vernieuwbouw. Wij kunnen instemmen met
deze verwerking; wij adviseren de werkelijke voortgang te blijven
monitoren.
De provincie heeft spelregels voor verplichtingenbeleid beschreven.
Hierbij wordt ingegaan op meerjarige verplichtingen en ook de procedure
hoe om te gaan met het nemen van last en verplichting naar aanleiding van
toegekende subsidies.
Ingeval een subsidie gekoppeld is aan realisatie van een concrete prestatie
(bijvoorbeeld ijshal Thialf), dan wordt het ritme van realisatie opgenomen in
de subsidiebeschikking en wordt naar rato daarvan de last genomen.
In overige gevallen wordt de last genomen op moment van de
subsidietoekenning.
Om consequent en op juiste wijze het BBV toe te passen (baten-lasten
stelsel) is van belang dat gemonitored wordt op eventuele afwijkingen ten
opzichte van planning, deze kunnen immers leiden tot een afwijking in het
moment waarop de last genomen moet worden. Daarnaast is van belang om
te borgen dat intern de spelregels inzake meerjarige verplichtingen
consequent worden nageleefd en dat eventuele uitzonderingen of
afwijkingen op de spelregels tijdig geconstateerd worden en getoetst
worden op juiste verwerking conform het BBV.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 19
Bijzondere posten in de jaarrekening
Verantwoording tijdelijke budgetten
Provinciale Staten heeft regels opgesteld omtrent de verantwoording van
de zogenaamde tijdelijke budgetten. Wij hebben, evenals in afgelopen jaren,
vastgesteld dat deze regels zijn nageleefd en dat de tijdelijke budgetten
rechtmatig zijn verantwoord. De stand van de tijdelijke budgetten kan als
volgt weergegeven worden:
Bedragen x
€ 1.000
Rekening 2013
Rekening 2012
€
€
Tijdelijk budget categorie A
39.700
90.500
Tijdelijk budget categorie B
76.100
44.000
Tijdelijk budget categorie C
9.000
7.700
Totaal tijdelijke budgetten
124.800
142.200
Aan categorie A budgetten liggen meerjarige overeenkomsten met
medeoverheden en andere partijen ten grondslag. Bij de jaarovergang
blijven de toegekende middelen beschikbaar. Categorie B budgeten
betreffen meerjarige tijdelijke budgetten. Hiervoor kunnen verplichtingen
met derden worden aangegaan. Bij de jaarovergang blijven de toegekende
middelen beschikbaar voor het deel waarvoor verplichtingen zijn
aangegaan. Categorie C budgetten betreffen tijdelijke budgetten waarvoor
alleen verplichtingen voor het huidige begrotingsjaar aangegaan mogen
worden. Overheveling van budgetten kan voorkomen als er sprake is van
vertraagde levering.
De stand van de tijdelijke budgetten bedraag ultimo 2013 € 124,8 miljoen
(2012: € 142,2 miljoen). Dit betreft het saldo van de positieve tijdelijke
budgetten (€ 133 miljoen) en de negatieve tijdelijke budgetten
(€ 8 miljoen). Hieruit blijkt dat, evenals afgelopen jaren, nog steeds sprake
is van structurele onderbesteding doordat de uitvoering van projecten om
diverse redenen vertraging heeft opgelopen waardoor budgetten
doorschuiven. De negatieve tijdelijke budgetten betekenen echter dat in een
aantal gevallen de besteding ook voorloopt op de raming. Ons inziens is de
oorzaak van de afwijkingen deels terug te voeren door vertraging bij derde
partijen en deels interne oorzaken; naar onze mening is op
beleidsafdelingen nog niet altijd sprake van een strakke planning en sturing
op het financiële budget (in relatie tot inhoudelijke voortgang), zodanig dat
bestedingen beter worden geraamd en overschotten of tekorten vroegtijdig
zichtbaar worden. Beleid/inhoud is onlosmakelijk verbonden met financiën.
Wij hebben GS geadviseerd de beheersing en sturing op beleid en het
financiële budget als een geheel te borgen in de organisatie, zodat ook voor
de beleidsmedewerkers de verbinding tussen inhoud en financiën zichtbaar
is, en strakkere sturing daarop plaats kan vinden. Daarbij is aandacht voor
de "zachte" aspecten van planning & control, zoals cultuuraspecten van
belang om zodoende proces van borging in de organisatie zo optimaal
mogelijk te realiseren. Hierbij kan de directie een belangrijke sturende rol
vervullen.
Daarnaast hebben wij GS geadviseerd om de kwalitatieve inhoudelijke
toelichting in de jaarrekening en het jaarverslag verder te versterken door
de onderliggende redenen en effecten waarom besteding achterblijft te
beschrijven. Hiermee kan de informatiewaarde van het jaarverslag voor
Provinciale Staten nog verder versterkt worden. Dit wordt door uw
organisatie onderkend, en hier wordt opvolging aan gegeven.
Wij onderschrijven deze ontwikkeling en adviseren uw organisatie om dit te
blijven monitoren.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 20
Bijzondere posten in de jaarrekening
Waardering obligatieportefeuille en schatkistbankieren
Thialf
De provincie Fryslan beschikt over een obligatieportefeuille van € 725
miljoen ultimo 2013 (2012: € 827 miljoen). De obligaties zijn
ondergebracht bij de twee vermogensbeheerders van de provincie.
De afname van de obligaties met € 102 miljoen wordt veroorzaakt door
verplichte verkopen vanwege de invoering van Schatkistbankieren per
1 januari 2014. De verworven obligaties na 4 juni 2012 dienden verplicht
verkocht te worden. Wij hebben vastgesteld dat de provincie hieraan heeft
voldaan. Bij deze verplichte verkopen is een uitzondering gemaakt voor
Nederlandse staatsobligaties. Hiervoor is een overgangsregeling getroffen
bij de wijziging van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO).
In 2013 heeft de provincie aandelen in Thialf O.G. verworven. In totaal zijn
12.000 (zijnde 2/3 van totale belang in Thialf O.G.) van Aegon Nederland
B.V. respectievelijk Essent Nederland B.V. overgenomen tegen een
koopsom van € 4 miljoen. Dit bedrag bestaat voor € 1,5 miljoen
aankoopprijs van de aandelen vermeerderd met agio van € 2,5 miljoen.
De agiostorting is bedoeld om de daling van het eigen vermogen ten
gevolge van de versnelde afschrijving van de oude activa (afschrijving circa
€ 2,5 miljoen weer aan te vullen en zodoende de vermogenspositie stabiel
te houden). In de jaarrekenging 2013 zijn de aandelen en agio gewaardeerd
tegen in totaal € 4 miljoen. Wij hebben de waardering van deze post op
grond van het BBV getoetst waarbij de functie van het actief van belang is
(maatschappelijke en/of economische functie). Wij kunnen met de gekozen
waardering instemmen aangezien de provincie adequaat onderbouwd heeft
dat Thialf een maatschappelijke functie heeft.
In 2012 heeft Provinciale Staten een bestemmingsreserve gevormd van € 6
miljoen om mogelijke verliezen in 2013 vanwege de overgang naar
Schatkistbankieren op te vangen. In de 2e Berap is hiervoor uit deze reserve
€ 2 miljoen onttrokken. Het resterende deel is vrijgevallen ten gunste van
het begrotingssaldo 2013.
De provincie Fryslân hanteert voor haar obligatieportefeuille een
zogenaamde “buy and hold” strategie, wat zoveel betekent dat de obligaties
worden aangehouden tot de einddatum, zodat uiteindelijk de nominale
waarde zal worden ontvangen op het moment dat de obligatie afloopt.
Door deze strategie hoeft de provincie bij de bepaling van de waardering
niet direct rekening te houden met lagere koersen.
Wij hebben vastgesteld dat de obligatieportefeuille juist gewaardeerd is en
dat is voldaan aan de vereisten inzake Schatkistbankieren.
In januari 2014 is een subsidie van maximaal € 50 miljoen toegekend aan
Thialf voor de verbouw van de ijshal. De subsidie wordt voor € 20 miljoen
gedekt uit REP-middelen en voor € 30 miljoen uit NUON-gelden.
De in het najaar 2013 verstrekte lening van € 1 miljoen is begin 2014
verrekend met de subsidietoekenning. De lening van € 1 miljoen maakt
feitelijk onderdeel uit van de totale subsidie en deze eerste tranche is reeds
in 2013 uitgekeerd om voorbereidingskosten etc. uit te dekken. Aangezien
de totale subsidietoekenning is gekoppeld aan het ritme van daadwerkelijke
realisatie en ook het bedrag ad € 1 miljoen gekoppeld is aan het
bestedingsritme kunnen we instemmen met verwerking van deze lasten in
2013. Wel is van belang om gedurende de gehele looptijd de werkelijke
versus geplande realisatie van het project te blijven volgen. Dit omdat
eventuele (substantiële) afwijkingen ten opzichte van planning ook kunnen
betekenen dat een deel van de lasten verschuift in de tijd (en op een ander
moment genomen zou moeten worden).
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 21
Bijzondere posten in de jaarrekening
Waardering financiële vaste activa
Wet Normering Topinkomens (WNT)
Waddenglas
Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen
publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is
de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector
in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd.
Door de provincie Fryslân is in het verleden een lening verstrekt aan de
gemeente Franekeradeel voor het realiseren van het project Waddenglas
(ultimo 2013 is het openstaande saldo € 3,1 miljoen). De terugbetaling van
deze achtergestelde lening is gekoppeld aan de resultaten die de gemeente
realiseert uit het project. De uitvoering van dit project ligt achter op schema
en de exploitatieperiode is met een jaar verlengd. De realisatie van dit
project blijft onzeker. Ultimo 2013 beschikt de provincie over een
voorziening van € 1,5 miljoen vanwege mogelijke oninbaarheid van deze
verstrekte lening. Per saldo resteert derhalve een vordering van € 1,6
miljoen. Wij kunnen ons vinden in de waardering van Waddenglas.
Wel adviseren wij u de ontwikkelingen in dit project nauwlettend te blijven
volgen.
Bijdrage in activa stoomtrein
In 2010 heeft de provincie Fryslân een bijdrage gedaan van € 2,1 miljoen in
de aanleg van infrastructuur voor de stoomtrein Sneek-Stavoren.
Deze bijdrage is, conform de bepalingen in het BBV, geactiveerd op de
balans. In de tussentijd is de stichting die de stoomtrein zou gaan
exploiteren failliet gegaan. In 2013 is definitief besloten dat het project
geen doorgang zal vinden. De provincie heeft het geactiveerde bedrag van
€ 2,1 miljoen afgewaardeerd. Wij kunnen ons vinden in dit standpunt.
Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een
publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor
bezoldiging van niet-topfunctionarissen indien zij de maximale bedragen
van topfunctionarissen overschrijden.
In het kader van de jaarrekening 2013 heeft u een analyse uitgevoerd van
de topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of
er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima
kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de
jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting
gecontroleerd.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 22
Bijzondere posten in de jaarrekening
Waardering gronden
De provincie Fryslân heeft gronden geactiveerd op haar balans.
Deze balanspost is als volgt opgebouwd:
Bedragen x
€ 1.000
Rekening 2013
Rekening 2012
€
€
27.577
27.553
8.390
7.642
72
153
Vooruitbetalingen
481
25
Totaal voorraden
36.520
35.373
Voorraad gronden IKG
Grond voor Grond
Onderhanden werken
Voorraad gronden IKG
De onder het IKG opgenomen grondaankopen zijn door de provincie
aangekocht voor toekomstige inzet in het kader van
landbouw en EHS en met name bedoeld voor doorlevering aan
terreinbeherende organisaties. In 2012 zijn alle IKG gronden getaxeerd.
Indien de getaxeerde waarde lager was dan de historische kostprijs, is een
verlies in aanmerking genomen. In totaal heeft dit geleid tot een
voorziening van € 4,5 miljoen in 2012. Deze voorziening is in mindering
gebracht op de post voorraden. Conform ons advies wordt vanaf 2013
jaarlijks een derde van de voorraad gronden opnieuw getaxeerd ten
behoeve van de bepaling van de waardering. Deze taxatie heeft in 2013
plaatsgevonden. Dit heeft niet geleid tot een aanvullende
verliesvoorziening.
Grond voor Grond
De provincie Fryslân is voor € 22,5 miljoen aan verplichtingen aangegaan
voor grond en inrichting EHS voor de uitvoering van de
bestuursovereenkomst, zoals deze in 2011 is gesloten met het Rijk.
De provincie Fryslân veronderstelt dat zij de aangegane verplichtingen en
ontwikkelopgave kan financieren uit het grond-voor-grond-principe.
De provincie heeft tot nu toe € 8,4 miljoen aan gronden op de balans
opgenomen, die gedekt moeten worden uit de opbrengsten van de gronden
die worden verkregen van het Rijk. Vooralsnog zijn de boekwaarden van
deze grond niet veel hoger dan de marktwaarde (agrarische bestemming)
en is het risico beperkt.
ILG - Bestuursovereenkomst grond
In september 2013 zijn in de Bestuursovereenkomst grond afspraken
gemaakt over de overdracht van alle BBL-oud-gronden van het Rijk aan de
provincies, om het instrument grond op een effectieve manier in te zetten
ter realisering van het robuuste natuurnetwerk zoals overeengekomen in
het natuurpact. Tevens zijn in de Bestuursovereenkomst afspraken gemaakt
over de betaling aan het Rijk. Gezamenlijk betalen de provincies € 160
miljoen voor overname van alle BBL-oud-gronden. Het deel van de
provincie Fryslân betreft een bedrag van ongeveer € 21,5 miljoen. Een deel
van de gronden zal om niet worden teruggegeven aan de natuur, waardoor
de waarde daalt naar nihil. Dit staat toegelicht in de jaarrekening 2013.
Aangezien de provincie nog geen besluiten genomen heeft welke gronden
natuurbestemming zullen krijgen is per 31 december 2013 van een
afwaardering nog geen sprake. De provincie heeft de situatie toegelicht in
de jaarrekening 2013; hiermee kunnen wij instemmen.
Zodra besluitvorming plaatsvindt en bekend is welke gronden een
natuurbestemming krijgen, dienen deze gronden afgewaardeerd te worden
naar nihil. De economische en juridische overdracht vindt per 1 januari
2014 plaats. De gevolgen van de Bestuursovereenkomst grond zullen
derhalve verwerkt moeten worden in de jaarrekening 2014.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Opvolging managementletter 2013
Opvolging managementletter 2013
In onze managementletter 2013 hebben wij een aantal aandachtspunten
voor de jaarrekeningcontrole 2013 benoemd. De belangrijkste betroffen:
►
►
►
►
►
Aanvullende werkzaamheden rechtmatigheid subsidies;
Werkzaamheden SiSa;
Toetsing op naleving aanbestedingswet;
Verwerking Grond-voor-Grond;
Analyse op risico’s bij verbonden partijen en overige
samenwerkingsverbanden.
Wij hebben vastgesteld dat voldoende opvolging is gegeven aan deze
aandachtspunten in het kader van de jaarrekeningcontrole 2013.
Naast deze aandachtspunten hebben wij in onze managementletter diverse
adviezen uitgebracht. Wij constateren dat uw college adequaat opvolging
probeert te geven aan onze adviezen. Hierbij blijft het van belang om de
juiste focus te bewaren en duidelijke prioriteiten te stellen. Wij zullen bij
onze tussentijdse controle in het najaar van 2014 uitgebreid rapporteren
over de opvolging van onze adviezen.
Pagina 23
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 24
Uitkomsten Rechtmatigheid
Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid
Begrotingsrechtmatigheid
Wij hebben bij de controle over 2013 de rechtmatigheid getoetst conform
de bepalingen van het Bado en het controleprotocol 2013 van de provincie
Fryslân. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende
onderwerpen:
► het rechtmatigheidsbeheer;
► de naleving van het voorwaardencriterium;
► de begrotingsrechtmatigheid;
► het misbruik-en-oneigenlijk-gebruikcriterium;
► de niet-financiële beheershandelingen
Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen
wij of het budgetrecht van het algemene bestuur is gerespecteerd.
Rechtmatigheidsbeheer
Het controleprotocol, inclusief het normenkader is Provinciale Staten
vastgesteld. Het normenkader is intern bij uw provincie vertaald in een
intern controleplan, waarin de uit te voeren werkzaamheden zijn
opgenomen. De werking van deze maatregelen is, na een aantal
aanvullende overleggen en werkzaamheden, met voldoende diepgang
getoetst en de uitkomsten hiervan zijn voor de processen vastgelegd.
Wel merken wij op dat nog verbetering mogelijk is. Voor onze visie hierop
verwijzen wij naar de paragraaf “Kwaliteit totstandkoming jaarrekening”.
Voorwaardencriterium
Wij hebben geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het
voorwaardencriterium. De Aanbestedingswet 2012 (inclusief de Gids
Proportionaliteit) is meegenomen bij de rechtmatigheidscontrole. In een
aantal gevallen wordt afgeweken van de Gids Proportionalieit.
Deze afwijkingen zijn gemotiveerd vastgelegd.
De overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten zijn door
Gedeputeerde Staten in de toelichting op de programmarekening
toereikend toegelicht. Gedeputeerde Staten stelt uw Provinciale Staten
voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de
vaststelling van de jaarrekening 2013. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan
reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de
(begrotings)rechtmatigheid.
Formele rechtmatigheidsfouten
Naast fouten die meewegen in het oordeel van de accountant omtrent de
rechtmatigheid van de baten en lasten kan ook sprake zijn van formele
rechtmatigheisdfouten zonder financiële consequenties. Dit betreft veelal
handelingen in strijd met regelgeving zonder financiële gevolgen. In het
geval van de provincie Fryslân betreft het vooral het niet naleven van
termijnen inzake subsidies. Aangezien aan deze formele
rechtmatigheidsfouten fouten in de verordeningen geen financiële
consequenties zijn verbonden, tellen deze niet mee als financiële
rechtmatigheidsfout.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Uitkomsten Rechtmatigheid
Misbruik en oneigenlijk gebruik
In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die
erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen.
Uw provincie heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik
opgenomen in het interne controleplan. De uitkomst van deze toets heeft
niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van
baten en lasten en balansmutaties.
Niet-financiële beheershandelingen vallen buiten de scope
van rechtmatigheidscontrole
Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope
van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst
deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht
onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne
systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn
geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen
volgen.
Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de
inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit
mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf
Weerstandsvermogen van het jaarverslag.
Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar de lopende procedures
waarbij de provincie Fryslân betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen
over de eventuele risico’s op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet
over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen
noodzakelijk maakt.
Pagina 25
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Pagina 26
Uitkomsten SiSa
SiSa
Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke
uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen
accountantscontrole 2013. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij
navolgende specifieke uitkeringen de in onderstaande tabel vermelde
fouten en/of onzekerheden geconstateerd:
Specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in Toelichting
euro’s
fout/onzekerheid
Bodemsanering (excl.
Bedrijvenregeling) 2005- Geen
2009
0
n.v.t.
Brede Doeluitkering
Verkeer en Vervoer
Geen
0
n.v.t.
Regionaal
mobiliteitsfonds
Geen
0
n.v.t.
Regionale
mobiliteitsfondsen
(Zuiderzeelijn)
Geen
0
n.v.t.
Bijdrage hoofdvaarwegen
Geen
Fryslân en Groningen
0
n.v.t.
Verzameluitkering EZ
0
n.v.t.
p.m.
Zie paragraaf
“Doeluitkering
Jeugdzorg – Aantal
aan en afmeldingen”
Geen
Doeluitkering Jeugdzorg Onzekerheid
Onze controleaanpak hierbij hebben wij in het hoofdstuk Onafhankelijkheid
en controleproces nader toegelicht. De SiSa-bijlage dient door uw provincie
samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven
verantwoordingsstukken voor 15 juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden
aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te
rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening
opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage 2 bij dit rapport zijn deze bevindingen in
de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten
behoeve van verzending naar het CBS.
Doeluitkering Jeugdzorg – aantal aan- en afmeldingen
De provincie Fryslân heeft de indicatoren “Aantal aanmeldingen 2012 aan
het LBIO door bureau jeugdzorg” en “Aantal afmeldingen 2012 aan het
LBIO door bureau jeugdzorg” ingevuld aan de hand van door Bureau
Jeugdzorg Friesland verstrekte gegevens.
De juistheid van deze gegevens is door ons niet vast te stellen aangezien er
geen betrouwbare verantwoording is afgelegd. De ingevulde
verantwoording sluit aan met de door Bureau Jeugdzorg opgeleverde
aantallen.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Provincie Fryslân
Kwaliteit beheersorganisatie
Onze bevindingen in het kader van uw interne beheersing
In onze managementletter 2013, uitgebracht aan Gedeputeerde Staten,
hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse
controle 2013 opgenomen.
Wij constateren dat de provincie Fryslan onze aanbevelingen en
bevindingen opgepakt heeft. Dit vinden wij een goede zaak. Er zijn
nagenoeg geen punten die nog niet opgepakt zijn; daarmee zijn alle punten
onderhanden. Wij hebben het college geadviseerd goed te sturen op de
voortgang en afronding van de onderhanden punten zodat ingezette
verbeteringen concreet (en conform planning) afgewikkeld worden.
Automatisering
In het kader van de controle van de jaarrekening brengt de accountant ook
verslag uit omtrent zijn bevindingen met betrekking tot de continuïteit en
betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze
controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de
continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde
gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het
management ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen
tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de
geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.
Pagina 27
Onafhankelijkheid en
controleproces
Onafhankelijkheid en controleproces
Pagina 29
Onafhankelijkheid
Inleiding
De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn
beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de
controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol.
Het Nederlandse parlement heeft in dit kader met ingang van 2013 een
wettelijke regeling ingevoerd inzake een strikte scheiding van controle en
advies, alsmede vanaf 2016 verplichte kantoorrotaties bij OOB’s.
Hiermee loopt Nederland vooruit op Europese regelgeving, waarover in
december 2013 een akkoord is bereikt dat minder ver gaat dan de
Nederlandse wet. Kern van het Europees Barnierakkoord is een verbod op
bepaalde non-auditdiensten, een limiet op de levering van toegestane
non-auditdiensten tot 70% van de audit fee en kantoorrotatie eens in de
tien jaar welke periode na een nieuwe tender met tien jaar verlengd kan
worden. Ook de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA)
heeft de onafhankelijkheidsregels voor zijn leden verder aangescherpt. Met
de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) zijn de regels vanaf
2014 strikter dan de Code of Ethics en wordt een kader gecreëerd dat
verder gaat dan internationaal gebruikelijk is. Zo geeft de NBA een meer
expliciete uitleg aan bedreigingen van de onafhankelijkheid die voortvloeien
uit de perceptie van het publiek.
Belangrijkste wijzigingen in de ViO
De belangrijkste wijzigingen in de ViO hebben betrekking op:
► een nadere toetsing van geschenken en uitingen van gastvrijheid vanaf
een grens van € 100. Dit geldt zowel voor ontvangen als verstrekte
geschenken en uitingen van gastvrijheid;
► een verbod van sponsoring van een assurancecliënt ter verkrijging van
naamsbekendheid;
►
►
het afschaffen van het onderscheid tussen een opdracht tot controle van
de jaarrekening en andere assurancediensten (bijvoorbeeld controle van
een MVO-verslag). De oude regels kenden nog een lichter regime voor
andere assurancediensten;
de introductie van het begrip gelieerde derde dat de reikwijdte van het
verbod op het leveren van adviesdiensten aan andere entiteiten binnen
de groep bij OOB’s inperkt. Relaties met zustervennootschappen worden
buiten beschouwing gelaten. Daarnaast vallen
moedervennootschap(pen) wel onder het begrip gelieerde derde,
ongeacht het materiële belang.
Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd
De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn
beroep. De jarenlange discussie over het beroep en het functioneren van de
accountant, hebben uiteindelijk geresulteerd in een aanpassing van de
accountantswetgeving, welke van toepassing is voor organisaties van
openbaar belang (OOB’s) met als doel de onafhankelijkheid van de
accountant beter te waarborgen richting het maatschappelijk verkeer.
Ondanks het feit dat een gemeenschappelijke regeling zich volgens de wet
niet kwalificeert als een organisatie van openbaar belang, vinden wij het als
uw accountant belangrijk om eventuele bedreigingen ten aanzien van de
onafhankelijkheid te melden.
Wij hebben gedurende het jaar geen onafhankelijkheidsissues
geconstateerd.
Onafhankelijkheid en controleproces
Pagina 30
Ons controleproces
Wat is de reikwijdte van onze opdrachten
Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2013
van de provincie Fryslân gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder
verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten opgesteld. Het is onze
verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening.
Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands
recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden
(Bado) en het door Provinciale Staten vastgestelde controleprotocol.
Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende
gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en
uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de
jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Onze controleaanpak in het kort
Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van
controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de
jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk
van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder
begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel
belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de
accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw
weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en
passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante
interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen
maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven
omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel
te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de
provincie Fryslân.
Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de
aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële
verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die Gedeputeerde Staten
heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie
voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
De met u afgesproken goedkeurings- en
rapporteringstoleranties
Op grond van het Bado stelt Provinciale Staten de goedkeuringstolerantie
vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren.
Op grond van de jaarrekening 2013 bedraagt de goedkeuringstolerantie
voor fouten afgerond € 7 miljoen (1%) en voor onzekerheden € 21 miljoen
(3%).
Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke
oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en
kwantitatieve afwegingen.
De rapporteringstolerantie, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van
fouten en onzekerheden, is door Provinciale Staten bepaald op 5% van de
goedkeuringstolerantie, zijnde een bedrag van € 350.000.
Onafhankelijkheid en controleproces
Ons controleproces
Frauderisico’s
Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een
redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen
onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat
(Standaard 240 De verantwoordelijkheden van de accountant met
betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële
overzichten). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle,
bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de
financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de
controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de
Standaarden. Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens
Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het
verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren
op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden
gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen
door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen,
beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor
significante ongebruikelijke transacties.
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van
fraude berust bij Gedeputeerde Staten. Het is van belang dat het
management, onder toezicht van Provinciale Staten, sterk de nadruk legt
op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen
van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan,
waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude te plegen
omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft.
We hebben mogelijke risico’s rondom fraude alsmede interne beheersing in
dit kader op diverse niveaus besproken in onze controle. Uit onze controle
zijn geen bevindingen gebleken.
Pagina 31
Bijlagen
Bijlage 1: Overzicht van controleverschillen
Bijlage 2: SiSa-bijlage
Overzicht controleverschillen
Pagina 33
Bijlage 1
(in duizenden euro's)
Onzekerheden
Fouten
A
Recapitulatie
Ten behoeve van getrouwheidsoordeel,
onderdeel controleverschillen rekeningresultaat
0
0
Totaal controleverschillen in het kader van de rechtmatigheid
0
0
die ook van invloed zijn op de rechtmatigheid
0
0
Specifieke verschillen in het kader van de rechtmatigheid
0
0
Totaal controleverschillen in het kader van de rechtmatigheid
0
0
0
0
0
0
Controleverschillen in kader van getrouwheid
B
Specificatie controleverschillen in het
kader van het getrouwheidsoordeel
Geen
C
Specificatie controleverschillen in het
kader van de rechtmatigheid
Geen
SiSa-bijlage
Pagina 34
Bijlage 2
Het is volgens de nota verwachtingen accountantscontrole voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door
middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw provincie samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven
verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd.
Nummer specifieke
Specifieke
Fout of
Financiële
uitkering conform
uitkering
onze-
omvang in
kerheid
euro’s
SiSa-bijlage 2013
I&M E6
I&M E27
I&M 28
I&M 28B
I&M 34
EZ F3
Bodemsanering
(excl.
Geen
Bedrijvenregeling)
2005-2009
Brede
Doeluitkering
Geen
Verkeer en
Vervoer
Regionaal
mobiliteitsfonds
Geen
Regionale
mobiliteitsfondsen Geen
(Zuiderzeelijn)
Bijdrage
hoofdvaarwegen
Geen
Fryslân en
Groningen
Verzameluitkering
Geen
EZ
0
n.v.t.
0
n.v.t.
0
n.v.t.
0
n.v.t.
0
n.v.t.
0
n.v.t.
VWS H8
Doeluitkering
Jeugdzorg
Toelichting fout/onzekerheid
Onzekerheid p.m.
De provincie Fryslân heeft de indicatoren “Aantal aanmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” en “Aantal
afmeldingen 2012 aan het LBIO door bureau jeugdzorg” ingevuld aan de hand van door Bureau Jeugdzorg Friesland
verstrekte gegevens.
De juistheid van deze gegevens is door ons niet vast te stellen aangezien er geen betrouwbare verantwoording is
afgelegd. De ingevulde verantwoording sluit aan met de door Bureau Jeugdzorg opgeleverde aantallen.

Download Report