Aanbiedingsbrief van het inspectierapport

Erfgoedinspectie
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap
>Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag
CIBG
T.a.v. De h e e r d r s . A.A.W. Kalis
Postbus 16114
2500 BC DEN HAAG
Erfgoedinspectie
IPC 3500
Rijnstraat 50
Den Haag
Postbus 16478
2500 BL Den Haag
www.erfgoedinspectie.nl
Contactpersoon
M. Koomen
T +31 6 15 03 80 68
koonnen@)erf goedinspectie.nl
Datum
03 oktober 2014
Onze referentie
678120
Betreft
Inspectie duurzame digitale toegankelijkheid
Bijlagen
l
Geachte heer Kalis,
Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 27 mei, 3 en 14 juni is
uitgevoerd. U heeft de Erfgoedinspectie verzocht om te adviseren over de plannen
voor digitale archivering bij het CIBG. De Erfgoedinspectie heeft naar aanleiding
van dat verzoek een inspectie uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding
en de digitale archieven bij het CIBG, binnen ons programma duurzame digitale
toegankelijkheid 2014.
Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag of de systemen en
organisatie zodanig zijn ingericht dat de duurzame toegankelijkheid van de
digitale informatie voldoende is gewaarborgd. Voorts om inzichtelijk te krijgen of
uw organisatie risico's loopt op het gebied van deze "duurzame toegankelijkheid'
van digitale informatie en zo j a , welke risico's dat zijn.
Het primaire kader voor deze inspectie is de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit
1995 en de Archiefregeling.
Samenvatting
van het
rapport
Het archiefbeheer en de sturing daarop zijn bij het CIBG versnipperd
vormgegeven. De oorzaak daarvan is mede dat de organisatie de afgelopen
periode sterk is gegroeid waarbij er afdelingen, registratiesystemen en hun
werkwijzen aan het CIBG zijn toegevoegd. Er is nu geen overkoepelende regie op
de informatiehuishouding.
Het CIBG kent nog voor een groot deel papieren archivering, maar beschikt in de
registratiesystemen en de kantoorautomatiseringsapplicaties ook over digitale
archiefbescheiden.
Pagina 1 van 3
Onze referentie
In verband met rijksbrede doelstellingen voor digitalisering en een aanstaande
verhuizing gaan er grote veranderingen plaats vinden bij het CIBG. De organisatie
wil afscheid nemen van het papier en digitaal werken en archiveren in de
processen waar dat kan. Daarbij wil het CIBG de informatieorganisatie en de
informatiehuishouding zoveel mogelijk standaardiseren, uniformeren en
harmoniseren. Dit voornemen is uitgewerkt in verschillende (visie)documenten.
Uit alle stukken blijkt dat CIBG grip wil hebben op haar informatie en compliant
wil zijn aan de geldende wet- en regelgeving. De visiedocumenten besteden
echter nauwelijks aandacht aan het langdurig bewaren en vernietigen en de
functie die digitale archivering heeft in de informatiehuishouding en de
organisatie. Een ander zorgpunt is dat het CIBG nu slechts gedeeltelijk beschikt
over instrumenten die voorwaardelijk zijn voor de goede, geordende en
toegankelijke staat van de toekomstige digitale informatiehuishouding.
Samenvattende
conclusie
Het CIBG heeft een duidelijk einddoel voor ogen wat betreft het digitaal werken
en archiveren. Het CIBG wil daarbij voldoen aan de eisen die de Archiefwet stelt.
In meerdere visies en een projectvoorstel zijn deze ambities vastgelegd. Deze
kennen echter geen samenhang en een uitvoeringsprogramma ontbreekt. Ook
moet er voor het realiseren van de ambities nog veel gebeuren, terwijl de
einddatum (2015) dichtbij is. Een aantal voorwaardelijke basisinstrumenten is niet
aanwezig en er is nog te veel onduidelijkheid hoe de gestelde doelen te bereiken
wat betreft de inrichting van de informatieorganisatie en de informatiehuishouding
zelf.
Het is van groot belang dat CIBG de eisen voor duurzame digitale archivering nu
goed verankert in de plannen en de uitvoering daarvan. Anders bestaat het risico
dat de zorgvuldige waarborgen die het CIBG voor staat met betrekking tot
kwaliteit van en inzicht in zijn belangrijke maatschappelijke registergegevens niet
kan waarmaken.
Aanbevelingen
•
Breng samenhang in de bestaande visies en plannen voor de digitale
informatiehuishouding en besteed daarin aandacht aan digitale
archivering zoals het langdurig bewaren en vernietigen van het digitale
archief.
•
Werk dit vervolgens uit in een uitvoeringsprogramma en stuur stevig op
de duurzame digitale toegankelijkheid.
Pagina 2 van 3
Onze referentie
Zie voor de meer gedetailleerde aanbevelingen het bijgaande rapport.
Rapport
Voor een algemeen beeld en de uitgebreide bevindingen van de inspectie verwijs
ik u eveneens naar het bijgaande rapport.
Achtergrond
Binnen de rijksoverheid is afgesproken dat de kerndepartementen uiterlijk in
2015 digitaal werken en dat uiterlijk in 2017 burgers en bedrijven digitaal zaken
moeten kunnen doen met de overheid. De informatiehuishouding zal op dat
moment volledig digitaal zijn. Een belangrijk aspect van de digitale
informatiehuishouding is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd
in de verschillende informatiesystemen die samen het digitale archiefvormen. Het
spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in
ieder geval voor de periode dat deze informatie voor de organisatie en andere
belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is de "duurzame'
toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd.
Voor de Erfgoedinspectie is de digitalisering van de rijksoverheid aanleiding om
1
een inspectieprogramma uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale
2
informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging
van informatie. De inspectie bij uw organisatie maakt onderdeel uit van dit
programma.
Graag ontvang ik van u een reactie op de in dit rapport gedane aanbevelingen.
Deze reactie zal ik openbaar maken en publiceren op de website van de
Erfgoedinspectie. Evenals deze rapportage, zoals in de aankondigingsbrief is
vermeld.
Een kopie van deze brief is gestuurd naar de Algemene Rijksarchivaris.
Met vriendelijke groet.
mw. drs. G.P.M. Scholte
hoofdinspecteur collecties en archieven
1
Zie bijlage 4 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie
2
Zie bijlage 3 voor een contextomschrijving van deze inspectie
Pagina 3 van 3

Download Report